Content. Finance transformation. Vol Benchmarking af debitorprocessen. i Grundfos Koncernen

Transkript

1 CFO Content Vol Finance transformation i Grundfos Koncernen Side 3 Finance transformation i Grundfos Koncernen Grundfos har i de seneste år været i gang med et omfattende Finance Transformation-projekt. Læs hvordan det er gået. Side 8 Benchmarking af debitorprocessen Første trin til forbedring af din Order-to-Cash-proces og Cash Conversion Side 4 Side 10 Overvejelser om etablering af Shared Service Center Vigtige elementer skal med i business casen, før projektet igangsættes, herunder: hvor skal SSC placeres og hvordan er processen dertil? ANVEND SUPPLY CHAIN FINANCE TIL AT SKABE WIN-WIN Når Supply Chain og Finance kombineres, tænker de fleste økonomifolk nok på reduktion af arbejdskapitalen. Men begrebet Supply Chain Finance rækker langt videre. Side 7 BASICO OFFICIEL BEYOND BUDGETING partner I DANMARK Basico har i en årrække været medlem af Beyond Budgeting Round Table-netværket. Med den netop indgåede aftale styrkes forholdet mellem netværket og Basico betydeligt. Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse. 1

2 Af Anders Olesen leder LÆS OM GRUndfOS FINAnce TRANSFORMATION-PROJekT, OM BASicO S NYE ROlle INDEN FOR BEYOnd BUDGETinG, OM SUPPLY CHAin FINAnce OG MEGET MERE Dette nummer af CFO Content indledes med en spændende artikel om Grundfos uhyre ambitiøse og vellykkede Finance Transformation-projekt. Ved udvikling af Grundfos nye model for Performance Management er der hentet inspiration hos en række førende internationale koncerner med tilsvarende projekter, ligesom der er skelet til Beyond Budgeting-principperne. I artiklen Overvejelser om etablering af Shared Service Center udfordrer vi den langsigtede holdbarhed af løsningen ved outsourcing eller offshoring af back-officefunktioner til lavtlønsområder. Denne trafik har stået på i en længere årrække, men vi forudser, at en række af de nuværende fordele udhules over tid. Læs, hvordan du kan forberede din virksomhed på de ændrede forhold. På side 7 kan du læse, at Basico forstærker det i forvejen gode og langvarige samarbejde med det globale Beyond Budgeting-netværk. Basico er netop udpeget som netværkets officielle repræsentant i Danmark, og undertegnede er indtrådt i netværkets globale ledelse; det såkaldte Core Team, som har det overordnede ansvar for varetagelse og udvikling af Beyond Budgeting-principperne. CFO Content AnSV. redaktør: Anders Olesen oplag: CFO Content er et kvartårligt nyhedsbrev, som omhandler alle tænkelige problemstillinger inden for økonomifunktionen forsidefoto: Grundfos udgives af: Basico Store KongenSGAde 59 d 1264 KøbenhAVn K Søren Frichs Vej 42B 8230 Åbyhøj tlf: info@basico.dk I forlængelse af tidligere artikler om benchmarking er turen nu kommet til debitorprocessen. Læs hvordan Basico kan hjælpe dig med at gennemføre en benchmarkinganalyse; det første skridt på vejen til at opnå best-in-class-performance i dine processer. Supply Chain Finance er et relativt nyt begreb, som dækker over meget mere end blot at nedbringe arbejdskapitalen og optimere debitor- og kreditorprocesserne. I artiklen på side 10 kan du læse om de videre perspektiver og fordele ved aktivt at arbejde med dette begreb. Jeg håber, at du finder dette nummer af CFO Content inspirerende, og at det giver dig idéer til, hvordan du kan forbedre økonomistyringen i din virksomhed. Basicos mål er at hjælpe økonomifolk med at få succes, så lad os endelig høre fra dig, hvis du ønsker vores hjælp med videreudvikling af din økonomifunktion. God læselyst! 2 Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse.

