Kontraktudkast. Levering og vedligeholdelse af et it-system Informationssystem til Fredericia Kommune. mellem

Transkript

1 Bilag 1 Udkast til kontrakt Kontraktudkast Levering og vedligeholdelse af et it-system Informationssystem til Fredericia Kommune mellem Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia (herefter benævnt Ordregiver) og [IT-system Leverandør] [Adresse] [CVR-nr.] (herefter benævnt Leverandøren) 1

2 I N D H O L D S F O R T E G N E L S E 1. Baggrund og formål Kontraktens omfang Betalingsbetingelser Implementering Behandling af data Projektsamarbejde og medarbejdere Kvalitetssikring Rettigheder og Licensbetingelser Rettigheder til programmel og dokumentation i forbindelse med udviklingsprojekter Ændringer og Nye versioner Mangelafhjælpning Varighed Opsigelse Overdragelse af Kontrakten Incitamenter Bistand ved ophør Misligholdelse Erstatning og forsikring Force majeure Tavshedspligt Overdragelse Tvistigheder Bevillingsmæssige forbehold Fortolkning og kontraktstyring Underskrifter

3 1. Baggrund og formål Nærværende kontrakt er indgået på baggrund af udbud af informationssystem til Fredericia Kommune. Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå det bedst mulige resultat. Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende it-kontrakter. Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt kontraktforløb. Formålet med kontrakten er at fastlægge Leverandørens vilkår for opfyldelse af nærværende kontrakt med Ordregiver, samt at fastlægge vilkårene for samarbejdet mellem Leverandøren og Ordregiver. Leverandørens almindelige standardvilkår finder ikke anvendelse i dette kontraktforhold. 2. Kontraktens omfang Leverandøren skal levere de ydelser, der er beskrevet i kravspecifikationen (Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.), herunder bestilte Optioner. Kontraktgrundlaget består af udbudsmaterialet samt eventuelle rettelsesblade, spørgsmål og svar, nærværende kontrakt inkl. Bilag samt tilbuddet fra Leverandøren, med rangorden efter nævnte rækkefølge. Leverandøren har leveranceansvaret. Dette indebærer, at Leverandøren skal levere de ydelser, herunder Programmel og Dokumentation, der sammen med Ordregivers eksisterende it-miljø, Leverandørens anvisninger om ændringer heri og krav til Ordregivers medvirken, opfylder Leverancebeskrivelsen og Kontrakten i øvrigt. Hvis det efter kontraktindgåelse konstateres, at Kravspecifikationen alligevel ikke opfyldes ved Løsningsbeskrivelsen, skal Leverandøren i fornødent omfang supplere eller ændre Løsningsbeskrivelsen samt levere sådanne yderligere ydelser, der er nødvendige for at opfylde Kravspecifikationen og Kontrakten i øvrigt. Sådan levering skal ske på samme vilkår som fastsat i Kontrakten, herunder uden yderligere vederlag og inden for de i tidsplanen fastsatte frister. Såfremt Løsningsbeskrivelsen indeholder yderligere funktionalitet m.v. end nødvendigt til at opfylde Kravspecifikationen, og uden at dette udtrykkeligt er angivet at være en Option eller anden ændringsmulighed, der skal bestilles særskilt, skal Leverandøren levere dette i tillæg til opfyldelse af Kravspecifikationen. 3. Betalingsbetingelser Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for offentlige myndigheder. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos FK, som skal modtage fakturaen 3

4 Evt. Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Kontrakthavers CVR-nummer. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal elektroniske fakturaer udarbejdes i det fællesoffentlige OIOUBL2.02 og fremsendes enten via NemHandel.dk, eller via VANS (Value Added Network Service). FK er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Betalingsbetingelser er 30 dage fra fakturadato. Alle priser skal være angivet i danske kroner eksklusive moms. Alle betalinger skal ske i danske kroner. 4. Implementering Bilag 8, Tidsplan, angiver indholdet af eventuelt implementering, herunder oplysninger vedrørende tidsplan og milepæle. I det omfang eventuelle implementeringsaktiviteter udføres af en eller flere af Ordregivers øvrige leverandører, skal Leverandøren loyalt bistå sådanne leverandører på samme vis, som hvis opgaverne blev udført af Ordregiver selv. 5. Behandling af data Ordregiver beholder alle rettigheder til de data, der på Ordregivers vegne måtte blive leveret til, opbevaret af eller behandlet af Leverandøren på kontraktens betingelser. Såfremt Leverandøren har ret eller pligt til at anvende Ordregivers data eller til udlevering af Ordregivers data til tredjemand, aftales omfanget af sådan ret eller pligt, herunder eventuel fortsat ret eller pligt til opbevaring, brug eller udlevering af sådanne data efter kontraktens ophør. Det er Leverandørens ansvar, at den til enhver tid gældende lovgivning overholdes i forbindelse med Leverandørens brug af Ordregivers data samt ved udlevering af Ordregivers data til tredjemand. Alt afhængig af den gældende lovgivning på området, kan en ret eller pligt til udlevering gælde i forhold til borgere, virksomheder eller andre myndigheder. Medmindre andet fremgår, er det Ordregiver der administrerer udlevering af data, og Leverandøren der sørger for Ordregivers uhindrede adgang til udlevering. Leverandøren skal opretholde de leverede services på en sådan vis, at Ordregiver indenfor den aftalte Åbningstid, dog ikke i eventuelle aftalte Servicevinduer, har mulighed for elektronisk adgang til at læse, hente og opdatere Ordregivers data hos Leverandøren Ordregivers integration af andre systemer De ønskede snitflader og integrationer fremgår blandt andet af kravspecifikationen i bilag 3. Leverandøren skal sørge for opretholdelse af de anførte grænseflader. 4

