Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 14:51 Bestyrelsen FA09 Gæster. Frank Hansen (FH) Kjeld Skelmose (KS)

Transkript

1 Referat , Side 1 af 7 Emne Deltagere Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 14:51 Bestyrelsen FA09 Gæster Lisbeth Jallbjørn (LJ) Kim Jørgensen (KJ) Frank Hansen (FH) Kjeld Skelmose (KS) Mikael Høyer-Andersen (MHA) Kasper Nørballe (KN) Bjørn Larsen (BL) Lone Lund-Rasmussen (LLR) Jørgen Weng (JW) Punkter Karin Aunsfort (KA) 1. Valg af ordstyrer og referent 1.1 Ordstyrer 1.2 Referent 1.3 Generel information 2. Emner til/fra varmemesteren og administrationen 2.1 Oplæg til nyt varmemesterkontor 2.2 Etablering af ny fordelingsnøgle i samarbejde med Afd Hjemfaldsklausuler 2.4 Montering af loftslampe i kælderopgang ved BRP Udskiftning af vaskebetalingssytem 2.6 Skimmelsvamp i lejemål BRV Indbrud i kælderrum 2.8 Lampe i bestyrelseslokale 3. Godkendelse af sidste referat 3.1 Godkendelse af sidste referat 4. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen 4.1 Orientering fra formanden 5. Projekter 5.1 Helhedsplansprojekt 5.2 Lukket emne 5.3 Brolægning af Lille Torv 6. Budgetter 6.1 Gennemgang af budgetter 7. Klagesager 7.1 Lukket emne

2 , Side 2 af Arrangementer 9.1 Ingen emner 10. Planlagte møder 10.1 Planlagte møder 11. Eventuelt 11.1 Udlejning af parkeringsplads

3 , Side 3 af 7 Pkt. 1 Pkt Pkt. 1.1 Ordstyrer: LJ Pkt. 1.2 Referent: FH Pkt. 1.3 Generel information: Ingen informationer. Emner til/fra Varmemesteren og administrationen Emne: Oplæg til nyt varmemesterkontor : Arbejdstilsynet har givet grønt lys (dispensation). Der afventes svar fra kommunen endnu. LJ melder at tidligere omtalte lejemål BRP 6, St. Tv., som har været på banen til brug til nyt varmemesterkontor. Bestyrelsen vil gerne diskutere emnet en gang til med afd. 2. Afd. 1 foreslår at lejemålet benyttes til varmemesterkontor, mødelokale, medarbejdersamtaler samt undervisning. Gammel frokoststue samt omklædning bevares. LJ forespørger KJ om han kan lave statistik på hvor mange beboere som benytter ydertiderne, med henblik på om disse skal nedlægges, hvis ikke de benyttes nok : De værktøjer og maskiner der tidligere er indkøbt til fælleskontoret for alle tre afdelinger, tilhører således i et vist omgang også Afd. 1 og Afd. 2, hvorfor Afd. 3 må dække udgifter for, at overtage disse maskiner. Emnet tages næstkommende HB møde : KS har lavet et økonomisk overslag på etablering af nyt varmemesterkontor i Afd. 1 s blok 2. Det gamle vaskerullerum er nu nedlagt, og der er malet og ordnet gulv. Administrationen mener ud fra arbejdsmiljøkonsulenten samt udmelding af kommunen, at rummet vil kunne benyttes til administrativt rum, med en dispensation for for lavt loft. Der er indhentet tilbud på indretning af varmemesterkontor i det gamle rullerum på Lars (afd. 2) gav udtryk for at arbejdsgangen ikke følger vores ønsker. Administrationen har taget initiativer, som vi ikke har godkendt. KS er enig i at der skal tages fælles beslutninger. Dertil virker økonomien ikke logisk. Vi skal investere i både ny printer, PC samt flytte PC. Hvor i ligger logikken i at Afd. 3 skal beholde disse ting? Kjeld beretter at LL sad næsten fuldtid administrativt. Vi skal forvente at KJ som minimum kommer til at side halvdags med administrativt. Begge afdelinger stiller forventning om han som minimum skal være i marken 50%. Evt. omkostninger er planlagt dækket af driftskontoen fra begge afdelinger. I stedet for den konstellation som administrationen har forelagt bestyrelsen, har vi i fællesskab fundet frem til at der oprettes varmemesterkontor i det gamle rullerum. Flere af de udgifter administrationen fremlagde, er blevet nedlagt, og tilbuddet er derfor gået fra til Afdelingerne imellem er enige om et maks. beløb på KS undersøger om dispensation kan hentes ind i sammenhæng med korrekt lyddæmpning for det gamle rullerum, samt oprettelse af nødvendige installationer. Begge afdelinger giver også udtryk for at fordelingen af udgifterne sættes til 50% gældende både for etablering samt drift. Jf. tidligere referat er det angivet til henholdsvis 63/37% (afd. 1/afd. 2). Begge afdelinger ønsker en optælling af antal varmemesterhenvendelser (personligt/telefon) i løbet af en periode, for at belyse nødvendigheden af åbningstider samt varigheden : LJ foreslår om der kunne opstilles midlertidigt varmemesterkontor i form af skurvogne, indtil at opgaven fuldføres. Bestyrelsen betragter forslaget som en mulig løsning : Afventer samarbejdsmøde med Afd. 2. En mulighed kan være at optage et lejemål til varmemesterkontor og bevare omklædning og kaffestue i kælderrummene i Blok 1. Emne: Etablering af ny fordelingsnøgle i samarbejde med Afd. 2 Bestyrelsen, Afd. 2, KS : LJ rykker KS for svar : FA09 har lavet et oplæg omkring samdrift mellem Afd. 1 og 2. Bestyrelsens generelle opfattelse af oplægget er et ringe udført dokument, hvor de fleste konstateringer skal rettes til. Ønskede rettelser tages op med Afd. 2 og KS : Bestyrelsen har møde med Afd. 2 omkring etablering af samarbejdet , hvor der tages stilling til strukturen.