3 Af Anders Olesen Finance transformation i Grundfos Koncernen Grundfos har i de seneste år været i gang med et omfattende Finance Transformationprojekt. Ambitionerne har fra projektets start været særdeles høje: Intet mindre end world class kunne gøre det. Læs, hvordan det er gået. Siden sin tiltræden som CFO for Grundfos koncernen i 2007 har Heine Dalsgaard haft store ambitioner på finansfunktionens vegne. Her 6 år senere, og umiddelbart før skiftet til CFO for ISS koncernen, kan han se tilbage på en periode, hvor der er gennemført betydelige fremskridt hen imod ambitionen om at løfte Grundfos finansfunktion til world class-niveau. Basicos Anders Olesen mødte Heine Dalsgaard og Anders Aakær Jensen (Group Vice President, FP&A) til en snak om projektet, og det er der kommet en spændende case story ud af. Høje ambitioner Når det gælder produktion og udvikling af pumper er Grundfos allerede i den absolutte verdenselite; det har de været i lang tid. At nå hertil og fastholde denne position har stillet enorme krav til store dele af organisationen. Med dette projekt ville ledelsen markere, at man ønskede, at hele koncernen var world class. Da Heine Dalsgaard tiltrådte som CFO, kunne han fx hurtigt konstatere, at finansfunktionens processer og systemer ikke svarede til koncernens størrelse og kompleksitet. Barren blev derfor sat meget højt lige fra begyndelsen. Formålet var ikke mindst at sende et signal om, at her var tale om et kvantespring og ikke blot nogle småjusteringer. Selv om dette nok har virket skræmmende på nogen, så har det virket tillokkende på andre, og dem var der behov for mange af på denne rejse. Inspiration udefra Inden projektet blev sat i gang, besøgte Grundfos flere konsulentfirmaer og en række industrikoncerner med tilsvarende projekter i ind- og udland. Formålet var at finde nogle best practices, dels når det gjaldt selve projektprocessen, dels for at få inspiration til udvikling og implementering af nye modeller og løsninger. En del af inspirationen kom fra Beyond Budgetingnetværket (se også artikel på side 7), og det var i denne forbindelse, at Basico blev involveret i Grundfos projekt. Grundfos valgte et projektforløb, hvor effektivitet og det at få styr på basics blev løst parallelt og senest samtidig med, at de mere forretningsorienterede dele af projektet blev implementeret. The Grundfos Way Et helt centralt element i projektet har været, at såvel processen som de valgte løsninger skulle være i nøje overensstemmelse med Grundfos-værdierne. To af disse er Åben & troværdig og Mennesker i fokus. Her er et par udpluk fra dem: Vores kommunikation er åben og ærlig Vi lægger fakta på bordet også når det ikke er behageligt. Grundfos er vores medarbejdere Alle skal føle sig respekterede og værdsatte. Dette har fx betydet, at organisationsændringer er kommunikeret langt tidligere, end man sædvanligvis ser i tilsvarende projekter. Det er bl.a. gjort af respekt for dem, som bliver berørt, således at de har så god tid som muligt til at forberede sig på forandringerne. Det er lykkedes Grundfos at gøre projektet jordnært og vedkommende for organisationen, hvilket er med til at sikre succes på den lange bane. Case story om Grundfos Hvis du er interesseret i at modtage hele case storyen om Grundfos Finance Transformation-projekt, så kontakt Lone Bryde Nielsen på lnielsen@basico.dk eller tlf Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse. 3

4 af Henrik DahlGAArd Overvejelser om etablering af Shared Service Center MED DENNE ARTIKEL ØNSKER VI AT SÆTTE FOKUS PÅ VIGTIGE ELEMENTER SOM SKAL MED I BUSINESS CASEN, FØR PROJEKTET IGANGSÆTTES, HERUNDER: HVOR SKAL SSC PLACERES OG HVORDAN ER PROCES- SEN DERTIL? I seneste nummer af CFO Content skrev jeg artiklen: Hvem bliver tilbage i den gamle økonomifunktion? Den omhandlede en række organisatoriske konsekvenser af gennemførelse af forandringer med fokus på effektivisering i finansfunktionen; herunder etablering af Shared Service Center (SSC). Continuous improvement er kommet for at blive, og det omfatter hele virksomheden. For finansfunktionen, som ikke blot ønsker at gennemføre marginale forbedringer, men som virkelig ønsker et såkaldt step change, så er løsningen ofte forbundet med en udflytning af væsentlige dele af finansorganisationen til lavtlønslande. For en række virksomheder er dette sket i forlængelse af at produktionen er flyttet til lavtlønslande. Denne trafik har stået på i mange år, og vi oplever at den fortsætter med uformindsket styrke. Flere har således gennemført en udflytning, andre er i proces med at etablere eller flytte opgaver til et SSC og andre igen overvejer, hvordan de skal forholde sig til udfordringen. I denne artikel ses på de parametre, som bør indgå i en business case for en hel eller delvis flytning af finansorganisationen. Den generelle tendens Rigtig mange virksomheder arbejder med at udvikle finansfunktionen som illustreret i figur 1; finansfunktionen skal skabe mere værdi for virksomheden, og den skal samlet set drives for færre midler. Konsekvensen er, at de aktiviteter, som er repræsenteret ved de to nederste lag i figuren, skal gennemføres for væsentligt færre ressourcer. Dermed er det oplagt at overveje at samle disse i shared service- eller kompetencecenter med henblik på at opnå stordriftsfordele. Erfaringer med offshoring I USA ses en tendens til, at lavtlønsproduktion i fx Kina begynder at flytte tilbage til USA, da lønfordelen reduceres Cost Value Accounting & Controlling Transaction / Processing Yesterday figur 1 Value Accounting & Controlling Transaction / Processing Tomorrow i takt med lønstigninger i Kina. Det sker også i erkendelse af, at der er vigtigere parametre i business casen end løn, såsom lavere energipriser i USA, hastighed / nærhed til markedet, muligheder for anvendelse af teknologi, der gør produktionen mindre lønfølsom etc. Samme betragtninger og erfaringer skal tages med i business casen, når virksomheden vurderer det fremtidige setup i finansorganisationen. Man kan også stille spørgsmål om eller hvornår vi vil opleve samme tendens som indenfor industriproduktion; altså om der vil ske en tilbageflytning af finansprocesserne, eller om der kommer et tidspunkt hvor udflytningen stopper. I business casen er det under alle omstændigheder vigtigt at forholde sig til andre parametre end lønarbitrage. Business casen Et ensidigt fokus på lønarbitrage vil over tid udhule business casen. Det ses allerede, at lønningerne i tidligere meget anvendte outsourcing-lande som fx Polen er steget markant, således at disse i dag ikke er konkurrencedygtige i forhold til lande længere mod øst. Indien har med succes opbygget en stor industri for business process outsourcing, men for mange virksomheder er Indien langt væk såvel fysisk som mentalt. 4 Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse.

