PROJEKTLEDER. AutoPilot. Copyright Korsgaard EDB ApS 1

Transkript

1 PROJEKTLEDER AutPilt Cpyright Krsgaard EDB ApS 1

2 Indhldsfrtegnelse 1. Prjektleder i AutPilt...4 PL-verblik Sagsprettelse Stamdata Statistiske grupperingsfelter Tillad selvbemanding Prisberegning Prislister Faktr Udlæg Fakturaens psætning Sagsntat Delsager g aftaler Hnraraftale Udtag sagsnummer Send til prettelse Delsager aftaler Overblikket ver delsager g aftaler Oprette g vedligehlde aftaler Aftalestatistik Planlægning Planlægningsbilledets pbygning g indhld Frtidsklnner Sagsidentifikatin Budgetklnner Sagspfølgning Kapacitetsverblik Oprette g revurdere budgetter Budgetverskridelse Aktivt budgetmråde Ryk budget 1 måned frem/tilbage Sandsynlighedssager g sandsynlighedsprcent Opbygge g vedligehlde aktivitetsplaner Opbygning af aktivitetsplan Vedligehlde aktivitetsplan Frhåndslukning Lukning Åbning Bemande aktiviteter Tilføj medarbejdere Fjern medarbejdere Lukke en medarbejder på aktiviteten Print menuen Øknmikalender Frmularens pbygning Identifikatin...35 Cpyright Krsgaard EDB ApS 2

3 5.1.2 Frtidskalenderen Parat-klnnen Fremtidskalenderen Planlagt fakturering Printmenuen Underrådgiverstyring Fakturafrslag Faktureringsgrundlag Fakturafrslagsbilledet De frskellige sagstyper Medgået tid Medgået tid med lft Fast pris med rater Fast pris efter færdiggørelsesgrad Udlæg, varer g fremmed arbejde Faktureringspsætning Dannelse af fakturafrslag Fakturalayut-psætninger, indledende g afsluttende tekst Faktureringsstatus Dækningsbidrag Perideafgrænsning fr frbrug g fakturering Gruppering Visning af åbne g lukkede sager Belastning Filtrere belastningsversigten Budgetmedarbejdere Print-menuen Fraværsplan Frbrug sager Frbrugsstatistik Appendiks...66 Appendiks 1 AutPilt sagssstruktur...66 Appendiks 2 Højrekliksmenuen...67 A 2.1 Opret delsag...67 A 2.2 Rediger sagskrt...67 A 2.3 Rediger delsagsplan...68 A 2.4 Rediger delsagskrt...69 A 2.5 Fakturaarkiv...69 A 2.6 Vis delsagsstatus...70 Appendiks 3 Rateplan g frdelingsplan...71 A3.1 Rateplan...71 A 3.2 Frdelingsplan...74 Udgivet den 18. december 2012 Cpyright Krsgaard EDB ApS 3

4 1. Prjektleder i AutPilt Sm prjektleder har du ansvar fr sagernes øknmi g udførelse. Dette ansvar hjælper AutPilt dig med at varetage. Prjektlederens pgaver i AutPilt er sm følger: Oprette egne sager Vedligehlde sagernes aftaler Oprette g vedligehlde sagernes færdiggørelsesplanlægning Frhlde sig til sagens øknmi g frventede slutfaktr Oprette fakturafrslag Knsekvent g løbende vedligehldelse af sagsinfrmatinerne sikrer dig helt aktuelle g eksakte plysninger m udviklingen på de sager, du er prjektleder fr. Hermed har du det bedste udgangspunkt fr krrektiner, både internt i frhld til knkretisering af pgavernes indhld g mfang g eksternt i frhld til revisin af aftalen med sagens kunde. Sammenhæng til timeseddel På timesedlen kan virksmhedens medarbejdere kun registrere timer efter de aktivitetsplaner, du bygger p i prjektledermdulet. Din pgave er at pbygge aktivitetsplaner, der afspejler den aktuelle sag. Herefter vælger du, m du vil detaljere planlægningen ned på medarbejderniveau. I givet fald vil sagen autmatisk findes på de valgte medarbejderes timesedler. Du kan løbende bestemme hvilke aktiviteter, der er åbne fr registrering, hvilket giver dig sikkerhed fr at timefrbruget registreres på den krrekte aktivitet. Sammenhæng til fakturering Det er dig sm prjektleder, der ved hvrnår g hvr str en faktura, der kan sendes. I AutPilt udarbejder du derfr selv sagernes fakturafrslag, sm du sender videre til endelig fakturering hs øknmifunktinen. Perspektiv fr virksmheden I AutPilt pretter g vedligehlder du let en verrdnet plan fr sagernes frløb. Denne plan er løbende grundlaget fr timesedlernes pbygning i sager g aktiviteter. Planen bestemmer samtidig timesedlens visning af timetal fr færdiggørelse. På den måde skaber dine planlægningsdata en ramme fr de øvrige medarbejderes registreringer når du én gang har planlagt en sag, giver det sig selv hvr alt frbrug skal registreres. Din planlægning afspejles således autmatisk i direktinens kapacitetsplanlægning g pgørelse af igangværende arbejde. Denne integratin i prgrammet reducerer det administrative arbejde til et minimum, samtidig med at den højest mulige kvalitet af data sikres. Praktisk anvendelse Når du anvender prjektledermdulets redskaber i praksis, har du, ud ver grundfunktinaliteten, en højrekliksmenu til rådighed sm dels giver adgang til ngle funktiner der er specifikke fr det enkelte skærmbillede, g dels en række funktiner sm generelt er tilgængelige på tværs af AutPilts mduler. I Delsager g aftaler, Planlægning, Øknmikalender g Fakturafrslag har du således altid direkte adgang til Cpyright Krsgaard EDB ApS 4

5 bl.a. frbrugsstatistik, fakturaarkiv g delsagsstatus fr de sager du er prjektleder fr. Sammen med medarbejdernes afleveringsstatus sikrer disse funktiner at du løbende har et detaljeret verblik ver sagens øknmi. (se Appendiks 2) Cpyright Krsgaard EDB ApS 5

6 PL-verblik Funktiner Oprette sager med tilhørende delsager Udtage sagsnummer Rapprter Sagsprettelse Delsager aftaler Oprette aftaler Regulere aftaler Oprette ny delsag Redigere delsagsplanen Ændre kntraktstatus Ændre S, T, U eller V-gruppering Tilgå sags- g delsagskrtet Se lukkede delsager Delsagsstatus Frbrugsstatistik Print delsagslisten Eksprter delsagslisten Fakturaarkiv Planlægning Tilføje aktiviteter Tilføje medarbejdere Redigere aktivitetsplan Frdele aftale på aktiviteter Lægge færdiggørelsesbudget Redigere færdiggørelsesbudget Delsagsstatus Frbrugsstatistik Print frventede SlutFaktrer Fakturaarkiv Se ledig virksmhedskapacitet Øknmikalender Oprette rateplan er Lægge frdelingsplan % færdig Lægge budget fr underrådgivermkstninger Knytte underrådgiverbudget til rater Oprette g regulere aftaler Oprette ny delsag Print restfakturering Overblik ver allerede faktureret g planlagt fremtidig fakturering Delsagsstatus Frbrugsstatistik Fakturaarkiv Fakturafrslag Gdkende frbrug til fakturering Oprette fakturafrslag Oprette rateplaner Afskrive g genskrive Delsagsstatus Frbrugsstatistik Fakturaarkiv Beløb parat til fakturering Statistik ver frbrug indenfr timer, fremmed arbejde g udlæg på egne delsager Filtrering Gruppering efter aktiverede statistikmærker Frbrugsstatistik fr egne sager Frbrug sager Resultat fr lukkede delsager Grupperes pr. kunde Grupperes efter aktiverede statistikmærker Dækningsbidrag fr egne sager Dækningsbidrag Belastning Budgetternes påvirkning af medarbejdernes kapacitet Budgetter frdelt på afdeling/lkatin hvis det er aktiveret Farver viser hhv. ledig kapacitet g verbelastning af medarbejderne Sende rykker fr aflevering af timeseddel Frdeling pr fraværstype, bemandingsgruppe eller afdeling, hvis det er aktiveret Overblik ver ferie g andre frmer fr fravær Fraværsplan Cpyright Krsgaard EDB ApS 6

7 2. Sagsprettelse Du pretter en sag ved at vælge knappen [Sagsprettelse] øverst i knappanelet til venstre. Frmularen viser en liste med de sager, du har under prettelse dvs. sager, der endnu ikke er udtaget sagsnummer på. Oprettelse af en ny sag fregår i t separate trin; indtastning af sagsplysninger efterfulgt af udtagning af sagsnummer. I trin 1 klikker du på knappen med det hvide papir, der betyder Tilføj ny. Herefter får du en frmular til indtastning af sags- g delsagsplysninger. Cpyright Krsgaard EDB ApS 7

8 Frmularen er verrdnet pdelt i et sagsmråde g et delsagsmråde, hvr du kan specificere sagens første delsager. Sagskrtet indehlder sagens stamdata g er i sig selv inddelt i 3 hvedmråder: 1. Identifikatin 2. Statistikdimensiner 3. Sagsntat Derudver findes der knapper til: 1. Salgsprisberegning 2. Håndtering af udlæg 3. Fakturaens udseende Du skal sm minimum vælge sagens kunde g angive sagens navn i identifikatinsmrådet. Endvidere skal du prette en delsag. Alle øvrige plysninger kan indtastes nu eller senere. En sag i AutPilt har altid mindst én delsag, men kan bestå af lige så mange delsager, sm der er behv fr. I delsagsmrådet kan du vælge at prette en delsag efter medgået tid (evt. med lft) g en delsag efter fast pris (rate eller % færdig). En delsag er kendetegnet ved, at den har sin egen hnraraftale, sin egen aktivitetsplan, sit eget budget g sin egen fakturahistrik. På det regnskabstekniske mråde har delsagen herudver sin egen pgørelse af igangværende arbejde g sit eget dækningsbidrag. Fr yderligere frklaring af delsagsbegrebet - se Appendiks A, hvr sagsstrukturen i AutPilt er beskrevet. 2.1 Stamdata Under sagens identifikatin udfylder du alle stamplysninger m den nye sag. De data, du indtaster her, har betydning fr, hvr nemt det er at finde sagen igen. Kunde (betaler) Kundefeltet skal udfyldes, g her vælger du sagens betaler. Kunden vælges fra en liste, sm du får frem ved at klikke på knappen i feltets højre side. Tast <F3> fr at bruge AutPilts generelle søgefunktin til at finde den, du skal bruge. Vælg den ønskede kunde ved at dbbeltklikke på linjen med navnet. Hvis kunden ikke er prettet i listen, kan du prette den ved at klikke på det hvide papir fr at tilføje en ny. Hvis plysningerne skal pdateres, klikker du på rediger-iknet. Sagsnavn internt Det interne sagsnavn er bligatrisk. Det er det sagsnavn, der fremgår af AutPilts lister g rapprter, hvr sagen vises. Cpyright Krsgaard EDB ApS 8

9 Sagsnavn på faktura Sagsnavn på faktura er bligatrisk. Det er det sagsnavn, der ptræder på sagens fakturaer. Sagsadresse Her kan anføres sagens adresse. Dette er nyttigt, hvis man skal genfinde sager ud fra sagsadressen. Sagsserie Sagsserie er bligatrisk g er frud indstillet til en bestemt serie via jeres knfiguratin. Der vil typisk være flere sagsserier at vælge imellem. Hvilke sagsserier du kan vælge imellem er defineret i Basisprgrammet, sm øknmifunktinen i jeres virksmhed har adgang til. Sagsserien definerer sagen sm debiterbar eller udebiterbar g afgør, hvrdan sagsnummeret bygges p. 2.2 Statistiske grupperingsfelter Fælles fr de følgende identifikatinsfelter er, at det er muligt at gruppere dækningsbidragsrapprten samt rapprterne vedrørende frbrugs- g faktureringsstatistik ud fra alle disse felter. Endvidere kan visse lister filtreres efter disse felter. Hvilke felter du ser, afhænger af jeres knfiguratin. Lkatin Lkatin findes kun, hvis det er valgt i AutPilts knfiguratinsprgram. Funktinen bruges, hvis din virksmhed har afdelinger på gegrafisk frskellige steder g ønsker at gruppere sagerne ud fra disse. Afdeling Afdeling findes kun, hvis det er valgt i AutPilts knfiguratinsprgram. Det bruges hvis din virksmhed ønsker at gruppere sagerne efter faglig afdeling eller kmpetencemråde, g det kan hedde Gruppe eller Jbmanager. A-, B- g C-grupperinger A, B g C gruppering findes kun, hvis det er valgt i AutPilts knfiguratinsprgram. Din virksmhed vælger selv, hvilket indhld, der skal lægges i hver af disse grupper. I hver af grupperingerne vælger du den ønskede gruppe ved at klikke på []-iknet i kmbbksen fr grupperingen g dbbeltklikke på rækken med den ønskede grupperingstekst. Hvis I har navngivet grupperingerne, vises navnet, mens grupperingsbgstavet står i tltipteksten. Prjektleder (Obligatrisk) Dette felt er udfyldt med dine initialer. Hvis der under sagens frløb er brug fr at skifte prjektleder, så skal det gøres i AutPilts basismdul, sm øknmifunktinen har adgang til. Direktin Du udpeger den, der har direktinsansvaret fr sagen ved at klikke på kmbbksens []-ikn g dbbeltklikke på de rette initialer. Drpdwn-listen indehlder kun initialer på direktinsansvarlige. Knfiguratinen af AutPilt afgør, m Direktin vises eller ej Sagsadministratr Sagsadministratr findes kun, hvis det er aktiveret i knfiguratinsprgrammet. Sagsadministratr er en støttefunktin fr prjektlederne eller en cntrllerfunktin. Cpyright Krsgaard EDB ApS 9

10 2.3 Tillad selvbemanding Hvis du ikke vil tillade medarbejderne selv at tilføje den nye sags aktiviteter på deres timeseddel, skal du fjerne fluebenet her. Hvis du ikke tillader selvbemanding, skal du sørge fr at bemande sagens aktiviteter i Planlægningsbilledet. 2.4 Prisberegning Her vælger du, m beregning af salgsprisen fr sagens timemkstninger skal ske efter prislister g eventuelt en specifik prisgruppe eller ud fra en faktr, der ganges på medarbejdernes kstpriser Prislister AutPilt har fire frmer fr prislister. Den generelle prisliste, kundeprislister, sagsprislister g delsagsprislister. Generel prisliste Salgsprisen bliver sm udgangspunkt beregnet efter den generelle prisliste. Kundeprisliste Kun hvis øknmifunktinen har prettet en specifik prisliste fr kunden bliver denne anvendt. Sagsprisliste Hvis sagen skal have sin egen prisliste, skal du bede øknmifunktinen m at prette denne. Dette kan først ske, når du har udtaget et sagsnummer på den nye sag. Delsagsprisliste Hvis delsagen skal have sin egen prisliste, skal du bede øknmifunktinen m at prette denne. Dette kan først ske, når du har udtaget et sagsnummer på den nye sag Faktr Faktren kan enten være generel fr hele sagen eller afhænge af aktiviteten. Én generel faktr (Tvungen værdi) Har sagen en generel faktr, skal du indtaste faktrværdien i feltet Tvungen værdi. Du skal indtaste faktren sm et decimaltal. Hvis du f.eks. ønsker 125 % avance, indtaster du tallet 2,25. Faktr afhængig af aktivitet (Frslagsværdi) Skal sagens faktr afhænge af aktiviteten, skal du indtaste en faktrværdi i feltet Frslagsværdi. Aktiviteterne på sagen prettes sm standard med frslagsværdien. I Planlægning > hklik, vælg Rediger aktivitetsplan angives eventuelle andre faktrer. Hvis en aktivitet sm standard skal have en anden faktr tilknyttet, så kan dette psættes i Basis > Sagsstruktur > Standard aktivitetsplan > Rediger standardaktiviteten. Cpyright Krsgaard EDB ApS 10

11 2.5 Udlæg Fr prjektdeltagernes kørsel skal du tage stilling til, m kørslen kan faktureres videre til kunden eller m kørsel autmatisk skal afskrives. Det samme gælder øvrige udlægsmkstninger på sagen: Du kan vælge autmatisk afskrivning på sagen. Hvis du vælger at straksafskrive kørsel g udlæg, så skal der afsættes beløb til dækning af disse mkstninger i aftalen. 2.6 Fakturaens psætning Allerede nu kan du definere detaljer vedr. sagsfakturaens psætning. Herved kan du spare tid, når der senere skal dannes fakturafrslag. Detaljerne mkring psætning af sagsfakturaen kan ændres efter behv, når du danner sagens fakturafrslag. Gruppér timer efter aktivitetsplan På et fakturafrslag vil timeregistreringerne blive grupperet efter sagens aktiviteter, g der vil blive vist en sum fr hver aktivitet. Aktiviteternes rækkefølge er bestemt af deres linjenummer i aktivitetsplanen. Gruppér efter priskategri på medarbejdere På et fakturafrslag vil timerne blive grupperet efter medarbejdernes priskategri. Benyttelse af denne facilitet kræver, at priskategrierne er valgt fr medarbejderne. Dette gøres af øknmifunktinen i AutPilts Basis > Priser medarbejdere > Opret prislister. Indregn dækningsbidrag (Faktrværdi) i timepriser Ved faktrsager vil et fakturafrslag nrmalt indehlde en separat dækningsbidragslinje, hvr medarbejdernes samlede kstpris er ganget med sagens faktr. Sætter du et flueben her, ptræder medarbejderne alene med deres salgstimepris på fakturaen dvs. ksttimeprisen fr medarbejderen ganget med den gældende faktr. Anvend løbenummer på fakturaer Hvis du sætter flueben her, vil AutPilt ud ver fakturanummeret sætte et frtløbende nummer på hver af delsagens fakturaer. Cpyright Krsgaard EDB ApS 11

