Referat fra koordineringsmøde i Klinisk Integreret Hjemmemonitorering

Transkript

1 Dato: Vor ref.: KRC Referat fra koordineringsmøde i Klinisk Integreret Hjemmemonitorering Dato: Sted: Videokonference Deltagere: Torben Lage Frandsen, IMT Region H Britta Ravn, Region M Jan Petersen, MedCom Anne Lee, CAST SDU Troels Krarup Hansen, AUH Mette Halkier, Århus kommune Karina Fischer Blom, Herlev Hospital Allan Green, Hvidovre Hospital Natalia Petersen, Herlev Hospital (pva. Pia Munkholm, Herlev Hospital) Lone Holst, AUH Skejby Kirsten Ravn Christiansen, MedCom (Ref) Fraværende: Tina Hosbond, Socialstyrelsen Rikke Sølvsten Sørensen, Socialstyrelsen Pia Munkholm, Herlev Hospital Olav Bjørn Petersen, AUH Skejby Referat: 1. Velkommen Ingen kommentarer til dagsorden. 1

2 2. Præsentationsrunde Mødedeltagerne præsenterer kort sig selv, sin stilling og rolle i KIH projektet. De ikke tilstedeværende udgøres af Rikke S.S. og Tina H. fra Socialestyrelsens evalueringsteam, Pia M. fra Herlev hospital, som dog stiller med suppleanten Natalia Petersen, samt delprojektleder Olav B.P. på Gravide u. kompl. 3. Aktuel status fra delprojekterne A. Diabetes RM Troels K. H. beretter om at udstyret er klar til aflevering til Silverbullet i morgen 4/ Han nævner, at han har et hængeparti i forhold til Anne Lee fra CAST, som han vil følge op på senere i dag eller i morgen. B. Gravide m. kompl. RM Lone H. fortæller, at hun har et møde om videre planlægning med it-afdelingen i morgen 4/ Det berettes, at man venter på afklaring af budget og er i gang med at teste med Silverbullet. Der bliver nu testet i testsystemet, hvorefter det er muligt at tage fat på driftssystemet denne proces har taget længere tid end forventet grundet afbud pga. sygdom i it-afdelingen. C. NetKOL RH Allan G. beretter om, at den planlagte workshop med Silverbullet som skulle have fundet sted i sommerferien i stedet lægges efter sommerferien. Workshoppen vedrører ændringer, som skal rettes, og er nu fastlagt til 8/ Det diskuteres at workshoppens afholdelse efter 1/8, hvor Silverbullet skulle have leveret løsning ikke kommer til at påvirke muligheden for at gå i drift. Løbende undervejs i processen og før 1/8 er der blevet udarbejdet et notatfællesskab, hvor fejl er noteret og ændringer foreslået fra de forskellige delprojekter. Workshoppen 8/ vil derfor omhandle uddybning og nyopståede fejl. Dette betyder, at Silverbullet allerede inden 8/ vil være orienteret om fejl og ønskede ændringer og derfor vil kunne arbejde ud fra disse, hvorfor det ikke forhindrer delprojektet i at gå i drift. En kritisk fejl, der arbejder på, er dog funktionen vedr. påmindelser til patienten. Torben L.F. følger op på dette. Allan G. tilføjer at de lige nu arbejder i testsystemet, da det er det eneste der kan køre video lige nu. Testsystemet er dog ikke stabilt, da det kræver oftere opdatering, så det er muligt at arbejde i det. Torben L.F. følger også op på dette. Allan G. fortæller, at der ikke er nyt i forhold til 0-punktsmålinger, da de ikke må udlevere cpr numre til kommunerne for at kunne identificere KOL-patienterne. Jan P. påpeger, at han har kontaktet Torben Mogensen, som vil forsøge at finde en løsning. Han har dog intet hørt endnu. D. Min egraviditet RH Karina F. B. fortæller at det nu i OpenTele er muligt at fravælge beskedfunktionen, så gravide uden 2

