Vejledning til KMD Vagtplan

Transkript

1 Vejledning til KMD Vagtplan Udarbejdet af Social og Sundhedsafdelingen Varde Kommune Ver. 1.3

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Indledning Rulleplan... 5 Oprettelse af ny rulleplan... 5 Ændring af eksisterende rulleplan... 6 Kopiering af rulleplan... 7 Overblik rul Medarbejderbilledet... 8 Lønoplysninger... 8 Særydelser... 9 Sorteringsrækkefølge på tjenesteplanen... 9 AU-koder/Afspadseringsregnskab Beregningsværdier/Overenskomst Aftaler Tilknytning af rulleplan til medarbejderen Tilknytning af normperiode Afspadsering Rette medarbejderens normdifference - Fixpunkt Tjenesteplanen Afspadseringssaldo Normdifference Frihed iht. Overenskomst (FO) Vis detaljer Udrulning af nye uger (dannelse af nye tjenesteplansuger) Godkendelse af uger Feriesaldo/omsorgsdage Genudrulning af medarbejder Afvigende kontering Opdeling i Personalegrupper Indberetning af afvigelser på tjenesteplanen Afvigelser Ferie FE ferieuge FF Sygdom SY Sygdom Timelønnede Delvis syg DS (tidligere 28) Merarbejde/Ekstratimer - EX Tilskadekomst i tjenesten TT Overarbejde - OA Afspadsering A1-A Nedsat tjeneste NS Graviditetsgener - GG Graviditetsgener og Nedsat tjeneste Supplerende kode NSG Barsel BA Adoption AP Barns 1. sygedag HJ Omsorgsdag OS Tjenestefri med/uden løn TJ Helligdage og specialdage FO/SH/SP Omlægning/ændring af tjeneste Valgfri (uden tillæg) Side 2 af 33

3 Feriekoloni - FK Kursus - KU Rådighedsaftaler - Udlån af medarbejdere Udskrifter Arbejdstidsopgørelse Tjenesteopgørelse Tjenesteplan med komme-gå tider Tjenesteplan Oversigt over normperioder Arbejdstidsopgørelse fra KMD Saldoopgørelse fra KMD Fejl- og anmærkningslister Ofte stillede spørgsmål Side 3 af 33

4 Indledning KMD Vagtplan har været anvendt lige siden kommunesammenlægningen i 2007 og også i nogle af de gamle kommuner inden de blev lagt sammen. Igennem en længere periode er der flere medarbejdere der har efterspurgt et opslagsværk, når der indberettes i KMD vagtplan. Dette ønske er baggrunden for udarbejdelsen af denne vejledning, som beskriver de mest generelle problemstillinger, samt de lidt mere indviklede af slagsen. Vejledningen er ikke tænkt som en erstatning af KMD s vejledning, men i stedet et supplement. Vejledningen vil løbende blive ændret/opdateret. Hvis man vil være sikker på at man har den nyeste udgave, kan man gå ind på Varde Kommunes Intranet, hvor den nyeste version altid vil være tilgængelig. Har man tilføjelser eller rettelser til vejledningen, er man meget velkommen til at ringe på eller maile til hebj@varde.dk, således at vejledningen hele tiden kan blive opdateret. Det er jo ofte dem der arbejder med systemet i dagligdagen, der opdager de smarte ting i sådan et system og hvis disse bliver delt med kollegaer er det til gavn for os alle sammen Side 4 af 33

5 1. Rulleplan Oprettelse af ny rulleplan Når man skal oprette en rulleplan, skal man vælge ikonet rulleplan eller vælge Filer, Åbn Rulleplan. Her vælges den korrekte enhed og man skriver det tal ved feltet Rulleplan, som man ønsker den nye rulleplan skal have. Derefter skal man udfylde fra hvilken dato rulleplanen skal træde i kraft og så trykke på "Opret ny". Nu kommer der en boks, der spørger hvor mange uger planen skal være på, samt hvor mange rækker der skal være ved hver uge. Her vil der næsten altid skulle stå et 1 tal, medmindre den medarbejder der skal anvende rulleplanen, har flere vagter samme dag, f.eks. morgen og aften. Indtast antal uger og tryk "OK". Når der er trykket OK fremkommer følgende billede: I det hvide felt skal man give rulleplanen et navn. Ofte vil man bruge navnet på en medarbejder eller en stillingsbetegnelse (f.eks. Henrik Jensen eller Pædagog 37 timer ). Nu er man så klar til at indberette vagter i rulleplanen. Hvis man dobbeltklikker på den dag hvor man vil indberette en tjeneste, får man listen med tjenestebrikker frem. Hver tjenestebrik indeholder et arbejdstidspunkt. Her vælges den tjenestebrik, der passer til ens rulleplan. Hvis man på forhånd kender tjenestebrikkens nummer, kan man bare skrive det i feltet og vha. tabulator-tasten på tastaturet gå videre til næste felt Side 5 af 33

