Emne Bestyrelsesmøde Dagsorden: Sidste referat Eventuelt 11. Sponsorudvalget Regnskab og budgetter 12. IT udvalg 13. Sportsudvalg Bestyrelsen 14.

Transkript

1 Emne Bestyrelsesmøde Dato: 22. maj 2017 kl. 16: Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Sørensen (HS) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Henrik Jensen (HJ) Birgit Mindegaard (BM) Kristoffer Fabricius (KF) Flemming Lehnert (FL) Majbritt Brændeholm (MB) Referent: MB Næste møde: Mandag den og mandag den kl Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet og regnskab Restanter - manglende indbetaling af kontingent Inkasso 4. Bestyrelsen Mission/Vision Afvikling af obligationsgæld 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Baneudvalg Reserve for fairway klipper Droneoverflyvning 8. Husudvalg Cafeen Ny opvaskemaskine Overdækning af terrassen (MH) Udsmykning af cafeen (FS) Problemer med toiletterne 9. Udvalg for gæste- og baneservice 10. Markedsføringsudvalget Åbent hus 11. Sponsorudvalget Sponsorfolder Company Day 12. IT udvalg 13. Sportsudvalg Turneringsudvalget Regionsgolf 14. Breddeudvalg Adgangskrav til stor bane 15. Frivilligt udvalg Arbejds- og byggehold 16. Klubberne i klubben 17. Administration Forsikring på bil Greenfee rabatordning Videoovervågning G4S Status på medlemmer pr : 18. Eventuelt Næste møde: Mandag den 26.06, mandag den begge dage kl Side 1

2 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Der er indkøbt 20 stole til cafeen. 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet og regnskab Indtægterne er lidt bedre end budgettet og udgifterne er som forventet. Vi har ikke trukket så meget på kassekreditten som samme tidspunkt sidste år, så trækket på kassekreditten er kommet under kontrol. Restanter - manglende indbetaling af kontingent Desværre ser vi igen i år at der en del medlemmer som ikke betaler deres kontingent rettidigt i henhold til vores vedtægter, hvilket desværre har indflydelse for driften af Skovbo Golfklub. HS har været i dialog med DGU om, hvad vi som klub kan gøre ved de medlemmer, der ikke betaler deres kontingent. Skovbo Golfklub står desværre ikke alene med problemet da andre golfklubber også lider under dårlige betalere. På grund af dataregisterloven er det desværre ikke tilladt at samkøre data klubberne imellem og derved udveksle erfaringer med dårlige betalere. DGU undersøger fortsat mulighederne, men en løsning kræver en konkret vedtagelse på DGU s repræsentantskabsmøde, hvilket kan have lange udsigter. Inkasso På baggrund af ovennævnte punkt har Skovbo Golfklub indgået samarbejde med Danske Inkasso. Bestyrelsen besluttede at gennemgå restanterne for at vurdere, hvilke der skal sendes til inkasso. 4. Bestyrelsen Mission/Vision Der bliver fortsat arbejdet videre med elementerne i Skovbo Golfklubs vision med udgangspunkt i den overordnede målsætning. Elementerne bliver behandlet under de respektive punkter, og det blev vedtaget at gøre status en gang om året, hvorfor punktet udgår som fast punkt i referatet. Afvikling af obligationsgæld Der er nedsat en arbejdsgruppe bestående af MH, FL, BM og MB der skal udarbejde med et oplæg til hurtigere afvikling af obligationsgælden, ved at give et godt tilbud til obligationsindehaverne. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). Side 2