3 kompl. ikke behøver at forholde sig til en funktion, som de ikke skal bruge. Videoløsningen fungerer ikke endnu men hun regner med at få det til at virke i dag. Karina nævner, at der er en udfordring, hvad angår udstyr, hvilket Torben L. F. kommer ind på under punkt H. Karina F.B. beretter om, at de er i gang med at arbejde med kontrolgruppen, hvor spørgeskemaer er sendt ud. Der berettes om, at budgettet holder til trods for projektforlængelsen og at de vil være klar til drift 1/ Karina F. B. holder ferie i ugerne 28, 29, 30 og vil derfor ikke være tilstede. I disse uger vil Torben L. F. fortælle, hvad der foregår, og hvad status er. E. etarm RH Natalia P. fortæller, at der arbejdes med teknisk integration til måleudstyr fra ConstantCare og at der afholdes møde og dette senere i dag. F. Evaluering (CAST) Anne L. gør opmærksom på, at rapport vedr. 0-punktsmålinger skal aflveres først i september. Hun beretter om, at der er hængepartier ved delproejkterne KOL, Diabetes og etarm. KOL mangler 0-punktsmålinger. Diabetes og Gastro mangler at give tilbagemeldinger til Anne L. Jan P. efterspørger koordination fra Torben L.F., så Anne L. modtager de ting, hun har brug for. Der spørges om, hvor længe delprojekterne skal yde arbejdskraft i forhold til slutevaluering efter at KIH projektet er slut. Anne L. fortæller at de har brug for slutdata omkring 1/9 2014, hvorefter de analyserer i oktober måned og skriver i november og december. Ved evalueringen vil man gerne have delprojekterne med ind over fortolkningen. Allan G. spørger ind til udarbejdelse af forskningsprojekter og artikler, som kan skrives efter at projektet er slut. Anne L. gør opmærksom på, at disse ting ligger efter, at rapporten er afleveret til MedCom og FfvT samt at det økonomisk også vil ligge uden for KIH projektets rammer. Der berettes yderligere om, at de data der er indsamlet er fælles data og at al publikation fra KIH projektet foregår gennem styregruppen. Allan G. spørger ind til reglerne for kommunikation med pressen. Kommunikationsplanen for KIH projektet sendes ud sammen med referatet, hvorefter det ved næste møde vil være muligt at diskutere måden for kommunikation med pressen. Britta R. efterspørger forslag til en mere detaljeret og konkret kommunikationsplan: Programledelsen vil tænke over forslag til næste møde. Jan P. opsummerer at delprojekterne skal være klar over behovet for en vis arbejdsbemanding efter projektets slut grundet evaluering og analyse. Britta R. spørger, hvor meget tid, der skal bruges på evaluering og analyse efterfølgende. Den foreløbige beslutning lyder på at alle delprojekter skal afsætte 3 uger i løbet af de 3 evalueringsmåneder. Jan P. opfordrer Anne L. til at tage det op med resten af evalueringsteamet. 3