5 I forbindelse med brug af Ordregivers data har Ordregiver ret til etablering af integration til Ordregivers øvrige it-systemer via de i kravspecifikationen anførte grænseflader, samt til at lade tredjemands løsninger og services integrere med Leverandørens services via disse grænseflader. 3.2 Persondata I det omfang Leverandøren opbevarer eller på anden vis håndterer persondata ved kontraktens opfyldelse, handler Leverandøren alene efter instruks fra Ordregiver. Leverandøren skal i den forbindelse træffe tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes. Leverandøren skal ligeledes sikre, at sådanne oplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger eller relevante dele af Ordregivers politikker og retningslinjer. Leverandøren skal på anmodning fra Ordregiver give Ordregiver tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan verificere Leverandørens overholdelse af kontraktens krav til sikkerhedsforanstaltninger, herunder hvorledes Leverandøren sikrer overholdelse hos sine eventuelle underleverandører Underleverandører Såfremt Leverandøren benytter underleverandører, der opbevarer eller behandler Ordregivers persondata på Leverandørens vegne, garanterer Leverandøren, at eventuelle fornødne databehandleraftaler er eller rettidigt vil blive indgået med de pågældende underleverandører, samt at Kontraktens bestemmelser om sikkerhed, kontrol og udlevering af dokumentation også kan håndhæves i forhold til de pågældende underleverandører Brug af offshore ressourcer Medmindre andet fremgår, må Leverandøren efter eget skøn benytte offshore lokaliseret udstyr og andre ressourcer til opfyldelse af kontrakten, forudsat at kontraktens krav opfyldes, herunder at aftalte servicemål og krav opretholdes, dokumentation udfærdiges på de aftalte sprog, samt at god dansk it-skik og lovgivning om håndtering af persondata overholdes med tilhørende krav til opretholdelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Ordregiver skal forudgående underrettes om offshore opbevaring eller brug af persondata ved kontraktens opfyldelse og forudgående skriftlig godkende anvendelse af off-shore ressourcer. Leverandøren skal følge Ordregivers indsigelser og ønsker i forbindelse med en sådan opbevaring eller brug, herunder eventuelle indsigelser baseret på bestemmelsen i Persondatalovens 41, stk. 4. Leverandøren sørger på Ordregivers og egne vegne for de anmeldelser og tilladelser, der er fornødne ved eventuel opbevaring eller håndtering af persondata udenfor Danmark. Parterne indgår på sædvanlige og for Ordregiver acceptable betingelser en separat databehandleraftale, såfremt dette måtte være nødvendigt for opnåelse af eventuel tilladelse. 6. Projektsamarbejde og medarbejdere Med henblik på at sikre en hensigtsmæssig opfyldelse af Kontrakten, etableres der en projektorganisation. Parterne skal herunder drage omsorg for, at projektet har den fornødne forankring i Parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger undervejs i projektet med den hastighed, omstændighederne kræver. Leverandøren har initiativpligten i samarbejdet mellem Parterne, men Ordregiver forudsættes at have en aktiv rolle i projektstyringen. 5

6 7. Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til at opretholde en kvalitetssikring under Leverancens udførelse, der opfylder kravene i kravspecifikationen i bilag 3 og God it-skik. Kapacitet Leverandøren skal til stadighed have et tilstrækkeligt og velkvalificeret personale til rådighed for opfyldelse af Kontrakten. Kvalifikationer Leverandøren skal udelukkende lade ydelser under Kontrakten udføre af kompetente og erfarne fagfolk, der har relevant kendskab til den anvendte teknologi, herunder de anvendte udviklingsværktøjer samt til de leverede services samspil med eksterne systemer. Kvalitetsstyring Leverandøren garanterer, at Leverandørens udviklingsaktiviteter og interne forvaltning af Leverandørens systemer samt Leverandørens levering i øvrigt af ydelser under kontrakten er kvalitetsstyret i overensstemmelse med alment anerkendte standarder og metoder for kvalitetsstyring, så risiko for problemer og reducerede servicemål begrænses. Back-up Leverandøren garanterer anvendelse af forsvarlige back-up rutiner i overensstemmelse med best pratice for levering af it-ydelser. Opgraderinger Leverandøren garanterer, at når Parterne ikke aftaler andet, vil Servicemål, funktionalitet samt integrationer opretholdes, selvom Leverandøren foretager skift til nyere opdateringer eller versioner af det udstyr og programmel Leverandøren anvender eller leverer ved kontraktens opfyldelse. Lovkrav Medmindre andet fremgår, garanterer Leverandøren, at Leverandørens services og Leverandørens øvrige ydelser under Kontrakten til enhver tid overholder lovgivningen samt alle krav og pålæg stillet i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning. Når lovkrav ændres, skal Leverandøren foretage tilpasning af de leverede services og øvrige Ydelser, så de understøtter overholdelse af gældende lovgivning ved Ordregivers brug af den pågældende service og øvrige ydelser. Løbende tilpasning til ændret lovgivning er en del af ydelsen, og udgiften hertil er indregnet i Leverandørens prissætning af de pågældende services. Leverandørens udførelse af eventuelt ekstraarbejde ved lovændringer som følge af Kundespecifikke tilpasninger afregnes til taksterne i tilbuddet, idet omfanget fastlægges efter den aftalte procedure for ændringshåndtering. 7.1 Audit Ordregiver har til enhver tid ret til at kontrollere Leverandørens arbejde med henblik på at afdække risici for overskridelse af tidsplan og afdække, om Leverandøren opfylder kravene til løbende kvalitetssikring af arbejdet herunder leverancekrav. I tilknytning hertil kan Ordregiver anmode Leverandøren om for samtlige aktiviteter, der direkte eller indirekte bidrager til Kontraktens opfyldelse, herunder Ordregivers medvirken, at udarbejde en detaljeret ressourceplan. Kontrollen gennemføres af en uvildig sagkyndig, der udpeges. Den uvildige sagkyndige 6

