RAMMEAFTALE. Teknisk rådgivning og bistand ved tilrettelæggelse og gennemførelse af udbud af driftsrelaterede opgaver MAJ 2011

Transkript

1 RAMMEAFTALE Teknisk rådgivning og bistand ved tilrettelæggelse og gennemførelse af udbud af driftsrelaterede opgaver MAJ 2011

2 DATO 10. maj 2011 UDARBEJDET AF Juridisk afdeling RAMMEAFTALE OM TEKNISK RÅDGIVNING OG BISTAND VED TILRETTELÆGGELSE AF UDBUD AF DRIFTSRELATEREDE OPGAVER I VEJDIREKTORATET ESDH SAGSNR. Tilføj ESDH sagsnr. SAP OPGAVENR. Tilføj SAP opgavenr., ét evt. flere FAKTURAREFERENCE Tilføj initialer, der skal stå på faktura RAMMEAFTALE NR. DATO Tilføj nr. hvis relevant Tilføj dato for rammeaftalens udarbejdelse 1. PARTERNE Mellem Vejdirektoratet, Driftsafdelingen Niels Juels Gade København K i det følgende kaldet "Vejdirektoratet" og XXX CVR nr.: i det følgende kaldet "rådgiveren" er der indgået følgende rammeaftale om rådgivning og bistand (i det følgende samlet betegnet rådgivning ) under henvisning til Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand af februar 2011 ("standardvilkårene"). Rammeaftalen træder i kraft ved underskrift og gælder 4 år med udløb på 4-årsdagen for underskriften. 2. OPGAVEN Niels Juels Gade København K vd@vd.dk EAN Postboks 9018 Telefon vejdirektoratet.dk CVR

3 Rammeaftale om rådgivning og bistand 2 af 7 Denne rammeaftale har til formål at beskrive rammerne for rådgiverens ydelser til Vejdirektoratet, i forbindelse med Vejdirektoratets behov for bistand ved tilrettelæggelse og gennemførelse af udbud og indgåelse af aftaler om driftsrelaterede opgaver i Vejdirektoratet. Nærværende rammeaftale er 1 ud af xxx rammeaftaler indgået med forskellige aktører. Det er ikke muligt at forudse, hvilke projekter, der vil blive iværksat af Vejdirektoratet i løbet af rammeaftalens varighed og i hvilket omfang rådgiverens bistand ved tilrettelæggelse og gennemførelse af udbud og indgåelse af aftaler om vintertjeneste vil blive nødvendig. Rammeaftalen er i forhold til rådgiveren ikke eksklusiv. Vejdirektoratet er således berettiget til at antage en rådgiver, der ikke deltager i rammeaftalen til konkrete opgaver. Vejdirektoratet er endvidere ikke forpligtet til at aftage ydelser fra rådgiveren, dvs. rådgiveren er ikke garanteret nogen minimumsomsætning hidrørende fra rammeaftalen. 3. RAMMEAFTALENS GRUNDLAG OG FORLØB 3.1 AFTALEGRUNDLAG Der gælder følgende dokumenter, hvor det lavest nummererede har forrang i tilfælde af indbyrdes uoverensstemmelse: 1. Nærværende rammeaftale. 2. Rådgiverens tilbud. 3. Det samlede udbudsmateriale. 4. De til enhver tid gældende tilbuds- og udbudsregler 5. De til enhver tid gældende regler og forskrifter vedrørende den konkrete opgave samt øvrige forskrifter knyttet til den konkrete opgaves løsning 6. Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand af februar 2011 (herefter "standardvilkårene") I tilfælde af uoverensstemmelser eller fravigelser imellem tilbuddet (nr. 2.) og udbudsmaterialet (nr. 3) gælder dog det særlige, at tilbuddet kun har forrang frem for udbudsmaterialet, såfremt der i tilbuddet - eller nærværende aftale - udtrykkeligt er gjort opmærksom på uoverensstemmelsen/fravigelsen. 3.2 TILDELING AF KONKRETE OPGAVER MELLEM DE AKTØRER DER ER INDGÅET RAMMEAFTALE MED Fremgangsmåden ved miniudbud Når Vejdirektoratet ønsker at indgå en aftale om en konkret opgave, sker det efter følgende fremgangsmåde (nr. 1-5), hvorved bemærkes, at der ikke ydes tilbudsvederlag for deltagelse i miniudbud:

4 Rammeaftale om rådgivning og bistand 3 af 7 1. Vejdirektoratet fremsender pr. opfordring til at gøre tilbud indeholdende (I) beskrivelse af opgaven, herunder de særlige ønsker til rådgiverens bistand, (II) tilbudstidspunktet, (III) evt. præcisering af, hvad tilbuddet skal indeholde,(iv) oplysning om hvilket timetal Vejdirektoratet vil anvende i forbindelse med evaluering af delkriterium 2, beskrevet i pkt. 3.3, samt (V) evt. uddybning af, hvad Vejdirektoratet lægger vægt på i forbindelse med vurdering af delkriterium 1, beskrevet i pkt Rådgiveren giver snarest muligt fra modtagelse af ovennævnte opfordring meddelelse til Vejdirektoratet pr. , hvis rådgiveren af ressourcemæssige årsager ikke ser sig i stand til at deltage i konkurrencen. 3. Rådgiverens tilbud, der sendes pr. og i PDF- eller andet tilsvarende tilgængeligt format, skal være Vejdirektoratet i hænde (senest) på det i opfordringen fastsatte tilbudstidspunkt, der som udgangspunkt er 7 døgn efter udsendelse af opfordringen. Vejdirektoratet kan dog henset til opgavens omfang og karakter fastsætte en længere tilbudsfrist. Tilbuddet skal indeholde: - En redegørelse for kompetencen og erfaring hos tilbudsgiverens tilbudte medarbejder og hvordan denne agtes nyttiggjort i forhold til den konkrete opgave (til brug for bedømmelse af delkriterium 1, jf. pkt. 3.3). Redegørelsen må fylde maks. 2 A4 sider. - Tilbudsgiverens tilbudte timesats til den konkrete aftale, hvilken timesats skal være mindre eller lig med den timesats, der er tilbudt i bygherrerådgiverens tilbud afgivet i forbindelse med udbuddet af nærværende rammeaftale (til brug for bedømmelse af delkriterium 2, jf. pkt. 3.3). - En udfyldt og af rådgiver underskrevet rekvisitionsseddel. Tilbuddet åbnes ved tilbudsfristens udløb. Rådgiverne er ikke berettiget til at overvære åbningen. 4. Vejdirektoratet evaluerer de indkomne tilbud og forventer 3 dage efter tilbudsfristens udløb at give meddelelse om, hvem der vil blive indgået aftale med. Vejdirektoratet kan i opfordringen under nr. 1 dog efter omstændighederne fastsætte en længere periode til at evaluere de indkomne tilbud. 5. Der indgås aftale ved Vejdirektoratets underskrift af rekvisitionsseddel. 3.3 TILDELINGSKRITERIUM Aftalen om den konkrete opgave tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud, der vurderes ud fra følgende delkriterier: Delkriterium 1: Kompetencen hos tilbudsgiverens tilbudte medarbejder i forhold til den konkrete opgave, hvor der lægges vægt på den pågældende

