mininstitution vejledning

Transkript

1 mininstitution vejledning Indhold Velkomst... 3 Loginmuligheder... 3 Håndtering af ind- og udmeldelser... 4 Beskeder... 5 Beskedpolitik... 5 Beskedmodulet... 6 Besked via SMS... 7 Forældreinformationer... 8 I gang med mininstitution... 8 Mobiladgang... 9 Opsætning Opsætning af personale og afdelinger Opsætning af tilladelser og sygdom Opsætning af aktiviteter og placeringer Oplysninger Ferieperioder Fravær og øvrig ferie Aftaler Foto Nyheder Nyheder som RSS feed Børneoversigt Dokumenter Du kan synliggøre og publicere dokumenter for forældre ved at uploade dem i mininstitution. Du opretter en mappe til de dokumenter du vil uploade og kalder den eks. Referater herefter angiver du hvem mappen skal være synlig 1

2 for, ved at vælge Tilladelser til mappen afkryds og vælg og tryk herefter gem tilladelser Spørgeskema Signaturforklaringer Signaturforklaring

3 Velkomst Velkommen som bruger af kommunikations- og administrations systemet mininstitution. Denne vejledning er tiltænk personalet i daginstitutioner, dagplejen, SFO er eller klubber, som skal arbejde med enten enkelte eller alle funktionerne i mininstitution. Rigtig god fornøjelse! Loginmuligheder Som medarbejdere kan du logge på med UNI Login eller et UVLogin, som kan oprettes af institutionens administrator via mininstitution. UVLogin er til de medarbejdere, der ikke har UNI Login og kan oprettes af en administrator under fanen Personale. Har du UNI Login trykker du på knappen Log på med UNI-C login og indtaster brugernavn og adgangskode. 3

4 Forældre kan logge på med deres NemID eller via forældreintra. Det betyder, at de ikke behøver at indtaste login, for at komme ind på siden. Hvis de allerede er logget ind på ForældreIntra, kommer du direkte ind i mininstitution. Håndtering af ind- og udmeldelser mininstitution overfører automatisk indmeldelser og udmeldelser fra forvaltningen, gennem en snitflade til kommunens pladsanvisning enten via KMD Institution eller IST. Overførslen sker online henholdsvis hver time eller hver nat, og der hentes 2 måneder frem og 1 måned tilbage. Det betyder, at man kan se indmeldelser der sker inden for de næste 2 måneder. Når du som administrator/medarbejder logger på mininstitution, kan du på forsiden se hvor mange nye ind- og udmeldelser, der afventer behandling. Man kan således skabe sig et hurtigt overblik over de næste indmeldelser, og fordele de nye børn på institutionens grupper. Det kan være en god idé at udpege én person, der kan gøre dette løbende, for at sikre, at alle børn bliver tildelt en gruppe, inden de starter i institutionen. 4

5 Når man har godkendt indmeldelser med start dato frem i tiden, så bliver de placeres i under fanen Godkendte indmeldelser, og bliver først synlig på infotavlen på selve startdatoen. Forældre har adgang til stamkortet så snart administrator har godkendt indmeldelsen. Administrator kan under fanen Godkendte indmeldelser tilgå stamkortet og uploade billede af barnet, inden start. Beskeder Beskedpolitik For at undgå, at bruge for meget tid på at læse beskeder, kan det være en god idé at vedtage en beskedpolitik, der lægger en plan for læsning af beskeder. Der kan eks. udpeges en medarbejder pr. afdeling, der læser beskeder bestemte tidspunkter i løbet af dagen. Sørg for at orientere forældrene om dette, så de ved, hvornår man kan forvente at få læst sine beskeder. Dermed undgår man, at beskederne kommer til at forstyrre unødigt. Det er også vigtigt at aftale hvad, beskederne skal benyttes til, og sørge for at afklare dette med forældrene. Eks. bør beskeder ikke omhandle aftaler om afhentning, da disse skal føres ind i mininstitution under fanen Aftaler, så de kommer til at fremgå af Infotavlen. Sørg for at både ansatte og forældre kender og forstår institutionens beskedpolitik, når de får adgang til mininstitution. På den måde kan beskederne blive et vigtigt og effektivt alternativ til de mange daglige telefonopkald, så der kan frigøres mere tid til andre opgaver. 5

