Bornholms Regionskommune. Informationsmøde for foreningsledere. 5. februar 2014

Transkript

1 Bornholms Regionskommune Informationsmøde for foreningsledere 5. februar 2014 (Husk revisorerne i 2014)

2 Foreningsåret 1. april Ansøgning medlemstilskud april Regnskab lokaletilskud april Ansøgning handicaptilskud april Ansøgning lokaletilskud Januar Tilskud til leder og instruktøruddannelse 15. Januar Rejsetilskud øvrige foreninger 1. Oktober Erklæring om børneattster Juni Uforbrugte midler fordeles (undervisning) 1. marts Ansøgning og afregning (undervisning) 1. Maj Ansøgning om sæsontider i gymnastiksale 15. Marts Ansøgning om sæsontider i idræts- og svømmehaller Side 2

3 Tilskud til leder-, lærer- og instruktøruddannelse Der ydes tilskud til foreningers udgifter til relevante kurser og uddannelser for ledere, lærere og instruktører. Tilskud ydes med maks. 400 kr. til kursusgebyr pr. deltager ved kursusvirksomhed afholdt på Bornholm Tilskud ydes med maks. 800 kr. til kursusgebyr pr. deltager ved kursusvirksomhed afholdt øst for Storebælt og kr ved deltagelse vest for Storebælt. Tilskud ydes til kursusgebyr og rejseudgifter. Tilskud fra anden side skal modregnes i afregning. Kursusbeskrivelse skal vedlægges. Dokumentation for udgifterne skal kunne forevises ved forlangende. Afregningsskema for tilskud til foreningens samlede udgifter til uddannelse indsendes senest den 15. januar det efterfølgende år. Foreningens kasserer og revisor attesterer afregningsskema bekræfter dermed at uddannelse er udført og at foreningsudgifter er afholdt jf. ovenstående. Foreninger med likviditetsproblemer kan indtil 15. juni indsende ansøgning om a conto. Side 3

4 Side 4

5 Idrætsrejser med Bornholmerfærgen Rejsetilskud Bornholms Idrætsråd og Færgen har indgået en særaftale for idrætsforeningers rejser med Bornholmerfærgen. Yderligere information om vilkår og priser kan fås ved Færgen. Idrættens Rejsefond Idrættens Rejsefond modtager et årligt tilskud fra BRK. Idrættens Rejsefond uddeler midler til idrætsrejser. Nærmere oplysninger fås ved kontakt til formand Peter Møller Nielsen, telefon Rejsetilskud til øvrige foreninger (ikke-idræt) Tilskud ydes til rejseudgifter for medlemmer under 25 år til stævne-, turnerings- og lejrvirksomhed i det øvrige land (ikke uddannelse). Udgift for rejseledere kan indgå med særskilt begrundelse. Tilskud fra anden side skal modregnes i rejseudgifterne Tilskud kan ma. udgøre 50 % af foreningens omkostninger, og ma pr. deltager Dokumentation i form af indbydelse, hvor målgruppen og rejsemål er beskrevet, og kopi af billetter Ansøgningerne indsendes en gang årligt senest den 15. jan. året efter rejsen er afviklet. Der er tale om en pulje, der fordeles én gang årligt Side 5

6 Side 6

7 Side 7

8 Medlemstilskud Ansøgning om medlemstilskud indsendes 1. april. Medlemstilskud ydes til alle foreningens medlemmer under 25 år på opgørelsesdatoen. Et aktivitetsmedlem er en person, der har betalt kontingent og deltaget i en aktivitet, der er udbudt i mindst 20 timer i mindst 2 måneder i året. Et barn betragtes som selvstændigt medlem fra det år, det fylder 5 år eller, når det kan deltage alene i en aktivitet, som foreningen tilbyder med foreningens instruktør/leder. Medlemmer under 5 år er også berettiget til medlemstilskud. Deltagerbetalingen - herunder bidrag som foreningens medlemmer skaber ved egen arbejdsindsats - danner grundlag for tilskud. Tilskud kan maks. udgøre 50% af deltagerbetalingen. På baggrund af antal indkomne ansøgninger og årets budget fastsættes et tilskud pr. medlem. Tilskuddet i 2013 var 110 kroner. Side 8