4 , Side 4 af : På beboermødet blev det bekendtgjort, at Afd. 3 har opsagt samarbejdet med Afd. 1 og 2 i form af opsigelse af fordelingsnøglen, omhandlende udgifter til bl.a. diverse redskaber og varmemester. Bestyrelsen har arbejdet sammen med Afd. 2 om, at skabe et nyt samarbejde og en ny fordelingsnøgle. Beslutningen om opsigelse af fordelingsnøglen blev besluttet under den tidligere formand Anette Reckendorf's periode, inden hun fraflyttede Afd. 3. I mellemtiden er posten overtaget af Allan Rasmussen, som har indgivet ønske om genoptagelse af samarbejdet. Bestyrelsen har valgt at fortsætte oprettelsen af det nye samarbejde med Afd. 2. Afd. 2 er af samme opfattelse. Besked er givet til Allan Rasmussen Pkt Pkt Emne: Hjemfaldsklausuler Opfølgning: : Det forefindes ikke. Emne afsluttes : Emne pågår : KA spørger om vi har en hjemfaldsklausul. FA09 bedes undersøge dette og melde ud til bestyrelsen. Emne: Montering af loftslampe i kælderopgang ved BRP. 6 Opfølgning: : Lampe monteret på væg for bedre lysudbytte. Nyere model lampe med 10W LED pærer valgt som test. Emne afsluttes : Grundet meget mørk opgang, ønskes lampe opsat i loftet i kælderopgangen. I forbindelse med det nyetablerede varmemesterkontor, skal der være lys nok i opgangen. Emne: Udskiftning af vaskebetalingssystem : KJ præsenterede et tilbud på et nyt vaskebetalingssystem, som skal erstatte vores nuværende, som der ikke kan skaffes reservedele til, samt nye chipkort. Tilbuddet er ikke udbedt af bestyrelsen, og bestyrelsen er ikke blevet gjort bekendt med problemet. Emne: Skimmel i lejemål BRP : Der er konstateret skimmelsvamp i et lejemål (KJ havde ikke specifikt lejemål), sandsynligvis grundet for lav varme. Der er rekvireret VVS er for at kigge på, hvorfor værelserne ikke kan opvarmes godt nok. Emne: Indbrud i kælderrum Opfølgning: Emne afsluttes : Der har været flere indbrud i flere blokke. Alle reparationer er foretaget. Bestyrelsen forespørger hvilke tiltag der kan tages. KJ beretter at der skal meget til for at beskytte mere, som fx kraftigere karme og døre. LJ laver opslag til beboerne omkring indbruddene, hvor der gøres opmærksom på at beboerne gerne må være opmærksomme på biler/varevogne i området. Emne afsluttes. Emne: Lampe i bestyrelseslokale : KJ bedes se til lampen i bestyrelseslokalet, da denne har tendens til at blinke. Godkendelse af sidste referat Emne: Godkendelse af sidste referat Bestyrelsen : Referat godkendt. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen Emne: Orientering fra formanden LJ