6 Beskedmodulet Både forældre og personale kan sende beskeder til hinanden under fanen Beskeder i mininstitution. Beskederne kan sendes til enkeltpersoner, hele grupper, forældrebestyrelse, alle forældre i hele institutionen eller kollegaer og vil blive vist på modtagernes forside, næste gang, vedkomne logger på. Hvis der er tilkøbt sms-modul, kan vigtige beskeder også sendes direkte til modtagernes mobiltelefoner, ved at markere afkrydsningsfeltet SMS nederst i beskedvinduet. Ellers kan beskeden også sendes som . Forældre kan sende beskeder til en specifik medarbejder i institutionen, eller til hele institutionen på én gang. Hvis der sendes en besked til en hel afdeling, vil beskedikonet på afdelingens Infotavle vise, at der er nye beskeder til afdelingen. 6

7 For at læse beskeden, skal der indtastes en PIN-kode, som kun de ansatte i afdelingen kender til. På denne måde sikres det, at kun de ansatte har mulighed for at læse beskeder fra forældrene. Denne kode oprettes under fanen Opsætning for den enkelte afdeling. Når en besked er læst på Infotavlen, skal den markeres som værende læst, så afsenderen har mulighed for at se, at beskeden er modtaget og læst. Besked via SMS Indgående sms beskeder som sendes fra forældre til institutionen, bliver ligesom øvrige beskeder vist i indbakken på forsiden af administrator samt på infotavlen. 7

8 Forældre skal indsende beskeder således: Tekst: Besked Mads Mads bliver hentet af mormor i dag.. Eller Tekst: B Mads Mads bliver hentet af mormor i dag Bemærk at der skal stå B eller Besked i teksten, således at SMS en bliver opfattet som en besked til systemet. Telefonnummer for sms er Forældreinformationer I gang med mininstitution For at få størst muligt udbytte af mininstitution, er det vigtigt, at forældrene sørger for at opdatere børnenes stamkort løbende. Oplysninger om adresse, forældremyndighed og læge hentes automatisk fra forvaltningen gennem pladsanvisningssystemet. Forældrene skal dog selv indtaste kontaktoplysninger som mobilnummer og adresse. Derudover skal de også tilføje billeder af børnene, som vil blive brugt til at tjekke ind og ud på Infotavlen. Af barnets stamkort fremgår også oplysninger om tilladelser, vaccinationer og særlige hensyn. Disse hentes så vidt muligt fra forvaltningen gennem KMD Institution, men det er vigtigt, at forældrene holder dem opdateret løbende, hvis et barn eks. udvikler en ny allergi eller en forælder skifter mobilnummer. Det kan derfor være en god idé at minde forældrene om at tjekke stamkortet med jævne mellemrum. Der kan eks. sendes en besked ud hver tredje måned, så de kan få opdateret oplysningerne, når de nu alligevel er inde for at læse beskeden. Registrering af komme gå tider er især vigtig i SFO da det er komme gå tiderne som der automatisk bliver tjekket på i forhold til fremmøde alarm på infotavlen. Forældre der ikke har registreret oplysninger i mininstitution vil få en påmindelse om at udfylde og telefonnummer når de logger ind første gang. 8

9 Der er lavet en kort opstartsvejledning til forældrene, der hjælper dem i gang med mininstitution. Den kan hentes på her.. Mobiladgang Forældre kan også benytte MI Mobil til at få adgang til deres personlige side på en iphone eller Android-telefon. For at benytte app en, skal der oprettes et mobil-login. Dette gøres på forælderens forside, ved at klikke på knappen Mobil app øverst til højre. 9

