Referat af ordinært afdelingsmøde tirsdag den 8. september 2015 kl afholdt i kantinen på Kokkedal Skole Vest.

Transkript

1 Andelsboligforeningen Hørsholm Kokkedal Afdeling 9 Hørsholm Kokkedal Referat af ordinært afdelingsmøde tirsdag den 8. september 2015 kl afholdt i kantinen på Kokkedal Skole Vest. Til stede: 67 husstande repræsenterende 134 stemmer. Fungerende områdeleder Bo Helt Christensen (BOCH) Driftschef Jesper Kjærsgaard (JEKJ), Boligkontoret Danmark (BDK). Forretningsfører Torben Hangaard Nielsen (THNI), Boligkontoret Danmark. Marianne Andersen (MLA), formand for AB Hørsholm-Kokkedal (og beboer i Byengen) Dagsorden: 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere. 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for perioden siden sidste afdelingsmøde. 3. Godkendelse af budget og driftsplan for Behandling af indkomne forslag. 5. Valg formand, bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter. 6. Valg til repræsentantskabet. 7. Eventuelt. Afdelingens formand Lone Schrøder (LS) bød velkommen. Evy, By 71, havde hørt, at nogen ville optage mødet. Det ønskede hun ikke. LS spurgte, om det ikke var muligt at tage punktet op, når mødet var startet i henhold til punkt 1, hvilket blev accepteret. Ad 1 Valg af dirigent, referent og stemmetællere Bjarne Nigaard (BNI) blev foreslået og valgt som dirigent. Annette Worsøe blev valgt som referent. Torben Hangaard Nielsen, BDK, Evy, By 71 og Lis, By 78 blev valgt som stemmetællere. Dirigenten konstaterede mødets lovlighed, og dermed var afdelingsmødet beslutningsdygtigt. BNI spurgte, om der blev optaget fra mødet. Henrik, No 66, bekræftede. Det er lovligt at optage på offentlige møder, man selv deltager i. BNI gjorde opmærksom på lovens krav om opbevaring og brug af sådanne optagelser. Evy sagde, at man skal kunne udtale sig frit på sådanne møder med navn og adresse, uden at det kom længere ud, da hun bl.a. har kendskab til flere i bebyggelsen, som bor på beskyttede adresser. Henrik foreslog, at ejendomskontoret kunne opbevare optagelsen, og han så selv slettede den. JEKJ svarede, at ejendomskontoret ikke har faciliteter til dette. Det endte med, at Henrik senere meddelte, at der var slukket for optageren. 1

2 Ad 2 Afdelingsbestyrelsens beretning for perioden siden sidste afdelingsmøde Beretningen er blevet omdelt før mødet og ligger på hjemmesiden. LS orienterede om enkelte punkter fra beretningen og meddelte, at da der er kommet flere forslag og spørgsmål vedrørende renoveringssagen, vil der blive afholdt et orienterende møde om denne d. 30/9 på skolen. Herefter fortalte hun om havevandringen, som var foretaget ud fra sidste års stramninger i husorden og vedligeholdelsesreglement, og meddelte, at opfølgningen /opgørelsen efter årets havevandring nu er, at 38 husstande har fået brev fra BDK om mangler. Sp., Hvorfor rengøre glasudhænget, når det alligevel bliver taget ned i forbindelse med renoveringen? Svar, LS, glasudhænget skal holdes rent, og tagrenden skal renses, så afløbsrøret ikke stopper til. Glasudhængene bliver sat op igen efter renoveringen, og det er bedst for alle, at det er rengjort fra starten. BNI foreslog, at debatten også omfattede flg. punkter fra forslag: Forslag 2 pkt. 3 fra Lisbet og Stephen, No 50 Mange er utilfreds med Have vandring, der foreslås at bestyrelsen ser på hvilket andre muligheder der er, diskuteres ved mødet d. 8/9/2015. Forslag 9 pkt. 1 fra Bettina & René Røkke, No 72. Havevandring Det er os en gåde, at flere ikke får klippet hæk på boligselskabets regning med opkrævning. Det ses jo tydeligt at det ikke bliver gjort, år for år.. Der er flere steder de er langt over de tilladte mål og vælter ind i nabohaver, eller egen have.. Det ser ud af H til. Det samme gælder den måde man har valgt at have egen losseplads på, i både forhave og baghave.. Det er som om der bliver gået i små sko nogen dage og andre dage alt for store sko når der er havevandring. Der er og bliver os en gåde Søger klar besked omkring dette.. Hvad er grunden og hvorfor? Svar LS, vi må ikke gå ind i beboernes haver og kan kun påtale det, vi kan se udefra, og det gør vi. Vi har prøvet at køre konsekvent efter det nye vedligeholdelsesreglement og den nye husorden, der blev vedtaget sidste år. Det kan være, at vi har kørt for hårdt frem mht. buske og træer specielt i forhaverne. Det kunne vi have undgået, men vi kendte ikke omfanget af renoveringssagens krav til beskæring/fjernelse af buske og træer i for- og baghaver. Beretningen blev enstemmig vedtaget. Ad 3 Godkendelse af budget og driftsplan for 2016 Jesper Kjærsgaard (JEKJ) forelagde budget og driftsplan for Huslejestigning bliver med dette budget 0%. Der er indregnet overskud fra tidligere år, og ellers er nogle tal faldet og nogle er steget, så det udlignes. Antennebudget inkl. Koda og Copydan stiger, så det koster 65 kr. mere pr. måned. 2