5 , Side 5 af 7 Pkt : Ingen informationer. Projekter Emne: Helhedsplansprojekt Bestyrelsen & FA09 Opfølgning: Ved løbende nyheder : Bestyrelsen vil gerne bede om retningslinjer for hvilke hensigtsmæssigheder der kan tages i forbindelse med udskiftning af fx ældre køkkener. Udsigterne til igangsætning af helhedsplanen er meget langt væk, og nogle køkkener er i så dårlig stand og så gamle at de ikke er brugbare længere : Bestyrelsen påtaler at FA09 gerne må have i mente, hvordan vi administrerer vores kælderrum. Hvis der oprettes flere lejemål, hvordan skal fordelingen så foregå. Kunne der evt. laves loftsrum. KN har orienteret LJ om at ansøgningen er indsendt til Landsbyggefonden og vi kan forvente ca. et års svartid. MS vender tilbage til LJ omkring informationsmøde for beboerne i Juni måned : Flemming fremviste nyt oplæg til hvordan den nye udformning kunne se ud. Landsbyggefonden støtter ikke udvendige elevatorer, så elevatorer skal derfor bygges ind i opgangene. Det foreløbige økonomiske grundlag og forslag til hvordan blokkene kan ændres, som blev præsenteret i dag, har vi nikket OK til, og disse sendes ind til Landsbyggefonden. Landsbyggefonden skal herefter returnere en tilbagemelding. Vi afventer derfor svar fra FA09, når de modtager svar fra Landsbyggefonden. Der vil blive indkaldt til et informationsmøde for beboerne omkring projektet, så snart alle informationer er på plads. Der er ikke taget konkrete beslutninger omkring projektet på nuværende tidspunkt. Alt foreligger på et fiktivt niveau, og de endelige beslutninger vil ligge hos beboerne, når disse er klar til præsentation. Beboerne vil løbende blive informeret : FA09 deltager i næste bestyrelsesmøde, da der er udarbejdet nyt materiale, som skal præsenteres. LJ indkalder til et separat bestyrelsesmøde, hvor kun dette emne behandles : Emne pågår : Vi afventer svar fra Landsbyggefonden, og der kan gå op til et år før end at de vender tilbage : Vi har i dag besøg af Kasper Nørballe og Lone Lund fra FA09 og Flemming Dahl fra tnt arkitekter og Henrik Holmsgaard fra Holmsgaard rådgivende ingeniører. Gruppen har prøvet at opsætte et oplæg til hvordan økonomien kunne se ud ved en helhedsplan, og uden helhedsplan for samme opsætning. Formålet er at klarlægge og skabe et overblik over påvirkningen og konsekvenserne ved henholdsvis, at oprette individuelle lån på de opgaver/projekter som afdelingen står over for de næste 10 år fremfor, at udfører en helhedplan med støtte fra Landsbyggefonden. Emnet slås sammen med punkt 5.1 Tage og vinduer som nye projekter og omdøbes til Helhedsplansprojekt : Emne pågår : Emne pågår : Bestyrelsen er blevet præsenteret for muligheden for at få lavet tagetager. Projektet er i forbindelse med Helhedsplanen for, at forbedre muligheden for støtte fra Landsbyggefonden. Tilstede til fremlæggelsen var Kasper Nørballe (forvaltningsdirektør i FA09), Flemming Dahl (TNT arkitekter), og Henrik Holmsgård (Holmsgaard rådgivende enginører). Flemming præsenterede materialet, som består af 4 forslag. Bestyrelsen skal nu gennemse materialet, og mødes igen med FA09 og drøfte det videre forløb. LUKKET EMNE: Emne: Brolægning af Lille Torv og MS : KJ beretter at KS har bolden. LJ rykker KS for svar samt udredning for hvorfor opgaven ikke er i gang. Bestyrelsen ønsker en tidsplan for opgaven : Foreløbig udmelding vedr. sagen omkring opretning af de nylagte fliser, har FA09 fået svar som i store træk falder ud til fordel for os. Vi afventer stadig fuld afklaring : Bestyrelsen forespørger om de penge som er afsat til entreprenøren kan benyttes til fortsat arbejde på opgaven. LL har fået tilbud på natursten til opsætning i stedet for pullerter på ca incl. moms : Det videre forløb/arbejde omkring brolægning foretages af ny entreprenør. Vi snakkede med MS om opsætning af store natursten i stedet for de før valgte pullerter. MS bedes tage dette med i opfølgningen af arbejdet.