9 Tilskud til handicappedes idrætsaktiviteter Bornholms Regionskommune ønsker at støtte idrætsforeningerne i at integrere handicappede i foreningernes aktiviteter. Bornholms Regionskommune yder derfor tilskud til idrætsforeninger med handicappede medlemmer. Tilskuddet gives til idrætsforeninger med medlemmer, der har et handicap, som afføder et kompensationsbehov, for at den pågældende kan fungere i foreningens aktivitet. Ved afgørelsen lægges der vægt på følgende: Medlemmets handicap skal være i relation til den konkrete aktivitet - eller medlemmet skal deltage i en aktivitet, der er tilrettelagt for handicappede. Handicappet skal være varigt Almindelig funktionsnedsættelse f.eks. på grund af alder betragtes ikke som et handicap. Tilskud ydes uanset medlemmets alder. Foreningerne vurderer som udgangspunkt selv, hvilke medlemmer, der har et handicap, men skal på opfordring kunne redegøre for vurderingen. Ved tvivl træffer formanden for Folkeoplysningsudvalget og Dansk Handicap Idræts- Forbunds konsulent på Bornholm endelig afgørelse. Tilskuddet er midlertidigt indtil nyt FOU har drøftet tilskudsreglerne. Side 9

10 Hvilke aktiviteter kan tælles med som aktivitetstimer? Eksempler Ja Nej Gymnastik, bordtennis, skak, spejder etc. i lokalerne Bestyrelsesmøder, afdelingsmøder Taktikmøder / (ma 20 min. pr. gang) Planlagt socialt samvær (ma 20 min. pr. gang i forb. med aktivitet Planlagte sociale medlemsarrangementer (fester) Socialt samvær i øvrigt Medlemmers lån af lokalet til f.eks. fest Bad og omklædning Indtægtsdækkende virksomhed Religiøse aktiviteter (forkyndelse, andagt) Politiske aktiviteter Banko, loppemarkeder m.v. Forberedelse af forårsopvisning Istandsættelse af lokalerne Planlagt arbejdsweekend Udendørs træning (fodbold, atletik m.v.) Side 10

11 Beregning af lokaletilskud Der ydes tilskud med 75 procent af driftsudgifterne, dog maks. 75 procent af 124,25 pr. time i Timesatsen reguleres hvert år (122,55 i 2013). Eksempel 1: Tilskudsberettede nettolokaleudgifter i alt Aktivitetstimer i alt = 1100 kr. 124, Her beregnes tilskuddet af de faktiske udgifter kr Eksempel 2: Tilskudsberettede nettolokaleudgifter i alt Aktivitetstimer i alt = 1100 kr. 124, Her beregnes tilskuddet af aktivitetstimerne 124, Tilskuddet beregnes af den laveste faktor. Side 11

12 Foreningens samlede medlemstal - her tales om aktivitetsmedlemmer - inkl. bestyrelsesmedlemmer, ledere og instruktører - her opgjort til 150 Eksempel 1: Antal medlemmer over 25 år 50 Antal medlemmer under 25 år 100 I alt 150 Medlemsprocenten for over 25-årige beregnes således: = 33,3% 150 Eksempel 2: Beregning af medlemsprocent over 25 år Antal medlemmer over 25 år 100 Antal medlemmer under 25 år 50 I alt 150 Medlemsprocenten for over 25-årige beregnes således: = 66,7% 150 Ad 1) Lokaletilskud modregnes i acontoudbetalingen med 0,3% (33,3% -33%= 0,3%) Ad 2) Lokaletilskud modregnes i acontoudbetalingen med 33,7% (66,7% -33%= 33,7%) Der ydes ikke lokaletilskud til foreninger, der ikke har medlemmer under 25 år. Side 12

