Referat Afdelingsbestyrelsesmøde Albertslund Syd, gårdhusene. Deltagere:

Transkript

1 Referat Afdelingsbestyrelsesmøde Albertslund Syd, gårdhusene Dato: 6. maj 2015 Tid: kl. 15:30 18:14 Sted: Bestyrelseslokalet, Stjernens Kvarter 2B Deltagere: Bestyrelse Lars Andersen Annette Arvin Dennis Kragh Eigil Boel Flemming Holm Frank Kunz Jennie Stubtoft Karl Neumann Kirsten Rothmann Lone Jønsson Majbritt Brander Niels Petersen Åge Schultz Carsten Ahlehuus Afbud Administrationen: Berit Djarling (beboerkoordinator) Anja Kirkeby Repstock (Førstemand) Jesper Rasmussen (byggeudviklingschef) Peter Føhrby Nybom (projektleder) John Hald (ejendomsleder AB Syd) Tekniske rådgivere: Fie Hermansen (Wissenberg) referent Lars Bendix Christensen (Wissenberg) Søren Nielsen (Vandkunsten) fra kl Tanja Nors Tardrup (Vandkunsten) Referat 1

2 Punkt 1 Valg af ordstyrer Majbrit Brander vælges til ordstyrer. Punkt 2 Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendes med de bemærkninger, at Lars Andersen ønsker behandlet et emne om udlejning og 1 års gennemgang af prøvehuse. Disse emner behandles efter punkt 5. Punkt 3 Bemærkninger til seneste referat og møde Majbrit bemærkede, at man fremover ikke ønsker at bruge utroligt meget tid på at få gennemgået og kommentere på emner, som der alligevel ikke er mulighed at få indflydelse på, da det er besluttet i forvejen. Her tænkes på gennemgang af tilvalg på sidste møde. Lars spørger, om det er rigtigt, at der ikke er krav til antal rum i boligen, som refereret på side 6? John oplyser, at der er sket en opblødning i lovgivningen, så boligerne udlejes, som de fremstår, og med oplysninger om antal kvadratmeter. De tidligere regler om antal rum er ikke gældende mere. Dette er ikke et emne, der kan besluttes i afdelingen, da det er generelle regler iht. råderetten. Majbrit mener, at man kan undgå nogle radiatorer ved at vælge en planløsning med færre rum. Derudover blev referater af sidste møde godkendt uden bemærkninger. Punkt 4 Roller og ansvar for kommunikation Som bilag til dagsordenen er udsendt folderen Byggeudvalget rolle og ansvar. Folderen blev også uddelt i papir på mødet. Peter gennemgik folderen på overordnet niveau. Folderen er udarbejdet for at forklare processen samt ansvarsforhold for byggesager. Peter opfordrer til, at kommunikationsvejene overholdes. Folderen lægges på masterplansyd.dk og medtages til næste repræsentantskabsmøde. Lars roser initiativet, mens Majbrit mener, at der ikke er så mange, der vil læse den. 2

3 Punkt 5 Udbud af AB Syd Hovedentrepriseudbud Tre firmaer har ønsket at byde på opgaven med at udføre renoveringen af gårdhusene i AB Syd. Det er NCC, MT Højgaard samt Enemærke & Petersen. Firmaerne har modtaget projektmaterialet, og der har været fremvisning af et tomt gårdhus, prøvehuset i Lærken 15C samt området generelt. Ligeledes er der holdt et informationsmøde for de bydende, hvor projektet er blevet gennemgået med fokus på forskelligheder i de fire udbudspakker. Informationsniveauet for de bydende er højt, da sagen er både stor og kompliceret. Formålet er, at alle tre bydende skal give tilbud, og at ingen skal falde fra. Der er tro på, at alle tre firmaer vil holde ved og give tilbud. NCC og MT Højgaard virker begge, som om de planlægger at vinde sagen. Det er lidt mere tvivlsomt med Enemærke & Petersen, som netop har vundet en anden meget stor sag. Også blandt de bydende er det en idé om, at bevarelse af det eksisterende badeværelse kan være dyrere end at bygge et nyt. Dette vil vise sig, når tilbuddene kommer hjem. Flytteudbud Flytteopgaven skal løses af et flyttefirma, og er udbudt separat. Denne opgave har også en størrelse, så den skal udbydes efter reglerne i EUlovgivningen. Ni flyttefirmaer ønskede at blive prækvalificerede til at udføre opgaven. Fem firmaer er udvalgt til at byde. De har netop fået udsendt udbudsmaterialet i dag. Bøgeskov, som udfører flytteopgaven for rækkehusene, er et af de fem firmaer, som skal byde på flytteopgaven for gårdhusene. Berit fortæller, at det fungerer rigtig godt på rækkehussagen, og at Bøgeskov er gode til at klare konflikter. Flyttefirmaet skal levere det nødvendige antal flyttekasser og skal stå for alt i forbindelse med håndtering af flyttekasser. Der er derfor ikke driftsopgaver forbundet med håndtering af flyttekasser. 3