5 Der er derfor behov for at inkludere mange parametre i business casen; blandt andre nedenstående, som alle er uafhængige af lønniveauet: Lønbesparelse via stordriftsfordele Integration og snitflader til andre processer samt organisationen i øvrigt Effektivitet via systemunderstøttelse Styrkelse og centrering af kompetencer Uafhængighed af enkeltpersoner, dvs. fokus på processer Kvalitetsløft Kompleksitet Sikring af standardisering og effektivitet i processerne En hurtigere vej til forandring Flytning og potentiale ved flytning af yderligere processer, fx controlling Sikring af højt fagligt miljø Fleksibilitet ved større organisatoriske ændringer. Effektivitets-gap i form af, at opgaver ikke kan overdrages én-til-én Nye processer og snitflader, herunder change mangement. Vi ser ofte, at investeringen svarer til lønbesparelsen i 2-3 år. Konsekvensen af manglende investering i fx planlægning og implementering kan resultere i betydelige kvalitetsomkostninger ved, at noget går fra sikkert til driftsustabilt. Derved opstår omkostninger til stabilisering. Det er derfor vigtigt, at virksomheden accepterer den investering, det er at flytte processerne og får dette indbygget som en del af business casen. figur 2 Virksomhedens parathed for nogle af gevinsterne skal ligeledes vurderes. Eksempelvis betyder standardisering, at nogen oplever fremgang og andre tilbagegang, automatiseringer kan betyde self-services, standardiseringer kan opleves som rigide, hvilket kræver fokus på change management etc. As is Omkostninger Kvalitet Den stærke business case skal sikre en investering, der minimerer kvalitetsforringelse i leverancer. Investeringen Business casen skal tage højde for den samlede investering. Denne vil typisk være mere omfattende, end hvad man umiddelbart tænker på i en sådan situation. Følgende bør som minimum indgå: Tilstrækkelige ressourcer til projektledelse og implementering af nye processer, systemer, service level agreements, stillingsbeskrivelser, dokumentation, uddannelse etc. Periode med dobbeltlønninger Stay-on-bonusser, fratrædelsesordninger til medarbejdere etc. Kritisk masse og alternativer For større virksomheder/koncerner har business casen for outsurcing været mere oplagt end for de mindre. Der, hvor business casen er oplagt, har flytning allerede fundet sted, og flere opgaver følger efter. For de virksomheder, som fortsat overvejer at etablere eget SSC (captive), er forhold som kritisk masse samt investeringens størrelse væsentlige overvejelser. For virksomheder, hvor det ikke giver mening at lave et eget stand-alone SSC, er der alternative løsninger: Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse. 5

6 basico kan hjælpe med Business casen i din virksomhed HovedbudskABet i denne artikel er, at der er flere parametre end ren lønarbitrage, som skal indgå i business casen. Lønnen må ikke være det eneste motiv og der er behov for at tænke såvel kort- som LAnGSigtet. hvad er den rigtige prioritet for finansorganisationen lige nu, og hvad er alternativerne? BASico har erfaring med udarbejdelse af business cases, med optimering af et eksisterende set-up samt med flytning AF funktioner. Vi deler gerne vores erfaringer med dig. Kontakt Henrik DahLGAARd på hdahlgaard@basico.dk eller telefon for en uformel drøftelse af dine overvejelser og muligheder. 1. Samle processerne for flere selskaber samme sted ved fx at flytte finansprocesser til et datterselskab i et lavtlønsland, som dermed bliver kompetencecenter for flere enheder. Dermed bliver besparelsen i virksomheden, ligesom virksomheden oplever at bevare kontrollen og fleksibiliteten. 2. Outsourcing til 3. part, som kan benytte offshore-løsninger. Styrken ved dette er, at processerne ofte overdrages til en erfaren organisation. Omvendt er det i højere grad 3. part, der opnår omkostningsbesparelsen, da denne leverandør har et naturligt fokus på at tjene penge på kontrakten. Dette kan reducere virksomhedens fordel ved en outsourcing-løsning. Vi ser også, at virksomheder kan ende med en ufleksibel løsning, hvor ændringer til aftalte service levels medfører en urimelig merpris. 