KONTOR & IT. »Schhh! jeg sidder i møde« VIDEOKONFERENCE HITTER STORRUMSKONTORET UNDER LUP. Læs ErhvervKarriere. Vend magasinet

Transkript

1 SØNDAG DEN 3. APRIL 2011 KONTOR & IT»Schhh! VIDEOKONFERENCE HITTER Teknikken sparer tid og penge jeg sidder i møde«it-chef Søren Sivebæk fra Top-Toy holder møde med medarbejderne hvor som helst. Det kræver blot en ordentlig netforbindelse STORRUMSKONTORET UNDER LUP Bliver man dummere af at arbejde i et storrumskontor? Læs ErhvervKarriere Vend magasinet

2 2 NOTER > Videomøder giver plusser på bundlinjen Danske virksomheder kan spare fire mia. kr. om året ved at holde videomøder. Det anslog IT- og Telestyrelsen i en rapport fra februar Sammen med DI ITEK har IT- og Telestyrelsen udviklet en beregner, der med få indtastninger kan fortælle dig, hvor meget tid, COÐ og penge din virksomhed vil kunne spare ved at holde videomøder. Læs mere om beregneren og prøv den selv på: itst.dk/groenit/videomoeder/beregn-oekonomi-og-co 2 -reduktion/beregn-besparelser Danmark hitter på nettet Den danske internetindustri omsatte for 96 mia. kr. i eller cirka 5,8 procent af vores BNP. Det placerer Danmark i top tre over de mest internetdrevne lande i Europa, kun overgået af England (7,2 pct. af BNP) og Sverige (6,6 pct. af BNP). Internettet udgør nu en større del af BNP end andre traditionelle sektorer som transport (5 pct. af BNP) eller byggeri (4 pct.). Tallene stammer fra rapporten Danmark Online Hvordan internettet forvandler den danske økonomi, som BCG har udarbejdet for Google. Syv millioner downloads på ét døgn Den nyeste udgave af Mozilla s populære browser, Firefox 4, fik en flyvende start, da den blev downloadet mere end syv millioner gange det første døgn og oversteg dermed let Microsofts pendant, Internet Explorer 9, som kun blev hentet 2,9 millioner gange i dens første døgn. Firefox 4 tilbyder ifølge Mozilla seks gange hurtigere afvikling af java-indhold, en helt ny brugerflade og synkronisering af bogmærker og søgehistorik til din mobile enhed. Mozilla har lavet en sjov direkte opdatering af Firefox 4 popularitet, hvor alle downloads vises i real-tid som små prikker på et verdenskort. Det kan du se på Pc får bank af tablets Siden tablets for alvor er kommet på markedet, er salget af bærbare computere faldet markant. I USA har man set en nedgang i salget af bærbare computere allerede fra ipad en offentliggørelse i januar Rutsjeturen fortsatte, da ipad en kom i butikkerne, med en foreløbig kulmination i august 2010, da man oplevede en negativ vækst på minus fire pct. Kontor & it Udgiver: Morgenavisen Jyllands-Posten Ansvarshavende chefredaktør: Jørn Mikkelsen Produktion: Datagraf Forsidefoto: Lars Bech Kontakt: specialmagasiner@jp.dk Annoncesalg: Henrik Rosenløwe Foto: Shutterstock Videokonferencer boomer Selvom videokonference har eksisteret i mange år, er det først inden for den seneste tid, at virksomhederne har fået øjnene op for potentialet med teknologien. JULIE LØNDAHL PETERSEN Fremtiden ser lys ud for videokonferencer. Det vurderer Analysevirksomheden IDC i en rapport om udviklingen på området. IDC forudser, at videokonference i fremtiden vil være virksomhedernes fortrukne mødeform, og at der vil komme en stigning i omsætningen af videokonferenceudstyr på 36 procent frem til De danske virksomheder, som har specialiseret sig i videokonferenceudstyr og -installation, mærker den øgede interesse.»vi har oplevet en stor efterspørgsel på videokonference, og det har betydet, at vores firma har haft en vækst på 60 pct. fra 2009 til 2010,«siger sælger Lars Knudstrup Jensen fra AV Fusion A/S, som blandt andet har flere ministerier på kundelisten. Også virksomheden Atea, der markedsfører sig som specialister i it-infrastruktur, mærker den stigende interesse for videokonferencens muligheder.»videokonference er i virkelig fremdrift. Det har egentlig været her i rigtig mange år, men det er inden for det seneste år, at der virkelig er kommet turbo på videoløsninger. Og det er alt fra den simple løsning, hvor du har det på computeren med et lille webcam og op til store konferencelokaleløsninger. Der sker rigtig meget på den front,«siger Torben K. Sørensen, marketingchef hos Atea. Alle brancher Det er ofte virksomheder med flere afdelinger, som ønsker videokonferenceudstyret, da det letter kommunikationen i virksomheden og sparer rejsetid og omkostninger.»tidligere ville folk have videokonferencer med folk i udlandet, men i dag oplever vi i lang større grad, at folk også bruger det inden for landets grænser. Det er ofte virksomheder med flere afdelinger og også med kortere afstand mellem afdelingerne, som bruger det, for man sparer gerne tiden og udgifterne på en tur på bare 100 km. Hvad, de laver, er ikke så afgørende,«siger Henrik Mikkelsen, salgskonsulent og partner hos AV Center, der laver videokonferenceløsninger. Fremgangen skyldes ifølge IDC s rapport tre ting. Nemlig at teknologien er så udviklet, at man opnår en tilfredsstillende billedkvalitet, at bredbåndsforbindelserne i dag er hurtige nok til at trække videokonferencerne, og endelig at systemerne kan arbejde sammen på tværs af mærke og fabrikat. SØNDAG DEN 3. APRIL 2011

