Dagsorden: 9. Udvalg for gæste- og baneservice. Side 1

Transkript

1 Emne Bestyrelsesmøde Dato: 24. oktober 2017 kl. 16:30 20:15 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Sørensen (HS) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Henrik Jensen (HJ) Birgit Mindegaard (BM) Flemming Lehnert (FL) Majbritt Brændeholm (MB) Referent: MB Fraværende: Henrik Jensen (HJ) Næste møde: Onsdag den 29. november kl Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Greenkeeper personale 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet og regnskab Kontingent 2018 Greenfee priser Bestyrelsen Evaluering af fritspilsaftale Værebro Golfklub 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel-, etikette- og handicapudvalget Dårlig opførsel på banen 7. Baneudvalg Brønd ved klubhus Pumpe Klipning Baneudvalgsmøde 8. Husudvalg Kaffemaskine 10. Markedsføringsudvalget Markedsføringsvideo 11. Sponsorudvalget Arrangement Klubmester- og sponsortavler 12. IT udvalg IT supportaftale 13. Sportsudvalg Evalueringsmøde Eliten 14. Breddeudvalg 15. Frivilligt udvalg Nedtagning af telt 16. Klubberne i klubben 17. Administration Besøg af arbejdstilsynet Bekræftelse af tid Status på medlemmer pr : 18. Eventuelt Næste møde: Onsdag den 29. november 2017 kl Udvalg for gæste- og baneservice Side 1

2 1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Ingen bemærkninger. Greenkeeper personale Vi har desværre været nødsaget til at opsige en af vores fuldtidsansatte greenkeepere. Dette for at sikre, at vi har en større fleksibilitet i vores økonomi og mulighed for at have flere ansatte i højsæsonen. Bestyrelsen forsøger at planlægge langsigtet og udøve rettidig omhu i en tid, hvor mange golfklubber er presset på faldende kontingentindtægter. 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet og regnskab I HJs fravær blev likviditet og resultat til dato kort gennemgået. Vores likviditet er acceptabel og vi trækker mindre på kassekrediten end tidligere år. Driftsmæssigt er vi dårligere på greenfee indtægerne end budget, hvilket formentlig skyldes det dårlige vejr. Vi forventer fortsat at kunne leve op til budgettet for Kontingent 2018 Det er bestyrelsens forventning, at budgetter for 2018 vil blive baseret på nogle af de samme muligheder og udfordringer som de seneste par år. Det skyldes, at antallet af medlemmer er stabilt, men fortsat svagt faldende. Indtægter fra greenfee har til trods for højere greenfee satser været faldende, hvilket formentlig skyldes det dårlige vejr. Bestyrelsen har løbende fokus på at tilpasse udgifterne, hvor det er muligt. Vi må i 2018 forvente behov for investeringer i maskiner. Samlet set forventes udgiftsniveauet i 2018 at blive mindst det samme som i 2017 og der kommer bl.a. udgifter til afvanding, herunder konsulentbistand til en pumpetilladelse. En samlet foreløbig vurdering betyder, at bestyrelsen ikke kan udelukke, at der bliver behov for en mindre kontingentstigning. Den vil i givetfald blive ligeligt fordelt på medlemskategorierne. Greenfee priser 2018 Bestyrelsen besluttede at vi bibeholder vores greenfee priser i 2018 så de forbliver uændret. 4. Bestyrelsen Evaluering af fritspilsaftale Værebro Golfklub HS og MB har holdt møde med Værebros formand for at evaluere fritspilsaftalen. Der har været ca. lige mange besøgende fra hhv. Skovbo i Værebro og omvendt, og begge klubber har stor glæde af aftalen og vi ønsker at bibeholde aftalen i Vores medlemmer skal være opmærk- Side 2