6 Eksempel på rulleplan. Timer pr. uge er et gennemsnit af det samlede antal uger. Nederst på billedet, kan man se hvor mange timer og uger der er i rulleplanen. Hvis der er forskel mellem antal timer pr. uge og det antal timer medarbejderen er ansat på, vil der opstå en normdifference på tjenesteplanen. Når der er trykket på Gem, er rulleplanen oprettet og denne skal så efterfølgende tilknyttes en medarbejder (se tilknytning af rulleplan til medarbejderen på side 12). Det er også muligt at lægge afspadsering eller Nedsat tjeneste ind i rulleplanen (se evt. Nedsat tjeneste NS eller Afspadsering A1-A9 på side 25). Det fungerer sådan at man dobbeltklikker på det grå felt ved siden af vagten og der vælges Nedsat tjeneste eller den form for afspadsering man vil lægge ind i rulleplanen. Dernæst udfyldes tidspunktet hvor medarbejderen har nedsat tjeneste eller afspadserer og der trykkes på OK. Ændring af eksisterende rulleplan Hvis man ønsker at ændre i en rulleplan der i forvejen er lavet, skal man også vælge ikonet rulleplaner. Udfor Rulleplan vælges det nummer den eksisterende rulleplan har. Man skriver herefter i Dato feltet, den dato man ønsker at ændre rulleplanen fra. Derefter trykkes på Opret ny. Nu spørger systemet om den tidligere periode skal kopieres ind. Dette kan i de fleste tilfælde anbefales, da man ellers skal lave rulleplanen helt fra bunden. Når ændringerne er ajourført, trykkes på Gem. Hvis der allerede er dannet uger på tjenesteplanen der ligger efter den nye periodes startdato, skal disse uger genudrulles (se genudrulning af medarbejder på side 18). Vær desuden opmærksom på om medarbejderen kører i den rette ugesekvens efter ændringen Side 6 af 33

7 Hvis medarbejderen ikke gør, kan dette ændres på medarbejderbilledet Rulleplanstilknytning. under Aftaler og Kopiering af rulleplan Hvis nu en medarbejder skal køre den samme rulleplan som en anden medarbejder, eller en der minder om den, kan man vælge at kopiere rulleplanen. Derved slipper man for at skulle oprette rulleplanen forfra. Hertil anvendes knappen Kopier, hvorefter der skal vælges et nyt nummer, navn og startdato for den nye rulleplan. Det er også muligt at kopiere en rulleplan til en anden enhed i Vagtplan, vha. knappen Kopier plan til anden adm. enhed. Her vælger man hvilken adm. enhed som rulleplanen skal kopieres til og derefter udfyldes de samme ting, som hvis den skulle kopieres indenfor samme enhed. Overblik rul Ved at klikke på dette ikon eller Filer, Åbn og Rulleplan overblik, kan man lave en oversigt over de rulleplaner man vil arbejde med. Under Udvælg markerer man de rulleplaner som man vil have vist. Under Rækkefølge kan man vælge hvilken rækkefølge rulleplanerne skal vises på oversigten. Ved Ugesekvens vælger Side 7 af 33

8 man hvilken uge i medarbejderens rulleplan der skal vises som den første uge. Hvis ikke man udfylder noget vælges automatisk uge 1. På knapperne nede i bunden kan man vælge at sortere planerne ud fra den rækkefølge man har valgt, nulstille så alt man har valgt bliver annulleret, eller vælge Sæt default så det man har indtastet også vises næste gang man åbner Overblik rul. Når man trykker på OK får man vist oversigten ud fra de valg man har foretaget. 2. Medarbejderbilledet Oplysninger om medarbejderen og medarbejderens opsætning kan ses på medarbejderbilledet. Tryk på den blå mand eller vælg Filer, Åbn og Medarbejder og vælg medarbejderen ved initialer. Tryk OK. Nu vises medarbejderbilledet. Personlige oplysninger som CPR-nummer, adresse og ansættelsesdato, overføres fra lønsystemet, og må ikke ændres i vagtplan. Kontakt løn- og personaleafdelingen hvis oplysningerne ikke passer. Oplysninger som adresse, tlf. numre og andre bemærkninger kan tilføjes til medarbejderens oplysninger. Hvis der udfyldes telefonnummer kan man bruge det til at danne en oversigt over medarbejdernes telefonnumre under Udskrifter og Telefonliste. Lønoplysninger Ved at trykke på knappen Lønoplysninger pr. xx-xx-xxxx i højre hjørne, fremkommer billedet på side 9. Her er det muligt at få et overblik over hvordan medarbejderen er sat op. Lad venligst være med at ændre på oplysningerne under Særydelser, AU-koder og Arbejdstid. Disse oplysninger bliver ajourført af Løn- og personaleafdelingen og de ændringer der laves i vagtplan kommer kun til at stå inde i vagtplansystemet Side 8 af 33

9 Kontakt derfor Løn- og personaleafdelingen hvis oplysningerne er forkerte. Særydelser Under fanebladet Særydelser er det muligt at se om medarbejderen optjener FO dage eller om medarbejderen altid har fri på selve dagen. Hvis medarbejderen optjener FO dage er der flueben i kassen under teksten SH-planlægning. Hvis medarbejderen i stedet som hovedregel altid har fri på dagen er der flueben i SH fri (søgnehelligdage) og SP fri (specialdage) (se helligdage på side 26). Hvis en medarbejder altid afholder sine FO dage samme dag som de optjenes, kan systemet sættes op så FO dagen automatisk lægges på. Kontakt systemadministratoren på Vagtplan for at få hjælp til opsætningen af dette. Sorteringsrækkefølge på tjenesteplanen Under fanebladet Sorternummer har man mulighed for at ændre på medarbejderens placering på tjenesteplanen. Her kan indsættes sorternumre på medarbejderne, hvis man ønsker at få dem vist i en bestemt rækkefølge. De medarbejdere der ikke har et sorternummer, vil blive placeret nederst på tjenesteplanen og på udskrifter af tjenesteplanen Side 9 af 33