7 afgørelse er endelig og bindende for begge Parter. Kontrol skal ske med 10 Arbejdsdages varsel via Meddelelse og maksimalt to gange pr. år. Omkostningerne til den uvildige sagkyndige afholdes af den rekvirerende part. Hver Part er forpligtet til i rimeligt omfang og uden særskilt vederlag at yde den bistand, der er nødvendig til gennemførelse af kontrollen. Audit skal så vidt muligt tilrettelægges, så den er til mindst mulig gene for Leverancens udførelse. 7.2 Sikkerhed Leverandøren, dennes medarbejdere, underleverandører og disses medarbejdere skal implementere og overholde de krav til sikkerhed, der er angivet i udbudsmaterialet, i forbindelse med Kontraktens opfyldelse. Ordregiver kan kontrollere Leverandørens opfyldelse af kravene til sikkerhed efter tilsvarende regler som anført for audit. 7.3 Benyttelse af underleverandører Leverandøren kan ikke uden Ordregivers skriftlige samtykke overlade Kontraktens opfyldelse til underleverandører i videre udstrækning end angivet i Kontrakten. Ordregiver kan ikke nægte et sådant samtykke uden rimelig grund. Selv om Ordregiver har samtykket i anvendelsen af en bestemt underleverandør, kan Ordregiver i alle forhold rette henvendelse til Leverandøren. Leverandøren hæfter for sine underleverandører på samme måde som for egne forhold. 8. Rettigheder og Licensbetingelser Brugsretten omfatter brug, som er et naturligt led i Ordregivers aktiviteter som offentlig myndighed, hvilket efter omstændighederne kan omfatte brug hos andre myndigheder, borgerne eller hos Ordregivers øvrige samarbejdspartnere, som yderligere beskrevet i de nævnte Kontraktbilag. Foretager Ordregiver udlicitering af forretningsprocesser, kan Ordregiver lade en tredjepart benytte ydelserne på samme vis som Ordregiver selv, i det omfang benyttelsen foregår som led i den pågældende tredjemands levering af ydelser til Ordregiver. I det omfang Ordregiver under Kontrakten betaler for kundespecifik programmering, tilpasning eller anden konsulentbistand gælder følgende: Ordregiver får en tidsubegrænset og uindskrænket brugsret til sådant kundespecifikt programmel, specifikationer, analyser, design, rapporter, komponenter, kildekode, data/database, dokumentation, manualer, værktøj og lignende. Brugsretten til kundespecifikke elementer omfatter brug og videreudvikling som led i Ordregivers aktiviteter som offentlig myndighed, hvilket efter omstændighederne kan omfatte brug hos andre myndigheder, borgerne eller hos Ordregivers øvrige samarbejdspartnere. Ordregivers brugsret omfatter ret til, med bistand fra tredjemand at lade de frembragte kundespecifikke elementer forvalte, vedligeholde, integrere, videreudvikle og driftsafvikle i ubegrænset omfang og med bistand fra tredjemand. 7

8 Leverandøren bevarer i øvrigt eventuelle immaterielle rettigheder, som Leverandøren i henhold til dansk rets almindelige regler måtte have erhvervet ved sin bistand til Ordregiver. Leverandøren skal udlevere kopi af den udviklede kildekode og dokumentation til Ordregiver, ved leverancen samt ved ændringer af sådanne kundespecifikke elementer. Bilag 11 kan eventuelt angive supplerende rettigheder for Ordregiver til at lade andre myndigheder i Danmark benytte og videreudvikle sådanne kundespecifikke elementer. Bilag 11 indeholder eventuelt supplerende licensbetingelser, der kan angive konkrete præciseringer i forhold til Ordregivers brugsret. Såfremt bilag 11 herudover indeholder andre bestemmelser, f.eks. vedrørende løbetid, installation, misligholdelse, vedligeholdelse, garanti, ansvar m.v., er parterne enige om, at der i alle forhold mellem Leverandøren og Ordregiver skal bortses fra disse bestemmelser. Skal Ordregiver underskrive licensbetingelser direkte overfor en af Leverandørens underleverandører, skal der i alle forhold mellem Leverandøren og Ordregiver ses bort fra disse licensbetingelser i det omfang, bestemmelserne ikke vedrører brugsrettens indhold og omfang. 9. Rettigheder til programmel og dokumentation i forbindelse med udviklingsprojekter 9.1 Definitioner Ved "Baggrundsviden" forstås IPR, knowhow, modeller, teknologi, data, materiale, oplysninger, herunder fortrolige oplysninger, som Parten har generet før eller udenfor Projektet, men videreformidlet til de øvrige Parter og som stilles helt eller delvist til rådighed for Projektet. Ved "projekt forstås selvstændige udviklingsprojekter. Ved "Forgrundsviden" forstås IPR, knowhow og resultater, som genereres første gang i forbindelse med udførelse af Projektet uanset hvorledes den pågældende viden opstår. Ved "IPR" forstås alle former for immaterielle rettigheder, herunder men ikke begrænset til knowhow, patenter, varemærker, ophavsrettigheder, designrettigheder, halvlederrettigheder, brugsmodeller, forretningskendetegn såvel som alle ansøgninger om registrering af de ovennævnte rettigheder, uanset om ovennævnte rettigheder er registrerede eller ikke-registrerede. 9.2 IPR ved selvstændige projekter i fællesskab Baggrundsviden Det fremgår af beskrivelsen af det enkelte projekt, hvis det er en forudsætning for gennemførelsen af det pågældende projekt, at der stilles Baggrundsviden til rådighed fra en Part eller tredjemand til brug for de i det pågældende projekt deltagende Parter. Hver Part er desuden forpligtet til at stille Baggrundsviden til rådighed i det omfang, det er nødvendigt for gennemførelsen af projektet. 8