13 Der ydes tilskud med 75% af driftsudgifterne Dog maks. 75% af 124,25 kr. pr. time. Eksempel 1A: Medlemmer: over 25 år: 100, under 25 år: 50 = i alt 150. Medlemsprocent over 25 år: 66,7 Lokaletilskud reduceres med 66,7-33,0 = 33,7% Tilskudsberettigede nettolokaleudgifter i alt Aktivitetstimer i alt = ,25 kr. = Tilskud beregnes af nettolokaleudgifter med 75% Reduktion 33,7% Tilskud Eksempel 1B: Medlemmer: over 25 år: 100, under 25 år: 50 = i alt 150. Medlemsprocent over 25 år: 66,7 Lokaletilskud reduceres med 66,7-33,0 = 33,7% Tilskudsberettigede nettolokaleudgifter i alt Aktivitetstimer i alt = ,25kr. = Tilskud beregnes af aktivitetstimer 124,25 kr. med 75% Reduktion 33,7% Tilskud Side 13

14 Der ydes tilskud med 75% af driftsudgifterne Dog maks. 75% af 124,25 kr. pr. time. Eksempel 2A: Medlemmer: over 25 år: 50, under 25 år: 100 = i alt 150. Medlemsprocent over 25 år: 33,3% Lokaletilskud reduceres med 33,3-33,0 = 0,3% Tilskudsberettigede nettolokaleudgifter i alt Aktivitetstimer i alt = ,25 kr. = Tilskud beregnes af nettolokaleudgifter med 75% Reduktion 0,3 % 79 Tilskud Eksempel 2B: Medlemmer: over 25 år: 50, under 25 år: 100 = i alt 150. Medlemsprocent over 25 år: 33,3% Lokaletilskud reduceres med 33,3-33,0 = 0,3% Tilskudsberettigede nettolokaleudgifter i alt Aktivitetstimer i alt = ,25 kr. = 136,675 Tilskud beregnes af aktivitetstimer 124,25 kr. med 75% Reduktion 0,3 % 308 Tilskud Side 14

15 Tjekliste vedr. foreningstilskud kasserer I Medlemstilskud ydes til alle børn og unge under 25 år, som er medlem af en folkeoplysende forening, der tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde på Bornholm. Lokaletilskud ydes til driftsudgifter til lokaler, herunder haller og lejrpladser, der ejes eller lejes af folkeoplysende foreninger til frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde for børn og unge under 25 år. Foreninger som udelukkende har aktiviteter for medlemmer over 25 år skal ikke indsende ansøgning. Med mindre de har handicappede medlemmer, de kan søge tilskud til. Ansøgning indsendes til Fritid & Kultur inden 1. april. Regnskabsperioden følger kalenderåret. Foreningens CVR-nummer, hvor foreningens bankkonto/girokonto er tilknyttet som NemKonto, skal oplyses. Foreningen skal håndtere tilskudsmidlerne økonomisk forsvarligt og samtidig sikre, at regnskab og formueforvaltning kontrolleres på betryggende måde. Regnskab skal dokumentere, at foreningen har anvendt tilskuddet i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i eller i henhold til folkeoplysningsloven. Kommunens regelsæt findes på Ansøgningsskemaet underskrives af den samlede bestyrelse. Ansøgningsskemaet skal påtegnes og underskrives af foreningens revisor. Side 15

16 Tjekliste vedr. foreningstilskud kasserer II Medlemstilskud: Antallet af aktivitetsmedlemmer (inkl. ledere og instruktører) opgøres pr. 31/12. Et barn betragtes som et selvstændigt medlem fra det år, det fylder 5 år. Et aktivitetsmedlem indgår i tilskudsberegningen, når der foreligger dokumentation for kontingent-/deltagerbetaling eller bidrag, som medlemmet skaber ved sin arbejds-indsats. Eksempler på indtægtsgivende arbejdsindsats: Overskud ved salg af lodsedler, salg af egne fremstillede materialer, bilvask, loppemarked etc. En aktivitet er tilskudsberettiget, når den er udbudt i mindst 20 timer i mindst 2 måneder i løbet af året. (dvs., at en weekendlejr ikke indgår) Dokumentation skal forefindes, men skal ikke indsendes. Medlemslister skal forefindes, men skal ikke indsendes. Foreninger, der har aktiviteter for medlemmer både over og under 25 år, skal opgøre kontingentmassen for begge aldersgrupper. Såfremt foreningen opererer med familiekontingenter, skal der foreligge opgørelse over antal familier og fordelingen af personer over og under 25 år. Tilskuddet fastsættes en gang årligt som et fast beløb pr. aktivitetsmedlem. (i 2013 kr. 110,-) dog maks. 50% af den samlede kontingentbetaling. Dvs., at kontingentet skal ligge på mindst kr. 220, for at foreningen Side 16 får maks. tilskud.

