Oktober 2015 j.nr

Transkript

1 Oprettelse af personalesager i Captia Oktober 2015 j.nr Listen er revideret således, at det der hører til et bestemt ansættelsesforhold (fra start til slut) gemmes under Ansættelse. Det der kan komme til at vedrøre flere ansættelsesforhold er enkeltsager f.eks. barsel, ferie m.m. Listen er stadig under udarbejdelse, er der tilføjelser/rettelser bedes disse meddelt Lotte U. Frost, HR-afdelingen. Brug af sags- og dokumenttitel i Captia i relation til personalesager HR-afdelingen har valgt, at der altid skal vælges en titel når man gemmer en sag og et dokument i Captia. Titel kan anvendes som et sagsbehandlerredskab til hurtigt at skaffe sig et overblik over sager ved at gruppere dokumenterne efter emner (gøres i sagsbilledet ved at klikke på Titel i overskrifterne på dokumentlisten). I feltet sagstekst kan der skrives en kort beskrivelse af sagen eller bemærkninger, der er relevante for andre sagsbehandlere, når de skal arbejde med sagen. Listen over titler er udtømmende. Men det er kun disse titler som må benyttes. Der kan være behov i forhold til at særlige sager at benytte andre dokumenttitler. Medarbejdere der journaliserer på personalesager skal journalisere efter nedenstående. Alle sager påføres cpr.nr. før sagstitel f.eks. xxxxxx-xxxx, Ans. Lektor SAGSTITEL DOKUMENTTITEL BEMÆRKNING AKTINDSIGT ANDET FORTROLIGT ANS. ansættelsestitel, ansættelssperiode. Anmodning om Internt notat Svar til Aftale om.. Anmodning om.. Internt notat vedr Referat vedr Svar til AB-(type) Afgørelse om Afslag vedr. pension (% sats) Aftale om fratrædelsesvilkår Aftale om fratræden Aftale om fleksjob Ambassadebrev Anciennitetsberegning Ansættelse (dato/periode) Ansættelse forlænget (dato/periode) Ansættelse uden tidsbegrænsning (dato) Ansættelsesbrev (underskrevet) Ansættelsesbrev UDKAST Ansættelsesbrev 2 UDKAST Ansættelseshistorik Anvendes til alle akter vedrørende aktindsigt Ved sagstitel f.eks. CPR. nr. Ans., Lektor, Hvis det er en tidsbegrænset ansættelse/forlængelse påføres perioden på dokumenterne F.eks. Ansættelse Indstillingsblanket Dokumentation for tidligere ansættelse = dokumentation Scanpas ferieudskrifter udskrifter arkiveres sammen med fratrædelsesskema.

2 Ansøgt afsked Ansøgning om Arbejdsgivernes Elev Refusion Arbejds-og opholdstilladelse (AOT) AUA-tillæg Bedømmelse Beregning af timer og løn (DRAM) Bevilling Bibeskæftigelse Blåt ruteskema Brugerautorisation, periode CV Delegationsskrivelse Dokumentation Eksamensbevis Engangsvederlag * Ferieregnskab Finansieringsplan Foreløbigt ansættelsesbrev Forskerbeskatning Fratrædelsesbrev Frigørelsesattest Frit organisationsvalg Frivillig fratræden Funktionsbeskrivelse Funktionstillæg* Genindtræden Gult ruteskema Gæsteforelæsning, dato og timer/beløb IN (type) Indstillingsblanket Internt notat Korrespondance (ekstern) Korrespondance (Intern) Kvalifikationstillæg* Lønaftale Lønskema Lønteknisk Mer- og overarbejde Multimedieskat Navneændring Offentligt ombud Omklassifisering Omkontering Omsorgsdage Ophør af tillæg Oplysningsskema Orlov fra anden stilling Frivillig fratræden = seniorordning Ansøgt afsked = når medarbejder selv siger op. Ved orlov fra en stilling til at varetage en anden på AAU, gem da orlovsskrivelsen på begge sager. Ved overgang til en anden stilling før den man er i udløber, husk da at ændre slutdato på den stilling man går fra. Lønteknisk = f.eks. ændring af løbenr. Ved opholdstilladelse påføres periode Ved ændring af tjenestested gemmes skrivelsen både på den gamle personalesag og den nye personalesag.? *Ved tillæg skal beløb påføres i parentes og periode hvis det er et midlertidigt tillæg

3 ARBEJDSSKADE (Oprettes kun af TF) BARSELSLOVENS 26, PERIODE BARSELSORLOV Overgang til tidsubegrænset ansættelse (dato) Pensionsberegning Pensionserklæring (% sats) Pensionserklæring (17,1) afmelding xx.xx.xxxx Pensions og ferieerklæring Pensionsudbetaling Projektbeskrivelse Prøvetidsevaluering Pædagogisk udtalelse Samarbejdsaftale Skema vedr. Akutjob Skoleophold Stillingsopslag Studiejournal Studieledertillæg Tillæg til ansættelsesbrev (fastholdelsesfleksjob) Tillægsaftale til godkendelse i organisation Timesedler/tal Timetal, (semester), (antal timer) Timetal forhøjelse, (semester), (forhøjes til xxx antal timer) Tjenestefrihed uden løn (periode) Tjenestefrihed med løn (periode) Uansøgt afsked Uddannelsesorlov (periode) Uddannelsesaftaler/planer Udløb af ansættelse Udstationering (dato) Ændring af arbejdstid Ændring af tjenestested 1, 2, og 3 ledighedsdag Afgørelse Anmeldelse Erstatning Lægeerklæring Ansøgning Bevilling (vedrørende.) Afbrydelse af orlov Barsels- forældreorlov (periode) Barselsoversigt Delt barsel (periode) Delvis genoptagelse (periode) Bemærkning: Heraf fremgår diagnosen, hvorfor den altid skal journaliseres i den sag med begrænset indblik Datoerne skrives i titelfeltet Ugerne med løn eller dagpenge påføres i parentes efter Udskydelse af orlov

