DREJEBOG. KOMPETENCEFORSYNINGmidt. Prioritetsakse 1 - Aktivitet 1.2.C: Vækstrettet kompetenceudvikling

Transkript

1 DREJEBOG KOMPETENCEFORSYNINGmidt Prioritetsakse 1 - Aktivitet 1.2.C: Vækstrettet kompetenceudvikling Prioritetsakse 4 - Aktivitet 4.2.B: Erhvervsuddannelse til voksen- og videregående uddannelse Vedrørende projekterne: SFM SFM Denne udgave er vedtaget den 1. juli 2015

2 2 Indholdsfortegnelse 1.1 Overordnet beskrivelse af projektet, formål hermed og begrebsafklaring Akse 1 - Aktivitet 1.2.C: Vækstrettet kompetenceudvikling Oversigt over konkrete aktiviteter Brancher og målgrupper Akse 4 - Aktivitet 4.2.B: Erhvervsuddannelse til voksen og videregående uddannelse Oversigt over konkrete aktiviteter Ønskede resultater i 2015; herunder effektkæder og milepæle Brancher og målgrupper Beskrivelse af partnerskabet, partnerskabserklæring og rollefordelingen Visualisering af modellen og forventninger til rollerne Partnerskabsmøder og lokale partnerskaber Lokale partnerskaber Kommunikationsstrategi Samlet budget Dokumentation af resultaterne, herunder div. dokumentationsformer og formkrav Registreringssystem Timeregistrering Mødeprotokoller Mødeprotokoller i forbindelse med deltagerunderhold Mødereferat/protokoller i forbindelse med afholdelse af møder Deltageradministration Referater fra møder i de lokale partnerskaber Dokumentation for støtteberettede udgifter Refusion af støtteberettigede udgifter og medfinansiering Støtteberettigede udgifter Medfinansiering Indirekte udgifter Kontering af udgifter Udbetaling Statusrapporter både økonomisk status og indholdsmæssigt status Statusrapport indholdsmæssig status Statusrapport økonomisk status Statsstøtteproblematik Diverse erklæringer Partnerskabserklæring Erklæring om hæftelse Persondatalov Underskriftblad Konteringsvejledning Anvendelse af eksterne konsulenter og markedsafsøgning Revision, kontrol, kontrolspor, transaktionsspor og afholdt og betalt udgift Revision og kontrol Kontrolspor Transaktionsspor Afholdt og betalt udgift Evaluering og synliggørelse af projektet og anvendelse af logoer Evaluering Synliggørelse af projektet og anvendelse af logoer Arkiveringsregler Exitstrategi... 24

3 14 BILAG 1: Vækstkendetegn BILAG 2: Effektkæde KOMPETENCEFORSYNINGmidt Akse BILAG 3: Effektkæde KOMPETENCEFORSYNINGmidt Akse

4 4 KOMPETENCEFORSYNINGmidt KOMPETENCEFORSYNINGmidt er medfinansieret af Region Midtjylland og af EU s Socialfondsprogram for Danmark: Vækst via uddannelse og iværksætteri VEU-centrene i Region Midtjylland er leadpartnere. Væksthus Midtjylland er operatør og dermed kontraktansvarlig partner. Der redegøres i Kapitel 2 for projektets leadpartnere og hele partnerskabet. Dette projekts levetid er 1 år og består i realiteten af to projekter dvs. to kontrakter med Erhvervsstyrelsen: SFM på Akse 1: Aktivitet 1.2.C: Vækstrettet kompetenceudvikling SFM på Akse 4: Aktivitet 4.2.B: Erhvervsuddannelse til voksen og videregående uddannelse Formålet med denne drejebog er et samle og supplere de oplysninger og krav, som findes i: Kontrakter med Erhvervsstyrelsen Regler for EU-medfinansiering Resultatkontrakterne indgået mellem Væksthus Midtjylland og leadpartnerne Drejebogen indeholder de mest nødvendige oplysninger, for at kunne deltage i projektet og overholde de krav, som EU s Socialfond stiller. Det være sig krav for at kunne deltage som partner i projektet, krav til støtteberettigede udgifter, krav til dokumentation af udgifter og krav om overholdelse af tilbudsloven. Drejebogen fritager ikke deltagende partnere for grundigt at læse - og først og fremmest overholde - ovennævnte juridiske dokumenter. Aktiviteter i KOMPETENCEFORSYNINGmidt skal være additionelle. Det betyder, at aktiviteterne i projektet skal være supplerende i forhold til den aktivitet eller den drift, som normalt gennemføres af partnerne. Partnerne skal derfor til enhver tid kunne redegøre for at konkrete aktiviteter er additionelle dvs. at disse ikke kunne gennemføres enten i samme omfang og i samme tidsrum Overordnet beskrivelse af projektet, formål hermed og begrebsafklaring Vækstforum ønsker i 2015 at fortsætte og udbygge indsatsen og partnerskabet med iværksættelsen af et Midtjysk Kompetenceudviklingsprogram. Der skal i KOMPETENCEFORSYNINGmidt skabes yderligere forbedringer og resultater bl.a. i form af, at alle tre politikområder må samarbejde om det fælles mål, som er virksomhedernes kompetenceforsyning på kort sigt og virksomhedernes produktivitet på langt sigt. Formålet med denne koordinerede indsats er derfor at sikre virksomhedernes kompetenceforsyning. Dette er et lidt bredere begreb end kompetencebehov og defineres her således: Definition Kompetenceforsyning er alle de tiltag, som skal sikre tilgængeligheden af de kompetencer, der er nødvendige for at nå virksomhedens mål. Kompetenceforsyning handler derfor om virksomhedernes muligheder for at ansætte, uddanne eller efteruddanne medarbejdere med henblik på at opnå den ønskede kompetence og det handler om de systemer, som på den ene eller anden vis tilvejebringer eller formidler kompetencer og kompetente medarbejdere til virksomhederne. Kompetenceforsyning er dermed et begreb, der rummer både de aktiviteter, som en virksomhed selv gennemfører for at udvikle, tiltrække eller fastholde kompetencer og de omgivende systemers arbejde med at imødekomme virksomhedernes behov for kompetencer. 1 Regler for EU-medfinansiering , 23. september 2014, side 9

