Integrationsguide for CONSIGNOR sådan tilpasses CONSIGNOR til økonomi-/erp-systemet

Transkript

1

2 Integrationsguide for CONSIGNOR sådan tilpasses CONSIGNOR til økonomi-/erp-systemet Det følgende papir er en forklaring og oplysning om forsendelsessoftwaren CONSIGNOR. Vi ønsker at give dig en information om, hvordan CONSIGNOR kan integreres med virksomhedens ERP-/økonomisystem. Samtidig beder vi dig også tage stilling til hvordan jeres virksomhed i dag håndterer forsendelser inkluderet hvilke type pakker, I sender, og med hvilke transportører. Disse oplysninger bedes anført på de tilsendte skemaer. Hvis der på den baggrund opstår tvivlsspørgsmål, når du læser dette papir, er du velkommen til at rette henvendelse til EDI-Soft på post@edi-soft.dk eller telefon Du kan også finde mere information om integration på vores hjemmeside. 1. Koncept CONSIGNOR er et system for enkelt og hurtig udskrivning af termolabels til mærkning af gods, som skal sendes med Post Danmark, Danske Fragtmænd, DPD, GLS, DSV, Transportgruppen, Otto Hansen, Schenker, DHL, brevpost m.fl. eller anden transportør med senere EDI overførsel til transportør (se den komplette transportørliste på vores hjemmeside). For at undgå indtastning af modtagers adresse på ny, indeholder CONSIGNOR to typer adresse registre, der kan lagre informationer om modtagere. 1. Det ene register (fast adressekartotek) er velegnet til og bygger på en enkelt import af kunderegisteret ved installation, og vedligeholdes dernæst løbende. 2. Det andet register (ordreregister) opdateres dynamisk via løbende import fra økonomisystemet og kan om ønskeligt bygge på oplysninger fra et ordrehoved, faktura, eller følgeseddel. Det er også muligt at få CONSIGNOR til at gemme disse importerede oplysninger i det faste adressekartotek og derved lette personalets arbejde med at sende enkelte forsendelser manuelt. Det er punkt 2 (ordreregister), der i dette papir forklares om. (Ønsker I et fast adressekartotek indlagt kan dette importeres via en Excel-fil eller lignende. Adressekartoteket kan også opbygges gennem den kontinuerlige import, hvor kundenummer gemmes efter print). De fleste økonomisystemer håndterer som bekendt økonomi, og er derfor ofte beskyttet for læsning for andre systemer, eller benytter en proprietær database. EDI-Soft har derfor valgt at bygge vores løsning ved dynamisk opdatering gennem import af ASCII filer, der er genereret af økonomisystemer. Filerne som CONSIGNOR skal importere placeres i en selvstændig mappe. CONSIGNOR kan også eksportere forsendelsesoplysninger, som økonomisystemet herefter kan importere fra en eksportmappe (se bilag 4 for mere information om dette). Der er altså ingen direkte kontakt mellem CONSIGNOR og økonomisystemet. Normalt følges alle varer af en eller anden form for dokumentation; Ordre, plukliste, følgeseddel, pakkeseddel eller faktura. De fleste økonomisystemer er normalt meget fleksible vedrørende udskrifter af disse dokumenter. Kunde og leverandør af økonomisystem bør blive enige om, hvilket dokument, der vil være velegnet for redesign", så et print af dette dokument også genererer en ASCII fil med leveringsoplysninger. (Der er typisk brug for nogle bestemte felter, hvilke er udspecificeret i nedenstående afsnit: Krav til ASCII fil.) ERP-, web, eller andet system. Consignor Delt mappe Side 1 af 23

3 En specialtilpasset import rutine, der er udviklet af EDI-Soft, importerer data fra ASCII fil til CONSIGNOR database. Senere udskrift på lageret kan foregå meget hurtigt, da lagerpersonalet kun behøver at supplere med ganske få eller ingen - oplysninger. EDI-Soft tilbyder både halv- og helautomatiske udskrivningsløsninger. I tilfældet med halvautomatiske løsninger importeres oplysninger ved at ordre-/faktura-/plukseddelnummer indtastes i CONSIGNOR. Herefter kan brugerne tage stilling til fx antal kolli, forsendelsesmåde og vægt. Ved helautomatiske løsninger bliver ALLE oplysninger videresendt fra økonomisystemet. ASCII filen indeholder da såvel adresseoplysninger som antal kolli, forsendelsesmåde med mere. Her skal brugeren intet taste, da CONSIGNOR er aktiveret i Automatisk udskrivningsfunktion (Autoprint). CONSIGNOR importerer automatisk de filer som ERP systemet placerer i importmappen, og skriver ud efter de filer, der placeres dér. Bemærk: Både når det gælder halv- og helautomatiske udskrivningsløsninger, er det naturligvis ganske vigtigt, at alle nødvendige data som overføres fra økonomisystem til CONSIGNOR er gyldige. Adressefelter må udfyldes konsistent og det påhviler i den retning jer at overføre de korrekte data. Skulle der være fejl i et postnummer eller lignende vil CONSIGNOR i fuld automatisk udskrivning placere filen i INBOX. Derved opstår der ikke afbrydelser i produktionen. Når man er klar, går man blot ind i INBOX, åbner den fil man ønsker at få udskrevet, korrigerer det der er fejl og trykker PRINT. For flere oplysninger om import med CONSIGNOR, læs da gerne Bilag 1: Scenarium. Side 2 af 23