12 Aftalehistrik Med disse t flueben vælger du, m delsagens aftaleplysninger skal vises på fakturaerne. Hvis du vælger at sætte flueben længst til venstre, bliver alle aftalereguleringer vist. Hvis du derimd sætter fluebenet yderst til højre, er det kun summen, der vises. Faktureringshistrik hnrar Med disse t flueben vælger du, m den frudgående fakturering på delsagen skal vises på en ny faktura. Hvis du vælger at sætte fluebenet længst til venstre, bliver alle tidligere fakturaers hnrardel vist. Sætter du fluebenet til højre, er det kun summen af hnrarlinjerne på de tidligere fakturaer, der vises på sagsfakturaerne. Faktureringshistrik - udlæg Funktinen virker på samme måde sm faktureringshistrik hnrar. Ved at sætte fluebenet længst til venstre, vælger du at vise alle tidligere fakturaers udlægsdele. Sætter du fluebenet til højre, vises kun den samlede udlægssum fr tidligere fakturaer. Attentin persn Hvis fakturaen skal sendes til en bestemt persn hs kunden, skriver du navnet i Att. -feltet. Ordrereference Feltet er ikke bligatrisk, men anvendes i de tilfælde, hvr kunden har en reference, der skal henvises til på fakturaen. Landekde Landekder er relevante hvis fakturalayutet er lavet således, at der kan skiftes ml. f.eks. dansk g engelsk tekst. Landekden, sm er et tal, aktiverer det relevante sprg på fakturaen. 2.7 Sagsntat I feltet sagsntat kan du knytte yderligere kmmentarer til sagen. 2.8 Delsager g aftaler En sag i AutPilt skal mindst have 1 delsag. Her ved sagsprettelsen kan du prette 2 delsager. Til dette frmål er t rammer til højre på frmularen en ramme til en medgået-tid-delsag g en ramme til en fastpris-delsag. I begge rammer kan du indtaste delsagens hnraraftale. Delsag efter fast pris Delsag efter fast pris vælges, hvis ttalsummen fr sagen aftales på frhånd g ikke afhænger af antallet af timer, der frbruges på delsagen. Når du vælger at prette en delsag efter Fast pris, skal du yderligere tage stilling til, m betalingerne skal følge en Rateplan eller færdiggørelsesgraden %-færdig. Rateplan Summen fr fastprisaftalen deles p i et antal rater, der faktureres efter en rateplan. %-færdig Summen fr fastprisaftalen faktureres i takt med færdiggørelsen af arbejdet ud fra en færdiggørelsesgrad på aktiviteterne. Færdiggørelsesprcenten vurderes g fastsættes af prjektlederen. Cpyright Krsgaard EDB ApS 12

13 Delsag efter medgået tid Delsag efter medgået tid vælges, hvis faktureringen af delsagen direkte udgør det antal timer, medarbejderne bruger på delsagen. Standard Timerne faktureres direkte, der er ingen øvre grænse fr hnrarbeløbet. Med lft Timerne faktureres direkte indtil et aftalt maksimumsbeløb rammes. Timefrbrug derud ver kan ikke faktureres til kunden, derfr falder sagens slutfaktr. Sandsynlighedssag En sag kan defineres sm sandsynlighedssag. I Delsager Aftaler ses sandsynlighedssager markeret med gul baggrund. Sm udgangspunkt er sandsynligheden fr at aftalen kmmer i hus 100 % på alle sager. Ved at redigere delsagsplanen kan sandsynlighedsprcenten på sandsynlighedssager ændres. Ambitinsfaktr (AF) Ambitinsfaktren repræsenterer en intern kntrakt mellemledelses g prjektleder m sagens frventede slutfaktr. Hvis knfigureret, bruges den til at beregne den nminelle salgsprisværdi af delsagens timer. EAN-nummer Her tastes EAN-nummeret på den kunde, sm skal mdtage fakturaen. EAN-nummer er en frudsætning fr at kunne lave elektrniske fakturaer til ffentlige instanser. Betaler Hvis fakturaen på delsagen skal sendes til en anden mdtager end sagens kunde, så indvælges mdtageren her i Betaler-feltet. Cpyright Krsgaard EDB ApS 13

14 2.8.1 Hnraraftale Fr hver delsag skal du angive de øknmiske rammer. Hnraraftalen angives i et ttalt beløb. AutPilt udregner eget hnrar på delsagen ved at fratrække den frventede andel af fremmed arbejde, samt hvad der måtte frventes af udlæg, der ikke kan viderefaktureres til kunden. Disse tal skal du derfr indtaste. Aftalt hnrar Dette felt skal indehlde ttalsummen fr den nye sag, inkl. fremmed arbejde, ikke-fakturerbare udlæg, varekøb samt eget hnrar. Fremmed arbejde Fremmed arbejde er det timearbejde, der udføres af andre virksmheder (underleverandører), hvr din virksmhed er sagsansvarlig verfr kunden. Hvis der er flere virksmheder, der udfører fremmed arbejde, skal du anføre den samlede sum fr arbejdet. Ikke fakturerbare udlæg Øvrige mkstninger sm jeres virksmhed selv må dække, g sm derfr fragår delsagens ttalhnrar, f.eks. kørsel g reprduktin. Varer Hvis der indgår varekøb i delsagens hnrar, skal summen fr varekøbene anføres her. Eget hnrar Eget hnrar bliver beregnet sm det, der bliver tilbage efter at aftalt ttalhnrar fratrækkes beløb til fremmed arbejde, ikke-fakturerbare udlæg g varekøb. Kntraktstatus Kntraktstatus bruges til at hlde øje med, hvr langt hen i frløbet en given sag er kmmet. Inde i Delsager Aftaler kan klnnen Kntraktstatus slås til i Vis-menuen. Her kan du ændre på sagens kntraktstatus ved klikke i feltet g vælge fra drpdwnmenuen. Ved at klikke i klnnens verskrift bliver sagerne srteret efter kntraktstatus. Det gør det nemmere fr dig at hlde øje med, hvilke sager der skal følges p på. 2.9 Udtag sagsnummer Når du er færdig med at indtaste plysninger på sagskrtet, gemmer du sagsprettelsen ved at klikke på knappen med diskette-iknet øverst til venstre i frmularen, hvrefter vinduet lukkes. Sagen er nu på listen ver sager under prettelse. Hvis du vil sætte sagen i drift med det samme, klikker du på knappen [Udtag sagsnummer]. Cpyright Krsgaard EDB ApS 14

15 Her bliver du spurgt, m du vil udtage den nye sag med det sagsnummer, der er det næste i rækken. Svarer du ja, bliver sagen prettet, vinduet lukker, g du bliver spurgt, m du vil gå direkte til planlægningen af sagen. Svarer du ja til at planlægge, åbner vinduet [Planlægning] med fkus på rækken fr den nye sag. Her er det vigtigt, at du husker at tilføje aktiviteter til delsagerne, da de ellers ikke kan vælges ind på timesedlen Send til prettelse Hvis du ikke er tildelt ret til at udtage sagsnumre direkte, kan du sende en sag til prettelse hs sagens direktin ved at trykke Send til prettelse. Sagen vil herefter stå pført på listen ver sager til prettelse i direktinsmdulet. Cpyright Krsgaard EDB ApS 15

16 3. Delsager aftaler Delsager aftaler er et centralt sted, hvr du kan prette g vedligehlde de aftaler, der indgås på de sager du er prjektleder fr. Delsager aftaler giver dig et aktuelt verblik ver den samlede værdi af dine egne åbne sager. Selve aftalen er pbygget på følgende måde: Du angiver det ttale hnrar, sm I har aftalt med sagens kunde. Desuden angiver du, hvr str en del af dette beløb I vil bruge til fremmed arbejde, g hvr str en del af beløbet det er nødvendigt at afsætte til udlæg, der ikke kan viderefaktureres. Ud fra disse tre beløb beregner AutPilt hvr strt et hnrar, der er tilbage til eget arbejde. Det resterende hnrar til eget arbejde benyttes i planlægningssystemet. En given aftale består af en eller flere aftalereguleringer, hvilket gør det muligt at registrere de frandringer i aftalegrundlaget, der måtte indtræffe i sagsfrløbet. Delsager aftaler er gså stedet, hvr du tilføjer nye delsager til en eksisterende sag. Dette har du typisk brug fr, hvis der på en given sag indtræffer ekstra arbejder, sm skal afregnes særskilt. Rettidig pmærksmhed på dette punkt vil typisk frbedre den samlede øknmi på en sag. Se i øvrigt Appendiks A1 fr et verblik ver AutPilts sagsstruktur. Generelt er det nødvendigt at prette en ny delsag, når øknmien på en del af sagen skal administreres særskilt. En delsag er kendetegnet ved: En aftale En færdiggørelsesplan vedrørende eget arbejde En frbrugsstatistik vedrørende eget arbejde En frbrugsstatistik vedrørende fremmed arbejde En frbrugsstatistik vedrørende udlæg En færdiggørelsesplan vedrørende fremmed arbejde En faktureringsstatistik En frventet slutfaktr STU mærker (statistikdimensiner) Anbefaling Hvis du får ekstra arbejde på en sag, g du er usikker på, m du kan få hnraret frøget, behøver du ikke at prette en ny delsag, men kan i første mgang nøjes med at prette en særskilt aktivitet på den eksisterende delsag fr at hlde styr på ekstra arbejdets mfang. Hvis det viser sig, at du kan få særskilt hnrering fr ekstra arbejdet har AutPilt en funktinalitet, der kan flytte samtlige timer på aktiviteten til en ny delsag, der prettes i samme arbejdsgang. Hvrnår skal man prette en delsag i stedet fr en ny sag? Hvis det er samme prjekt, men med en separat aftale. Hvis der er behv fr at se statistikker på delsagerne under eet. Cpyright Krsgaard EDB ApS 16

17 3.1 Overblikket ver delsager g aftaler PL > Delsager Aftaler bruges til at pnå verblik ver dine åbne delsager g deres status. Hver delsag har sin egen linje med markering af hnrarprincippet samt en eventuelt indtastet aftale. Det er således let at få verblik ver, hvrvidt aftalen er indtastet på alle delsager. Listen er summeret fr neden. I Vis menuen kan klnner slås til g fra. I det følgende er de vigtigste klnner beskrevet. Kntraktstatus: Feltet henviser til de kntraktstatusmærkater, I har psat i Basis > Dimensiner > Sager > Kntraktstatus. Det vil sige, at I selv definerer hvilke mærkater, I kan vælge imellem. Kntraktstatus bruges til at vise, hvr i frløbet aftalen befinder sig lige nu. Det er muligt at srtere sagerne efter kntraktstatus, derved bliver det nemt at se, hvilke aftaler der trænger til pfølgning. Kntraktstatus er endvidere tilgængelig i Adm > Statistik > Aftalestatistik, hvr aftalesum kan pgøres per kntraktstatus. S %: På delsagskrtet kan en delsag defineres sm en akkvisitinssag. I Delsager Aftaler ses akkvisitinssager markeret med gul baggrund. Sm udgangspunkt er sandsynligheden fr at aftalen kmmer i hus 100 % på alle sager. Ved at redigere delsagsplanen kan sandsynlighedsprcenten på akkvisitinssager ændres. Sandsynlighedsprcenten er især relevant i frhld til færdiggørelsesplanlægningen af sagen. Færdiggørelsestimerne belaster kapaciteten vægtet efter sandsynlighedsprcenten. Det vil sige, at en delsag med sandsynlighedsprcenten 75, sm du frventer at skulle bruge 100 timer på at udføre, vil belaste kapaciteten med 75 timer. Dimensiner: Det er muligt at aktivere visning af flere frskellige statistikdimensiner i Delsager Aftaler. Du kan se både sagsniveauets dimensiner, A- B- g C-gruppering såvel sm dimensiner, der er knyttet til delsagsniveauet, det vil sige S-, T- g U-dimensinerne. Det er dg en betingelse at dimensinerne er sat p i knfiguratinen. Her kan dimensinerne gså navngives. Hvis dimensinerne er navngivet, vil navnet blive vist, g dimensinens bgstav vises i stedet i tltip-teksten. Faktureringsinfrmatiner: Delsager aftaler kan vise udvalgte infrmatiner, sm har betydning fr faktureringen. Det drejer sig m EAN-nummer g rdrenummer, OrdreID g afregningsfaktr. Oprettelsesdat: Du kan se daten fr delsagens prettelse. Cpyright Krsgaard EDB ApS 17

18 3.2 Oprette g vedligehlde aftaler Når du skal prette en aftale på en ny delsag eller regulere en eksisterende aftale, bruges PL > Delsager aftaler > højreklik på sagen g vælg Reguler aftale. Det åbner vinduet [Aftalereguleringer]. Delsagens samlede hnraraftale er summen af de aftalereguleringer, du ser i listen. En aftaleregulering markeres med initialerne på den medarbejder, der har prettet den. Øverst til venstre i billedet ser du identifikatinsinfrmatiner m delsagen. Øverst til højre ses summen af aftalereguleringerne. I midten ses aftalereguleringerne i en liste. Tryk på knappen [Afleveringsstatus]fr at se hvilke medarbejdere har arbejdet hvr mange timer på delsagen, til hvilken salgspris, g den sidste dat, de har afleveret timeseddel fr. Du pretter en ny regulering ved at trykke på Opret ny. Vi anbefaler at du undgår at redigere i eksisterende aftaler. Opdager du fejl er det bedre at lave en ny regulering, der retter fejlen. Det sikrer, at du har styr på histrikken. I vinduet Opret aftaleregulering indtaster du først et linjenummer, der bruges til at srtere linjerne. Herefter indtaster du dat fr reguleringen samt en krt beskrivelse af årsagen. I Ttalhnrar indtaster du det ttale beløb, der er aftalt med bygherren. Ved medgået tid sager hedder feltet Overslag i stedet fr Ttalhnrar. I de følgende felter kan du reservere beløb til fremmed arbejde, ikkefakturerbare udlæg g varekøb. Prgrammet beregner herud fra autmatisk det hnrarbeløb der er til rådighed fr eget arbejde. Har du behv fr at prette hnraret sm en prcentdel af byggesummen, så sætter du mærke i sm % af byggesum nederst i billedet. Derved bliver hnrarfeltet øverst slået fra, g du kan taste sagens samlede byggesum ind i feltet. Herefter taster du den prcentdel af byggesummen, I får sm hnrar. Denne prcentsats tastes i Hnrar %. Hnrarsummen udregnes g indsættes i feltet Ttalhnrar øverst. Hvis Fremmed arbejde beregnes sm en prcentdel af ttalhnraret, sættes mærke i Sm % af ttalhnrar. Derved bliver det muligt at indtaste den prcentdel, Fremmed arbejde skal udgøre af ttalhnraret. Efter indtastning udregnes beløbet til fremmed arbejde ud fra ttalhnraret. Når du er færdig med at indtaste aftalereguleringen, klikker du på []. Cpyright Krsgaard EDB ApS 18

19 3.3 Aftalestatistik I printmenuen øverst findes punktet Aftalestatistik. Aftalestatistikken giver mulighed fr at danne verblik ver udviklingen i aftalerne ver tid. Se i øvrigt Administratinsmanualens afsnit m Statistik > Aftalestatistik fr en grundig gennemgang. Cpyright Krsgaard EDB ApS 19

20 4. Planlægning AutPilt Planlægning er et effektivt værktøj til planlægning g vervågning af delsagers færdiggørelse g øknmi. I dette arbejde møder prjektlederen den største udfrdring i fastprissager. AutPilt tilbyder en unik måde at styre fastprissager på ved hjælp af ambitinsfaktrprincippet. Ved at bruge ambitinsfaktrprincippet er værdien af en time på en fastprissag til hver en tid timens kstpris gange sagens ambitinsfaktr. På denne måde bliver ambitinsfaktren et mdrejningspunkt fr kmmunikatin både internt g eksternt. Viser prjektlederens færdiggørelsesplanlægning eksempelvis at sagens slutfaktr bliver mindre end ambitinen giver dette princip mulighed fr at gribe ind så tidligt, sm det verhvedet er muligt. Fr hver delsag lægges et færdiggørelsesbudget, sm viser hvr mange timer, der frventes at være nødvendige fr at gøre delsagen færdig. Dette færdiggørelsesbudget kan lægges på frskellige niveauer: sm en samlet sum, frdelt ver tid, på delsags-, aktivitets- eller medarbejderniveau. Planlægningsbilledet viser ambitinsfaktr g frventet slutfaktr fr samtlige åbne delsager. Den frventede slutfaktr er til hver en tid beregnet ud fra det aktuelle frbrug g færdiggørelsesbudget. Dette betyder, at ledelsestimer bruges effektivt ved at dykke ned i de delsager, hvr frventet slutfaktr er frskellig fra ambitinsfaktren. Planlægningen er fuldt integreret med timesedlen, så når en medarbejder afleverer timer, bliver de med det samme trukket fra færdiggørelsesbudgettet. I har altså hele tiden et aktuelt verblik ver såvel delsagens frbrug sm færdiggørelse. Planlægningsbilledet giver gså mulighed fr et samlet verblik ver sandsynlighedssager. Sandsynlighedssager vises nederst i listen g med en distinkt baggrundsfarve. Hvis I indtaster en sandsynlighedsprcent fr rdrens indgåelse, vil færdiggørelsesbudgettet belaste kapaciteten vægtet med prcenten. Færdiggørelsesbudgetter spejler sig direkte ind i ressurceplanlægningen. Hver gang en time bliver lagt ind i planlægningen, vil det øgede bemandingsbehv afspejles i en kurve nederst i visningen. Ved færdiggørelsesplanlægning på medarbejderniveau vises gså den enkelte medarbejders belastning måned fr måned. Cpyright Krsgaard EDB ApS 20