5 5 1.2 Akse 1 - Aktivitet 1.2.C: Vækstrettet kompetenceudvikling Der er givet et tilsagn på ovenstående prioriteringsakse og der aftalt fire hovedaktiviteter Oversigt over konkrete aktiviteter Hovedaktiviteterne i dette projekt ses som værende udvikling af strategisk uddannelsesplanlægning (kompetenceudviklingsstrategier) i smv er, der allerede har en vækstudviklingsstrategi samt gennemføre uddannelse både for medarbejdere og ledelse i henhold til disse strategier eller i forbindelse med udviklingen heraf. Hovedaktiviteter forventes implementeret således: Fortsættelse af arbejdet med virksomhedernes strategiske uddannelsesplanlægning (kompetenceudviklingsplaner) og efterfulgt af selve kompetenceudviklingsindsatsen af både medarbejdere og ledere Udbygning og opkvalificering af lokale partnerskaber, hvorom hele indsatsen centreres De konkrete støtteberettigede aktiviteter, som de lokale koordinerende partnerskaber skal arbejde med for at udvikle virksomhedernes vækstpotentialer, er listet nedenfor. Listen er en udtømmende liste over mulige aktiviteter/redskaber: Aktivitet/redskab Beskrivelse 1. Rekruttering på baggrund af screening Der foretages en screening af ca potentielle virksomheder, der kunne være oplagte og interessante i forhold til at have vækstambitioner. Virksomhederne kendes måske af projektets partnere og findes evt. gennem Virk-midt.dk og andre databaser tilknyttet de tre systemers opsøgende virksomhed. Virksomhederne ligger alle inden for de indsatsområder, der er skitseret af Region Midtjylland (fremtidens industri, energi- og miljø, fødevarer og turisme) Denne screening ligger uden for projektet. Ud fra de screenede virksomheder, vil der blive udvalgt og kontaktet ca. 400 virksomheder. Rekrutteringen vil foregå ud fra de kendetegn, som er identificeret for vækstvirksomheder 2. Disse ca. 400 fundne virksomheder, der ud fra den tidligere screening forventes at ligge inden for målgruppen af virksomheder med en vækststrategi og som vil blive opsøgt med henblik på deltagelse i projektets aktiviteter for at realisere deres vækststrategi. Virksomhederne kontaktes ved hjælp af mødebooking (ekstern konsulent bistand) eller ved besøg. De lokale partnerskaber, kan på forhånd beslutte, hvordan arbejdet skal foregå, blot det sker inden for projektets rammer og økonomi. En del virksomheder må formodes ikke at ønske at deltage lige nu på trods af deres ønske om vækst, men måske kommer de igen senere og er klar. Erfaringerne fra KOMPETENCEmidt viser, at virksomhederne har behov for hjælp til at afdække deres kompetenceudviklingsbehov og til at øge deres bestillerkompetencer, idet virksomhederne generelt ikke er gode til at formulere egne behov for kompetencer. Ofte kender virksomhederne heller ikke medarbejdernes reelle kompetencer og derfor kan der med fordel tilbydes en kompetenceafklaring. Erfaringerne viser tilsvarende, at en del virksomheder vender tilbage på et senere tidspunkt for at indgå i et sådant arbejde. Af de 400 virksomheder findes 45 virksomheder, der opfylder betingelserne, og som er parate til at gå videre til at få hjælp til at udforme en egentlig kompetenceudviklingsstrategi for en betydelig del af deres medarbejdere knyttet til en allerede eksisterende vækststrategi. Der indgås aftaler med disse om deltagelse i projektets øvrige aktiviteter. Der underskrives bl.a. hensigtserklæringer med virksomheden, således der dokumenteres en vilje til at gennemføre kompetenceudvikling for den aftalte gruppe af medarbejdere. 2 Se BILAG 1, side 26

6 6 Aktivitet/redskab 2. Udvikling af kompetenceudviklingsstrategier i smv er 3 og 4. Kompetenceudvikling: Medarbejdere og Ledere Beskrivelse I regi af de lokale partnerskaber udarbejdes der kompetenceudviklingsstrategier for og med de 45 virksomheder, som der er indgået aftaler med. Medarbejderne før-afklares ift. denne strategi og de jobfunktioner, der er behov for fremadrettet, hvorefter kompetenceudviklingsforløb rettet mod de behov, som er afdækket ift. afklaringen af medarbejderne i forhold til virksomhedens vækststrategi, igangsættes. Afdækning af medarbejdernes kompetenceudviklingsbehov og behovet for styrkelse af ledelseskompetencer i virksomhederne efterfølges af målrettede kompetenceudviklingsforløb. At der findes et udækket behov for kompetenceudvikling viser erfaringerne fra KOMPETENCEmidt, hvor der alene i KOMPETENCEmidt 2.0 ( ) er kompetenceudviklet mere end 1700 medarbejdere. Indholdet af de enkelte forløb kan ikke beskrives på forhånd, da de skal sammensættes ift. den enkelte virksomheds behov. Det er essentielt for projektets succes, at forløbene netop sammensættes i forhold til den enkelte virksomheds behov og knyttes til den enkelte virksomheds vækststrategi. Derfor vurderes der også at kunne være tale om statsstøtte, da der evt. skal afvikles forløb, der er specielt sammensatte i forhold til en enkelt virksomhed, når uddannelsesaktiviteterne ikke kan finansieres under AMU lovgivningen. Forløbene vil blive afviklet af projektets partnere enkeltvis eller i samarbejde alt efter behovene. Der kan være tale om følgende forløb: Evt. omskoling af medarbejdere til ny teknologi eller anden arbejdsorganisering I forbindelse med større strategiske omstillingsprocesser og i forbindelse med afdækning af medarbejdernes kompetenceudviklingsbehov kan der vise sig behov for omskoling til ny teknologi eller ny/ændret arbejdsorganisering. Der kan være tale om rene fagforløb, der knytter sig til erhvervsfaglige kompetencer udsprunget af ny teknologi eller nye produkter eller arbejdsgange, eller de mere såkaldt bløde kompetencer, der kan udspringe af ændret arbejdsorganisering eller nye markedskrav Tilknytning af højtuddannede som led i udrulning af virksomhedernes vækst- og udviklingsstrategier Virksomhedens vækststrategi kan vise et behov for tilknytning af højuddannede medarbejdere. Projektets partnere kan hjælpe med at finde de rette kompetencer til virksomheden. Forskellige ordninger er afprøvet i b.la. Uddannelses- og Forskningsministeriets regi, og man mener at kunne påvise, at flere højtuddannede i virksomhederne kan øge viden- og innovationsniveauet og dermed forbedre virksomhedernes og samfundets indtjening og effektivitet. Etablering af netværk mellem virksomheder med en vækst- og kompetenceudviklingsdagsorden. Der kan etableres netværk mellem virksomheder med de samme behov for sparring og erfaringsudveksling. Partnerne tilbyder facilitering af sådanne netværk, hvis behovet er tilstede. Henvisning til listen kan anvendes i forbindelse refusion af støtteberettigede udgifter. Ønskede resultater i 2015, herunder effektkæder og milepæle I dette etårige projekt er de resultater, som er beskrevet i ansøgningen til og resultatkontrakterne opgjort til følgende: Øget fokus på virksomhedernes kompetenceforsyning herunder allokering af højtudannede og højtuddannet udenlandsk arbejdskraft 45 virksomheder kommer til at arbejde strategisk med efteruddannelse 225 efteruddannede deltagere - både medarbejdere og ledere