4 Flyttekasser er beskrevet leveret 14 dage før beboerne skal udflytte. Beboerne skal selv pakke ned og ud samt sørge for at demontere fastmonterede møbler, gardiner mv. Det er muligt at søge hjælp hos kommunen, hvis man ikke er i stand til at pakke selv. Hvis nogle beboere har brug for at få udleveret flyttekasser tidligere, vil dette givet kunne aftales med flyttefirmaet. Ellers er der store mængder flyttekasser på lager fra rækkehussagen, som beboerne vil kunne låne. I rækkehussagen var det i begyndelsen muligt, at få hjælp til nedpakning mv. over byggesagen. Men det er vurderet, at det er bedre at bruge pengene på at bygge. Og hos BO-VEST ønsker man ikke at være dommer over beboernes behov. Da man fjernede muligheden for flyttehjælp i rækkehusene, var der pludselig mange flere, der var i stand til at klare det selv. Og der er en oplevelse af, at naboer nu hjælper hinanden mere. Som en service overfor beboerne indhentes der priser på bistand til nedpakning samt de- og genmontering af faste møbler mv. Disse ydelser skal beboerne selv betale og selv aftale med flyttefirmaet, hvis de ønskes udført. Det vil også være muligt at tilkøbe de samme ydelser hos de lokale håndværkerfirmaer, som ellers arbejder i gårdhusene. Komfurer, køleskabe, vaskemaskiner, tørretumblere og opvaskemaskiner bliver alle demonteret og tilsluttet af håndværkere i forbindelse med flytningerne. Tørretumblere med afkast til det fri vil fremover ikke kunne bruges, hvis der kommer nye badeværelser. Det foreslås, at dette kan annonceres i flyttevarslingen samt i Arabesken og i nyhedsbreve. Derudover er der mulighed for at orientere herom på førstkommende afdelingsmøde. Der er indarbejdet de samme sociale klausuler for flytteopgaven som for renoveringsopgaven. Efterfølgende behandling af indkomne tilbud Entreprenørfirmaerne skal aflevere deres tilbud den 5. juni 2015, mens vi får priser fra flyttefirmaerne den 10. juni

5 Det er nemt at afgøre, hvem der skal udføre flytteopgaven, idet det billigste firma, som har afleveret alt det krævede materiale og opfylder alle betingelser, vinder opgaven. Renoveringsopgaven bliver udbudt i fire sideordnede udbudspakker. Hver pakke evalueres selvstændigt, og der udpeges en vinder af hver enkelt pakke. Hvis det er det samme entreprenørfirma, der vinder alle fire udbudspakker, ved man meget tidligt, hvem der kommer til at udføre opgaven. Men hvis det er forskellige firmaer, der har vundet de fire udbudspakker, vil man først vide hvilket firma, der skal udføre sagen, når man har fundet ud af hvilken udbudspakke, der skal udføres. Når vinderen af hver udbudspakke er fundet, skal der tages stilling til, hvilken pakke der kan findes finansiering til. Dette vil være en større regneøvelse. Finansiering vil kunne sammensættes af bidrag fra Landsbyggefonden, opsparede midler, afsatte midler til vedligeholdelse i langtidsplanen samt eventuelle bidrag fra yderligere stigning i huslejen. Fordelen her og nu er, at det er billigt at låne penge til finasiering af eventuelle yderligere arbejder. Iht. lovgivningen skal der f.eks. henlægges penge i langtidsplanen til nyt tag. Og det vil derfor være oplagt at undersøge, i hvilket omfang disse lovpligtige henlæggelser vil kunne medfinansiere det nye tag. Der er aftalt møde med Landsbyggefonden den 17. juni 2015, hvor resultatet af udbuddet skal drøftes. Bestyrelsen vil blive orienteret om resultaterne af udbuddet samt om mødet med Landsbyggefonden på det aftalte afdelingsbestyrelsesmøde den 18. juni Forhåbentlig vil der være en afklaring på, hvad der skal udføres, og hvornår man kan gå i gang forholdsvis kort tid efter sommerferien. Men som nævnt, er det ikke muligt på forhånd at vurdere, hvor lang tid der skal bruges på behandling i Landsbyggefonden. 5

