2. Vagtperioder: Uge 7 og 8 Rudolf, uge 9 og 10 Karen, uge 11 og 12 Maria, uge 13 og 14 Inge, uge 15 og 16, Enver og uge 17 og 18 Rudolf.

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde den 7. februar 2011 kl netudgave Dirigent: Enver Referent: Inge Til stede: Martin ( under punkterne til og fra viceværten), Maria, Enver, Rudolf og Inge 1. Formalia: a. Nye punkter og gennemgang af postbakke, kurser, tilbud om ejendomsadministration, betalingsoversigt af ejendomsskatter. ABF kurser. Der er flere interessante og relevante kurser. Enver ser på kursustilbud og deltager måske i et eller flere af dem. b. lukket punkt. c. Godkendelse af dagsorden godkendt. Godkendelse og underskrift af referatet fra den blev udsat, da det er Karen, der har været referent ved dette møde. d. Dagsorden for kommende møder udarbejdes af den, der har vagtuge. Der holdes månedlige bestyrelsesmøder. Bestyrelsesmøderne holdes den første mandag hvor der er andelsvagt - i de lige uger. 7. marts, 4. april og 2. maj 2011 er foreløbig aftalt. 2. Vagtperioder: Uge 7 og 8 Rudolf, uge 9 og 10 Karen, uge 11 og 12 Maria, uge 13 og 14 Inge, uge 15 og 16, Enver og uge 17 og 18 Rudolf. 3. Punkter til og fra Viceværten. Generel status fra viceværten. a.vi aftaler en dato for en fremskønnet 5. års gennemgang, når sneen er væk. Martin (viceværten) udarbejder notater løbende, og tager billeder af de mangler, der skal påtales ved gennemgangen. Vi planlægger hvordan gennemgangen skal forelægges for Envac og hovedentreprenøren Lars Aarup. Det er forsøgt at aftale et formøde med arkitekt Henrik Kristiansen (HK), fra arkitektfirmaet Mogens Werling A/S. Peter Frost Hansen, der var vores tekniske rådgiver under renovering af gården er fratrådt. Efter gennemgangen med HK er det Thomas Rysgaard Rasmussen, der indkalder til den egentlige 5 års gennemgang. ( Inge er tovholder på sagen). b.martin indhenter tilbud på fodboldmål og kunstgræs hurtigst muligt, så indretningen af boldburet kan ske i starten af foråret. c.viceværten igangsætter en lille cykeloprydning, og bestiller en container til at fjerne eventuelle cykler i. Opslag i opgangene 1. marts d.affald på trappeopgange og rengøring af for- og bagtrapper i forbindelse med ombygninger mv. Inge tilretter standardbreve. Når viceværten har givet et skriftligt påbud til beboeren, afleveres en kopi af påbudet sammen med evt. foto. Det bestyrelsesmedlem, der har vagtuge sender det til administrator, Dorrit Dyrner, der opkræver beløbet hos andelshaver/lejer. Kopi arkiveres i lejlighedens sagsmappe på kontoret. e.afkalkningssystem fra AMTeech-Akvamiljø som vi har på prøve i 3 måneder skal opsiges inden Martin prøver at kontakte AMTeech-Akvamiljø om 1 måneds prøvetidsforlængelse, så vi kan flytte afkalkeren over på den vandledning, der forsyner vaskeriet. Martin aftaler et forsøg med mindre vaskemiddeldossering i den næste måned. Således vi kan vurdere effekten/besparelsen

