Emne Bestyrelsesmøde Dagsorden: Sidste referat Eventuelt 12. IT udvalg Regnskab og budgetter 13. Sportsudvalg Bestyrelsen

Transkript

1 Emne Bestyrelsesmøde Dato: 26. juni 2017 kl. 16: Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Sørensen (HS) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Henrik Jensen (HJ) Birgit Mindegaard (BM) Kristoffer Fabricius (KF) Flemming Lehnert (FL) Majbritt Brændeholm (MB) Referent: MB Fraværende: KF Næste møde: Mandag den kl Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet og regnskab 4. Bestyrelsen Proces for afvikling af obligationsgælden 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel-, etikette- og handicapudvalget 7. Baneudvalg Roughplan i 2017 Fairwayklipperen Drivingrange 10 min mellem boldene 8. Husudvalg Cafeen ny forpagter Ny opvaskemaskine Vaskemaskine og tørretumbler Overdækning af terrassen (MH) Problemer med kloakerne 9. Udvalg for gæste- og baneservice 10. Markedsføringsudvalget Overflyvning med drone 11. Sponsorudvalget Nye sponsorater Sponsormatch 2017 Ny sponsorfolder 12. IT udvalg Serviceaftale på telefoni 13. Sportsudvalg Gunstarter og lukning af banen Regionsgolf Evaluering af fællestræning. Ungdomsudvalget 14. Breddeudvalg Tilmelding til fællestræning Formand for begynderudvalget Spil på bag-ni på begynder Velkomstbrev Lempelse af banetilladelse Mentorordning 15. Frivilligt udvalg 16. Klubberne i klubben 17. Administration Videoovervågning Tidsbestilling i GB max 4 gange på en 14 dagsperiode Restanter Status på medlemmer pr : 18. Eventuelt Side 1

2 Besøg af Danmarks Naturfredningsstyrelse Næste møde: Mandag den kl Side 2

3 1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Som tidligere informeret, så har bestyrelsen opsagt forpagtningen med Café Mulligan v/charlotte Madsen. Der er indgået ny aftale med Café KiGi v/gitte Rasmussen. Medlemmerne har efterlyst et telt på terrassen. Det gamle telt var slidt op, og klubben har købt et brugt telt som er opsat. En mere permenent løsning bliver overvejet til næste budgetplanlægning. Der er kommet nye borde på terrassen som er sponsoreret af Jesper Andersen Entreprise ApS og Havemøbelshoppen Osted. 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet og regnskab Vores greenfee indtægter i maj måned ser desværre ikke så godt ud. Dette formoder vi er på grund af det dårlige og blæsende vejr. Vores regnskab ser stadigvæk fornuftig ud med et lille positivt overskud og vi ligger fint med i forhold til budget og vi har holdt igen på udgifterne. Trækket på kassekreditten ser rigtig fornuftig ud, og vi ligger bedre end på samme tidspunkt sidste år. 4. Bestyrelsen Proces for afvikling af obligationsgælden Der er nedsat en arbejdsgruppe bestående af BM, MH, FL og MB, der har arbejdet med en løsning for at få afviklet vores obligationsgæld hurtigere end det sker i dag. Referatet fra 1. møde i arbejdsgruppen blev gennemgået og spørgsmål blev besvaret og justeret. Medlemmer på ventelisten til obligationen vil blive informeret om hvilke løsningsforslag arbejdsgruppen er kommet frem til. Et informationsbrev vil blive udsendt i løbet af efteråret. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). Der er ikke registreret de store udsving i gæsternes og medlemmernes kommentarer. 6. Regel-, etikette- og handicapudvalget Banen er blevet ratet af DGU, og vi afventer deres tilbagemelding. 7. Baneudvalg Roughplan i 2017 Side 3

4 Baneudvalget har udarbejdet en roughplan, som er tilgængelig på hjemmesiden. Roughen er slået i udvalgte områder medio juni og høet er fjernet. Roughen bliver ikke slået yderligere i år, men udvalget vil løbende evaluere medlemmer og gæsters input fra GiC. Fairwayklipperen Som nævnt i sidste bestyrelseslreferat så er vores reserve fairwayklipper gået i stykker. Det bliver desværre for dyrt at få den repareret, og bestyrelsen har vurderet at punktet bliver taget op til efterårets budgetlægningen. Drivingrange Vi har desværre haft nogle eksempler, hvor spillere på PAR-3 banen har været i skudlinjen fra driving rangen. Vi gør opmærksom på at man altid skal holde sig orienteret om der er spillere på PAR-3 banen, både til højre for og for enden af driving rangen, så man ikke risikerer at ramme disse, når man træner. Der er naturligvis størst fare, når der er østenvind og man har driveren i hænderne. Vi beder venligst alle om at være opmærksomme på hinanden og sikre at der ikke opstår farlige situationer. Nu vi er i gang - husk at der er forbud mod at slå til bolden på hul 4, hvis der er gående, løbende eller cyklende på stien ved Køge Å. 10 min mellem boldene I GiC får klubben ikke så positive scores på ventetiden på banen. Det kan der selvfølgelig være mange grunde til. Det kan være at medlemmer ikke lukker igennem, spillerne leder for længe efter deres bolde, at spillerne på hul 1 slår ud når de forgående spillere har rundet hjørnet på hul 1 og ikke overholder deres tid, der går for mange to bolde ud eller at de 7-8 minutter der er mellem tiderne er for tætte. Bestyrelsen vil overveje de økonomiske konsekvensen i form af tabt greenfee indtægt, ved at øge tidsforskellen mellem boldene. 8. Husudvalg Cafeen ny forpagter Ny forpagter er tiltrådt og vi kan allerede følge de positive resultater i GiC fra både gæster og medlemmer. Vi glæder os til samarbejdet med Cafe KiGi og håber at alle vores medlemmer vil bakke godt op om cafeen. Ny opvaskemaskine Vores opvaskemaskine er gået i stykker. Vi har haft den i over 10 år og det kniber med at holde de temperaturer, som kræves samtidig med at den taber vand. Bestyrelsen bevilligede en ny opvaskemaskine, som er bestilt til snarlig levering. Vaskemaskine og tørretumbler Side 4