3 cube-design.dk - nærmeste forhandler oplyses på tlf

4 4 Bærbar videokonference Søren Sivebæk sidder i møde med sine medarbejdere på Hotel Hilton i København. Foto: Lars Bech Man er ikke længere bundet til kontoret, når man skal have videomøde. Man kan koble sig på uanset, hvor man er i verden og være med på samme vilkår som hjemme i videokonferencelokalet. JULIE LØNDAHL PETERSEN Søren Sivebæk skal til møde. Han sidder på sit hotelværelse langt fra kontor og kollegaer. Han åbner sin bærbare computer, sætter sit webcam til, og efter få tryk dukker hans kollegaer op på skærmen. Mødet er i gang. Søren Sivebæk er it-chef i legetøjsimportøren Top-Toy, hvor han har 21 medarbejdere fordelt på to lokationer i Danmark og en i Hong Kong. Derfor har han tit behov for at bruge videokonference. Mange medarbejdere har installeret videokonferencesoftware i deres bærbare computere og har et webcam, så de kan deltage i et videomøde fra deres skrivebord, hjemmekontoret eller lufthavnen. Netop videokonference på rejsen har Søren Sivebæk stor glæde af:»der er en stor fleksibilitet, i at jeg kan være på, lige når jeg har behov for det. Så er jeg ikke tvunget til at sige nej til et møde, fordi jeg er på rejse og nøjes med at læse referatet, men jeg har muligheden for at være med på fuldstændige samme vilkår, som hvis jeg sad på kontoret. Så det er fleksibiliteten, som er den største fordel,«siger Søren Sivebæk, som deltager i videomøder uden for kontoret cirka tre til fire gange om måneden. WIFI er vigtigt Når Søren Sivebæk holder videomøder på rejsen, er det oftest fra hotellet eller lufthavnen. Her er der mulighed for at komme på et trådløst netværk, som har den nødvendige båndbredde for at opnå en god kvalitet:»hvis man bliver nødt til at gå på via mobilt bredbånd, og dækningen ikke er, som den skal være, går det ud over kvaliteten. Konferencesoftwaren er lavet sådan, at talen altid går igennem, men billedet bliver forringet ved dårlig forbindelse. Så jeg forsøger så vidt muligt at gå på via WIFI, men hvis det virkelig ikke er muligt, bruger jeg mobilt bredbånd,«siger Søren Sivebæk. SØNDAG DEN 3. APRIL 2011 Interaktive Top-Toy Top-Toy anvender systemet Movi 4. Hver pc har en client, som er softwaren, og et HD-webcam sluttet til via usb. Fra deres pc kan de koble op til mødelokalet på kontorerne, til hinanden eller til et virtuelt mødelokale hos Atea, som er leverandør af videokonferenceudstyret til Top-Toy. I det virtuelle mødelokale kan der være et ubegrænset antal mødedeltagere, mens det til et interaktivt møde højst anbefales at være seks til otte forskellige lokationer, som kobler sammen. Fortsættes > Foto: Lars Bech

5 RH Extend Designed for human performance A Brand of Scandinavian Business Seating Åbningstilbud kr ,00 Vejl. pris kr ,00 Priser er ekskl. moms. Vines Erhvervsmøbler A/S: - Design - Kvalitet - Ergonomi - Funktionalitet - Indretning Katkjærvej Skive Katkjærvej. T: F: 9751 Skive T: mail@vines.dk F: Yderligere inspiration se

6 6 NOTER > Tolk på video Nu kan virksomheder få tolk via videokonference. Det betyder, at man som virksomhed sparer transportudgifter for tolken, men får alle fordelene af den personlige tilstedeværelse. Der tilbydes tolkning inden for stort set alle sprog. Ordningen er blevet testet via pilotprojekter, hvor sygehuse og praktiserende læger har brugt videokonference til tolkning. > Videokonference på farten kunne give anledning til stress, men Søren Sivebæk ser ikke mobiliteten som en ulempe. Foto: Lars Bech Letvægt er en fordel Søren Sivebæks videomøder foregår via hans bærbare computer, men som tablets vinder mere og mere frem, er det noget, han overvejer:»en ipad 2 ville helt klart være et interessant alternativ, så man ikke altid behøver at have den store bærbare med, siger it-chefen og fortsætter:»det kræver selvfølgelig bare, at der bliver lavet software til den, så man kan koble sig på systemet på kontoret. Det er fleksibiliteten, som er den største fordel«søren Sivebæk IT CHEF Krise øger lønforskel De seneste år har kvinderne i HK-regi hevet større lønforhøjelser hjem end mændene, og dette har påvirket, at lønforskellen langsomt er blevet mindre. Finanskrisen har dog betydet, at lønforhøjelserne er blevet mindre, og det har bevirket, at forskellen mellem mænd og kvinders lønstigninger også er blevet mindre. Derved indhenter kvinderne ikke længere mændenes løn. I 2009 tjente mænd i gennemsnit 13,2 pct. mere end kvinderne. I 2010 var forskellen steget til 14,2 pct. Altid tilgængelig Med mulighed for videomøder, når man er ude af huset, øges ens tilgængelighed. Man har altid mulighed for at være med i et møde og kan presse det ind i ventetiden i lufthavnen, mellem møderne i udlandet, eller når man er derhjemme. Dette kunne give anledning til stress og en følelse af at være på hele tiden. Men dette ser Søren Sivebæk ikke som en ulempe:»jeg synes ikke, at det er noget problem. Jeg kan stadig sige fra og sige, at jeg ikke har tid til et møde. Faktisk synes jeg, at det at man har fleksibiliteten og muligheden for at komme på, når der er behov for det, giver en elastik i den anden ende. Hvis man en dag har behov for at køre fra kontoret klokken 14, fordi man skal hente børn eller skal til skoleafslutning, så kan man være hjemme klokken 15 og stadig deltage i et møde, selvom man blev nødt til at tage fra kontoret tidligt. Så jeg synes, at fleksibiliteten helt klart opvejer ulempen ved, at man altid kan være på,«siger Søren Sivebæk. Tabletfremtiden Atea står snart klar med softwaren til tabletcomputere, som for eksempel ipad 2 og Samsung Galaxy Tab, så man blot kan tage den lille tablet under armen, når man skal have videomøde på farten. Atea venter blot på grønt lys fra Apple og Android. Foto: Shutterstock Nyt projekt skal undersøge kontorluften Nyt projekt skal indsamle ny viden om indeklimaet i kontorer. Det skal undersøges, hvordan de kemiske stoffer, støv og mikroorganismer fra inventar, kopimaskiner og computere påvirker vores helbred, og hvordan virksomhederne kan måle og kontrollere luftkvaliteten. I alt 13 europæiske forskningsinstitutioner, herunder forskere fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA), er med i det treårige projekt, der er støttet af EU. SØNDAG DEN 3. APRIL 2011

