entreprenøren NR. 10/2003 NOVEMBER - SIDE 4

Transkript

1 entreprenøren NR. 10/2003 NOVEMBER PARTNERING I ET INTERNATIONALT PERSPEKTIV - SIDE 4

2

3 entreprenøren entreprenøren nr. 10 december 2003 Udgivet af: Forlaget Coronet A/S Postboks 2599»Parken«P. H. Lings Allé København Ø. Telefon Telefax Internet: entreprenoeren@forlaget-coronet.dk Udkommer 10 gange årligt. Redaktion: Poul Stæhr (ansvarshavende), Curt Liliegreen, Carsten Stæhr Redaktionen sluttet Oplag: (FMK, 1/ /6-03). Tryk: Grafico, Thisted. Abonnementspris: kr. 300,- (excl. moms). Annoncer + abonnement: Forlaget Coronet A/S Telefon Telefax

4 4

5 entreprenøren PARTNERING I ET INTERNATIONALT PERSPEKTIV Lærte du at køre på cykel ved at læse om det? Næppe du lærer heller ikke at være en god partner i et partneringprojekt ved udelukkende at læse om det. Det kræver, som i cykelundervisningen, at du har mod på at sætte dig op på cyklen igen, selvom du falder af og skraber knæene. AF EBBE LIND KRISTENSEN, BYGGERIETS EVALUERINGS CENTER. Byggeriets dagsorden har gennem de seneste år taget en drejning fra en udpræget konfliktkultur og pegen fingre af hinanden til en mere udbredt forståelse af, at det gode samarbejde er vejen til mere tilfredse kunder. At løfte i flok kræver en ændret adfærd hos byggeriets parter en ændring, som enkelte steder synes tydeligere og tydeligere og på sigt utvivlsomt vil lede til større indbyrdes forståelse blandt byggeriets parter, højere produktivitet og ikke mindst en mere indholdsrig arbejdsdag for håndværkerne på de danske byggepladser, der i stigende grad inddrages i planlægningen. Der er gennem de seneste år sagt og især skrevet meget om de metoder og teknikker, der kan tages i anvendelse for at stimulere byggeriets parter til at ændre adfærd og samarbejde anderledes. Med denne artikel kommer endnu et bidrag, dog denne gang med udgangspunkt i internationale erfaringer. Nogle af de begreber, der stadig oftere bliver nævnt i forbindelse med byggeriets udvikling er partnering, trimmet byggeri (lean construction), brug af nøgletal (benchmarking), just in time logistik og senest også værdiledelse og offentlige private partnerskaber (OPP). Som navnene antyder, er det ikke alene i Danmark, at disse emner diskuteres. Faktisk har man i udlandet især i Storbritannien og USA i mere end 15 år arbejdet med indførelse af nye samarbejdsformer såsom partnering. Men hvad er egentlig partnering? Hos Byggeriets Evaluerings Center har en arbejdsgruppe defineret partnering. Definitionen siger, at begrebet partnering kan anvendes om en samarbejdsform i et bygge- eller anlægsprojekt, når projektet gennemføres under en fælles målsætning, som er blevet til ved fælles aktiviteter, og som er baseret på fælles økonomiske interesser. Arbejdsgruppen peger endvidere på, at formålet med at anvende partnering er at skabe en gennemskuelig byggeproces og et godt samarbejde baseret på dialog, tillid, åbenhed og tidlig inddragelse af alle parters kompetencer. Med andre ord at skabe grundlag for, at vi kan løfte i flok! The American way Den danske forståelse af, hvad partnering er, kan umiddelbart genkendes hos det amerikanske militær. US Army Corps of Engineers, som varetager bygherrerollen for den amerikanske hær har siden 1993 haft nedskrevne procedurer for, hvorledes partnering skal gennemføres. Det samme gælder søsterorganisationen Naval Facilities Engineering Command, som bygger for den amerikanske marine. For begge gælder, at alle deres bygge- og anlægsprojekter i dag udføres i partnering. For at nå hertil, har det været nødvendigt med en stor indsats internt i de to organisationer, hvilket blandt andet har resulteret i praktiske vejledninger om, hvorledes partnering skal gennemføres. En af de største barrierer i forbindelse med den praktiske anvendelse af partnering er ifølge amerikanerne, at ændre vaner, holdninger og attitude blandt medarbejdere og kollegaer. Derfor uddanner de internt i organisationerne personel til håndtering af partnering-sager. Kurserne er rettet imod både nyuddannede og personale med anciennitet, da succesen af partnering i høj grad afhænger af deltagernes adfærd, og deres holdning til det tillidsbaserede samarbejde. Udbyttet af et godt partneringsamarbejde risikerer at blive reduceret kraftigt, hvis blot en enkelt af projektgruppens medlemmer ikke lever op til intentionerne i samarbejdsaftalen. Risikoen består i, at projektgruppens øvrige medlemmer også falder tilbage til de vante roller, hvor alle pludselig slås imod alle for at sikre deres del af kagen på bekostning af det samlede projekt. I Danmark har det været diskuteret, hvorvidt partnering med fordel kan anvendes ved både store og små projekter. Hos Naval Facilities Engineering Command har man en praktisk tilgang til netop denne problemstilling. Man inddeler nemlig projekterne i tre kategorier efter projektets størrelse målt i både pris og volumen, antal involverede parter og deres erfaring med partnering samt projektets kompleksitet og F A K T A Byggeriets Evaluerings Center besøgte i oktober 2003 nogle af de mest professionelle bygherreorganisationer i Amerika for at diskutere deres syn på partnering. Blandt bygherrerne var US Army Corps of Engineers, der varetager bygherrerollen for hele den amerikanske hær samt Naval Facilities Engineering Command, som bygger for søværnet. Turen omfattede desuden besøg hos Turner Construction, en international entreprenørvirksomhed med en årlig omsætning på mere end 40 milliarder kroner samt forskningsinstituttet Construction Industri Institute. 5

6 Fotos fra Amerika af Ebbe Lind Kristensen, Byggeriets Evaluerings Center. risikoprofil. Desuden inddrages også en vurdering af, hvor vanskeligt projektet er at koordinere og planlægge. De tre kategorier kaldes for kategori A, B og C. Kategori A gælder for projekter, hvor den samlede projektpris overstiger ca. 35 mio. kr., der er stor risiko forbundet med projektets gennemførelse og mange parter involveret. Kategori B projekter har en samlet entreprisesum på 7 til 35 mio. kr. Projekter med en samlet entreprisesum på under 7 mio. kr. betegnes som kategori C projekter. Vejledning til, hvorledes partnering skal gennemføres afhænger af, hvilken kategori projektet er placeret i. Det vil sige, at når man bygger for det amerikanske militær, vil måden partnering gennemføres på være bestemt af projektets størrelse og kompleksitet med mere. For store projekter (kategori A) holdes der en indledende workshop af minimum en dags varighed. Den indledende workshop følges op af halvdagsseminarer minimum hver tredje måned frem til afleveringen. I kategori A projekter stilles der krav om, at en professionel proceskoordinator, der er uddannet til at guide partneringprocessen sikkert igennem fra start til slut, deltager. Formålet med den indledende workshop er at få alle projektets parter til at forstå forskellen mellem partnering og den traditionelle fremgangsmåde. Udfordringen er, at få projektets parter til at indse, at de i dette projekt er hinandens kolleger. Kolleger, der er ansat i den midlertidige virksomhed Byggeplads A/S, og som samarbejder om at opfylde virksomhedens målsætning. Dette er i modsætning til den traditionelle holdning, der bedst beskrives som os imod dem. For at sikre et frugtbart partneringsamarbejde, der kan trives gennem hele projektperioden, indeholder den indledende workshop fire meget konkrete punkter, dels: 1. En drøftelse af værdigrundlaget for såvel projektet som for parternes fortsatte samarbejde. 2. Udarbejdelse af en fælles metode til løsning af eventuelle konflikter. 3. Nedsættelse af en overordnet projektledelsesgruppe. På dansk kaldes denne gruppe ofte for styregruppen. 4. Udarbejdelse af fælles metode til evaluering af samarbejdet. Projektets værdigrundlag drøftes ud fra en tilkendegivelse fra de enkelte parter om, hvad de hver især vægter højest i det pågældende projekt. Det er altså ikke alene bygherrens (kundens) krav og forventninger til projekter, der er på dagsordenen men i lige så høj grad de øvrige parters. Naturligvis er alle deltagere enige i, at det i sidste ende handler om at levere et bygværk til en kunde, men diskussionen af værdigrundlaget drejer sig mest om, hvordan man skal samarbejde om at levere produktet. Værdigrundlaget sammenskrives i løbet af den indledende workshop til en hensigtserklæring, som alle parter med deres underskrift lover at respektere. Typisk indeholder hensigtserklæringen bestemmelser om, at parterne lover at kommunikere åbent, ærligt og rettidigt, at man vil respektere hinandens succeskriterier, og at beslutninger skal træffes på lavest mulige niveau. Udgangspunktet for, at parterne i fællesskab fastsætter en metode til konfliktløsning er, at alle er enige om, at konflikter skal løses hurtigt og på lavest mulige niveau i projektorganisationen. Til hvert niveau fastsættes et vist antal dage til løsning af konflikten. Hvis problemet efter de aftalte dage endnu ikke er løst, rykker det et trin op i organisationen til næste niveau. Typisk afsættes 2-5 dage til at løse en konflikt inden næste led i organisationen inddrages. Den overordnede projektledelsesgruppe, der nedsættes på den indledende workshop, kan sammenlignes med bestyrelsen i en virksomhed. Gruppen skal ikke deltage i den daglige drift, men i stedet træffe overordnede strategiske beslutninger vedrørende projektet. Denne gruppe er ofte sidste led i konfliktløsningstrappen og består for hovedparten af direktører eller vicedirektører i de virksomheder, der deltager i projektet. Det fjerde punkt omhandler evaluering af projektforløbet. Evalueringen foretages løbende i gennem hele projektperioden i forbindelses med de halvdagsseminarer, der følger efter den indledende workshop. Temperaturen på samarbejdet måles i forhold til den hensigtserklæring, som parterne enedes om ved projektets start. Hver enkelt værdiparameter, eksempelvis åben, ærlig og 6

7 rettidig kommunikation vurderes af alle projektets parter på en skala fra 1 til 5. Karakteren 1 gives for den meget skuffende præstation, imens karakteren 5 gives, når parterne fuldt ud lever op til punktet i hensigtserklæringen. Men virker det? Hos forskningsinstitutionen Construction Industry Institute (CII), der har hjemsted på universitet i Austin, Texas, har man sammenlignet projekter udført i partnering med resultater fra før partnering blev indført. Undersøgelsen viser blandt andet, at man i partnering-sager har registreret en reduktion af sene projektændringer på 80% samt et fald i antallet af sager med et juridisk efterspil på 68%. Endvidere er partneringprojekternes samlede omkostning 10% lavere end omkostningerne ved de traditionelle projekter. Indførelsen af partnering kan også registreres på medarbejdertilfredsheden hos virksomhederne. En forbedring på 30% sammenlignet med tidligere målinger er her blevet konstateret. CII udsteder ingen garantier for, at alle, der forsøger sig med partnering, vil opnå de samme resultater. Tallene fra undersøgelsen er gennemsnitstal, som i virkeligheden dækker over et stort antal sager og mange forskellige resultater. At partnering betaler sig, er dog ifølge CII hævet over enhver tvivl. Det er dog svært at sige præcist hvilke resultater, der på det enkelte projekt kan opnås. Resultaterne afhænger i høj grad af både den holdning deltagerne har til partnering, den struktur man i forvejen har i virksomhederne, samt hvilke målsætninger, som man i virksomheden Byggeplads A/S vælger at fokusere på. Forskelle fra USA til Danmark USA er cirka 225 gange større end Danmark, og der bor omtrent 55 gange så mange mennesker i USA. Naturligvis er der også forskel på bygge- og anlægsmarkedet og sektorens virksomheder, men måske ikke i så stor et omfang, som man umiddelbart skulle tro. Som beskrevet ovenfor er opfattelsen af partnering stort set identisk i USA og Danmark, dog har man i USA arbejdet med begrebet gennem længere tid, og man har gjort sig andre erfaringer. En direkte kopiering af amerikanske metoder og teknikker anbefales derfor ikke umiddelbart. Tilgangen til partnering hos det amerikanske militær bærer præg af, at det skal kunne beskrives i interne instruktioner og vejledninger. Herved risikerer man, at kvæle selve partneringkonceptet, da partnering i høj grad er et spørgsmål om ændrede vaner og holdninger. Partnering er derfor ikke noget, som man blot kan læse sig til. Partnering skal prøves, og læres! Forklaringen herpå er egentlig enkel. Måden at samarbejde på er nemlig så markant anderledes end, hvad byggeriets folk er vant til. Du lærer ikke at samarbejde anderledes, at behandle murere, F A K T A elektrikere og tømrere som dine kollegaer, når du har været vant til, at det netop var disse såkaldte kollegaer, som ikke ryddede op, flyttede rundt på dit materiale, aldrig var færdig til tiden osv. osv. Partnering er en ny måde at samarbejde på, som stiller lige så store krav til dine samarbejdsparter som til dig selv, og her er så forskellen til dengang, da du lærte at mestre cyklen. Dengang var det et samarbejde mellem dig og en bunke jern på to hjul. Cyklen havde ikke sin egen vilje, den parerede dine ordre det gør din kollegaer ikke! Derfor må du ikke forvente at kunne optræde i rollen som en god partner efter en tre dages intensiv træning og nogle få seminarer. Det kræver sin tid og det kræver den rette indstilling. Arbejdsgruppe Partnering har gennem 2003 arbejdet med analyse af danske partneringprojekter. Analysearbejdet har indtil videre resulteret i en rapport, der definerer begrebet partnering og beskriver anvendelsen af partnering netop nu. Rapporten kan downloades på Byggeriets Evaluerings Centers hjemmeside på 7