Boligselskabet BSB Svendborg

Transkript

1 Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 18. marts 2014, kl på, Svendborg. Dagsorden 1. Velkomst - orientering ved formanden 2. Forsikringer SSG og Falck 3. Behandling af klagesager 4. Udlejningssituationen 5. Brug af nyt logo 6. Bestyrelsens fremadrettede virke 7. Ny kundechef 8. Boligsociale Helhedsplan 9. Pilotprojekt Domea Bestyrelsesplads ved Fjernvarmen 11. Status på skilte 12. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde 13. Renovering af lokaler på Femte Maj Plads 14. Lukket punkt 15. Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen (formand) Lis Neumann (næstformand) Erik Langkilde Flemming Petersen Karsten Berg Britt Berthou Leo Jørgensen Brian Andersen (medarbejderrepræsentant) Svend Hviid Mogensen (Udpeget af Domea) Øvrige deltagere: Klavs Hedelund (Markedschef) Henning Larsen (Kundechef) Pernille Poulsen (Servicekoordinator) Martin Skytte (Kundechef)

2 Punkt 1: Velkomst - orientering v/formanden Svend Erik Johansen bød deltagerne velkommen. Svend Erik Johansen spurgte administrationen, om der var blevet sendt brev til Kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende husleje indtægter eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Der er sendt brev til Kommunen, men der er endnu ikke kommet et svar. Den nye bog - håndbog i bestyrelsesarbejde skal udleveres til hver formand, hvis der ønskes flere, kommer de til at koste ca. kr. 50,00 pr. stk. Henning Larsen samler bestillinger sammen. Svend Erik Johansen huskede deltagerne på den årlige Landskonference der ligger i juni måned. Svend Erik orienterede om, at Servicecenter Svendborg vil være lukket for ekspeditioner i uge 30 i sommerferien, men at telefonen vil blive taget. Der var også en orientering om, at der er ansat en boligsocial medarbejder, han hedder Rasmus Freimann Gattrup. Der vil blive indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 7502, 7514 og Henning Larsen bliver siddende i beboerklagenævnet, selvom han går på efterløn, da han er valgt frem til Svend Erik Johansen orienterede om, at BSB Svendborg bør have lavet en forretningsorden. Punktet kommer med på næste organisationsbestyrelsesmøde, og sammen med indkaldelsen vedlægges forretningsorden fra Boligselskabet Domea Vejle som eksempel. Svend Erik Johansen informerede om, at ham og Lis Neumann har sagt god for en reklamespot i Tåsinge Hallen. Det koster kr om året. Pernille Poulsen er i gang med at sende opnoteringer ud til dem, der skrev sig op på messen. Punkt 2: Forsikringer SSG og Falck Henning Larsen orienterede om SSG Skadeservice, der også tilbyder andre opgaver bl.a. vagtordninger. De vil kunne afhjælpe bekymrede beboere, der er bekymret for, hvis der sker noget uden for lukketid eller i weekender. Hvis det er noget, bestyrelsen kunne tænke sig at arbejde videre med, vil SSG indkalde formænd og mestre til et informationsmøde. Lars Ole Møller har gennemgået aftaler ved Falck, og i den forbindelse fundet fejl i opkrævningerne på kr Der var i bestyrelsen enighed om, at arbejde videre med SSG og opsige den nuværende aftale ved Falck. Punkt 3: Behandling af klagesager Herunder konkret sag vedr. Femte Maj Plads Karsten Berg mener ikke, at han har fået et ordentligt svar fra jurist Henrik Medén. Klavs Hedelund bringer det videre. Der var generelt utilfredshed med, at Domea afsender breve uden underskrift. Henning Larsen forklarede, at der generelt ikke er underskrifter på klagesager pga. personforfølgelse. Klavs Hedelund supplerede med, at det er en beslutning der er taget overordnet. Klavs Hedelund kan ikke love, at det vil blive ændret. Svend Hviid Mogensen vil bringe det videre til et formandsmøde.