6 Nyt punkt Udlejning og 1 års gennemgang af prøveboliger Udledning af prøvehuse skal behandles på næste møde i organisationsbestyrelsen den 10. juni Lars synes, at det er en skam, at prøvehusene ikke er blevet udlejet tidligere. Så man har kunnet høste erfaringer for de forskellige løsninger, samt finde eventuelle fejl fra udførelsen. Beboere i de syv prøvehuse vil skulle genhuses på lige fod med øvrige beboere. Når øvrige gårdhuse i området renoveres, vil prøvehusene ikke være forsynede med el, vand og varme. Det vil desuden være et sikkerhedsmæssigt problem for beboerne, hvis de skulle bo midt på en byggeplads. Ligeledes er det muligt, at der skal udføres arbejder i de syv prøvehuse for at føre dem op på samme niveau som de øvrige gårdhuse efter renoveringen. F.eks. indhentes der pris på at udføres nyt badeværelse i Viben 8C, hvis der udføres nyt badeværelse i alle andre gårdhuse. Der har været afholdt 1-års gennemgang på prøvehusene den 9. april Lars har følgende kommentarer, som han gerne ville have haft med: - Betonstøttemur mod parkeringsareal hælder. Fie oplyser, at det også var tilfældet før renoveringen af prøvehusene blev igangsat. Wissenberg har tidligere forespurgt om man ønskede at få ordnet dette, hvilket der ikke var tilslutning til. Vedhæftet dette referat er et foto af muren fra før renovering af prøvehusene starter. Det kan ses at muren står 10 cm skævt. Bilag: fotoregistrering af belægning/støttemur. - Udelys på et prøvehus kan ikke slukkes. - En udendørslampe er utæt og fyldt med vand. Er konstateret ved 1 års gennemgang. - Husnumre på prøvehuse mangler. Er med på mangellisten fra 1 års gennemgangen. Entreprenøren har desværre fået smidt numrene væk, men får fremstillet nogle nye - Der er et knækket træ og en møgbunke på parkeringspladsen Lars ønsker dokumenter for 1 års gennemgang fremsendt. Bilag: Mangellister, driftens bemærkninger og protokol fra 1-års gennemgangen. 6

7 Punkt 6 Projektmæssige forhold Opfølgning på diverse punkter fra seneste møde. Mulighed for at vælge køkkenplacering i andet opholdsrum i boliger med kort gang? De fleste boliger kan konverteres til en anden boligtype, hvorved der opstår helt utroligt mange valgmuligheder. For de interesserede er der en gennemgang efter mødet. Afdelingsbestyrelsen ønsker tilvalgsmulighed for glasdør fjernet. Når priserne kendes efter udbud, vil der ske en samlet gennemgang af samtlige tilvalgsmuligheder med afdelingsbestyrelsen for at afgøre hvilke elementer, der skal indgå i beboernes tilvalgskatalog. I samme forbindelse kan glasdøren fjernes som tilvalgsmulighed. Kan emhætte lyse uden at være tændt, og er der forskellige niveauer af sug? Byggesagen udbydes iht. reglerne i EU-lovgivningen, hvilket medfører, at der ikke må foreskrives et bestemt produkt. Men elingeniøren har ikke kendskab til emhætter på markedet, som ikke kan lyse uden at være tændt. Og han har heller ikke kendskab til emhætter med kun en sugestyrke. Er strømstikket til køleskabet placeret udfor kompressoren? Stikkontakten er altid placeret 100 mm over færdigt gulv for at imødekomme dette. Hvis køleskab placeres på sokkel, som i nogle af tilvalgsløsningerne, borer elektrikeren et hul i soklen til stikprop. Det er svært at vide, hvor kompressoren er placeret, da det afhænger af fabrikat og type. Derfor monteres udtag til køleskab med synlig installation, så det er nemt at flytte, hvis behovet opstår. Nogle bestyrelsesmedlemmer mener, at køleskabe ikke kan slukkes uden at trække stikket ud. Og at det derfor skal være muligt at trække stikket ud på køleskabet for at gøre det rent. Er væg mellem bruseniche og vaskesøjle individuelt tilvalg? Nej. For at holde prisen nede for alle beboere, er der ingen tilvalgsmuligheder på badeværelse, heller ikke selvom beboerne vælger bryggers. Der monteres en glasvæg mellem bruseniche og håndvask for at undgå sprøjt af hensyn til elsikkerhed. 7

