Tilstede ved mødet: Antal husstande: 59 Antal beboere: Godkendelse af budget 2019, hvori regnskab 2017 fremgår.

Transkript

1 Beslutningsreferat Ordinært afdelingsmøde: 27. september 2018 Boligorganisation: AKB Lyngby Boligafdeling: Højhuset Tilstede ved mødet: Antal husstande: 59 Antal beboere: 62 Mødet er indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden 1. Velkomst og valg af dirigent 2. Godkendelse af Forretningsorden 3. Bestyrelsens beretning ved formanden 4. Godkendelse af budget 2019, hvori regnskab 2017 fremgår. 5. Behandling af indkomne forslag 6. Valg af antal møder (regnskab og evt. regnskabsmøde) 7. Valg til afdelingsbestyrelsen 8. Valg af suppleanter 9. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer 10. Eventuelt

2 Formand Preben Mosolff bød velkommen til mødet og gik over til valg af dirigent. Punkt 1 - Følgende blev valgt: Dirigent: Erik Frikke Rækkehusene Referent: Sara Nicolaisen - Informationsmedarbejder Dirigenten konstaterede herefter at mødet var lovligt indkaldt og beslutningsdygtigt: ja Afdelingsbestyrelsens skriftlige beretning er omdelt: ja Punkt 2 Forretningsorden for afdelingsmøderne Ændringen er i 4. Behandling af forslag. Stk Er en forslagsstiller ikke til stede på mødet, dette for at kunne udbygge og begrunde sit forslag, kan forslaget ikke behandles på mødet. Kommentarer til forretningsordenen. Preben Sørensen: mener at det skal til afstemning. Stemmer for: 46, stemmer imod: 2 Forretningsordenen blev hermed vedtaget. Punkt 3 Bestyrelsens beretning havde følgende hovedpunkter Larm på udearealerne Informationsmøde afholdt i juni 2018 Bestyrelsens opgaver Vandrør, faldstammer og badeværelsesrenovering. Kommentarer til beretningen: Vil der blive plantet nye træer i stedet for dem der er blevet fælled? Ejendomskontoret: Vi er i gang med at kigge på det, men det vil ikke være samme sted. Der mangler tal i trappetårn, opgang 7. Der mangler også at blive malet i opgang 9. Ejendomskontoret: Maler er blevet bestilt til trappetårnene. Angående vandrør, faldstammer mv. Der vil blive indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde, når vi er klar til at præsentere projektet. Side 2 af 5

3 Hvornår vil der blive pudset vinduer? (vinduer i alle fire tårntrapper, ud mod reposen i alle fire sider). Ejendomskontoret: det vil blive gjort snarest. Preben Sørensen: jeg har læst at Almenbo overvejer at etablere et rengøringsfirma. Min holdning er, at jeg er glad for de nuværende medarbejdere og deres arbejde. Ejendomskontoret: det kommer kun til at vedrøre Etagehusene og vil ikke have betydning i forhold til antallet af medarbejder antallet i AKB Lyngby. Jane Skou: Netto læsser varer af meget tidligt i weekenderne, allerede omkring kl. 6 selvom det er aftalt, at de ikke skal læsse varer af før kl. 7. Bestyrelsen: vi vil tage fat i dem. Beretningen blev godkendt. Punkt 4 - Godkendelse af budget 2019, hvori regnskab 2017 fremgår. Det forelagte driftsbudget medfører en gennemsnitlig lejeregulering med: 1,1 % Regnskabet viser stadig et overskud. P. Sørensen: hvorfor falder beløbet til almindelig vedligeholdelse i forhold til budget 2018? Svar: Fordi den almindelige vedligeholdelse skal alene anvendes til akutte ting i dagligdagen. Arbejder der udføres kontinuerligt skal afholdes af planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Hvorfor er beløbet til renholdelse steget i budget 2019? Svar: En del af Højhusets mandskabsløn har fejlagtigt været bogført i Etagehusene. Det er der rettet op på nu. Erhvervslejen for butikkerne stiger i 2019 i henhold til kontrakten. Det er med til at holde lejeforhøjelsen nede. Det er dog sidste stigning i erhvervslejen. Næste gang vil erhvervslejen kun blive reguleret i forhold til nettoprisindekset. Budgettet blev godkendt af forsamlingen Side 3 af 5

4 Punkt 5 indkomne forslag Forslag Preben Sørensen, Lundtoftegårdsvej Budgettet der skal behandles på afdelingsmødet skal fremover udsendes 1. uge inden fristen for fremsendelse af skriftlige forslag til behandling på mødet 2. Fremsendte forslag angående budgettet behandles under punktet for behandling af budgetforslag udsendt af bestyrelsen. Beboerne modtager budgettet 8 dage inden afdelingsmødet i henhold til lovgivningen. Forslag skal indsendes senest 14 dage før mødet. På nuværende tidspunkt er afdelingsbestyrelsen, jævnfør den årlige markvandring, tæt involveret med udarbejdelsen af budgetlægningen i samarbejde med ejendomskontoret og Almenbo. Bestyrelsen fremlægger det udarbejdede budget på afdelingsmødet. Afstemning. Stemmer for forslaget: 16. Imod forslaget: 24. Forlaget er nedstemt. Punkt 6: Valg af antal møder (budget og evt. regnskabsmøde) Afdelingsbestyrelsen indstillede, at vi forsætter som hidtil, så regnskabet ikke skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. De fremmødte ønskede at følge bestyrelsens indstilling. Punkt 7 og 8: Valg til afdelingsbestyrelsen/formand/suppleanter: Efter valget har afdelingsbestyrelsen følgende sammensætning: Navn Formand Preben Mosolff 2020 På valg Medlem Sebastian Christensen 2019 Medlem Michael B. M. Olsen 2019 Medlem Saman Hairan 2019 Suppleant Anni Rasmussen 2019 Side 4 af 5

5 Punkt 9: Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer Afdelingsbestyrelsen indstillede til, at afdelingsbestyrelsen konstituerer repræsentantskabsmedlemmerne. De fremmødte ønskede at følge bestyrelsens indstilling. Punkt 10: Eventuelt Nogle beboere optager flere tørretumblere. SMS service virker heller ikke mere. Svar fra ejendomskontoret: det skal tjekkes. Vi taget kontakt til Servicecentralen. Petanquebane: vi mødes tirsdag kl. 16 og torsdag kl. 18:30. Er der flere, som er interesseret i at deltage. Så kan der tages kontakt til Per Mynderup. Der må ikke fodres fugle, da det tiltrækker rotter. Ejendomskontor har talt med den pågældende beboer. Snerydning: sidste år var ekstremt, da der lå sne alle vegne. Stien mellem Højhuset og grusvejen blev ikke ryddet. Svar: der vil blive tjekket op på det. Containere til kildesortering. Ejendomskontoret har taget kontakt til firma, som muligvis kan grave det ned. Steen er i gang med at undersøge priser. Stor tak til bestyrelsen, som gør et stort stykke arbejde. Underskrifter: Dato: Dirigent: Formand: Side 5 af 5