7 7 Projektets milepæle dvs. hvornår skal de ønskede resultater været opnået: Resultater August 2015 til februar 2016 Marts 2016 til juli/august 2016 Projektets 1. aktivitet: Rekruttering af virksomheder med en vækstplan på baggrund af screening Projektets 2. aktivitet: Antal virksomheder, der kommer til at arbejde strategisk med efteruddannelse Projektet 3. aktivitet: Gennemført efteruddannelse af medarbejdere Projektets 4. aktivitet: Gennemført kompetenceudvikling af ledere Nedenstående effektkæder søger at illustrere sammenhængen mellem de enkelte mulige aktiviteter og den ønskede effekt Fra venstre til højre læses hvilke aktiviteter som medfører hvilke effekter på både kort og langt sigt (se også BILAG 2): Brancher og målgrupper Der er ikke i EU s Socialfondsprogram for Danmark: Vækst via uddannelse og iværksætteri defineret særlige målgrupper for indsatsen. Det er således virksomhederne, der er i centrum i denne indsats. Virksomheder, der har et ønske om vækst definerer sammen med de professionelle konsulenter deres behov for at nå deres mål. Under denne akse kan der således

8 8 anvendes de redskaber, som er defineret under afsnit til opnå det ønskede mål. Redskaberne kan bl.a. være kompetenceudvikling af ansatte, ledere og ledige eller hjælp til at tilknytte højtuddannet arbejdskraft. Vækstforum i Region Midtjylland har primært fokus på virksomheder inden for styrkepositionerne Energi- og Miljø, Fødevarer, Fremtidens Industri og Turisme. Partnerne koordinerer prioriterer selv indsatsen og eventuelle kampagner i de lokale partnerskaber. 1.3 Akse 4 - Aktivitet 4.2.B: Erhvervsuddannelse til voksen og videregående uddannelse Der er givet et tilsagn på ovenstående prioriteringsakse og der aftalt fire hovedaktiviteter Oversigt over konkrete aktiviteter Hovedaktiviteterne i dette projekt ses som værende udvikling af strategisk uddannelsesplanlægning (kompetenceudviklingsstrategier) samt gennemført kompetencegivende uddannelse for medarbejdere De konkrete støtteberettigede aktiviteter, som de lokale koordinerende partnerskaber, via den opsøgende indsats, skal arbejde med for at udvikle virksomhedernes vækstpotentialer, er listet nedenfor. Listen er en udtømmende liste over mulige aktiviteter/redskaber: Aktivitet/redskab Beskrivelse 1. Opsøgende indsats Den opsøgende aktivitet er et godt og brugbart instrument til fremme af kompetenceudvikling og jobskabelse. Det viser erfaringerne fra KOMPETENCEmidt. Der vi her bygges videre på de erfaringer, som er skabt i KOMPETENCEmidt. Den opsøgende indsats har været en succes, men man er klar over, at skal der skabes yderligere forbedringer, så må alle tre politikområder samarbejde om det fælles mål, som er virksomhedernes kompetenceforsyning på kort sigt og virksomhedernes produktivitet på langt sigt. Der skal som tidligere beskrevet arbejdes fokuseret på, at det daglige arbejde med rådgivning af virksomhederne i praksis skal udføres i et reelt samarbejde mellem de tre systemer, så der for virksomhederne bliver tale om en sammenhængende helhedsorienteret indsats. Der vil derfor i høj grad blive arbejdet med kvalitet (frem for kvantitet) i det opsøgende arbejde, i den vejledning og kortlægning, som skal udføres i KOMPETENCEFORSYNINGmidt. Det forventes, at det indledende besøg hos en virksomhed ret hurtig kan afklare om virksomheden er interesseret i en afdækning af sit behov for vejledning og screening af medarbejderne, som i sidste ende måske kan føre til en egentlig kompetenceudvikling på akse Vejledning Vejledningsaktiviteten er rettet mod den enkelte medarbejder og kan foregå på forskellig vis, nogle virksomheder laver aftaler med skolerne om at komme ud og vejlede alle medarbejdere, dvs. være til stede på virksomheden i længere tid. Andre laver vejledningshjørner, hvor vejlederen træffes på bestemte tidspunkter. Atter andre får vejledningen sat i værk via tillidsrepræsentantsystemet, der selv deltager i formidlingen mellem medarbejder og skoler. Uanset formen er indholdet i aktiviteten, at den enkelte får en samtale med en vejleder om sine muligheder og behov for efteruddannelse og i dette projekt altid sammenholdt med virksomhedens kompetencestrategi.

9 9 3. Screening Udarbejdelse af RealKompetenceVurdering af medarbejderne i forbindelse med kortlægning af virksomhedernes kompetencebehov. Af hensyn til additionaliteten vil der fortrinsvis være tale om før- afklaring. Vejledning vil ofte efterfølges af screening ift. planerne for den enkeltes uddannelsesforløb. Der vil derfor være tale om følgende forløb: Udarbejdelse af Real Kompetence Vurdering af medarbejderne i forbindelse med kortlægning af virksomhedernes kompetencebehov. Den enkelte medarbejder afklares f.eks. ift. en jobfunktion, der kan være ændret som følge af ændret arbejdsorganisering, nye produkter, ny teknologi eller lign. Der kan også være tale om omskoling/omflytning af den enkelte medarbejder, så vedkommende skal varetage andre arbejdsfunktioner end hidtil. Før-afklaring er en afklaring af medarbejderens generelle kompetencer, en sådan afklaring kan f.eks. også anvendes i forbindelse med jobsøgning, mange arbejdsgivere sætter pris på en sådan i en ansøgning, ufaglærte og mange faglærte har ikke særligt udførlige beskrivelser af deres kompetencer. En før-afklaring gennemført på alle medarbejdere vil være et vigtigt redskab i en virksomheds arbejde med at realisere en vækst- og eller kompetencestrategi. I forbindelse hermed vil denne ofte blive efterfulgt af en egentlig realkompetenceafklaring, som dog ikke er med i dette projekt. 4. Videreuddannelse Efteruddannelse af virksomhedernes medarbejdere (og forberedelse hertil), det dobbelte kompetenceløft med udgangspunkt i virksomhedernes vækst- og udviklingsstrategier. Der kan være tale om følgende forløb: Efteruddannelse af virksomhedernes medarbejdere (og forberedelse hertil), det dobbelte kompetenceløft med udgangspunkt i virksomhedernes vækst- og udviklingsstrategier. De ufaglærte jobområder forsvinder og virksomhederne får brug for medarbejdere med et højere uddannelsesniveau, især når målet er vækst. Derfor vil mange virksomheder have behov for at løfte såvel deres ufaglærte som deres faglærte medarbejdere til et højere uddannelsesniveau. Når der er udarbejdet kompetencestrategi, gennemført vejledning, før-afklaring og RKV, vil resultat ofte være, at der skal gennemføres egentlig kompetencegivende uddannelse for nogle medarbejdere. Når vi taler kompetencegivende uddannelse, vil der i sagens natur ikke være tale om store dele af medarbejderne, da de formentligt ikke vil kunne undværes så længe i virksomheden. Tiltrækning af den højtuddannede udenlandske arbejdskraft, virksomhederne efterspørger, men ikke umiddelbart kan finde Forskellige ordninger er afprøvet i bl.a. Uddannelses- og Forskningsministeriet, og man mener at kunne påvise, at flere højtuddannede i virksomhederne kan øge viden- og innovationsniveauet og dermed forbedre virksomhedernes og samfundets indtjening og effektivitet. Men mangles den relevante danske arbejdskraft, så kan der ved hjælp af introduktionsforløb til det danske arbejdsmarked og sprogkurser rekrutteres udenlandsk arbejdskraft. Kompetencestrategierne og de heri indeholdte kompetenceløftet vil af og til vise, at der er behov for højtuddannet arbejdskraft, som ikke er tilstede på det danske arbejdsmarked p.t. Derfor er det vigtigt, at de lokale koordinerede samarbejder har mulighed for at hjælpe virksomhederne med at skaffe denne arbejdskraft fra udlandet. Henvisning til listen kan med fordel anvendes i forbindelse refusion af støtteberettigede udgifter Ønskede resultater i 2015; herunder effektkæder og milepæle I dette etårige projekt er de totale resultater, som er beskrevet i ansøgningen og resultatkontrakterne opgjort til følgende: Projektets 1. aktivitet: Der vil opsøges ca. 300 virksomheder Projektets 2. aktivitet: Af de 300 opsøgte virksomheder vil 350 ansatte modtage en vejledning Projektets 3. aktivitet: Af de 350 vejledte vil ca. 200 medarbejdere blive screenet Projektets 4. aktivitet: Af de 200 screenede medarbejdere vil de ca. 30 medarbejdere få en egentlig kompetencetilførelse

