Referat af ERFA-møde i Konferencegruppen. 3. oktober 2011 Danhostel Kolding kl

Transkript

1 Referat af ERFA-møde i Konferencegruppen. 3. oktober 2011 Danhostel Kolding kl Deltagere: Esbjerg (Marianne), Amager (Lasse og Dorte), Haderslev (Peter), Bellahøj (Poul), Vejle (Charlotte), Helsingør (Nicolai), Fredensborg (Lone), Gjerrild (Dorthe og Torben), Ishøj Strand (Inge), Svendborg (John), Kerteminde (Lene), Vejen (Maiken), Korsør (Mona), Skanderborg (Egon), Århus (Laila), Sønderborg City (Birgit), Faxe (Hans) og Ringkøbing (Per). Sekretariatet (Mette) Afbud: Viborg, Ribe, Ebeltoft, Hillerød og Kalundborg, Velkomst Dorthe bød på vegne af styregruppen (John, Inge, Jens, Lone og Dorthe) velkommen til mødet. Formålet med mødet er at give den kommende styregruppe en masse input at arbejde videre med og her på efterårsmødet er det også den samlede konferencegruppe, der beslutter næste års budget. Hvor langt er vi nået? Mette fortalte, at der nu er 29 certficerede Danhostels, hvoraf de 18 var repræsenteret på mødet. I dette år er gennemført og planlagt: - konferencegruppen etableret - udviklet - aftalt fælles prispakker - deltaget på MØDEDAGEN igangsat SEO og adwords af - udsendt mail til mødekøberne fra MØEDEDAGEN gennemført fotografering hos alle 28 certificerede - udarbejdet fælles printmateriale - igangsat system til indsamling af antal dagsmødedeltagere - igangsat system til indsamling af evalueringer fra mødekøber - udsendt pressemeddelelse vedr. lanceringen af moedelokaler.dk Gruppearbejde Deltagerne delte sig i fire grupper med fire emner. Alle grupper skulle drøfte et forslag om skiltning ved lokaler og værelser, samt et forslag om skabelon til printmaterialer. Emnerne i de fire grupper var: - forbedring af - afbestillingsregler og andre mødedokumenter - catering og bløde værdier - fremtidige ERFA møder og messer Noter fra drøftelser af skabelon mm og skiltning: Skabelon: - Udkast er for HK agtigt find en anden form evt. element fra logoet - Logo (det med stolene) er udskudt til en mere fælles løsning for flere grupperinger. Gerne i stil med aktiv Danmark, så det ser pænt ud på facaden. Danhostel/Mette

2 - I stedet for logo skal der findes et stempel med en tekst. - Stjerner skal flyttes til navnet - Indhold på siden godkendt - Drøftelse af billedvalg mere frivilligt hvilke billeder der vælges. Dog kan der kun vises værelser på de hostels, der er værelsescertificerede. - Der er ikke tale om en dynamisk skabelon, som hvert hostel selv kan rette i. - Alt skal sætte op af grafiker og være klar til print, som pdf. Action: Mette får nyt udkast fra grafikerne, som styregruppen godkender. Omslagsmappe: - debat af omslagsmappe contra en profilbrochure. - Konklusion: Produktion af profilbrochure med danmarkskort, en forklaring på certificeringen og motivation for at benytte moedelokaler.dk. - På messen medbringes profilbrochuren som det fælles salgsmateriale, suppleret af pdf. sider som gives til dem, hvis der spørges særligt ind til et enkelt hostel eller enkelt område Action: Messearbejdsgruppen tages beslutning om indhold og udseende af hvervebrochuren. Diplom: - Diplom med stempel i stedet for stolene - Angivelse af antal lokaler og værelser - Formålet med Diplomet er markedsføring overfor alle gæster - tilbyd diplomet i forskellige størrelser, så det passer til egne eksisterende rammer Action: Mette får nyt udkast fra grafikerne, som styregruppen godkender. Skilte: Dette blev ikke vedtaget. Skilt til markering udenpå bygning. Diplomet gennemføres i efteråret Noter fra arbejdsgrupperne: A. Ønsker til forbedring af websiden Følgende punkter blev noteret: 1. Tilføj præsentation/ Introduktion på forsiden 2. Regionerne ændres til to: Øst for Storebælt og Vest for Storebælt 3. Søgekriterium Certificering fjernes, således at der kun kan søges på region (Øst eller Vest) og på antal deltagere. 4. Stjernerne i listevisningen flyttes fra tabellen til navnet i tabellen 5. I stedet for stjerner indsættes særlige ikoner i denne kolonne (SI, økologi, handicap, osv) 6. For listevisningen er første kriterium certificeringen (ja/ja og ja/nej), dernæst skal resultatet vises alfabetisk. Dette er default. 7. Der skal tilføjes søgekriterier i rækkerne, således at der kan søges på priser (to typer) og på antal. 8. Certificeringsteksten omskrives (fra du kan forvente at til I kursuslokalet kan du forvente at ) 9. beskrivelse af mødepakken skal suppleres af et lækkert billede. Danhostel/Mette

3 Action: Mette indhenter tilbud på disse ønsker, som fremlægges for styregruppen på næste møde. B. Afbestillingsregler og andre mødedokumenter Opbakning til fælles udkast, som bygger på branchens minimumsregler. Nej til fælles tvungen standard. Drøftelser: For EAN kunder kan der ikke opkræves depositum. Andre tager ikke depositum ved dagsmøder. Nogle har løst dette ved at opkræve et reservationsgebyr. Inge understregede forskellen mellem - Reservationsgebyr skal ikke tilbagebetales selvom der afbestilles rettidigt. Kan med fordel benyttes til dagskurser. - Depositum dette skal tilbagebetales ved rettidig afbestilling. Vejle tager 20% af ordrebeløbet i depositum. Helsingør tager 10% i forudbetaling. I Vejen tages ikke forudbetaling og intet gebyr eller depositum ved afbestilling. Ved forespørgsel fra moedelokaler.dk HUSK at skrive i tilbuddet, at der IKKE er booket. Statistik dagsmøde gæster. Marianne tilbød at beskrive hvordan dette sættes op i Compusoft. Action: Der nedsættes en arbejdsgruppe, som går videre med at: - sammenskrive Horestas regler, som alle som minimum skal opfylde jfr. gældende lovgivning. Et link til disse regler lægges på moedelokaler.dk og er med til at give mødekøber tryghed ved handlen. - udarbejde skabelon til kursuskontrakt - udarbejder udkast til servicebrev til mødekøber. C. Catering og de bløde værdier Dette handler i højre grad om deling af Best Practice. Det kunne dog ønskes, at der var fælles minimums krav til indholdet af de tre måltider, morgen, frokost og aften. Særligt for de arrangementer, der omfatter den fælles prispakke. Nøgleord som: kvalitet, sundhed, gode råvarer. Værtskab: Her anbefales: - Velkomst gennemgang af program både for mødeleder og kursister - Udarbejdelse af en liste med det de skal have at vide: at stedet er certificeret, at personalet er udddannet, hvor opholdsrummene er, osv. Det giver en tryghed og virker professionelt og personligt. B. ERFA møder og messer ERFA møderne skal have fokus på videndeling og forbedringer af processer og aktiviteter. Vi skal gøre mere af det der virker. Drøftelser i mindre grupper er godt. Forslag til ERFA: - bordet rundt hvor vi deler historier alle kan lære noget af gerne gode historier, men også fejltagelser kan alle lære af. Danhostel/Mette

4 - oplægsholder når det er relevant og der er budget. Godt med input udefra. - evt. besøge konkurrerende mødesteder for at se deres produkt - del gerne workshop grupper på forhånd, så de bliver mere blandede Action: Næste møde finder sted i foråret 2012 på Danhostel Amager og der nedsættes en arbejdsgruppe, som fastlægger dato og planlægger emner og indhold. Opbakning til deltagelse i MØDEDAGEN den 1. marts 2011, med følgende forslag bemærkninger: - udarbejd plan for action før, under og efter messen - Sted: Forum priser: 8m2=19.825, 12m2= Ud fra erfaringerne fra deltagelsen i 2011 bør det besluttes at: - standarealet skal være mindre end i 2011 (end 24 m2) - Standpersonalet skal være AKTIVT opsøgende - fælles salgsmaterialet for alle certificerede - flere engageret i opbygning og nedtagning - Action: Der nedsættes en arbejdsgruppe, som udarbejder en plan for messen og uddelegere de opgaver, som knytter Budget og aktiviteter 2012 Styregruppen fremlagde to budgetscenarier. Et med uændret egenbetaling og et med nedsat egenbetaling. Dette blev drøftet i gruppen og der var tilhængere af begge scenarier. Alle var dog enige om at have fokus på at skabe resultater for deltagerne. Der blev drøftet lokale annoncering og landsdækkende annoncering. Der var forslag i budgettet om midler afsat til tilskud til lokalannoncering. Dette blev ikke vedtaget, men der var ønske om en annonceskabelon, som den enkelte kan anvende i egen annoncering. Hans (Faxe) efterlyste en strategi for arbejdet i konferencegruppen. Konklusion: Egenbetalingen fastholdes på kr. for lokaler og kr. for både lokaler og værelser. Budgettet baseres på 30 deltagere i Omdrejningspunktet for markedsføringen er og markedsføringen skal være landsdækkende. Budget Konference-gruppen 2012 Indtægter certificering Pris Antal Lokaler Lokaler + værelser SUM Indtægt Konference-gruppen 2012 Egenbetaling Danhostel SUM Danhostel/Mette

5 Aktiviteter Konference-gruppen 2012 Budget 2xErfamøde Mødemesse + materialer Moedelokaler.dk, hosting og udvikling Adwords + offline Print annoncering landsdækkende Andet Mødeomkostninger, inkl. transport messe SUM Valg af styregruppe Indtil dato er det deltagerne i kursusarbejdsgruppen, der har planlagt aktiviteterne i konferencegruppen og tilrettelagt ERFA møderne. Kursusarbejdsgruppen nedlægges, når konferencegruppen har valgt en styregruppe blandt medlemmerne. Følgende blev valgt til styregruppen: John Haurits (Svendborg) Inge Ulrich Ernst (Ishøj Strand) Lone Kirk (Fredensborg) Jens Worsøe (Kalundborg) Nicolai Stubtoft (Helsingør) Ad-hoc grupper: Messer: Mette, Nicolai og Maiken Håndtering, opsætning, vagtplanering, evaluering, opfølgning. Evaluering af de certificerede: Styregruppen Fastholdelse, samarbejde med konsulent(bjarne), udvikling, lukke huller Moedelokaler.dk /WEB: Lone,? Udvikling, synliggørelse, Adwords, kampagner. Afbestillingsregler og dokumenter: Inge, Marianne og Egon Næste ERFA møde i foråret 2012: Lone, Lasse og Mona Ideer og forslag Blokke og kuglepenne med Postkort gerne koordineret med Lejrskole, så der er en fælles linje Danhostel/Mette