6 , Side 6 af 7 Pkt Pkt Pkt. 8 Pkt Pkt : Vi har en forventning om at der bliver lagt fliser i samme udformning som de fliser vi lige har lagt, i det hul/område som der er opstået efter kommunens vejarbejde. Der er stadig ikke opsat ekstra lamper og udskiftet de allerede forkert opsatte lamper : MS: afventer nu syn og skøn efter kommunens ændringer på stedet. Behov for opmærksomhed omkring sikring af hele området efter opbygning. Der er fortsat problem med lys - de lovede nye lamper er ikke opsat og pærer sprænger konstant. MS taler med banket om parkering på fortov : Pengetransportfirmaet benægter nu alt og vil ikke betale. MS følger op på sagen via advokat. Der bliver også opsat ekstra lamper ved træet. Bestyrelsen påtaler at metalstolperne ved banken ikke er opsat. LL beretter at dette er grundet at fliserne er lagt for højt, og de derved ikke kan monteres. Dette bliver udbedret af firmaet som har lagt fliserne : Emne pågår : Firmaet som ejer vognen som har ødelagt nogle af fliserne, og der køres nu retssag på firmaet. De lamper som er opsat ved den nye bænk ved træet, er for små og opfylder ikke det krav som blev stillet ved opgavestart. Der blev specificeret, at lamperne skal oplyse træet. Desuden skal der opsættes 3 lamper og ikke kun de to som er opsat : Projektet vil blive gennemgået og genoprettet, så snart vejret tillader det. Entreprenøren har godtaget de fejl der er fundet. Der er sket nogle skader på arealet, efter en stor vogn har parkeret på dette. Erstatningskrav er sendt til firmaet, og der afventes svar på tiltale. Der er modtaget tegninger fra kommunen, over ny cykelsti som skal etableres for enden ved arealet ud mod vejen. Der skal opsættes to sidste pullerter, og vi har afventet opsætning af disse end til kommunen har udmeldt. Vi beder nu om at pullerterne bliver opsat. MS videregiver info til LL : Emne pågår : Projektet står klar til aflevering. Bestyrelsen er dog ikke tilfredse med resultatet. Stenene er lagt skævt, og flere af stenene er allerede flækket. LL mener det er på grund af dårlig udført bund. Bestyrelsen ønsker ikke at arbejdet bliver betalt, før end at fejlene er udrettet. LL tager observationerne med på afleveringsmødet. Budgetter Ingen emner Klagesager LUKKET EMNE: Ingen titel (benyttes ikke) Arrangementer Ingen emner. Planlagte møder Emne: Planlagte møder Bestyrelsen Kl afholdes der bestyrelsesmøde Kl afholdes der bestyrelsesmøde Kl afholdes der bestyrelsesmøde. Pkt Kl afholdes der bestyrelsesmøde. Eventuelt Emne: Udlejning af parkeringsplads Opfølgning: Emne afsluttes : Administrationen har udsendt notifikation til beboerne, bl.a. med angivelse af prisen 250, hvilket er den korrekte pris. Ikke 150. Emne afsluttes : Der er forespurgt ønsket leje af fast parkeringsplads til personbil. Dette er ikke muligt. Kun

7 , Side 7 af 7 køretøjer jf. parkeringsregulativet, som overskrider de alm. størrelser på personbiler kan leje sig ind på de fire lange parkeringspladser. Bestyrelsen har tidligere snakket om at sætte lejen op på de fire lange parkeringspladser grundet generel stigning i udgifter ved vedligehold af disse. Bestyrelsen beder FA09 om at ændre lejebeløbet til Kr. 150.