4 2. Krav til ASCII fil De fleste oplysninger fra ordreseddelhovedet er interessante i leveringssammenhæng. Ved opbygning af importfil bedes I venligst fortælle hvilke oplysninger, I skriver i filen og i hvilken rækkefølge disse kommer. Vedlæg en feltbeskrivelse sammen med en testfil. Alternativt kan opbygges en fil, der indeholder alle felter og i samme rækkefølge som nedenstående. Der er mulighed for over 160 felter i integrationsfilen til CONSIGNOR. Det er dog langt fra alle der er nødvendige. Nedenunder er en komplet liste med alle felter og en kort beskrivelse til dem. Før den komplette liste er der en oplistning af SKAL og BØR felter. Bemærk venligst, at hvis I forventer at køre helautomatisk udskrivning, er der nogle oplysninger fra den KOMPLETTE liste som bliver til SKAL oplysninger (er markeret med fed). Følgende oplysninger SKAL med i ASCII fil. Fields group Field name Felt navn Beskrivelse Line OrderNumber Ordrenummer Unik søgenøgle (ordrenummer, faktura nr.). Receiver Name1 Navn 1 Navn på modtager - Firma eller privat person. Receiver Name2 Navn 2 Evt. C/O. Receiver Address1 Adresse 1 Gade/vej - skal være leveringsadresse. Receiver Address2 Adresse 2 Afdeling, bygning, port etc. Receiver PostBox Postboks Kun hvis den findes. Receiver PbxNo Postboks Kun hvis den findes. postnummer Receiver PbxCity Postboks by Kun hvis den findes. Receiver City By Bynavn på leveringsadressen. Receiver Country Landekode Er nødvendig hvis der skal laves forsendelser til udlandet via Consignor. Bemærk: Grønland og Færøerne skal bruge deres egne respektive landekoder - ikke DK. Følgende oplysninger BØR være med i ASCII fil. Fields group Field name Felt navn Beskrivelse Receiver CustNo Kundenummer Modtagerens kundenummer. Reference Attention Kontaktperson Indeholder kontaktperson enten hos afsender eller modtager. Receiver adresse Skal med hvis der skal sendes mailadvisering til modtageren af forsendelsen. Reference Receivers Reference Modtager reference Indeholder modtagers reference som kunne være rekvisitionsnummer. KOMPLET LISTE med samtlige mulige oplysninger til filimport Side 3 af 23

5 Fields group Field name Felt navn Beskrivelse Line Number Antal kolli Antal labels der skal bruges - Skal med ved helautomatisk udskrivning. Line Marking Mærke Mærke angives som tekst, bruges sjældent. Line Contents Indhold Pakkens eller pallens indhold. Line Weight Vægt Vægt på pakken eller pallen - Skal med ved helautomatisk udskrivning ved bla. Danske fragtmænd. Line LineWeight Linie vægt Total vægt på hele forsendelsen. Line Height Højde Højde - bruges til volumen beregning. Line Length Længde Længde - bruges til volumen beregning. Line Width Bredde Bredde - bruges til volumen beregning. Line Volume Volumen Volumen på eksempelvis en palle. Line LineVolume Linie volumen Total volumen på hele forsendelsen. Line Loadmeter Ladmeter Antal ladmeter. Line RecycleType Retur gods type Byttepalle type (PL1, PL2 etc). Line RecycleNo Retur gods nummer Antal byttepaller Line GoodsType Gods type (art) PL1, PL2 etc. - Skal med ved helautomatisk udskrivning ved bla. Danske fragtmænd. Line SpecialGoods Special gods Special gods, skal angives hvis dette er aftalt med transportøren. Line ReceiverRef Modtager reference Modtager reference - ofte eget indkøbsnummer. Line OrderNumber Ordrenummer Unik søgenøgle (ordrenummer, faktura nr.). Line Additional Ekstra Ej beskrevet Package Label Kollinummer (Track'n Trace nummer) Indeholder Sendingsnummeret som oftest bruges i eksport øjemed tilbage til økonomisystem, så det er muligt at lave Track'n Trace fra eget system. Package ReceiverRef Modtager reference Modtagers reference. Package OrderNumber Ordrenummer Ordrenummer. Package Additional Ekstra Package PackageNo Pakkenummer Pakkenummer 1/3, 2/3, 3/3 osv. Receiver CustNo Kundenummer Modtagerens kundenummer. Receiver Name1 Navn 1 Navn på modtager - Firma eller privat person. Receiver Name2 Navn 2 Evt. C/O. Receiver Address1 Adresse 1 Gade/vej - skal være leveringsadresse. Receiver Address2 Adresse 2 Afdeling, bygning, port etc. Receiver PostNo Postnummer 4 cifre i Danmark. Receiver City By Bynavn på leveringsadressen. Side 4 af 23