3 Udgifter til opretning af flytteboliger forekommer, når fraflytter ikke kan afkræves, feks. ved dødsboer. Sp., udlevering af maling til udvendigt træværk gælder stadig, selvom der renoveres? Sv., JEKJ, ja, det kun indgangsfacaden, der udskiftes. Sp., er der sket nedjustering i vedligeholdelse pga. renovering? Sv., JEKJ, det er ikke indarbejdet endnu. Sp., vi får egne vandmålere, hvad er m3 pris på vand? Hvordan kommer det til at se ud på huslejen? Sv., JEKJ, I bruger nu 2,5 mill. kr. til vand, m3-prisen er 67 kr/m3. Afregning fra vandmålere i fremtiden vil give et minus i huslejen og plus aconto for vand. Det første år vil alle blive opkrævet det samme beløb, derefter vil aconto-beløbet blive individuelt ud fra det faktiske forbrug i boligen. Sp., vil der blive taget hensyn til, at man bor for enden af en streng og dermed skal vente længere tid på varmt vand? Sv., JEKJ, nej. Sp., almindelig vedligeholdelse er faldet i forhold til Sv., JEKJ, i 2014 var der en overskridelse, men der brugte man af tidligere års overskud, da der ikke var budgetteret nok. Pengene gik blandt andet til engangsudgifter, til skråningen ved ejendomskontoret, der måtte sikres, så funktionærerne fortsat kunne passe den uden risiko for skader. Budget blev vedtaget ved håndsoprækning. Driftsplan blev vedtaget ved håndsoprækning. Antennebudget blev vedtaget ved håndsoprækning. Ad 4 Indkomne forslag Forslag 1: Bestyrelsen fremlagde Forslag til ny råderet Ny råderet, forbedringer Sp., kan man bruge andre tømrere til udførsel af arbejde i forbindelse af råderetten? Sv., ja, man må også selv udføre det. Kravet er, at det skal være håndværksmæssigt korrekt udført. Arbejder, der kræver autorisation (el og vand), skal være udført af autoriserede håndværkere. Udførelsen skal godkendes af ejendomskontoret. Sp., nedhængte lofter er ikke tilladt, hvad så hvis man har det, og ejendomskontoret har godkendt dem? Sv., reglen gælder fremadrettet. Eksisterende lofter vil blive nedtaget ved fraflytning. Udendørs bliver det tilladt at få vandhane i baghave, den skal udføres af aut. VVS-installatør. Sp., hvis man bor i enderækkehus, må man så opsætte en vandhane på gavlen? Sv., ja. Sp., godkendt hegn mellem 2 naboer, hvad så når der flytter en ny nabo ind? Sv., LS, den nye nabo overtager vedligeholdelsespligten. Sp., når der ikke må bores i de nye facader, betyder det så, at man ikke må genopsætte sin altankasse under køkkenvinduet efter renoveringen? Sv., LS, ja. Sp., har hørt at der ikke må laves aftræk gennem facaden til tørretumbler. Sv. Det er korrekt, ingen huller/kuldebroer i de nye facader. Nu får vi endelig nogle ordentligt isolerede facader, så skal de ikke ødelægges med huller. Afkast fra tørretumbler må ske med slangen ud 3

4 af vinduet. Ved udskiftning af tørretumbler anbefales en kondenserende tørretumbler. Der vil komme mekanisk ventilation med genvinding i de nye badeværelser. BNI bad om, at videre diskussion blev henlagt til mødet om renovering d. 30/9. Forslaget blev vedtaget ved håndsoprækning, 5 stemte imod. Forslag 2: Lisbet Anette & Stephen F. Volante, Nordengen 50: 1) Forslag om tilmelding til Nabohjælp 2) Forslag om etablering af fartbumps. 3) Nye døre og vinduer Ad 1, opfordrer beboerne i By- og Nordengen til at tilmelde sig Nabohjælp. By 112, det er effektivt mod indbrudstyve. Sv., LS, vi kan nok finde penge til skilte ved de 2 stamveje. MLA, foreslår at skrive i næste nyhedsbrev, hvordan man tilmelder sig. By 71, se på Facebook, der står det også skrevet. Forslaget blev vedtaget ved håndsoprækning Ad 2, foreslår at etablere flere fartbump for at dæmpe farten på de biler, der kører for hurtigt inde i bebyggelsen uden hensyn legende børn. Bl.a. omkring rundkørsel i Nordengen. Sv., LS, det er desværre nogle få beboere, som kører for hurtigt. Et bump koster i 2014-priser kr. MLA, vi havde håbet at kunne modernisere vores eksisterende bump under LAR. Men der bliver ikke lavet ret meget LAR inde i bebyggelsen, så der bliver ikke penge til det. Sp., hvad med små korte bump? Sv., LS, det kan vi undersøge. No 66, bor nede i bunden af Nordengen og synes at de 3 eksisterende bump er slemme nok, ønsker ikke flere. Det drejer sig om få personer, der kører for hurtigt. Forslag om henstilling til at dæmpe farten blev vedtaget ved håndsoprækning Ad 3, nye døre og vinduer. Behandlet sammen med: Forslag 7: Britta Lyster, Nordengen 66: Forslag om at man over hoveddør, uanset dørtype, får en glasrude, så vi får lys i gangen. Forslag 2, pkt 3, Lisbet er ked af ikke at kunne vælge klart glas til hoveddør og badeværelsesvindue. Forslag 7, Britta føler, at beboerne ikke er blevet spurgt og haft indflydelse på døre og vinduer. Sv., MLA (formand for AB Hørsholm-Kokkedal, som er bygherre på renoveringssagen): Vi er nu i fuld gang med renoveringsprojektet og kan ikke ændre på det, så et ja til forslaget om vindue over hoveddøren vil medføre en lejestigning, hvilket jeg ikke kan anbefale. Jeg beklager, hvis enkelte ikke føler, at informationen har været god nok, men ind imellem er der ting i et projekt, der ændrer sig, og vi forsøger hele tiden efter bedste evne at orientere og informere. 4

5 Hvad angår matteret glas i badeværelsesvinduerne, så er det en driftsbeslutning fra tidligere, der køres videre på. Der er ikke lovet en beboerafstemning om alting, men vi har i byggeudvalget forsøgt at give medbestemmelse, der hvor det var muligt. Britta mangler information om løsningerne. By 61, der er klart glas i døren i No 32, hvilket jeg var glad for, men jeg har hørt, at den nu bliver med matteret glas. Ja, den bliver med matteret glas, og flere andre beboere har givet udtryk for, at de ikke vil have klart glas, så det er rigtigt svært at tilfredsstille alle. Evy By 71, har boet her i 30 år, er glad for byggeudvalgets store arbejde, og at bestyrelsen har inddraget beboerne og givet mulighed for at vælge imellem flere fliser og andre tilvalgsmuligheder. Bestyrelsen får ingen penge for deres store arbejde. Britta, hvordan hvis vi efterfølgende selv udskifter ruden i badeværelset for egen regning. MLA, det er ikke tilladt blandt andet på grund af 5 års garantien, og det samme gælder hoveddøren. Den udvendige del af bebyggelsen falder ikke ind over råderetten og kan ikke ændres af lejer. Forslag 2 pkt 3 og forslag 7 blev nedstemt ved håndsoprækning med 11 stemmer for Forslag 3: Jan Madsen, Byengen 112: Vedtægter om max 1 hund ændres til max 2 hunde, dog stadig ikke kamphunde. Jan Madsen, formuleringen skal være: 2 husdyr (hund eller kat) No 6 bad om skriftlig afstemning, da det er et meget følelsesladet emne. By 71, dyreejerne har ofte ikke styr på deres dyr, de går ind i andre folks huse og haver. No 66, hvad med dem, der har flere dyr nu? Sv., LS, naboer, der føler sig generet, må sende klage. Bestyrelsen kan ikke gå rundt og agere politi. Sp., de kan jo blive neutraliseret. Forslaget blev nedstemt ved skriftlig afstemning, for 33, imod 82, blank 6 Forslag 4: Jan Madsen, Byengen 112: Tilslutningspligten mht tv signal ophører så vi selv kan vælge tv udbyder. Forslaget blev trukket tilbage, da forslagsstiller havde fået oplyst, at det pt ikke var så ligetil på grund af tekniske årsager Forslag 5: Jesper Lollesgaard, Nordengen 26 (forslagsstiller var ikke til stede) Forslag i forbindelse med parkeringspladser i Nordengen. BNI gennemgik forslaget: 1) Fælde/beskære platantræer ved blok 24 (Nordengen). 2) Fjerne træer på P-pladsen. 3) Optegne afmærkning på P-pladser 4) Klippe hække/buske 2 gange om året, så det er nemt at færdes. 5) Indskærpe tidspunkter for støjende arbejde, specielt i sommerperioden. 6) Placering af lampeudtag over spejl i nye badeværelser. 5

6 Ad 1, platantræer er fældet, da rødderne ødelægger belægninger på sti og vej samt rør i jord. Vi får nye stibelægninger i forbindelse med LAR. Ad 2, de japanske kirsebærtræer blev plantet, hvor andre større træer var blevet fældet. De bliver ikke fjernet, da vi ønsker at bibeholde et grønt udtryk i bebyggelsen. Forslaget blev nedstemt ved håndoprækning. Ad 3, optegning af P-pladser. (venter til efter renovering) Ad 4, LS, buskene omkring græsplænen ved blok 24 bliver fjernet, og græsplænen bliver dermed åbnet. Forslag om klipning 2 gange/år. Kan evt. klippes lige efter blomstring en gang/år. Ad 5, info om tidspunkter for støjende arbejde genopfriskes i næste info-brev. Ad 6, henvises til møde d. 30/9. Forslag 6: Britta Lyster, Nordengen 66: Forslag om at alle beboermøder og afdelingsmøder optages på bånd. Britta, ønsker at beboermøderne optages på bånd for bedre at kunne huske, hvad der er sagt og for at undgå misforståelser. By 37, referat fra mødet vil normalt oplyse, hvad der er sagt og besluttet på mødet. By 71, personer på beskyttede adresser kan blive unødig udsat eller undgår måske helt at deltage, hvis mødet optages, og de dermed kan genkendes. By 78, har boet her i 35 år, det har aldrig været nødvendigt, jeg har tillid til bestyrelsen. By 71, udtryk for mistillid, vi kan ikke vende tilbage til båndet og høre det. Forslag 7: Behandlet sammen med Forslag 2 pkt. 3. Forslag 8: Britta Lyster, Nordengen 66: Forslag om ny parkeringsplads med plads til ca. 20 biler oppe på sjældent brugt græsareal udenfor Nordengen 26-31, indkørsel fra nuværende parkeringsplads. Kloakering kan indgå under LAR. LS, det vil blive en udgift for afdelingen, den kan ikke ligge i LAR, som er en del af samarbejdet med kommunen. By 81, har optalt antal P-pladser, i Byengen 270 P-pladser til 270 boliger, i Nordengen 143 P- pladser til 96 boliger. 6

7 MLA, det er rigtigt, at der er en del ekstra trafik i hele afdelingen og i Nordengen omkring No 32, som er vores Mock up lejlighed under byggesagen, men ifølge vores entreprenør vil byggesagen være færdig ultimo 2016, altså et år tidligere end udmeldt, og så skulle der igen være til at få en p- plads. Forslag 9: Bettina & René Røkke, Nordengen 72: 3.Forslag om legeplads i Nordengen (i rundkørsel) Der ønskes hegn omkring legepladsen, der er kommet flere børn til bebyggelsen, og det er farligt, når børn kan løbe lige ud på vejen. Det ville være godt med et fodhegn eller noget i stilen med det som der er på MC. Donalds. Det ville skabe mere tryghed for både børn og voksne. Hvis sådan et hegn blev opsat. 5. Huslejestigning Har et stort ønske omkring den huslejestigning som ligger og venter forude, til når projektet er overstået. Der ønskes dokumentation omkring denne stigning på skrift. På max beløb. Ad 3. Bettina, foreslår fodhegn omkring legeplads i Nordengen. Sv., LS, vi vil gerne prøve at kigge på det og evt.indregne et hegn i 2017-budgettet. Men vi bliver nødt til at friholde brandvejen midt igennem legepladsen. Efter renoveringen skal vi have nedsat nogle udvalg for de grønne områder og legepladser, der skal arbejde med forslag, og vi ønsker meget gerne deltagelse af interesserede beboere. By 71, børn løber den vej, de kigger. No 54, Jeg er bekymret for falsk tryghed, hvis det bliver hegn med låger, så vil mine drenge og andre børn måske bare løbe ud ad lågen uden at se sig for. Sp., var der ikke tale om, at legepladsen skulle flyttes ind til siden? Sv., LS, jo det var et ønske under LAR, men det viste sig, at der ikke skal laves LAR ( afledning af regnvand) i Nordengen, da vandet isåfald skal løbe opad, hvilket ikke er muligt, så flytning af legepladsen blev der ikke penge til. Afdelingsmødet henstillede til bestyrelsen om at indarbejde et hegn i 2017-budget. Ad 5. LS, huslejestigning efter renovering bliver for rækkehuse på 89,8 m2 249 kr/md, for to rums boliger på 61,2 m2 190kr/md, for to rum på 54 m2 172 kr/md. Forslag 10: Henrik Gryndahl, Nordengen 66: Jeg vil gerne stille et forslag om at vi fjerner de sten der ligger ved indkørslen til Nordengen. De har ikke længere en praktisk anvendelse, men er blot en grim øjebæ for området. Vi kan spare tid og kræfter på, at der ikke skal håndklippes græs rundt ved stenene men fremadrettet kan klippes med maskine. De kan muligvis fjernes u/b til brug ved kystsikring eller lign. LS mener stadig, at de har en funktion. Vi har tidligere oplevet, at folk parkerede på græsarealet, bl.a. når der var cirkus i byen. Og de fleste beboere respekterer, at man ikke skal køre ind på stierne i bil. 7

8 Forslag 11: Henrik Gryndahl, Nordengen 66: Jeg vil gerne stille et forslag om at haveaffald og storskrald afhentes på én og samme dag for hele Nordengen. Dette er for at spare en masse tid med kørsel med en halvtom vogn, slid som medfører skæve fliser på vores nye kommende belægning efter LAR, skrald stående rundt omkring i bebyggesen 4 dage om ugen, generende larm fra unødig kørsel, for at give vores servicemedarbejder 4 hele dage uden afbrydelser i form af kørsler m.m. Det er også nærliggende at afhente begge dele mandag, da man i weekenden oftest rydder op, har storskrald og haveaffald. JEKJ har talt med funktionærerne om det. De siger, at den nuværende måde at gøre det på fungerer godt. Affaldet skal sorteres i fraktioner og bliver det gerne ved afhentningen. Der ville ikke blive mindre kørsel, da affaldsmængden er den samme. Øget kørsel i hele dage af gangen giver manglende tid til andre opgaver. Forslag 12: Henrik Gryndahl, Nordengen 66: Jeg vil gerne stille et forslag om vi endnu en gang med den nye brandinspektør får tjekket op på om det er muligt at lave inddækningerne imellem skurene helt ud til tagrenden som i Skovengen. Ved renoveringen på-fores facaden med 150 mm og glasoverdækningen skal derfor flyttes det længere ud. Endegavl-boligernes glasoverdækning kommer ikke til at passe ved det glas som er foran murstens-facade og alle skal have ny hul boret i skuret til afløb som også skal ændres indvendigt. Der skal således alligevel indhentes en ændret/ny godkendelse fra ny brandinspektør, som måske/forhåbentligt ser anderledes på forholdene. Dette er også for at sikre vores skure en længere levetid, en mindre omkostning til vedligeholdelse for afdelingen og til glæde for mange der ønsker at kunne færdes tørskoet og uden sne og is ved skurene. Henrik har talt med den nye brandinspektør. MLA, Da vi sidst fik renoveret, kom vi ind under et andet bygningsreglement end Skovengen. Og selv om vi under sidste renoveringssag forsøgte at få tilladelse til fuld overdækning, fik vi ikke tilladelse, idet vi fik oplyst, at bebyggelsesgraden i så fald ville blive overskredet, samt at der i henhold til nye skærpede regler skulle opsættes en rist på overdækningen langs huset, så brandfolk kunne færdes der i tilfælde af brand. Det ønskede vi ikke, da det jo også ville give mulighed for øget færdsel af tyve og andre uvelkomne gæster. Jeg vil også lige oplyse, at der er ikke mulighed for at få overdækningen ind under hverken renoveringen eller LAR. Ad 5 Valg formand, bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter Valg af formand: Opstillet: Lone Schrøder, Nordengen 21. Lone Schrøder blev valgt til formand for afdelingsbestyrelsen for en 2-årig periode. 8

9 Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer: Opstillet: Birgit Markfoged, Nordengen 81, Ole Lianee, Byengen 121, Nicole Ree Norén, Byengen 90 Skriftlig afstemning, Birgit 96, Ole 72 og Nicole 62 stemmer Birgit Markfoged blev valgt til afdelingsbestyrelsen for en 2-årig periode. Ole Lianee blev valgt til afdelingsbestyrelsen for en 2-årig periode. Valg af 2 suppleanter: Opstillet: Nicole Ree Norén, Byengen 90, Karin Kalsig, Byengen 105, Tommy Theilgaard Leth, Byengen 71 Skriftlig afstemning, Nicole 85, Karin 49 og Tommy 52 stemmer, 8 blanke/ugyldige Nicole Ree Norén blev valgt som 1. suppleant for en 1-årig periode. Tommy Theilgaard Leth blev valgt som 2. suppleant for en 1-årig periode. Ad 6 Valg til repræsentantskabet Der er repræsentantskabsmøde i boligselskabet AB Hørsholm-Kokkedal en gang om året, 2. tirsdag i juni, hvortil alle boligafdelinger kan sende et antal repræsentanter. Det er repræsentantskabet, der vælger bestyrelsen for AB og godkender budget mv. Repræsentanterne kan enten vælges ved beboermødet i afdelingen eller blive udpeget af afdelingsbestyrelsen. Indtil nu har bestyrelsen udpeget repræsentanterne og vil foreslå, at det fortsætter på den måde. Forslaget blev vedtaget ved håndsoprækning. Ad 7 Eventuelt Sp., hvorfor bliver 3-rums boliger aldrig nævnt? Sv., MLA, rækkehusene står i de officielle statistikker som 4-rums boliger, og i nogle få huse er der taget en væg ned mellem 2 værelser, så det er en 3-rums bolig. Antal værelser betød noget tidligere for beregning af boligstøtte, men i dag beregnes der ud fra m2-tallet. Sp., By 100, er i tvivl om varslerne i forbindelse med renoveringen. Sv., MLA, vi vil tage det op med entreprenøren, for selvfølgelig skal varslerne være klare og entydige. Sp., er bekymret mht. de store lastbiler, der holder i bunden af Byengen. Sv., LS, de er blevet flyttet, fordi de plejer at holde på den P-plads ved By 230, der nu er skurby. Send os besked, hvis der er problemer. Dirigenten takkede for mødet og afsluttede sit hverv. Referent: Annette Worsøe, d. 12. september 2015 Dirigent Formand Bjarne Nigaard Lone Schrøder 9

10 10