Efter kælderoversvømmelserne i 2011 har de 4 afdelinger det gik ud over fået installeret højtvandslukkere.

Transkript

1 Organisationsbestyrelsens beretning 2013 Indledning Organisationsbestyrelsen har haft et år med mange udfordringer. Umiddelbart efter sidste generalforsamling valgte to medlemmer at udtræde af bestyrelsen. Det betød, at de to valgte suppleanter indtrådte i bestyrelsen. Da Mia Hansen så udtrådte primo marts 2014, har der været ekstraordinær generalforsamling og nyvalg til bestyrelsen. Bestyrelsesposten blev besat af Georg Jensen, og de to suppleantposter blev besat af Palle Christensen og Finn Møller ved det ekstraordinære møde. Økonomi Regnskab 2013 for organisationen udviser et overskud på kr hvilket er mindre end det budgetterede overskud på kr Faldet skyldes at der har været afholdt flere udgifter til møder end budgetteret og korrektioner fra tidligere år. Ultimo 2013 udgør arbejdskapitalen kr mod kr i 2012, hvilket er en stigning på kr Den disponible del af arbejdskapitalen udgør ultimo 2013 kr Det er organisationsbestyrelsens mål fortsat at styrke arbejdskapitalen. Ultimo 2013 udgør dispositionsfonden kr mod kr i 2012, hvilket er en stigning på kr Den disponible del af arbejdskapitalen udgør ultimo 2013 kr Projekter Vi har i 4 afdelinger fået installeret Yousee s pakkeløsninger og priserne blev i december 2013 justerede så 8 afdelinger nu betaler det samme for pakkerne. Kun afdeling 5 betaler stadigvæk for fuld pakke. Vi beklager de gener der har været i forbindelse med installationerne. Efter kælderoversvømmelserne i 2011 har de 4 afdelinger det gik ud over fået installeret højtvandslukkere. Personale I begyndelsen af juli måned meddelte to ejendomsmestre, at de ikke længere ønskede at deltage i vagtordningen. Den ene fra årsskiftet, den anden allerede fra august måned. 1

2 Da det nu engang er organisationsbestyrelsens opgave at sikre, at vores boligorganisation drives økonomisk ansvarligt og da vi fandt at vagtordningen var dyr for HVIDOVREBO, besluttede organisationsbestyrelsen at opsige ordningen, hvilket for de fem resterende deltagere i vagtordningen har betydet en lønreduktion. I foråret 2013 var lokalaftalen blevet opsagt. Denne er genforhandlet og blev endelig godkendt af parterne december Den nye ordning er blevet en succes idet den har begrænset antallet af udkald og dermed også udgiften til disse. De første 6 måneder har der været 17 udkald. Afdelingsbestyrelserne arbejde skal ændres fra den mere passive til den aktive rolle. Bestyrelserne skal aktivt tage del i at få økonomien til at passe og tage del i hvorledes styringen af resurserne skal benyttes i afdelingen. Der kan her være tale om at bestyrelserne skal have indflydelse på om en lejlighed skal renoveres, om forskellige arbejder skal udliciteres og vejlede/styre hvilke tiltag der skal laves i vedligeholdelsen af ejendommene. For at kunne dette skal bestyrelserne uddannes hos FA09. Godkendelse af tilskud fra dispositionsfond I april 2013 godkendte organisationsbestyrelsen at yde et tilskud/lån til afdeling 6 til dækning af de tekniske omkostninger til at få udarbejdet et grundlag for LBF til at tage stilling til en helhedsplan. Materialet er udarbejdet og fremsendt til LBF. Organisationsbestyrelsen har ligeledes godkendt et tilskud/lån på samme vilkår til afdeling 7, der bl.a. også har problemer med tagene. Materialet er under udarbejdelse. Vi har ligeledes godkendt at der kunne optages lån i forbindelse med installation af oversvømmelsessikringer i 4 afdelinger. Ekstraordinære møder Organisationsbestyrelsen har afholdt et ekstraordinært møde med alle formændene, for at orientere om vagtordningens ophør og for at drøfte de afledte problemer med nødnumre m.v. Ordningen har nu kørt siden 1. november Der har ikke været nogen synderlige opstartsproblemer. 2