3 somme på at aftalen løber fra til og at der er et max på 5 spillende runder pr. år. Den begrænsning gælder begge veje for de to klubber. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). En kort gennemgang af den generelle ambassadør score for Skovbo Golfklub er på niveau med sidste undersøgelse. Der er 267 der har svaret, hvilket bestyrelsen er godt tilfreds med. Banen får en medlemsscore på 91, hvor benchmark til andre klubber er 88, hvilket bestyrelsen er rigtig godt tilfreds med. I september er ambassadør scoren for gæster lidt bedre og vi ligger som nr. 41 ud af 109 klubber. På gæsternes ambassadør score ligger vi på 53 baseret på 500 svar og hvis vi benchmarker til andre klubber ligger de på 45. Nye i klubben har en medlemsscore på 86, hvor benchmark til andre klubber er på 67, hvilket er meget tilfredsstillende. Her er der 36 nye medlemmer der har svaret på sørgeskemaet. GIC har en lang række målinger og kommentarer fra medlemmer og gæster, som bestyrelsen tager med i det videre arbejde med at forbedre klubben. 6. Regel-, etikette- og handicapudvalget Dårlig opførsel på banen Lørdag den 14. oktober havde vi gæstespillere på besøg i Skovbo Golfklub. Gæsterne opførte sig desværre ikke pænt. De havde lejet to af vores golfbiler. Flere medlemmer har henvendt sig til klubben, da de har set gæsterne foretage hensynsløst kørsel på banen, og stået op i/på bilerne. De har lavet dybe spor på vores bane, efterladt affald på vores p-plads og i bilerne. Udover skaderne på banen, er der også sket skader på bilerne. Gæsterne er meldt til deres hjemmeklub, hvor sagen bliver behandlet jfr. DGU s retningslinjer om medlemskonflikter i hjemmeklubbens regel- og etikette udvalg. Der vil komme et erstatningskrav til spillerne på reperation af den ene golfbil. Gæsterne er kommet med deres forklaring af forløbet og erkender noget af forløbet, buggy på parkeringspladsen, efterladenskaber i buggy og indtagelse af alkohol. De erkender dog ikke dårlig opførsel, skade på buggy, hoppe på buggy eller efterladte flasker, dåser med mere ved café. Side 3

4 Vores umiddelbare vurdering fra tidligere sager er, at bevisbyrden er rimelig svær, når man ikke har adresseret det på stedet, eller hvis der ikke er en blank indrømmelse. Gæsternes hjemmeklub drøfter vores henvendelse på deres næste bestyrelsesmøde og vurderer om deres medlemmer skal have en karantæne eller en anden form for sanktion. Skovbo Golfklub afventer faktura på reparation af skaderne på den ene golfbil og videresender den til gæsternes hjemmeklub. 7. Baneudvalg Brønd ved klubhus Der er gravet en ekstra brønd ned til afløb fra klubhus og cafeen. Dette på grund af mange tilfælde af forstoppede toiletter. Siden den nye brønd er taget i brug har toiletterne ikke været stoppet. Pumpe Vi har købt en ny og større pumpe til at pumpe vand væk på hul 1. Den nye pumpe skal justeres, da den hurtigt bliver fyldt med blade. Klipning Klipning sat på pause pga. det våde vejr. Baneudvalgsmøde Baneudvalget ønsker et budget så de har noget at beslutte/forbedre ud fra. Ønsket tages op til budgetforhandling i december måned. Baneudvalget har fra sæsonstart udarbejdet en klippeplan som skal evalueres her i slutningen af sæsonen.bestyrelsen finder, at baneudvalgets klippeplan for roughen har været nyttig og ser frem til evalueringen for sæson Husudvalg Kaffemaskine Den selvbetjente kaffemaskine har vi opsagt lejemål på og da den er defekt vil den blive fjernet snarest muligt. Café KiGi vil sørge for at der vil være en el-kedel og pulverkaffe til gæster og medlemmer så de selv kan betjene sig (selvfølgelig mod betaling) udenfor cafeens åbningstider. Café KiGi holder en tiltrængt uges ferie. Derfor holder cafeen lukket i perioden fra tirsdag den til og med søndag den begge dage inklusiv. Café KiGi er igen tilbage mandag den med et spændende program for de kommende vintermåneder. 9. Udvalg for gæste- og baneservice Side 4

