LEVERING OG KLARGØRING AF FILM

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "LEVERING OG KLARGØRING AF FILM"

Niels Beck
8 år siden
Visninger:

1 OFFENTLIGT UDBUD LEVERING OG KLARGØRING AF FILM 2013 V/ PÅ VEGNE AF 28 KOMMUNER DECEMBER 2013 KAPITEL 2 - KRAVSPECIFIKATION

2 Indledning Kravspecifikationen indeholder hhv. Informationer (I), Krav (K), Ønsker (Ø), efterfulgt af et fortløbende nummer: Informationer (I) angiver informationer fra Ordregiver, der er retningsgivende for Tilbudsgivers besvarelser af Ordregivers krav og ønsker. Krav (K) angiver specifikke Krav fra Ordregiver. Kravene skal kunne opfyldes ved aftaleindgåelse, for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Opfyldelse af samtlige krav skal være indregnet i den tilbudte økonomi. Ønsker (Ø) angiver de Ønsker fra Ordregiver som vil blive lagt til grund for den kvalitative vurdering af tilbuddet. Tilbudsgiver skal i svarkolonnen indsætte et detaljeret svar, alternativt henvise til bilag med svarangivelse. Udbyder henleder opmærksomhed på, at Tilbudsgivers besvarelse af Krav ikke antager form af et forbehold, der risikerer at gøre tilbuddet ukonditionsmæssigt. Generelle Krav Ordreafgivelse generelt Krav Beskrivelse Opfyldt Svar I1 Alle købsordrer, omfattet af udbuddet, opdeles i henholdsvis voksen- og børnematerialer. I2 K1 K2 I3 Ordren angiver fordelingen af materialet på hovedbibliotek og filialer. Følgeseddel skal sendes retur til bibliotekerne sammen med leverancen. Følgesedlen skal indeholde materialernes faustnummer. Ved delleverancer skal meddelelse om resterende eksemplarer forsynes med tilhørende faustnummer. Leverandøren skal kunne håndtere elektroniske bestillinger som direkte overførsel fra bibliotekssystemerne DDElibra, DDElibra Web Professional, Dantek, Integra, Book-it samt nyt fælleskommunalt bibliotekssystem og skal understøtte standardprotokoller. Ved udveksling af data i XML-format (EDItX-standarden) vil bestillingen indeholde følgende data: ID-nummer (FAUST-nummer) Bibliografiske data Antal eksemplarer Profiloplysninger pr. eksemplar (i henhold til lokal trimning af den bibliografiske etiket) A-nummer (midlertidigt materialenummer) pr. eksemplar Bestillingsnummer i accessionssystemet Kundenummer

Ordregivers krav og ønsker. Krav (K) angiver specifikke Krav fra Ordregiver. Kravene skal kunne opfyldes ved aftaleindgåelse, for at tilbuddet vil blive taget i betragtning.

3 Evt. klargøringskode Kontooplysninger K3 K4 K5 K6 K7 K8 Modtagelse Der skal kunne ske automatisk udveksling af materialenumre mellem leverandør og biblioteker. Automatisk modtagelse gælder alle materialer, der er katalogiserede i Den danske Nationalbibliografi eller i Netpunkt. Ved modtagelse af hovedleverancerne af materialerne skal medfølge en elektronisk fil, der muliggør online konvertering af midlertidigt materialenummer med det faktiske sekvensnummer, der er påført materialet som stregkode og som RFID-tag en er beriget med, således at der sker en konvertering fra midlertidig materialenummer til faktisk materialenummer. Denne funktionalitet bevirker, at materialet ved modtagelse kun skal skannes / afleveres og derved er indgået i det lokale system. Filen skal indeholde den faktiske pris på materialet i henhold til rammeaftalen. Leveringsformer Alle eksemplarer af en titel skal som hovedregel leveres samlet. Alle materialer omfattet af leverancen leveres opdelt i henholdsvis voksen- og børnematerialer samt eventuelle skolematerialer. Leveringssteder Frit leveret til det enkelte biblioteks leveringsadresse med risikoovergang samme sted. Leveringsadresserne kan ændres i løbet af kontraktperioden. Der er ét leveringssted pr. kommune. Jf. appendiks 1. Materialerne skal leveres jf. beskrivelse af det enkelte biblioteks leverancemodtagelse - og uden unødig brug af emballage. Tilgængelighed af priser Der skal kunne leveres en webservice til prisforespørgsel, som specificeret i i Styrelsen for Bibliotek og Medier se: Priserne skal være tilgængelige på platformen hver onsdag inden kl. 12, eller senest på samme tid som ugens dataleverance af nye poster fra DBC er tilgængelige i bibliotekernes materialevalgsmodul. Findes prisen ikke når ugelisten er synlig i materialevalgsmodulet, kan der ses bort fra leverandøren i indkøbsøjeblikket. Bibliotekets indkøber er ikke forpligtet til at bestille på bestemte tidspunkter.

Ved modtagelse af hovedleverancerne af materialerne skal medfølge en elektronisk fil, der muliggør online konvertering af midlertidigt materialenummer med det faktiske sekvensnummer, der er påført

4 Det forudsættes endvidere, at priser på gamle titler (fra tidligere ugeleverancer), altid skal kunne forefindes, såfremt de findes i leverandørernes bagkatalog. K9 K10 K11 K12 K13 K14 K15 Kontoudtog Det enkelte bibliotek skal kunne rekvirere kontoudtog, fordelt på kundenumre til det enkelte bibliotek. Købsordre afgives løbende og omfatter danske og udenlandske film på dvd og bluray. Leverandøren skal levere materialerne ophavsretsmæssigt clearet til biblioteksudlån. Levering: Senest 12 arbejdsdage fra modtagelse af købsordre. Hold-back periode: Skulle der, fra filmproducentens side, være pålagt en holdback på materialet, skal periodens udløb fremgå af det enkelte materiale. Beskadigede eksemplarer af film, der ikke kan ombyttes efter købelovens almindelige regler, skal også efter ibrugtagning og inden for en nærmere angivet frist kunne ombyttes til en lavere pris end den oprindelige indkøbspris. Klargøring Klargøring skal understøtte, at bibliotekssystemerne kan aflæse RFID-tags, uden at materialet skal udtages af klargøringsudstyret. Ved mere end én dvd i emballagen skal materialet ligge forskudt. Materialer indeholdende flere dvd er skal holdes samlet som én helhed, hvis der er tale om et fælles faustnummer for alle dvd er. I tilfælde af at materialet er et box-sæt (eksempelvis en tvserie), hvor hver dvd har fået sit eget faustnummer, skal hver enhed klargøres enkeltvis, fuldstændigt hver for sig inkl. egen forside, RFID-tag og bibliografisk etiket. RFID-tag med det enkelte biblioteks navn placeres på selve materialet. Hvis et materiale består af mere end én cd / dvd, skal der sættes en RFID-tag på første del og overlay eller RFID + evt. ejermærke på de øvrige dele af materialet. Det skal fremgå ved tilbudsgivningen, hvad det koster at klargøre et materiale, der består af en enhed og af flere enheder ved at angive, hvad det koster at sætte hver del på, og hvad det koster at fremstille farvekopier til ekstra forsider.

Købsordre afgives løbende og omfatter danske og udenlandske film på dvd og bluray. Leverandøren skal levere materialerne ophavsretsmæssigt clearet til biblioteksudlån.

5 Biblioteket kan selv levere RFID-tags, overlay og eventuelle ejermærker. K16 K17 Udlånsklargøring af dvd er skal kunne klargøres i original emballage, i mapper og i poser. Derfor ønskes flere eksempler på klargøring af følgende materialer inkl. bibliografisk udstyr: Dvd-film / Blu Ray Materialer til prøveklargøring leveres af bibliotekerne. Ved returnering til Gentofte af de klargjorte materialer i forbindelse med tilbudsgivningen, skal hvert materiale være mærket med prisen for den klargøring der er foretaget, samt navnet for typen af klargøringen. Bibliografisk udstyr Alle klargjorte materialehelheder skal forsynes med en bibliografisk etiket placeret på materialets klargøringsudstyr. Etiketten skal indeholde de bibliografiske oplysninger, der hører til det pågældende værk. Derudover forsynes etiketten med navn på tilhørsbibliotek og profiloplysninger om materialets placering. Disse oplysninger medsendes i bestillingen fra det enkelte bibliotek. Af etiketten skal følgende oplysninger endvidere fremgå: materialenr., faustnr. accessionsdato samt oplysning om evt. bilag. Hvis der er tale om sammensatte materialer med bilag, skal det fremgå af den bibliografiske etiket. Leverandøren leverer de bibliografiske etiketter. Ønsker, som skal besvares ved tilbudsafgivelse: Ø1 Ø2 Bibliotekerne ønsker en samarbejdspartner, som fortsat arbejder på udvikling af services i forhold til film, der kan effektivisere arbejdsgange og processer. Bibliotekerne ønsker en beskrivelse af nuværende services, herunder hvilken påvirkning/udbytte det har for bibliotekerne. Endvidere bedes kommende services være beskrevet, herunder hvornår de forventes tilgængelige for bibliotekerne. Bibliotekerne forventer, at tilbudsgiver tilbyder et bredt sortiment indenfor film, der kan understøtte bibliotekernes målsætninger om et bredt og aktuelt kulturtilbud til borgerne. Tilbudsgiver bedes beskrive det tilbudte sortiment, og tilbudsgivers evne ift. Understøttelse af

Ved returnering til Gentofte af de klargjorte materialer i forbindelse med tilbudsgivningen, skal hvert materiale være mærket med prisen for den klargøring der er foretaget, samt navnet for typen af

6 bibliotekernes målsætning. Ø3 Ø4 Ø5 Bibliotekerne forventer at have adgang til personlig kundesupport. Tilbudsgiver bedes beskrive den tilbudte kundesupportfunktion herunder, hvorvidt der suppleres med online support. Leverandøren bedes beskrive, hvordan hold-back perioden håndteres. Det er et ønske, at leverandøren kan opbevare materialerne, indtil hold-back-tidens udløb. Leverandøren kan fremsende faktura, når varen er klargjort til levering. Leverancen skal dog være hensat og tydeligt mærket til biblioteket. Der udgives flere og flere boks-sæt, hvor eksempelvis 4 forskellige filmtitler sælges samlet. Leverandøren bedes beskrive, om det er muligt at bestille enkelte dele af et boks-sæt, frem for at skulle bestille et helt boks-sæt, hvis man kun har brug for én titel eller flere eksemplarer af én titel frem for de andre.

Det er et ønske, at leverandøren kan opbevare materialerne, indtil hold-back-tidens udløb. Leverandøren kan fremsende faktura, når varen er klargjort til levering.

Relaterede dokumenter

1: Vi vil formode, at der må være tale om antallet af tidsskriftnumre og ikke antallet af forskellige titler / tidsskrifter / abonnementer.

Fælleskommunalt biblioteksudbud Spørgsmål og svar 30. april 2012 ID Spørgsmål Svar 1 Det angives, at delaftale 5 omfatter 140.000 enheder pr. år. 1: Vi vil formode, at der må være tale om antallet af tidsskriftnumre