21 4.1 Planlægningsbilledets pbygning g indhld Det centrale skærmbillede i [Planlægning] viser samtlige åbne delsager samt lukkede delsager, hvr der er frbrug i de viste frtidsklnner. Skærmbilledet er bygget p, så du har en frtidskalender til venstre g en fremtidskalender til højre. Både frtid g fremtid kan udvides eller indskrænkes til at vise det ønskede antal klnner. Planlægning indstilles til enten at fregå i måneder eller uger. Hver klnne viser enten en uge eller en måned. I det følgende tages udgangspunkt i månedsplanlægning. Nrmalt viser første klnne i fremtidskalenderen indeværende måned. Hvis du skal kncentrere dig m planlægning af måneder, der ligger et stykke ude i fremtiden, kan du flytte første viste planlægningsmåned ved at trykke på de runde pile. Antallet af viste måneder i frtids- g fremtidskalenderen indstilles ved at klikke på +/- knapperne øverst i skærmbilledet. Bemærk at indeværende måned står både sm frtid g sm fremtid. Indeværende måned på frtidssiden (venstre) viser frbrug i måneden, mens indeværende måned på fremtidssiden (højre) viser færdiggørelsestimerne fr måneden, altså hvr mange timer der er tilbage af det lagte færdiggørelsesbudget. Ligesm planlægningen kan udfldes tidsmæssigt hrisntalt, kan delsagerne udfldes vertikalt i aktiviteter g bemanding. Nedenfr gennemgås klnnegrupperne, g indhldet af hver klnne beskrives. Ngle klnner er faste g vises altid, mens andre har valgbar visning, dem vælger du til g fra i [Vis]-menuen. Klnnerne kan deles p i fire grupper: 1. Frtid 2. Sagsidentifikatin 3. Færdiggørelsesbudget (Fremtid) 4. Sagspfølgning Frtidsklnner Klnnerne i denne gruppe viser det realiserede frbrug på delsagerne. Du vælger selv, hvr mange måneders frbrug du vil se. [+] g [-] knapperne tilføjer g fjerner frtidsklnner. Bemærk, at antallet af viste delsager vil variere afhængig af de viste frtidsklnner. Sm udgangspunkt vises kun åbne delsager. Dg vises gså lukkede delsager, hvr der har været frbrug i de viste frtidsmåneder. I frtidsklnnerne kan du se, hvrnår en delsag er startet, idet baggrundsfarven i cellen skifter fra grå til blå i den måned, hvr delsagen blev prettet Sagsidentifikatin I midten af billedet vises sagsidentifikatinsklnnerne. Afhængig af hvilke visninger du har aktiveret i [Vis]- menuen, vil antallet af klnner variere. PL Favritter (Valgfri) Klnnen viser initialerne på sagernes prjektleder. Såfremt det er knfigureret, kan PLD (Prjektleder på delsagen) gså vises. I denne klnne markeres de sager, der skal indgå i en visning/udskrift. Favritterne er persnlige mærker. Planlægningsvinduets udskriftsfunktiner frklares i afsnit 4.6 Cpyright Krsgaard EDB ApS 21

22 Status Identifikatin Afhængig af udfldningsgrad viser denne klnne infrmatiner m delsagen g evt. m aktiviteten. På delsagsniveau markerer grøn en åben delsag g rød en lukket. Lukkede delsager kan indgå i visningen, såfremt frtidsklnner indehlder frbrug. Ved udfldning på aktivitetsniveau markerer grøn en åben aktivitet, gul en frhåndslukket g rød en lukket aktivitet. Se mere i afsnit Klnnen Identifikatin viser kundenavnet g sagsnavnet. Ved udfldning vises aktivitetsnavnet g medarbejdernavnet. Kundenavnet kan deaktiveres i Vis-menuen. S% (Valgfri) I klnnen S% kan du indtaste sandsynlighedsprcenten fr, at en sandsynlighedssag bliver en rdre. Se mere i afsnit 4.3. Delsag (Valgfri) Udfldning + g - Klnnen Delsag indehlder delsagens navn. Udfldningsklnnen indehlder enten et [+] eller et [-] afhængig af, m den aktuelle række er udfldet. Der er 4 niveauer af udfldning: Delsag, aktivitet, medarbejder g medarbejderens andre pgaver. Hver udfldning giver en kmplet liste af niveauet. Når en række er udfldet, vil iknet ændre sig til et [- ]. Daten efter medarbejderens navn viser, hvrnår vedkmmende sidst afleverede timesedlen. <Ctrl+> flder alle viste delsager ud på aktivitetsniveau. <Ctrl+m> flder alle viste delsager ud på medarbejderniveau. <Ctrl+i> flder alle viste delsager sammen igen Budgetklnner Færdiggørelsesbudgetterne lægges i månedsklnnerne eller sumklnnen fr færdiggørelse. I det følgende frklares de frskellige budgetklnner. Månedsklnner Senere Hvis I lægger færdiggørelsesbudget frdelt ver måneder bruges disse klnner. Antallet af viste fremtidsmåneder reguleres ved tryk på + eller -. Baggrundsfarven angiver, hvilket niveau færdiggørelsesbudgettet er lagt på. Hvis baggrundsfarven er grå, så fld ud til et lavere niveau fr at se budgettet g vedligehlde det. Hvis der er lagt færdiggørelsesbudget fr flere måneder ud i fremtiden, end den Cpyright Krsgaard EDB ApS 22

23 Færdig timer/kst/salg (Valgfri) nuværende visning rummer, summeres de skjulte måneders færdiggørelsesbudget i klnnen Senere. Felterne summerer henhldsvis færdiggørelsesbudgettets antal timer, timernes salgs- g kstpris. Visning af kst- g salgsprisklnnerne er valgfri. Hvis budgetterne er lagt på medarbejderniveau beregnes kstprisen ud fra de enkelte medarbejderes debiterbare kstpris i prislistesystemet. Er budgettet lagt på aktivitets- eller delsagsniveau, beregnes kstprisen ud fra den gennemsnitskstpris, I har registreret under Basis > Priser meda. > Særlige budgetpriser. Salgsprisen beregnes efter samme princip sm kstprisen. Ligger budgettet på medarbejderniveau, bruges den enkelte medarbejders salgspris fra den relevante prisliste. Er AutPilt knfigureret dertil, beregnes salgsprisen fr medarbejderen dg sm medarbejderens kstpris gange ambitinsfaktren. Frbrug timer/kst/salg (Valgfri) Budget timer/kst/salg (Valgfri) Alle 3 klnner er valgfrie. De summerer henhldsvis det realiserede frbrugs antal timer, kstpris g salgspris. Budgetklnnerne rummer det samlede budget fr sagen, det vil sige summen af frbrug g færdiggørelsesbudgettet Sagspfølgning Disse klnner bruges til at følge p på delsagens frbrug i frhld til aftalen. Aftale 1000 kr. AF SF Kntraktstatus Den del af aftalen sm skal dække frbrug af egne timer. Tallet er i hele tusinder. Den samlede aftale vedligehldes under Delsager aftaler. Ambitinsfaktren. Er virksmhedens frventning til hvr mange gange kstprisen af eget arbejde kmmer hjem. Ved fastprissager indtastes AF på delsagskrtet. Den bruges til at udregne timernes nminelle salgspris, g til at beregne timernes værdi i værdianalysen. Ved medgået tid sager er den frhldet mellem den samlede kstpris g den samlede salgspris af samtlige afleverede timer på delsagen. Den frventede slutfaktr. Ved fastprissager beregnes denne sm aftalen divideret med kstprisen af budgettet. Ved medgået tid sager beregnes denne sm (faktureret eget hnrar + salgsprisværdien af ikke-fakturerede timer + salgsprisen af færdiggørelsesbudgettet minus eventuelt beløb afsat til ikke-fakturerbare udlæg) divideret med kstprisen af budgettet. Visning af kntraktstatus på delsagen. Kntraktstatus kan ændres i Delsager Aftaler. Cpyright Krsgaard EDB ApS 23

24 Dat Daten, hvr færdiggørelsesbudgettet sidst blev markeret sm ajurført Kapacitetsverblik Kapacitetsverblikket består af 3 mråder: En tabel der viser fremmødekapacitet g en summering af de lagte budgetter, en grafisk visning af frhldet mellem fremmødekapacitet g budget samt en graf fr en given medarbejders ledige kapacitet. Tabellen Kapacitetskurver Ledig kapacitet fr medarbejder Feltet infrmerer m fremmødekapacitet g budget på virksmhedsniveau. De blå tal viser fr hver peride summen af alle medarbejderes nrmtid. Bemærk at nrmtiden er bestemt ud fra de individuelle ansættelsesfrhld. De røde tal viser peridernes budget pdelt efter debiterbare-, udebiterbare- g sandsynlighedsdelsager. De srte tal viser hver enkelt perides ledige kapacitet, altså differencen mellem peridens fremmødekapacitet g peridens samlede budget. Den røde kurve viser fr hver peride det samlede færdiggørelsesbudget. Den blå kurve viser den samlede fremmødekapacitet. Afstanden mellem den røde g den blå kurve er ledig kapacitet fr periden. Søjlediagrammet vises lige så snart du markerer en medarbejder i planlægningsbilledet. Søjlerne viser, hvr meget ledig kapacitet den givne medarbejder har i hver peride. Negative/røde timer er et varsel m verarbejde. 4.2 Oprette g revurdere budgetter Budgettallene kan indtastes så detaljeret, sm der er behv fr. Efterhånden sm sagen skrider frem, kan g bør man revurdere sit budget. Budgettet kan detaljeres i t dimensiner ldret i delsag/aktivitet/medarbejder g vandret i sum/måned. Cpyright Krsgaard EDB ApS 24

25 Det mindst detaljerede budget består i blt at angive en færdiggørelsessum fr en delsag, g det mest detaljerede budget indebærer angivelse af, hvilket frbrug hver enkelt medarbejder frventes at have på delsagens aktiviteter frdelt på de perider, hvr der arbejdes på delsagen. J mere detaljeret man lægger sit budget, j flere plysninger kan man få ud af AutPilt vedrørende sagens stade, slutfaktr g firmaets kapacitet. Detaljeringsgraden pnås ved, at du vælger, m du vil angive en samlet færdiggørelsessum, eller m du på et af detaljeringsniveauerne delsag/aktivitet/medarbejder vil frdele budgettet ver de perider, der arbejdes på sagen. Hvis budgettet er frdelt ver tid, indtastes det sm timetal. Alle frtidens budgettal samles p i indeværende måned. Det vil sige, at budgettet fr indeværende måned autmatisk justeres ned eller p, hvis budgettet fr den fregående måned er verskredet, eller hvis der er et restbudget. Det fremtidige arbejde hber sig p, hvis man ikke frbruger af budgettet. Kun ved at registrere timer på sagen eller aktivt revidere færdiggørelsesbudgettet ændres budgettallene. Efterhånden sm sagen skrider frem, vergår budget til frbrug. Desuden har tallene i klnnen fr indeværende måned den specielle status, at de er integreret med timesedlen. Færdiggørelsestallene, der står i indeværende måned, reduceres nemlig i takt med at medarbejderne afleverer timer. Du kan prette et budget fr en delsag ved at indtaste de timer eller krner, sm du frventer at skulle bruge på delsagen ud fr delsagen i en af klnnerne [Færdiggørelse Timer] eller [Færdig salg]. - AutPilt beregner autmatisk værdierne fr de t andre klnner. Omsætningsfrhldet mellem timer g krner er bestemt af jeres psætning, hvr der er angivet en generel kstpris pr time g en generel salgspris pr time. Hvis der lægges budget på medarbejderniveau, bruges prislistesystemet. Cpyright Krsgaard EDB ApS 25

26 Hvis AutPilt er knfigureret dertil, beregnes timernes nminelle salgsprisværdi på fastprissager sm timernes kstpris gange delsagens ambitinsfaktr Budgetverskridelse Hvis budgettet verskrides, sætter AutPilt en rød ramme m de negative tal. Samtidig markerer et eller flere gule udråbstegn ud fr medarbejder, aktivitet eller delsag, hvr verskridelsen er. AutPilt medregner IKKE budgetverskridelser ved beregning af peridens samlede budget det være sig på aktivitets- delsags- eller firmaniveau. Dette ville nemlig frøge den enkelte medarbejderes ledige kapacitet med budgetverskridelsen hvilket ikke er tilfældet i den virkelige verden. Dette medfører at summeringer kan virke mærkelige frdi et eller flere sumtal ikke er summen af detaljetallene. Det anbefales derfr på det kraftigste at tage stilling til samtlige budgetverskridelser, g dermed eliminere alle røde rammer g udråbstegn. På denne måde undgår du at miste verblikket. Hvis der er udråbstegn ud fr en aktivitet eller en medarbejder, kan det skyldes, at I er frud med arbejdet i frhld til det planlagte. I så fald kan man skrive et 0, g justere næste perides budget tilsvarende ned. Du bør en gang m måneden vurdere det samlede færdiggørelsesbudget i frhld til arbejdets fremdrift g krrigere tallene i verensstemmelse hermed Aktivt budgetmråde Når du starter med at indtaste tal i en af planlægningsfrmularens celler bliver de andre niveauer grå g det cellemråde du taster ind i frbliver hvidt = det aktive budgetmråde. Man kan senere ændre detaljeringsgraden fr budgetterne ved at højreklikke på det ønskede mråde g vælge [Sæt budgetmråde til her]. Når du på denne måde ændrer detaljeringsgraden på de budgetter, du allerede har tastet ind, vil du se en gul hjælperække/klnne med summerne fra det gamle niveau, sm du så skal frdele på det nye niveau. På denne måde kan du sammenligne summeringen af det nye niveau med summen fr det gamle niveau. Den gule hjælperække/klnne fjernes igen ved at trykke på [-]. Bemærk, at budgetterne på det prindelige niveau straks bliver slettet fra databasen, når du vælger [Sæt budgetmråde til her]. Det er derfr vigtigt at du indtaster nye tal på det nye niveau der mdsvarer tallene i den gule hjælperække/klnne inden du fjerner denne. Vær pmærksm på at lukning af frmularen eller prgrammet medfører at den gule hjælperække/klnne går tabt Ryk budget 1 måned frem/tilbage Du har mulighed fr at frskyde de lagte budgetter frem eller tilbage i tid. Du finder funktinerne [Ryk budget en måned frem] g [Ryk budget en måned tilbage] i højreklikmenuen. Funktinaliteten afhænger såvel af hvilken række sm hvilken klnne, du højreklikker i. Prgrammet fungerer frskelligt afhængig af m rækken er en delsags-, aktivitets- eller medarbejderrække. Cpyright Krsgaard EDB ApS 26

27 Der gælder den regel at kun de budgetter, der ligger på den pågældende række g lavere liggende niveauer frskydes. Det vil sige, at højreklikker du på en medarbejderrække, er det kun budgetterne fr den pågældende medarbejder, der frskydes. Højreklikker du på en aktivitetsrække, frskydes budgetterne fr samtlige medarbejdere der er bemandet på aktiviteten. Højreklikker du på en delsagsrække, frskydes alle budgetter. Endvidere fungerer prgrammet således at kun de budgetter, der ligger i den pågældende måned g senere frskydes. 4.3 Sandsynlighedssager g sandsynlighedsprcent På delsagskrtet kan en delsag markeres til at være en sandsynlighedssag. Denne markering bevirker, at sandsynlighedssagen står nederst i listen i Delsager aftaler, Planlægningsbilledet g Rater Likviditet sammen med andre sandsynlighedssager. Baggrundsfarven er gul. Sandsynlighedssager kan sm nget særligt tildeles en sandsynlighedsprcent. Sandsynlighedsprcenten udtrykker sandsynligheden fr, at I får sagen i rdre. I al almindelighed indgår sandsynlighedssager på lige fd med andre sager i de nævnte frmularer. I planlægningsbilledet bliver færdiggørelsesbudgetterne på sandsynlighedssager dg psummeret i kapacitetsvisningen, vægtet i henhld til sandsynlighedsprcenten. Det vil sige, at en sandsynlighedssag med 80 timer i færdiggørelsesbudget g sandsynlighedsprcenten 50 vil belaste kapaciteten med 40 timer. På tilsvarende vis bliver ratefaktureringsplaner samt salgsprisværdien af medgået tid timer vægtet med sandsynlighederne i frmularen Rater Likviditet. 4.4 Opbygge g vedligehlde aktivitetsplaner Grundlæggende registreres samtlige sagsmkstninger i AutPilt på aktiviteter. Enhver delsag i AutPilt inddeles i en eller flere aktiviteter. Ved hjælp af delsagens aktivitetsplan får du en ramme, der giver dig detaljeret kntrl med sagens frskellige faser. Det anbefales derfr, at du pretter en aktivitetsplan, der pdeler delsagens øknmi i relevante aktiviteter/faser Opbygning af aktivitetsplan Aktivitetsplanen pbygges ved at tilføje en eller flere aktiviteter til en delsag. Højreklik på en delsag g vælg menupunktet [Tilføj aktivitet]. Du kan vælge mellem at indsætte en eller flere af de faste aktiviteter fra standardaktivitetsplanen eller at tilføje en ny aktivitet under Special nederst på frmularen. En ny aktivitet tilføjes ved at indtaste et tal i feltet [Linie] fr at angive, hvr i planen aktiviteten skal placeres, g så skrive navnet i feltet [Aktivitet]. Tryk på [Tilføj til sagen] fr at prette aktiviteten på delsagen. Når du tilføjer en aktivitet, vil den autmatisk være åben fr registreringer. Cpyright Krsgaard EDB ApS 27

28 Hvis du ønsker at slette en aktivitet, højreklikker du på den i planlægningsbilledet g vælger menupunktet [Slet aktivitet]. Dette er kun muligt, såfremt der ikke allerede er registreret sagsmkstninger eller lagt budgetter på aktiviteten Vedligehlde aktivitetsplan Ved kun at hlde relevante aktiviteter åbne sikrer du dig en høj kvalitet i mkstningernes frdeling på aktiviteter. Menupunktet [Rediger aktivitetsplan] <Alt-Q> giver dig mulighed fr at bestemme, hvilke aktiviteter medarbejderne kan registrere timer på. Vælg mellem: Frhåndslukning Lukning Åbning Frhåndslukning Frhåndslukning kan være relevant fr aktiviteter, der først arbejdes på et stykke ude i fremtiden. Frhåndslukning frhindrer medarbejderne i at registrere timer på aktiviteten men du har stadig mulighed fr at bemande g budgettere aktiviteten. Du frhåndslukker en aktivitet ved at vælge den i listen g klikke på den gule lyskurv Lukning Lukning af en aktivitet er relevant, når arbejdet er udført. Du lukker en aktivitet ved at markere aktiviteten g klikke på den røde lyskurv. Lukningen sikrer dig, at medarbejderne ikke længere kan registrere timer på aktiviteten. Samtidig med lukningen slettes et eventuelt færdiggørelsesbudget. På medarbejdernes timesedler lukkes aktiviteten fr yderligere registreringer, g baggrundsfarven fr linien skifter til lyserød. Efter tre uger vil aktiviteten helt frsvinde fra medarbejdernes timesedler. Aktiviteten kan heller ikke vælges i selvbemandingslisten på timesedlen Åbning Du kan åbne en lukket aktivitet ved at vælge den g klikke på den grønne lyskurv. Aktiviteten bliver herved føjet til timesedlerne fr de medarbejdere, sm er bemandede på aktiviteten. Samtidig bliver det muligt fr andre medarbejdere selv at vælge aktiviteten ind på deres timeseddel. Cpyright Krsgaard EDB ApS 28

29 4.5 Bemande aktiviteter Når aktivitetsplanen er prettet, kan du tilføje medarbejdere til de enkelte aktiviteter Tilføj medarbejdere Du tilføjer medarbejdere til en aktivitet ved at højreklikke på den g vælge menupunktet [Tilføj medarbejder] (<Ctrl+Insert>). Dette åbner frmularen [Tilføj medarbejder til aktivitet ], hvr du kan vælge imellem firmaets medarbejdere. Alternativt kan medarbejderne selv indvælge aktiviteterne via deres timeseddel. Til højre i vinduet ses t søjlediagrammer. Når du markerer en medarbejder i listen, viser det øverste søjlediagram den aktuelle medarbejders ledige kapacitet frdelt på måneder. Det nederste søjlediagram viser ledig kapacitet i virksmheden sm helhed. Hvis du vil tilføje en medarbejder, kan du enten dbbeltklikke på medarbejderen i listen eller markere den medarbejder, du vil have tilføjet, g trykke på knappen [Tilføj medarbejder]. Listen ver medarbejdere kan grupperes ud fra bemandingsgrupperne i drpdwn-listen øverst i vinduet. Når du vælger en bemandingsgruppe, viser det nederste søjlediagram bemandingsgruppens ledige kapacitet. En medarbejder kan gdt være medlem af flere bemandingsgrupper Fjern medarbejdere Hvis du ønsker at fjerne en medarbejder fra aktivitetens bemandingsliste, højreklikker du på den relevante medarbejderlinje g vælger menupunktet [Fjern medarbejder] <Ctrl+Delete>. Bemærk, at en medarbejder kun kan fjernes fra en aktivitet, hvis der hverken er registreret frbrug eller lagt færdiggørelsesbudget på vedkmmende på aktiviteten Lukke en medarbejder på aktiviteten Når en medarbejder har afsluttet sin del af arbejdet på aktiviteten, kan vedkmmende lukkes fr yderligere timeafleveringer på aktiviteten. Højreklik på medarbejderen, vælg [Rediger bemandingsplan]. Marker medarbejderen g tryk på den røde lampe, så vil medarbejderen ikke kunne aflevere timer på aktiviteten fra dags dat g frem. 4.6 Print menuen Vælg [Print] i menulinjen fr at se de frskellige muligheder fr at udskrive planlægningsbilledet. Bemærk muligheden fr at printe på A3, sm du finder øverst til venstre i planlægningsbilledet Cpyright Krsgaard EDB ApS 29

30 Print frventede slutfaktrer Her kmmer du ind i et billede, hvr du først skal hente data ind hvrefter du trykker på [Grupper/Print]. Du få nu en hvid rapprt hvr du kan gruppere i t niveauer, g vælge hvr detaljeret visningen skal være. Rapprten kan du printe eller eksprtere g efterfølgende behandle yderligere, f.eks. i et regneark. De 3 første klnner med aftalebeløbene er selvfrklarende Ttalhnrar Delsagens samlede hnrar Fremmed arbejde Den del af hnraret, der er afsat til fremmed arbejde Øvrige mk Den del af hnraret, der er afsat til ikkefakturerbare udlæg/mkstninger Eget hnrar Aftalebeløbet minus de beløb, der er afsat til fremmed arbejde g ikkefakturerbare udlæg/mkstninger Frbrug kst Kstprisen på de frbrugte timer på delsagen Færdigg. kst Ttal kst Frv. fakt. Den samlede kstpris på de timer, der ligger i færdiggørelsesbudgettet. Sm udgangspunkt anvendes á priserne fra prislistesystemet til beregning. Hvis budgetterne er lagt på delsagseller aktivitetsniveau, anvendes de særlige gennemsnitsbudgetpriser Summen af de t fregående kstprisklnner. Det vil sige den frventede kstpris ved delsagens afslutning Frventet fakturering. På fastpris sager er det lig med aftalen hvad angår eget hnrar. Ved medgået tid sager er det faktureret eget hnrar + salgsprisværdien af ikke fakturerede timer + salgsprisen af timer i færdiggørelsesbudgettet F% Færdiggørelsesprcent. Den viser, hvr mange prcent det realiserede udgør af det samlede budget. Det samlede budget er realiseret + planlagt Værdi Ved medgået tid sager er værdien det fakturerede beløb hvad angår eget arbejde + salgsprisværdien af afleverede, endnu ikke fakturerede timer. Cpyright Krsgaard EDB ApS 30

31 Ved fastprissager kan værdien pgøres på t måder: Hvis I pgør værdi på fastprissager ud fra AF, så er værdien AF gange kstprisen. Står værdien anført til 0 skyldes det sikkert, at I ikke har taget stilling til delsagens AF, der så er 0. Ellers pgøres værdien af fastprissager sm den nminelle salgspris på alle frbrugte timer Fakt Diff AF SF Det fakturerede beløb hvad angår eget arbejde Differencen mellem værdien g det fakturerede beløb Ambitinsfaktr. På fastprissager tastes den ind på delsagskrtet, på medgået tid sager er den irrelevant Den frventede slutfaktr. Det er ikke sikkert, det gså bliver den endelige slutfaktr, fr det hænder, at en mængde timer må afskrives, eller delsagens færdiggørelsesbudget ikke hlder. Den endelige SF kendes først, når sagen lukkes Print frventede slutfaktrer incl. lukkede delsager Vis kun favritter Preview af sagslisten Preview af liste med summer Medarbejderressurcer Klnnerne er de samme sm i Print frventede slutfaktrer, blt hentes gså lukkede delsager under aktive sagsnumre med ind i rapprten, så man kan se en faktr på tværs af alle delsager på en sag. Hvis du ikke vil inkludere alle delsagerne i en udskrift, kan du udvælge ngle af dem ved at sætte flueben i klnnen Favritter (der kan slås til i [Vis]-menuen). Når du klikker på [Vis kun favritter], fjernes delsager uden flueben fra visningen. Du kan nu vælge andre frmer fr print eller data-eksprt. Fr at få vist alle sager g delsager igen skal du gå ud af planlægningsbilledet g ind igen. Her laves et printpreview af den fulde sagsliste frdelt ver det antal sider, der er behv fr. Hvis man har mange klnner slået til, g/eller de er meget brede, fylder printet t sider i bredden. Viser kapacitets- g budgettallene fr virksmheden klar til print. Viser hvr mange arbejdstimer, der kan planlægges med pr medarbejder, pr måned g summeret på virksmhedsniveau. Tallene vises så langt frem i tiden, sm der er lavet kapacitetsberegning fr. De kan stilles p pr medarbejder, afdeling eller lkatin, hvis det er knfigureret. Cpyright Krsgaard EDB ApS 31

32 Print skærmbilledet Eksprt til fil listen med sager Eksprt til fil listen med summer Status fr alle delsager i listen Sender et screendump af det synlige udsnit af versigten direkte til printeren. Danner en html-fil med sagslistens plysninger, budgetter g versigtsklnner. Det er de samme infrmatiner, sm findes i Preview af sagsliste. Html-frmatet sikrer, at filen kan imprteres i mange frskellige prgrammer herunder regneark. Der kmmer et pp-up-billede med stien til filen, så den nemt kan findes Danner en html-fil med de samme infrmatiner sm i Preview af liste med summer. Der vil blive printet en delsagsstatus fr hver af de delsager, der står i listen. Det er vigtigt at bruge Fjern sager, der ikke er med i udvalg først, ellers får du en delsagsstatus på samtlige sager. Cpyright Krsgaard EDB ApS 32

33 5. Øknmikalender Frmularen Øknmikalender tjener tre frmål. 1. Frmularen giver adgang til at vedligehlde rateplanen eller frdelingsplanen fr de fastprisdelsager sm du er prjektleder fr. 2. Frmularen giver adgang til at vedligehlde dine delsag ers budget fr fremmed arbejde. 3. Frmularen viser,fr hver af de delsager sm du er prjektleder fr, en dagsaktuel status ver det beløb, der er parat til fakturering. Vær pmærksm på at fremtidige måneder kun er til stede hvis I har licens til prgnsemdulet. Denne manual tager sit udgangspunkt i, at licensen er til stede. Øknmikalender giver dig på månedsbasis verblik ver: Frtidige g fremtidige indtægter i frm af realiseret g planlagt fakturering per delsag Realiserede udgifter til fremmed arbejde g udlæg per delsag Budgetterede udgifter til fremmed arbejde per delsag Realiserede indtægter placeres i en given måned ud fra den enkelte fakturas fakturadat. Fremtidige indtægter består fr fastprisdelsagernes vedkmmende af de enkelte delsagers betalings- g frdelingsplaner. En given rate eller frdeling placeres i den måned hvr den kan faktureres ifølge aftalen. Fr medgået tid delsager består de planlagte indtægter af salgsprisværdien af de lagte færdiggørelsesbudgetter i de pågældende måneder. Frmularen viser t tabeller. Øverst en tabel der indehlder en linje per delsag, nederst en tabel, der indehlder summer fr indtægter g udgifter. Den øverste tabel viser nget frskelligt afhængig af det valgte faneblad venver tabellen. Overrdnet set kan tabellen enten vise indtægtsbevægelser eller udgiftsbevægelser per delsag. Indtægtsbevægelserne kan desuden vises typevis g samlet. Indtægtstyperne er: Fakturering af eget arbejde Fakturering af fremmed arbejde Fakturering af udlæg Fakturering af varer. Realiserede udgifter vises i den måned, der passer med bilagsdaten, hvrmed de er registreret i AutPilt. Budgetterede udgifter til fremmed arbejde vises i den måned, der er angivet i budgetpsten. Cpyright Krsgaard EDB ApS 33

34 5.1 Frmularens pbygning Frmularen Øknmikalender har en prikmenu med 6 punkter. Frmularen vises sm udgangspunkt med Indt. i alt aktiveret. Denne indstilling psummerer infrmatinerne fra de 4 detaljerede menupunkter, der hver især repræsenterer en filtrering. De enkelte menupunkter bevirker, at tabellerne viser følgende: Indt. eget arbejde Frtidskalender: Indehlder faktureringer af typen Eget arbejde. Fremtidskalender: Indehlder planlagt fakturering af typen Eget arbejde. Grundlaget fr dette er fr fastpris delsagernes vedkmmende rate- g frdelingsplaner g fr medgået tid delsagernes vedkmmende salgsprisværdien af færdiggørelsesbudgetterne. Sumtabel: Opsummering af samtlige indtægter vedrørende eget arbejde. Indt. fremmed arbejde Frtidskalender: Indehlder faktureringer af typen Fremmed arbejde. Fremtidskalender: Planlagt fakturering af typen Fremmed arbejde ud fra de budgetpster fr fremmed arbejde, der er tilknyttet en rate. Sumtabel: Opsummering af samtlige indtægter vedrørende Fremmed arbejde. Indt. udlæg Indt. varer Indt. i alt Frtidskalender: Indehlder faktureringer af typen Udlæg. Fremtidskalender: N/A Sumtabel: Opsummering af samtlige indtægter Udlæg. Frtidskalender: Indehlder faktureringer af typen Varer. Fremtidskalender: N/A Sumtabel: Opsummering af samtlige indtægter Varer. Opsummering af infrmatinerne fra de andre faneblade. Udg. fremmed arbejde Frtidskalender: De realiserede udgifter til fremmed arbejde pr. måned g pr. delsag. Fremtidskalender: De planlagte udgifter til fremmed arbejde pr. måned g pr. delsag. I midten findes sagsidentifikatinsklnnerne. Her vises relevante infrmatiner m sag, delsag, kunde g hnrarprincip. Til venstre fr identifikatinsklnnerne vises det beløb, der er klar til fakturering i klnnen Parat. Til venstre fr denne findes frtidskalenderen. Til højre findes fremtidskalenderen, sm viser den planlagte fakturering. Til højre herfr vises summeringsklnner samt yderligere klnner, der kan vælges i Vis -menuen. Sumtabellen nederst viser indtægter pdelt efter AutPilts 4 hnrarprincipper. Virksmhedens realiserede psitive cash flws er hermed fuldt beskrevet. Dette skyldes at samtlige fakturaer skrives i AutPilt. Cpyright Krsgaard EDB ApS 34

35 5.1.1 Identifikatin Midt på frmularen findes klnner med sagsidentifikatinen. I [Vis]-menuen kan klnner slås til g fra. De mulige sagsidentifikatinsklnner er: PL sagens prjektleder Status rød markerer en lukket delsag, grøn markerer en åben. Listen kan rumme lukkede delsager såfremt der er faktureret på disse i en af de viste frtidsmåneder PLD eventuel prjektleder på delsagsniveau Kunde sagens kunde Sandsynlighed ved akkvisitinssager angiver sandsynlighedsprcenten chancen fr, at sagen kmmer i rdre. Indtægtsbudgetter vægtes efter den valgte sandsynlighedsprcent Delsag delsagens hnrarprincip g navn Betaler delsagens betaler, kan være en anden end kunden, redigeres på delsagsplanen Delsagsntat ntat fra delsagskrtet Frtidskalenderen Til venstre fr identifikatinsklnnerne vises frtidskalenderen. Hver klnne viser en måned. Antallet af viste månedsklnner reguleres ved tryk på + eller knapperne øverst. Frtidskalenderen kan deaktiveres i [Vis]-menuen. I månedsklnnerne ses hvr mange 1000 krner, der er faktureret eller krediteret på delsagen i den givne måned på basis af fakturadaterne. En delsags prettelsesmåned markeres med en tynd, gul streg i frtidskalenderen. Bemærk at lukkede sager vil ptræde på listen, hvis der er faktureret på dem i en af de aktiverede frtidsmåneder Parat-klnnen Betydningen af klnnen Parat afhænger af, m du vælger et indtægtsfaneblad eller et udgiftsfaneblad. Fr et indtægtsfaneblad viser klnnen Parat de beløb, der pr dags dat er klar til fakturering. Fr et udgiftsfaneblad viser klnnen Parat de beløb, vi pr dags dat kan frvente at få regning på. Indtægter: Fr delsager efter medgået tid viser klnnen Parat salgsprisværdien af de afleverede timer, der endnu ikke er faktureret eller afskrevet. Fr fastprissager efter rateplan rykker ratebeløbet fra fremtidsklnnen fr indeværende måned ver i Parat -klnnen når ratens fakturadat passeres. Klnnen viser således de rater, der er parat til fakturering. Cpyright Krsgaard EDB ApS 35

36 Fr fastprissager efter %færdig rykker frdelingsbeløbet fra fremtidsklnne fr indeværende måned ver i klnnen Parat når frdelingsplanens fakturadat passeres. Klnnen viser således det beløb, der er estimeret til færdiggørelsesfakturering. Udgifter: Klnnen viser de budgetterede beløb fr fremmed arbejde, hvis fakturadat er passeret Fremtidskalenderen Området til højre fr identifikatinsklnnerne rummer den planlagte faktureringer i 1000 krner per måned. Fr medgåettid delsager er de viste beløb salgsprisværdien af de lagte færdiggørelsesbudgetter. En retvisende prgnse fr den fremtidige indtægt fra medgåettid delsager er således afhængig af pålidelige færdiggørelsesbudgetter fr dette hnrarprincip. Fr delsager efter medgået tid med lft er de viste beløb ligeledes salgsprisværdien af de lagte færdiggørelsesbudgetter. Hvis summen af disse værdier ver tid rammer det aftalte lft, vil værdien ud ver lftet brtfalde. Ved delsager efter fast pris vises månedsværdierne af de respektive rate- eller frdelingsplaner. Cpyright Krsgaard EDB ApS 36

37 5.2 Planlagt fakturering Planlagt fakturering bruges til at kmplettere g pdatere fakturerings- g frdelingsplaner. Frmularen viser den fakturering, der er planlagt efter den sidst viste måned sm en sum i klnnen Senere. Klnnen Planlagt viser summen af faktureringsplaner fr den enkelte delsag. Denne kan du hlde p imd klnnen Rest, sm viser delsagens restfakturering. Sidstnævnte er beregnet sm delsagens samlede aftale minus delsagens realiserede fakturering. Når du skal se planlagt fakturering fr rater anbefaler vi at du aktiverer Restfakturering i Vis -menuen. Klnnen Senere viser summen af fremtidig fakturering i fremtidsmåneder, der ikke er vist. Klnnen Planlagt viser summen af de planlagte fremtidige faktureringer Sammenhldt med visning af restfaktureringsklnnerne pnås verblik ver, m den planlagte fakturering er fuldstændig i frhld til aftalen, g ver hvr langt ud i fremtiden, der er planlagt indtægter. I [Vis]-menuen kan restfaktureringsklnnerne slås til g fra. Klnnen Aftalt viser det ttale hnrar, der er tastet ind på aftalen, dvs. inklusiv beløb, der er afsat til udlæg g fremmed arbejde, der ikke kan faktureres videre til kunden. Klnnen Fakt viser summen af alt faktureret på delsagen. Klnnen Rest viser rdrebehldningen, dvs. frskellen mellem den ttale aftale g det allerede fakturerede. En frskel i beløbet vist i klnnerne Rest g Planlagt viser, at du mangler nget planlægning. Fr en fastpris delsag mangler der prettelse af betalingsplaner. Ved delsager efter medgåettid g medgåettid med lft viser frskellen, at der er planlagt færre timer end den indtastede hnraraftale giver mulighed fr. Ofte vil almindelige medgåettid sager ikke have et verslag indtastet i aftalen, g derfr vil klnnerne Aftalt g Rest være tmme. I [Vis]-menuen kan klnnen Ikke indgåede aftaler aktiveres. Her vises beløb fra aftalereguleringer, der er markeret sm Ikke indgået. Ikke indgået bruges kun, hvis sagen er kmmet i rdre, men der endnu ikke freligger en endelig aftale m delsagens hnrering, g der derfr er usikkerhed m beløbets størrelse. Faktureringsplanerne vedligehldes via højrekliksmenuens respektive punkter m rateplan eller frdelingsplan. Se appendiks 2 Cpyright Krsgaard EDB ApS 37

38 5.3 Printmenuen [Print]-menuen rummer flere rapprter g printmuligheder, sm giver mulighed fr yderligere verblik. Print restfakturering Fjern 0-linjer Preview af liste med sager Preview liste med summer Print af skærmbillede Eksprt til fil listen med sager Eksprt til fil listen med summer Vis delsagsstatus fr alle delsager i listen Rapprten Print restfakturering henter data fra klnnerne Aftale, Fakt g Rest. Tryk først på [Hent data], dette henter infrmatinerne ind i listen. Ved tryk på [Gruppér/print] hentes rapprten med grupperingsmulighederne frem. Rapprten kan grupperes efter Afdeling, Prjektleder, Kunde eller Sag. Vælges Ingen gruppering vises restfaktureringsinfrmatinerne per delsag. Funktinen fjerner delsager uden fakturering eller planlagt indtægt i de viste måneder fra visningen. J flere viste måneder, j flere delsager rummer listen. Laver et print preview af sagslisten med alle synlige klnner g beløb. Bruger det nødvendige antal sider fr at infrmatinerne kan være der. Vælg mellem print på A4 eller A3, såfremt jeres printer er i stand til dette. Laver et print preview af likviditetsrækkerne i bunden. Bruger det nødvendige antal sider. Sender print af den synlige del af skærmen direkte til printeren. Danner en html-fil med sagslistens plysninger. Det er de samme infrmatiner, sm findes i Preview af liste med sager. Html-frmatet sikrer, at filen kan imprteres i mange frskellige prgrammer herunder regneark. Der kmmer et pp-up-billede med stien til filen, så den nemt kan genfindes. Danner en html fil med de samme plysninger sm i Preview af liste med summer. Der vil blive printet en delsagsstatus fr hver af de delsager, der står i listen. Cpyright Krsgaard EDB ApS 38

39 5.4 Underrådgiverstyring Afsnittet m underrådgiverstyring afventer endelig gdkendelse. Cpyright Krsgaard EDB ApS 39

40 6. Fakturafrslag I AutPilt er det dig sm prjektleder, der danner fakturafrslag. Fakturafrslaget er dit udkast til fakturaen, sm du sender videre til øknmifunktinen, der fretager den endelige bgføring. Det er enkelt at danne et fakturafrslag i AutPilt, da mange af faktureringspsætningerne bliver fastlagt ved sagens prettelse. Under alle mstændigheder er det en gd ide, at hnraraftale g hnrarprincip er på plads, inden det første fakturafrslag på en delsag dannes. Delsagens hnrarprincip er nemlig afgørende fr, hvrdan delsagen faktureres. AutPilt hlder hele tiden rede på, hvad der endnu ikke er faktureret, så dannelsen af nye fakturafrslag giver næsten sig selv. Der er 3 frskellige måder at danne et fakturafrslag på, idet eget hnrar på en delsag kan faktureres efter 4 frskellige principper: Medgået tid Fakturering af medgået tid-sager fregår ud fra de timer, medarbejderne registrerer på sagerne. Lige så snart en medarbejder afleverer timer på en sag, er timerne en del af faktureringsgrundlaget. Medgået tid med lft Ligesm ved medgået tid faktureres gså her ud fra de timer, medarbejderne har afleveret. Frskellen er dg at delsager efter medgået tid med lft har et faktureringsmaksimum, sm er lagt ind i aftalen. Op til dette maksimum fungerer delsagen sm medgået tid, derefter sm færdigfaktureret fast pris. Fast pris efter rateplan En delsag til fast pris kan faktureres efter en rateplan. Planen indehlder det antal rater, der er aftalt med kunden. Du giver hver rate en dat, der frtæller, hvrnår den er parat til fakturering. Rateplanen prettes umiddelbart efter prettelse af delsagen. Fast pris efter færdiggørelsesgrad En delsag til fast pris kan faktureres efter færdiggørelsesgrad. Det vil sige, at hnraret frfalder til fakturering i takt med, at arbejdet skrider frem. Du angiver færdiggørelsesgraden i prcent ud fr hver aktivitet, g derefter udregnes det aftalte hnrar ud fra en prcentsats, du angiver. Fakturering af fremmed arbejde, varer g udlæg fregår på samme måde uanset sagstype. 6.1 Faktureringsgrundlag Når du skal til at danne fakturafrslag, starter du med at tage stilling til faktureringshrisnten. Du kan enten fakturere pr udgang af sidste måned eller pr dags dat. Pilen sætter faktureringshrisnten til udgangen af frrige måned, slen sætter den til dags dat. Listen viser de beløb, der er parat til fakturering på delsagerne. Hvis du vælger udgangen af frrige måned, vil registreringer efter den dat ikke blive vist, dvs. de bliver ikke regnet med i beløbene, g du kan ikke se dem på lister ver registrerede timer, udlæg eller lign. Nederst i billedet ses Beløb parat til fakturering, sm er summer fr samtlige synlige klnner i listen. Bemærk at fastpris-delsager efter %-færdig ikke indehlder beløb, frdi beløbene først er til rådighed, når du skriver den aktuelle færdiggørelsesgrad ind i frbindelse med dannelse af et fakturafrslag. Cpyright Krsgaard EDB ApS 40

41 Du kan gøre det mere verskueligt ved at starte med at srtere listen ver delsager til kun at indehlde sager med faktureringsgrundlag. Du markerer et flueben i klnnen [Fakt.grundlag], g srterer ved at højreklikke g vælge [srter efter valgte] eller trykke <F9>. Nu har du udelukkende sager i listen, hvr der er ufakturerede registreringer på. Ved fastpris sager efter rateplan kan du kun se et beløb, hvis du har lagt en rateplan, g ved %færdig sager kan du kun se beløbet efter du har indtastet sagen stade. Derefter dbbeltklikker du på en delsag. Det åbner et nyt billede, der bruges til at danne fakturafrslaget. 6.2 Fakturafrslagsbilledet Billedet til dannelse af fakturafrslag består af flere mråder: Øverst ser du tre knapper g en linje med delsagsidentifikatinen. De første t knapper bruger du til at bladre p g ned i listen ver delsager. Du kan gså bruge genvejstasterne ctrl+ henhldsvis ctrl+. Den tredje knap giver dig adgang Wl en liste ver de fakturafrslag, du allerede har dannet, g sm endnu ikke bgført. På billedet frtæller klnnen Til fakturering dig hvr langt i prcessen fakturafrslaget er nået: Hvis der ikke er flueben i klnnen, har du bare dannet fakturafrslaget, men ikke sendt det videre til bgføring. Hvis der er et flueben, har du sendt det af sted til bgføring, men administratinen har endnu ikke bgført det. Ved at klikke på en linje uden flueben, åbner billedet til dannelse af fakturafrslag, g du kan sende frslaget af sted. Cpyright Krsgaard EDB ApS 41

42 Så kmmer rækken med knapper, sm giver dig adgang til at udvælge hvilke registreringer, der skal sendes til fakturering. (Afsnit 6.3 g 6.4) Nedenunder kan du få adgang til faktureringspsætningerne ved at klikke på knappen, der ligner et stykke papir g en lup. (Afsnit 6.5) Det følgende mråde handler m selve fakturaen, dens udseende g psætninger. (Afsnit 6.6) Det nederste mråde viser histriske faktureringer fr delsagen. (Afsnit 6.7) 6.3 De frskellige sagstyper AutPilt arbejder med tre grundlæggende sagstyper: Medgået tid-sager, fastpris efter rate g fastpris efter færdiggørelsesgrad. Afhængig af sagstypen vil frskellige knapper være aktive Medgået tid Ved en medgået tid-sag er det knappen med det range ur aktiv, mens knapperne fr fremmed arbejde, udlæg g varer altid er aktive uanset sagstype. Lige så snart der er registreret nget fakturerbart på en af kategrierne, vil knappens baggrundsfarve skifte til gul, så du kan se, at der er et faktureringsgrundlag på sagen. Medgået tid sager faktureres sm udgangspunkt efter det antal timer, der er blevet arbejdet på sagen. Fr at gdkende timer til fakturering, klikker du på det range ur, g skærmbilledet Faktureringsgrundlag Timer kmmer frem. Frmularen viser delsagens timeregistreringer inden fr faktureringshrisnten. Nederst står periden, antal fakturerbare timer, timernes salgsværdi g hvr meget, der er gdkendt til fakturering. Den linje er synlig på alle fanebladene. Cpyright Krsgaard EDB ApS 42

43 Ikke faktureret Her ser du de timer, der kan faktureres på delsagen. Øverst har du tre grupper af knapper: Til at gdkende alle, valgte eller n antal timer, til at frtryde gdkendelse af timer g til at afskrive timer. Når du gdkender timer, kan du enten gdkende alle på listen, du kan udvælge ngle af dem ved at klikke g trække en markering på de ønskede, eller du kan udvælge spredte timer ved at ctrl+klikke på de ønskede. Gdkendte timer har flueben i klnnen Gdkendt. Hvis du vil gdkende en del af en registrering, skal du starte med at filtrere listen ned til kun at indehlde den ene registrering. Så markerer du den, g trykker på [n]- knappen. I en ny frmular kan du skrive, hvr str en del af indtastningen, du ønsker at gdkende, g når du trykker OK, bliver indtastningen delt p i t, hvraf den ene er gdkendt. F12 phæver filtreringen, så du igen kan se alle registreringer. Du kan gså frtryde alle eller valgte gdkendelser med de næste t knapper. Hvis du mener, at du ikke kan fakturere ngle bestemte timer videre til kunden, markerer du dem g vælger afskriv. Igen kan du vælge at afskrive alle eller valgte. På fakturafrslag På dette faneblad får du vist hvilke timeregistreringer, der ligger klar til fakturering på et fakturafrslag. Det er en liste, så du kan ikke tilføje eller fjerne nget. Fr at ændre antal timer på et fakturafrslag, skal du gdkende ekstra timer, g efterfølgende pdatere fakturafrslaget. Faktureret Afskrevet Alle Denne liste viser alle de timeregistreringer, der er afdækket af en faktura, g hvilket fakturanummer de er afdækket på. Fanebladet Afskrevet viser alle afskrevne timeregistreringer. Hvis det bliver muligt at fakturere timerne, kan du gdskrive alle eller valgte. Det sidste faneblad Alle viser en liste ver samtlige registreringer. Du kan se hvilke timer, der er afdækket af en faktura g dens nummer, hvilke timer er afskrevet, g hvilke timer der er hhv. gdkendt eller endnu ikke gdkendt. Derudver ligger knappen [Opdater Pris] her. Den bruger du, hvis der er sket ændringer i en prisliste bagud i tid, g prisen på ngle registreringer derfr skal pdateres. Når du er færdig med at gdkende timer g har lukket vinduet, vil der stå en blå trekant under knappen med det range ur. Det betyder, at det fakturafrslag, du skal til at danne, vil indehlde timer efter medgået tid. Hvis fakturafrslaget kun skal indehlde timer efter medgået tid, kan du gå videre med afsnit 6.6, hvr dannelsen af fakturafrslaget er beskrevet. I det følgende beskrives gdkendelsesprceduren fr de øvrige kmpnenter. Prceduren fr gdkendelse af fremmed arbejde, udlæg g varer er helt analg med den fr timer efter medgået tid. Cpyright Krsgaard EDB ApS 43

44 6.3.2 Medgået tid med lft Hnrarprincippet Medgået tid med lft adskiller sig fra Medgået tid idet der i aftalen er indlagt et maksimumbeløb, der kan udfaktureres til dækning fr det aftalte stykke arbejde. Op til lftet faktureres sm medgået tid, når lftet nås, bør der ikke faktureres yderligere. Kun i planlægningsbilledet vil timer ud ver rammeaftalen påvirke SlutFaktren. Gdkendelse af timer til fakturering frløber derfr fuldstændig parallelt til prceduren fr delsager efter medgået tid. Timer, der ligger ud ver faktureringsmaksimum, skal afskrives Fast pris med rater Hvis der ligger rater klar til fakturering på en fastprissag med ratebetaling, vil knappen [Rater] være gul. Tryk på knappen fr at hente frmularen [Rateplan] frem. Frmularen Rateplan indehlder en liste ver de rater, der er planlagt på sagen. Du kan prette en enkelt rate, en rateplan eller redigere i rater. Du kan vælge enten at se ikke-fakturerede rater, rater der er på fakturafrslag, kun de fakturerede eller alle rater. Når en rate frfalder til fakturering bliver den markeret med et lille srt g grønt ikn. Gdkendelse af rater fungerer fuldstændig sm gdkendelse af timer ved medgået tid-sager. Den eneste frskel er, at du ikke kan afskrive rater. Rammen til højre på rateplan-frmularen indehlder plysninger m det aftalte hnrar g det samlede beløb, der allerede er på rateplan. Dette gør det nemt at verskue, hvad der er til rådighed, når man skal prette en ny rateplan. Udbetalingsplan hnrar Feltet bruges til at reservere en del af en rate til at betale fremmed arbejde. Ved at markere en rate i listen kan du prette en reservatin g se hvr mange reservatiner, der er lavet på den markerede rate. De beløb, der på den måde er reserveret, vil ikke blive regnet med i versigten ver faktureret eget arbejde eller i beregningen af igangværende hnrar. Cpyright Krsgaard EDB ApS 44

45 Du pretter en reservatin ved at udfylde linjen med.[ ] Du kan enten skrive beløbet eller den prcentdel af raten, sm det fremmede arbejde udgør. Det sidste felt i linjen bruges til at skrive en nte til dig selv, så du kan se, hvad beløbet dækker. Hvis du vil se alle reserveringer, skal du ver på fanebladet Alle, g trykke på knappen [Udbetalingsplan fr Underrådgivere]. Her vises gså de ntater, du har skrevet ind. Sum felterne til højre i billedet. På rateplanen kan du se de øknmiske nøgletal, du har brug fr i frbindelse med faktureringen af delsagen. Frbrugt i alt Feltet viser summen af, hvad der er frbrugt af eget arbejde g fremmed arbejde på delsagen. Frbruget af eget arbejde er salgsprisværdien af timer, der er registreret på delsagen. Ved fremmed arbejde er det summen af regningerne fr fremmed arbejde. Faktureret i alt Her ser du summen af faktureret eget g fremmed arbejde. Difference Aftalt hnrar Feltet viser differencen mellem de t venstående tal. Du kan her få en indikatin af, m du er fran eller bagud med faktureringen i frhld til frbruget. Hvis du har indtastet aftalen i pl>delsager/aftaler, bliver den samlede hnraraftale på delsagen fr eget g fremmed arbejde vist her. Faktureret i alt Samme sum sm i det tilsvarende felt venfr. Det ptræder t gange, da det indgår i t frskellige regnestykker. Difference Aftalt hnrar På rateplan Mangler Feltet viser differencen mellem de t venstående tal. Du kan her se, hvr meget du fremver kan fakturere. Den samlede hnraraftale på delsagen Her ser du summen af alle rater. Ved at sammenhlde denne sum med Aftalt hnrar kan du se, m rateplanen svarer til aftalen Her vises hvis det beløb der endnu ikke er ratefrdelt Oprettelse af rater Du kan prette g vedligehlde rateplanen på fanebladet [Ikke faktureret] med knapperne ver listen. Du pretter en ny rateplan eller en enkelt rate ved at klikke på ny-knappen g udfylde frmularen Opret ny fakturering. Cpyright Krsgaard EDB ApS 45

46 Enkelt rate: Frmularen giver mulighed fr at angive antallet af rater, start-daten fr første fakturering, en fakturalinjetekst, såvel sm det samlede beløb fr raten (eller fr hele planen, hvis du laver flere rater). Raten kan knyttes til en bestemt betaler ved at vælge den ønskede betaler ind nede i betalerfeltet i bunden. Flere rater: Hvis du laver flere rater, kan fakturalinjeteksten defineres allerede nu. Teksten består af start- g sluttekster, sm du taster ind her samt løbenummer, måneds- eller kvartalsnavn. Når du gemmer frmularen, prettes det ønskede antal rater autmatisk til frfald med en måneds mellemrum hvis du vælger måned eller løbenr. Hvis du vælger kvartal prettes raterne til at frfalde med et kvartals mellemrum. Ved at klikke på redigeringsknappen kan du redigere i raterne individuelt efter de er prettet, således at de f.eks. sættes til individuelle beløb eller specielle dater. Det er muligt at knytte frskellige betalere til raterne (Feltet Betaler ). Feltet Nte kan indehlde en intern kmmentar til raten, sm ikke bliver vist på fakturaen. Ydelse En ydelse er en mellemting mellem en vare g en time-sag. En ydelse er en slags vare i den frstand, at det er en veldefineret g afgrænset pgave til en frudbestemt pris. Ydelsen adskiller sig fra en vare ved at figurere på linje med fakturering af eget hnrar i diverse fakturerings- g dækningsbidragsrapprter. Listen ver ydelser prettes g vedligehldes af øknmifunktinen i Basis > Varer > Varer. Cpyright Krsgaard EDB ApS 46

47 Når du indvælger en ydelse, er både timeprisen g fakturalinjeteksten defineret, g du skal bare indtaste det antal timer, du har brugt på funktinen i antal-feltet. Knappen [Timer] Ved en fast pris-sag vil det blå ur være aktivt. Her kan du skabe dig et verblik ver de timer, der er afleveret på sagen siden sidste fakturering. Frmularens pbygning g indhld er parallel med [Timer] på en medgået tid-sag. Bemærk salgsprisen på timerne ingen betydning har fr faktureringen, fr der faktureres ud fra en rateplan eller en færdiggørelsesgrad. Bemærk, at alle de timeregistreringer, du ser her i frmularen, vil blive knyttet til en rate, når du gdkender den. Der er ingen sammenhæng mellem antallet af timer g ratens størrelse. Efter fakturering bliver timerne behandlet sm værende faktureret g er derfr markeret med et fakturanummer Fast pris efter færdiggørelsesgrad Ved en fast pris-sag, der faktureres efter færdiggørelsesgrad, bestemmes faktureringsbeløbet anderledes end ved rateplan- eller medgået tid-sager. På en %færdig-sag findes der først et faktureringsgrundlag når du har indtastet frandringerne i sagens stade siden sidste fakturering. Du kan gså kun fakturere, hvis du har indtastet aftalen, fr aftalebeløbet bliver hentet ind i frmularen til at beregne faktureringsgrundlaget ud fra. Cpyright Krsgaard EDB ApS 47

48 Første gang du går ind i en %færdig-sag, ser du dette billede. Den røde linje vises hver gang aftalen er blevet ændret, indtil den pdaterede aftale er genfrdelt. Du starter med at indtaste hvr str en %del af kntrakten de frskellige aktiviteter udgør. Det gør du i klnnen Kntrakt%, feltet under klnnen summerer de indtastede tal. Efterfølgende trykker du på knappen [Genfrdel aftalen] så ttalhnraret bliver frdelt på aktiviteterne efter den prcentsats, du har indtastet. Du kan gså indtaste et evt. aftalt hnrar fr aktiviteten i klnnen Aftalt fakturering. Derefter indtaster du, hvr langt i frløbet aktiviteten er kmmet. Hvis aktiviteten er halvt færdig, taster du 50 i %færdig -klnnen, g når du går ud af cellen, bliver faktureringsgrundlaget udregnet i klnnen Fakturering i alt. Klnnen Tidl. faktureret viser det beløb, du indtil nu har faktureret på sagen. Klnnen Gdkendt viser differencen, dvs. det beløb, der kan faktureres til kunden på nuværende tidspunkt. Når du har indtastet stadet på de aktuelle aktiviteter, gdkender du faktureringsplanen ved at sætte mærke i Klar til dannelse af fakturafrslag. I den nederste ramme, kan du indtaste et beløb, sm skal sættes til side til fremmed arbejde. Beløbet vil belaste den aktivitet, der er markeret, når du udfylder linjen. Når du er færdig med at taste g lukker vinduet, vil en blå trekant under %færdig-knappen vise, at her ligger et gdkendt beløb klar til fakturering, g herefter danner du fakturafrslaget på vanlig vis (se afsnit 6.6). På fakturafrslaget vil du se det samme regnestykke, hvr tidl. Faktureret -summen trækkes fra Fakturering i alt -summen. Differencen er fakturabeløbet. Cpyright Krsgaard EDB ApS 48

49 6.4 Udlæg, varer g fremmed arbejde Hvis knapperne fr [Fr.arb.], [Udlæg] eller [Varer] er fremhævet med gul, er der registreringer klar til gdkendelse g fakturering. Tryk på knappen g frmularen Faktureringsgrundlag kmmer frem. Du gdkender fremmed arbejde, udlæg g varer efter nøjagtig de samme principper sm gælder fr medgået tid. Drejer det sig m en fast pris-sag efter rater skal du verveje, hvrdan du vil frhlde dig til udlæg, varer g fremmed arbejde. Hvis du ikke ønsker at viderefakturere psterne til kunden, sætter du det samlede beløb ind i rateplanen, g afskriver psterne. Når du afskriver psterne på en fast pris-sag efter rater, afskriver du kun i frhld til fakturaen. Udgifterne til dem er dækket ind af raterne, så de skal ikke faktureres både gennem rater g sm særskilte pster på fakturaen. Men de skal registreres sm hhv. udlæg, varer g fremmed arbejde fr at belaste sagens budget krrekt. På sagskrtet kan du vælge at straksafskrive kørsel g udlæg, hvis det ikke kan faktureres videre. Du kan dg gså fakturere psterne videre til kunden. Hvis du ved, at ud af en given aftale er til fremmed arbejde, kan du vælge at hlde de ude af rateplanen, g så fakturere fremmed arbejde/varer/udlæg videre til kunden på vanlig vis ved at gdkende under knappen [Fremmed arbejde], [varer] eller [udlæg]. AutPilt har en funktin, så du har mulighed fr at gdkende en del af en enkelt udlægs- eller vareregistrering. Du skal markere registreringen g klikke på knappen [X]. Herefter bliver du bedt m at indtaste krnebeløbet fr den del af registreringen, du vil gdkende. Den vil nu blive splittet p i en gdkendt g en ikke-gdkendt registrering svarende til restbeløbet. 6.5 Faktureringspsætning Lige under de stre knapper til gdkendelse af timer sv, ligger iknet [Faktureringspsætning]. Her kan du definere på delsagsniveau hvrdan fakturaen skal være sat p. Når du laver en psætning her, bliver den gemt, g vil gså blive brugt på følgende fakturaer. Gruppér timer efter aktivitetsplan På fakturaen bliver timeregistreringerne grupperet efter hvilken aktivitet, de er registreret på, g hver gruppering bliver summeret. Den samme medarbejder kan altså stå under den første aktivitet med f.eks. 10 timer, g under den anden aktivitet med f.eks. 2 timer i stedet fr at stå én gang på timesedlen med 12 timer. Aktiviteternes rækkefølge er bestemt af deres linjenummer i aktivitetsplanen. Cpyright Krsgaard EDB ApS 49

50 Gruppér efter priskategri på medarbejdere Indregn dækningsbidrag i timepriser Hvis du ikke ønsker at have medarbejderens navn på fakturaen, men i stedet vil have vist priskategrierne i stedet, sætter du flueben her. Kategrierne vil blive vist i samme rækkefølge sm de står inde i basis> mærkater> medarbejder> priskategri. I knfiguratinsprgrammet kan du slå til at det kun er initialerne, der vises, ikke hele persnens navn. Her kan du bestemme, m dækningsbidraget skal stå på en linje fr sig, eller m det skal være indregnet i timepriserne. Funktinen bruges kun ved faktrsager, hvr dækningsbidraget skal stå i en separat linje, så man kan se, at timernes kstpris bliver ganget med sagens faktr. Vis delsagsnavn på faktura Fluebenet gør, at delsagsnavnet bliver vist sammen med sagsnavnet på fakturaen. Aftalehistrik Histrik - hnrar Histrik udlæg Att. EAN Ordrenummer Sprgkde Husk ved fakturering Hvis det er en fast pris-sag, vil flueben her vise alle ændringer i aftalen. Hvis du sætter flueben i kun sum vises den aktuelle sum af aftalen. Viser faktureringen af eget g fremmed arbejde, enten en linje fr hver faktura med fakturanummer eller kun sm sum. Viser faktureringen af udlæg, enten på en linje fr hver faktura med faktura-nummer eller kun sm sum. I dette felt kan du skrive en attentin persn ind. Navnet vil blive vist på fakturaen ppe ved adressefeltet, hvis det er udfyldt. Her kan tastes et EAN nummer ind. Hvis kunden beder m et specifikt rdrenummer eller anden frm fr sagsmærke, kan det skrives i dette felt. Her kan markeres m kunden skal have faktura på dansk eller et andet sprg. Standarden er dansk. Fr at kunne skifte mellem sprgene kræver det, at I har et fakturalayut fr hvert sprg. Dette felt giver mulighed fr at skrive ntater til fakturering ind. Ntatet bliver gemt på delsagsniveau, g vil derfr træde frem igen ved næste fakturering. Bemærk, at du skal genindlæse fakturafrslaget med den grønne genbrugspil, hvis du laver ændringer i faktureringspsætningen efter du har dannet et fakturafrslag. Ellers træder ændringerne ikke i kraft på det allerede dannede fakturafrslag. 6.6 Dannelse af fakturafrslag Når du har taget stilling til faktureringspsætningerne, er næste skridt at prette fakturafrslaget. Det bruger du den midterste ramme med tilhørende knapper til. Cpyright Krsgaard EDB ApS 50

51 Det hvide stykke papir Det pretter et fakturafrslag med de elementer på, du gdkendte ppe under de stre knapper. Når du pretter fakturafrslaget frsvinder den gule baggrundsfarve g trekanterne under de stre knapper. Der kmmer en linje i rammen med det fakturafrslag, du har prettet. Hvis du har frskellige betalere på aktiviteterne, vil der kmme en linje fr hver betaler, fr så skal der udskrives en faktura til hver betaler. Fakturaen får et freløbigt nummer. Den grønne pdateringspil Her pdaterer du fakturafrslaget. Hvis du har ændret faktureringspsætningerne eller har tilføjet flere pster til fakturaen, skal den pdateres fr at ændringerne kmmer med. Papiret med luppen Det blå flueben Det røde kryds Knappen aktiverer en visning af fakturaen sm den vil se ud på print. Det er en gd måde at kntrllere m layutet er sm ønsket g m alle plysninger er med. Ved at flytte prikken øverst til venstre kan du gså få vist timebilaget g udlægsbilaget, hvr alle detaljer er med. Et tryk på det blå flueben gdkender fakturafrslaget g sender det videre til fakturering. Sletter fakturafrslaget. Alle de pster der lå på fakturafrslaget bliver frigjrt igen, g ligger klar sm gdkendte ppe under de stre knapper. 6.7 Fakturalayut-psætninger, indledende g afsluttende tekst De følgende felter bruger du til at indstille fakturaens layut med g til at tilføje ekstra elementer til fakturaen. De bliver først aktiveret når du pretter et fakturafrslag. Internt ntat Fakturadat Att. Feltet bliver ikke vist på fakturaen g bruges til at ntere nget specifikt m den aktuelle faktura, g følger den helt til bgføringen. Her skriver du f.eks. m der skal tilføjes en rabat inden fakturering. Bliver sm standard sat til den dat, fakturafrslaget blev dannet, men du kan gså skrive en anden dat direkte i feltet. Feltet Att. findes både på faktureringspsætningerne g på sagskrtet. Hvis att.- Cpyright Krsgaard EDB ApS 51

52 feltet er tmt i faktureringspsætningerne, hentes infrmatinerne fra sagskrtet. Hvis der står nget begge steder, vil infrmatinerne fra faktureringspsætningerne blive vist. Peride Layut Her vises den tidsperide fakturaens timeregistreringer dækker. Du kan gså redigere i denne tekst. Feltet kan kmme med på fakturaen frudsat at fakturalayutet er sat p til at tage det med. Drpdwn-menuen tilbyder dig flere muligheder, g alt efter hvad du vælger, vil der kmme flere felter p nedenunder. Alle detaljer anvendes typisk ved medgået tid fakturaer, hvr man ønsker at vise, hvem der har afhldt timerne g til hvilken timesats. Udlæggene er gså specificeret med en linje fr hver udlægstype. Alle hnrarlinjer i én linje samler alle fakturalinjerne fr eget g fremmed arbejde til en samlet sum, sm du så får mulighed fr at indtaste én fakturalinjetekst fr. Alt i en linje her summeres det hele i en line, sm du får mulighed at indtaste én samlet fakturalinjetekst fr. Alle udlægslinjer i en linje bruger du typisk, hvis der er mange udlæg på fakturaen. Fr at bevare verskueligheden kan du vælge at samle alle linjerne i en sum, sm du får mulighed fr at indtaste én fakturalinjetekst fr. Du har mulighed fr at lægge et udlægsbilag ved fakturaen. Hvis der både er udlæg med g uden mms på fakturafrslaget, skal du indtaste en fakturalinjetekst fr hver gruppe, de bliver nemlig summeret i t linjer. Hnrar i en linje udlæg i en linje anvendes, hvis du ønsker at samle eget g fremmed arbejde i én linje g udlæg i en anden linje. Det er muligt at indtaste fakturalinjetekster ud fr hver af de t linjer, g hvis der både er udlæg med g uden mms på fakturafrslaget, skal du indtaste en fakturalinjetekst fr hver gruppe. Indledende g Afsluttende tekst Du har tre muligheder i den indledende/afsluttende tekst. Du kan selv skrive nget, du kan vælge en standardtekst (defineret i basis> diverse> standardtekst) i den øverste pil, eller du kan indvælge en tekst, der tidligere er blevet indtastet på den aktuelle delsag (den nederste pil). Rækkefølgen af psterne på fakturaen er defineret på frhånd. Eget hnrar g fremmed arbejde står øverst, så kmmer udlæg g til sidst eventuelle varer. Cpyright Krsgaard EDB ApS 52

53 6.8 Faktureringsstatus Nederst på fakturafrslagsbilledet kan du skaffe dig et verblik ver delsagens aftale g faktureringsstatus. Du kan vælge mellem faktureringsstatus, hvr du får vist alle detaljerne på sumniveau, en fakturaliste sm viser en versigt ver fakturaerne med summer eller ingen detaljer, hvis du synes de ekstra tal er distraherende. Uanset m du vælger faktureringsstatus eller fakturaliste kan du se klnnerne: Eget hnrar, Fremmed arbejde, Hnrar i alt, Varer, I alt g Udlæg. Hvis du vælger faktureringsstatus, vil du se aftalen øverst med beløbene fr eget hnrar, fremmed arbejde sv. Næste linje viser summerne fr alle faktureringer til dat, næste linje m der er frudfaktureret, hvr meget der ligger på det dannede fakturafrslag g hvr meget du derudver kan fakturere. Alle linjer viser summer fr de frskellige klnner. Indstillingen Fakturaliste viser fakturaerne med fakturanummer g hvilke beløb, der er faktureret på hvilke pster på den givne faktura. Du kan gså se fakturaernes fakturadat g frfaldsdat. Cpyright Krsgaard EDB ApS 53

54 7. Dækningsbidrag Ved at vælge [Dækningsbidrag] får du et altid pdateret verblik ver dækningsbidraget fr de sager, sm du er prjektleder fr. Når du åbner rapprten vil den vise dækningsbidraget indtil dags dat fr alle delsager, uanset m de på det aktuelle tidspunkt er åbne eller lukkede. I betjeningspanelet ver rapprten kan du ændre indstillinger fr hhv. perideafgrænsning fr mkstninger g faktureringer, frskellige grupperinger g vælge sager, der enten kun er åbne eller lukkede. Ydermere kan du indtaste periden fr lukkede delsager. 7.1 Perideafgrænsning fr frbrug g fakturering I dækningsbidragsrapprten kan du sætte øvre g nedre perideafgrænsning fr frbrug g fakturering uafhængigt af hinanden. Denne facilitet har du brug fr, når du skal sammenhlde frbrug g fakturering fr delsagerne, frdi faktureringen sker efter frbruget. Du vælger hhv. nedre g øvre grænser ved enten at skrive daten ind i frmatet dd-mm-åååå eller klikke på knappen til højre i feltet, hvrefter du vil en månedskalender fr indeværende måned. Du kan hhv. en måned tilbage g frem ved klikke på knapperne øverst til venstre eller højre i månedskalenderen, g du vælger den ønskede dat ved at klikke på den. Når du er færdig med at angive nedre g øvre datgrænser fr frbrug g fakturering, skal du klikke på knappen [Opfrisk]. 7.2 Gruppering Når du åbner dækningsbidragsrapprten, vil den vise dækningsbidraget specificeret fr hver af sagerne, men ved hjælp af grupperingsknapperne, kan du vælge gruppe efter enten: Prjektleder, Kunde, A-, B- eller C-gruppering, g du vælger grupperingen ved at klikke på grupperingsknappen eller teksten. Hvis du vælger at gruppere, summeres plysningerne. Du kan se detaljerne, dvs. delsagerne indenfr den valgte Cpyright Krsgaard EDB ApS 54

55 gruppering ved at klikke på knappen [Vis detaljer], g du kan igen fjerne detaljerne ved at klikke på den samme knap, der nu har teksten [Fjern detaljer]. 7.3 Visning af åbne g lukkede sager Dækningsbidragsrapprten vil sm udgangspunkt vise både åbne g lukkede delsager indenfr de valgte perideafgrænsninger fr hhv. frbrug g fakturering, men du kan vælge enten kun at se de åbne- eller lukkede sager. Fr de lukkede sager kan du ydermere angive periden fr lukningen af sagerne. Hvis du kun ønsker at se de sager, der er åbne, klikker du på grupperingsknappen [Kun åbne delsager]. Hvis du kun ønsker at se de lukkede sager, klikker du på grupperingsknappen [Kun lukkede sager]. Efter du har klikket, vil der nedenunder grupperingsknappen kmme t tekstfelter til syne, hvr du yderligere kan afgrænse periden, hvr sagerne er blevet lukket. I det venstre tekstfelt indtaster du den nedre datgrænse, g i det højre tekstfelt indtaster du den øvre datgrænse fr den ønskede afgrænsningsperide. Derefter klikker du på knappen [Opfrisk]. Cpyright Krsgaard EDB ApS 55

56 8. Belastning PL > Belastning giver verblik ver virksmhedens medarbejderressurcer. Denne funktin frudsætter licens til planlægning. Overrdnet er frmularen pdelt i t: En liste, der indehlder et kapacitetsregnskab fr hver enkelt medarbejder Et kapacitetsregnskab fr hele virksmheden. Kapacitetsregnskabet er bygget p af 3 elementer: Medarbejderens fremmødekapacitet Medarbejderens budgetterede arbejdsindsats på sagerne Medarbejderens ledige kapacitet Virksmhedens kapacitetsregnskab er på tilsvarende vis bygget p af: Den samlede fremmødekapacitet af samtlige medarbejdere Samtlige sagshenførte budgetter Samtlige aktivitetshenførte budgetter Samtlige medarbejderhenførte budgetter Den samlede ledige kapacitet i virksmheden Øverst på frmularen er der mulighed fr at fkusere på en delmængde af virksmhedens medarbejdere idet det er muligt at filtrere efter medarbejderafdeling, medarbejderlkatin g bemandingsgrupper. I dette tilfælde er det summariske kapacitetsregnskab frneden bygget p af: Den samlede fremmødekapacitet fr de medarbejdere, der indgår i filtreringen Samtlige medarbejderhenførte budgetter Den samlede ledige kapacitet på tværs af de medarbejdere, der indgår i filtreringen Datagrundlaget fr belastningsversigten er den færdiggørelsesplanlægning, sm udføres af prjektlederne. Der kan således ikke indtastes budgetter via belastningsversigten. En af de væsentligste frskelle mellem planlægningsbilledet g belastningsbilledet er, at fkus i belastningen ligger på medarbejderne g eventuelle afdelinger, mens fkus i planlægningsbilledet ligger på sagerne. Ud fra den valgte perideknfiguratin viser belastningen enten måneder eller uger. I denne manual bruges månedsplanlægning. Det viste antal måneder indstilles ved at klikke på + eller knapperne øverst på frmularen. Du har mulighed fr at tage temperaturen på kapacitetssituatinen. Sæt et flueben i [Vis temperatur]. Rød farve: Overbelastning Hvid farve: Belastning svarer til kapacitet Grøn farve: Ledig kapacitet Cpyright Krsgaard EDB ApS 56

57 Fr at se detaljer m alle medarbejderes belastning trykker du på knappen [Fld alle ud]. Herved vises den enkelte medarbejders kapacitetsregnskab, der består af fremmødekapacitet, arbejdsbudgetter frdelt på henhldsvis debiterbare g udebiterbare sager, samt ledig kapacitet. Bemærk at den beregnede ledige kapacitet står øverst i regnskabet. Detaljerne i den enkelte medarbejders kapacitetsregnskab kan ses eller skjules ved at klikke på [+] eller [-] i ekspansinsklnnen ud fr medarbejderen. Hvis fremmødekapaciteten generelt set mangler fr de sidste måneder, skal du genberegne fremmødekapacitet ved hjælp af Maintenance > Peridisk > Genberegn kapacitet. Fratrådte medarbejdere har under alle mstændigheder ingen kapacitet efter fratrædelsesdaten. 8.1 Filtrere belastningsversigten Det er muligt at se en belastningsversigt fr en begrænset del af medarbejderne. Filtreringsmulighederne er medarbejderafdeling, medarbejderlkatin g bemandingsgruppe. Medarbejderafdeling g medarbejderlkatin er en mulighed, hvis det er knfigureret. En afdeling er en administrativ enhed med egen afdelingsleder g egen øknmi. AutPilt kan knfigureres så en given sag tilhører en bestemt afdeling. Uafhængigt af dette kan AutPilt knfigureres til at medarbejdere tilhører en bestemt afdeling. En lkatin er en gegrafisk placering. Hver medarbejder kan tilhøre en enkelt lkatin. En bemandingsgruppe er en underinddeling af medarbejdere i grupper. Typiske eksempler er en faggruppe eller et team. En medarbejder tilhører en eller flere grupper. Filtreringsmulighederne kan kmbineres. Eksempelvis kan prgrammet vise en belastningsversigt fr alle medarbejdere i en given afdeling, på en bestemt lkatin med en bestemt faglig ekspertise. Cpyright Krsgaard EDB ApS 57

58 Du filtrerer efter afdeling, lkatin eller bemandingsgruppe ved at vælge i de tilhørende rullemenuer. 8.2 Budgetmedarbejdere Budgetmedarbejdere anvendes til at effektivisere planlægning g frbedre bemandingsverblik på grupper af medarbejdere. Budgetmedarbejdere prettes i Basis med et særligt flueben på medarbejderkrtet. Husk Valgbar ved budgettering. Når I knytter alle budgetmedarbejdere til frskellige bemandingsgrupper, medfører det, at færdiggørelsesplanlægningen kan udføres samlet på bemandingsgrupper. Herved får I verblik ver kapacitetsbehvet indenfr en bestemt bemandingsgruppe, uden at behøve at frdele budgettet på navngivne medarbejdere. Fr at prethlde integriteten mellem færdiggørelsesbudget g frbrug, skal færdiggørelsesbudgetter lagt på budgetmedarbejdere frdeles ud på navngivne medarbejdere inden budgettet bliver aktuelt. I mdsat fald vil færdiggørelsesbudgettet ikke falde i takt med frbrug, hvilket igen betyder at kapaciteten bliver dbbelt belastet. Dette billede viser et eksempel på et færdiggørelsesbudget, hvr der er planlagt på budgetmedarbejdere. Bemærk, at budgettet i indeværende måned er frdelt på rigtige medarbejdere. Sm nævnt giver brugen af budgetmedarbejdere verblik ver bemandingsbehvet indenfr en bemandingsgruppe. Dette skyldes at belastningsversigten kan vises pdelt efter bemandingsgrupper. Fr de måneder, hvr budgettet alene ligger på budgetmedarbejdere, gælder det at de rigtige medarbejdere har dybgrøn kapacitet. Ønsker I at visualisere hver enkelt medarbejders ledige kapacitet i disse måneder, må I flytte budgettet fra budgetmedarbejderen ver på de rigtige medarbejdere. Ttalsummeringen nederst på belastningsversigten er ikke påvirket af, hvrvidt budgetteringen er fretaget på budgetmedarbejdere eller rigtige medarbejdere. Dette gælder uanset hvilken filtrering I måtte vælge. 8.3 Print-menuen I print-menuen har du 3 valgmuligheder: Listen Laver et direkte print preview af frmularen. Dette kan udskrives. Du kan vælge, m frmularen skal printes på A4 eller A3-papir. A3 kan være nyttigt, hvis listen rummer mange månedsklnner eller er meget lang. Cpyright Krsgaard EDB ApS 58

59 Udskrift med sideskift Laver en rapprtvisning af belastningsversigten med en side per medarbejder med alle detaljer. Du ser således hvrnår medarbejderen skal arbejde hvr meget på hvilke sager. Eksprt Danner en html-fil af belastningsversigten så data kan bearbejdes yderligere eksempelvis med et regneark. Cpyright Krsgaard EDB ApS 59

60 9. Fraværsplan AutPilt fraværsplan giver dig sm prjektleder et verblik ver planlagt fravær fr alle virksmhedens medarbejdere. Planen virker sm en månedskalender, g viser sm udgangspunkt registreringer fr indeværende måned. Pileknappperne frven på kalenderen giver mulighed fr at rykke visningen frem eller tilbage i tid med en måned ad gangen. Denne funktin frudsætter licens til planlægning. Planen viser alt planlagt fravær samt alle afleverede dage fr samtlige medarbejdere Følgende frskellige fraværstyper vises hver fr sig i planen med en farvekdning, der letter aflæsningen. Antallet af frskellige fraværstyper afhænger af ansættelsesfrhld g licenser. Ferie Ferie uden løn Feriefridage Frskudt arbejdstid Afspadsering Sygdm Anden sygdm Orlv Orlv uden løn Efteruddannelse Dage der er afleveret er markeret med en grå farve. Det er muligt at begrænse listen til kun at vise timelønnede medarbejdere eller medarbejdere ansat på månedsløn. Og på samme måde kan man begrænse versigten til at indehlde medarbejdere fra en bestemt bemandingsgruppe eller afdeling. Med hensyn til selve fraværstypen har man den mulighed enten at se registreringer fr alle typer fravær, eller blt én bestemt fraværstype, fx Afspadsering eller Ferie med løn. Markeringen med frskellige farver fr hver fraværstype gør det muligt at verskue det samlede fraværsbillede Knappen rykker tilbyder den funktinalitet at en prjektleder med ét klik kan sende en rykker fr aflevering af timesedlen til alle de medarbejdere der mangler aflevering p til en bestemt skæringsdat. Cpyright Krsgaard EDB ApS 60

61 Daten fastsættes sm udgangspunkt til den seneste fregående fredag, men daten kan justeres p eller ned med en dag ad gangen ved at anvende de t pileknapper. - Rykker funktinen er kun mulig fr månedslønnede medarbejdere. Oversigtens kvalitet er afhængig af medarbejdernes tidlige registrering af planlagt fravær. Dette gøres ved at udfylde timeregistreringer fr de planlagte fraværsdage i timesedlen g derefter trykke på Registrer fraværsplaner. Fraværsplanen viser altid fravær sm hele dage. Det vises altså kun fr en dag m der er frhåndsregistreret fravær på en dag, men ikke m fraværet rent faktisk strækker sig ver hele dagen. Oversigten ver rnedarbejdernes fravær kan printes ud i hhv A4 g A3 frmat g desuden er det muligt at eksprtere hele listen i html frmat. Den eksprterede fil kan vises i en web-brwser eller åbnes fr redigering i Excel. Cpyright Krsgaard EDB ApS 61

62 10. Frbrug sager AutPilt indehlder et avanceret rapprteringssystem til udarbejdelse af statistikker fr time- g udlægsfrbrug. Fra prjektledermdulet er der adgang til statistikker ver frbruget på en knkret prjektleders sager. Disse statistikker kan grupperes i ver 20 dimensiner, hvis indhld du i vid udstrækning selv fastlægger. Ud fra kmbinatinsmulighederne mellem dimensinerne kan du strt set danne den rapprt, du måtte ønske. Det er muligt at gruppere efter t typer dimensiner. Den ene type er fast indbyggede begreber i AutPilt sm prjektleder, kunde, sag, medarbejder g tilsvarende. Den anden type er statistikdimensiner, sm du selv vælger antal g definitiner af. Hvis du fr eksempel aktiverer statistikdimensin A på sagsniveauet, vælger du selv indhldet af statistikdimensinen. Du kan fr eksempel bruge den til at skelne mellem kundetyper, ffentlige, private eller erhvervskunder. Disse statistikdimensiner findes på sags-, delsags g aktivitetsniveau. Dannelsen af en statistik er bygget p i t trin. Først får du mulighed fr at filtrere data. Sm det vigtigste kan du filtrere data i tid, men du har gså mulighed fr yderligere filtrering efter en bestemt dataværdi i en eller flere af de klnner, der vises i datalisten. Filtrering bruges til at begrænse den mængde data, der bliver vist i rapprten, så du ikke får irrelevante infrmatiner med. Dernæst giver prgrammet dig mulighed fr at gruppere g summere data efter valgfrie dimensiner i p til 3 niveauer. Resultatet vises i en rapprt. Eksempel: Du vil gerne have et verblik ver frbruget på ffentlige sager, frdelt på kunde g sag. I frbrugsstatistikken vælger du først den peride, du er interesseret i g trykker [Hent data]. I datalisten finder du en registrering med A-grupperingen Offentlig. Klik på rdet, så det bliver markeret med grønt, g tryk <F9>. Nu rummer datalisten kun timeregistreringer med A-grupperingen Offentlig. Tryk herefter på [Gruppér/print]. I det nye skærmbillede sættes prik i Kundenavn i Gruppering 1, g i Sag i Gruppering 2. Nu er statistikken klar. Cpyright Krsgaard EDB ApS 62

63 10.1 Frbrugsstatistik Gå i PL >Statistik sager Herved får du nedenstående billede: Frbrugsstatistikken rummer alt frbrug, uanset m det er registreret via timesedlen eller en af registreringskladderne i administratinsmdulet. Du har her mulighed fr at se fire frskellige typer frbrug via fanebladene: Timer, fremmed arbejde, udlæg eller varer. Når du trykker [Hent data] hentes den frbrugstype ind, du har valgt. Eksempel: Du har brug fr et verblik ver årets afskrevne timer pr. sagsmråde g pr. sag. I datafgrænsningen vælger du I år. Registreringstypen er Fremmøde. Tryk nu på [Hent data]. Listen ver data rummer nu samtlige fremmøderegistreringer fr i år. Find klnnen Afskrevet g marker en ramme med flueben det viser en afskrevet timeregistrering. Tryk F9, så srteres listen til udelukkende at rumme afskrevne timeregistreringer. Tryk på knappen [Gruppér/Print]. Nu kan du gruppere timeregistreringerne. I eksemplet er A-grupperingen brugt til at markere sagsmrådet m det er en ffentlig, privat eller erhvervspgave. Gruppering 1 sættes til A, g Gruppering 2 til sag. På denne måde bliver de afskrevne timer delt p, så du nemt kan se, hvilken type sager der må afskrives mest på, g m det er ngle få, dårlige sager eller mange frskellige. Cpyright Krsgaard EDB ApS 63

64 Under verskriften i hver rapprt vises både de srteringer du lavede i datalisten g dine grupperinger i rapprten. Det er nyttigt, hvis du printer rapprten til et statusmøde g har brug fr at printe en tilsvarende måneden efter. Vis detaljer/fjern detaljer Tryk på knappen øverst til højre skifter mellem t frskellige detaljeringsgrader. Uden detaljer viser en sum fr kstpris g salgspris pr. gruppering, Med detaljer viser alle de enkelte psteringer, der er indehldt i summerne. Sideskift Vil få rapprtvisningen til at skifte side, når nøgleværdien i Gruppering 1 ændrer sig. Er der f.eks. grupperet efter kunde, vil hver kunde starte på en ny side Grupperinger I frbrugsstatistikken er der frskellige grupperingsmuligheder alt efter, hvilken type frbrug du kigger på. Uanset typen kan der grupperes på 3 niveauer. De fleste grupperinger er selvfrklarende i deres indhld. I det følgende afsnit frklares de grupperinger, der er begrænsede eller har specialfunktiner. Sm udgangspunkt vises en sum pr. gruppering. Billederne herunder viser de tilgængelige grupperinger fr henhldsvis timer, fremmed arbejde, udlæg g varer. Timeregistreringer Fremmed arbejde Udlægsregistreringer Varer A/B/C, S/T/U g X/Y/Z Her er tale m statistikdimensiner. I definerer selv, hvr mange I vil bruge, g hvad deres indhld skal være. A-, B- g C-dimensinerne knytter sig til sagsniveau, g kan typisk indehlde infrmatiner m Cpyright Krsgaard EDB ApS 64

65 prjektet sm helhed. S-, T- g U-dimensinerne er knyttet til delsagsniveauet g vil rumme infrmatiner m faktureringsenheden det kan fr eksempel være et fagligt statistikmærke, en markering af hvrvidt det er en knkurrencesag, eller nget helt tredje. X-, Y- g Z-dimensinerne er knyttet til aktiviteterne, g bruges f.eks. til at danne fraværsstatistikker eller statistikker ver sagsfrløb med. Sagsserie Her er grupperingsmulighederne bestemt af de sagsserier I selv har defineret. Det kunne typisk være debiterbare sager, interne sager g fraværssager. Afd. akt Rapprten viser, hvrdan aktiviteterne frdeler sig på aktivitetens faglige afdeling. Rapprten grupperes efter, hvilken afdeling aktiviteten hører til. Registreringstypespecifikke grupperinger Udlæg Medarbejder Rapprten viser, hvrdan registreringerne frdeler sig mellem de medarbejdere, der har haft udlæggene. Udlæg er ikke nødvendigvis registreret på en medarbejder, men kan registreres udelukkende på en sag via Adm > Registrering > Udlæg. De udlæg, der ikke er registreret på en medarbejder, grupperes sammen uden verskrift/initialer. UdlægsID Rapprten viser, hvrdan registreringerne frdeler sig på de frskellige udlægsid. Hver udlægstype har et unikt ID. Varer Leverandør Rapprten viser, hvrdan registreringerne frdeler sig på leverandør af varer. Ved registrering af varer på en sag kan en leverandør indvælges, men det er kun nødvendigt, hvis I linker køb til finans. VareID Rapprten viser, hvrdan registreringerne frdeler sig på vareid. Hver vare har et unikt ID, sm rapprten grupperes efter. Cpyright Krsgaard EDB ApS 65

66 11. Appendiks Appendiks 1 AutPilt sagssstruktur Sagsstrukturen i AutPilt er hierarkisk pbygget. Øverste niveau er sagen, sm har delsager tilknyttet. Hver delsag har aktiviteter tilknyttet. Hver sag har et unikt sagsnummer et sagskrt, hvr kundeinfrmatiner, straksafskrivning g evt. faktrafregning kan indstilles en prjektleder mindst én delsag med mindst én aktivitet A-, B- g C-dimensinerne kan tilføjes sagsniveauet, de bruges til at lave statistikker på tværs af de tilknyttede delsager. Hver delsag har Et faktureringsprincip En hnraraftale En aktivitetsplan En færdiggørelsesplan En fakturering En faktureringshistrik En statuspgørelse En pgørelse af igangværende arbejde S-, T- g U-statistikdimensinerne kan tilknyttes delsagsniveauet. Derudver har hver delsag t vigtige faktrer: en ambitinsfaktr g en frventet slutfaktr. Man skal prette en ekstra delsag under samme sagsnummer i stedet fr en ny sag, hvis der er tale m samme prjekt, men separate aftaler, eller hvis der er behv fr at se statistik på tværs af delsagerne. En delsag kan psplittes i t ved at verføre timer g prette den nye delsag i én arbejdsgang. En aktivitet er knyttet til en delsag g bruges til at registrere alt frbrug. Aktiviteter kan med frdel bruges til at fasepdele en delsag, en tydelig g lgisk fasepdeling mindsker antallet af fejl i timesedlerne. En aktivitet kan have egen betaler g egen faktr. X-, Y- g Z-dimensinerne kan tilknyttes aktiviteterne. Cpyright Krsgaard EDB ApS 66

67 Appendiks 2 Højrekliksmenuen Fra de tre sagsbehandlingsbilleder Delsager aftaler, Planlægning g Øknmikalender har du via højrekliksmenuen adgang til en række fælles funktiner. I det følgende gennemgås disse fælles funktiner. De punkter, der er specifikke fr det aktuelle billede, er gennemgået i det dertil hørende afsnit. A 2.1 Opret delsag Når du vælger punktet Opret delsag i højrekliksmenuen, så åbner frmularen Ny delsag. Her udfylder du de felter, der er relevante fr den nye delsag. Du vælger hnrarprincippet på den nye delsag ved at klikke på den farvede firkant, der svarer til det ønskede hnrarprincip. Hnraraftalens felter udfyldes sm frklaret i denne manuals afsnit m at redigere en aftale. Antallet af felter, du skal udfylde afhænger af hvr mange dimensiner I har aktiveret i AutPilt. Det er knfigurerbart hvilke felter, der SKAL udfyldes. Nederst ses en liste ver samtlige delsager, der i frvejen findes på den aktuelle sag. Den nye delsag indplaceres i denne liste ud fra det linjenummer, du angiver. A 2.2 Rediger sagskrt Når du vælger punktet Rediger sagskrt fra højrekliksmenuen får du adgang til at redigere relevante dele af sagskrtet. Cpyright Krsgaard EDB ApS 67

68 Ngle felter kan ikke redigeres herfra: Sagsnummer, Sagsserie, Prjektleder g Direktin. Disse meget centrale plysninger kan kun ændres i Basis > Organisatin > Sager. Hvis der er fejl i det interne sagsnavn, sagsnavn på fakturaen eller i sagsadressen kan du rette det her. I frbindelse med revurdering af de enkelte sagers tilhørsfrhld i statistisk sammenhæng kan du her indvælge de ønskede værdier fr A-, B- g C-gruppering. Flueben i Tillad selvbemanding bevirker, at medarbejderne selv kan indvælge sagen på deres timeseddel. Hvis fluebenet ikke er sat, skal prjektlederen bemande medarbejderen før vedkmmende kan registrere timer på sagen. I rammen Salgsprisberegning står anført infrmatiner m hvrledes salgspriser på sagens medgået tid delsager beregnes. Er AutPilt knfigureret til at bruge prisgrupper kan sagens verrdnede prisgruppe anføres her. Denne bestemmer hvilke prisgrupper nye aktiviteter på sagen default får. Ændringer i sagens verrdnede prisgruppe har ingen indflydelse på eksisterende aktiviteter. Disse vil frtsat blive afregnet efter den prisgruppe, de er prettet med. Hvis sagens medgået tid-delsager skal afregnes sm den afhldte kstpris gange en aftalt dækningsbidragsfaktr, så aktiveres radiknappen Afregningsfaktr, g den aftalte afregningsfaktr angives. Anfør Tvungen værdi med mindre der er aftalt frskelligt dækningsbidrag afhængig af aktivitet. I så fald anfør Frslagsværdi hvilket medfører, at der kan angives særskilt afregningsfaktr på hver enkelt aktivitet. Rammen Udlæg definerer, hvrdan udlæg på sagen håndteres. Der skelnes mellem kørsel g andre udlæg, g begge typer kan indstilles til enten at være fakturerbare eller til straksafskrivning. I tilfælde af straksafskrivning udfører AutPilt denne ved aflevering af udlæg fra timeseddel eller registreringskladde. Sm alle andre afskrevne udlæg kan de i givet fald genskrives i frbindelse med faktureringsprcessen. Rammen Fakturaen kan du anføre den attentinpersn, sm sagens faktura skal stiles til g på tilsvarende vis kan du anføre et eventuelt rdrenummer g kde fr fakturasprg. Fakturasprget er kun relevant, hvis fakturalayutets tekster er versat til andre sprg. I så tilfælde udfyldes feltet med landekdetallet fr det ønskede sprg. Infrmatinerne fra disse felter slår igennem til fakturaen med mindre de er anført på delsagsniveau. Feltet Sagsntat bruger du til at skrive bemærkninger m sagen. A 2.3 Rediger delsagsplan Når du vælger [Rediger delsagsplan] i højrekliksmenuen, får du en liste ver alle delsager på den aktuelle sag. I delsagsplanen har du adgang til at ændre en række plysninger m delsagen: Delsagsnavn Betaler hver delsag kan have en separat betaler, sm er uafhængig af sagens kunde. Sandsynlighedsprcent (Kun på akkvisitinssager) færdiggørelsesbudgettet belaster kapaciteten vægtet i frhld til S % Statistikmærker Ordrenummer EAN-nummer Cpyright Krsgaard EDB ApS 68

69 Delsagslisten indehlder et variabelt antal klnner afhængig af knfiguratinen. De mulige klnner består af statistikdimensiner, kntraktstatus, prjektleder g afdeling. A 2.4 Rediger delsagskrt Når du i højrekliksmenuen vælger Rediger delsagskrt vises en frmular, der indehlder specifikke infrmatiner fr den enkelte delsag. Delsagskrtet rummer infrmatiner m: Akkvisitin eller ej Ambitinsfaktr Delsagsntat Mmsregelsæt & Valutaafregning (Såfremt dette er aktiveret) Særlige krav ved accept af en leverandørfaktura (kun relevant på fastprissager) A 2.5 Fakturaarkiv Når du i højrekliksmenuen vælger Fakturaarkiv, får du adgang til delsagens fakturering. Her vises samtlige fakturaer på delsagen i en liste, inklusiv de mest verrdnede infrmatiner m hver enkelt faktura. Vælger du en bestemt faktura, vises frneden yderligere detaljer m fakturaen. Under alle mstændigheder kan du se g evt. printe en kpi af selve fakturaen. Cpyright Krsgaard EDB ApS 69

70 A 2.6 Vis delsagsstatus Når du i højrekliksmenuen vælger Vis delsagsstatus, åbner delsagsstatusrapprten, der giver dig en samlet, aktuel status fr delsagen. Rapprten er inddelt i 8 frskellige afsnit. Længere nede er de enkelte afsnit frklaret. Afsnit 3 frekmmer kun på medgåettid sager, afsnit 4 frekmmer kun på fastpris sager. Under alle mstændigheder vises et givet afsnit kun hvis der er nget at vise. 1 Aftale 2 Færdiggørelsesbudget 3 Eget arbejde efter fast pris 4 Eget arbejde efter medgået Her vises en liste ver de aftalereguleringer, der er registreret i AutPilt. Nederst i afsnittet vises den gældende aftalesum. Afsnittet viser færdiggørelsesbudgettets timetal, kstpris g salgspris. Ved at sammenhlde dette med frbruget er den frventede slutfaktr beregnet. Frmlen fr beregning af den frventede slutfaktr er altid anført nederst på rapprten. Viser hvr mange timer, der er brugt, deres kstpris g nminelle salgspris. Den nminelle salgspris er bestemt af prislistesystemet. Hvis AutPilt er knfigureret dertil, er den bestemt sm den frbrugte kstpris gange ambitinsfaktr. Viser hvr mange timer, der er brugt, deres kstpris g salgspris. Salgsprisen er bestemt af prislistesystemet. Cpyright Krsgaard EDB ApS 70

71 tid 5 Fremmed arbejde 6 Udlæg 7 Varer 8 Faktureringer Viser frbrugt g faktureret fremmede arbejde på delsagen. Viser frbrugt g faktureret udlæg på delsagen. Viser frbrugte g fakturerede varer på delsagen. Viser en liste ver samtlige fakturaer på delsagen. Listen viser fakturanummer, fakturadat g det fakturerede beløb. Det fakturerede beløb vises frdelt på kategrierne: Eget hnrar, fremmed arbejde, udlæg g varer. Nederst vises frmlen fr, hvrdan den frventede slutfaktr er udregnet. Til venstre på frmularen findes en menu til indstilling af delsagsstatusrapprten. Øverst kan du vælge, m du vil se en status den viser alt, hvad der er sket p til nu eller m du vil se de frandringer, der er sket på delsagen indenfr en given peride, sm du selv definerer. Vælger du statusrapprten, kan du definere, m du vil se rapprten p til i dag eller til udgangen af sidste måned. Du kan indstille, m rapprten skal vise kstpriser eller ej. Endelig kan du indstille detaljeringsgraden. Denne spænder fra ingen detaljer p til en gruppering efter valgfrie dimensiner i p til 3 niveauer. Du kan vælge mellem dimensinerne aktivitet, ressurce (Medarbejder / leverandør) g måned. Bemærk: Fr at indstillingerne slår igennem, skal du trykke på [Vis]. Appendiks 3 Rateplan g frdelingsplan Når du i højrekliksmenuen vælger punkterne Rateplan eller Frdelingsplan, får du en frmular til planlægning af fremtidig fakturering. RatepIanen findes ved højreklik på en fastpris delsag efter rater. Frdelingsplanen findes ved højreklik på en fastpris delsag efter %færdig. I de følgende afsnit frklares brugen af de t funktiner. A3.1 Rateplan Vælg rateplan i højrekliksmenuen fr at prette, redigere eller se den planlagte fakturering på en fastpris delsag. Hvis der på delsagen er aftalt en faktureringsplan med sagens kunde, vedligehldes den i dette billede. Hvis fastprisdelsagen faktureres ad hc, indehlder billedet størrelsen på det beløb, der svarer til det ikke fakturerede frbrug. Med hensyn til histrik tilbyder billedet et faneblad hvr du kan se de rater, der allerede er faktureret. Cpyright Krsgaard EDB ApS 71

72 Du kan gså se rater, der eventuelt er på vej til at blive faktureret på fanebladet På fakturafrslag. Til højre indehlder frmularen plysninger sm gør det let at verskue følgende: Svarer det fakturerede til det frbrugte Hvr meget af aftalen er ikke faktureret Hvr str en del af aftalen er prettet sm faktureringsrater Knappen [Frskyd] fremskynder eller udskyder samtlige rater i listen i det antal måneder, du indtaster. Cpyright Krsgaard EDB ApS 72

73 Opret ny rate Du pretter en eller flere nye rater ved at klikke på ny knappen [] g udfylder frmularen Opret ny rate. Frmularen giver mulighed fr at angive antallet af rater, daten fr første rate, datspringet samt ratebeløbet. Når du trykker på disketten, prettes det ønskede antal rater autmatisk. Raterne ligger nu med den ønskede startdat g med det ønskede datspring. Du kan nu rette de rater, hvr ratebeløbet er frskelligt fra det prettede. Systemet indehlder funktinalitet til autmatisk pbygning af relevant ratetekst. Teksten bygges p af en start- g en sluttekst med et løbenummer, måneds- eller kvartalsnavn i midten. Du indtaster start- g slutteksten. Bemærk: Raterne kan knyttes til en anden betaler ved at vælge den ønskede betaler nederst på frmularen. Ydelse Du har mulighed fr at prette en rate ved at indvælge en linje fra varekartteket. Det gør du ved markere raten sm Ydelse hvrefter du trykker på. Herved får du en liste ver ydelser. Når du vælger fra listen, udfyldes ratens tekst g beløb svarende til det valgte. Cpyright Krsgaard EDB ApS 73

74 Det er muligt at vælge antal af den valgte ydelse, fr eksempel 3 tilstandsrapprter á X-antal krner. Du kan gså verskrive prisen, eller indvælge en ydelse uden pris. De linjer der kan indvælges er i varekartteket mærket sm værende en Ydelse. I kan definere ydelser i Basis > Varer > Varer. A 3.2 Frdelingsplan I højrekliksmenuen vælges Frdelingsplan fr at prette, redigere eller se frdelingsplanen fr %færdig delsagen. Frdelingsplanen bruges til at registrere i hvilken takt, det frventes at faktureringen på delsagen falder. På denne måde er det muligt at registrere den tidslige frdeling af %færdig delsagernes bidrag til den fremtidige likviditet. Ved bgføring af fakturaer på delsagen reduceres frdelingsplanen autmatisk med det fakturerede beløb. Til højre i frmularen får du verblik ver: Hvr meget af aftalen er ikke faktureret Hvr str en del af aftalen er prettet i frdelingsplanen Du frdeler den aftalte fakturering i tid ved at prette sæt af faktureringsdat g faktureringsbeløb. Frdelingens samlede beløb fremgår hele tiden af rubrikken Frdelingsplan. Rubrikken Difference viser løbende det beløb, der endnu ikke er frdelt. Du kan kun gemme frdelingsplanen hvis delsagens restfakturering til fulde er frdelt. Cpyright Krsgaard EDB ApS 74