5 Der bliver afholdt et evalueringsmøde til januar måned for at få besat alle weekenderne i sæson Interesserede til både gæste- og baneservice kan henvende sig til FL. Specielt baneservice mangler at blive besat. 10. Markedsføringsudvalget Markedsføringsvideo Der er optaget en markedsføringsvideo med stor hjælp fra vores medlem Christian Berg. Videoen har en varighed af ca. 6 minutter, og vil snart kunne ses på hjemmesiden og en kortere version på Facebook i løbet af november måned. 11. Sponsorudvalget Arrangement FL undersøger om vi skal have endnu et Werge & Ankerdal arrangement i Klubmester- og sponsortavler FL havde to forskellige små messinglignende skilte med og viste bestyrelsen. Bestyrelsen vedtog enstemmigt hvilket messinglignende skilt vi skal benytte til de nye tavler. 12. IT udvalg IT supportaftale Der er indgået en supportaftale med CompuPartner som fremadrettet skal hjælpe os med vores IT. CompuPartner har vi allerede en serviceaftale med på vores betalingsstander, skærmen til medlemmerne og scorekortprinter. CompuPartner kender vores systemer og vi glæder os til samarbejdet. I sommer fik vi et sponsorat af Dansk Alarm Sikring så vi kunne live streame 1. tee og se det på vores hjemmeside. Vi har desværre nogle tekniske udfordringer og faciliteten vil blive sat i bero til næste forår. 13. Sportsudvalg Evalueringsmøde Der bliver afholdt evalueringsmøde senere på året i sportsudvalget og underudvalg. Eliten Simon Kvetny ønsker ikke at fortsætte som formand for eliten til næste sæson. Udvalget peger på Lasse Jensen og bestyrelsen godkendte Lasse som formand for eliten og glæder sig til samarbejdet. 14. Breddeudvalg Breddeudvalget har forhørt sig om klubbens dækning af fortæring til udvalgets møder. Bestyrelsen er positiv overfor i lighed med andre udvalg, Side 5

6 at dække rimeligt omfang af fortæring til de 4-6 møder der holdes om året. 15. Frivilligt udvalg Nedtagning af telt Inden eftersstormene for alvor sætter i gang, skal teltet tages ned fra terrassen. FL indkalder de frivillige til nedtagning af teltet. FL indkalder til et evalueringsmøde af sæsonen. 16. Klubberne i klubben Ingen bemærkninger 17. Administration Besøg af arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har været på besøg. Vi fik 4 strakspåbud som skal ses i lyset af, at hvis vi udbedrede påbudene straks, så vil vi spare penge til kontrolbesøg. Strakspåbudene omhandler: 1. At greenkeeperne ikke må løfte 25 kg. sække. 2. En frontlæsser, hvor det lovpligtige eftersyn var overskredet. 3. En 60 liters dunk som ikke måtte løftes. 4. Manglende periodisk eftersyn af trykbeholder på en kompressor. Alle påbudene er igangsat. Bekræftelse af tid Bestyrelsen besluttede at vi til sæson 2018 lukker op for at alle i en bold kan bekræftes af en person. Derfor er det vigtigt, at der ikke bliver booket til spillere der ikke skal spille med i bolden. Side 6

7 Status på medlemmer pr : År 2016 Medlems status 1 18 Fuldtidsmedlemmer Fuldtids medlemmer 28 Fuldtidsmedlemmer Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Trin 1 medlemmer Fleksmedlemmer Antal pr. jan/feb. april maj juni august sep. okt Aktive i alt Passive medlemmer I alt - ikke DGU medlemmer Eventuelt Næste møde: Onsdag den 29. november 2017 kl MB bestiller mad og sender dagsorden ud men deltager ikke i mødet pga. ferie. Side 7