7 pure simplicity RBM 500 serien RBM 500 er en meget fleksibel kontorstol, som passer godt ind i forskellige kontormiljøer, hvor brugerne er mange og forskellige. RBM 500 er en arbejdsstol med bløde former, som giver en behagelig og komfortabel siddeoplevelse. Stolen er ergonomisk udformet for at opnå den bedste siddekomfort. Du indstiller let din favoritposition. A Brand of Scandinavian Business Seating

8 8 Lemvigh-Müller info Foto: Morten Jacob Houring > medarbejdere på 28 lokationer. > De fem største lokationer har videokonference udstyr (Herlev, Slagelse, Odense, Kolding, Randers). > Det er tre år, siden Lemvigh Müller begyndte at bruge videokonferenceudstyr mellem lokalerne i Kolding og hovedkontoret i København. > I alt otte sæt videokonferenceudstyr bestående af kamera, mikrofon og fladskærm. > Videokonferencedeltagere kan også bruge deres egen pc via et stykke software og et webkamera. > Alene i første kvartal af 2011 har firmaet holdt mere end 80 interne møder på video, med en varighed på omkring en time i gennemsnit. > I e-businessafdelingen alene sparer man turer mellem Kolding og Herlev hvert år (450 km i bil + broafgift + fem timers spildtid). FORNEMMELSEN AF AT SIDDE SAMMEN For grossistvirksomheden Lemvigh-Müller er videokonference en vigtig del af hverdagen. Teamchef Bent Werner Laursen har medarbejdere fordelt på flere kontorer i Danmark og holder videokonference ofte, for det er en hurtig måde at samle teamet på og skabe fællesskab. MORTEN JACOB HOURING På Lemvigh-Müllers kontor i Kolding skal Bent Werner Laursen til at holde et møde med folk fra sit eget kontor og nogle kollegaer fra udviklingsteamet, der sidder i Herlev. Teamchefen bruger ikke mere end fem minutter på at gøre udstyret klar, og inden der er hældt kaffe i kopperne, dukker de sjællandske udviklere frem på skærmen.»når vi sidder på flere lokationer og skal snakke sammen, skal vi ikke flytte en masse folk for en times møde. Det er helt oplagt, at man slipper for det,«forklarer Bent Werner Laursen, teamchef for Lemvigh-Müllers e-business afdeling. Det er tydeligt, at det er rutine for Bent Werner Laursen og hans team at holde videokonference. De hilser hurtigt på hinanden, hyggesnakker lidt, mens det rigtige dokument bliver fundet frem på computeren i Herlev. Hvis man lukkede øjnene, ville man tro, at de alle sad i samme lokale. Tidsforbruget er måske den største fordel ved videokonference, i hvert fald hvis man ser på teamets erfaringer. Tidligere kunne de enten bruge en hel dag på at rejse eller klare mødet over telefonen. Men med videosignalet kan alle se kollegaernes reaktioner, fingeren der bliver rakt op, det rynkede øjenbryn og alle de andre signaler, vi kender fra almindelige møder.»det er nemmere, for man har mere direkte interaktion, så man får bedre fornemmelsen af at sidde over for hinanden. Det er en lidt mere fri interaktion, hvor der er plads til lidt humor og sådan, som kan være meget svært at have i en telefon. Her får man bedre en fornemmelse af, at man er sammen om tingene,«siger han. På mødet er teamet ikke hele tiden enige. Men misforståelserne bliver hurtigt ryddet af vejen, og der er plads til smil og latter undervejs. Næsten som et almindeligt møde Faktisk ser Bent Werner Laursen ikke den store forskel på at arrangere en videokonference og et almindeligt møde.»selvfølgelig skal man være opmærksom på, at der kan være lidt forsinkelse på signalet og den slags. Mikrofonen, der ligger på bordet, samler alting op, så man skal ikke sidde og snakke i baggrunden. Men ellers er der virkelig ikke den store forskel,«siger teamchefen, der selv mener at have deltaget i videomøder gennem tiden. Og det med teknikken skal ikke afskrække folk fra at bruge videokonference:»det er noget, som alle kan lære. Der kan godt være nogen, der er lidt teknologiforskrækkede, men når de først har set det et par gange, så plejer det at gå,«siger Bent Werner Laursen. Skulle det gå helt galt, så har Lemvigh-Müllers kontorer i Herlev og Kolding mere end et mødelokale med videoudstyr, så man altid vil kunne flytte. Dagens møde er overstået på tre kvarter, selvom der var sat halvanden time af til det. Bent Werner Laursen skal lige vende nogle ting med udviklingschefen i Herlev, så mens de bliver siddende, vender resten af teamet tilbage til deres almindelige arbejde. Uden rejsetid. Foto: Morten Jacob Houring Foto: Morten Jacob Houring Medarbejder voxpop Mitchell Tait, e-business konsulent:»video konference er mere praktisk for os. Nu kan vi hurtigt stikke hovederne sammen, hvis der opstår et eller andet. Så kan det gøres mere spontant, hvor almindelige møder skal planlægges i forvejen. Vi har tidligere også holdt telefonkonferencer, men der ender det med, at alle sidder og glor ned på telefonen. Det hele bliver lidt mere levende, når man kan se hinanden.«kaj Jørgensen, e-business konsulent:»hvis vi skal holde et møde på tre timer, kommer det nemt til at tage hele dagen, hvis vi skal rejse til Sjælland på grund af rejsetiden. Nu tager det kun tre timer. Til almindelige møder kommer man også hurtigt til at samle en masse emner sammen, fordi man ikke mødes så tit. Så møderne bliver alt for lange. Nu kan vi holde flere møder, med mindre dagsordener, og det gør det hele lidt mere effektivt.«