2 på en eventuel investering i afkalkningssystemet. Vi udsætter Martins forslag om, at skrive til andelshaverne om de har bemærket mindre kalkindhold i vandet. f.oprydning/gennemgang af kælder/loftrum Der er en del kælder og loftsrum, der er fyldt op/roder og ikke er mærket med bruger navn og adresse. Beboerne skal informeres om, at sætte mærkat på deres kælder/loftsrum, dog max to pr. bolig. Resterende rum ryddes med 6 ugers varsel. Formålet med gennemgangen er, at give alle beboerne mulighed for, at disponere over 2 kælder eller loftsrum. Dels at fremskaffe plads i kælderen til mere cykelparkering. Og bestyrelsen/viceværten have kendskab til brugeren af kælder/loftsrummet. F.ks. ved reparation og vedligeholdelse af installationer, som f.eks. vand og kloakrør. Endvidere for at give mulighed for en generel oprydning af kælder og loftsrum.(tovholdere Martin, Karen og Enver). Enver udarbejder et udkast til et brev på mail til bestyrelsen - om opsætning af Manillamærker, varsling mv. Brevet skal udsendes fra Grubbe s kontor - til alle beboerne med de gældende 6 ugers varslingsregler. g.vandskade i vores kælderrum i august Evt. erstatning i forbindelse med merudgifter til EL til affugterne. Martin følger løbende forsikringssagen. h.hovedrengøring af for- og bagtrapper samt vinduespolering. Ejendommens viceværtfirma Jørgen Fries er kommet med en plan for dette. Rengøringen starter den 24. april 2011 og afsluttes med vinduespolering den 13. maj Der bliver opsat en tidsplan i alle opgangene, så tidspunktet er kendt af alle. Martin og bestyrelsen evaluerer kvaliteten af hovedrengøringen, efterfølgende. j.tømning af kælderrummet efter boet efter Axel Hansen er afsluttet. k.vaskeripriserne er blevet reguleret med 1 kr. sagen er afsluttet. l.rengøring af kældergange mv. foregår løbende af viceværten. Sagen er afsluttet. m.opsætning af stigler i Skotterupgade. Afslag fra kommunen. Der er sket orientering til den, der kom med forslaget på generalforsamlingen i oktober. Sagen er afsluttet. o.overvågning af skralderumsområdet. Martin undersøger priser. Sagen fortsætter p.renovering af facader på Borups Allè, vi undersøger muligheden for, at tilbageføre facaderne som de oprindeligt var. Hvilket vil sige, at de opsatte skilte/ træpanler fjernes. Vi har en mulighed for det på nuværende tidspunkt, da der er tre ledige erhvervslejemål. Martin undersøger om de små ruder/vinduerne forsat er der bag alle træpanelerne. Maria undersøger priser, og leverandør på samme type jernskiltene, der er opsat i Jægersborggade. 4. Informationspunkter a. Hævekort Danske bank. (Inge). b. Formandskassen (Rudolf) c. Ekstraordinær generalforsamling er afholdt den 2. februar på Grubbes kontor. Alle, undtagen forslaget om, at bestyrelsen alene kan beslutte, at omlægge kreditforeningslån uden forelæggelse/ samtykke fra generalforsamlingen, blev godkendt. Der deltog 5 andelshavere samt 1 fuldmagt til den ekstraordinære Generalforsamling. Afsluttet. Dog afventes referatet fra administrator. Sagen afsluttet. d. Ny postliste for 2011 er udarbejdet. Sagen kan afsluttes. e. personsag sag kan afsluttes. f. Maria Alvarez har fremlejet sin lejlighed fra den 1. april Maria udtræder af bestyrelsen fra samme dato jf. bestemmelserne i vedtægterne. Kan afsluttes. h. personsag/københavns Retshjælp om refusion/tilbagebetaling af udgifterne til reparation af badeværelsesgulv ved fraflytning. Thomas Rysgaard/Inge. Fortsætter. i. pesonsag Betaling af regning for VVS-arbejde/vandskade hos underboen af andelsboligforeningen. Bestyrelsen og administrator har forsøgt, at opkræve beløbet hos andelshaver/skadevolder. Sagen afsluttes uanset om vi ikke kan inddrive beløbet hos andelshaver, og uanset at det bliver alle de øvrige andelshavere, der må dække udgiften. Bestyrelsen kan ikke