3. Optimeringsmuligheder i nuværende set-up via forenklinger, standardiseringer og effektiviseringer med bedre systemunderstøttelse etc. Et best practice-fokus i nuværende AS IS-set-up kan levere betydelige besparelser ved at kompensere for lønforskelle ved at fokusere på teknologi og effektive processer. Der er ingen tvivl om, at jo mere forretningen er standardiseret og forenklet, jo mere kan finansprocesserne også standardiseres og effektiviseres. Virksomheder med mange års traditioner har ofte udfordringer med kompleksitet i forretningen, i processerne etc., og dermed er det vanskeligere at opnå effektiviseringsgevinster. Når det er grundprocesserne, som skal outsources til 3. part eller outsources internt, kan processen blive kompliceret, hvis der er en back-log af regnskabsmæssige/systemmæssige udfordringer eller andet. Det klassiske spørgsmål er, om det er et move-and-fix eller fix-and-move. Vi ser, at det ofte er dyrt at flytte og så fikse. Det er vigtigt, at konsekvenserne bliver analyseret, og at der planlægges i forhold til dem. Ved outsourcing til 3. part er det ofte en fordel for virksomheden, at implementere effektiviseringer (fix), før overdragelse (move) til en outsourcing-leverandør for dermed at sikre, at besparelsespotentialet forbliver in-house hos virksomheden og ikke overgår til 3. part. Processen I processen med udarbejdelse af business casen skal grundlaget for et shared service center vurderes. Er der flere lokationer, selskaber og business units, som kan samles? Hvis der er et grundlag for et shared service center er spørgsmålet, om det skal være eget shared service center (captive) eller en outsourcing-løsning. Og om det skal finde sted tæt på virksomheden lokalt, near shoring (fx Polen) eller off shoring (fx Indien) etc., hvorefter planen for implementering og migrering skal udarbejdes. Læs ovenfor hvordan Basico kan hjælpe dig videre. figur 3 grundlag for shared service center (ssc) Migreringsstrategien er en vigtig del af business casen Migreringsprocessen kan finde sted som en planlagt stepby-step-proces, big bang med et lift-and-move-fokus, move-and-fix eller fix-and-move. eget ssc (captive) lokation/off shoring outsourcing lokation/off shoring plan for implementering/migrering: Move & Fix? Lift & Move? Fix & Move? Big Bang? Step By Step? 6 Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse.

7 Af Anders Olesen BASICO Officiel BEYOnd BUDGETING PARTNER I DANMARK Basico har i en årrække været medlem af BeYOnd Budgeting Round Table-netværket. Med den netop indgåede aftale styrkes forholdet mellem netværket og Basico betydeligt. Basico forstærker og udbygger det i forvejen gode samarbejde med det globale Beyond Budgeting-netværk. Basico er nu officielt udpeget som netværkets danske repræsentant. Vi ser meget frem til at bidrage yderligere til at udbrede kendskabet til netværkets ledelsesprincipper samt til at bistå vores kunder med at udvikle og implementere de økonomistyringsprincipper, som giver mest mening for den enkelte virksomhed. Læs mere om netværket, principperne, muligheder for medlemskab mm. på HVAD ER EN BEYOnd BUDGETING PARTNER? Netværket har siden stiftelsen for 15 år siden gjort brug af få regionale samarbejdspartnere, som har arbejdet med at udbrede kendskabet til såvel principperne som til netværket. Det er lykkedes at gøre begrebet Beyond Budgeting kendt i vide kredse, og BBRT-netværket omfatter i dag en række særdeles interessante virksomheder og organisationer fra store dele af verden. I erkendelse af, at der fortsat er et stort potentiale for netværket, iværksættes en række initiativer, som skal bidrage til at netværkets formål om at: Transform management models to enable sustained high performance in turbulent conditions kommer ud til mange flere individer og virksomheder, end tilfældet er i dag. Et led i denne strategi er etablering af et globalt netværk af Beyond Budgeting Partners bestående af lokalt forankrede konsulentfirmaer med betydeligt kendskab til og kompetencer indenfor dette fagområde. Det vil være Basicos rolle som Partner rolle at udbrede kendskabet til Beyond Budgeting indenfor vores danske netværk. Hertil kommer, at vi skal assistere lokale virksomheder med først at forstå og derefter gennemføre de forandringer, der skal til for at skabe den rette individuelt tilpassede management-model, som kan enable sustained high performance i den enkelte virksomhed. Basico vil være netværkets lokale repræsentant og være til rådighed med viden om principperne og om netværket, ligesom Basico vil spille en aktiv rolle i sparring og vidensdeling mellem de lokale medlemmer af netværket, samt ved afholdelse af workshops og konferencer etc. Basico REPRÆSENTERET I beyond BUDGETING-ledelseN Foruden Basicos udnævnelse som Beyond Budgeting Partner styrkes relationen mellem Beyond Budgetingnetværket