10 10 Projektets milepæle dvs. hvornår skal de ønskede resultater været opnået: Projektets hovedaktiviteter Maj 2015 august 2015 September 2015 april 2016 Projektets 1. aktivitet: Opsøgende indsats Projektets 2. aktivitet: Vejledning Projektets 3. aktivitet: Screening Projektets 4. aktivitet: Videreuddannelse Sum Antal opsøgte virksomheder tælles ved hjælp af Virk-midt.dk Antal deltagere tælles ved hjælp af start- og ophørsskema i PRV Programfastsatte output, Periodeopdelt fremdrift Programfastsatte output Maj 2015 Aug Sep april Efter projektslut Sum Antal deltagere, der er i gang med en uddannelse eller erhvervsuddannelse umiddelbart efter deltagelsen Antal deltagere, der har fuldført erhvervsuddannelse umiddelbart efter deltagelsen Antal deltagere der har fuldført videregående uddannelse umiddelbart efter deltagelsen Nedenstående effektkæder søger at illustrere sammenhængen mellem de enkelte aktiviteter og den ønskede effekt Fra venstre til højre læses hvilke aktiviteter som medfører hvilke effekter på både kort og langt sigt (se også BILAG 3):

11 Brancher og målgrupper Der er ikke i EU s Socialfondsprogram for Danmark: Vækst via uddannelse og iværksætteri defineret særlige målgrupper for indsatsen. Det er således virksomhederne, der er i centrum i denne indsats. Virksomheder, der har et ønske om vækst definerer sammen med de professionelle konsulenter deres behov for at nå deres mål. Under denne akse kan der således anvendes de redskaber, som er defineret under afsnit til opnå det ønskede mål. Redskaberne kan bl.a. være efteruddannelse af virksomhedens medarbejdere og hjælp til at tiltrække højtuddannet og udenlandsk arbejdskraft, hvis det er behovet. Vækstforum i Region Midtjylland har primært fokus på styrkepositionerne Energi- og Miljø, Fødevarer, Fremtidens Industri og Turisme. Partnerne koordinerer og prioriterer selv indsatsen og eventuelle kampagner i de lokale partnerskaber.

12 12 2 Beskrivelse af partnerskabet, partnerskabserklæring og rollefordelingen Økonomiske partnere i KOMPETENCEFORSYNINGmidt kan være alle offentlige organisationer og organisationer med en offentlig status (modtagere af kommunale, regionale og statslige ydelser), som ønsker at deltage og bidrage aktivt til projektets målopfyldelse. For at være økonomisk partner i projektet skal partneren udfylde en erklæring om partnerskab ved starten af deltagelsen i projektet samt en erklæring om hæftelse. (Se Kapitel 8) Modtagere af partnerskabets ydelser skal være private virksomheder i størrelsen ansatte. Partnerne kan fungere i partnerskabet og mødes i de lokale partnerskaber, men partnerne kan ikke handle indbyrdes eller udstede støtteberettigede fakturaer til hinanden i projektet. Når man deltager i partnerskabet vedr. KOMPETENCEFORSYNINGmidt og har udfyldt en partnerskabserklæring, så er parterne interesseforbundne 3 og har sammenfaldne interesser. Køb og salg af kurser mellem partnere er derfor ikke en del af KOMPETENCEFORSYNINGmidt. Alle udgifter i projektet udregnes til faktiske lønomkostninger (konto 40), pr. faktura (konto 50) eller ved standardsats (konto 120). (Se Kapitel 5) 2.1 Visualisering af modellen og forventninger til rollerne De lokale partnerskaber vil blive koordineret af projektets tre leadpartnere; de tre VEU-centre. VEU-centrene sørger for at inddrage alle relevante partnere fra de tre systemer i dannelsen af de lokale partnerskaber. Der afholdes regelmæssige møder, hvor der i partnerskabet besluttes og koordineres konkrete indsatser overfor konkrete virksomheder. Det besluttes i partnerskabet i hvilket omfang der indsættes konsulenter fra alle tre systemer samt fra Væksthuset i løsningen af den konkrete opgave således virksomhedernes behov sikres bedst muligt. Samarbejdet i de lokale partnerskaber skaber en synergieffekt mellem de tre politiske systemer og en opgaveløsning, som er bedre og mere fokuseret end de tre systemer hver for sig. Væksthus Midtjylland vil sørge for en samlet koordination og et fælles grundlag for den faglige implementering og en fælles administration af KOMPETENCEFORSYNINGmidt. Der vil blive afholdt regelmæssige møder med leadpartnerne for at sikre projektets fremdrift og sikre de lokale partnerskabers fremdrift samt fælles tilgang til både den faglige og administrative del af 3 Regler for EU-medfinansiering , Erhvervsstyrelsen, udgave af 23. september 2014, side12