17 Tjekliste vedr. foreningstilskud kasserer III Lokaletilskud / regnskab: Antal afholdte aktivitetstimer i lokalet/lokalerne opgøres for kalenderåret. Bad og omklædning er ikke aktivitet. Ved lejrophold medregnes samtlige timer fra ankomst- til afrejsetidspunkt. En aktivitetstime udløses ved mindst 5 personer i et lokale. Tilskud til rytterstue ydes med maks. 1,25 time pr. uge pr. 5 medlemmer - dog højst 4 timer pr. dag. (Der ydes ikke tilskud til stald). Antal aktivitetstimer i ridehaller kan maks. være 25 timer pr. medlem på årsplan. Ved taktikmøder og socialt samvær i forbindelse med en aktivitet, kan der beregnes ma. 20 min. pr. gang til taktikmøde og ma. 20 min. pr. gang til socialt samvær. Tiden skal fremgå af aktivitetsplan. Dokumentation for opgørelse af timeforbruget skal forefindes, og kun indsendes på forlangende. Det anbefales, at de tilskudsberettigede lokaleudgifter samles på en konto i foreningens regnskab - evt. med underkonti svarende til ansøgningens pkt. A-I. (Gør det nemmere at udfylde ansøgningsskema og lokaleudgifterne kan aflæses i regnskabet). Der henvises til bilaget Tilskudsberettigede udgifter. Såfremt lokalet ud-/fremlejes skal indtægt oplyses og dermed modregnes i udgifterne. Udgifter til gebyrer opkrævet ved brug af haller mv. er ikke tilskudsberettigede. Dokumentation for udgifter skal forevises på forlangende. Udgifterne skal være opdelt som ansøgningsskemaet foreskriver. Nye lejemål skal godkendes af FOU Ved nye lejemål eller engangslejemål vedlægges lejekontrakt - f lejrpladser. Såfremt de budgetterede aktivitetstimer og/eller driftsudgifter Side er 17 mere end 6 % højere end i regnskabet, anføres begrundelse i rubrikken Foreningens evt. bemærkninger.

18 Tjekliste vedr. foreningstilskud Revisor I Revisor skal efterprøve om regnskabet er rigtigt - om foreningen har overholdt loven og kommunens tilskudsregler. Revisor har krav på at få de nødvendige oplysninger fra foreningen, for at efterprøve regnskabet. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelse eller væsentlig tilsidesættelse af kommunens regelsæt, har revisor pligt til at oplyse foreningen herom. Medlemstilskud ydes til alle børn og unge under 25 år, som er medlem af en folkeoplysende forening, der tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde på Bornholm. Tilskud til lokaleudgifter ydes i forbindelse med folkeoplysende foreningsarbejde for børn og unge under 25 år. Revisor skal sikre: At ansøgningsskemaet er underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Revisor underskriver ansøgningsskemaet - eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen. Side 18