og Basico yderligere, i det undertegnede er indtrådt i netværkets globale ledelse. Netværket ledes af et Core Team, som har det overordnede ansvar for varetagelse og udvikling af Beyond Budgeting-principperne. Det er en opgave, som jeg ser rigtig meget frem til, da jeg helt grundlæggende tror meget på Beyond Budgetingprincipperne. At få mulighed for at være med til at videreudvikle disse og bidrage til at udbrede kendskabet til dem også udenfor Danmarks grænser er et stort fagligt privilegium. NETVÆRKets LEDELSE Beyond Budgeting netværket ledes nu af et internationalt Core Team bestående af: Bjarte Bogsnes (Statoil, Norge), Peter Bunce (bbrt-stifter, UK), Steve Player (The Player Group, USA), Franz Röösli (Professor, Schweiz) og Anders Olesen (Basico, DK). Du er meget velkommen til at kontakte mig, hvis du ønsker at høre mere om Beyond Budgeting-principperne, og hvad de kan bruges til i din virksomhed. Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse. 7

8 Af ole brødsgaard Benchmarking af debitorprocessen første trin til forbedring af din Order-TO-Cash-proces og Cash Conversion. Niveauet af antal debitordage (Days Sales Outstanding, DSO) samt ændringer heri er en god indikator for Order-to- Cash-processen og for virksomhedens helbredstilstand. Hvis niveauet er stigende: Hvorfor, og er du tryg ved stigningen? Hvis niveauet er faldende: Er forbedringen som ventet, og er niveauet tæt på den teoretiske værdi i henhold til aftalte betalingsbetingelser? Debitorprocessen en central del af Order-to-Cash Næst efter kreditorprocessen er debitorprocessen typisk den dyreste proces i finansorganisationen. Alene af den grund er det interessant at sætte fokus på og prioritere debitorprocessen, og der kan spares betydelige beløb og ressourcer ved at optimere den. Order-to-Cash-processen involverer mange personer og mange delprocesser: Vedligeholdelse af kundemasterdata, ordremodtagelse, kreditgivning, levering, fakturering og selve debitorprocessen, dvs. indbetalinger, afstemninger, håndtering af afvigelser, rykkerprocedure etc. Selvom debitorprocessen er den sidste del af den samlede Orderto-Cash-proces, er den central i den forstand, at det er her helbredsstilstanden af processen bliver meget synlig ved måling af overforfaldne debitorer og debitordage. Endelig er debitorprocessen det sidste procestrin af kundens oplevelse af et køb. Problemer i debitorprocessen og konsekvenserne Ofte, men desværre langt fra altid, er debitorprocessen gennemtænkt, veldokumenteret og indarbejdet i et velkonfigureret ERP-system med god integration til de andre Order-to- Cash-delprocesser. Alligevel oplever de færreste virksomheder, at debitordagene svarer til de aftalte betalingsbetingelser. Men hvorfor gør de ikke det? Er integrationen med de andre interne processer ikke helt god alligevel? Er det kommunikationen med de andre interne funktioner, der ikke er optimal? Eller er problemet hos kunderne, og skyldes det i så fald kundens processer eller deres betalingsvilje og -evne? Mere konkret kan problemerne fx være upræcist beskrevne processer, komplekse processer med mange alternative valg eller manglende efterlevelse af processer. Er der fakturaer, som ikke er oprettet korrekt, eller som ikke følger kundekravene? Er kundedata ikke fuldt opdaterede, eller er der dubletter i stamdata? Er processen lean, eller er der slacktid, så kunden reelt ikke kan nå at betale til tiden? Grundprocessen i debitorfunktionen kan være velfungerende, men når der fx er afvigelser mellem ordre, leverance og fakturering, er der tilsvarende behov for velfungerende og hensigtsmæssige processer og retningslinjer for håndtering af sådanne afvigelser. Ellers kan afklaringen trække ud, og kræve unødig tid og involvering af mange personer i virksomheden og hos kunden. Konsekvensen ses i delvise, forsinkede eller manglende betalinger og dermed øgede debitordage. Derudover kan der være flere afledte negative konsekvenser: Der vil være mindre transparens i kundeforholdet, når listen med uafklarede fakturaer øges. Det kan føre til stop for leverancer, hvis kundens kreditramme overskrides og dermed medføre en forringelse af kundeservicen og mistet omsætning. Den manglende transparens kan ligeledes føre til for sene eller ingen advarsler om kundens betalingsmønster, og dermed til forøget kreditrisiko. Hvis afklaringen trækker langt ud, kan det endda påvirke kreditforsikringsdækningen på kunden. 8 Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse.

9 apqc APQC er anerkendt for at have verdens største benchmarkingdatabase og flere end best practice-analyser og RApporter. APQC giver mulighed for benchmarking på flere end målepunkter og mere end performance metrics. APQC sikrer konsistens i benchmarkingtallene gennem GRundig validering af tallene og et standardiseret ProceSS CLASSifiCAtion FRAMework, som sikrer sammenlignelige tal på tværs af virksomheder og brancher. Alene indenfor finans og økonomi kan effektiviteten indenfor syv procesområder benchmarkes: ACCounts PayABLe & Expense ReiMBursement, Credit and Invoicing, ACCounts ReceiVABLe, InternAL ControLS, PayroLL, GeneRAL ACCounting and Reporting samt for den samlede Finance Organization. Rapporterede debitorer forøges, hvis indbetalinger ikke udlignes og bogføres korrekt. Dette forringer de finansielle nøgletal og kan i yderste konsekvens koste tillid hos finansielle partnere. Benchmarking af debitorprocessen giver indsigt og inspiration En benchmarking giver indsigt i egne nøgletal for debitorprocessen på følgende parametre: Omkostningseffektivitet, proceseffektivitet, medarbejderproduktivitet og cyklustider. Ved benchmarking sammenholdes resultaterne med sammenlignelige data fra andre virksomheder. Den mest meningsfulde og værdiskabende benchmarking sikrer, at virksomhedens data sammenholdes med data fra så sammenlignelige virksomheder som muligt. APQC (se ovenfor) kan fx sikre sammenligning med virksomheder indenfor samme branche, størrelse og geografiske område. Indsigten i egne tal for effektivitet og cyklustider, og forståelsen af afvigelser ift. tallene for de bedste i den valgte peergruppe, giver anledning til en lang række spørgsmål som fx: Hvordan kan andre være så effektive? Hvad gør de anderledes end os? Indsigten giver inspiration til at igangsætte initiativer, som ofte er ambitiøse og som kan have det mål at blive best-in-class. Ikke bare for debitorprocessen, men også i et bredere perspektiv for hele Order-to-Cash-processen. Kontinuerligt fokus på debitorprocessen er vigtigt og værdifuldt. En benchmarking af processen giver indsigt, som åbner for en dialog om aktuel performance og forbedringspotentiale, ligesom den medfører et vigtigt helhedssyn på den samlede Order-to-Cash-proces og dermed skaber et godt grundlag for at iværksætte forbedringer. En forudsætning er valide og sammenlignelige data, egne såvel som eksterne, som der benchmarkes op imod. Det kan derfor varmt anbefales at bruge en benchmarkingdatabase som APQC. Benchmarkingdata + dialog med erfarne praktikere = værdi Kombinationen af valide benchmarkingdata og en åben dialog med erfarne praktikere skaber et solidt grundlag for, at benchmarking kan give reel værdi. En sammenligning af data bør ikke stå alene. En åben og indgående dialog om resultaterne og baggrunden herfor er forudsætningen for, at der kan skabes forbedringer. Dialogen bør omfatte en vurdering af alternative muligheder, samt prioritering af initiativer, med henblik på at lukke hullet op til de bedste. Benchmarking kan konkret bruges til: Identificering af områder med forbedringspotentiale Fastsættelse af mål for kost, procestid og produktivitet Ved udarbejdelse af og opfølgning på business cases Etablering af baseline før og efter implementering Fastlæggelse og vurdering af performance i Service Level Agreements Basico tilbyder benchmarking indenfor alle finans-, økonomi- og regnskabsprocesser ved hjælp af APQC s database og datavalideringsmetodik. Udover den let tilgængelige og overordnede Rapid Performance Assessment tilbydes den mere omfattende Open Source Benchmarking, som giver et dybere indblik i performance på en lang række performanceindikatorer. Sådan kommer du videre Hvis du er interesseret i at vide, hvordan du kan få mest ud af benchmarking, eller ønsker at optimere din debitorproces, så kontakt Ole Brødsgaard på telefon eller obroedsgaard@basico.dk. Hvis du allerede er kunde hos Basico, så kan du naturligvis også kontakte din sædvanlige Partner hos Basico. Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse. 9

10 Af Anders Olesen ANVEND SUPPLY CHAIN FINANCE til AT SKabe Win-Win Når Supply Chain og Finance kombineres, tænker de fleste økonomifolk nok på reduktion af arbejdskapitalen. Men begrebet Supply Chain Finance (SCF) rækker langt videre, og har potentialet til at styrke virksomhedens relationer til kunder og leverandører på afgørende vis. Der er grund til at tro, at SCF vil vinde frem, da tre vigtige forhold er til stede: Begrænset likviditet, lavt renteniveau og teknologisk modenhed. Hertil kommer en politisk agenda med fokus på at opnå besparelser bl.a. gennem øget effektivitet. Der er således både i EU og i Danmark et ønske om, at elektronisk fakturering m.v. kan bidrage hertil, og mange initiativer er sat igang for at understøtte dette. I april måned afholdt Økonomiforum en international konference i København under overskriften: From e-invoice to Supply Chain Finance. Deltagerne oplevede meget alsidige indlæg fra brancheorganisationer og forskere, og der var spændende cases fra internationale koncerner som Philips og DT Group. Et væsentligt budskab på konferencen var, at teknologien kan og bør anvendes til meget mere end at effektivisere dataudveksling (fx ved at sende fakturaer elektronisk); potentialet og perspektivet i SCF er langt større. Med denne artikel vil vi gerne illustrere, hvad virksomheden kan bruge SCF til, og hvad finansfunktionen kan bidrage med. HVAD ER SUPPLY CHAIN FINANCE? Et centralt element i SCF er at optimere flowet af betalinger gennem hele den værdikæde, som virksomheden er en del af. Der findes en række forskellige definitioner af SCF. Jeg synes særligt godt om denne: Financial arrangements in the form of debt, equity or financial contracts used in collaboration by at least two supply chain partners with the aim to improve the overall financial performance and mitigate the overall risks of the supply chain. Normalt er overvejelser og forhandlinger om arbejdskapital et nulsumsspil: Hvad den ene forhandler sig til af fordele, modsvares præcist af modpartens ulemper. Pointen med SCF er at se ud over den silo, som ens egen virksomhed repræsenterer i denne forbindelse, og samarbejde om at udnytte de samlede ressourcer, som findes i hele værdikæden. Et nøgleord i definitionen er således collaboration. Det mest oplagte eksempel i denne forbindelse er, at én virksomheds finansielle styrke kan udnyttes til gavn for alle (eller mange) virksomheder i værdikæden. EKsempler PÅ SUPPLY CHAIN FINANCE E-invoicing, elektronisk dataudveksling, elektronisk fakturering m.v. handler om at skabe gennemsigtighed og effektivitet i værdikæden. EDI-løsninger falder i samme kategori. Med de mange initiativer, der er sat i gang, må det forventes, at den enkelte virksomhed før eller siden alene vil kunne sende regninger elektronisk til ikke bare offentlige, men også til større private virksomheder. Ambitionen for mange virksomheder burde være, at alle kunde- og leverandørfakturaer leveres og behandles elektronisk. Mange studier dokumenterer, at effektiviteten mangedobles alene ved at gå fra manuel til elektronisk fakturahåndtering. Udover en mere effektiv debitor-/kreditorafdeling og et mindre budget til porto etc., opnås også, at antallet af fejl reduceres betragteligt ved indførelse af elektronisk fakturabehandling. Hertil kommer en forbedret dokumentation af processer, hvilket er et stort plus ikke mindst hvis man ønsker at være i overensstemmelse med SOX o.lign. Endelig er den elektroniske behandling ofte forudsætningen for at gå til næste niveau i SCF og udnytte de muligheder, som ligger i et øget samarbejde med kunder og leverandører. 10 Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse.

11 START MED EN SUPPLY CHAIN FINANCE-strategi BASico kan hjælpe din virksomhed med at udarbejde en plan for Supply Chain Finance. En sådan plan vil naturligt tage udgangspunkt i den specifikke BRAnche og situation, som din virksomhed er i. Kontakt AndeRS Olesen på telefon eller aolesen@basico.dk og hør, hvordan vi kan hjælpe dig videre. ØKONOMIFORUM BASicos søsterselskab, Økonomiforum, er en formidlingsvirksomhed, som udbyder konferencer, kurser og uddannelse til økonomer. Økonomiforum AFholdt i foråret konferencen From e-invoice to Supply Chain Finance. Hold øje med og se de mange andre muligheder for at blive fagligt opdateret indenfor finance. Approved payables finance (eller: reverse factoring) er et område, som vinder hastigt frem. Der er mange forskellige navne for dette, ligesom der er flere varianter af forretningsmodellen. Væksten drives primært af store købere (kunder), som, ved at stille deres finansielle styrke til rådighed, kan tilbyde sælgere (leverandører) attraktive vilkår. Et element i modellen er en form for rentearbitrage. Hvis køber fx har netto positiv likviditet, som på en god dag giver 1 % i rente i banken, og sælger med netto negativ likviditet betaler 20 % i rente i banken, så er der alene her et betydeligt potentiale for begge parter. Modellen indebærer typisk, at sælger modtager betaling, så snart køber har accepteret den fremsendte regning. Betaling sker enten direkte fra køber (mod en på forhånd aftalt rabat) eller fra en finansiel partner, overfor hvilken køber indestår som garant. I en sådan model opnår parterne at dele renteforskellen og sælger får styrket sin likviditet. Herved bliver køber en mere interessant samarbejdspartner for sælger, hvilket bidrager til at styrke samarbejdet, og giver køber mulighed for at fastholde de mest attraktive sælgere. Der er en række andre samarbejdsformer, som er omfattet af SCF, men som pladsen i denne artikel ikke tillader mig at komme nærmere ind på. Jeg tænker bl.a. på følgende operationelle modeller: Vendor managed inventory, buyer managed inventory og dynamic discounting. Oveni kommer de mere strategiske modeller, hvor man binder køber og sælger endnu tættere sammen fx ved delejerskab af hinanden, ved langsigtet finansiering, etablering af joint ventures, samarbejde om eller tilskud til forskning/ udvikling etc. FINANSFUNKTIOnens ROLLE Helt basalt har finansfunktionen en central rolle i at tilsikre, at der kan sendes og modtages fakturaer i et så hensigtsmæssigt og effektivt format som muligt. I SCF-sammenhæng er finansfunktionens typiske fokus at reducere virksomhedens arbejdskapital. Det gøres ved at