8 Placering af havelåge. Havelåger er placeret forskelligt i boligerne i dag. De skal placeres som på nuværende tidspunkt for hver enkelt bolig. Placering af brusearmatur. Der ændres ikke ved placeringen, så den er som i Lærken 15C. Fremvisning af køkkenelementer og materialer. Niveau for fremvisning af køkkenelementer og materialer skal aftales nærmere med den vindende entreprenør. Hvis behovet er større end almindeligt, er det muligt at tilkøbe yderligere ydelser. 6.2 Bemærkninger til udbuddet. Renoveringsudbuddet Bestyrelsen er ikke enig i, at der skal være radiator i alle rum, herunder også i depotrum og gang. Det opleves som en forringelse af boligen, at teknik delvist placeres indendørs. At noget af teknikken er placeret indendørs skyldes et behov for frostfri placering. I projektet for gårdhusene i Vest er al teknik placeret udendørs i en opvarmet tilbygning til huset. Det har også været muligt at benytte en tilsvarende løsning for gårdhusene i syd. Men den er dyrere end den nuværende løsning, hvilket man har besluttet at betale ekstra for i Vest. I Syd har man generelt ikke ønsket at udvide projektet, med mindre det kan ske uden økonomiske konsekvenser for afdelingen eller beboerne. Derfor er det ikke valgt at arbejde videre med en sådan løsning. Hvis afdelingen mod ekstra betaling ønsker at udvide projektet på dette område, kan det stadig lade sig gøre, når der er fundet en entreprenør til at udføre arbejdet. Der var ikke umiddelbart stemning på mødet for at udvide projektet mod ekstra betaling. Der kan argumenteres for, at den nuværende løsning er en genskabelse af de eksisterende forhold. Den billigste løsning vil være en komplet indvendig placering, som kun kan betjenes indefra. Der er ved at blive etableret to prøver (mock-ups) af henholdsvis en stor og en lille teknikboks med tilhørende indvendige installationer på to gårdhuse. 8

9 Disse kan fremvises for bestyrelsen for de interesserede. Ved samme lejlighed vil være mulighed for at stille spørgsmål af mere teknisk karakter. Der gives adgang til at se projektmaterialet fra flytteudbuddet på ibinder for de samme, som har adgang til at se projektmaterialet fra renoveringsudbuddet. Lars spørger, om radiatoranlæg er projekteret efter princippet om hellere lang og tynd end kort og tyk? Efterskrift: Ja, det er princippet for radiatoranlægget. Man skal dog være opmærksom på, at radiatorer skal passe ind i modulmålene for boligen af hensyn til den fremtidige fleksibilitet. Der vil ikke ses en meter lang og tynd radiator på tværs af modullinjer, hvor fremtidige vægge vil kunne opsættes. Radiatorer for samtlige planløsninger fremgår af radiatorlister. Lars spørger, om man gerne må bruge el-forvarmeflader på ventilationsanlæg? Ja, det må man gerne. En el-forvarmeflade på et ventilationsanlæg er ikke at sidestille med at opvarme et hus med el-varme. For haver er to modeller i spil. For de ca. 20 gårdhuse, hvor forsyningsledningerne føres ind fra havesiden, bliver haven så gennemgravet, at den genetableres med ny flisebelægning på ca. 20 kvadratmeter samt ny jord med græsfrø i resten af haven. Al eksisterende beplantning og inventar vil blive fjernet. For øvrige haver fjernes al beplantning over terræn. Den eksisterende belægning beskyttes af køreplader under udførelse af byggearbejderne. Når der skal graves op og isoleres langs husets sokkel ved havefacaden, tages eksisterende belægning op. Efter udførelse af sokkelisolering genetableres den eksisterende belægning med de eksisterende sten. Lars spørger til udebelysning. Indeholdt i projektet er udskiftning af ledningen til den udvendige lampe ved hoveddøren, samt omlægning af de kabler, som på nuværende tidspunkt befinder sig i gårdhusenes krybekældre. Alle eksisterende udendørs lamper bevares. Som en option er udbudt to emner: At udendørs lamper ved hoveddøre og på skure udskiftes til nye skotlamper. Samt et større projekt hvor der også 9