19 Tjekliste vedr. foreningstilskud Revisor II Revisor kontrollerer flg. vedr. ansøgning om medlemstilskud: a) Regnskabsperioden følger kalenderåret. b) At det anførte aktivitetsmedlemstal på ansøgningen er i overensstemmelse med foreningens opgørelse af antal aktivitetsmedlemmer over og under 25 år pr. 31/12. c) Et barn betragtes som selvstændigt medlem fra det år, det fylder 5 år. d) Ved evt. familiekontingenter, at der foreligger oplysning om antal familier og fordelingen af personer over og under 25 år. e) At opkrævning af kontingent er sket i overensstemmelse med de af generalforsamlingen godkendte satser for kontingent. f) At den oplyste kontingentmasse på ansøgningsskema (kontingent + deltagerbetaling eller bidrag ved eget arbejdet for målgruppen) er i overensstemmelse med foreningens regnskab. f) At grundlaget for medlemstilskud - en aktivitet er udbudt i mindst 20 timer i mindst 2 måneder - er opfyldt. Side 19

20 Tjekliste vedr. foreningstilskud Revisor III Revisor kontrollerer flg. vedr. lokaletilskud/regnskab: a) At regnskabsperioden følger kalenderåret. b) At ansøgningsskema er udfyldt for hver adresse, der søges om lokaletilskud til. c) At dokumentation for det samlede oplyste timeforbrug forefindes. d) Opgørelsen over timeforbrug skal være i overensstemmelse med nedenstående: o o o o o o Timetallet for de afholdte folkeoplysende aktiviteter i lokalerne for hele tilskudsåret ud fra en aktivitetsplan. En aktivitetstime udløses ved mindst 5 personer i et lokale. Bad og omklædning er ikke aktivitet. Ved lejrophold medregnes samtlige timer fra ankomst- til afrejsetidspunkt. Opgørelse af timetal i en rytterstue: Ma. 1,25 time pr. uge pr. 5 medlemmer - dog højst 4 timer pr. dag. (Timer i stald medregnes ikke). Antal aktivitetstimer i ridehaller kan maks. være 25 timer pr. medlem på årsplan. Ved taktikmøder og socialt samvær i forbindelse med en aktivitet, kan der beregnes ma. 20 min. pr. gang til taktikmøde og ma. 20 min. pr. gang til socialt samvær. Tiden skal fremgå af aktivitetsplan. e) At tilskudsberettigede udgifter anført på ansøgningsskemaet indgår i foreningens regnskab for det aktuelle år. f) At udgifterne er opdelt i grupperne A-I. (Der henvises i øvrigt til bilag: Tilskudsberettigede udgifter ). g) Udgifter til gebyrer opkrævet ved brug af haller mv. er ikke tilskudsberettigede. h) At evt. indtægter ved ud-/fremleje er oplyst og fratrukket i nettolokaleudgifter.. Lokaletilskud / Budget: a) At budgetkolonnen for kommende år er udfyldt b) At rubrikken Foreningens evt. bemærkninger er udfyldt såfremt budgetterede aktivitetstimer og driftsudgifter er mere end 6% i forhold til regnskabsoplysningerne. Side 20

21 Det er vigtigt at holde sit CVR-nummer ajour. Husk også at registrere Nemkonto i banken, hvis der er ændringer. Uden CVR og Nemkonto, kan vi ikke udbetale tilskud til Jer. Husk at registrere ændringer om formand Eller kasserer m.v. Side 21

22 Oprettelse af digital postkasse Side22

23 Alt det andet Børneattester årlige erklæringer! Fordelingsregler for haller og gymnastiksale Lån af lokaler til overnatning. Tilskud til start og udvikling. Conventus. Fritid- og Kulturs Nyhedsbrev Side 23

24 Folkeoplysningsudvalget Folkeoplysningsudvalgets formål og opgave er at understøtte folkeoplysende aktiviteter og foreninger på Bornholm inden for de af Kommunalbestyrelsen fastlagte rammer. Folkeoplysningsudvalget udøver sin virksomhed i henhold til en kompetenceplan, som godkendes af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra Folkeoplysningsudvalget. Folkeoplysningsudvalget skal som minimum inddrages omkring: Kommunens politik for den folkeoplysende virksomhed Kommunens budget for den folkeoplysende virksomhed Kommunens regler for tilskud til den folkeoplysende virksomhed. Beslutninger truffet af Folkeoplysningsudvalget kan ikke indklages til højere instans. Side 24