9 Business bærbare fra Kr , ,- (Pris inkl. moms 2.498,75) Se mere på vores shop: HP BUSINESS MINI TOWER MED TFT SKÆRM HP 500B MT Intel Celeron E GHz 2 GB RAM 320 GB Harddisk DVD/RW Gigabit Ethernet Windows 7 Pro 64-bit Incl. HP 22 TFT Wide Display 1 års Garanti Kr ,- (Pris inkl. moms 3.375,75) HP ELITEBOOK 8540W Intel Core I GHz 4 GB RAM 320 GB Harddisk DVDRW Wireless Gigabit Ethernet Bluetooth Fingerprint Webcam NVIDIA Quadro FX 880M 1 GB 15.6 TFT HD+ (1600x900) Windows 7 Pro 64-bit 3 års Garanti, (HP Renew) (Pris inkl. moms 9.998,75) HP-Renew er primært HP-overskudsproduktion eller returnerede ordrer. Fuld HP garanti, service. HP PROLIANT ML350G6 TOWER SERVER Intel E5620 Xeon Quad Core 2.4 GHz 12 GB RAM 2 x 300GB 10K 2.5 Harddisk DVD Smart Array P410i 512MB 2 x Gigabit Ethernet 2 x 750W Redundante strømforsyninger 3 års Onsite garanti næste dag Kr ,- (Pris inkl. moms ,75) HP Compaq Elite 8100 SFF Intel Core I GHz 4 GB RAM 500 GB Harddisk DVDRW Gigabit NIC Windows 7 Pro 64-Bit 3 års Onsite Garanti (HP-Renew) Kr ,- (Pris inkl. moms 4.998,75) Alle priser er excl. moms og levering. Tilbudet er gældende indtil den 8. april eller så længe lager haves. Der tages forbehold for skrivefejl. værd at vide om Commerze IT A/S Hos Commerze-IT har vi 22 års erfaring i at sikre vores kunder den bedste løsning til den bedste pris. Vi vil ikke kun være din fortrukne IT leverandør, men også en samarbejdspartner, som kan tilføre jeres virksomhed en række ekstra værdier. Commerze-IT A/S Søholmvej 29A 8260 Viby J Telefon

10 SKYPE VINDER Den engelsk teknologiblog VOIPsol.com har kigget nærmere på det store udbud af gratis programmer til videokonferencen og har kåret det dansksvensk udviklede program Skype til det bedste. Her er top seks på deres liste: Videokonference er: Miljørigtig Man sparer på CO2 en, når man ikke hopper i bilen, toget, flyet for at komme til møde. Tidsbesparende Ingen spild af tid på transport. Rejseudgiftsneutral Der er ingen rejseudgifter, når mødet foregår på ens eget kontor. God kommunikation Man kan se ansigtsudtryk, kropssprog og glimt i øjet på mødedeltagere og derved får en mere personlig kommunikation. Hurtig kommunikation Man kan hurtigt få et personligt møde. Billig kommunikation Der kommer ikke en ekstraregning på udenlands telefoni, fordi halvdelen af mødedeltagerne sidder i Kina.

11 KONTOR & IT 11 I VIDEOPROGRAMTEST Skype tilbyder IP telefoni, chat og en til en videokonference. Mod betaling kan man lave videokonference med op til fem personer på en gang. Skype virker imellem både Windows,- Mac- og Linux computere og virker også sammen med smartphones. Skype er udbredt over hele verden og har millioner brugere registreret. oovoo virker på både Mac OS X og Windows og giver mulighed for videokonference med op til to personer og mod betaling op til seks personer. En smart feature er, at du kan lægge en videobesked, hvis din kontakt ikke er online. Samtidig giver oovoo mulighed for IP telefoni, chat og fildeling mellem to brugere. SightSpeed virker både til Windows, Mac OS X og til Linux og giver entil-en videokonference i den gratis version. Mod månedlige betaling kan man være op til fire personer. PalBee er udelukkende webbaseret og kræver ingen download, man skal blot oprette en konto hos dem. Det betyder, at man kan benytte en hvilken som helst computer med webcam og internetadgang. PalBee tilbyder videokonference med op til seks personer men har en tidsbegrænsning på en time pr. konference. Programmet giver mulighed for at optage videokonferencen, så den kan deles med andre. Wengomeeting er udviklet af det franske firma bag programmet Wengophone og er webbaseret, derved kræves blot et webcam og en internetadgang for at udføre en videokonference. Programmet virker til både Mac OS X, windows og Linux og giver mulighed for op til fem mødedeltagere i en konference. ichat er Apples videokonferenceprogram. Det virker kun på Mac OS X og giver mulighed for videokonference med op til tre personer. Programmet tilbyder chat og IP telefoni foruden videokonference. En ekstra feature er, at man kan tilføje baggrundsbilleder, så det kan se ud som om du sidder på stranden eller i et højhus i New York. Kilde: Effektiviser din arbejdsdag med videokonference - og opnå både mere tid og overskud Fremtidens møde er virtuelt I dag er det virtuelle møde nærmest som at mødes ansigt til ansigt. Det er faktisk kun håndtrykket, du skal tænke dig til. Til gengæld kan du og dine medarbejdere undgå at spilde tid og penge på transport til og fra talrige møder i ind- og udland. Besøg legmedtanken.dk og lav din egen plan for den geografiske uafhængige virksomhed. (tast 1234 i kodefeltet) Brøndby Århus Oslo Malmø Solutors A/S Skelmarksvej 4 DK 2605 Brøndby Solutors A/S Brendstrupgårdsvej 29 DK 8200 Århus N Solutors AS Billingstadsletta 13 N 1376 Billingstad Solutors AB Box 4436 S Malmø T F T F T T info@solutors.com solutors.com