5 Cafeen har ønsket at få en vaskemaskine og en tørretumbler. Begge dele er sponsoreret af vores trofaste medlemmer stor tak til Ina og Ole Larsen samt Hanne og Claus Bedemann. Overdækning af terrassen (MH) Vi har indkøbt et brugt telt, som kan påsættes sider, hvis og når behovet opstår. Bestyrelsen véd, at det ikke er en optimal løsning, men den løser vores pladsproblem her og nu. Vi har modtaget forskellige forslag til en overdækning. Bestyrelsen evaluerer de forskellige løsninger og kommer til efteråret med et oplæg til budgetdrøftelserne for Når en løsning foreligger, skal der sendes en kort ansøgning til kommunen, hvis overdækningen er mellem 35 og 50 m 2. Problemer med kloakerne Det er nok ingen hemmelighed at vi har vores udfordringer med kloakerne, da toiletterne ofte stopper. Mads har undersøgt løsningsmulighederne og mener, at problemet kan afhjælpes med en spulestreng, der kan købes for kr moms. Arbejdet påbegyndes så snart greenkeeperne kan afse tid. 9. Udvalg for gæste- og baneservice Det er lidt svært at få besat alle weekend vagterne gennem højsæsonen og det er de samme tro frivillige, der besætter weekend efter weekend. Gæsteservice får rigtig god tilbagemelding fra gæster, så det er ærgerligt hvis vores gæster får en negativ oplevelse. Interesserede kan henvende sig til FL. 10. Markedsføringsudvalget Overflyvning med drone Tidligere på sæsonen, da banen var frodig og grøn fik vi en drone til at overflyve banen. Der var lidt begyndervanskeligheder og resultatet blev desværre ikke som forventet, så det kunne bruges til vores videoer af de enkelte huller. Men dele af overflyvningen har været super og resultatet er brugt til vores banepræsentation på FB. 11. Sponsorudvalget Nye sponsorater Som sikkert mange har erfaret så har vi fået nye borde på terrassen. Vi takker Jesper Andersen Entreprise ApS og Havemøbelshoppen Osted for det flotte sponsorat. Sponsormatch 2017 Den årlige match for sponsorer bliver afholdt fredag den 18. august. Husk at sæt X i kalenderen det plejer at være en rigtig hyggelig dag. Ny sponsorfolder Side 5

6 Sponsorfolder er nu opdateret og kan afhentes på kontoret. 12. IT udvalg Serviceaftale på telefoni I den senere tid har vi været plaget at nedbrud på vores fastnet- og bredbånds forbindelser. Vi har nu indgået en 4 timers serviceaftale med TDC pris kr. 124,- om måneden. 13. Sportsudvalg Gunstarter og lukning af banen Generelt har vi tidligere vedtaget, at der kun er gunstarter om morgenen med udslag senest kl Dette for at banen lukkes mindst muligt så vi giver plads til andre medlemmer og gæster og derved få greenfee indtægt. Klubber i klubben har nogle gunstarter i forbindelse med deres spisematchen og matcher med venskabsklubber. Dem skal vi lige have præciseret og ikke mindst udbredt kendskabet til gældende regler. Turneringsudvalget opdaterer reglerne og gunstartskabelonen som efterfølgende sendes til alle turneringslederne og KiK. Regionsgolf Der har været en tendens til at holdene i Regionsgolf bliver flyttet, så matcherne ligger spredt ud over hele ugen, og ikke samlet i klumper som tidligere. Da der lukkes to tider før et hold spiller ud har flytningen af en match resulteret i at der skal lukkes alt for mange tider. Bestyrelsen har besluttet, at hvis et hold bliver flyttet, så frafalder de to tider inden matchen automatisk. BM tager kontakt til udvalget. Evaluering af fællestræning. Fællestræningen er blevet godt modtaget af vores medlemmer. Nogle tider er rigtig godt besat og andre mindre. Deltagelsen i fællestræningen vil blive evalueret og efterårets fællestræning bliver fastsat ud fra de erfaringer vi har nu. Ungdomsudvalget Ungdommen og andre hjælpere har tilbudt at rydde op efter Roskilde festival i et afgrænset område. Oprydningen foretages i uge 29 over 3-4 dage. Indtægten går til ungdommen, som er ved at planlægge en træningslejr for ungdommen. 14. Breddeudvalg Tilmelding til fællestræning Det har vist sig, at der er nogle af vores nye Trin 1 medlemmer der har svært ved at finde ud at tilmelde sig til fællestræningen. Vores nye medlemmer får en masse praktiske og teoretiske informationen på ganske kort tid og det er forståeligt at det kan være svært at finde hoved og hale Side 6