10 Opsætning Opsætning af personale og afdelinger For at komme i gang med mininstitution, skal alle institutionens medarbejdere oprettes i systemet, og tildeles et login. Dette gøres af en administrator under fanen Personale, ved at klikke på Opret ansat. Husk at tilføje et billede, som kan blive vist på Infotavlen. Derefter skal der oprettes individuelle afdelinger og/eller grupper, hvilket gøres under fanen Opsætning. Hver afdeling tildeles en PIN-kode til Infotavlen, som sikrer at det kun er personalet, der kan læse indkomne beskeder til afdelingen. I en stor institution kan det være en god idé at oprette mange afdelinger, evt. på baggrund af en fysisk opdeling, for at sikre, at oplysninger om beskeder, børn og aftaler på Infotavlen ikke bliver uoverskuelige. Således tildeles hver afdeling deres egen infotavle. Grupper kan benyttes til at inddele børn og medarbejdere i mindre teams, eks. på baggrund af klasseinddelinger eller lignende som dog stadig hører under én fælles afdeling. Grupperne kan eks. gøre det lettere at sende beskeder til forældre til børn i samme klasse eller aldersgruppe. Når afdelinger og grupper er blevet oprettet, skal institutionens børn tildeles en gruppe. Dette gøres ved at markere de enkelte børn under kommende indmeldelser og vælg hvilken gruppe de skal tilhøre. Listen over indmeldte børn i institutionen hentes automatisk fra forvaltningen gennem KMD Institution, og indkomne indmeldelser vil løbende blive vist på forsiden. Opsætning af tilladelser og sygdom Gennem mininstitution kan forældrene registrere oplysninger om tilladelser, sygdomme og vaccinationer, som kan være relevante for institutionens medarbejdere. Forældrene kan kun vælge tilladelser, vaccinationer og sygdomme som allerede er oprettet i mininstitution. En del af disse hentes automatisk fra forvaltningen gennem pladsanvisningssystemet, men det kan være en god idé at kigge efter, om der mangler noget. Dette gøres under fanen Opsætning og undermenuen Tilladelser & Sygdom. 10

11 Her skal der oprettes en liste over de tilladelser, forældrene kan tildele børnene. Det kan eks. være tilladelser som»må køre i bus«,»må tage i svømmehallen«eller»må blive fotograferet«. Når tilladelserne er oprettet herinde, kan forældrene vælge dem til og fra på barnets stamkort, så institutionens medarbejdere til enhver tid kan finde dem frem igen, og se hvilke tilladelser det enkelte barn har. Sygdomme og vaccinationer oprettes og tildeles på samme måde, og vil således også fremgå af barnets stamkort. På denne måde kan man hurtigt se om et barn eks. har modtaget en stivkrampevaccination, hvis det skulle komme ud for et uheld. Det er vigtigt at sørge for, at forældrene løbende vedligeholder disse oplysninger i barnets stamkort. Opsætning af aktiviteter og placeringer For at få størst muligt udbytte af aktivitetsfunktionen i mininstitution, skal institutionens hyppigt anvendte placeringer oprettes i mininstitution, dette gøres under fanen Opsætning og undermenuen Aktiviteter & Placeringer umiddelbart herunder. 11

12 Her skal der først uploades nogle billeder, som kan knyttes til både placeringer og aktiviteter. Dette gøres i venstre kolonne, ved at klikke på Tilføj billede. Derefter skal der oprettes placeringer, hvor institutionens aktiviteter kan foregå. Det kan være en god idé at anvende billeder fra børnenes hverdag på den måde kan børnene let genkende en eventuel aktivitet. Det kunne også være placering eks. legepladsen, boldbanen eller gymnastiksalen. Når placeringerne er oprettet i mininstitution, kan børnene når de tjekker sig ind eller hvis de ændre placering i løbet af dagen, nemt og hurtigt udpege den nye placering. Når man vil oprette en aktivitet så kan man også tilknytte et billede, alle aktiviteterne vil stå på Infotavlen og forældrenes side, så både børn og forældre kan melde sig til. Der kan også oprettes gentagende aktiviteter, hvis der eks. bliver spillet fodbold hver mandag kl. 13 på græsplænen. 12