6 Receiver Country Landekode Er nødvendig hvis der skal laves forsendelser til udlandet via Consignor. Bemærk: Grønland og Færøerne skal bruge deres egne respektive landekoder - ikke DK. Receiver PostBox Postboks Kun hvis den findes. Receiver PbxNo Postboks postnummer Postnummer på modtagerens postboks. Receiver PbxCity Postboks by Bynavn på modtagerens postboks. Receiver Phone Telefonnummer Skal være med på opkrævningspakker med Posten Norge. Receiver Mobile Mobilnummer Bruges eksempelvis til sms varsling med Post Danmark. Receiver Fax Faxnummer Modtagers Fax nummer. Receiver adresse Skal med hvis der skal sendes mailadvisering til modtageren af forsendelsen. Sender CustNo Kundenummer Kundenummer i økonomisystem. Sender Name1 Navn 1 Alternativ afsender navn. Bemærk: Flydende afsender er kun muligt på de transportører, der tillader ad hoc udskiftning af afsendernavn på label og EDI-fil. Sender Name2 Navn 2 Afdeling, sektion etc. Sender Address1 Adresse 1 Gade/vej - skal være afsender adresse. Sender Address2 Adresse 2 Afdeling, bygning, port etc. Sender PostNo Postnummer 4 cifre i Danmark. Sender City By Bynavn på afsender adresse. Sender Country Landekode Landekode skal udfyldes til udlandsforsendelser. Sender PostBox Postboks Angives hvis der sendes fra en postboksadresse. Sender PbxNo Postboks postnummer Skal med hvis der sendes fra en postboks. Sender PbxCity Postboks by Skal med hvis der sendes fra en postboks. Sender Phone Telefonnummer Afsenders telefonnummer. Sender Mobile Mobilnummer Afsenders mobilnummer. Sender Fax Faxnummer Afsenders faxnummer. Sender adresse Afsenders adresse. Payer CustNo Kundenummer Kundenummer. Payer Name1 Navn 1 Navn på fragtbetaler - Firma eller privat person. Payer Name2 Navn 2 Afdeling, sektion etc. Payer Address1 Adresse 1 Gade/vej - skal være leveringsadresse. Payer Address2 Adresse 2 Afdeling, bygning, port etc. Side 5 af 23

7 Payer PostNo Postnummer 4 cifre i Danmark. Payer City By Bynavn på leveringsadressen. Payer Country Landekode Betalers landekode - eksempelvis DK, DE, NO etc. Payer PostBox Postboks Kun hvis den findes. Payer PbxNo Postboks postnummer Postnummer på betalers postboks. Payer PbxCity Postboks by Bynavn på betalers postboks. Payer Phone Telefonnummer Telefonnummer. Payer Mobile Mobilnummer Bruges eksempelvis til sms varsling med Post Danmark. Payer Fax Faxnummer Fax nummer. Payer adresse Ikke nødvendig. Buyer CustNo Kundenummer Kundenummer. Buyer Name1 Navn 1 Navn på køber - Firma eller privat person. Buyer Name2 Navn 2 Afdeling, sektion etc. Buyer Address1 Adresse 1 Gade/vej - skal være leveringsadresse. Buyer Address2 Adresse 2 Afdeling, bygning, port etc. Buyer PostNo Postnummer 4 cifre i Danmark. Buyer City By Bynavn på leveringsadressen. Buyer Country Landekode Købers landekode - eksempelvis DK, DE, NO etc. Buyer PostBox Postboks Kun hvis den findes. Buyer PbxNo Postboks postnummer Postnummer på betalers postboks. Buyer PbxCity Postboks by Bynavn på betalers postboks. Buyer Phone Telefonnummer Telefonnummer. Buyer Mobile Mobilnummer Bruges eksempelvis til sms varsling med Post Danmark. Buyer Fax Faxnummer Fax nummer. Buyer adresse Ikke nødvendig. Product Service Groups Service grupper Ej beskrevet Dangerous UNNumber Un nummer Indeholder UN nummer på hvilken type farlig gods der er tale om. Der er her standarder som skal overholdes. EDI-Soft har IKKE disse standarder. Dangerous Kind Type Hvilken type af farlig gods er der tale om. Der er her standarder som skal overholdes. EDI-Soft har IKKE disse standarder. Dangerous Name Navn Indeholder navnet på det farlige gods. Dangerous Templates Skabelon Ej beskrevet Dangerous Description Beskrivelse Indeholder en beskrivelse af det farlige gods. Der er her standarder som skal overholdes. EDI-Soft har IKKE disse standarder. Side 6 af 23