3 Punkt 4: Udlejningssituationen På tiden står der 3 lejemål i tomgang på Femte Maj Plads og 3 lejemål i Jægermarken. Henning Larsen forslog bestyrelsen at afholde et åbent hus arrangement ultimo maj i begge afdelinger samme dag, således man evt. kan besøge begge afdelinger samme dag. Lis Neumann vil kontakte Møbellageret.dk, og høre dem, om de kunne være interesseret i at møblere lejlighederne til arrangementet. Det blev besluttet, at nedsætte et udvalg bestående af Karsten Berg fra Femte Maj Plads og Leo Jørgensen fra Jægermarken, til i samarbejde med Henning Larsen at få arrangeret et åbent hus. Punkt 5: Brug af nyt logo Bestyrelsen havde et ønske om, at BSB Svendborgs logo skal være præsenteret når medarbejderne afsender mails. Klavs fortalte, at det endnu ikke er muligt pt. da Domeas system endnu ikke kan håndtere opgaven. Der vil blive indkaldt til et møde, for større kunder for at få udarbejdet en fælles forretningsgang. Punkt 6: Bestyrelsens fremadrettede virke Der var i bestyrelsen enighed om, at fastholde beslutningen om en temadag hvor et coaching firma skal være behjælpelig med bestyrelses fremadrettede samarbejde. Punkt 7: Ny kundechef Klavs Hedelund orienterede om de afholdte møder med BSB Egebjerg og BSB Gudme. Begge selskaber synes om ideen om fælles kundechef med BSB Svendborg. Der var også enighed i bestyrelsen om den fælles kundechef. Punkt 8: Boligsocial Helhedsplan Alle udtrykte beklagelse over, at den Boligsociale Helhedsplan ikke blev vedtaget i Toftemarken afd Projektet fortsætter alligevel med Jægermarken og øvrige afdelinger. LBF har reserveret midler til, hvis Toftemarken alligevel ønsker deltagelse på et senere tidspunkt. Punkt 9: Pilotprojekt Domea 2015 Bestyrelsen var enig om, at Pilotprojektet skal fortsætte frem til 1. juli Det er vigtigt, at bestyrelsen har nogle argumenter for, hvorfor projektet skal fortsætte til den dato. Der kommer stadig mange kunder i Servicecenteret, telefonerne er næsten kun beboerservice.

4 Punkt 10: Bestyrelsesplads ved Fjernvarmen Martin skytte kan desværre ikke vælges til bestyrelsen ved Svendborg Fjernvarme, da han ikke er andelshaver. Henning Larsen foreslog at sætte BSB Svendborgs 62 stemmer på Liselotte Madsen, der er ansat ved Svendborg Kommune. Bestyrelsen blev enig om at stemme på Liselotte Madsen. Punkt 11: Status på skilte Henning Larsen orienterede om tilbud fra Skiltefabrikken. Der ligger nu 2 tilbud, det andet tilbud er fra Ide Skilte. Nu vil udvalget sammenligne de to tilbud, og til næste organisationsbestyrelsesmøde komme med et oplæg med priser, størrelser osv. Punkt 12: Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Svend Erik Johansen informerede bestyrelsen om dialogen med dem, der har indkaldt til repræsentantskabsmødet og listen med underskrifter. Svend Erik Johansen har gang i en dialog med en revisor (BDO Revision)for indhentning af priser, det vil der blive orienteret om på repræsentantskabsmødet den 31. marts Punkt 13: Renovering af lokaler på Femte Maj Plads Den 17. marts var der licitation på lokalerne på Femte Maj Plads. Her var Guldfeldt, Karsten Knudsen og Ole Foged Jensen inviteret. Det var Guldfeldt der vandt licitationen 1. februar 2012 besluttede afdelingsmødet at en renovering af lokalerne ville give en huslejestigning på kr. 55 på lejemål, i 2014 vil huslejestigningen blive ca. kr. 63. Femte Maj Plads (afd. 7501) vil gerne søge dispositionsfonden om differencen på ca. kr. 8 pr. lejemål til renoveringen. Henning Larsen laver en beregning på, hvad det nøjagtigt kommer til at koste. Bestyrelsen besluttede at bevilge midler til Femte Maj Plads. Punkt 14: Lukket punkt

5 Punkt 15: Eventuelt Lis Neumann og Svend Erik Johansen har møde med uvildig advokat, til at gennemgå lejekontrakten, der skal indgås med Domea for Mølmarksvej 155. Østbjerg Totalservice der i dag har vinterbekæmpelse mm. skal opsiges. Henning Larsen ønskede at få en fordelingsnøgle til hurtigst muligt. Forbrugsregnskaberne til afdelingerne er lige trapperne. Klavs Hedelund fortalte, at Matin Skytte hurtigst muligt vil finde en driftsleder. Flemming Pedersen havde et spørgsmål til ventelisten, her kunne administrationen fortælle, at Domea fuldstændig kører efter lovgivning. Lejligheder der står i tomgang, kan man komme ude fra gaden og leje, ellers bestemmer ventelisten, hvem en lejlighed tildeles. Mødet sluttede kl Referatet godkendt Svend Erik Johansen Formand Svendborg den 3. april 2014 HEL/PP