4 BIBESKÆFTIGELSE CIVILT SØGSMÅL DISCIPLINÆR FORANSTALTNING EGENUNDERSTØTTE LSE EVALUERING GENEREL SYGESAG Forventet fødsel (terminsdato) Overgang til dagpenge Refusion Udskydelse af orlov Ændring af barsel- forældreorlov (periode) Anmeldelsesblanket af xx.xx.xxxx Bibeskæftigelse år xxxx Orientering om xxxx Anmodning om.. Bemærkninger til Duplik Indkaldelse af vidner Internt notat vedr Meddelelse fra Kammeradvokaten om Meddelelse fra Retten om.. Orientering om.. Processkrift (I,II osv eller A,B osv) Replik Stævning Svar fra.. Svar til.. Svarskrift Advarsel Indberetning Indstilling om tildeling Møde Opfølgning ssvar Påtale Referat Egenunderstøttelse Beregning Korrespondance med Økonomistyrelsen Handlingsplan Karriereplan Referat Afgørelse om. Bevilling af. (fx bevilling af ferie) Refusion periode Timeseddel periode Anvendes i forbindelse med konkret evalueringer, MUS, GRUS, LUS og teamudviklingssamtaler Gem kun bevillinger uden reference til helbredsoplysninger, ved oplysning om sygdoms karakter skal dokumentet gemmes i den respektive sag med begrænset

5 HVERV HONORERING JUBILÆUM KLAGE KONKRET SYGESAG periode PLEJEORLOV periode Tro og loveerklæring Adjungering Meddelelse om Udpegning af Borgerligt ombud Tildeling af 25 års jubilæum (dato) 40 års jubilæum (dato) Klage over Klagesvar Afgørelse om.. Anmodning om (Friattest mv) (Omhandler. Fx timetal, opgaver mv.) Friattest (dato) Funktionsbeskrivelse (Angiv om det er beskrivelser af: Før/under/efter?) Handleplan (dato) Indkaldelse til sygefraværssamtale (dato) Internt notat Korrespondance (Hvad omhandler korrespondancen. Fx timetal, opgaver mv.) Mentorbevilling (dato) Mulighedserklæring (dato) Notat om. Referat (dato) Rundborssamtale (dato) Opfølgende møde psykologisk beredskab (dato) om.. Praktikaftale (Kun praktik ved nuværende administrative tjenestested angiv periode) Ansøgning (dato) Bevilling (dato) (Vedrørende.) Ophør (dato) Vederlag Ændringsmeddelelse (dato) indblik, fx konkret sygesag, Tabt arbejdsfortjeneste, 56 Alt som vedrører en sagsbehandling i relation til udpegning som: Tillidsmand eller suppl. Sikkerhedsrepræsentant Adjungering (lektor/professor) Særskilte vederlag Ridderkors Ordenskapitlet

6 SENIORORDNING SYGEDAGPENGELOV ENS 56-AFTALE, PERIODE TABT ARBEJDSFORTJENE STE, PERIODE TILLIDSHVERV CPR. NR. UANSØGT AFSKED Ned i charge Ned i tid Senioraftale Seniorbonus Seniordage Ansøgning om 56 aftale Bevilling af 56 periode (vedrørende.) Bevilling Lønsedler fra kommunen perioden Opstartsbrev tabt arbejdsfortjeneste Tabt arbejdsfortjeneste/kortvarig bevilling periode Tabt arbejdsfortjeneste periode Tabt arbejdsfortjeneste pensionsudbetaling periode Timeseddel periode Udløb af bevilling (mail dato) Afmeldelse af xxxhverv Anmeldelse af xxxhverv Høring af leder (navn) Aftale om fratrædelsesvilkår Aftale om fratræden Beslutning om afsked Bortvisnig Civilt søgsmål om Enighedsnotat/forlig om Faglig voldgift om Lokal forhandling om Meddelelse om. Til den faglige organisation ** Notat om Opsigelse/afsked * Referat om Svar på partshøring Ueningshednotat om Heraf fremgår diagnosen, hvorfor den altid skal journaliseres i den sag med begrænset indblik Der, hvor der er refereret til barnets sygdom skal bevillingen gemmes i denne sag med begrænset indblik Som hovedregel vil alt vedrørende Tabt arbejdsfortjeneste kunne gemmes på den generelle sygesag, da der sjældent er oplysninger om barnets sygdom i korrespondancerne *denne arkiveres under cpr.nr.- da medarbejderen i HRservicecenter skal bruge opsigelsen i forbindelse med fratrædelsen om afsked eller bortvisning? **denne skal gemmes på cpr.nr. ans-sagen, da medarbejderen i HR-servicecenter skal kunne se denne

7