9 Hver Part bevarer rettigheder til IPR, der indgår i Baggrundsviden. Hver Part giver de øvrige Parter en vederlagsfri, ikke-eksklusiv, overdragelig ret til at benytte Partens Baggrundsviden, i det omfang det er nødvendigt for at udføre det pågældende projekt Leverandøren giver Ordregiver en vederlagsfri, ikke-eksklusiv, overdragelig ret til at benytte Leverandøren s Baggrundsviden, i det omfang den pågældende Baggrundsviden skal anvendes til det pågældende projekt under forudsætning af, at brugen af Baggrundsviden ikke sker i forbindelse med udøvelse af Kommercielle Aktiviteter, og i det omfang brugen sker i forbindelse med udøvelse af lovlige kommunale aktiviteter. Ordregiver giver Leverandøren en vederlagsfri, ikke-eksklusiv, overdragelig ret til efterfølgende at benytte Ordregivers Baggrundsviden, i det omfang den pågældende Baggrundsviden skal anvendes til det pågældende projekt. Den Part, som Baggrundsviden tilhører, kan fortsat frit råde over den pågældende Baggrundsviden i ethvert omfang. Den pågældende Part er dermed ikke afskåret fra i Aftalens løbetid eller herefter at udnytte sin Baggrundsviden i konkurrence med de andre Parter eller i forhold til projektet eller andre projekter. Hver Part er berettiget til at få stillet Baggrundsviden til rådighed af tredjemand. Hver Part er berettiget til at videreudvikle på Baggrundsviden, i det omfang den pågældende Baggrundsviden skal anvendes i det pågældende projekt uden medvirken eller samtykke fra de øvrige Parter. Forgrundsviden Forgrundsviden, der opstår som led i projektets udførelse, tilhører Parterne i fællesskab. Dette gælder også Forgrundsviden, som er skabt af Parternes medarbejdere eller underleverandører. Kommunerne er berettiget til i projektets løbetid og efter projektets afslutning at råde over, herunder offentliggøre, udnytte samt videreoverdrage brugsretten til Forgrundsviden til tredjemand, i det omfang brugen af den pågældende Forgrundsviden ikke sker i forbindelse med udøvelse af Kommercielle Aktiviteter, og i det omfang brugen sker i forbindelse med udøvelse af lovlige kommunale aktiviteter. Offentliggørelse skal ske med respekt af pkt Leverandøren er berettiget til i projektets løbetid og efter projektets afslutning at råde over, herunder offentliggøre, udnytte kommercielt samt videreoverdrage brugsretten til Forgrundsviden til tredjemand. Offentliggørelse skal ske med respekt af pkt Hver Part er berettiget til at videreudvikle på Forgrundsviden uden medvirken eller samtykke fra de øvrige Parter. Beskyttelse og håndhævelse af Forgrundsviden og Baggrundsviden Parterne beslutter i fællesskab, om der under eller efter projektet skal ansøges om eller opretholdes beskyttelse af IPR omfattet af Forgrundsviden. Såfremt en af de pågældende Parter ikke ønsker at afholde omkostninger forbundet hermed, er de øvrige Parter berettiget til at ansøge om eller opretholde beskyttelse af IPR omfattet af den pågældende Forgrundsviden, idet de øvrige Parter, der vælger at gøre dette, er forpligtet til at sørge for, at den eller de Parter, der ikke ønsker at afholde omkostninger forbundet hermed, kan udnytte den pågældende Forgrundsviden. Får en Part kendskab til, at tredjemand krænker Forgrundsviden, underretter Parten straks de øvrige Parter herom. Parterne beslutter herefter i fællesskab om og på hvilken måde, de skal påtale krænkelsen. Hvis Parterne ikke i fællesskab ønsker at påtale krænkelsen, er hver Part berettiget til individuelt at påtale krænkelsen mod at afholde omkostningerne forbundet hermed samt holde de øvrige Parter behørigt orienterede. 9