8 Dangerous Class Klassifikation Hvilken klassifikation tilhører det farlige gods. Der er her standarder som skal overholdes. EDI-Soft har IKKE disse standarder. Dangerous Classification Code Klassifikations kode Hvilken klassifikations kode har det farlige gods. Der er her standarder som skal overholdes. EDI-Soft har IKKE disse standarder. Dangerous PackingGroup Pakkegruppe Indeholder hvilken pakkegruppe godset hører til. Der er her standarder som skal overholdes. EDI-Soft har IKKE disse standarder. Dangerous Identification Identifikation Indeholder identifikationen på det farlige gods. Der er her standarder som skal overholdes. EDI-Soft har IKKE disse standarder. Dangerous GrossWeight Bruttovægt Bruttovægten på det farlige gods. Dangerous NetWeight Nettovægt Nettovægten på det farlige gods. Dangerous Volume Volumen Volumen på det farlige gods. Dangerous Number Pakkenummer Indeholder stregkodenummeret på forsendelsen med det farlige gods. Dangerous EMSNumber EMS nummer Indeholder EMS nummeret på det farlige gods. Der er her standarder som skal overholdes. EDI-Soft har IKKE disse standarder. Dangerous MfagNumber Mfag number Indeholder Mfag nummeret på det farlige gods. Der er her standarder som skal overholdes. EDI-Soft har IKKE disse standarder. Dangerous PageNumber Sidetal Indeholder sidetallet på farlig gods papirerne. Dangerous FlashPoint Flammepunkt Indeholder der temperatur hvor der går ild i godset. Dangerous Stowing Category Pakningskategori Indeholder kategorien for hvorledes godset må pakkes/stables. Der er her standarder som skal overholdes. EDI-Soft har IKKE disse standarder. COD Amount Beløb Beløb til opkrævning. Tallet skrives som hele tal uden tusind separator eks. 1000,00 COD Reference Betalingsreference Oftest fakturanr. Eller andet der letter bogføring. Kun meget få transportører kan bruge dette felt. Side 7 af 23

9 COD KID KID kode KID kode/betalingsreference følger EDI melding til Post Danmark og letter bogføring, idet afsender kan modtage udlignings fil med KID kode og indbetalt beløb til indlæsning i økonomisystem. En KID kode til Post Danmark skal indeholde 15 cifre + 1 checkciffer (i alt 16 chifre) udregnet efter modulus 10. Kontakt EDI- Soft for mere info. COD Account Kontonummer Kontonummer, Giro nr. hvor modtager indbetaler opkrævningsbeløb. Insurance Amount Beløb Forsikringsbeløb. Insurance Contents Indhold Indholdet i pakken der er forsikret. Insurance Category Kategori Hvilken kategori tilhører til forsikrede. Insurance adresse adresse på kontaktperson hos afsender. Insurance PolicyNo Policenummer Forsikringspolicenummer. Reference Ordernumber Ordrenummer Afsenders ordrenummer som reference for modtager. Reference ReceiverRef Modtager reference Reference som modtager har bedt om at få på forsendelsen. Ofte et bestillingsnummer eller rekvisitionsnummer. Reference Operator Betjenings medarbejder Den medarbejder som at lavet ordren. Reference Project Projekt Indeholder navn/nummer på et givent projekt som afsender og modtager kører med. Reference Attention Kontaktperson Indeholder kontaktperson enten hos afsender eller modtager. Reference Delivery Date Leveringsdato Indeholder dato for levering af forsendelsen. Dette er dog noget som blot er angivet af afsender ikke noget der er garanteret af transportøren. Reference Receivers Reference Modtager reference Indeholder modtagers reference som kunne være rekvisitionsnummer. Reference Receivers Customer No at Sender Modtagers kundenummer hos afsender Indeholder modtagers kundenummer hos afsender. Reference Receivers Customer No at Carrier Modtagers kundenummer hos transportør Modtagers kundenummer hos transportør Reference Senders Reference Afsenders reference Afsenders reference, indeholder ofte afsenders interne ordrenummer. Side 8 af 23

10 Reference KID KID kode KID kode/betalingsreference følger EDI melding til Post Danmark og letter bogføring, idet afsender kan modtage udlignings fil med KID kode og indbetalt beløb til indlæsning i økonomisystem. En KID kode til Post Danmark skal indeholde 15 cifre + 1 checkciffer (i alt 16 cifre) udregnet efter modulus 10. Kontakt EDI- Soft for mere info. Reference Project Name Projekt navn Indeholder navn/nummer på et givent projekt som afsender og modtager kører med. Reference Goods Type Gods type Indeholder PL1, PL2, CLL etc. Reference Agent number Agent nummer Hvis der er en agent tilknyttet forsendelsen, udfyldes dette felt med dennes identifikationsnummer. Reference Terminal Terminal Indeholder terminal id eksempelvis Danske Fragtmænd GL = Tåstrup, AR = Århus Reference Carrier Account Transportør kontonummer Indeholder afsenders kontonummer hos dennes transportør som eksempelvis bruges til indbetaling af opkrævningsbeløb. Reference Custom Field 1 Special felt 1 Valgfrit felt som kan bruges til forskellige ting, og som i samarbejde med Consignors labeldesigner eksempelvis har mulighed for at komme med på etiketten. Reference Custom Field 2 Special felt Reference Custom Field 3 Special felt Reference Custom Field 4 Special felt Reference Custom Field 5 Special felt Reference Custom Field 6 Special felt Reference Custom Field 7 Special felt Reference Custom Field 8 Special felt Reference Custom Field 9 Special felt Reference Custom Field 10 Special felt Reference Payer Agent Number Fragt betalers agent nummer Hvis der er en agent tilknyttet forsendelsen, udfyldes dette felt med dennes identifikationsnummer. Reference Additional ordernumbers Flere Ordrenumre Bruges hvis der er flere ordre pakket i samme pakke. Dette gør det nemmere at holde styr på forsendelser som er "sampakket". Side 9 af 23

11 Message Driver Chauffør Her kan man indsætte en besked som Chaufføren modtager. Dette kræver at transportøren understøtter det. Message Carrier Transportør Her kan man indsætte en besked som Transportøren modtager. Dette kræver at transportøren understøtter det. Message Receiver Modtager Her kan man indsætte en besked som modtageren af forsendelsen modtager, denne besked vil komme til at stå på etiketten. Price FixedPrice Fastpris Pris felterne bruges hovedsagligt i eksportøjemed, hvor man med fordel kan få fragtomkostninger sendt retur fra Consignor til økonomisystem hvor de så kan bruges som faktureringsgrundlag til modtageren af en forsendelse. Dette kræver dog at der er et prisberegningsmodul på transportøren under "setup" i Consignor. Ikke alle transportører kan få dette modul pga. af deres prisstruktur. Price Price 1 Pris Price Price 2 Pris Price Price 3 Pris Pickup Pickupdate Afhentningsdato Skal udfyldes med den dato som pakken skal afhentes. Denne bruges hvis man arbejder FREM i tiden med pakker, det vil sige man f.eks. Pakker sine forsendelser og sætter fragtetiketter på den 10. marts, men pakkerne skal først af sted den 1. april. Side 10 af 23

12 Shipment CarrierCode Sendingsmåde Valg af forsendelsesmåde, for eksempel Posten, Norgespakke eller forskellige tal, der angiver sendingsmåde. Fx kunne 10 angive Post Danmark Erhvervspakke, 11 angive Post Danmark Erhvervspakke med modtagerkvittering, 23 Post Danmark Privatpakke uden omdeling og så videre. Ved helautomatisk udskrivning SKAL dette angives importfilen. Forslag til opbygning af sendingsmåder kan findes i Bilag 2 side 7! OBS! Ved fuldautomatisk udskrivning, er det på nogle transportører IKKE tilstrækkeligt, at forsendelsesmåden er valgt. Her skal OGSÅ angives hvilken kolliart, der er tale om. Dette gælder transportører af gods altså Danske Fragtmænd, Transportgruppen og DSV. Se bilag 3 for en yderligere forklaring af dette. Hvis man benytter flere forskellige faste afsendere, er det ligeledes denne oplysning der bruges. Shipment ShipmentKeyNo Forsendelsesnøgle nummer Ej beskrevet Shipment Pickup Date Afhentningsdato Skal udfyldes med den dato som pakken skal afhentes. Denne bruges hvis man arbejder FREM i tiden med pakker, det vil sige man f.eks. Pakker sine forsendelser og sætter fragtetiketter på den 10. marts, men pakkerne skal først af sted den 1. april. Shipment Height (mm) Højde (mm) Den totale forsendelses højde i mm Shipment Width (mm) Bredde (mm) Den totale forsendelses bredde i mm Shipment Length (mm) Længde (mm) Den totale forsendelses længde i mm Shipment Senders Account Number Afsenders kontonummer Shipment Number Sendingsnummer (Track'n Trace) Shipment Senders Customer No at Carrier Afsenders kundenummer hos transportør Afsenders kontonummer, Giro nr. hvor modtager eventuelt indbetaler opkrævningsbeløb. Denne bruges hvis stregkodeintervallet styres af økonomisystemet. Indeholder eksempelvis Post Danmark 9 cifrede kundenummer Shipment LinesCount Linieantal Indeholder antal linjer der er i alt Shipment Dangerous Farligt gods Indeholder om hvorvidt der er farlig gods i den totale forsendelse Shipment Temparature Temperatur Ej beskrevet Shipment Carriage Payer Forsendelses betaler Ej beskrevet Shipment Actor Alias Klient alias Ej beskrevet Side 11 af 23

13 Shipment PrinterKey Printer nøgle Indeholder Printer nøgle (alias), bruges hvis der benyttes flere printere så kan det angives hvilken printer der skal skrives ud på. Dette bruges med fordel ved helautomatisk udskrivning. FirstPackageNum Første pakkenummer Indeholder det første sendingsnummer (Track'n Trace) i den komplette sending. Side 12 af 23

14 3. Format på ASCII fil Hver ordre står på en linje. Felter kan separeres med komma (,) eller have fast feltlængde. Separeres felter med komma bør tekstfelter pakkes ind i anførselstegn ( ). Det kan også aftales, at filerne importeres med andre separationstegn f.eks. (;) Hver linje afsluttes med CR/LF. Der skal benyttes 8 bits ASCII tegnsæt. Andre filformater må kun benyttes efter nærmere aftale. Et eksempel på en fil kunne være: "10026","Audio Visuel Information ASA","31121","Stålfjøra 9","Postboks 106 eller Audio Visuel information ASA Stålfjøra 9 postboks 106 Første eksempel er kommasepareret fil andet eksempel er fil med fast feltlængde. 4. Rækkefølge og længde Hver importfunktion skræddersyes til den enkelte kunde, derfor er rækkefølge og længde på de enkelte felter underordnet. De må selvsagt lægges ud efter samme mønster hver gang, og valgt rækkefølge må dokumenteres overfor EDI-Soft Danmark A/S. I samme henseende skal det aftales hvordan forsendelsesmåde angives (om det er med tal eller beskrivende tekst) ligeledes printervalg. 5. Navngivning af ASCII filer Import af ASCII filer til CONSIGNOR er ikke synkroniseret med udlægningen, derfor er det nødvendig med forholdsregler rundt navngivning af filer for at undgå overskrivning. Her findes der forskellige løsninger. En fil - samme navn: Nogen foretrækker at skrive en fil med samme navn. (f.eks. Rubicon) findes filen ikke, oprettes den med et forhåndsdefineret navn. Findes filen skrives ny ordrelinje i bunden af gammel fil. CONSIGNOR importerer og sletter denne fil efter vellykket import. En fil for hver ordre: Andre foretrækker at lægge hver ordre i egen fil. Disse filer kan med fordel navngives med ordrenummeret og en fast defineret ekstension f.eks txt CONSIGNOR importerer alle filer automatisk og foretag sletning efter vellykket import. Flere filer med flere ordrer: Andre foretrækker at skrive flere ordrer i hver fil med unikt navn Her kan navngivning med ordrenummer være uheldig da en genudskrivning af et ordrenummer kan overskrive en fil med et større antal ordrer. Det bør i stedet vælges en anden unik navngivning af disse filer. En løsning er at bruge en fortløbende serie, andre bruger for eksempel DDTTMMSS (Dag i måned + timer + minutter + sekunder) - da vil det gå over en måned før det er teoretisk er muligt for overskrivning. ASCII fil vil under normale omstændigheder være importeret for længst. 6. Placering af ASCII filer: Der bør oprettes en mappe på serveren for placering af disse filer. Dette er i princippet valgfrit, men her et forslag: \edisoft\import Af hensyn til sletning af filer efter import, må arbejdsstationen/serveren, hvor serverversionen af CONSIGNOR er installeret, selvsagt have fuld rettighed til dette område. Side 13 af 23

15 7. Hvad skal gøres inden installation af CONSIGNOR? Som det fremgår af ovenstående må økonomisystemet tilrettes, så der generes en fil med oplysninger til CONSIGNOR (se eventuelt næste side bilag 1 der beskriver et scenarium). Når en testfil er klar, bedes I sende denne inklusiv en feltbeskrivelse til post@edi-soft.dk og vi vil gennemgå denne. Efter godkendelse af testfil opsætter vi importmodulet i CONSIGNOR efter testfilen, så importen kommer til at forløbe gnidningsløst i den daglige produktion. I er altid velkomne til at rette henvendelse til os, hvis noget skulle stå uklart eller hvis I på anden måde mangler oplysninger om CONSIGNORs importfunktion. Vi har stor og god erfaring med integration til alverdens økonomisystemer, og giver gerne en uddybning af specielle tekniske relationer. Med venlig hilsen EDI-Soft Danmark A/S Tlf post@edi-soft.dk Side 14 af 23

16 Bilag 1 scenarie for automatisk udskrivning af etiket I det følgende præsenterer vi et scenarie, som er valgt for at illustrere, hvordan CONSIGNOR importerer data og for samtidig at give Jer eller Jeres EDB-leverandør kendskab til, hvordan det eksempelvis lader sig gøre, at CONSIGNOR integreres med virksomhedens økonomisystem. Case: Virksomheden Plastikkrus A/S sender pakker med Post Danmark. Førhen har de udfyldt forskellige sedler manuelt og på forskellige etiketter og blanketter. Nu vil de samle udskrivningen af etiketter i CONSIGNOR og overgå til IT-pakker med efterfølgende overførsel af EDI-melding. Hos Plastikkrus A/S foregår den daglige ordrebehandling således: En ordre indtelefoneres og der oprettes en ordreseddel/plukseddel til den specifikke kunde via økonomisystemet. Når en medarbejder hos Plastikkrus A/S har fundet varerne pakkes disse i en kasse og ordren tilbagemeldes og der udskrives faktura til kunden. Opgave: Ved tilbagemelding af ordren skal der ligeledes automatisk udskrives en etiket med alle nødvendige oplysninger. Det foregår således: Medarbejderen tager efter pakning stilling til hvor mange kolli der skal sendes ligeledes hvilken forsendelsesmåde, der skal vælges (måske er det allerede anført, at pakken skal sendes Post Efterkrav fra ham der modtog ordren i telefonen). Eventuelt indtastes også vægt. Alle afsluttende oplysninger indtastes i økonomisystemet, og når medarbejderen vælger Udskriv faktura, genereres en fil med nødvendige oplysninger til CONSIGNOR. Filen (i komma-separeret udgave) kan se sådan ud: " "," ","Restaurant Fisk","Fredensgade 40","8000", 008,"Århus C","Svend Jørgensen","Pakken må ikke klemmes","1","867,00","10" = Ordrenummer = Kundenummer Restaurant Fisk = Modtagernavn Fredensgade 40 = Modtageradresse 8000 = Modtagerpostnummer Århus C = Modtagerby 008 = Landekode for Danmark. Der kan også stå Danmark, DK eller et andet tal efter ønske Svend Jørgensen = Modtagerreference Pakken må ikke klemmes = Melding på pakken 1 = Antal kolli 867,00 = Dette er en efterkravspakke på beløbet kr. 867,00 (forskelligt fra nul = efterkrav) 10 = Forsendelsesmåde hedder 10 og betyder i dette tilfælde Erhvervspakke altså at pakken skal sendes som Erhvervspakke med Post Danmark. Havde tallet fx været 20 kunne det betyde Privatpakke, 28 kunne være Letgods, 23 Privatpakke uden omdeling. (I økonomisystemet skal altså sættes op alle de forskellige forsendelsesmåder som i dag bruges og tilsvarende skal der i filen angives denne forsendelsesmåde fx med et tal. Tallet bruger vi i CONSIGNOR til at opsætte, at der er tale om fx Privatpakke uden omdeling, når der står 20. Ovenstående er blot et eksempel. CONSIGNOR kan importere en vilkårligt antal felter vilkårlig rækkefølge, og andre oplysninger kunne også være interessante at overføre fra økonomisystem til etiketudskrivning (fx KID-kode, telefax eller adresse m.v.) Omvendt kan det også være behændigt at de afsluttende oplysninger såsom kolli-antal og produktvalg indtastes i CONSIGNOR. Dette kan være en fordel på et lager, hvor de fx blot har en PC stående KUN med CONSIGNOR, og her skal tage stilling til, hvor mange kolli forsendelsen skulle pakkes i, for derefter at trykke Print. Viderebehandlingen af alle data sker i CONSIGNOR via CONSIGNORs egen database. Oplysningerne på etiketten sammen med afsenderoplysninger, sendingsnummer og meget andet overføres i EDI-fil til transportøren. Den fysiske etiket har i alle tilfælde en tilhørende elektronisk melding, der sikrer pakken og gør forsendelsen mere effektiv. Side 15 af 23