13 Når en aktivitet er oprettet og man ser den i oversigten over aktiviteter, kan man sende en generel besked fra aktivitetsoversigten til forældre hvis børn er tilmeldt aktiviteten. (Beskeden sendes som sms eller ). Send besked. Det er også muligt at sende en påmindelse til de forældre som endnu ikke har meldt tilbage. Hej! Vi mangler din tilbagemelding på Aktiviteten {NAVN} skynd dig at give os besked via mininstitution. Hilsen fra {INST} 13

14 Oplysninger Ændre og opsætte de forskellige funktionaliteter i mininstitution sker under fanebladet oplysninger her kan man ændre infotavlens login, angive om man vil benytte muligheden for at børn skal kunne vælge placeringer, vise komme gå tider på infotavle, vise aftaler på det enkelte barn, mulighed for ændring af komme gå tider på infotavle samt alarm for fremmøde. Det er også på denne fane du opsætter tidspunkt for automatisk log ud, til SFO når børnene går i skole kl og nulstilling af deres status efterfølgende, således at de ikke bliver registeret som gået inden de er ankommet om eftermiddagen. Ferieperioder Med mininstitution kan administrator og personale oprette ferieperioder, hvor forældre har mulighed for at melde børn til og fra for en given periode. På denne måde kan der hurtigt skabes et overblik over hvor mange børn, der kommer i eks. påskeferien, så personalets vagtplan kan tilpasses derefter. Ferieperioder oprettes under fanen Ferie, ved at klikke på Opret ferieperiode øverst på siden. En ferieperiode oprettes med en startdato, slutdato og tilmeldingsfrist. 14

15 Når ferieperioden er registreret, vil den blive vist på forældrenes forside, næste gang de logger ind. Her vil de blive bedt om at meddele, om deres barn kommer i institutionen i denne periode, og i så fald hvornår. På denne måde bliver der indsamlet præcise oplysninger om, hvor mange børn, der skal passes i en ferieperiode, så personalet bedre kan planlægge vagter efter det. Lukkedage hentes fra forvaltningen gennem KMD Institution, og vil derfor automatisk blive vist under fanen Ferie. Fravær og øvrig ferie Fravær og øvrig ferie som forældre indberetter til mininstitution bliver vist på infotavlen med markeingen kommer ikke på det enkelte barn. 15

16 Aftaler I mininstitution kan man få overblik og på en nem og overskuelig oversigt se aftaler som er indgået med forældre, det kan være gå hjem aftale, eller aftaler om at skulle sende børn til bussen, til div. sportsaktiviteter o.s.v. Alle aftaler bliver vist med billede og en overskrift, størrelsen varierer af hvor tæt på aftalen man er, man kan klikke på aftalen for at se beskrivelse. Hvis teksten er rød betyder det at barnet ikke er mødt. 16

17 Aftaler vises både på fanebladet aftaler og på forsiden af infotavlen under den enkelte gruppe. Det kan med fordel anbefales at anvende IPads til SFO er som skal være mobile, d.v.s. når man eks. er i hallen og skal sende børn af sted. Foto mininstitution indeholder et fotomodul, et galleri, hvor den enkelte institution selv kan oprette album og uploade billeder hertil. Album og billeder kan frit navngives, og man kan begrænse visning af billeder til en enkelt gruppe. 17

18 Når fotogalleriet er oprettet kan forældre se billeder fra institutionens dagligdag, få dem vist i et slideshow, eller downlaode billederne. Nyheder Nyheder oprette under fanen nyheder vælg opret nyhed og udfyld med en overskrift og beskrivelse, angivelse af periode samt hvem den skal være synlig for, eks. hele institutionen eller blot enkelte afdelinger/grupper. Når der oprettes en nyhed kan man tilknytte et billede af begivenheden. Billede og nyhed bliver nu vist på infotavlen. Det er også muligt at vedhæfte en fil når der oprettes en nyhed, filen bliver kun synlig på forældre indgangen ikke på infotavlen. Nyheder som RSS feed 18