3 bruge mere tid på den sag, der nu er drøftet med andelshaveren gennem mere end 1 år. Bestyrelsen har besluttet at såfremt en andelshaver fremover ønsker, at bruge en af huset håndværkere, er det andelshaveren selv, der skal bestille arbejdet. Begrundelsen er, at det rent juridisk er den, der bestiller arbejdet, der hæfter for betalingen. Fremover er det ikke viceværten eller bestyrelsen, der må bestille håndværkere men alene andelshaver selv. 5. Ansøgninger. Nedrivning af væg mellem køkken og bad. Tilladelse er givet. Sagen kan afsluttes. 6. Sager. a. Umalede bagtrappedøre i sammenlagte l(enver) fortsætter b. Låseudskiftning sagen er afsluttet dog skal vi være opmærksom på størrelsen på den sidste faktura, der skal godkendes af Enver. c. Indflyttermappen, kan nu opdateres vedrørende vaskeripriser, tider, husordenen og ændringer mv., opstået på grund beslutninger fra den ordinære/ekstraordinær generalforsamling. Sagen fortsætter (Karen). d. Erhverslokalet Borups Allè 29. st.th. (kommunens Servicebutik). En optiker er interesseret i, at leje lokalet fra den 1. marts 2011.Inge tager kontakt til lejeren, og beder Lena Brandal hos Grubbe ejendomsadministration udarbejde en lejekontrakt. Sagen fortsætter. e. Udsættelse erhvervslejemål Borups Allè 27, st.th. fortsætter. Vi venter på, at få afklaret værgemålet. Tovholder Thomas Rysgaard - /Inge. f. Udlejning af Økobutikken. Vi har en interesseret lejer pr. 1. marts 2011, hvor lejemålet fraflyttes. Til Antikvarboghandel samt andre gamle ting. Evt. med lidt kaffesalg. Bestyrelsen har hilst på Jens Dahl. Inge giver Lena Brandal hos Grubbe administration besked om, at udarbejde en lejekontrakt. g.maling af hovedopgangsdørene udsættes til primo marts/april. Martin indhenter tilbud. Enver er tovholder. h. vedligeholdelse af vinduer afventer marts/april Martin er ved at indhente tilbud. Enver er tovholder. i. Telefonliste - sagen er afsluttet. j. Skimmelsvamp, (ijk) der er skrevet til andelshaver, der er vejledt om forebyggelse og om fjernelse af evt. skimmelsvamp. Sagen er afsluttet. k. Salg af lejelejligheden Borups Allé 31.3.th., Efter en lettere istandsættelse har bestyrelsen besluttet, at vi fremlejer lejligheden i 2 år, indtil det er helt afklaret, om der fortsat kan forekomme lugt af kattetis. Lejligheden er allerede fremvist til en person, der har takket nej tak, da der ikke er noget bad i lejligheden. Der er 2 yderligere mulige emner som Inge kontakter. Sagen fortsætter. k. Parknet ny internetudbyder, Lars Kristoffersen er blevet bedt om, at igangsætte aftalen. Karen Fenger er tovholder) ijk giver ejendomsadministrationen besked om, at Lars har påtaget sig denne ad hoc opgave for bestyrelsen. sagen fortsætter. l. Salgsproceduren for såvel bestyrelsen og sælger skal tilrettes, sagen fortsætter /Inge. m. Hjemmesiden skal opdateres med nye referater, fra henholdsvis den ordinære/ekstraordinære generalforsamling og budgetter for 2010/2011. Thomas Rysgård er blevet bedt om at sende det til os på en PDF-fil så det kan lægges ud på hjemmesiden. Inge rykker Thomas igen. Når vi modtager materialet, opdaterer Enver hjemmesiden. Sagen fortsætter. n. Generel opdatering af hjemmesiden, sagen fortsætter og Rudolf arbejder med det i uge 7 og 8 i hans vagtperiode. o. Forslag fra en andelshaver om opstilling og beplantning af krukker i cirklen i gården. Det er bestyrelsens opfattelse/beslutning, at det udelukkende er ejendommens gartnere og vicevært, der

4 efter aftale med bestyrelsen, må ændre på beplantning mv. i gården. Maria besvarer henvendelsen. Sagen afventer mailbesvarelsen. 7. Salgsliste: Inge: 1. Skotterupgade 22,2.tv. er solgt, sagen er afsluttet arkivering mangler. 2. Borups Allé 31, 2.tv. lejligheden er nedsat til kr., der har vist sig en interesseret køber, der er ved at blive godkendt i banken - fortsætter. 3. Borups Plads 7, st.tv. salget er sat lidt i bero ifølge sælger. Inge skriver til sælger om den fortsat ønskes opslået på hjemmesiden. Karen: 1. Borups Allè 29, 1.tv. fortsætter 2. Borups Allè 31.3.th. lejelejlighed den overvejes fremlejet i 2 år fortsætter Maria: 1. Borups Allé 33,2.tv. fortsætter 2. Borups Allé 25.1.th. fortsætter 3. Ågade 136, 3.th., lejligheden er fremlejet - fortsætter Enver: 1. Skotterupgade 22, 1.tv. er solgt, El-tjek er afsluttet/udført. arkivering mangler 2. Borups Plads 3, 1. sal fortsætter 3. Borups Plads 1, 1.th. fortsætter 4. Borups Plads 1, 2.tv. solgt afsluttet. 5. Ågade sal fortsætter 6. Borups Allé 33, 4.th. lejligheden er ifølge andelshaver endnu ikke sat til salg hos en mægler. fortsætter 7. Borups Allè 27.2.tv. køber er fundet og godkendt af bestyrelsen 7/2-11. ijk besked til Lena Brandal fortsætter. Rudolf: 1. Ågade 144,2,th. lejelejlighed er solgt og afsluttet arkivering mangler. 8. Eventuelt: a. Fremleje af beboelseslejlighed i 6 måneder. Fremlejer er godkendt af bestyrelsen den 7. februar ijk giver besked til Lena Brandal afsluttet. b. Henvendelse fra en andelshaver om yderligere forlængelse af fremlejekontrakten. Bestyrelsen fastholder, at der kun kan fremlejes jf. bestemmelserne i vedtægten 2 år uden begrundelse og 3 år med særlig begrundelse som nævnt i vedtægterne. Rudolf besvarer andelshaver og anbefaler at drøfte sagen med Thomas Rysgaard Rasmussen, sagen er afsluttet. c. En andelshaver bad på den ekstraordinære generalforsamling om, at bestyrelsen informere og tydeliggøre overfor ejendommens beboere, hvilke installationer, der vedligeholdes af andelshaver og af andelsboligforeningen. Birgitte Grubbe var af den opfattelse at når en procedure ændres, var det en beslutning, der træffes af generalforsamlingen. Den nuværende bestyrelse er af den opfattelse, at en andelshaver grundlæggende har ansvar for de arbejder, der skal udføres/repareres i lejligheden, undtagen levering af varme og vand det vil sige de lodrette rør/vandinstallationer.

5 Vi har overvejet at tydeliggøre det/forpligtelserne i indflyttermappen, og eventuelt i husordenen. Begge skal revideres blandt andet på grund af nye generalforsamlingsbeslutninger. Bestyrelsen vil undersøge juraen blandt andet i ABF s - regler som ejendommen normalt arbejder efter. (Inge) d. En anden andelshaver, bestyrelsesmedlem har stillet et lignende spørgsmål om ansvarsfordelingen omkring gamle EL-installationer i lejligheden. Bestyrelsen har besluttet at undersøge juraen i dette spørgsmål også, og på samme måde som ovenfor nævnt. Inge undersøger også denne sag. Beslutningen skal også fremgå af indflyttermappen, husordenen mv. Andelshaver får en skriftlig tilbagemelding. Andelshaver er i denne sag inhabil. Mødet sluttede kl /ijk