3 Organisationsbestyrelsen har afholdt et møde for alle afdelingsbestyrelserne, hvor emnet generalforsamling vs. repræsentantskab blev drøftet. Bjarne Zetterstrøm var oplægsholder. Det var et spændende møde med gode diskussioner. Der har været afholdt seminar for organisationsbestyrelsesmedlemmer om god almen ledelse. Det er et område organisationsbestyrelsen kommer til at arbejde videre med i På opfordring fra afdelingsbestyrelserne har der primo maj været indkaldt til et kursus om "hvad går huslejen til". Mødet er placeret således, at afdelingsbestyrelsesmedlemmerne kan få indsigt i budgettet for afdelingen inden afdelingsbestyrelsen skal godkende budgettet Styringsdialog med Hvidovre Kommune september 2013 Organisationsbestyrelsen har været til styringsdialog med kommunen. Kommunen var som udgangspunkt tilfreds med ledelsen og styringen af boligorganisationen. Tro- og love erklæring Lovgivningen indeholder nogle regler om habilitet. Organisationsbestyrelsen har fundet, at det er vigtigt både at ejendomsfunktionærerne, afdelingsbestyrelserne og organisationsbestyrelsen har kendskab til disse regler. Det er derfor besluttet, at alle ansatte skal underskrive erklæringen samt at den fremover underskrives ved ansættelsen. Afdelingsbestyrelserne skal underskrive erklæringen en gang årligt efter valg på afdelingsmøderne og organisationsbestyrelsen underskriver erklæringen på det konstituerende møde efter generalforsamlingen. Formularen vedhæftes beretningen. FA09 I FA09 har vi i bestyrelsen besluttet, at FA09 fra 1. januar 2014 skal være 100% non-profit. Det betyder, at hvis der er overskud i FA09 tilbageføres det for meget betalte administrationshonorar til vores arbejdskapital. Herfra kan midlerne på sigt komme tilbage til afdelingerne og hjælpe med til at sikre gode boliger. FA09 har en formue på kr. 13 millioner og det må siges af være tilstrækkeligt for en administration. FA09 opkræver således ikke moms af administrationsbidraget men skal så betale lønsumsafgift samt moms af indkøb som ikke kan modregnes. 3

4 IT Flere og flere opgaver løses via hjemmesiden f. eks. opnotering, mulighed for at se hvor man er på ventelisten m.v. Boligtilbud sendes på mail. Ligeledes er vigtige blanketter som klageskema, bytteskema, opsigelser m.v. lagt på hjemmesiden. Det er vigtigt at fastholde at lejere der ikke har adgang til internettet altid kan henvende sig til ejendomskontoret eller til bestyrelserne for at få hjælp. Det forventes, at lejekontrakter kan underskrives med digital signatur fra sommeren Elektronisk syn pågår. Det er en proces som vi forventer der skal arbejdes meget med, også i Til dette vil der tilgå uddannelse for alle afdelingsbestyrelser og ejendomsansatte, så de kan vejlede beboerne Fraflytningsstatistik 4

5 Som en personlig bemærkning vil jeg sige at når jeg går af som formand nu så er det fordi jeg har meget store udfordringer i mit eget firma med mere end 200 ansættelser samt at den forskning jeg derudover har lavet i de sidste 10 år nu er i gang med at blive solgt i hele verdenen. Vi vil sige tak til alle afdelinger, bestyrelser og ansatte samt FA09 for samarbejdet i året der er gået. Med venlig hilsen Formanden i HvidovreBo Lars Holm Klitgaard 5