10 kommer nye fritstående lamper på parkeringspladser mv. For optionerne gælder det, at afdelingen skal tage stilling til finansiering, inden det besluttes at udføre dem. Skotlampen har ikke været forlagt til godkendelse, og Lars kan ikke lide den. Hvis det besluttes, at der skal udføres ny udebelysning, må man ved samme lejlighed tage stilling til hvilke lamper, der skal opsættes. Punkt 7 Tidsplan Tidsplan på overordnet niveau ses nedenfor: - Tilbud for renoverings- og ledningsarbejderne afleveres den 5. juni Tilbud for flytteopgaven afleveres den 10. juni Evaluering af tilbuddene. Udpegning af vinder af flytteudbud samt af hver af de fire udbudspakker - Møde med Landsbyggefonden den 17. juni Afdelingen tager stilling til hvilke arbejder og udbudspakker, man ønsker at gå videre med - Der skal regnes på finansiering og huslejekonsekvenser - Landsbyggefonden skal behandle sagen - Beboermødet skal godkende de valgte arbejder - Der skal udarbejdes et skema B - Skema B skal behandles af kommunalbestyrelsen i Albertslund Kommune. Først efter godkendelse af skema B kan byggearbejderne starte Det er ikke til at forudse, hvor lang behandlingstid, der er i Landsbyggefonden, da det ikke er en nem sag. Det kan også tage tid at få sagen behandlet i kommunalbestyrelsen, da det skal passe ind i de fastsatte møderækker. Derfor er det ikke muligt at sige noget præcist om, hvor lang tid der går, inden byggearbejderne kan starte. Men det bliver tidligst til efteråret I udbudsmaterialet er vedlagt en tidsplan over udførelse af byggearbejderne, fordi det er et krav, at der skal vedlægges en sådan tidsplan. Det er samtidig beskrevet, at det ikke er muligt at vide, hvornår udførelsen vil starte pga. usikkerhederne i den ovenfor beskrevne proces. 10

11 Lars er ikke tilfreds med, at tidsplanen i udbuddet ikke svarer til, hvad han tidligere har fået oplyst, samt at han ikke er blevet orienteret om ændringen. Udførelsen vil starte på et eller andet tidspunkt mellem efteråret 2015 og foråret 2016 afhængig af hvor lang tid, der skal bruges på behandling i forskellige instanser. Det er ikke muligt at siger noget mere klart på nuværende tidspunkt. Man skal være opmærksom på tidsfrister for indkaldelse til afdelingsmøde for beboerne, herunder mulighed for at reservere et stort nok lokale. Ligeså skal man være opmærksom på fristen på tre måneder for varsling af de første beboeres genhusning. Punkt 9 Eventuelt Næste nyhedsbrev udkommer snart. Punkt 10 Kommende møder Der er aftalt følgende møder med bestyrelsen for AB Syd: juni 2015 kl til Orientering om resultat af udbud og møde med Landsbyggefonden august 2015 kl til september 2015 kl til Næste følgegruppemøde: - Det planlagte møde den 8. juni udskydes. Mødet ligger for tæt på licitationen og vi vil ikke have det fulde overblik over økonomien. Peter vil fremsende et forslag til nyt mødetidspunkt. Det blev drøftet, om der skulle holdes et fælles møde med deltagelse af både bestyrelse fra AB og følgegruppen den 18. juni 2015, da der skal orienteres om det samme på begge møder. Det blev valgt at holde to separate møder. Ordnært afdelingsbeboermøde: september FIE/Wissenberg 11