17 Bilag 2 forslag til angivelse af sendingsmåde i fil Sendingsmåde-feltet i importfilen vedrører den måde pakken/godset skal forsendes på. Altså hvilken transportør og med hvilket af transportørens forskellige produkter Det er helt frivilligt, hvordan I ønsker at angive dette. Nedenstående er et forslag til opbygningen af sendingsmåder. Talkoden omsætter vi i CONSIGNOR til det rigtige produktvalg. Sendingsmåde Angivelse i fil Post Danmark Privatpakke 10 Post Danmark Privatpakke + modtagerkvittering 11 Post Danmark Privatpakke + forsigtig 12 Post Danmark Privatpakke + og så videre Post Danmark Erhvervspakke 20 Post Danmark Erhvervspakke + modtagerkvittering 21 Post Danmark Erhvervspakke + forsigtig 22 Post Danmark Erhvervspakke + og så videre PNL (Post Danmark udland) Carry On Business 30 PNL (Post Danmark udland) Carry On Homeshopping 31 PNL (Post Danmark udland) Carry On Business + Bulk 32 PNL (Post Danmark udland) Carry On Business + og så videre DPD Normalpakke 40 DPD Småpakke 41 GLS Alm. pakke 50 GLS Volumen/lang pakke 51 GLS Småpakke 52 GLS Palle pakke 53 GLS Palle 54 Danske Fragtmænd Erhvervsbilpakke 60 Danske Fragtmænd Stykgods 61 Danske Fragtmænd Bilpakke 62 Danske Fragtmænd Palle/enhedsforsendelse 63 DSV Road 70 DSV Sea 71 DSV Air 72 DSV XP/Air 73 Transportgruppen 80 Bemærk: 1. Ønskes en forsendelse (fx en erhvervspakke) sendt som efterkrav, skal beløbet angives i et selvstændigt felt. Det er beløbet, der bestemmer, at det er en efterkravspakke. Man behøver ikke foretage sig andet. 2. Hvis der tale om der skal kunne styres flere afsendere via integrationsfilen, så skal det ligeledes angives være angivet sendingsmåde. Eksempelvis a. Afsender Dansk Plastikkrus A/S Post Danmark Privatpakke Angives eksempelvis følgende 110 b. Afsender Dansk Glas A/S Post Danmark Privatpakke Angives eksempelvis følgende 210 OBS! Ved fuldautomatisk udskrivning, er det på nogle transportører IKKE tilstrækkeligt, at forsendelsesmåden er valgt. Her skal OGSÅ angives hvilken kolli-art, der er tale om. Dette gælder transportører af gods altså Danske Fragtmænd, Transportgruppen og DSV. Se næste bilag for en yderligere forklaring af dette. Side 16 af 23