10 Får en Part kendskab til, at tredjemand krænker Baggrundsviden, underretter Parten straks de øvrige Parter herom. Beslutning om at påtale krænkelse af Baggrundsviden træffes af den Part, der har ejendomsretten til Baggrundsviden. 9.3 Publikationer En Part skal i forbindelse med offentliggørelse være specielt opmærksom på andre Parters rettigheder og sikre den nødvendige fortrolighed. En påtænkt publikation skal, forinden publicering kan ske, fremsendes til de øvrige Parter til gennemsyn. De øvrige Parter kan inden 30 dage efter modtagelsen af publikationen kræve, at publikationen udskydes i op til 4 måneder fra datoen for modtagelsen, hvis den eller de pågældende Parter godtgør, at dette har betydning for deres mulighed for at opnå beskyttelse af IPR til Forgrundsviden. Publikationen skal i alle tilfælde ske med respekt af Parternes fortrolighed, jf. pkt. 9. Parterne skal i den angivne periode i god tro samarbejde om en ændring af publikationens ordlyd, således at publikationen vil kunne offentliggøres inden udløbet af den ovenfor angivne periode. 10. Ændringer og Nye versioner 10.1 Versioner og releases Ved en ny version forstås en version, der indeholder væsentligt ændret funktionalitet. Almindeligvis er en ny version kendetegnet ved, at hovednummeret for versionen ændres (f.eks. fra 5.1 til 6.0). Ved en release forstås en mindre opdatering af programmellet, herunder fejlrettelser, som kan være kendetegnet ved, at versionsnummeret for programmellet ændres med en decimal (for eksempelvis fra 5.0 til 5.1) Leverandøren orienterer uden ugrundet ophold Ordregiver om nye versioner og releases, herunder om væsentlige ændringer i forhold til tidligere versioner og releases, når sådanne foreligger. Hvis Ordregiver herefter ønsker en leveret ny version eller release installeret, og er installationen omfattet af denne vedligeholdelsesordning, forestår leverandøren sådan installation. 11. Mangelafhjælpning Leverandøren kan foretage mangelafhjælpning ved levering og installation af nye versioner/releases eller ved individuel afhjælpning overfor Ordregiver. I tilfælde af mangler ved systemet, skal leverandøren i øvrigt foretage afhjælpning i overensstemmelse med det nedenfor anførte under hensyntagen til manglens kategorisering. Kategoriseringen af en mangel afhænger særligt af, om manglen er kritisk for løsning af Ordregivers opgaver, og om manglen kan omgås. Ved omgåelse forstås blandt andet anvendelse af andre og/eller yderligere indtastninger eller funktioner samt Ordregivers benyttelse af ændrede arbejdsprocesser. Leverandøren skal ved mangelafhjælpning holde Ordregiver løbende underrettet om status for denne. 10

11 Det tidsinterval, som leverandøren anvender til afhjælpning af mangler, måles fra det tidspunkt, hvor leverandøren modtager Ordregivers fyldestgørende reklamation, jf. nedenfor, til det tidspunkt, hvor leverandøren har foretaget de handlinger, der fremgår, samt givet Ordregiver meddelelse derom. Afhjælpning af fejl og mangler skal som minimum opfylde følgende krav. jf. nedenstående tabel. Kategori Betegnelse Krav til igangsætning og gennemførelse af Afhjælpning 1 Blokerende Afhjælpning påbegyndes omgående efter modtagelse af fyldestgørende mangelrapportering, og implementering af fejlrettelser gennemføres snarest muligt. 2 Kritisk Leverandøren skal indenfor almindelig arbejdstid, uden ugrundet ophold, straks udbedre manglen(-erne). Leverandøren skal løbende til Ordregiver rapportere status på afhjælpningen. 3 Kan omgås Fejl og mangler registreres umiddelbart og senest 4 timer efter modtagelse af fyldestgørende mangelrapportering. Fejl prioriteres og fejlrettelsen påbegyndes og gennemføres i henhold til denne prioritering. Implementering af fejlrettelser sker i forbindelse med frigivelse af ny Version eller Release af Servicen. Leverandøren vælger form og tidspunkt for korrektionen, men tilstræber at give Ordregiver minimal ulempe deraf. Leverandøren kan, når det findes hensigtsmæssigt, justere i specifikationerne og dermed korrigere i datastrukturer og funktioner samt anvendelsesvejledning. 4 Mindre Fastlægges af Leverandøren, som giver Ordregiver besked herom Servicen anses for utilgængelig fra det tidspunkt hvor Ordregiver har indrapporteret en fejl af kategori 1 eller 2 og indtil leverandøren igen har klarmeldt servicen til Ordregiver. Kategori Betegnelse Beskrivelse 1 Blokerende Risiko for menneskers liv og helbred Fuldstændig hindring for Ordregivers virke eller væsentlige forretningsgange, uden mulighed for omgåelse Væsentlige juridiske forhold 2 Kritisk Delvis hindring for Ordregivers virke eller forretningsgange, uden mulighed for omgåelse Dataintegritet: Forkerte/manglende vigtige data uden advarende meddelelse Væsentlige økonomiske tab 3 Kan omgås Delvis hindring for Ordregivers virke eller forretningsgange, hvor processen kan udføres på anden vis uden væsentlig gene, eller hvor der er mulighed for omgåelse Dataintegritet: forkerte/manglende data, hvor systemet 11

12 giver advarende meddelelse. Forkerte/manglende ledetekster, meddelelser o.l., hvor det indebærer risiko for fejlbetjening eller forkerte/manglende data 4 Mindre Programmet reagerer ukorrekt/uhensigtsmæssigt på en eller anden måde, men uden betydende indflydelse for Ordregivers virke, forretningsgange eller dataintegritet Leverandøren kan vælge at stille en standardrapport til rådighed for Ordregiver, som skal anvendes ved indrapportering af problemer eller mangler. Mangler kategoriseres af parterne i fællesskab i forbindelse med Ordregivers indrapportering. Såfremt der er uenighed om kategoriseringen, kan hver af parterne henvise kategoriseringen til Ordregivers og leverandørens projektleder, der da sammen afgør dette spørgsmål Ændringer til levering som en Selvstændig Opgave Ved bestilling af Optioner eller andre ændringer, som ikke bestilles som en del af Leverancen, sker sådan levering som en Selvstændig Opgave. For en sådan Selvstændig Opgave gælder samme krav til afprøvning, garantier, bod, vedligeholdelse og support samt eventuel Drift som er gældende for Leverancen, medmindre andet er angivet i Kontrakten. Ved opgørelse af bod, erstatning m.v. sker dette på baggrund af det aftalte vederlag for den Selvstændige Opgave, inkl. estimat for timebaserede ydelser, og eventuelle garantisvigt eller anden form for misligholdelse relateret til disse opgaver behandles uafhængigt af Leverancen i øvrigt Ændringshåndteringer Ordregiver har i indeværende afsnit angivet Ordregivers krav til ændringshåndtering, herunder: Ændringringsprocessen Ansvarsfordeling Indhold af artefakterne i ændringshåndteringen Ændringshåndtering følger i hovedtræk nedenstående proces: Ordregiver/leverandøren udarbejder ændringsanmodning og fremsender til modparten Leverandøren laver overslag for udarbejdelse af løsningsforslag, som skal godkendes af Ordregiver Leverandøren udarbejder løsningsforslag Ordregiver godkender eller forkaster løsningsforslaget Det er den driftsansvarlige fra hhv. Ordregiver og leverandøren der har ansvaret for at sikre fremdrift i ændringsprocessen, samt at ændringsprocessen følges. Ordregivers driftsansvarlige er ansvarlig for godkendelser/forkastelser af ændringsforslag. En Ændringsanmodning fra Ordregiver/leverandøren skal som minimum indeholde: Beskrivelse af den ønskede ændring Forslag til prioritering af ændringen Dato 12