13 13 projektet. Erfaringer fra KOMPETENCEmidt 2.0 understreger nødvendigheden af, at Væksthus Midtjylland sammen med leadpartnerne bruger mere tid på at udbrede kendskabet til programteorien end tidligere, således det ikke kun er leadpartnere og operatør, der kender projektets præmisser grundigt. Alle deltagende partnere og deres konsulenter skal have et grundigt kendskab til programteorien for at aktiviteterne kan fungere efter hensigten. Erfaringerne viser også, at det er nødvendigt med en fælles opkvalificering og professionalisering af konsulentkorpset, således virksomhederne tilbydes en højtkvalificeret ydelse, uanset hvem i partnerskabet der skal yde den. Denne opkvalificering er dog ikke støtteberettiget og skal holdes udenfor KOMPETENCEFORSYNINGmidt. 2.2 Partnerskabsmøder og lokale partnerskaber Der afholdes i gennemsnit 10 årlige partnerskabsmøder i kredsen af leadpartnere, regionen og den kontraktansvarlige partner. Det er leadpartnerne (VEU-centrenes) opgave at sørge for at beslutninger truffet på disse møder, som er af betydning for de øvrige økonomiske partnere 4, udbredes til disse, således alle partnere har samme vidensniveau om projektets fremdrift og evt. ændringer Lokale partnerskaber Det er forventningen, at der etableres et antal lokale koordinerende partnerskaber. Antalsmæssigt vil det svinge fra et arbejdskraftopland til et andet. Det maksimale antal mulige antal lokale partnerskaber må formodes at være 19, som er antallet af kommuner i Region Midtjylland. Antallet kan også blive lavere, da det må formodes at der vil ske en vis koordination på tværs af kommunegrænser, hvor det er praktisk muligt. Det er vigtigt at understrege, at de lokale partnerskaber sammensættes helt frit ud fra lokale forudsætninger, præferencer og traditioner. I nogle områder har man allerede gjort visse erfaringer med koordinerende samarbejder, mens det andre steder er helt nyt og uprøvet. Antallet kan også forventes at ændre sig fra i løbet af projektperioden, når man først får dannet sig et overblik og erfaringer med modellerne. Nogen steder vil man måske starte med et større antal i håbet om at kunne samle flere partnerskaber sammen til et. Det skal dog her bemærkes, at et af hovedformålene med projektet er samarbejdet mellem de tre politiske systemer og der derfor er en klar forventning om at det lokale partnerskab, hvor det er relevant, inddrager alle tænkelige og mulige (offentlige) partnere. Der indkaldes regelmæssigt til møder i de lokale partnerskaber og alle relevante partnere inddrages. Skal timeforbruget til disse møder refunderes i projektet skal der bl.a. udformes et beslutningsreferat, som dokumentation for de deltagende konsulenters tidsforbrug (- se også afsnit ). Der er udformet en skabelon, som skal anvendes til referatet (- se afsnit 4.5.) 4 Regler for EU-medfinansiering , Erhvervsstyrelsen, udgave af 23. september 2014, side 7

14 Kommunikationsstrategi Projektets programteori skal udbredes til alle partnere. Der udformes derfor en kommunikationsstrategi, som bl.a. indeholder en oversigt over alle økonomiske og ikke-økonomiske partnere og hvordan disse holdes opdaterede om projektets programteori og projektets fremdrift og evt. ændringer. 3 Samlet budget KOMPETENCEFORSYNINGmidt har et samlet budget på 10 mio. kr. hvoraf Region Midtjylland medfinansierer med kr. og EU Socialfonden medfinansierer med kr Der er udformet resultatkontrakter mellem leadpartnerne og Væksthus Midtjylland, hvor sammenhængen mellem ønskede resultater og det givne budget til opnåelse heraf er beskrevet. 4 Dokumentation af resultaterne, herunder div. dokumentationsformer og formkrav. 4.1 Registreringssystem For at ensrette dokumentationen for virksomhedsbesøgene (både det opsøgende arbejde på Akse 4 og sambesøg på Akse 1) og de dertilhørende aktiviteter, har KOMPETENCEFORSYNINGmidt valgt at benytte Virk-midt.dk. Virk-midt.dk er et registreringssystem, hvori man skal registrere en række på forhånd definerede informationer omkring den besøgte virksomhed. Et udsnit af de informationer, der skal indtastes er: Hvilken akse (prioritet) er besøgt lagt på Virksomhedsnavn, CVR-nummer på smv en (under 250 ansatte) Antal medarbejdere på CVR Hvornår er besøget foretaget, og hvor mange timer er der brugt Hvem har udført besøget Hvad er der aftalt/talt om på mødet Det er vigtigt, at man er meget omhyggelig med registreringen i Virk-midt.dk, da det er det primære værktøj, som bruges til en lang række af de effektmålinger og opsamling af resultaterne, der vedrører KOMPETENCEFORSYNINGmidt. Derfor er det vigtigt, at man indtaster de korrekte stamoplysninger samt gør sig umage med den kvalitative beskrivelse af, hvad man har talt om, og hvad konklusionen på virksomhedsbesøget er. Der skal laves en virksomhedsrapport for alle de besøg/virksomheder, der skal medgå i KOMPETENCEFORSYNINGmidt. I forbindelse med besøget kan der uploades forskellige bilag i forbindelse med dokumentationen af den støtteberettigede aktivitet (- se bl.a. 4.6.) 4.2 Timeregistrering Når en medarbejder lægger timer på KOMPETENCEFORSYNINGmidt skal der hver måned føres en timeregistrering. Af denne skal det tydeligt fremgå på hvilke dage der erlagt timer, hvor mange timer der er erlagt, samt en fyldestgørende beskrivelse af arbejdets art. Der findes en skabelon til timeregistrering på projektets hjemmeside Timeregistreringen føres løbende og omhyggeligt på månedsbasis. Det forlanges, at der i umiddelbar nær tilknytning til månedens afslutning dateres og underskrives timeregistreringen af den pågældende medarbejde og dennes overordnede. Der skal være en nøje sammenhæng mellem de antal timer, der er på timeregistreringen og den vedlagte dokumentation. For at udløse refusion for de registrerede timer skal der vedlægges en lønseddel for den pågældende medarbejder for den pågældende måned. 4.3 Mødeprotokoller Mødeprotokoller er et væsentligt redskab til administrationen af et Socialfondsprojekt. Dels skal det bruges når en kursist deltager i undervisning, der er affødt af aktivitet i KOMPETENCEFORSYNINGmidt. På trods af at selve undervisningen er betalt af en anden

15 15 kilde, så kan deltagerens underhold medtages som en finansieringskilde og derfor bør mødeprotokollen føres som om kurset var betalt af EU. Derudover er en mødeprotokol også et godt værktøj, når man som økonomisk partner afholder møder med relevans for KOMPETENCEFORSYNINGmidt Mødeprotokoller i forbindelse med deltagerunderhold For at en økonomisk partner kan medtage deltagerunderhold i projektregnskabet er det afgørende, at man har ført mødeprotokol på forløbet. Dette skal gøres løbende og omhyggeligt. Det er ligeledes afgørende, at mødeprotokollen føres således, at man kan se fremmødet i timer pr. deltager pr. dag. Der findes en skabelon til mødeprotokol på projektets hjemmeside Denne protokol skal med mindre andet aftales med KOMPETENCEFORSYNINGmidt bruges. Husk at der maksimal kan laves mødeprotokol for fire uger ad gangen. Efter konkret vurdering af KOMPETENCEFORSYNINGmidt og Erhvervsstyrelsen vil visse typer af elektronisk protokolføring kunne godkendes som erstatning for den manuelle mødeprotokol. Dette skal altid godkendes inden man påbegynder brugen af en elektronisk mødeprotokol Mødereferat/protokoller i forbindelse med afholdelse af møder Når økonomiske partnere afholder møder med hinanden, skal der føres en mødeprotokol og skal timer, som er medgået til mødet refunderes, skal der også skrives referat. Der findes en skabelon til mødeprotokol på projektets hjemmeside som er udformet særligt til brug i de lokale koordinerende partnerskaber. Denne kan anvendes til andre møder, men formen kan også være et fyldestgørende referat fra mødet med angivelse af tidsforbrug og deltagere se afsnit Deltageradministration For deltageradministration gælder der, at der skal laves en mødeprotokol, hvor underviser og deltagere skal underskrive én gang pr. fire uger. Det er meget vigtigt at huske at få dateret mødeprotokollen, når den underskrives, da den ellers ikke fremstår som accepteret af underviseren og/eller deltageren. Dateringen skal ske i nær tilknytning til afholdelsen. Mødeprotokollen føres således, at der registreres det antal timer, som hver enkelt deltager har været tilstede pr. dag. Se også afsnit Når underholdet samles til indsendelse, så skal der vedlægges en lektionsplan, der udtømmende viser, hvad undervisningsforløbet har indeholdt. Endeligt downloades og udfyldes fra projektets hjemmeside en forsideskabelon til udregningen af underholdet. Eksempel Et hold undervises over en fem ugers periode to hele dage à 7,4 timer og en halv dag pr. uge à 3,5 timer. Her skal der laves to mødeprotokoller, da undervisningen strækker sig længere end fire uger. Der skal påføres det præcise antal timer, hver deltager har været tilstede pr. dag. Hvis en kursist har været til stede alle timer, skal der på hver hele undervisningsdag skrives 7,4 timer og 3,5 timer hvis deltageren har været tilstede alle timer de halve dage. Hvis en deltager er syg eller udebliver, så skal det sættes et s eller et minus. Et kryds eller et flueben kan ikke godkendes som markering af tilstedeværelse. Når den første fire-ugers periode er overstået skal underviseren og deltagerne underskive og datere mødeprotokollen. Der summeres for hver deltager, hvor mange timer, hver enkelt deltager har været tilstede. Der laves en ny protokol gældende for den sidste uge, hvor samme procedure gentages. 4.5 Referater fra møder i de lokale partnerskaber Når der afholdes møder i det lokale partnerskaber, skal der føres referat. Dette kan være et beslutningsreferat eller lignende. Indeholdt i sådan et referat skal naturligvis være en deltagerliste fra mødet. Referatet skal både opfylde kravet om dokumentation for de medarbejdere, der har været tilstede på mødet samt underbygger, at der har været tale om støtteberettigede aktiviteter ved en evt. henvisning til disse (se Kapitel 1).

16 16 Der findes en skabelon til mødereferat/mødeprotokol på som det anbefales at bruge. 4.6 Dokumentation for støtteberettede udgifter Det skal kunne dokumenteres, at de konkrete aktiviteter i projektet er gennemført 5. For hvert bilag partnere indsender, skal der medfølge dokumentation på, at timerne faktisk er afholdt. For afholdte møder er dokumentationen et referat plus en underskrevet timeregistrering og lønseddel (- se 4.2). Alternativt kan et møde dokumenteres med en mødeprotokol, en dagsorden samt i tilfælde, hvor andet ikke er muligt: en kalenderudskrift fra Outlook eller lignende. Særligt med hensyn til aktiviteter vedr. Akse 1, så skal referatet som minimum vedlægges en kopi af den pågældende virksomheds vækststrategi og en underskreven hensigtserklæring fra virksomheden på, at virksomheden har til hensigt at deltage i projektet med det formål at kompetenceudvikle en betydelig del af sine ansatte. Der findes en skabelon til Hensigtserklæring på som skal anvendes. For virksomhedsbesøg på Akse 4 er den eneste dokumentation, der accepteres, en udskreven besøgsrapport fra VirkMidt.dk samt evt. udskreven referat fra et møde, hvor virksomheden har været drøftet Virk-midt.dk skal kunne udskrive en rapport, der indeholder: Virksomhedsnavn, CVR-nummer og P-nummer Antal medarbejdere på P-nummeret Hvornår er besøget foretaget, og hvor mange timer er der brugt Hvem har udført besøget Hvad er der aftalt/talt om på mødet Underskrift på rapporten af den konsulent, der har udført besøget. Der arbejdes på, at Virk-midt.dk skal kunne rumme uploadede referater, vækststrategier og hensigtserklæringer, så alt materiale er samlet et sted. For de administrative timer kan dokumentationen nogle gange være svær at håndtere. Hvis medarbejderen samler dokumentation, kopierer bilag, samler deltagerinformationer eller lignende kan det være svært at dokumentere dette arbejde. Her vil en kalenderudskrift, hvor det fremgår, at man har haft afsat tid i sin kalender, kunne fungere som minimums-dokumentation for denne type af administrative opgaver. Eksempel En medarbejder har lagt 30 arbejdstimer på en måned i projektet. Det drejer sig om 3 virksomhedsbesøg og 5 møder samt forberedelse hertil. For denne måned skal bilagspakken indeholde: - Timesatsberegning med påført bilagsstreng (kontrolspor) - Timeregistrering med korrekt påført timetal, der matcher den dokumentation, der er vedlagt. Medarbejderen selv samt en overordnet skal underskrive og datere timeregistreringen i nær tilknytning til den sidste dag i måneden - Timeregistreringen vedlægges en kopi af lønsedlen for den pågældende måned, således man kan se, at lønudgiften rent faktisk er afholdt og udbetalt. - Der skal i dette eksempel vedlægges 3 virksomhedsrapporter udskrevet fra Virk-midt.dk. Husk datering og underskrift. - Derudover skal der vedlægges 5 referater fra møderne, hvor det tydeligt fremgår at mødet har projektrelevans for KOMPETENCEFORSYNINGmidt. - Endelig skal det fremgå, hvornår der er lagt timer til forberedelse af virksomhedsbesøgene og møderne. 5 Regler for EU-medfinansiering , Erhvervsstyrelsen, udgave af 23. september 2014, side 46