10 Man kan desuden sætte en slutdato på sorteringen og evt. oprette et nyt sorternummer. Sorternummeret kan bla. bruges til at opdele medarbejdere på stillingsgrupper, eller i dag, aften og nattevagter. Man kan også bruge sorternumre til at opdele medarbejderne så nogle står på side 1 og andre på side 2 når der udskrives tjenesteplaner. Hvis medarbejderne der skal være på side 1 har sorternumrene 1-9, vil de blive udskrevet på side 1 hvis man sætter flueben i sideskift på sorternumre når man udskriver tjenesteplanerne. Dem på side 2 skal så have sorternumrene osv. AU-koder/Afspadseringsregnskab Under fanebladet AU-koder kan man se hvordan medarbejderen er sat op ift. hvad der går til afspadsering, hvad der går til udbetaling og evt. hvor lang tid der går før det udbetales Side 10 af 33

11 F.eks er medarbejderen på side 10 sat op til at Lørdagstillæg går til udbetaling (U) og Søndagstillæg går til afspadsering (A), men hvis ikke timerne er afholdt inden der er gået 3 måneder, går de til udbetaling. Hvis man placerer musen på kassen til højre for teksten: Afsp.række: og højreklikker, er det muligt at se prioriteringsrækkefølgen for afspadsering ved brug af afvigelsen A9. Dvs. hvilke timer der anvendes først hvis der anvendes afspadsering med symbolet A9 se nedenstående skærmbillede. Beregningsværdier/Overenskomst Under fanebladet Beregningsværdier er det muligt at se reglerne for medarbejderens overenskomst. Eksempelvis hvornår der udloddes aftentillæg til og fra. Det står dog skrevet på en ikke særligt læsevenlig måde og kan derfor virke lidt uoverskueligt (se herunder) Side 11 af 33

12 Af billedet kan man bl.a. se at der udloddes aftentillæg fra kl til og at medarbejderen får 28% af timelønnen i aftentillæg. Aftaler På medarbejderbilledet vælges knappen "Aftaler" og nedenstående boks fremkommer. Her har man mulighed for at tilknytte en allerede oprettet rulleplan til medarbejderen, samt sætte en normperiode på. Tilknytning af rulleplan til medarbejderen Inde under fanebladet Rulleplantilknytning kan man lægge den rulleplan man har oprettet, ind på medarbejderen. Tryk på "Indsæt linie" og der kommer nu en blank linie frem. Skriv startdato og vælg rulleplan. Under Uge skal man skrive hvilken uge i rulleplanen, medarbejderen skal starte med (ugesekvens). I nedenstående eksempel starter medarbejderen med uge 2 i rulleplanen d.13/ Dvs. at uge 2 i rulleplanen bliver lagt på i den uge hvor d. 13/ ligger, fra d. 13/ og at uge 2 i rulleplanen starter den efterfølgende mandag. Ved tidsbegrænsede ansættelser sætter Vagtplan automatisk en stop dato på. HUSK at ændre/slette stop datoen hvis medarbejderen bliver forlænget. Dette gælder for både tilknytning af rulleplan og normperiode. For allerede udrullede uger skal medarbejderen genudrulles på tjenesteplanen (se genudrulning_af_medarbejder på side 18) Side 12 af 33

13 Tilknytning af normperiode Under fanebladet Lokalaftaler er det muligt at oprette en normperiode på medarbejderen. En normperiode er en opgørelse af hvor meget medarbejderen skal arbejde ift. hans/hendes ansættelse. Forskellen mellem antallet af timer medarbejderen får løn for og de timer medarbejderen reelt arbejder, kan aflæses i normdifferencen på tjenesteplanen. Klik på knappen Tilføj og vælg hvor lang normperioden skal være. En normperiode skal som minimum vare 4 uger. Når længden på normperioden er valgt, kan der vælges startdato samt første opgørelsesdato. Hvis der ikke ændres på datoerne står ansættelsesdatoen som startdatoen og den første opgørelsesdato beregnes udfra længden på normperioden. Hvis medarbejderne skal køre ens normperioder, kan man på nye medarbejdere vælge at sætte første opgørelsesdato til dagen hvor de andre medarbejdere afslutter deres normperiode, så den nye medarbejder starter den næste normperiode samtidig som de andre medarbejdere. En anden mulighed er at sætte startdatoen til den dag hvor de andre medarbejderes næste normperiode starter. Perioden fra ansættelsesdatoen til starten på normperioden skal så beregnes manuelt, og der skal evt. sættes et fixpunkt på inde på medarbejderbilledet. Normperioderne der hedder noget med flexjob skal ikke anvendes mere. Ved denne normperiode nulstilles normdifferencen hver gang normperioden slutter, men da opsætningen af flexjobbere er ændret så de i Vagtplan står med det antal timer de skal arbejde, er det ikke nødvendigt at anvende dem mere. Hvis en medarbejder skifter afdeling/enhed skal man være opmærksom på at normdifferencen ikke automatisk overføres til den nye afdeling/enhed, og at man derfor vil være nødt til at oprette et fixpunkt på medarbejderen, for at normdifferencen bliver ført med over Side 13 af 33

14 Afspadsering Under Afspadsering kan man se medarbejderens afspadseringssaldi. Til forskel fra den afspadseringssaldo der står på tjenesteplanens åbningsbillede, er dette en mere udspecificeret saldo, der fortæller præcist hvilken type timer det drejer sig om og hvornår de er optjent. Eventuelle timer der er markeret med rødt, er de timer der skal afspadseres inden månedens udgang, for at undgå at de går til udbetaling. Denne oversigt kan man også finde på tjenesteplanen ved at højreklikke i afspadseringskolonnen og vælge Afspadsering og derefter Vis saldi. Øverst i venstre hjørne, vises hvilken dato der er beregnet afspadsering til og med. I dette tilfælde er det d. 23. februar Dvs. alt hvad der ligger efter denne dato er ikke medregnet. Datoen vil være søndagen i den sidste godkendte uge på tjenesteplanen. Fordi det er februar måned vi kigger på, skal timerne markeret med rød afvikles inden udgangen af februar for ikke at gå til udbetaling. Rette medarbejderens normdifference - Fixpunkt Under Fixpunkt har man mulighed for at rette medarbejderens saldi. Selvom man kan rette medarbejderens afspadsering og ferie, vil indberetningerne blive overskrevet efter den følgende særydelsesberegning, med saldi fra lønsystemet. Derfor er det eneste man må rette i medarbejderens normdifference. Under Normtid vælges Ny linie. Derefter udfyldes datoen for hvornår rettelsen skal laves under startdato. Det kan være en god ide at vælge enten den første eller sidste dag i en normperiode. Under Fixpunkt udfylder man de timer som normdifferencen skal reguleres med. De tal der står før kolon er de timer der skal rettes og tallene efter kolon er minutterne. Hvis der står minus foran timerne trækkes de fra medarbejderens normdifference og Side 14 af 33

15 hvis der ikke står noget foran timerne vil de blive lagt til. Under Type vælges Regulering. Når der trykkes på Luk og Gem, er reguleringen gemt. 3. Tjenesteplanen På Tjenesteplanen kan man se hvilke medarbejdere der er på arbejde og hvordan deres normdifferencer, afspadseringssaldo og FO regnskab ser ud. Ændringer eller afvigelser indberettes løbende på tjenesteplanen. Tryk på dette ikon for at åbne tjenesteplanen eller vælg Filer, Åbn og Tjenesteplan og nedenstående boks vil fremkomme. Vælg den korrekte uge ved startdato og tryk OK. Ønsker man at åbne en tjenesteplan for 4 uger af gangen, sættes flueben i 4-ugers plan. Hvis man vælger at åbne en 4 ugers plan har man nogle muligheder, som man ikke har hvis man bruger 1 ugers planen, såsom visning af medarbejderes navne i stedet for initialer. (Se evt. vejledningen om Forskelle på 1 ugers planer og 4 ugers planer på Varde Kommunes intranet under: Social, Sundhed og Beskæftigelse, Social- og Sundhedsafdelingen og KMD Vagtplan ). I denne manual tages der udgangspunkt i at man anvender en 4 ugers plan. Efter man har trykket på OK, åbnes tjenesteplanen Side 15 af 33

16 På tjenesteplanen kan man, hvis man holder musen hen over statusfeltet, se hvem der har udrullet og godkendt planen og hvornår det er gjort. Afspadseringssaldo På tjenesteplanen findes 2 typer saldi for afspadsering: 1) Afsp saldo: Afspadseringssaldoen er den samlede saldo af optjente timer fra merarbejde, overarbejde og optjente tillæg. Saldoen opgøres pr. den dato der står ovenover afspadseringssaldiene. 2) Afsp behov: Betyder at timer skal afvikles/afspadseres inden udgangen af den måned man står i. Afsp. behov er ikke et tal for sig selv, men er en del af den samlede afspadseringssaldo. Hvis der laves en ændring som påvirker afspadseringssaldoen og denne ændring bliver lavet i en periode som der allerede er kørt særydelsesberegning for, justeres afspadseringssaldiene ikke med det samme. Saldoen vil først blive justeret efter den næste særydelsesberegning- se særydelsesberegningsdato på leveringsplanerne for henholdsvis månedslønnede og timelønnede. Afspadseringssaldoen kan løbende følges i vagtplan eller på saldoopgørelsen der sendes til medarbejderens E-boks hver måned. Hvis en medarbejder fratræder med en negativ afspadseringssaldo, vil disse timer ikke automatisk blive trukket ved lønudbetalingen. Lønafdelingen skal kontaktes, hvis der skal ske løntræk for afspadseringstimerne. Hvis medarbejderen har en positiv afspadseringssaldo, bliver disse udbetalt ved fratrædelse, medmindre medarbejderens sidste dag er en arbejdsfri dag. Hvis medarbejderens sidste dag på Vagtplan er en arbejdsfri dag, skal Personaleafdelingen udbetale afspadseringen. Normdifference Ved siden af afspadseringssaldiene på tjenesteplanen, finder man normdifferencen. Normdifferencen er en beregning af den arbejdstid man er ansat med og så de normaltimer der indberettes. Hvis medarbejderen har en normperiode tilknyttet, opgøres normdifferencen den sidste dag i normperioden. Normperioden kan man se yderst til højre på tjenesteplanen. Hvis ikke der er tilknyttet en normperiode, opgøres saldoen pr. den dato der står ovenfor normdifferencen. Den dato kan man selv vælge om det skal være ved udgangen af den måned man kigger på, eller den sidste dag i den 4 ugers periode man kigger på. Frihed iht. Overenskomst (FO) På en 4 ugers plan er der ved siden af normdifferencen en kolonne der hedder Ikke planlagt FO. FO betyder: Frihed iht. overenskomst og viser det antal timer og helligdage hvor medarbejderen ikke har haft fri. Hvilke dage det drejer sig om kan findes ved at stille sig på medarbejderen og vælge Funktioner og Søgnehelligdagsfri, eller ved at højreklikke på medarbejderens navn og vælge Søgnehelligdagsfri. Når disse dage afholdes flyttes en eventuel difference mellem det der er optjent og den vagt medarbejderen står med over i normdifferencen. Vis detaljer Hvis man trykker én gang på en tjenestebrik på tjenesteplanen og vælger Vis detaljer eller højreklikker på tjenesten og vælger Vis detaljer, kan man få vist et tjenesteforløb som indeholder følgende oplysninger: Side 16 af 33

17 - Tjenestetiden + eventuelle afvigelser (øverst i billedet) - Evt. optjent eller forbrugt afspadsering (Optjen/Afspad) - Hvem der sidst har ændret i tjenesten og hvornår (Oprettet/ændret) - Hvad det koster med den aktuelle indberetning (Omkost) Herunder kan man se et eksempel på hvordan et tjenesteforløb ser ud, når man vælger Vis detaljer. Udrulning af nye uger (dannelse af nye tjenesteplansuger) For at udrulle nye uger på tjenesteplanen, skal man vælge tjenesteplansikonet. På knappen Opret ny(e) udruller man nye uger. Man trykker på knappen og der kommer en boks frem, hvor man kan vælge hvor mange uger man vil udrulle. Hvor mange uger frem man vælger at udrulle, er op til virksomheden/institutionen. Tjenesteplaner skal som minimum udrulles for de kommende 4 uger så medarbejderen altid kender sine tjenestetider 4 uger i forvejen. Godkendelse af uger Oplysninger fra vagtplansystemet kommer kun over i lønsystemet, hvis tjenesteplanen er godkendt. Det er vigtigt at man hele tiden sørger for, at indeværende uge er godkendt. Systemet vil komme med en bemærkning når man åbner tjenesteplanen, hvis indeværende uge ikke er godkendt. Der sker ikke noget ved at godkende nogle uger frem, så det kan man roligt gøre. Hvis man har en medarbejder der fratræder og man så har lagt ferie ind for resten af måneden, vil dette også kun blive overført hvis tjenesteplanen er godkendt i samme periode. For at godkende uger skal man stå på tjenesteplanen og trykke på Funktioner. Vælg Godkend og en boks med ugens datoer kommer frem. Sikr dig at der er flueben i Kontrol udføres og vælg Side 17 af 33

18 Godkend. Hvis der er hviletidsbestemmelser som ikke er overholdt, eller gamle FO dage som ikke er registreret, vil der komme en boks med forskellige advarsler. Systemet holder tjenesteplanen op mod arbejdstidsreglerne og man skal derfor se på de advarsler der kommer. Desværre kommer der også advarsler på timelønnet personale, som står uden tjenester. Dem skal man se bort fra. Man klikker på Godkend og derefter Gem. Som tidligere nævnt, kan man på tjenesteplanen, ved at holde musen hen over statusfeltet, se hvem der har udrullet/godkendt planen og hvornår det er gjort. På leveringsplanerne er det muligt at se hvilke uger der går til udbetaling for henholdsvis månedslønnede og timelønnede. Hvis en tidligere uge ikke var godkendt da den sidste særydelsesberegning for den lønkørsel skete, vil den stå øverst på næste Arbejdstidsopgørelse. Feriesaldo/omsorgsdage Hvis man skal finde feriesaldoen, antallet af omsorgsdage eller seniordage på en medarbejder, skal man vælge Funktioner og Vis diverse saldi. Der vil fremkomme en oversigt over medarbejdernes feriesaldo. Saldoen vil pr. medarbejder være delt op i ferietimer med løn, ferietimer uden løn og 6. ferieuge timer. Feriesaldoen retter sig umiddelbart til ved indberetning af ferie, medmindre indberetningen ligger i en periode som der er kørt særydelsesberegning for. Er dette tilfældet kræver det en ny særydelsesberegning før saldiene opdateres. Skulle en medarbejders ferie være gået i minus, kan man ikke se det i Vagtplan, da den negative saldo ikke overføres. Medarbejdernes saldo vil så stå i 0 i stedet. Hvis man vil se medarbejdernes omsorgsdage eller seniordage, skal man klikke på fanebladet Omsorgsdage eller Seniordage hvorefter der fremkommer en oversigt med saldoen på hver medarbejder. Genudrulning af medarbejder Når der er ansat en ny medarbejder, foretaget ændringer i selve rulleplanen, eller i tilknytningen til en rulleplan på medarbejderbilledet, skal medarbejderen genudrulles før ændringerne kommer på tjenesteplanen. Dette skal kun gøres hvis der er dannet tjenesteplaner efter den dato ændringen træder i kraft, eller hvis en ny medarbejder bliver ansat i en uge der allerede er udrullet/dannet. Åben tjenesteplanen for den eller de uger der skal genudrulles. Her højreklikker man på medarbejderens navn/initialer og vælger Genudrul Person. Vær specielt opmærksom på at det er den rette medarbejder der bliver genudrullet tjenester på. Der vil nu fremkomme følgende boks: Side 18 af 33

19 I ovenstående eksempel er det medarbejderen ES der genudrulles i perioden 16/ / Sørg altid for inden genudrulningen at have noteret evt. fravær eller ændringer i forhold til den originale rulleplan, da disse vil blive slettet ved genudrulningen. Trykkes der på ja, vil de pågældende uger blive hentet fra rulleplanen og lagt på tjenesteplanen. Ved en 1 ugers plan udrulles der 1 uge af gangen, mens der ved en 4 ugers plan udrulles 4 uger. Fortsæt evt. på samme måde med den/de næste uge/r hvis nødvendigt. Hvis der skal genudrulles til og med sidste oprettede tjenesteplan på enheden kan man ved at vælge Funktioner og Genudrulning t.o.m. sidste uge få udrullet alle de resterende tjenesteplaner på enheden. Også her er det vigtigt at man stiller sig på den rigtige medarbejder, så det er den rigtige medarbejder man udruller tjenester på. Når man har valgt Genudrulning t.o.m. sidste uge fremkommer nedenstående billede Side 19 af 33

20 I dette tilfælde er det medarbejderen ES der genudrulles i perioden 16/ / Her skal man også sige ja for at tjenesterne fra rulleplanen bliver overført til tjenesteplanen. Afvigende kontering Hvis man låner en ansat ud til en anden institution / afdeling, er det muligt at foretage en afvigende kontering af tjenesten, så afdelingen medarbejderen udlånes fra ikke har udgiften til medarbejderen. Udlån af medarbejdere kan også håndteres via Rådighedsaftaler (se 5. Rådighedsaftaler Udlån af medarbejdere), men hvis medarbejderen skal blive stående på den samme Vagtplan enhed, kan der oprettes forskellige konti, evt. tilhørende flere afdelinger på den samme enhed, som så kan anvendes ved afvigende kontering. Dette kunne f.eks. være en fastlønskonto eller en vikarkonto. Hvis man ønsker at lave afvigende kontering på en normal tjeneste, skal man dobbeltklikke på tjenesten på tjenesteplanen og til højre på Ret tjeneste billedet, vælge hvilken konto tjenesten skal konteres på. Derefter vælges OK. Ønsker man at lave afvigende kontering på merarbejde (EX) eller overarbejde (OA), skal man indberette som normalt. Inden man trykker OK, skal man vælge den afvigende konto under feltet kontering på Afvigelse detaljer billedet Side 20 af 33

21 Kontakt Social- og Sundhedsafdelingen for at få oprettet kontonumre der kan anvendes ifm. afvigende kontering. Opdeling i Personalegrupper Hvis man har flere forskellige personalegrupper kan det være en god ide at inddele dem i grupper. På denne måde får man kun vist de medarbejdere som man selv vælger. De enkelte grupper oprettes ved at vælge: Filer, Åbn og Gruppekartotek eller ved at klikke på ikonet for grupper. Dernæst fremkommer følgende billede: Side 21 af 33

22 Her har man mulighed for at oprette en ny gruppe eller redigere en eksisterende gruppe. Der kan desuden slettes en allerede eksisterende gruppe. Dernæst vælges OK. Hvis man har valgt at oprette en ny gruppe eller redigere en eksisterende, vil billedet hvor man kan redigere hvilke medarbejdere der skal være med i gruppen blive åbnet. Her kan man trække enten medarbejdere eller Stillingsgrupper over i vinduet til højre der hedder Indhold. Når man har valgt de rigtige medarbejdere eller stillingsgrupper vælges Gem. Hvis man lige har oprettet gruppen vil systemet bede dig om et navn til gruppen. Den gruppe man har oprettet vil man nu kunne vælge under Planlægningsgruppe når tjenesteplanen åbnes. Se også Afsnit 9, side i mappen fra KMD Side 22 af 33

23 4. Indberetning af afvigelser på tjenesteplanen I dette afsnit kan man læse hvordan de forskellige afvigelser indberettes i Vagtplan. På tjenesteplanen kan man vælge at dobbeltklikke i det grå felt ved siden af tjenestebrikken, stille sig på det grå felt og vælge Registrer afvigelse, eller man kan skrive afvigelsestypen direkte i det grå felt. Hvis det er en afvigelsestype hvor Vagtplan har brug for yderligere oplysninger, vil nedenstående Afvigelse detaljer billede komme frem. Ved indberetninger over flere dage skal man åbne billedet, da disse skal indberettes som en periode. På de følgende sider er en forklaring til hvilke typer afvigelser der findes og hvad man skal være opmærksom på når man indberetter dem Side 23 af 33

24 Afvigelser Ferie FE Beskrivelse Vælg type FE Hvis ferie indberettes som med løn, vil systemet automatisk tage af ferien med løn indtil der ikke er mere. Herefter registreres den resterende ferie automatisk som ferie uden løn, med løntræk. Hvis det i stedet skal registreres som 6. ferieuge skal man indberette de resterende timer med FF. Ansatte i Fleksjob skal håndteres ligesom alle andre medarbejdere, så det er ikke længere nødvendigt at lave om på vagterne så de svarer til en fuldtidsvagt. 6. ferieuge FF OVERFØRSEL TIL NYT FERIEÅR Sygdom SY Vælg type FF Samme procedure som ved Ferie - FE. VÆR OPMÆRKSOM PÅ: Hvis der er overført 6. ferieugetimer til nyt ferieår skal det indberettes som ferie (FE) når det afholdes. Vælg type SY I feltet periode skrives 1. sygedag. Ved raskmelding indberettes slutdatoen. Dette gøres ved at dobbeltklikke på sidste sygedag og vælge Rediger linie. Skriv slutdatoen og klik på OK. Luk boksen Afvigelser ved at klikke på Luk. Hvis sygeperioden kun har været en enkelt dag, er det ikke nødvendigt at udfylde start og slutdato. Sygdom Timelønnede Delvis syg DS 56 (tidligere 28) Merarbejde/Ekstratimer - EX Tilskadekomst i tjenesten TT Sygdom skal indberettes på timelønnede, hvis der er aftalt en tjeneste på sygedagen. Systemet holder styr på om der skal udbetales sygedagpenge, eller sendes dagpengeskema til medarbejderen. Hvis en medarbejder går syg hjem fra arbejdet indberettes det som Sygdom (se Sygdom - SY), men tidspunktet ændres og der sættes flueben i Delvis syg. Indberettes som SY i vagtplan Sæt flueben i feltet Paragraf 56. Hvis en medarbejder normalt får sine ekstratimer til afspadsering, kan man ved at sætte flueben i direkte udbetaling, vælge at de præsterede timer udbetales, i stedet for at indgå i afspadseringssaldoen. Husk at tage stilling til om det er varslet rettidigt. Vælg type TT på samme måde som SY (se Sygdom - SY) Side 24 af 33

25 Overarbejde - OA Overarbejde benyttes hvis: 1. den daglige højeste arbejdstid overstiges, 2. medarbejderen i normperioden overstiger en fuldtidsansættelse (37 timer i gennemsnit pr. uge), eller 3. hvis medarbejderen bliver indkaldt på en beskyttet fridag. Overarbejde giver timerne + 50 % enten i afspadseringssaldoen eller udbetalt på lønsedlen. Husk at tage stilling til om varslingen er sket rettidigt. Hvis en medarbejder normalt får sine overarbejdstimer til afspadsering, kan man ved at sætte flueben i Direkte udbetaling, vælge at de præsterede timer og tillæg udbetales, i stedet for at indgå i afspadseringssaldoen. Afspadsering A1-A9 Ved afspadsering kan forskellige afspadseringskoder bruges. De mest anvendte er: A1 = Søndagstillæg A9 = Rullende afspadsering Obs!! A9 vil altid tage det ældste og dyreste først. Hvis der ikke er timer nok i saldoen, vil der opstå en negativ saldo i den dyreste saldotype. Hvis en nattevagt har afspadsering der starter efter midnat, skal afspadseringen indberettes på dagen hvor vagten starter og så ændres datoen på afvigelsesbilledet til dagen efter. Nedsat tjeneste NS KMD har før gjort opmærksom på at man bør anvende A1 i rulleplanen og ikke A9. Dette skyldes at noget afspadsering såsom merarbejde, overarbejde eller inddraget frihed ikke kan optjenes under barsel eller sygdom, og derfor bør det heller ikke kunne afvikles under barsel eller sygdom. Og det vil kunne ske hvis man anvender A9 i rulleplanen. Kan enten indberettes dag for dag på tjenesteplanen, eller lægges ind i rulleplanen i den periode der er aftalt nedsat tjeneste. Uanset hvad man vælger, skal den periode for den nedsatte tjeneste først oprettes på tjenesteplanen, på samme måde som med andet fravær. Der vil første gang fremkomme et advis om man ønsker at oprette aftale for den nedsatte tjeneste. Angiv i periode, den aftalte periode for den nedsatte tjeneste. Hvis der er aftalt faste tidspunkter for fraværet, kan det bedst betale sig at lægge den nedsatte tjeneste ind som en del af rulleplanen. Der kan man vælge at oprette en ny rulleplan til perioden med nedsat tjeneste, eller at ændre i den eksisterende rulleplan og ændre tilbage igen når perioden er slut (se afsnit om ændring af eksisterende rulleplan). Hvis man indberetter den nedsatte tjeneste på tjenesteplanen skal man ind på hver dag og vælge hvornår medarbejderen ikke har været på arbejde. Hvis perioden for nedsat tjeneste forlænges, er det vigtigt at I indberetter det før sidste dag i den planlagte periode. Ellers kontakt Personaleafdelingen for at få perioden forlænget. Se desuden vejledning vedr. indberetning af nedsat tjeneste på Vagtplan siden på Intranettet Side 25 af 33

26 Graviditetsgener - GG Graviditetsgener og Nedsat tjeneste Supplerende kode NSG Barsel BA Vælg type GG. Se Barselsarbejdsgang fra Personaleafdelingen på Vagtplan siden på Intranettet. Hvis en medarbejder har nedsat tjeneste pga. graviditetsgener, skal dette indberettes som GG i Vagtplan med supplerende kode NSG (Nedsat tjeneste pga. graviditetsgener). Personaleafdelingen vil nok løbende kontakte dig for at få at vide hvor mange timer medarbejderen har været fraværende, så de søger refusion for det rigtige antal timer. Vælg type BA Se Barselsarbejdsgang fra Personaleafdelingen på Vagtplan siden på Intranettet. I perioder uden løn, fjerner Personaleafdelingen medarbejderen fra Vagtplan og standser udbetalingen af løn. Adoption AP Vælg type AP Der indberettes på samme måde som barsel (se Barsel - BA). Faktisk fødselstidspunkt = dato for barnets modtagelse i hjemmet. Barns 1. sygedag HJ Omsorgsdag OS Tjenestefri med/uden løn TJ Helligdage og specialdage FO/SH/SP Vælg type HJ Vælg type OS I feltet Omsorgsdage skrives barnets fødselsdato. Vælg type TJ HUSK! hvis det er uden løn, skal fluebenet fjernes i feltet med løn. Der foretages herefter automatisk løntræk i den førstkommende lønkørsel. For nogle overenskomstområder skal helligdage indberettes med SH/SP, mens der for andre skal stå FO. SH står for søgnehelligdag, mens SP står for specialdag. SH og SP bliver automatisk lagt på, da medarbejdere med disse overenskomster som hovedregel har fri på helligdage og der udloddes ikke tillæg FO står for frihed iht. overenskomsten. FO indberettes hvis medarbejderen har fri på helligdagen. Hvis ikke det er muligt optjenes dagen, så den kan afholdes en anden dag. FO dagen skal være afholdt inden 3 måneder, ellers går den for nogle medarbejdere til udbetaling. Der udloddes ingen tillæg når FO dage afholdes. For nogle personalegrupper optjenes der på specialdage ikke en FO dag, men tidspunktet hvor medarbejderen har fri, indberettes med FO hvor man retter det så der ikke anvendes nogen FO (ændrer FO dagen til en blank linie). Se også Ofte stillede spørgsmål Side 26 af 33

27 Omlægning/ændring af tjeneste Valgfri (uden tillæg) Feriekoloni - FK For at omlægge en tjeneste skal man ikke benytte afvigelsesbilledet, men i stedet dobbeltklikke på tjenestebrikken eller stille sig på vagten og vælge Ret tjeneste. Dermed vises omlægningsbilledet og der kan ændres på tidspunktet for tjenesten. Husk at angive om omlægningen er rettidigt varslet. Hvis det ikke skal betragtes som en omlægning, men i stedet som en ændring, flyttes prikken fra feltet Omlægning til feltet Ændring. Når man indberetter afvigelser, kan man sætte flueben i feltet valgfri. Der vil så ikke blive beregnet tillæg (kan f.eks. bruges, hvis der er en aftale om at et personalemøde afholdes uden betaling af tillæg). Vælg type FK Benyttes når medarbejdere deltager i koloniophold. Hvis perioden for feriekoloni ikke svarer til den tjeneste der ligger på dagen, kan man vælge at omlægge tjenesten. En anden mulighed er at lægge EX timer på. Så skal man fjerne fluebenet i feltet Brug tid fra tjeneste og udfylde den tid der skal indberettes med EX.. Der udloddes automatisk kolonitillæg på dage hvor der er indberettet FK. Vagtplan styrer hvilken sats der skal gives, alt efter hvilke dage der er indberettet FK på. Kontakt evt. Personaleafdelingen for at få en kopi af den indgåede aftale vedr. Feriekoloni. Kursus - KU Vælg type KU Hvis kurset kun er en del af arbejdstiden, fjernes fluebenet i feltet Brug tid fra tjeneste og fra- og til tidspunkt indberettes. Hvis kurset falder på en arbejdsfri dag, indberettes først merarbejdetimer (EX) og derefter kursus (KU). Hvis kurset falder på en planlagt fridag, omlægges tjenesten til en normaltjeneste og derefter indberettes kursus. Der skal aftales en ny fridag Side 27 af 33

28 5. Rådighedsaftaler - Udlån af medarbejdere Via ikonet Rådighed eller ved at vælge Filer, Åbn og Rådighedsaftaler, er det muligt at udlåne en medarbejder fra én enhed i Vagtplan til en anden enhed i Vagtplan. Her vælges den enhed medarbejderen skal udlånes fra og der udfyldes en dato der er den samme eller en tidligere dato, end den første dag han/hun skal udlånes fra, under Vis aftaler fra:. Dernæst vælges Ny linie og perioden udfyldes under Dato fra og Dato til. Herefter vælges medarbejderens initaler under Medarbejder og Ugesekvens udfyldes. Hvis det f.eks. kun er hver anden uge i den valgte periode at medarbejderen skal udlånes, skal der stå et 2 tal under Ugesekvens. Ellers skal 1 tallet bare blive stående. Der skal desuden sættes flueben i de dage medarbejderen skal udlånes. Dernæst vælges enheden, som medarbejderen skal udlånes til og der skal tages stilling til om vagten fra medarbejderens normale arbejdsplads skal beholdes. Til sidst vælges Gem. I ovenstående tilfælde udlånes medarbejder AA torsdag og lørdag fra Kursus 2 til Kursus 1. Hvis medarbejderen også skal udlånes om fredagen skal der også sættes flueben under Fr. Tip. Hvis man vil se hvilke medarbejdere man har udlånt i en periode kan man vælge enheden og udfylde Vis aftaler fra og til Side 28 af 33

29 6. Udskrifter Inde i Vagtplan under Udskrifter har man mulighed for at udskrive forskellige oversigter udfra de indberetninger der er lavet i Vagtplan. Nedenfor er beskrevet nogle af de mest relevante udskrifter, samt Arbejdstidsopgørelserne og Saldoopgørelserne som medarbejderne modtager i deres E-boks fra KMD. Arbejdstidsopgørelse En arbejdstidsopgørelse er en oversigt over de tjenester der er indberettet på medarbejderen. På udskriften er der kun normaltjenester og afholdt afspadsering. Denne arbejdstidsopgørelse må ikke forveksles med Arbejdstidsopgørelsen fra KMD. Tjenesteopgørelse En tjenesteopgørelse er en god måde for planlæggeren til at få et overblik over alt der er registreret på en medarbejder i en given periode. Her kan man se både tjenesten og eventuelle afvigelser. Tjenesteopgørelsen minder på mange måder om Arbejdstidsopgørelsen der sendes fra KMD. Tjenesteplan med komme-gå tider En tjenesteplan med komme-gå tider viser de vagter der er registreret på alle medarbejderne. Den er egnet til at hænge på opslagstavlen, så medarbejderne kan se deres tjenestetider for de kommende uger. Tjenesteplan Hvis man på virksomheden/institutionen har brug for flere eller færre informationer på tjenesteplanen, kan man vælge den der hedder Tjenesteplan. Her har man mange flere muligheder for at designe den tjenesteplan der passer til netop dit område. Det er også muligt at gemme skabelonen, så man kun behøver at lave opsætningen en gang Side 29 af 33