13 Leverandørens løsningsforslag afledt af en ændringsanmodning skal som minimum indeholde og beskrive: Selve ændringsanmodningen Løsningsforslag, samt eventuelle konsekvenser for servicefunktionaliteten Leverandøren skal føre en ændringslog, som minimum skal indeholde: Daterede ændringsanmodninger Daterede estimater for løsningsforslag Daterede løsningsforslag Opdaterede tidsplaner Øvrige relevante dokumenter Hver ændringsanmodning skal tildeles et fortløbende identifikationsnummer for at den enkelte anmodning kan følges i ændringsloggen. Leverandøren skal udarbejde og vedligeholde en oversigt over det gældende kontraktgrundlag. Leverandøren skal, hvor Ordregiver kræver dette, give Ordregiver adgang til en komplet samling af det gældende kontraktgrundlag samt alle ændringer og tilføjelser. 12. Varighed Udskydelse: Ordregiver har, med et skriftligt varsel på mindst tre måneder, ret til udskydelse af enhver aftalt milepæl under kontrakten. Ordinær varighed: Kontrakten ophører uden opsigelse den 15. august Forlængelse: Ordregiver har dog ret til at forlænge løbetiden 2 gange med op til 12 måneder pr. gang. Forlængelse meddeles Leverandøren med et skriftligt varsel på mindst to måneder før Kontraktens ophør. Retten til forlængelse gælder også efter eventuel afgivet opsigelse. 13. Opsigelse Ordregiver kan når som helst i Kontrakten løbetid frit opsige den til ophør med et skriftligt varsel på mindst tre måneder. Leverandøren kan opsige Kontrakten til ophør med et varsel på minimum 18 måneder. 14. Overdragelse af Kontrakten Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter kontrakten helt eller delvis til en anden offentlig institution. Overdragelse kan ske i det omfang de tilsvarende opgaver, som Ordregiver hidtil har varetaget, overgår til en anden offentlig institution. Dette gælder uanset, hvad der måtte fremgå af bilag til kontrakten. Leverandøren kan ikke uden Ordregivers forudgående skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser helt eller delvist ifølge kontrakten til tredjemand. 15. Incitamenter Dette afsnit angiver beregningsmetoder for eventuel bod relateret til opfyldelsen af aftalte kravspecifikation og servicemål, herunder eventuelt maksimum for sådan bod. Bodsbeløb skal fradrages i eventuel erstatning for det forhold, der har udløst den pågældende bod. 13

14 Har Parterne aftalt bod ved forsinkelse med en eller flere milepæle, angiver bilag 1, de bodspålagte frister. Bevirker Leverandørens forhold, at Leverandøren ikke har overholdt en bodspålagt frist, betaler Leverandøren en bod for forsinkelse. Der betales ikke bod for den del af en forsinkelse, som skyldes Ordregivers forhold. Der kan udløses bod ved leverandørens overskridelse af en aftalt milepæl samt manglende opfyldelse af servicemål/kravspecifikation. Boden beregnes på baggrund af det til milepælens tilknyttede vederlag, dog maksimalt 20% af det tilknyttede vederlag. Er andet ikke angivet, udgør boden ved Leverandørens forsinkelse 1 % pr. påbegyndt arbejdsdag, af det for milepælens aftale vederlag. Ved forsinkelse udskydes Ordregivers betaling for de forsinkede Ydelser tilsvarende, da forsinkelsen indebærer at Ordregiver ingen nytte har af de aftalte Ydelser. Bod for forsinkelse skal dog betales, selvom Ordregivers betalingspligt endnu ikke er indtrådt. Overskridelse af servicemål er af kunden belagt med bod på 1 % pr. påbegyndt procentvise overskridelse af driftseffektiviteten. Boden opgøres pr. måned på baggrund af leverandørens rapportering af efterlevelse af servicemålene. Boden beregnes på baggrund af det forholdsmæssige månedlige vederlag. Betaling af bonus og bod indgår, efter Parternes valg, enten i beregningen af det løbende vederlag for den måned, bonussen eller boden vedrører, eller afregnes ugevis efter skriftligt påkrav fra den Part til hvem, der skal betales bonus eller bod. Manglende påkrav fra en Part medfører ikke, at ret til bonus/bod fortabes. Ret til betaling af bod skal dog gøres gældende indenfor 12 måneder. Har Ordregiver ikke gjort krav på betaling af bod gældende senest 12 måneder efter retten til opkrævning af bod forelå, bortfalder retten til den pågældende del af boden. 16. Bistand ved ophør Opsiges eller ophæves Kontrakten helt eller delvist, skal Leverandøren på anfordring fra Ordregiver på Kontraktens hidtidige vilkår, inklusiv vilkår for betaling, varetage levering under den berørte del af Kontrakten, indtil levering af tilsvarende ydelser er overtaget af Ordregiver og/eller en af Ordregiver udpeget tredjemand. Leverandørens forpligtelse gælder også, selvom Leverandøren anser opsigelsen eller ophævelsen for uberettiget. Denne forpligtelse ophører dog senest 12 måneder efter afgivet opsigelse eller ophævelse. Leverandøren skal på anfordring udlevere alt der tilhører Ordregiver og er i Leverandørens besiddelse. Leverandøren har ingen tilbageholdsret i Ordregivers data og andet i Leverandørens besiddelse, der tilhører Ordregiver. Udlevering skal således ske uanset ophør, herunder selvom Ordregiver måtte være i en påstået eller aktuel misligholdelse samt uanset art og omfang af en sådan misligholdelse. Udlevering sker uden yderligere vederlag til Leverandøren, medmindre andet fremgår. Såfremt konkrete ydelser i forbindelse med udlevering måtte være fakturerbare er det aftalt. Hvor andet ikke er konkret aftalt med Ordregiver, skal Leverandøren i forbindelse med Kontraktens ophør, så hurtigt dette er praktisk muligt efter udlevering til Ordregiver, efterfølgende slette enhver kopi af Ordregivers data, herunder sletning fra alle bagvedliggende databaser. 14

15 Uanset hvilken Part, der bringer Kontrakten til ophør, og uanset årsag til Kontraktens ophør, skal Leverandøren på god og forsvarlig vis medvirke til overgang til en alternativ service hos Ordregiver eller hos en af Ordregiver udpeget tredjemand. Leverandøren skal herunder på begæring fra Ordregiver: Bistå til gennemførelse af relevante opgaver og prøver. Opretholde sin supportfunktion for Ordregiver i op til 12 måneder efter Kontraktens ophør. Yde konsulentbistand til løsning af alle problemstillinger ved Overdragelse til Ordregiver og/eller tredjemand. I det omfang Ordregiver, Ordregivers rådgivere eller mulige nye leverandører som led i forberedelse eller gennemførelse af overdragelse til Ordregiver selv eller til en ny leverandør, herunder i forbindelse med forberedelse og gennemførelse af et eventuelt udbud, har behov for adgang til Ordregivers data, dataformater eller specifikationer for integrationer, skal Leverandøren tillade en sådan adgang. Leverandørens rimelige anmodninger i forbindelse med beskyttelse af Leverandørens forretningshemmeligheder skal efterkommes i forbindelse med en sådan adgang. Skyldes overdragelsen, at Ordregiver berettiget har hævet kontrakten som følge af Leverandørens væsentlige misligholdelse, bærer Leverandøren alle udgifter til flytningen. Ordregiver har ikke herved givet afkald på at gøre et eventuelt erstatningskrav for yderligere tab gældende efter Kontrakten eller dansk rets almindelige regler. 17. Misligholdelse Ophævelse ved væsentlig misligholdelse: Er Leverandøren årsag til væsentlig misligholdelse, dog undtaget misligholdelse i forbindelse med betaling, under kontrakten, og afhjælpes denne ikke inden for rimelig tid (der ikke kan overstige 20 arbejdsdage) efter skriftlig modtagelse af et kvalificeret påkrav fra den anden part, kan den ikke misligholdende part hæve kontrakten helt eller delvist. Medmindre andet fremgår vil følgende forhold altid være væsentlig misligholdelse, der uanset ovenstående berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten helt eller delvist uden varsel: Leverandørens forsinkelse af en ydelse under kontrakten i mere end 50 arbejdsdage, bortset fra forsinkelse med leverancer af bagatelagtig betydning for kontraktens opfyldelse Såfremt Leverandøren i tre på hinanden følgende måneder ifalder bod for manglende opfyldelse af samme servicemål, dog forudsat at (i) det ikke vedrører et bagatelagtigt forhold og (ii) at ophævelse ikke af andre grunde må anses for en urimelig sanktion i det konkrete forhold. Gør Ordregiver ikke brug af ovenstående rettigheder i ét tilfælde, bevirker dette ikke, at Ordregiver mister retten til at ophæve op grund af sådanne forhold i andre tilfælde. Ovennævnte hæveadgang indebærer ikke et afkald på øvrige beføjelser efter dansk rets almindelige regler i forbindelse med misligholdelse. 15