5 Rammeaftale om rådgivning og bistand 4 af 7 Delkriterium 2: medarbejders kompetence og nyttiggørelse heraf i forhold til løsning af den konkrete opgave. Delkriterium 1 vægtes 50 %. Tilbudsgiverens tilbudte timesats vedrørende den konkrete opgave. Ved evalueringen anvendes det af Vejdirektoratet anslåede timetal for den konkrete opgave, hvorved opnås en totalværdi, der herefter anvendes ved evalueringen af tilbuddene. Den beregnede totalværdi er ikke udtryk for hverken en minimums- eller maksimumspris, men anvendes alene til evalueringen. Delkriterium 2 vægtes 50 %. Delkriterium 1 vurderes på en skala fra 0-10, hvor 10 point gives til det tilbud, der fuldt ud opfylder Vejdirektoratets behov i forhold til den udbudte opgave og hvor 0 point gives til det tilbud, der kun netop opfylder Vejdirektoratets minimumsbehov i forhold til den udbudte opgave. 5 point gives for et tilbud, der vurderes at opfylde Vejdirektoratets behov "middel". For pointene 7, henholdsvis 3, gælder, at disse gives for tilbud der vurderes at opfylde Vejdirektoratets behov over middel, henholdsvis under middel. Øvrige point gives for tilbud, der vurderes at ligge mellem de angivne vurderinger. Point gives som et helt tal. Der behøves ikke foreligge tilbud, der opnår 10, henholdsvis 0 point. Delkriterium 2 vurderes således, at tilbudsgiveren med den laveste beregnede evalueringssum (anslået timer x tilbudt timesats) tildeles 10 point. Øvrige tilbudsgivere tildeles point således, at for hver kr den beregnede evalueringssum er højere end lavestbydende, fradrages 0,1 point i forhold til de 10 point, som lavestbydende får tildelt. Hvis f.eks. det anslåede timetal er 100 og de tilbudte timesatser fra 3 tilbudsgivere er henholdsvis kr. 900, 950 og 1.000, vil dette medføre beregnede evalueringssummer på kr , kr og kr Lavestbydende vil dermed få 10 point, nr. 2 vil få 9,5 point og nr. 3 vil få 9 point. 4. RÅDGIVERENS YDELSER Rådgiveren skal yde teknisk rådgivning og bistand ved tilrettelæggelse og gennemførelse af udbud af driftsrelaterede ydelser. Rådgivningen vil i den forbindelse kunne omfatte bearbejdning af Vejdirektoratets krav og ønsker til ydelsen, der eventuelt afgives i rapportform af rådgiveren. Rådgiveren skal analysere idéens muligheder og give en vurdering af, hvordan og hvorvidt idéen kan realiseres. Om nødvendigt skal rådgiveren tillige udarbejde oplæg til økonomi vedrørende ydelsen. Rådgiveren skal udarbejde de fornødne dokumenter til brug for udbud af de enkelte ydelser, og udbudsmaterialet skal overholde de til enhver tid gældende vejregler samt nationale og internationale udbudsregler. Rådgiveren skal endvidere rådgive Vejdirektoratet om konkurrenceform, og rådgiveren skal i det hele forestå udbuddet, herunder udsendelse af udbudsmateriale, besvarelse af spørgsmål samt udsendelse af eventuelle rettelsesblade. Anmodning om deltagelse og tilbud vil ligeledes blive fremsendt til rådgiveren, medmindre andet aftales.

6 Rammeaftale om rådgivning og bistand 5 af 7 Det er ikke muligt præcist at redegøre for typen af de ydelser, som Vejdirektoratet vil behov for bistand til, men der er i de forgangne år blandt andet indkøbt bistand til udbud og indkøb af følgende ydelser: konsulent til Havari kommissionen konsulent til dødsulykkestatistik konsulent til rådgivere til ITS / tunnelinstallationer konsulent til banesignaler konsulent til asfaltteknik Herudover kan Vejdirektoratet få behov for sekretariats- og udbudsbistand til matrixudbud, rådgivning ved OPP projekter, udbud af brugerundersøgelser, udbud af bistand til strategisk rådgivning vedr. trafikinformation, bistand ved gennemførelse af pilotprojekter vedr. almen drift. Rådgiverens ydelser beskrives ved klientens rekvisition af den konkrete opgave. Rekvisitionen skal indeholde en henvisning til rammeaftalen. Det påhviler rådgiveren at udfylde rollen som Vejdirektoratets umiddelbare repræsentant i det omfang Vejdirektoratets interesser ikke varetages af andre rådgivere eller forestås af Vejdirektoratet selv. Rådgiveren skal kun disponere som fuldmægtig for Vejdirektoratet i et nærmere omtalt omfang og i henhold til konkret fuldmagt herom, idet nærværende rammeaftale eller den underskrevne aftaleseddel ikke i sig selv udgør en fuldmagt til at disponere i økonomisk henseende. Det påhviler rådgiveren at samarbejde og koordinere samarbejdet med eventuelt andre rådgivere vedrørende opgaven. Det påhviler rådgiveren at rådgive og vejlede Vejdirektoratet i ethvert spørgsmål, som måtte opstå i forbindelse med udbuddet og indgåelse af aftalen om vedligeholdelsesopgaven, således at Vejdirektoratet uopfordret får stillet det bedst mulige beslutningsgrundlag til rådighed. 5. KLIENTENS YDELSER Klientens ydelser fremgår af de for den enkelte opgave udarbejdede rekvisition. 6. PARTERNES MEDARBEJDERE SAGSANSVARLIG HOS KLIENTEN Kontaktperson hos klienten er Per Simonsen, psi@vd.dk. Bindende aftaler inden for kontraktens rammer kan også indgås af Jonathan Hermansen, jona@vd.dk. PROJEKTANSVARLIG HOS RÅDGIVEREN Projektansvarlig er

7 Rammeaftale om rådgivning og bistand 6 af 7 UDSKIFTNING AF MEDARBEJDERE HOS RÅDGIVEREN Udskiftning af medarbejdere i ressourcepuljen hos rådgiveren, kan alene ske efter forudgående skriftlig godkendelse fra Vejdirektoratet. Den nye medarbejder skal mindst have de samme faglige kvalifikationer, som den udskiftede medarbejder var i besiddelse af. 7. BUDGET OG TIDSFRISTER BUDGET Budgettet (budgetrammen) for opgaven (ekskl. moms) fastsættes af klienten eller aftales mellem klienten og rådgiveren inden tildeling af opgaven og skal fremgå af rekvisitionen. TIDSFRISTER Tidsfrister for opgaven fastsættes af klienten eller aftales mellem klienten og rådgiveren inden tildeling af opgaven og skal fremgå af rekvisitionen. OPFØLGNING Arbejdsforløbet afrapporteres til/følges op sammen med klientens sagsansvarlige. 8. AFREGNING For samtlige ydelser omfattet af nærværende rammeaftale ydes der et fast honorar efter medgået tid i henhold til den timetakst, der er fastsat i rådgiverens tilbud. Der er tilbudt en timetakst på kr. [udfyldes efter eventuel tildeling af ordren da timetakst skal afleveres lukket kuvert]. Timetaksten reguleres årligt i overensstemmelse med standardvilkårene. HONORAR Rådgiverens honorar udbetales i overensstemmelse med Vejdirektoratets standardvilkår af februar UDLÆG Rådgiveren afholder selv samtlige udlæg forbundet med udførelse af rådgivningsopgaverne og eventuelle ekstraydelser, medmindre andet aftales mellem klienten og rådgiveren i rekvisitionen. 9. ANSVAR Rådgiverens ansvar begrænses i overensstemmelse med forsikringssummen på rådgiverens ansvarsforsikring, dog som minimum kr. 12,5 mio. for personskade og minimum kr. 5 mio. for tingsskade pr. forsikringsbegivenhed. 10. FORSIKRING Kopi af rådgiverens forsikringspolice indgår i tilbuddet fra rådgiveren.

8 Rammeaftale om rådgivning og bistand 7 af 7 Rådgiveren har tegnet ansvarsforsikring i Angiv forsikringsselskab Rådgiverens forsikring har policenr. Angiv policenr. med personskadeforsikring på maks. Angiv beløb kr. pr. forsikringsår og tingskadeforsikring på maks. kr. pr. forsikringsbegivenhed. 11. SUPPLERENDE BESTEMMELSER Rådgiveren er forpligtet til så vidt muligt at sikre, at der ikke opstår habilitetskonflikter under udførelse af opgaven. Såfremt rådgiveren støder på forhold, hvor der kan rejses tvivl om rådgiverens habilitet, er rådgiveren forpligtet uopholdelig at underrette Vejdirektoratet herom. Hvis Klagenævnet for Udbud eller en domstol fastslår, at kontrakten er uden virkning, kan Vejdirektoratet bringe kontrakten til ophør i overensstemmelse med afgørelsen. I tilfælde heraf kan rådgiveren ikke over for Vejdirektoratet rejse krav om erstatning eller krav på anden form for godtgørelse som følge af kontraktens ophør. 12. BILAGSOVERSIGT Ingen. 13. UNDERSKRIFTER For Vejdirektoratet For rådgiveren København, den Angiv dato....., den Angiv navn på ansvarlig Angiv titel... Angiv navn på afdelingsleder/projektchef Angiv titel... Underskrift... Navn på underskriver

9 driftsdivisionen Niels Juels Gade København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk