Årlig statusrapport. Denne skabelon skal anvendes ved den årlige afrapportering af længerevarende projekter i januar måned.

Transkript

1 Årlig statusrapport Denne skabelon skal anvendes ved den årlige afrapportering af længerevarende projekter i januar måned. Oplysninger og dokumentation som afgives nedenfor under pkt. 2. vil blive offentliggjort på Trafikstyrelsens hjemmeside, med mindre andet er aftalt. Alle punkter (status, tidsplan samt eventuelle bilag) skal udfyldes fyldestgørende Projekttitel: Fritidsrejser for børn og unge i landområder Navn på Tilskudsmodtager: Trafikselskabet Movia Sagsnummer: P Dato: 7. januar 2013 Udarbejdet af: Peter Henriksen, Projektleder Side 1 (6)

2 1. Projektberetning 1.1 Status for projektet Markedsføringskoncept På baggrund af behovsafdækningen i november 2011 blev der udarbejdet et marketingskoncept for projektet, da behovsundersøgelsen viste, at der var et stort behov for at markedsføre Flextur pga. begrænset kendskab til produktet. Konceptet bestod i grove træk af følgende elementer: - Castingevent, hvor borgerne i Faxe og Ringsted kommuner blev opfordret til at komme til casting med henblik på at finde lokale statister til det kommende markedsføringsmateriale. Se vedlagte eksempel på annonce, hvor der reklameres for castingevent (bilag 1) - Efter de egnede statister blev fundet og fotograferet blev markedsføringsmaterialet udarbejdet og trykt. Materialet bestod af: Annoncer til lokalaviser (bilag 2) Hængeskilte til busser (bilag 3) Bagrudestreamere til busser (bilag 4) Husstandsomdelt folder (bilag 5 eftersendes ligeledes med post) Floorsticker til placering på fortove (bilag 6) Plakater (bilag 7 eftersendes ligeledes med post) - Den praktiske del af projektet blev sat i drift d. 16. april og markedsføringskonceptet blev implementeret og afviklet i de efterfølgende 2 uger. App App en til bestilling af ture blev færdigudviklet og testet og endeligt lanceret i april måned samtidig med, at projektet blev sat i drift. App en kan hentes til iphones og Android-telefoner. Projektperiode Den praktiske del af projektet forløb i perioden 16. april til 16. oktober. I de første 4 måneder blev der ydet en introduktionsrabat på 20% af prisen for de rejser med Flextur der blev foretaget indenfor de respektive kommunegrænser. Denne introduktionsrabat blev ydet med henblik på at skabe opmærksomhed omkring produktet og tiltrække kunder. Side 2 (6)

3 Da projektperioden var afsluttet blev antallet af udførte ture opgjort. Denne opgørelse viste, at der ikke var sket nogen nævneværdig udvikling i antallet af udførte ture i de to kommuner se bilag 8. Evaluering Efter den afsluttede projektperiode foretog Tetraplan en evaluering af projektet. Evalueringen tog udgangspunkt i det forhold, at antallet af ture ikke havde udviklet sig under projektperioden. Evalueringen blev, ligesom behovsanalysen, foretaget ved at distribuere link til elektronisk spørgeskema via skolernes forældreintra. Denne gang blev linket dog udelukkende målrettet forældrene, da behovsanalysen viste, at disse har en meget stor indflydelse på valg og betaling af transport til fritidsaktiviteter. Undersøgelsen medførte i alt 387 besvarelser. Da en del besvarelser dækkede over flere børn blev der indsamlet oplysninger om i alt 573 børn. Evalueringen viser, at årsagen til den manglende stigning i efterspørgslen af Flextur overordnet set skyldes, at forældrene vurderer, at det er sikrere at køre børnene selv. Derudover anføres det også, at familien ikke har andre muligheder, at barn og forældre skal samme vej samt at der er mulighed for at tale sammen undervejs på rejsen. Kendskabet til Flextur er steget, hvilket muligvis kan skyldes, at det kun er forældre, der er blevet spurgt i evalueringen. I behovsundersøgelsen svarede to tredjedele, at de ikke kendte Flextur mens det i evalueringen viser sig, at det kun er en tredjedel, der ikke kender Flextur. Meget tyder dog på, at det generelle kendskab er forøget. De elementer fra kampagnen, der huskes bedst af målgruppen, er annoncerne og folderen. På trods af den intensive markedsføringsindsats er der dog stadig et generelt manglende kendskab til Flextur, hvilket kan indikere, at markedsfæringskonceptet ikke er nået tilstrækkeligt ud til målgruppen. Evalueringen er vedlagt som bilag 9 og giver en mere detaljeret evaluering af projektet. Konklusion Side 3 (6)

4 Til trods for at målgruppen giver udtryk for, at der et behov for adgang til kollektiv trafik og at den gerne ser, at rejser der udføres med bil erstattes med kollektiv trafik, så viser projektet, at de tilbud, der er til rådighed, ikke benyttes. I de husstande, hvor man har benyttet sig af Flextur, er det i to ud af tre tilfælde et barn, der har benyttet produktet, hvilket viser, at der er et reelt behov for denne type kørsel. Evalueringen viser dog, at på trods af en relativ intensiv og lokalt tilpasset markedsføring, så er kendskabet til produktet og hvad det er beregnet til ikke særligt stort. Dette indikerer, at for at få en større andel af målgruppen til at benytte Flextur, så skal der iværksættes en relativ intensiv markedsføringskampagne i hver enkelt kommune, førend der kan påregnes en mærkbar stigning i efterspørgslen. Evalueringen påviser ikke nogen mærkbar afstandtagen til produktet eller negativ identificering med de øvrige borgere, som Flextrafik også befordrer (hvilket ellers har været indikeret fra mange sider af), så der er ikke tvivl om, at Flextur sagtens vil kunne imødekomme behovet for kollektiv trafik til fritidsformål, men at kendskabet til produktet og dets egenskaber skal øges via en markant markedsføringsindsats, såfremt målgruppen skal benytte tilbuddet mere end tilfældet er i dag. Det kan kort sagt konstateres, at der blandt målgruppen er et målbart stort behov for kørsel til fritidsformål, men ingen mærkbar ændring af transportvaner. 1.2 Tidsplan Lav en tidsplan for den endnu ikke gennemførte del af projektet. - Marts 2013: Endelig afrapportering, afregning og udbetaling af tilskud til projektet. 1.3 Økonomisk status Side 4 (6)

5 I vedhæftede foreløbige regnskab for projektet kan der konstateres følgende væsentlige afvigelser i forhold til budgettet: - Afprøvning: Her er en difference på ,50 kr. Dette skyldes, at efterspørgslen på ingen måde har været så stor som budgetteret. Der har således kun været behov for et samlet tilskud på (differencen mellem normal egenbetaling og reduceret egenbetaling) mod budgetteret ,00 kr. Principperne bag udregningen af tilskudsbehovet fremgår af vedlagt notat (bilag 10A og 10B). Differencen har ikke været mulig at identificere før projektet var endeligt afsluttet, og den samlede kørsel kunne opgøres. - Marketing: Her er en difference på ,94 kr. (merforbrug). Dette skyldes hovedsageligt, at der er brugt markant flere medarbejderressourcer end oprindeligt budgetteret samt at udgifter til tekstforfatter blev væsentligt højere end oprindeligt budgetteret. De forøgede udgifter pålægges Movia. - I forhold til den samlede projektøkonomi konstateres en difference på 6.168,37 kr. (mindre forbrug). Dette svarer til en procentuel forskel på 0,5%. 2. Bilag og dokumentation Anfør med et x de bilag der er vedlagt i nedenstående skema. De faglige bilag vil, hvor det findes relevant, blive brugt som link på Trafikstyrelsens hjemmeside i forbindelse med formidling og videndeling om projekterne. Der er vedlagt følgende bilag: sæt x Fagligt bilag til rapporten X Ledelsespåtegning Revisorpåtegning Foreløbigt regnskab X Revideret budget Økonomiske bilag til regnskabet (Eks. bilag vedr. evt. internt arbejde inkl. timeregnskab) Der er ikke vedlagt bilag Instruks for regnskab og revisionsinstruks er at finde på Trafikstyrelsen hjemmeside. Side 5 (6)

6 Den årlige statusrapport inkl. bilag fremsendes til Trafikstyrelsen på til den frist, der er angivet i tilsagnsskrivelsen. Side 6 (6)