16 17.1 Reduktion af Leverandørens ansvar Kontraktens garantier og Leverandørens forpligtelser lempes i den udstrækning, Leverandøren dokumenterer og beviser, at manglende overholdelse skyldes (i) Ordregivers misligholdelse, (ii) misligholdelse fra Ordregivers øvrige leverandører eller andre, for hvem Ordregiver bærer risikoen, (iii) Fejl i Ordregivers øvrige it-miljø, (iv) Ordregivers forkerte anvendelse af en service, eller (vi) hændelige begivenheder, for hvilke Ordregiver bærer risikoen. Denne ansvarsbegrænsning forudsætter dog, at Leverandøren ikke efter Kontrakten har ansvaret for det pågældende forhold eller burde have afværget eller reduceret problemet forårsaget af Ordregivers forhold Opgørelse ved opsigelse eller ophævelse Ved opsigelse eller ophævelse opgøres parternes mellemværende efter dansk rets almindelige regler, med de begrænsninger, der fremgår af kontrakten. 18. Erstatning og forsikring Parterne er erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves, i det omfang Ordregiver dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet. Erstatning og eventuelt bodsbeløb tilsammen er dog under alle omstændigheder begrænset til leverancevederlaget. Parterne er ikke i noget tilfælde ansvarlig for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab. Tab af data anses for indirekte tab, bortset fra tilfælde, hvor dette skyldes Leverandørens Drift eller anden datahåndtering, hvor dette er omfattet af Kontrakten. Foranstående begrænsninger gælder kun, såfremt tabet ikke kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende Part. Leverandørens produktansvar følger dansk rets almindelige regler. Leverandøren er endvidere forpligtet til at opretholde produktansvarsforsikring i fem år efter Overtagelsesdagen. Produktansvaret for tingskade er beløbsmæssigt begrænset til kr. 5 millioner pr. skadestilfælde. For de dele af Leverancen, for hvilke der er tegnet aftale om vedligeholdelse eller Drift, opretholdes produktansvarsforsikringen i hele vedligeholdelses- og driftsperioden. 19. Force majeure Hverken Leverandøren eller Ordregiver skal anses for ansvarlig over for den anden Part for så vidt angår forhold, der ligger uden for Partens kontrol, og som Parten ikke ved Kontraktens underskrift, henholdsvis en aftale om ændringer, burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal Arbejdsdage, som force majeure situationen varer. Såfremt en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende uden at Leverandøren har krav på renter. 16

17 Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende Part har givet Meddelelse herom til den anden Part senest fem Arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt. Den Part, der ikke er ramt af force majeure, er berettiget til at annullere Kontrakten helt eller delvis, henholdsvis en aftale om ændringer, såfremt den har hindret kontraktens aftalemæssige opfyldelse med 60 Arbejdsdage som følge af force majeure. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som Leverandøren ikke kunne have undgået eller overvundet. I tilfælde af sådan annullation tilbageleverer begge Parter snarest muligt, hvad de har modtaget fra den anden Part, og der består derefter ingen yderligere krav mellem Parterne. Herudover kan Ordregiver annullere en aftale om vedligeholdelse eller eventuel Drift med virkning for fremtidige ydelser, såfremt Leverandøren er forhindret i at levere disse ydelser som følge af force majeure i en periode på 20 Arbejdsdage inden for en periode på 3 måneder. 20. Tavshedspligt Parterne skal iagttage tavshed i sædvanligt omfang for forhold, som ikke er alment kendte. Leverandøren må medtage Ordregiver på sin referenceliste, men må derudover ikke bruge Ordregivers navn i markedsføringsøjemed. Ordregiver afgør efter drøftelse med Leverandøren, hvorledes Kontraktens indgåelse offentliggøres. 21. Overdragelse Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten til en anden Offentlig Institution, når de opgaver, som Ordregiver hidtil har varetaget, overgår til en anden Offentlig Institution. Dette gælder uanset, hvad der måtte fremgå. Leverandøren kan ikke uden Ordregivers skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Kontrakten til tredjemand. Ordregiver kan ikke nægte sådant samtykke uden saglig grund. 22. Tvistigheder 22.1 Lovvalg Kontrakten er undergivet dansk ret. Ethvert spørgsmål om forståelsen af nærværende aftale, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse m.v. skal såfremt mindelig ordning ikke kan opnås, afgøres i første instans - ved retten i den retskreds hvori Ordregiver er beliggende. Afhængigt af sagens genstand er dette byretten eller landsretten Uenighed om kategorisering af en Fejl eller opfyldelse af servicemål Såfremt der er uenighed om kategorisering af en Fejl, eller hvorvidt kravene til servicemål er opfyldt i en bestemt periode, kan hver af Parterne henvise spørgsmålet til Ordregivers og Leverandørens projektleder, der da sammen afgør det. Kan der ikke opnås enighed mellem Parternes projektledere, skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i Parternes organisationer. Hvis enighed fortsat ikke opnås, kan hver af Parterne anmode Det Danske Voldgiftsinstitut om at udmelde en uvildig sagkyndig, der afgør spørgsmålet endeligt og bindende for begge Parter. 17

18 Tvister om fortolkning af Kontrakten og andre juridiske spørgsmål kan ikke afgøres af den sagkyndige. Den sagkyndige træffer afgørelse om fordelingen af sit honorar på Parterne under hensyntagen til afgørelsens udfald Øvrige tvister Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem Parterne i forbindelse med Kontrakten, skal Parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i Parternes organisationer. 23. Bevillingsmæssige forbehold Kontrakten er kun bindende for Ordregiver under forudsætning af, at der opnås fornøden bevillingsmæssig hjemmel og fornøden politisk godkendelse. Fornøden bevillingsmæssig hjemmel og politisk godkendelse skal være opnået senest 40 arbejdsdage efter indgåelse af kontrakten. Opnås en sådan godkendelse ikke er parterne fritstillet. 24. Fortolkning og kontraktstyring 24.1 Fortolkning og forrang Henvisninger til kontrakten eller til en bestemmelse heri omfatter også de tilhørende Kontraktbilag. Bestemmelser i kontrakten har forrang frem for bestemmelser i bilag til kontrakten, hvorfor bestemmelser indeholdt i et Kontraktbilag, som strider mod kontraktens bestemmelser, efter omstændighederne fortolkes indskrænkende eller slet ikke tillægges retsvirkning. Leverandørens eventuelle standardbetingelser finder ikke anvendelse, bortset fra det konkrete omfang, der følger af Kontraktbilag Underskrifter Kontrakten underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf Parterne hver modtager et eksemplar. Sted: Dato: Sted: Dato: For Ordregiver: For Leverandøren: 18