12 12 Hos computergiganten HP er storrumskontorerne suppleret med stillerum, og medarbejderne er placeret efter arbejdsopgaver. Foto: Torben Nielsen Storrumskontorer har fået en ansigtsløftning Den store hal med 100 medarbejdere er på vej ud, og i stedet handler det om fleksibilitet og rum. JULIE LØNDAHL PETERSEN Det har siden 90 erne været populært for virksomheder at lave såkaldte storrumskontorer eller kontorlandskaber, hvor alle medarbejderne sidder i et stort lokale. Storrumskontorer findes stadig i stor stil rundt omkring i landet, men ifølge partner hos Danmarks største arkitektfirma, Arkitema, Kim Risager har man videreudviklet idéen om kontorlandskabet:»tendensen i dag er, at man laver en variation, hvor man har mulighed for både atriummet og de mindre rum. Det gør man ved at skabe forskellige rum i det store lokale, sådan at man måske sidder medarbejdere sammen i et rum. Dette er langt mere projektorienteret, fordi man derfor kan sætte de medarbejdere sammen, som skal arbejde sammen i stedet for bare alle medarbejderne,«siger Kim Risager. Ikke helt død endnu Arbejdsmiljøkonsulent i HK Privat Svend-Erik Hermansen mener dog ikke, at tendensen til de store storrum er helt ude endnu:»i et vist omfang benytter virksomhederne sig stadig af storrumskontorerne, og det kan der være tvungne årsager til, som f.eks. at man skal spare på kvadratmeterne. Men faktum er, at for langt de flestes måde at arbejde på giver det et meget stressende og dårligt arbejdsmiljø at være i et storrumskontor,«siger arbejdsmiljøkonsulent Svend-Erik Hermansen. SØNDAG DEN 3. APRIL 2011 Reportage fra HPs kontor side 16

13 optimeret portoudgift + e-distribution GRATIS etablering* = store besparelser Sender du mere end 400 breve ad gangen, kan du spare mange penge. Med årlige brevforsendelser kan du spare 1 mio. kroner. SMS LET til 1231 eller ring og få mere at vide om dine muligheder. fakturaer kontoudtog e-distribution webarkiv lønsedler effektivisering portobesparelse omkostningsreduktion * Kampagnetilbud - Ved bestilling af standard opsætning i perioden 25. marts til 30. april 2011 INTELLIGENT OPBEVARING Det moderne og åbne kontormiljø stiller store krav til interiøret både hvad angår design og funktion. Qubiqa s kompaktopbevaringsløsninger er designet af Jacob Jensen i et tidløst design, der passer perfekt til det moderne storrumskontor. Arbejdsmønstre og krav til opbevaring ændrer sig konstant og er lige så dynamiske som det virksomhedsmiljø, de er en del af. Derfor er Qubiqa s opbevaringsløsninger altid skræddersyede til kundens behov. Følgende er blot nogle af de funktioner, som vores kunder efterspørger: Skræddersyet opbevaring, der giver mulighed for at optimere brugen af uudnyttet plads, fx under lave lofter og trappeopgange. Opbevaringsløsninger til åbne kontormiljøer, der muliggør let og ubegrænset adgang for personalet. Miljøvenlige løsninger med integreret belysning, der kun er aktive, når gangen er åben. Fleksible og genbrugelige opbevaringsløsninger, der imødekommer en dynamisk organisations konstante forandringer. Opbevaringsløsninger, der anvendes som områdeopdelere og dermed bruges som aktive skillevægge. Qubiqa Nybyvej Vipperød Tlf info@qubiqa.com

14 14 Undersøgelse: Storrumskontorer stjæler din intelligens Undersøgelser viser, at storrumskontorer kan frarøve dig op til 20 pct. af din mentale kapacitet. Det forklarer Kim Steen Nielsen fra Corporate Care, som rådgiver virksomheder omkring stress og trivsel. JULIE LØNDAHL PETERSEN Foto: Shutterstock Hvilke fordele er der ved storrumskontorer?»fra virksomhedens side er der bedre udnyttelse af kvadratmeterne, så der er en økonomisk fordel for dem. For medarbejderne er fordelen, at det kan lette dialogen og samarbejdet, hvis storrummet er lavet rigtigt,«siger Kim Steen Nielsen. Hvilke ulemper er der ved storrumskontorer?»ulemperne er desværre større end fordelene. Mennesker har dybest set brug for tid til fordybelse i denne kaotiske verden. Folk har brug for, at der er ro om det, de laver, så de kan koncentrere sig og ikke bliver forstyrret. Alt andet lige er der flere forstyrrelser i et storrum end i et rum, hvor der sidder færre. Det er faktisk en stor stressfaktor for rigtig mange mennesker i dag, at der ikke er ro omkring dem, når de arbejder.«kim Steen Nielsen Uddannet cand. jur Indehaver af konsulentvirksomheden Corporate Care, hvor han rådgiver og uddanner virksomheder og organisationer i at håndtere stress og skabe arbejdsglæde. Foto: Privat Hvad betyder det for ens arbejde, når man sidder i storrumskontor?»man bliver ofte mindre effektiv, ens mentale kapacitet reduceres, og stressniveauet bliver højere. Der er lavet flere undersøgelser, og den mest kendte er en undersøgelse fra Kings College University i London. Her undersøgte man de studerendes mentale kapacitet, når de blev forstyrret med s, mobiltelefoner og afbrydelser. Det blev sat i forhold til, når de sad i et roligt lokale med få afbrydelser. Undersøgelsen viste, at de studerendes mentale kapacitet i storrummet blev reduceret, altså deres intelligens formåen, med 20 pct. Ud fra et bundlinjesynspunkt er det rigtig meget, og meget mere end man egentlig sparer ved at lave storrumskontorer.«hvordan sikrer man gode arbejdsvilkår i et storrumskontor?»jo mere celleopdelt og mere isoleret, du kan sidde i et storrumskontor, jo bedre. Jo flere ting du kan se og høre af indirekte input, jo mere stresset bliver du. Så det er rigtig godt, hvis du har mulighed for at skærme af og sige: her er min plads, hvor man ikke kan se en masse gå forbi og ikke høre en masse baggrundsstøj. Større rum giver flere støjkilder og sanseindtryk, som du vil føle dig bombarderet af. Det er også rigtigt godt, hvis storrumskontoret kan suppleres med lokaler, hvor der kan være fuldkommen fred. Altså rum, der kan lånes, hvis du skal sidde og koncentrere dig med en opgave og fordybe dig,«siger Kim Steen Nielsen. SØNDAG DEN 3. APRIL 2011

15 Ergonomiske stole styrk ryggen mens du sidder - prøv en VELA Samba 410. Stolen er designet af Hemmert design med inspiration fra pilatesboldens effekt på ryg og lænd. Her kombineres design og funktionalitet i en smuk stol. >> kontakt os på tlf eller se mere på sidgodt.dk << Vi anbefaler VELA Samba 410 som supplement til patienter med problemer i ryg- og lænderegionen Kiropraktor Niels Peter Carstens

16 FLEKSIBELT FÆLLESSKAB Hos it-giganten HP sidder koncernens samtlige ansatte verden over i storrumskontorer. Således også på kontoret i Allerød. JULIE LØNDAHL PETERSEN H P s kontorbygning i Allerød er bygget efter ideen om storrumskontor. Her er lyst og åbent, og der er glas overalt. Alle mødelokalerne ligger langs ydervæggene i det store atrium i stueetagen. Mødelokalerne består af glasvægge med sandblæste striber, så lokalerne på en gang både er åbne og afskærmede fra atriummet. På førstesalen ligger alle kontorerne. De spreder sig ud som fingre fra svalegangene på begge sider af atriummet. I hvert storrum er medarbejderne sat sammen efter, hvilken forretningsenhed de arbejder i, og sådan er det i alle otte kontorrum. Langs svalegangen på 1. sal ligger stillerummene, hvor medarbejderne kan trække sig tilbage og arbejde helt uforstyrret. HP bruger udelukkende IP-telefoni og mobiltelefoner, så en omstilling til stillerummet kræver blot, at medarbejderen logger sig på IP-telefonen, som står i alle lokaler. På den måde kan man helt $77(17,21 /LIH6L]H 9LGHR &HQWHU +' 9LGHR 6WUHDPLQJ OLYH HOOHU RQ GHPDQG 0HG /LIH6L]H 9LGHR &HQWHU HU GHW QX EOHYHW QHPPHUH HQG QRJHQVLQGH I U DW Y UH WLOVWHGH RYHUDOW KHU RJ QX.RPPXQLNHUH YLVXHOW Sn WY UV DI DIGHOLQJHU UHJLRQHU NRQWLQHQWHU RJ WLGV]RQHU /LIH6L]H 9LGHR &HQWHU HU HQ XQLN O VQLQJ WLO VWRUH RUJDQLVWDWLRQHU 'LQ YLUNVRPKHGV HOOHU XGGDQQHOVHVLQVWLWXWLRQV SU VHQWDWLRQHU QnU IUHP RYHUDOW /LYH HOOHU RQ GHPDQG (IIHNWIXOGW UDWLRQHOW RJ ELOOLJW Anja Hasselbalch er HR-chef i HP, hvor filosofien om storrumskontorer går helt tilbage til virksomhedens opstart i en garage i Palo Alto, USA i / VQLQJHQ L DO VLQ HQNHOWKHG 0HG HW WU\N Sn IMHUQEHWMHQLQJHQV EOn NQDS RSWDJHV GLQ SU VHQWDWLRQ RJ NDQ VWUHDPHV OLYH WLO RS WLO VDPWLGLJH GHVWLQDWLRQHU, XRYHUWUXIIHQ +' NYDOLWHW VRP DW Y UH GHU VHOY Foto: Torben Nielsen 7LOK UHUQH VNDO EORW EUXJH HQ 3& PHG LQWHU QHWIRUELQGHOVH HW,3 QXPPHU RJ HW ORJLQ 0DWH $ 3U VHQWDWLRQHQ JHPPHV RJ NDQ JHQVHV HOOHU YLVHV PHG WLGVIRUVN\GQLQJ 'X EHVWHPPHU.RQWDNW RV VHOY KYHP GHU Pn NLJJH PHG 9L WLOE\GHU HQ GLDORJ RP PXOLJKHGHU Y UGL / VQLQJHQ NDQ LQWHJUHUHV L DOOH QXY UHQGH ³5HWXUQ 2I,QYHVWPHQW RJ HQ GHPRQVWUDWLRQ YLGHRNRQIHUHQFHV\VWHPHU NYDOLWHWHQ HU XQLN QDWXUOLJYLV KHOW XIRUSOLJWHQGH RJ SULVHQ GHQ HU V UGHOHV DWWUDNWLY 5LQJ WLO RV Sn -\OODQG RJ )\Q HOOHU 6M OODQG RJ UHVHUYpU HW P GH

17 KONTOR & IT 17 Øverste etage er forbeholdt medarbejderne, og her findes også fleksible kontorer, som kan bruges til samarbejde på tværs af afdelingerne. Foto: Torben Nielsen uforstyrret tale med kunder, skrive rapporten færdig eller bare være 100 procent fokuseret på opgaven. Ens for alle Ingen medarbejder har sit eget kontor. Ikke engang den administrerende direktør. Han sidder i et storrumskontor ligesom HR-direktør Anja Hasselbalch:»De helt klare fordele ved vores storrum er fleksibiliteten og mobiliteten,«siger Anja Hasselbalch og fortsætter:»vidensdelingen sker med det samme, og man kan altid lige finde den rigtige til at svare på ens spørgsmål.«ifølge trivselsundersøgelser blandt medarbejderne påvirker kontorernes opbygning ikke medarbejdernes trivsel Fortsættes > Arbejder du med C5 og drukner i papirarbejdet? Bliv mere effektiv med : få styr på indkomne og udgående fakturaer - og spar op til 30% af din arbejdstid! Indgående fakturaer Automatisk indlæsning og bogføring af fakturaer Nem godkendelsesprocedure Effektiv omkostningsfordeling Slå fakturaer op direkte i C5 Udgående fakturaer Afsend elektronisk faktura direkte ud af C5 Sikkerhed for hurtig modtagelse Afsendelse sker enkelt og billigt/gratis Nem og gratis udsendelse af kontoudtog/rykker Husk portoen er steget! Livet er blevet lettere med Quiink! Henriette H. Hansen KECON En del af OneHouse Quiink er enkelt, smart og intet mindre end genialt! Jane Thiemke, Malerselskabet A/S Microsoft Dynamics C5 er et registreret varemærke Sørupvej Svendborg info@onehouse.dk we make IT work

18 18 Stillerummene er tilgængelige for alle medarbejderne og kan ikke bookes i forvejen. Man bruger dem simpelthen efter behov. Foto: Torben Nielsen > negativt. Det er der ifølge HR-direktøren en god grund til:»man har altid muligheden for at trække sig tilbage til stillerummene eller arbejde hjemmefra. Storrumsfilosofien er så stor en del af vores kultur, at hvis man ikke kan arbejde i storrum, så er man her simpelthen ikke,«siger Anja Hasselbalch. En af medarbejderne, som sidder i administrationskontoret, er Gülnur Junuzovski. Hun er ansvarlig for kontakten imellem de nordiske lande:»jeg kunne ikke tænke mig at sidde for mig selv på et lille kontor. Jeg kan rigtig godt lide den måde, jeg er sammen med mine kollegaer og den hurtige sparring, der er. Man skal ikke ud og banke på døre for at få et hurtigt svar. Det kan være et

19 KONTOR & IT 19 Gülnur Junizovski (øverst) og Malene Andersen (nederst) har begge været hos HP i flere år og kunne ikke forestille sig at arbejde på andre måder. Foto: Torben Nielsen Når den røde lampe lyser Som et nyt tiltag for at mindske forstyrrelser har alle skrivebordene fået installeret en lille rød lampe, der tænder, når man taler i telefon. Lampen sidder, så man kan se den på afstand, og på den måde ved kollegaerne, at man ikke har mulighed for at tale med dem lige nu. Foto: Torben Nielsen problem, hvis man engang imellem taler om fortrolige ting i telefonen, men så har man mulighed for at anvende stillerum til disse samtaler «siger Gülnur Junuzovski. Også Malene Andersen fra finansafdelingen er glad for at sidde i storrum:»jeg kan virkelig godt lide, at jeg kan opfange alting, som foregår i afdelingen, og at der er så kort vej til informationer,«siger Malene Andersen, som kun cirka to gange om måneden benytter sig af stillerummene eller arbejder hjemme. Sundhed og velvære på arbejdspladsen SUNDSNACK FIRMAFRUGT - Frit leveret på din adresse hver mandag og onsdag. - Er populært hos medarbejderne, og vi er alle blevet bevidste om, at det er vigtigt at spise sundt. - Er et oplagt firmagode, og en sund måde at forkæle på. - Styrker firmaets image. Også når det gælder om at fastholde og tiltrække kvalificerede medarbejdere. Bestil frugtabonnement Basis kasse (ca. 25 stk) Som intruduktionstilbud får du de første 4 leverancer til kr. 79,- pr kasse. Standard kasse (ca. 50 stk) Som intruduktionstilbud får du de første 4 leverancer til kr. 99,- pr kasse. En kasse med frugt rækker som tommelfingerregel til 8-10 personer i en uge Bestil en prøvekasse inkl. GRATIS kurv Kun kr. 99,- Indeholder ca. 50 stk. blandet frugt (i alt 7-8 kg) Luksus kasse (ca. 50 stk) Som intruduktionstilbud får du de første 4 leverancer til kr. 109,- pr kasse. Stor kasse ( ca. 75 stk) Som intruduktionstilbud får du de første 4 leverancer til kr. 129,- pr kasse. Tlf: Web: Snackkasse Kr. 183,- pr. kasse, der indeholder 15 poser med frugt- og nøddemix. ALLE PRISER ER INCL. LEVERING OG EXCL. MOMS