3 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Baneudvalg Reserve for fairway klipper Vores gamle fairway klipper fra 2001 er slidt, men det kan formentlig betale sig at reparere den, så den kan supplere den nyeste fairway klipper. MH tager kontakt til Mads Kragh for at aftale nærmere om en evt. reparation. Droneoverflyvning Torsdag den blev banen overfløjet med en drone, der optager vores baneforløb. 8. Husudvalg Cafeen Vores nye forpagter par har fået positiv omtale, men desværre er der også en hel del negative. En midlertidig status på medlemmernes besvarelse i GiC giver et nogenlunde billede af medlemmernes tilfredshed, som desværre er markant for nedadgående. Det endelige resultat af GiC foreligger den og MH tager en samtale med forpagter for at leve op til forpagtningsaftalen. Ny opvaskemaskine Køkkenets opvaskemaskine, som vi købte til det gamle klubhus, er slidt. Bestyrelsen besluttede at der skal indhentes tilbud på en ny. Overdækning af terrassen (MH) Vi mangler teltet på terrassen (slidt op), da de nuværende parasoller ikke giver så meget læ og ly for sol og regn. MH undersøger muligheder hos et markise firma. Udsmykning af cafeen (FS) Medlemmerne ønsker at få klubmesterskabstavler og Hole in One tavler hængt op inde i cafeen. FS har undersøgt mulighederne og vurderet at vi sætter punktet på pause mens vi leder efter en passende løsning. Problemer med toiletterne Vi er desværre plaget af at toiletterne ofte stopper og at der ikke er så rar en duft på toiletterne. Vi har haft Mølbak ude og se både rør og kloak igennem, og der bør ses på en ekstra tank. MH undersøger. 9. Udvalg for gæste- og baneservice Weekend og helligdage er besat og udvalget fungerer godt. 10. Markedsføringsudvalget Side 3

4 Åbent hus Der har været afholdt Åbent hus og Golfens Dag. Der kom et acceptabelt fremmøde, som også har resulteret i nye medlemskaber. 11. Sponsorudvalget Sponsorfolder Company Day folderen er nu opdateret og ligger på hjemmesiden. XL byg har sponsoreret materialerne til en trappe fra klubhuset op til bagladerne. Et hold frivillige påbegynder arbejdet snarest. Company Day Der bliver afholdt 8 Company Days henover sommeren, som ligger på fredage og en enkelt på en torsdag. Erik Kaaber er turneringsleder for gæsterne. 12. IT udvalg 13. Sportsudvalg Turneringsudvalget Vi er blevet kontaktet af GBB - GOLF & BUSINESS BUTLER - NORDIC GROUP, som ønsker at indgå et samarbejde med 4 golfklubber om en gennemgående turnering. Ved en nærmere undersøgelse kunne vi konstatere, at indtægten kun ligger på kr. 25,- pr. deltager som klubben tjener for at stille banen til rådighed en hel dag. Dette tilbud takker bestyrelsen nej tak til. Regionsgolf Desværre har A-holdet i Regionsgolf trukket sig. Dette på grund af at vi ikke kan stille med et hold. Det kommer til at koste klubben 500 kroner at vi trækker holdet, udover de 600 kroner det har kostet at tilmelde holdet. 14. Breddeudvalg Adgangskrav til stor bane Vi har flere medlemmer der endnu ikke har fået banetilladelse trods flere års medlemskab. Breddeudvalget udarbejder en proces for at lempe kravene for adgang til stor bane. Banevandring og teoriprøve er obligatorisk og her er ingen lempelse. FL udarbejder et brev der sendes ud til alle medlemmer. 15. Frivilligt udvalg Arbejds- og byggehold Udvalget er allerede godt i gang med diverse arbejdsopgaver som: Bygning af trappe Bunkerhold Side 4

5 Rensning af afstandsmarkering Tjekke batterier på udlejningsbiler. Muldvarpejagt Opsamling af bolde Maling af bænke Vedligehold af maskiner Rensning af pustepladsen 16. Klubberne i klubben 17. Administration Forsikring på bil Mads har kørt mere end km på et år, hvorfor forsikringen hæves til km Greenfee rabatordning Breddeudvalget har fået en henvendelse fra Smørum golfklub, der ønsker en gensidig rabatordning på greenfee = halv pris. Da vi har ensrettet vores greenfee priser, ønske vi ikke at indgå en sådan aftale. Videoovervågning G4S Da vores udgifter til alarm og videoovervågning er steget, har vi nu opsagt aftalerne. Vi har indhentet to tilbud fra konkurrerende selskaber og tager stilling til, hvem vi ønsker at gå videre med. Status på medlemmer pr : År 2016 Medlems status 1 18 Fuldtidsmedlemmer Fuldtids medlemmer 28 Fuldtidsmedlemmer Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Trin 1 medlemmer Fleksmedlemmer jan. feb. april maj Aktive i alt Passive medlemmer Side 5

6 I alt - ikke DGU medlemmer Eventuelt Næste møde: Mandag den 26.06, mandag den begge dage kl Side 6