Referat af 4. møde i den fælles kompetencecenterledelsesgruppe torsdag den , kl , hos KCØ/Region Hovedstadens

Transkript

1 Referat af 4. møde i den fælles kompetencecenterledelsesgruppe torsdag den , kl , hos KCØ/Region Hovedstadens Psykiatri Dato: DELTAGERE Søren Paaske Johnsen (SPJ), forskningsoverlæge, centerleder, KCN Karen Marie Lyng (KML), speciallæge, sektionsleder, KCØ Bente Nørgaard (BN), overlæge, centerleder, KCS Mette Nørgaard (MN), overlæge, KCN Merete Osler (MO), professor, KCØ, deltog til kl Paul Bartels (PB), cheflæge, faglig leder, databasernes fællessekretariat (DFS) Anne Marie Sigsgaard Hansen (AH), fuldmægtig, DFS Birgitte Randrup Krog (BRK), NIP projektleder, souschef, DFS Maybritt Pedersen (MP), chefsekretær, DFS (referent) Maybritt Pedersen Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprogram Olof Palmes Allé 15, DK 8200 Aarhus N t: e: mayped@rm.dk w: DAGSORDEN 1. Udmøntning af Regionernes udviklingspulje for Klinisk Kvalitet Sagsbehandling Præsentation af matrice for prioritering (AH) OPLÆG: Udover orienteringen hører jeg gerne kompetencecentrenes umiddelbare vurdering af, om der er databaser i feltet, som af faglige eller driftsmæssige grunde ikke kan anses for at være levedygtige. 2. Fællesdatabaser hvad betyder det i forhold til prioritering? (PB) OPLÆG: I forbindelse med ansøgningsrunden er det gået op for mig, at vi bør tage en princip diskussion om rationalet for etablering af fællesdatabaser. De første fællesdatabaser, der blev oprettet (hæmatologisk fællesdatabase og ortopædkirurgisk fællesdatabase) blev accepteret med økonomisk effektivitet som primært formål, sådan at der kunne rummes flere databaser indenfor den givne ramme. Der var antydning, men ingen specifikationer af, at

2 fællesdatabaser vil betyde en reel rationalisering. I det aktuelle ansøgningsfelt er der flere nye forslag til fællesdatabaser og flere forslag til inkorporering af nye databaser i eksisterende fællesdatabaser. Jeg mener, at dette kræver refleksion og definition af hvilke kriterier, der bør være til stede, før fællesdatabase accepteres. De kunne f.eks. være: Fælles variable Fælles implementeringsorganisation (sekretariat/audit/afrapportering) Tilknytning til et givent lægeligt speciale forekommer mig at være et tvivlsomt kriterie, der næppe vil have anden betydning end reduceret dækning af uændrede omkostninger på kompetencecenterniveau. 3. Samarbejde mellem kompetencecentrene ift. de kardiologiske databaser (SPJ) 4. Program for lederudviklingsseminar i juni 2011 (PB) 5. Opfølgningspunkter fra sidst 6. Evt. Side 2

3 REFERAT 1. Udmøntning af Regionernes udviklingspulje for Klinisk Kvalitet Sagsbehandling Præsentation af matrice for prioritering (AH) Regionernes udviklingspulje for Klinisk Kvalitet er på 50 mio. kr., men 10 mio. (2 mio. flere end 2011) er øremærket til Biobanken. Biobankbevillingen skal ikke længere være en del af udviklingspuljen. Derfor er puljen på 40 mio. kr., og heraf afsættes: 5 mio. kr. til udviklingsprojekter. 1,2 mio. kr. pr. kompetencecenter 2 mio. kr. til Databasernes Fællessekretariat. Der er således ca. 32 mio. kr. til udmøntning blandt databaserne/dmcg, som samlet set forventes at ansøge om mio. kr. Det kan ikke forventes, at RKKP tilføres flere penge, og derfor vil det i forbindelse med prioriteringen blandt andet være nødvendigt at sætte fokus på prioritering af stabile databaser og en der af følgende reduktion af antallet af databaser. Der skal udarbejdes en rapport om prioriteringen til RKKP styregruppen. De indkomne ansøgninger: Generelt er ansøgningerne præget af stor variation, og det fremgår ikke altid klart, om der er søgt om 1 eller 3 årige budgetter. Der er enighed om, at ansøgningsskabelonen ikke var optimal, men eneste mulighed pga. kort tidsfrist. Det har vist sig, at langt fra alle databaser havde variabellister, og fremskaffelsen af disse har for nogle været et hårdt, men sundt arbejde. AH gennemgik udkast til oversigtsark og matrice (excel ark), udarbejdet af Databasernes Fællessekretariat (DFS) for at skabe overblik over de 77 indkomne ansøgninger. Det er ikke en nem opgave at skabe overblik over den store datamængde, hvorfor skemaerne blev gennemgået mhp. input til forbedring. AH rettede til undervejs og indskrev mødedeltagernes umiddelbare kommentarer til de enkelte databaser undervejs. Ved gennemgangen blev blandt andet bemærket: Det politisk interessante (fx offentlig interesse ja/nej) skal udfyldes af RKKP styregruppen. Retningslinjer bør rettes til nationale kliniske retningslinjer Klinisk frikøb er et vigtigt pejlemærke og bør specificeres AH og PB vil gennemgå ansøgningerne med henblik på udfyldelse af oversigtsark og excelark. I mange tilfælde vil det være nødvendigt at kontakte databaserne for yderligere specificering. Oversigten vil blive sendt til høring i kompetencecentrene jf. tidsplanen. Opfølgning 4.a AH og PB overfører data fra ansøgningerne til oversigtsark + database i form af excelark. Materialet sendes til høring i KC erne jf. tidsplanen. Svarfrist for KC erne er Side 3

4 2. Fællesdatabaser hvad betyder det i forhold til prioritering? (PB) Der var en drøftelse af definitionen på en fælles database og spørgsmålet om, hvorfor vi har dem, og om databasesammenlægning bare er en skjult øvelse for at opnå besparelser. Der er eksempler på databasesammenlægninger, hvor arbejdet reelt svarer til to databaser pga. forskellige variabler, og eneste besparelse derfor består i en fælles sekretærfunktion. Til opfølgning blev der nedsat en arbejdsgruppe, bestående af SPJ, BN, KML, BRK og evt. MO, som har til opgave at udarbejde et fagligt begrundet notat, illustreret med eksempler. Databasernes Fællessekretariat varetager sekretærfunktionen, og BRK indkalder til møde efter sommerferien. Opfølgning 4.b Arbejdsgruppen udarbejder fagligt begrundet notat om definitionen på en fællesdatabase. BRK indkalder til 1. møde i arbejdsgruppen umiddelbart efter sommerferien. 3. Samarbejde mellem kompetencecentrene ift. de kardiologiske databaser (SPJ) På opfordring af Danske Regioner er der taget initiativ til etablering af en fælles hjertedatabase. I første omgang drejer det sig om NIP hjerteinsufficiens, Hjerteplus, Dansk Hjerterehabiliteringsdatabase samt Dansk Hjerteregister og på sigt også atrieflimmer m.fl.. I den forbindelse skal der etableres en paraplyorganisation, som sikrer koordinering og standardisering mellem databaserne, og SPJ har deltaget i fællesmøde med hjertedatabaserne samt korresponderet med diverse formænd omkring etablering af samarbejdet. Blandt parterne er der enighed om koordination, men der er uenighed om rollen som koordinator. Dansk Hjerteregister/SIF (Statens Institut for Folkesundhed) ønsker koordinatorrollen. En placering af driften i regi af SIF vil være uhensigtsmæssig, idet det vil medføre et 4. kompetencecenter. Der er enighed om, at etableringen af en fælles hjertedatabase er et fælles projekt for kompetencecenterledelsesgruppen, og at det også vil have indflydelse på ansøgningsprioriteringen. Det aftales, at SPJ, KML og MO tager en fælles drøftelse, PB deltager ad hoc. SPJ holder BRK orienteret om processen med evt. inddragelse ift. NIP hjerteinsufficiens. SPJ tager kontakt til DCS for at drøfte hvilke muligheder, der er, og hvad der skal gøres. Opfølgning 4.c SPJ, KML og MO drøfter problemstillingerne omkring etablering af en fællesdatabase på hjerteområdet. SPJ kontakter DCS for drøftelse af muligheder/løsning. Side 4

5 4. Program for lederudviklingsseminar i juni 2011 (PB) PB har kontaktet mhp. support til planlægning og afvikling af seminaret. Udover udvikling af ledelsesgruppen, udvikling af mål og visioner vil hovedformålet med seminaret være at få udarbejdet et konkret forslag om opgavedeling til forelæggelse for RKKP styregruppen, som klart forventer en optimeret opgavefordeling. Programmet vil blive drøftet yderligere på næste møde den Opfølgning 4.d Programudkast for lederseminar er dagsordenspunkt til den Opfølgningspunkter fra sidst Udestående opfølgningspunkter fra tidligere møder blev gennemgået: 2b) Videokonferenceudstyr: Der anvendes en del ressourcer, blandt andet i form af rejseudgifter til møder, og det vil være hensigtsmæssigt at afholde en del af møderne som videokonferencer. SPJ fremsender det indhentede materiale til gruppen mhp. etablering af videokonferencesystem. Det er vigtigt at have fokus på kompatibilitet mellem de forskellige regioners systemer. BN gør opmærksom på, at KCS er bundet op på OUH/Regionsyddanmarks løsning. 2f) Service level agreement (SLA) (oppetid, feriedækning m.m.): KML fremsender kopi af KCØs beskrivelse af de ydelser, som kliniske databaser kan forvente at modtage, hvis de er tilknyttet KCØ/EKK (bilag 1) KCS aftaler med CSC/Topica varetages af Regionssyddanmarks Databaseenhed. BN fremsender kopi af aftalen (bilag 2). 3a) Databaseformænds deltagelse i RKKP styregruppemøde den : Formanden for NIP hoftegruppen, Niels Dieter Röck har bekræftet deltagelsen. Formanden for BupBasen, Niels Bilenberg er forhindret, i stedet er der givet tilsagn fra James Heaf fra DNSL. 3e) Standardskrivelse vedrørende it udgifter: KCØs anslåede it udgifter til databasedrift fremgår af fra Lasse Nørgaard sendt til Kirstine Korsager den (se tabel nedenfor samt bilag 3). Yderligere specifikation af udgifterne kan fås ved henvendelse til KML. Side 5

6 Tabel 1: Anslåede IT udgifter i 2012 til KCØ databaser, som driftes af EKK 6. Evt. Logoets udformning og anvendelse blev kommenteret og drøftet. Selve logoet, inkl. teksten databasernes fællessekretariat, skal anvendes af det tidligere RKKP Fællessekretariat, som er omdøbt til databasernes fællessekretariat (DFS). Tandhjulet er fælles grafik, og kan anvendes supplerende af kompetencecentrene. Når DFS har udarbejdet skabelon til brevpapir, vil dette blive fremsendt til kompetencencentrene mhp. individuel tilretning. Opfølgningspunkt 4.e Brevpapir skabelon udarbejdes af DFS og fremsendes til KCerne sammen med grafikelementerne. Næste møde er aftalt til tirsdag den , kl hos KCØ. Opfølgningspunkt 4.f KML sørger for lokalebooking og forplejning til mødet den Bilag, som udsendes med referatet: Bilag 1: _it aftaler_kco Aftale om EKK ydelser til kliniske databaser, fremsendt af KML den Bilag 2: _it aftaler_kcs Aftale om it ydelser fra CSS_Topica, fremsendt af BN den Bilag 3: _KCO_EKK_bidrag_IT udgifter Dokument vedrørende it udgifter fra Lasse Nørgaard af Bilag 4: Logo grafik Side 6