sætte mål for størrelsen af de enkelte delelementer: Debitorer, lagre og kreditorer samt for ændringer heri. Det er vigtigt, at finans bidrager til at effektivisere processer, der understøtter en reduktion af arbejdskapitalen, som jo aldrig skal være større end absolut nødvendigt. Nogle virksomheder kæmper med ineffektive processer, spild, manglende eller ringe data etc. Her har finansfunktionen er betydelig rolle i at få strammet op. Når der er kommet styr på basics, bidrager finans typisk med at sætte mål for de enkelte delelementer jf. ovenfor og, ikke mindst, med at måle, analysere og årsagsforklare afvigelser. Et ensidigt fokus på overholdelse af mål for at nedbringe arbejdskapital kan imidlertid have uønskede bivirkninger. Et eksempel er tab af samarbejdspartnere, som enten går konkurs pga. manglende likviditet, eller som vælger at samarbejde med virksomheder, som tilbyder bedre betingelser, jf. betragtningen om et nulsumsspil. Et andet eksempel er de uhensigtsmæssige handlinger, som udføres alene med det formål at vise pæne tal ved regnskabsafslutningen. Det er således uhyre vigtigt, at finansledelsen er i stand til at se på Supply Chain Finance i et bredt og såvel operationelt som strategisk perspektiv. Herved kan der skabes betydeligt større værdi for virksomheden, og tab og spild kan undgås. SÅDAN KOmmer DU VIDERE Hvis du er interesseret i at finde ud af, hvordan din virksomhed kan få mest ud af Supply Chain Finance, så kontakt Anders Olesen på aolesen@basico.dk eller telefon Hvis du allerede er kunde hos Basico, så kan du naturligvis også kontakte din sædvanlige Partner hos Basico. Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse. 11

12 Onboarding tjekliste Kontakt os på for at modtage et eller flere gratis eksemplarer af vores onboarding tjekliste. rekruttering Basicos mission er at hjælpe økonomifolk med at få succes Interims- stillinger Rådgivning Basico CFO Services Interims- projekter Rekruttering Dine behov er forskellige alt efter, hvilke opgaver du har brug for at få løst. Hvis opgaven for eksempel er midlertidigt, er dit behov en interimsmedarbejder, hvis du har brug for indspark udefra, har du behov for rådgivning eller et godt økonominetværk og hvis opgaven er permanent, har du behov for at fastansætte en medarbejder. Hos Basico vil vi mere end bare at finde en dygtig medarbejder til dig. Vi vil finde den rigtige. Vi vil finde den medarbejder, som har kvalifikationerne, som passer ind i din organisation og som bliver glad for jobbet. Når vi skal finde den rigtige medarbejder til dig, er det vigtigt for os, at vi forstår, hvorfor du søger en ny medarbejder, hvilken profil der har siddet i stillingen før, hvordan du forestiller dig, at stillingen skal udvikle sig ja, at vi forstår hele din organisation. I skal være rigtige for hinanden Lige så grundige vi er, når vi sammen med dig skal afdække dine behov, lige så grundige er vi, når vi taler med mulige kandidater. Du og din virksomhed skal naturligvis være tilfredse med medarbejderen, men medarbejderen skal i lige så høj grad være tilfreds i sit nye job. For både dig og kandidaten er det væsentligt at få afdækket: om kandidaten kan udfylde jobbet viden, erfaring og talent hvad kandidatens langsigtede karrieremål er hvad der giver/ikke giver kandidaten arbejdsglæde hvad der fungerer/ikke fungerer i kandidatens nuværende job og, ikke mindst, om kandidaten passer ind i din organisation og dens kultur Du er altid sikret ansættelsesgaranti hos Basico. Hvis du mod forventning ikke synes, at den valgte kandidat fungerer i jobbet, så vil vi i op til et halvt år efter ansættelsen finde en anden medarbejder til dig kvit og frit. Vores fokus er CFO ens ansvarsområde Vores rekrutteringsopgaver løses af erfarne headhuntere og researchere i kombination med en Partner. Det betyder, at du og kandidaterne altid kommer til at tale med en, som kan sætte sig ind i jobbet, forstå profilen og yde supervision og sparring fra første møde til afsluttende kundetilfredshedssamtale og gennem hele interviewprocessen. Dette er din garanti for, at du får den rigtige fastansatte medarbejder. Kontakt os Kontakt din sædvanlige Partner hos Basico eller Jacob Poulsen på jpoulsen@basico.dk eller tlf , hvis du vil vide mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at finde en permanent medarbejderløsning. Du kan også skrive til os på info@basico.dk for at modtage en fuld beskrivelse af vores rekrutteringsydelse og processen for et samarbejde omkring rekruttering. Basico CFO Services Ud over rekruttering af fastansatte økonomifolk kan vi desuden hjælpe med alt fra interimsløsninger til cforådgivning med udgangspunkt i processen CFO Dialog. Læs mere om vores ydelser på Basico leverer en række CFO Services inden for økonomistyring, regnskab, controlling og rådgivning. Kernen i Basico er vores konsulenters store erfaring med drift og ledelse af økonomifunktioner i både Danmark og udlandet. Står din virksomhed i en situation, der kalder på rådgivning, interimsløsninger eller rekruttering, så står vores erfarne konsulenter parat til at hjælpe dig. Læs mere på basico.dk eller ring Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse.