Emne Bestyrelsesmøde Dagsorden: 1. Sidste referat Eventuelt 10. Markedsføringsudvalget Regnskab og budgetter 11. Sponsorudvalget Bestyrelsen

Transkript

1 Emne Bestyrelsesmøde Dato: 01. februar 2016 kl. 16: Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Sørensen (HS) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Henrik Jensen (HJ) Birgit Mindegaard (BM) Kristoffer Fabricius (KF) Flemming Lehnert (FL) Majbritt Brændeholm (MB) Mads Kragh (MK) Fraværende: Henrik Jensen (HJ) Referent: MB Næste møde: Tirsdag den kl Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet 4. Bestyrelsen Mission/Vision Miljøpolitik 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). Udmeldelser Rough 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Baneudvalg Banestatus Ny pumpe Ny beplantning på banen Energikonsulent. Samarbejdsaftaler på indkøb Arbejdstøj 8. Husudvalg Overdragelse af café/køkken til ny forpagter. Borde og Stole til klublokalet Stoppet toilettet 9. Udvalg for gæste- og baneservice Opstartsmøde i gæste- og baneservice. 10. Markedsføringsudvalget Golfens dag 2017 Juli tilbud 11. Sponsorudvalget Tak til vores sponsorer Sponsormatch 2017 Nye sponsorer Årstals mærker 12. IT udvalg DGU video 13. Sportsudvalg Træning for nye golfere (Trin 1 medlemmer). Fællestræning Ungdom 14. Breddeudvalg Etablering af breddeudvalg 15. Klubberne i klubben 16. Administration P-skilt Udmeldelser efter fristen Status på medlemmer pr : 17. Eventuelt Næste møde: Side 1

2 Bestyrelsesmøde samt underskrift af regnskab tirsdag den kl Side 2

3 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet Da Henrik Jensen var fraværende, behandles punktet på næste bestyrelsesmøde. 4. Bestyrelsen Mission/Vision Der bliver fortsat arbejdet videre med elementerne i Skovbo Golfklubs vision med udgangspunkt i den overordnede målsætning. Elementerne bliver behandlet under de respektive punkter. Miljøpolitik BM har udarbejdet et udkast til en Miljøpolitik i Skovbo Golfklub. Vi overholder gældende miljølovgivning, forebygger forurening og reducerer fortsat virksomhedens miljøbelastning ved at anvende mindre miljøbelastende processer og materialer med skyldig hensyntagen til det teknisk mulige og økonomisk forsvarlige. Vi forventer at en Miljøpolitik vil give os et bedre image og måske kan være et konkurrence parameter, som vi skal bruge aktivt. BM arbejder videre med udkast til en ansøgning om miljøprisen for en senere godkendelse 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). Udmeldelser Kommentarer fra udmeldte indgår i bestyrelsens evaluering af Rough Nogle gæster og medlemmer har igennem sæson 2016 debatteret (via GiC + debatten) roughen i Skovbo Golfklub. Baneudvalget har taget noget af kritikken til sig og har i samarbejde med banearkitekten udarbejdet en klippeplan, som der arbejdes efter i sæson Regel- og etiketteudvalg 7. Baneudvalg Banestatus Side 3

4 Mads Kragh deltog kort på mødet for at komme med en status på banearbejdet. Pt har vi ikke noget svamp på greens. Greenkeeperne er i gang med at køre jord ned til dæmningen bag drivingrange og hul 2. Ny pumpe For at kunne pumpe mere vand væk, skal vi indkøbe en ny og større pumpe pris kr moms. Ny beplantning på banen Baneudvalget har holdt møde med en træekspert for at udarbejde en beplantningsplan. Plantningen kunne eksempelvis være bag hul 14 og hul 16. Energikonsulent. Vi har aftalt et møde med en energikonsulent fra SEAS der vil se om vi kan optimere vores el forbrug på banen. I december måned 2016 holdt vi møde med en uvildig energikonsulent for at se på vores el forbrug i klubhuset og i maskinhuset. Der var desværre ikke noget at hente, da vi allerede har optimeret vores forbrug ved bygningen af greenkeepergården og vort klubhus. Konsulenten kom med gode anbefalinger, som har resulteret i at vi kigger nærmere på el forbruget på banen. Samarbejdsaftaler på indkøb Der er indgået et samarbejde med andre golfklubber på indkøb af gødning og andre forbrugsstoffer på banen, så klubberne kan opnå bedst mulig rabat. Arbejdstøj Vores greenkeepere har alle fået en basispakke af nyt arbejdstøj, da flere har brugt deres private tøj i arbejdsøjemed. Så næste gang I ser vores greenkeeper i aktion på banen er de både pænt, praktisk og varmt klædt på. 8. Husudvalg Overdragelse af café/køkken til ny forpagter. Vores nye forpagtere er startet og godt i gang med at etablere sig. Vi glæder os til samarbejde med Charlotte og Flemming (som begge er golfspillere i klubben) og opfordrer alle vores medlemmer til at støtte op om Café Mulligan. Borde og Stole til klublokalet Vores borde og stole i cafeen har set bedre tider. Vi har indhentet et tilbud på nye udtræksborde i egetræ og nye stole. Ekstra plader ligger i bordet og da vi har begrænset opbevaring og behov for at udvide bordene så vi en god mulighed i disse typer borde. Tilbuddet var desværre lige i den tunge ende, men leverandøren kan lave bordene billigere ved manuel udtræk og ændring i materialevalg. Bestyrelsen besluttede at vi bliver nødt Side 4

5 til at investere i nye borde og stole, men at vi må indkøbe ad flere omgange. MB inviterer leverandøren til et møde sammen med forpagterne. Stoppet toilettet Vi har desværre været plaget at dårlig lugt samt stoppet toilet, specielt fra herretoiletterne. Vi har rekvireret Skovbo Kloak Service, som har undersøgt vores kloak og rør med et kloak TV og forstoppelsen er fundet. Årsagen til forstoppelsen kan være mange, men kloak medarbejderen mente at årsagen er at andre ting end toiletpapir er blevet skyllet ud i toilettet. Derfor har vi opsat Madame poser på herretoiletterne og henstiller vores medlemmer til at smide alt andet end toiletpapir i disse poser. 9. Udvalg for gæste- og baneservice Opstartsmøde i gæste- og baneservice. Gæsteservice holder opstartsmøde for gamle og nye frivillige for planlægning af sæson Mødet afholdes i klubben mandag den kl Lone fra administrationen deltager og FL indkalder. 10. Markedsføringsudvalget Golfens dag 2017 Golfens dag dato bliver i år søndag den 30. april, så sæt allerede nu et stort X i kalenderen og inviter venner, familie og naboer til vores åbent hus, så de kan få en lille forsmag på golfspillet. Markedsføringsudvalget barsler med et præ arrangement før Golfens dag mere herom senere. Juli tilbud Tilbagemeldingen fra gæster og medlemmer har været, at vores tilbud på greenfee inklusiv mad i juli måned 2016 var en stor succes. Vi satser på at have et lignende tilbud igen i år. Vi vil holde jer orienteret når tiden nærmer sig. 11. Sponsorudvalget Tak til vores sponsorer Skovbo Golfklub har sendt stor tak til vores sponsorer for støtten i 2016 via de lokale aviser. Sponsormatch 2017 Sponsormatch afholdes i år fredag den 18. august. Sponsorudvalget udsender invitationer. Nye sponsorer Vi kan med glæde byde følgende nye sponsorer velkommen i Skovbo Golfklub, som vi glæder os til at samarbejde med: KlikSecurity Hul 12 sponsor Side 5