4 G. Evaluering (Socialstyrelsen) Ingen mødedeltagere fra Socialstyrelsen grundet pålagt ferie i de næste 5 uger. H. Anskaffelse og koordination RH Torben L.F. beretter om, at der i morgen 4/ afholder workshop med TDC og Post Danmark om logistik og support. Indkøb af badevægtene er større udfordring er oprindeligt antaget, da RH er rendt ind i problemer med medicinsk godkendelse, da vægtene skal være godkendt til medicinsk brug. Der er blevet lavet udbud og 4 tilbud er kommet. Kun 1 tilbud er konditionsmæssigt men ikke brugbart grundet vægtens egenvægt og dimensioner Derfor kigger RH på alternativer så som andre udbud eller muligheden for, at de gravide kan bruge deres egen vægt. Torben L.F. har eskaleret til højere niveauer og arbejder videre med problematikken. I. Anskaffelse og koordination RM Britta R. beretter om samme problem som Lone H. med it-afdelingen, hvor der har været forsinkelse grundet sygdom. Nu er der fastsat møde i eftermiddag med it-afdelingen. Anskaffelse af materialer ligger i delprojekterne. Britta R. fortæller, at hun ved mere snere i dag efter mødet, og når der kommer tilbagemeldinger på mail. Projektkoordinatorer Britta R. og Torben L.F. beretter om, at leverancer fra Silverbullet er godkendte med betingelser. Alexandrainstituttet ser på den tekniske specifikation, som følger med OpenTele. I den nyeste version af Opentele er mange ting blevet løst. Det drøftes, hvorledes tilbagemeldinger til Silverbullet om fejl og ønskede ændringer skal foregå. Der efterspørges struktur for, hvordan fejl og ønsker meldes ind. Det diskuteres, om det er klinkerne der skal tage kontakt og sende tilbagemeldinger til Silverbullet eller om det er projektkoordinatorerne, der skal have meldingerne, samle disse og sende dem til Silverbullet. Beslutningen bliver at de kliniske delprojekter melder direkte tilbage til Silverbullet samtidig med at materialet også sendes til de to projektkoordinatorer. Lone H. med flere efterspørger, at OpenTele også fungerer i Internet Explorer. Torben L.F. påpeger at Silverbullet har forpligtet sig til også at sørge for adgang til OpenTele i IE. Jan P. vil kontakte Silverbullet og følge op på at OpenTele skal virke i Internet Explorer 8 og 9. J. Teknik OpenTele KIH Databasen MedCom Jan P. beretter om, at der arbejdes med borgervisning på SDK. Der arbejdes med en spor 2 udvikling, som omfatter ekstern leverandør og finansiering. Der er tvivl om tidsplanen, hvorfor SDK også undersøger, om Silverbullet kan lave løsningen. Prisestimat i forhold til udvikling fra Silverbullet er på vej. Jan P. fortæller, at der i forhold til KIH databasen arbejdes på flere snitflader. Snitfladen som databasen tilgås fra er OIO-XML, som er den gældende standard i Danmark. Snitfladen PHMR- HL7 er en international standard, specielt til hjemmemonitoreringsdata, som også ligges nedover. 4

5 4. Opgaver til næste møde: Milepæle og leveranceplaner for delprojekter projektmonitoreringsværktøj Jan P. fremhæver at arbejdet med at udfylde monitoreringsskemaerne, muligvis ikke har den ønskede værdi. Der er enighed om dette. Det besluttes at det i fremtiden ikke er nødvendigt at udfylde skemaerne, man er dog stadig velkommen til at gøre det. I tilfælde af at man ikke deltager, vil det dog være en fordel at sende et monitoreringsskema ind, eller en mail med status, så de andre parter er orienteret om status. Det fremhæves, at det vigtigste er, at man er opdateret til møderne og kan give input vedr. status, og hvis man ikke selv deltager, så stiller med en suppleant, der kan. 5. Eventuelt Torben L.F. fortæller, at ordren vedr. video blev afsendt fredag d 28/ Dog er der modtaget nyt sæt af dokumenter, som skal igennem indkøbsafdelingen. Dokumenterne er sendt ind som hastesag. Fordelen af at bytte vejledninger, til såvel systemet og patienten, diskuteres. Det besluttes, at alle delprojekter sender deres vejledninger til Jens Erik Warfvinge på mail jenwar@rm.dk inden fredag d 5/7 2013, hvorefter han videresender det ud til alle. Torben L.F. er ikke tilstede i ugerne 32,33,34 grundet ferie. Britta R. deltager ikke i de næste par uger grundet ferie. Torben L.F. efterspørger i den forbindelse at enten Hans Christian Damgaard eller Jens Erik Warfvinge deltager som suppleant. Lone sender suppleant, når hun holder ferie. Troels deltager de 2 næste uger, hvorefter han går på ferie. 6. Evaluering af mødet Teknisk evaluering: Der enighed om, at lyden har været fin. Indholdsmæssig evaluering: Der er enighed om, at møderne fungerer godt, og at alle er glade for og føler at de bliver opdateret. Ref: Kirsten Ravn Christiansen 5