18 Bilag 3 forslag til angivelse af kolliart i fil (ved fuld-automatisk udskrivning) Ved fuldautomatisk udskrivning, er det på nogle transportører IKKE tilstrækkeligt, at kun forsendelsesmåden er valgt. Her skal OGSÅ angives hvilken kolli-art, der er tale om. Dette gælder transportører af gods altså Danske Fragtmænd, Transportgruppen og DSV. I Kolliart/produkttype feltet som importeres af CONSIGNOR, skal altså angives om det er en helpalle, en halvpalle, stykgods, specialgods eller måske noget helt andet, som virksomheden har fået oprettet som egen kolliart. Der er forskel på, hvordan de enkelte transportører vil have det angivet. Nedenstående kan I dog se, de muligheder, der umiddelbart foreligger. Kolliart Transportgruppen Angivelse i fil CLL stykgods CLL - stykgods 1/1 helpalle 1/1 helpalle 1/2 halvpalle 1/2 - halvpalle 1/4 - kvartpalle 1/4 - kvartpalle PRI - specialpalle PRI - specialpalle Kolliart Danske Fragtmænd Angivelse i fil CLL colli CLL 1/1 helpalle PL1 1/2 halvpalle PL2 1/4 - kvartpalle PL4 SPL - specialpalle SPL Kolliart DSV Ring venligst til EDI-Soft for flere info om kolliart på DSV Transport. Hvis der skal skrives labels ud med helt specielle kolliart angivelser, som afviger fra ovenstående, skal de korrekte angivelser i fil verificeres fra pågældende transportør. Side 17 af 23

19 Bilag 4 eksport af data fra CONSIGNOR til økonomisystem CONSIGNOR er i stand til at eksportere data tilbage til økonomisystemet, når etiketten er udprintet. Der kan dannes én stor fil eller en fil pr. forsendelse. Eksportfilen(rne) lægges i mappe på netværk eller lokal PC, det er ligeledes muligt at lave en eksport via FTP alt efter aftale med kunde. Filen dannes uden videre, når funktionen er opsat og brugeren behøver ikke foretage sig noget. Selve opsættet af eksportfunktionen sker i CONSIGNOR under: Setup, men da Consignor er meget fleksibel er det en god ide at tale med EDI-Soft om hvor den bedste placering er I deres opsæt. Selve eksportbilledet ser således ud. Faneblad Folder/Filename Her aktiveres eksporten Stien hvor eksport filen gemmes Hvilken type ønskes tilbage,.txt,.inh,.csv etc. Der er mulighed for at eksportere til en ny fil hver gang. Under det punkt kan man vælge at kører med enten Unique fil navn, det er et fortløbende nummer der tildeles af Consignor, eller man benytter ens eget ordrenummer som filnavn. På hvilket tidspunkt skal filen dannes. Submit: er det tidspunkt der printes. Transmit: er det tidspunkt hvor man overfører EDI fil til transportøren Ved hjælp af knappen Folder, kan man komme ind og bladre efter en bestemt lokation Der er mulighed for at eksportere til den samme fil hver gang, det vil sige at filen blot bliver større og større indtil den læses af økonomisystem eller lignende og derefter slettes. Consignor danner så en ny fil ved næste eksport. I feltet til højre, angiver man det filnavn man ønsker filen skal have. Side 18 af 23

20 Faneblad Layout Hvilken separator skal der være mellem felterne. Semikolon, komma, punktum etc. Man kan også benytte fastfeltlængde. Længden defineres under Setup Fields Her vælger man hvorledes filen skal se. One line per shipment resultere i en linje lige meget hvor mange kolli der er i forsendelsen. One line per package resultere i en linje per pakke dvs. ved 3 kolli bliver der dannet 3 linier. One line per shipment kigger Consignor på hvor mange pakker der er sendt til modtageren igennem dagen og danner en linje for alle. På knappen Setup Fields kommer man det sted hvor man bestemmer hvilke felter der skal med i filen. På næste side er der et lille skærmprint af nogle af de oplysninger der kan returneres. Det er ligeledes herinde man definere længden på felterne hvis man beslutter sig for at køre med fastfeltlængde. Der er mulighed for at sætte et start og slut tegn ind på hvert felt, eksempelvis pakke felterne ind i anførselstegn. Ej beskrevet Side 19 af 23

21 Nå man trykker på Setup Fields kommer man til de felter der er mulighed for at få tilbage fra CONSIGNOR. Listen med felter der kan returneres er i generelle træk den samme som den KOMLETTE LISTE under afsnit 2. Krav til ASCII fil Side 20 af 23

22 Faneblad Units Der er mulighed for at ændre vægt angivelse man kan vælge mellem gram, kilogram, ton Hvilken separator skal der bruges ved decimal. eksempelvis 100,00 Der er mulighed for at ændre volumen betegnelsen, man kan vælge mellem Kubikmillimeter, kubikcentimeter, kubikdecimeter, kubikmeter. Der er mulighed for at ændre længde betegnelsen, man kan vælge mellem millimeter, centimeter, decimeter, meter. Side 21 af 23

23 Faneblad Transmission Sæt flueben for at aktivere eksport via FTP. Hvad hedder serveren hvor filen skal overføres til. Hvilken post skal der benyttes, oftest er det port 21. Hvilken mappe på serveren skal filen placeres, eksempelvis inbox Skal der benyttes autorisation for at komme på server skal der sættes et flueben Her angives brugernavn hvis der benyttes autorisation. Her angives password hvis der benyttes autorisation Denne knap bruges til at teste om forbindelsen fungere. Ved spørgsmål kontakt EDI-Soft Danmark A/S Tlf Side 22 af 23