6 Dania Brandteknik (Firetrace) Hul 1 samt skiltesponsor ved p-plads TLP Golf matchpræmie sponsor Vi har flere nye sponsorer i pipeline og efter kontraktunderskrift bliver de offentliggjort. Årstals mærker Vi har tidligere talt om, at vi skal droppe årstals mærkerne. Dette på grund af, at vi har fuld tidsbestilling og at spillere der ikke har bestilt tid ikke må spille på banen. Spillere der ikke har betalt kontingent får inddraget deres spilletilladelse og det er igennem tidsbestillingen at vi kan kontrollere at vi ikke har gratister spillende på banen. Samtidig vil det lette arbejdet på kontoret, som udleverer ca årsmærker om året med mange forstyrrelser til følge. For sæson 2017 og som en ekstra service vil medlemmer igen i år kunne hente årsmærkerne i cafeen eller når der er gæsteservice i weekenderne. Kontoret og gæsteservice mener ikke vi er helt modne til denne fjernelse, men overvejer stadigvæk fordele/ulemper. 12. IT udvalg DGU video DGU har fået udarbejdet videoer som eksempelviser viser korrekt oprettelse af nedslagsmærker eller information ved frost på banen. Bestyrelsen besluttede at vi vil yde denne gode service til gæster og medlemmer. Vi hænger en skærm op, hvor disse videoer kører. KF og MK foranlediger opsætningen. 13. Sportsudvalg Træning for nye golfere (Trin 1 medlemmer). Vi vil igen i år tilbyde træning for vores nye golfere. Tilmelding skal foretages i turneringsmodulet i GolfBox. Fællestræning Det glæder os, at vi igen i år kan gentage succesen med fællestræning. Der er afsat timer til formålet og til sæsonstart vil klubbens fuldtidsmedlemmer kunne tilmelde sig via Golfbox. Ungdom Sportsudvalget har fået henvendelse om afholdelse af en US Kids turnering i Skovbo Golfklub. Vi har indgået et samarbejde, som den sydligste klub der afholder turneringen. Turneringen afholdes langfredag den 14. april og finaledagen lørdag den 26. august i Skovbo Golfklub. Vi forventer mange besøgende som kommer og prøvespiller banen op til turneringen. Det er ungdomsudvalget der er turneringsansvarlig og som står for afvikling af turneringen. 14. Breddeudvalg Side 6

7 Etablering af breddeudvalg I efteråret blev et breddeudvalg etableret. Udvalget skal varetage kontakten til nye medlemmer for at få dem godt i gang med golfsporten og få dem socialt integreret i Skovbo Golfklub. Udvalget har fået udarbejdet en facebook profil, visitkort, oprettet en mailadresse og fået en plads på opslagstavlerne i klubhuset. 15. Klubberne i klubben 16. Administration P-skilt Der er flere gæster der parkerer ved klubhuset, selvom der står ved indkørslen at der er indkørsel og parkering forbudt. FL ønsker et skilt der viser, at der er gæsteparkering længere fremme. MB indkøber skiltet. Udmeldelser efter fristen Kontoret har igen i år haft henvendelser fra medlemmer, der ønsker at melde sig ud efter fristen for udmeldelser er overskredet. Det kan der være flere årsager til og en af dem er desværre sygdom nogle meget alvorlige. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at vi ikke kompenserer for manglende spilletid i en sæson uanset årsag, hvilket medlemmerne også har taget beslutninger om jfr. klubbens vedtægter. Årsagen til at vi ikke kompenserer, er at det vil være en subjektiv vurdering af hvem, som skal have kompensation og hvem der ikke skal. Der vil jo altid kunne argumenteres for og imod og for ikke at forskelsbehandle, har bestyrelsen og medlemmerne besluttet ikke at kompensere i det hele taget og derved behandle alle ens. Vi ved godt at det kan virke hårdt og kynisk i sygdomstilfælde, men vi ønsker ikke at bede nogle vurdere om det ene sygdomsforløb berettiger til kompensation frem for et andet. Vi beder vores medlemmer have forståelse for, at vi er en forretning med forpligtelser og at manglende indtægt kan have konsekvens for øvrige medlemmer. Status på medlemmer pr : År 2016 Medlems status Antal pr. jan. mdr Fuldtidsmedlemmer Fuldtids 15 medlemmer 28 Fuldtids- 510 Side 7

8 99 medlemmer 65 + Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Trin 1 medlemmer Fleksmedlemmer Aktive i alt 777 Passive medlemmer I alt - ikke DGU medlemmer Eventuelt Næste møde: Bestyrelsesmøde samt underskrift af regnskab tirsdag den kl Side 8