7 i. Derfor har FL gennemgået golfbox på begyndernes spisematch mandag den Formand for begynderudvalget Steen Pedersen har meddelt bestyrelsen, at det er hans sidste sæson som formand for begynderudvalget. Vi vil annoncere efter en formand til posten. Interesserede kan henvende sig til FL. Spil på bag-ni på begynder Begynderudvalget ønsker at spille på bagni. Ønsket har været til drøftelse tidligere og bestyrelsen henviser til medlemsreferatet fra , hvor der står: Begynderudvalget har ønsket at vores nye begyndere kan prøve at spille på bagni én mandag i sæsonen, for at vise vores flotte bane frem for klubbens nyeste medlemmer. Bestyrelsen har sagt ok. Rammerne er, at medlemmer der er kommet til klubben sidste år og indeværende år inviteres øvrige medlemmer spiller forni. Banen lukkes i Golfbox kl og fleksmedlemmer skal betale for spil på bagni. Datoen lægges ind i kalenderen fra sæsonstart. Hvis begynderudvalget ikke ønsker at gøre brug af ovennævnte tilbud, så er bestyrelsen villig til at stille en fredag i juli måned til rådighed eller alternativt en fredag i september måned. Velkomstbrev Breddeudvalget har et ønske om at det velkomstbrev der bliver sendt ud fra kontoret bliver mere i punktform. Brevet har tidligere været sendt til kommentering hos breddeudvalget og vi sender det gerne igen for yderligere input. Lempelse af banetilladelse Vores banekrav til stor bane for nye TRIN-1 medlemmer har været diskuteret og breddeudvalget ønsker ikke at kravene lempes yderligere. Mentorordning Det er udvalgets opfattelse at alle TRIN-1 medlemmer har valgt en mentorordning. Hvis der er nogle medlemmer der savner en mentor eller en til at spille golf med, så kontakt breddeudvalget på mail: hyggegolf@skovbogolfklub.dk eller via FB-gruppen hyggegolf. 15. Frivilligt udvalg En del frivillige har meldt sig og fordelt på en række opgaver. Der er dog fortsat behov for frivillige til at hjælpe greenkeeperne med eksempelvis hækklipning, rivning af bunkers og rensning af afstandsmarkeringer på banen. Har du tid og lyst til at give en hånd med kan du kontakte frivillighedskoordinator Peter Johansen eller Ole Agersbæk. Side 7

8 16. Klubberne i klubben Ingen bemærkninger. 17. Administration Videoovervågning Vi har opsagt vores alarm og videoovervågning med G4S. Dette på grund af at aftalen er blevet for dyr. Vi er ved at indgå en ny aftale med et andet selskab, som I vil blive holdt informeret om på et senere tidspunkt. Tidsbestilling i GB max 4 gange på en 14 dagsperiode Vi har fået en henvendelse fra et medlem der ønsker at få udvidet reglen med max 4 rullende tider på Skovbos bane over en 14 dags periode. Bestyrelsen har behandlet henvendelsen og har vedtaget at vi bibeholder grænsen på de 4 tider. Restanter Bestyrelsen vil helst undgå at sende vores medlemmer til inkasso, men det har vist sig at flere og flere ikke melder sig rettidig ud og efterfølgende undlader at betale vort tilgodehavende. Dette kan vi selvfølgelig ikke køre en forretning på. Det er aftalt at HS og MB gennemgår de sidste restanter og vurderer, hvem der skal sendes til Inkasso. Side 8

9 Status på medlemmer pr : År 2016 Medlems status 1 18 Fuldtidsmedlemmer Fuldtids medlemmer 28 Fuldtidsmedlemmer Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Trin 1 medlemmer Fleksmedlemmer jan. feb. april maj juni Aktive i alt Passive medlemmer I alt - ikke DGU medlemmer Eventuelt Besøg af Danmarks Naturfredningsstyrelse Danmarks natyrfredningsstyrelse var på besøg med henblik på en miljøansøgning. BM og Mads Kragh deltog på mødet, som var en rigtig god oplevelse, som begge partner kan drage nytte af. Næste møde: Mandag den kl Side 9