19 Ud over institutionens egne nyheder, er der mulighed for at tilknytte eksterne nyheder i form af RSS feed som indsættes under opsætning, her markeres om de skal være synlige på infotavle og/eller forældrenes forside. Børneoversigt Du finder en nem og overskuelige børneoversigt, med mulighed for forskellige filtreringer på fanebladet Børn. Børnene vises med billede, og angivelses af hvilke status de har om de er mødt, ikke mødt, gået hjem eller kommer ikke. Til venstre i oversigten findes forskellige muligheder for at filtrere eks. hvis man skal have børn med i svømmehal, så kan man lige gå ind og filtrere på de børn som har en tilladelse til at må tage med i svømmehal. Det er også mulig at lave diverse print fra oversigten, samt se evakueringsliste. 19

20 20

21 Hvis man trykker på billede af det enkelte barn, så får man vist stamkortet hvor alle oplysninger på barnet er registeret. Det er også her at du som administrator eller personale kan registrere aftaler, ferie og skrive i barnet logbog. 21

22 Dokumenter Du kan synliggøre og publicere dokumenter for forældre ved at uploade dem i mininstitution. Du opretter en mappe til de dokumenter du vil uploade og kalder den eks. Referater herefter angiver du hvem mappen skal være synlig for, ved at vælge Tilladelser til mappen afkryds og vælg og tryk herefter gem tilladelser. 22

23 Du kan nu uploade det eller de dokumenter som skal være synlige, og evt. redigere tilladelsen hvis et enkelt dokument kun skal være til én forældrer eller en anden gruppe forældre. 23

24 Giv dokumentet et navn og en beskrivelse og tilføj evt. flere dokumenter. Til de dokumenter som allerede er uploadet kan du tilføje en kommentar til forældrene og de kan også tilføje kommentarer tilbage til dig. Spørgeskema Du kan oprette spørgeskemaer for forældre, angiv navn og overskrift til spørgeskemaet samt hvor længe undersøgelsen skal være tilgængelig. Herefter kan du angive hvilke forældre der skal have mulighed for at svare på spørgeskemaet og du kan nu oprette spørgsmålene. 24

25 Der er mulighed for at oprette fire forskellige type spørgsmål, tekst spørgsmål, ja/nej spørgsmål, spørgsmål ved enkelt valg, spørgsmål med flere valg. Signaturforklaringer Signaturforklaringen på status på infotavlen. Ikke mødt = Gået hjem = Har været mødt, indikerer SFO børn som har været i morgenpasning og efterfølgende gået i skole = Mødt, er kommet = Kommer ikke, fraværende enten fri eller syg = Når der vises et flag på profilbilledet af et barn, indikerer det at barnet har fødselsdag på dagen. Dette vises dog kun på infotavlen, hvis forældrene har givet tilladelse til at må vises offentlig. 25

26 Det blå ikon med en profil, indikerer at der et særligt hensyn på barnet og man skal være opmærksom herpå. Når der på infotavlen gives en afhentningsbesked på et barn, vises det med ikon på billedet af barnet. Forældrene kan ved afhentning se at der er en besked til dem, eller de kan selv skrive en besked når de afleverer barnet. Personale kan herefter se beskeden både på infotavlen og i institutionens indbakke. Afhentningsbeskeder oprettes ved at trykke på status bjælken eller barnets navn, nederst på billede. Step 2 åbnes og der kan vælges afhentningsbesked, skriv besked og tryk gem. 26

27 Alle afhentningsbeskeder går også til institutionens indbakke, hvor den er markeret som en afhentningsbesked. Derudover kan man ved godkendelse af indmeldelser se hvis der er søskende i samme institution. Tryk på i og få vis hvem og hvor søskende går. 27

28 28