17 17 5 Refusion af støtteberettigede udgifter og medfinansiering 5.1 Støtteberettigede udgifter Alle udgifter, der medtages i projektregnskabet skal være støtteberettigede. Det gælder både de udgifter, der ikke er medfinansiering og de udgifter der er medfinansiering. En støtteberettet udgift er en udgift der er opstået som en konsekvens af en økonomisk partners involvering i KOMPETENCEFORSYNINGmidt. Derfor skal man altid tænke over, om dokumentationen på rimeligvis afspejler, at der er tale om en udgift, der er opstået som en konsekvens af deltagelsen i KOMPETENCEFORSYNINGmidt. For udgifter der er en del af KOMPETENCEFORSYNINGmidt gælder det, at disse skal være angivet som kostpriser. Det vil sige, at der skal laves en udregning af lønudgifter på baggrund af lænseddel, således at man kan henføre den arbejdsgiverbetalte udgift Medfinansiering Det gælder for projektet, KOMPETENCEFORSYNINGmidt, at der skal erlægges medfinansiering på 50 % af de samlede udgifter, der indleveres til KOMPETENCEFORSYNINGmidt. Det betyder, at man skal beregne den samlede værdi af de indsendte bilag inklusiv tillægget til indirekte udgifter og heraf skal halvdelen markeres som medfinansiering med mindre andet aftales. 5.3 Indirekte udgifter Indirekte udgifter er under KOMPETENCEFORSYNINGmidt et udokumenteret tillæg, der ydes til dækning af visse typer af udgifter, som økonomiske partnere i projektet har i forbindelse med projektet. Indirekte udgifter er eksempelvis husleje, telefon, transport, kost og evt. logi samt ikke-refundérbar moms 7. Det gælder for denne typer af udgifter, at de, som den eneste type af udgifter i projektet, er udokumenterede. Vi anbefaler dog stadig, at økonomiske partnere arkiverer bilag med indirekte udgifter på lige fod med direkte udgifter i projektet, men dokumentationen indsendes ikke. I KOMPETENCEFORSYNINGmidt gælder det, at der automatisk tillægges en fast sats (se evt. Kapitel 3) på hvert bilag på konto 20 (Projektarbejde) og 40 (Ekstern konsulent bistand). Dette tillæg kommer på alle bilag på de nævnte konti uanset om der er en tilknyttet indirekte udgift eller ej. Tillægget til indirekte udgifter skal medfinansieres på lige fod med direkte udgifter. Bemærk, at der ikke er tillæg til indirekte udgifter i forbindelse med deltagerunderhold (120). 5.4 Kontering af udgifter Det er vigtigt, at man konterer udgifter i projektet korrekt. I KOMPETENCEFORSYNINGmidt kan der konteres udgifter på konto: 20 (Projektarbejde, faktisk løn) 40 (Ekstern konsulentbistand) 50 (Revision) 120 (Deltagerunderhold, standardsats) Konto 50 (Revision) er forbeholdt den kontraktansvarlige partner (Væksthus Midtjylland), da udgifter i forbindelse med revision af projektregnskab afholdes af Væksthus Midtjylland. Se også Kapitel 10. Når en økonomisk partner afleverer bilag skal det fremgå, hvilke(n) konto det pågældende bilag skal konteres på (20, 40 eller 120). Det er vigtigt, at denne kontering foretages hos den økonomiske partner, der afholder udgiften. 5.5 Udbetaling På baggrund af de modtagne støtteberettigede udgifter fra partnerne indsender KOMPETENCEFORSYNINGmidt projektregnskab to gange årligt. Indsendelse sker 21. marts og 21. september. Herefter bliver projektregnskabet revideret. Erhvervsstyrelsen har for programperioden valgt, at det er revisionsfirmaet Deloitte, der skal revidere socialfondsprojekter. 6 Regler for EU-medfinansiering , Erhvervsstyrelsen, udgave af 23. september 2014, side 31 7 Regler for EU-medfinansiering , Erhvervsstyrelsen, udgave af 23. september 2014, side 38

18 18 Når projektregnskabet er revideret, så videresendes dette fra revisionen til Erhvervsstyrelsen, der så laver den endelig godkendelse af projektregnskabet. Efter endt sagsbehandling hos Erhvervsstyrelsen modtager KOMPETENCEFORSYNINGmidts sekretariat et udbetalingsbrev fra Erhvervsstyrelsen, hvor eventuelle underkendte udgifter fremgår. Herefter udregner KOMPETENCEFORSYNINGmidts sekretariat udbetalinger til de tre leadpartnere, der står for den videre udbetaling til den resterende partnerskabskreds efter nærmere aftale her. Der kan ikke gives en deadline for, hvornår man modtager en udbetaling fra projektet, da det afhænger af sagsbehandlingstiden hos både revisor og Erhvervsstyrelsen. 6 Statusrapporter både økonomisk status og indholdsmæssigt status I forbindelse med hvert halvårsregnskab, skal der afleveres en statusrapport fra hver lead-partner. Statusrapport skal indeholde to hovedelementer: 6.1 Statusrapport indholdsmæssig status Denne del af statusrapporten skal indeholde en beskrivelse af de aktiviteter, der er gennemført i regnskabsperioden. Beskrivelsen skal være fyldestgørende for, hvad indholdet i aktiviteterne har været. Dette gælder for hver regnskabsperiode, og derfor skal en eventuel fortsat aktivitet også beskrives fyldestgørende. Der skal relateres til de mål, som er fastsat i resultatkontrakten og hvor langt man er med at opnå de stillede resultatkrav for den pågældende periode og for resultatkontrakten i alt. Derudover skal der i hver indholdsmæssig statusrapport være mindst en case, der er beskrevet med en højere detaljegrad. Disse cases vil danne grundlag for afrapporteringen til Erhvervsstyrelsen, og vil give både Regionen og Erhvervsstyrelsen kød og blod på hvad midlerne anvendes til. Det er generelt meget vigtigt, at man som lead-partner løbende har fokus på at få beskrevet de gode historier fra projektet samt løbende beskriver øvrige erfaringer - positive som negative. Der er ikke et formkrav til den indholdsmæssige status og der findes derfor ikke en skabelon, men Væksthusets sekretariat vil gerne modtage en word-fil med den indholdsmæssige status. 6.2 Statusrapport økonomisk status Sammen med den indholdsmæssige status skal der afleveres en økonomisk status. Den økonomiske status skal beskrive fremdriften af projektet på den økonomiske side. Der relateres til den budgetmæssige periodisering og der konkluderes på opnåelsen af disse periodiserede mål samt for resultatkontrakten i alt. Den økonomiske del af statusrapporten skal have både en status på den aktuelle periode og desuden på en akkumuleret status. Der skal være balance i regnskabet periodevis, således at hver lead-partner leverer et perioderegnskab, der balancerer ved hver regnskabsaflæggelse. Der er på hjemmesiden en skabelon i Excel-format, der skal anvendes til den økonomiske statusrapport og fremdriften i resultatkravene. 7 Statsstøtteproblematik Statsstøtte omfatter alle former for offentlig støtte, der gives til en eller flere virksomheder. Statsstøtte giver den modtagende virksomhed en økonomisk fordel frem for andre virksomheder, som ikke modtager støtte. Der er kun tale om statsstøtte, når offentlige midler anvendes til kommercielle aktiviteter. Akse 1: Da der kan optræde statsstøtte i projektet, er det aftalt med Erhvervsstyrelsen, at alle deltagende virksomheder udfylder den såkaldte de minimis-erklæring. Statsstøtteproblematikken gælder i særlig grad for de virksomheder i dette projekt, som modtager skræddersyede kompetenceudviklingstilbud, men alle virksomheder underskriver en erklæring om, at den ikke har modtaget mere end EUR i de minimis-støtte inden for en periode af tre år. Skulle virksomheden selv finansierer en del kursusudgiften, er det ikke hele kursusudgiften, der er statsstøtte, men kun forskellen mellem det kurset koster og det virksomheden selv bidrager med (nettoudgiften).

19 19 Den treårige periode løber over tre regnskabsår fra det tidspunkt, hvor støttemodtageren opnår ret til at modtage støtten - dvs. beslutning om at tildele støtte, og ikke på det tidspunkt, støttemodtageren faktisk modtager støtten. Støtten kan have form af betaling af beløb til virksomheden eller form af gratis ydelse. Den relevante treårsperiode er glidende i den forstand, at man, hver gang der ydes ny de minimis-støtte, skal fastsætte den samlede de minimis-støtte, der er ydet i det indeværende og de to foregående regnskabsår. Der underskrives også en SMV-erklæring, således der ikke er tvivl om virksomhedens status. Begge erklæringer findes på projektets hjemmeside. Eksempel En virksomhed har behov for et skræddersyet kursus til en betydelig del af sine medarbejdere, og da omkostningen betales (fuldt ud) af projektet, så vil hele beløbet være at betragte som omfattet af statsstøttereglerne. Kursusprisen er at betragte som statsstøtten og skal fremgå af de minimis erklæringen. Hvis det skræddersyede kursus f.eks. koster kr for, så vil det svare til ca EUR i statsstøtte ved en kurs på kr. 7,50. Drejer det sig om deltagelse på et hold med 100 kursister, hvor kun de 50 er medarbejdere på virksomheden, så udregnes statsstøtten som en pris pr. kursist gange antal medarbejdere: (75.000/100) * 50 medarbejdere = kr. svarende til ca EUR. Akse 4: Der er ikke statsstøtte i Akse 4-projektet, men vær opmærksom på om der kan være statsstøtteproblemer med denne virksomhed. Man kan teste, om der er tale om statsstøtteproblemer ved at løbe gennem nedenstående: Såfremt der kan svares ja til et eller flere af nedenstående spørgsmål, er der tale om statsstøtte: 1. Er der tale om en økonomisk aktør, der deltager på et marked? Er der eksempelvis tale om en enkelt virksomhed? 2. Ydes støtten af offentlige midler? 3. Indrømmes virksomheden en fordel, dvs. modtager virksomheden midler, som andre virksomheder i en lignende situation, ikke modtager? 4. Ydes støtten selektiv, dvs. der er ikke tale om et generelt tilskud, der ydes alle virksomheder? 5. Fordrejer eller truer støtten med at fordreje konkurrencevilkårene? Karakteristika for uddannelsesaktiviteter inden for området, hvor der kan være tale om statsstøtteelementer: En uddannelsesindsats, der direkte involverer og er målrettet virksomheden (virksomhedstilpassede uddannelsesaktiviteter) En uddannelsesindsats, hvor indsatsen har værdi for virksomheden, hvori deltagerne er ansat En uddannelsesindsats, hvor indsatsen styrker medarbejdernes generelle kvalifikationer, som dygtiggør medarbejderne til også at varetage jobfunktioner i andre virksomheder end den virksomhed, hvor medarbejderen aktuelt er beskæftiget 8 Diverse erklæringer I dette afsnit gennemgås de erklæringer, der skal afleveres inden en partner kan indtræde i partnerskabet. Ligeledes gennemgås de skemaer og erklæringer, som enkeltpersoner skal aflevere ved indtrædelse i partnerskabet. En nærmere definition af hvem der kan være partnere i KOMPETENCEFORSYNINGmidt findes i Kapitel 2. Alle erklæringer findes som skabeloner på Partnerskabserklæring For at en institution/organisation/skole kan indtræde i partnerskabet er der først og fremmest udfyldes en partnerskabserklæring. Partnerskabserklæringen indeholder en standardtekst, hvor man skriver under på, at man er bekendt med projektets formål og

20 20 vilkår. Udfyldelse og indsendelse af erklæringen er en forudsætning for at være økonomisk partner i projektet. (Se Kapitel 2 for hvem der er mulige partnere i projektet). 8.2 Erklæring om hæftelse Sammen med partnerskabserklæringen skal den økonomiske partner aflevere en erklæring om hæftelse i forbindelse med tilbagesøgning, når de indtræder i partnerskabet. På denne erklæring skal den økonomiske skrive under på, at skulle projektet bliver mødt med krav om tilbagebetaling af støtte, så rettes disse krav direkte videre til den konkrete økonomiske partner, der så hæfter for tilbagebetalingen. Ligeledes skriver den økonomiske partner under på, at der skal fremskaffes påkrævet dokumentation, hvis en revisor kræver dette. Udfyldelse og indsendelse af erklæringen er en forudsætning for at være økonomisk partner i projektet. 8.3 Persondatalov Når en medarbejder hos en økonomisk partner har en aktiv rolle i projektet, så skal denne medarbejder ved første aktivitet i projektet indsende en samtykkeerklæring til behandling om personoplysninger. Her skriver den pågældende medarbejder under på, at projektet må indsamle og behandle medarbejderens personoplysninger. På erklæringen kan man også læse, hvilke rettigheder Persondataloven giver. Udfyldelse og indsendelse af erklæringen er en forudsætning for at medarbejderen kan få bogført og refunderet timer på projektet. 8.4 Underskriftblad I dette projekt udfyldes persondataloven med CPR-nummer, navn med blokbogstaver (eller maskinskrift, således man i projektet altid kan identificere underskriften), ansættelsessted samt underskrift. Således indeholder persondataloven alle de formalia, der skal være på medarbejderniveau, og et særskilt underskriftsblad (som tidligere) er derfor ikke nødvendigt. 8.5 Konteringsvejledning Hver økonomisk partner skal ved indtrædelse i partnerskabet aflevere en konteringsvejledning, der indeholder en liste over de posteringsområder i deres økonomisystem, hvor udgifter bogført på KOMPETENCEFORSYNINGmidt. Disse posteringsområder skal være særskilte, således at de udelukkende indeholder de udgifter, der er opstået i forbindelse med aktiviteter på KOMPETENCEFORSYNINGmidt. Hvis en skole/organisation er økonomisk partner på begge KOMPETENCEFORSYNINGmidts prioritetsakser (SFM og SFM ) skal der leveres to konteringsvejledninger, da dette er to sætskilte projekter. Ligeledes skal der oprettes to separate posteringsområder i økonomisystemet. 9 Anvendelse af eksterne konsulenter og markedsafsøgning Tanken, med partnerskabet er, at partnerne skal bruge hinanden og de kompetencer, der er i partnerskabet. Når en økonomisk partner er nødt til at hyre en ekstern konsulent til at udføre en konkret opgave, der ikke kan løses i partnerskabet, så er der en række fokusområder partneren, skal være særlig opmærksom på. Dermed også sagt, at partneren skal tydeliggøre, at den eksterne konsulent skaber den nødvendige merværdi, og dermed er nødvendig for at kunne sikre fremdrift i projektet. Partneren skal kontakte operatøren (VHM), inden der indgås en aftale med en ekstern leverandør, for at sikre at brugen af en bestemt ekstern ydelse ikke bør i et offentligt udbud, men partneren er til enhver til selv ansvarlig for at tilbudsloven overholdes og en egentlig markedsafsøgning finder sted for indkøb over kr. For køb under kr kan en skabelon til dokumentation af sparsommelighed anvendes. Findes på projektets hjemmeside Der skal altid, uanset beløbsstørrelse, udvises sparsommelighed samt laves en markedsafsøgning, og udbudsloven skal overholdes. Dette gøres ved at følge nedenstående køreplan: Opgaven skal beskrives, og der skal udformes et tilbudsmateriale. Der skal gøres overvejelser om opgavens omfang både økonomisk og tidsmæssigt. Er det en opgave, der fortløbende skal løses, skal der være øget fokus på omfanget af den samlede udgift til konsulenten.