20 20 Det ukuelige tastatur Det hele startede med noget mekanik, der satte sig fast. 130 år senere er Christopher Sholes tastaturlayout så almindeligt, at det bare bliver kaldt standard keyboard selvom det hverken er den bedste, hurtigste eller sundeste måde at fordele bogstaverne på. MORTEN JACOB HOURING Det moderne tastatur blev udviklet af den amerikanske opfinder Christopher Latham Sholes i 1870 erne, og selvom den teknologiske udvikling er ræset derudad lige siden, har tastaturet kun forandret sig ganske lidt. Sholes patent fra 1873 var blot en af mange forskellige ideer om, hvordan vi kunne fordele bogstaverne på tastaturet - eller skrivemaskinen som det ret beset var dengang. Sholes trak sig ikke sejrrigt ud af kampen om tasterne, fordi hans layout var bedst. Hans tastatur overlevede, fordi det sad på markedets bedste skrivemaskiner. Og nu har vi vænnet os til det. Ordet er stærkere end våbnet Sholes patent blev købt af våbenproducenten Remington & Sons i 1878 til en ny serie af maskiner til at skrive med. Virksomheden var i forvejen begyndt at producere symaskiner og landbrugsudstyr og ville nu også ind på kontorerne. Sholes var ikke den første, der fik ideen til en maskine, der kunne skrive. Det havde man forsøgt siden begyndelsen af 1700-tallet. Problemet med maskinerne blev dog tydeligt, efterhånden som skrivere forsøgte at bruge dem. De mekaniske dele, som trykkede bogstaverne på papiret, blev nemlig viklet ind i hinanden og satte sig fast, hvis det gik for hurtigt. Det ændrede Sholes på med sit patent. Han flyttede simpelthen rundt på tasterne, så bogstaver, der typisk blev brugt lige efter hinanden, blev skilt ad. Tastortur Som en ekstra sikring forskød han bogstavrækkerne en lille smule. Noget, der har overlevet til i dag, selvom vores computere nok er ligeglade med, om bogstaverne sidder i lige rækker. Faktisk ville det være bedre, hvis de ikke gjorde. Så skulle vi flytte fingrene mindre, når vi skriver og det er både hurtigere, giver færre tastefejl og er sundere. Det har forskere påvist utallige gange gennem det seneste århundrede. De skæve rækker er ikke det eneste problem. For en gangs skyld har de venstrehåndede fordelen; mere end engelske ord kan skrives med venstre hånd alene, mens kun 300 kan klares med den højre. Sympatisk hensyn til mindretallet, men ikke ligefrem effektivt for resten. Det er kun hver tredje gang, vores fingre rammer den midterste række, hvilket ellers igen er hurtigst og sundest for leddene ifølge de kloge hoveder. Det dominerende tastatur På trods af ulemperne ved Sholes tastatur blev Remington & Sons maskiner meget populære op gennem erne. Foto: Shutterstock Maskinerne var simpelthen bedre og billigere end alternativerne. Det betød, at alle vænnede sig til Sholes spredning af bogstaverne i en sådan grad, at konkurrenterne til sidst måtte bruge det samme tastaturlayout for ikke at skræmme kunderne væk. Folk blev vant til QWERTY i en sådan grad, at man glemte, at det kunne være anderledes. I dag er Sholes tastatur totalt dominerende over hele verden. Der findes nationale udgaver (tænk æ, ø og å), og der er blevet tilføjet lidt piletaster og den slags. Selvfølgelig findes der nørder, der sværger troskab til det alternative. Faktisk kan både MacOS og Windows-brugere uden problemer skifte til det mest udbredte alternativ, Dvorak-tastaturet. Men så skal man selv male de nye bogstaver på det fysiske tastatur, for Dvorak er så godt som umuligt at skaffe. Sholes tastatur står uforandret som en stille påmindelse om computerens mekaniske fortid, og det er i dag utænkeligt at tro, at et konkurrerende tastatur skulle vinde udbredelse. Selvom der er udviklet dokumenteret mere effektive måder at fordele bogstaverne på, er ingen af dem så meget bedre, at vi har lyst til at skulle lære noget nyt. Mennesket er trods alt et vanedyr også selvom vanen ikke altid er den hurtigst eller sundeste. Det vidste du (nok) ikke > I Sholes oprindelige layout sad punktum på den plads mellem E og T, hvor vi er vant til at have R stående. Men et kvikt hoved fandt ud af, at hvis de to byttede plads, kunne sælgerne skrive typewriter, uden at flytte fingrene fra den øverste række, når de skulle demonstrere skrivemaskinen. > Det mest udbredte alternativ til Sholes tastatur kaldes Dvorak. Det blev udviklet i begyndelsen af 1930 erne af den amerikanske professor i August Dvorak. Hans tastatur blev baseret på omfattende studier af det engelske sprogs struktur og håndens fysiologi, men blev aldrig en reel konkurrent til Sholes tastatur. > Helt galt går det i virkeligheden, når QWERTY bruges på andre sprog end engelsk. Selvom Sholes tastatur har visse bevidste benspænd, så er det stadig designet til engelsktalende brugere. Når andre sprog kommer i spil, bliver det derfor helt vilkårligt, hvor nyttigt tastaturet er. > Sholes første prototyper lignede klaver, med hvide i taster i elfenben og sorte i ibenholt. Sholes fik ideen, da et videnskabeligt tidsskrift omtalte en skrivemaskine som et litterært klaver. > Andre producenter forsøgte for at eksempel at sælge et dobbelttastatur med taster til både store og små bogstaver. De første modeller kunne nemlig kun det ene eller det andet. Remington & Sons var senere de første til at opfinde shift-knappen, som gjorde det muligt at skifte hvilket også var medvirkende til deres succes. Foto: Shutterstock Dvorak-tastaturet

21 Danmarks bedste løn-konsulenter Mangler du konsulenter med løn erfaring? Så kan GITS hjælpe dig! GITS har mange års erfaring inden for Microsoft Dynamics C5 Løn og Microsoft Dynamics AX Løn For GITS er det vigtigt, at du er godt klædt på til at vælge den løsning, der bedst muligt understøtter din virksomheds beslutningsprocesser og forretningsstrategi. Derfor ser vi rådgivning som en helt central del af vores arbejde. Vi arbejder ud fra tre kerneværdier, der præger vores måde at tænke på og dermed den måde vi rådgiver dig. Ved at sætte værdierne tillid, tryghed og troværdighed i højsædet sikrer vi dig en optimal rådgivning. ODENSE: RUGÅRDSVEJ 55, 1 DK-5000 ODENSE C BALLERUP: BORUPVANG 2B DK-2750 BALLERUP TLF: FAX: INFO@GITS.DK WEB: