Hjemmebanefordele med FM!

Transkript

1 Hjemmebanefordele med FM! Opfølgning på debatmøde i Realdania Erhvervsforum den 24. maj 2007 Win-win situation Optimale rammer skaber større arbejdsglæde og bedre bundlinjer Rock i dag, fodbold i morgen Med insourcing rykker Parken hurtigt videre til næste arrangement Dansk mester i FM Koncentrér dig om din kernevirksomhed lad andre tage skraldet Drift på dansk eller islandsk? For Atlas Ejendomme A/S er facilities management et vitalt middel til i kampen om at blive Danmarks bedste udlejer

2 02 Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum

3 Hjemmebanefordele med FM! Facilities management er meget mere end drift og vedligehold. FM er et helhedssyn, som skal skabe optimale betingelser for nytænkning og samarbejde på danske arbejdspladser. Sådan er det i hvert fald, hvis man skal tro Ole Emil Malmstrøm, som leverede et veloplagt indlæg på Erhvervsforums debatmøde i Parken den 24. maj Om man vælger at insource eller outsource er ikke afgørende. Til gengæld er det afgørende, at man fokuserer på sin virksomheds kernekompetencer og bruger FM som et redskab til at opnå de ønskede resultater. I Parken har man valgt at insource massivt. Det skyldes, at driftsmedarbejderne spiller en hovedrolle i Parkens forretning som eventarrangør. På den måde er Parken en usædvanlig virksomhed, og der er meget at lære af Jørgen Glistrup og Flemming Østergaards måde at tiltrække og fastholde de rigtige medarbejdere på. Spørger man debatdagens deltagere, er der også penge at spare ved at arbejde mere systematisk med FM. Hele 79 procent svarer ja til, at det er muligt at spare op mod 20 procent af omkostningerne ved hjælp af gennemtænkt facilities management. Samtidig blev det også klart, at mange stadig tøver med at outsource FM-funktioner: 58 procent af de adspurgte har outsourcet mindre end 25 procent. Dagen sluttede bag kulisserne på Danmarks nationalstadion. Her fik vi en perlerække af anekdoter fra både fodbolden og musikkens verden et festligt punktum for en spændende dag. På de følgende sider har vi samlet op på dagens indtryk tak til alle, der medvirkede til at gøre dagen til en stor succes. God læselyst! Jørgen Zartow Formand for Erhvervsforum Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum 03

4 Få det bedste ud af dine medarbejdere! Udnyt din virksomheds kernekompetencer og vær ikke bleg for at outsource. Ifølge Ole Emil Malmstrøm er gevinsten dobbelt; omkostningerne falder, og produktiviteten stiger. Direkte oversat betyder facilities management ledelse af faciliteter med understregning af ledelse. Det gælder om at sætte det bedste hold og finde ud af, hvem der er bedst til hvad: Facilities management er en ledelsesfunktion, der er ansvarlig for håndtering af virksomhedens omgivelser samtidig med, at den tilfører virksomheden en strategisk ledelsesdisciplin, forklarer Ole Emil Malmstrøm og fortæller om fordelene: Der kan ikke bare tjenes penge ved at spare omkostninger. Der kan også tjenes penge ved at give virksomhederne nogle bedre faciliteter, så medarbejderne bliver mere produktive og kreative, og det er egentlig hemmeligheden i det. Out- eller insourcing? Drift og vedligehold af erhvervsejendomme medfører enorme omkostninger, som reelt ikke har noget med kernevirksomheden at gøre. Ifølge Malmstrøm er det afgørende for den enkelte virksomhed at skelne imellem facilities management og kernevirksomheden: En nem måde at gøre det på, det er egenligt at sige, at kernevirksomheden, det er det, som direktionen og bestyrelsen sammen beslutter. Det er derfor, vi er sat her i verden. Når en virksomhed spørger, hvad der skal insources, og hvad der kan outsources, svarer Malmstrøm: Gør det, I er bedst til. Udnyt jeres egne og andres kernekompetencer. Og brug så jeres hjemmebanefordele ved at organisere jer på den mest hensigtsmæssige måde præcis som et fodboldhold. Sådan organiserer man facilities management. Men hvad er udbyttet af facilities management?: Målet er at optimere omkostningerne og tilføre merværdi, forklarer Malmstrøm. Om der tages hånd om en given opgave in house, eller om den er outsourcet, er derfor ikke afgørende. Det er derimod overvejelserne om, hvor opgaven er bedst placeret. 04 Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum

5 Ole Emil Malmstrøm er afdelingsdirektør i Kuben, hvor han er ansvarlig for drift og vedligeholdelse af den ejendomsportefølje, som Kuben administrerer for andre. I 1991 var han med til at grundlægge Dansk Facilities Management netværk og siden formand for foreningen i ni år. Om markedet for facilities management siger Malmstrøm: Hvis vi tager Danmarks Statistik og ved, hvad det koster at drive en erhvervsejendom, så er omsætningen i Danmark, hvis vi tager det samlede areal, 50 milliarder kroner. Hvis vi dertil lægger de offentlige bygninger jamen så er vi samlet på mindst på 200 milliarder kroner. Hvis de 200 milliarder kroner kan bruges mere effektivt og have en større effekt på kernevirksomheden så er der et enormt potentiale for det danske samfund ved at udøve professionelt facilities management. Win-win situation Time is life I Danmark lever vi i høj grad af at udvikle og levere viden. Vi er derfor meget afhængige af, at vores erhvervsejendomme er indrettet på en sådan måde, at de giver optimale betingelser for samarbejde, videndeling, kreativitet og innovation. Og nu er vi på vej ind i oplevelsessamfundet, som ifølge Malmstrøm stiller endnu større krav til ejendommen og til facilities management: Vi skal skaffe omgivelser, der støtter op om kernevirksomheden. Der skal være et ordentligt indeklima, og folk skal have oplevelser. Vi skal også benytte os af benchmarking, hvor vi analyserer, om der er grundlag for forbedringer. Ikke bare økonomisk benchmarking, men også procesmæssig benchmarking. Hvis det skal fungere, så skal facilities management være forankret i topledelsens strategi. Hvis topledelsen i virksomheden ikke forstår værdien af facilities management glem det! Der er brug for dygtige, veluddannede facilities managers, og vi skal gøre os det klart, at moderne mennesker kræver kvalitetstid. Time is life er credoet for det moderne menneske i Danmark så må time is money komme i baggrunden. Facilities management et helhedssyn I forhold til at optimere udbyttet af facilities management opfordrer Malmstrøm til en større grad af proaktivitet og gensidig dialog mellem lejere og udlejere af ejendomme således at begge parter i højere grad kan udnytte deres kernekompetencer. Derudover bør vi i Danmark koncentrere os om alt det, vi er gode til: Vi er gode til ledelse. Vores arbejdskraft er intelligent, bevægelig og udviser stor åbenhed. Vi ved noget om bygningskultur og arbejdsmiljø, og det er sådan set dét sammen med bedre ledelse der skal give større trivsel i vores bygninger, for facilities management er et helhedssyn. Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum 0

6 06 Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum

7 Rock i dag, fodbold i morgen Når Rolling Stones skal spille i Parken, er der ikke tid til at diskutere med eksterne leverandører om, hvem der skal hænge højttalerne op. Derfor har administrerende direktør i Parken Jørgen Glistrup insourcet næsten al facilities management. Det handler om kontrol og om at kunne rykke hurtigt. Parken er en oplevelsesvirksomhed, som lægger græs til alt fra fodboldkampe over rockkoncerter til speedwaystævner. Ofte er der kun få dage imellem to meget forskellige arrangementer, og så er det afgørende, at driftsorganisationens samarbejde er i top. Sæt det rigtige hold Insourcing er derfor et nøgleord i Parkens drift. Alle de vigtigste driftsmedarbejdere er ansat i Parken, og på den måde opbygger man unikke specialkompetencer: Vi genbruger ressourcer og genbruger folk hele vejen igennem. Vi vil have kontrol over tingene og mener ikke, at vi kan outsource, når vi arbejder med de store arrangementer. Simpelthen fordi vi har opdyrket en masse specialkompetence her i huset, som jeg ikke tror, der er ret mange andre, der har. Ingen er bedre end os til at omdanne Parken til en event, og det kan være alt fra speedway til koncerter og fodboldkampe, fortæller Jørgen Glistrup. Parkens succes bygger med andre ord på evnen til at sætte det helt rigtige driftshold af dedikerede medarbejdere, der hver især ved præcis, hvad der forventes af dem. Ofte skal der træffes store beslutninger med meget kort varsel, og ifølge Jørgen Glistrup kan det kun lade sig gøre, fordi rollefordelingen er på plads: Når der står mennesker, som skal ind ad døren, så skal tingene bare være klar, og derfor gør vi det på den måde. Samtidig får vi så opbygget vores ekspertise, og jeg tror, at en af vores kæmpestore forcer er, at når der skal laves store ting jamen så er tingene i orden. Ingen regel uden undtagelser Insourcing har sine begrænsninger. Rengøring er et eksempel på en ydelse, som Parken er nødt til at købe ude i byen. Pointen er, at insourcing kun giver mening, hvis man kan udnytte ressourcerne fuldt ud: Det er klart, at det ikke nytter noget, at vi bare insourcer alle ydelser, hvis vi så får folk, vi ikke kan udnytte fuldt ud. Når vi for eksempel har Mini Zulu Rocks herinde om lørdagen med børn og voksne på tribunerne, og der næste eftermiddag skal spilles fodboldkamp, så er vi selvfølgelig afhængige af et samarbejde med en stor rengøringsorganisation, der kan stille med den nødvendige bemanding. Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum 07

8 08 Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum

9 Parken Sport & Entertainment er en af Danmarks største oplevelsesvirksomheder. Ud over fodbold- og håndboldhold ejer Parken S&E fitnesskæden Fitness DK og feriecenteret Lalandia i Rødby. I øjeblikket arbejder man desuden på at opføre et nyt Lalandia i Billund, som også vil omfatte mere end 700 sommerhuse. Endelig ejer Parken S&E også selve Parken, som udlejes til en lang række forskellige events. Den 24. maj 2007 fik Erhvervsforum en håndholdt rundvisning bag kulisserne i Parken. Kai Munch var vores meget veloplagte guide, og han var i dagens anledning iført guldsko, fordi FCK senere samme aften kunne fejre endnu et danmarksmesterskab i fodbold. Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum 0

10 Spørgsmål til debatmøde i Erhvervsforum den 24. maj Hvor stor en del af din virksomheds FM er outsourcet i dag? Under 25 % (58 %) Ca. 50 % (16 %) Over 75 % (26 %) 2. Tror du på, at gennemtænkt FM kan nedsætte en virksomheds omkostninger med op til 20 %? Ja (79 %) Nej (21 %) 3. Kunne du forestille dig at outsource andet end drift og vedligehold? Ja (47 %) Nej (53 %) Hvis ja, hvilke områder? Kantinedrift, it Projektstyring Transport/vagt Personaleudvælgelse og ansættelse. De rigtige mennesker er den vigtigste ressource undgå fejlansættelser Marketing, bogholderi, juridisk assistance. Mindre virksomheder vil typisk have fordel af at lade ovenstående områder outsource Specialproduktioner, bygninger 10 Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum

11 Insourcing eller outsourcing er ikke afgørende det handler om mennesker. Parkens bestyrelsesformand, Flemming Østergaard, er ikke i tvivl om, hvad der er den primære forudsætning for at skabe en god forretning: Find de rigtige mennesker. Det vigtigste ved at drive en virksomhed er at finde frem til de rigtige mennesker til de rigtige job. Hvis man ikke er dygtig nok, så må man outsource, og det er det, vi gør, fortæller Flemming Østergaard og understreger, at hvis ikke Parken har topkompetencer på hvert eneste forretningsområde, så søger de dem. De seneste ti år har Parken ikke haft sponsorer. Her hedder det samarbejdspartnere: Samarbejdspartnere får tilbud om at være med, når vi har en opgave. Men vi gør meget stærkt opmærksom på, at selv om man er samarbejdspartner med FCK, er det ikke ensbetydende med, at man får opgaven. Man skal leve op til udbudsmaterialet, og det handler ikke kun om prisen. Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum 11

12 Markedet for facilities management i Danmark er enormt, men kun få virksomheder har en klar strategi for, hvordan man høster fordelene ved gennemtænkt FM. En del af problemet handler om manglende viden. Per Anker Jensen er FM-ekspert, og på debatmødet delte han ud af sin erfaring. Om definitionen på facilities management: I facilities management ser man på de aktiviteter, der foregår i bygningerne, og hvordan man bedst muligt kan understøtte disse aktiviteter gennem optimal udformning og drift af bygningerne og de tilknyttede servicefunktioner. Om at vide hvad man er bedst til: Facilities management supporterer kernevirksomheden og skal hjælpe ledelsen med at fokusere på kernevirksomheden. Afgrænsningen mellem kernevirksomhed og facilities management skal fastlægges i den enkelte organisation, for det afhænger helt af, hvordan man betragter sig selv som virksomhed. Om bygherre- og driftsherrerollen: Jeg ser en stor lighed mellem driftsherre- og bygherrefunktionerne på den måde, at de er formidlere imellem efterspørgselssiden og udbudssiden. Og grunden til, at vi har denne formidlingsfunktion på de her områder, er, at der er tale om komplekse ydelser, som ikke kan udvikles direkte mellem en kunde og en leverandør. Om erfaringstilbageføring: En professionel facilities management funktion er det, der kan være med til at forbedre byggeriet gennem at sikre en mere systematisk erfaringstilbageføring fra eksisterende byggeri til nyt byggeri. 12 Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum

13 Om fordelene ved outsourcing: Generelt kan man sige, at outsourcing paradoksalt nok kan føre til, at man får mere fokus på facilities management internt, idet man pludselig får en professionel leverandørvirksomhed, der kan give et mere markant udspil og komme med forslag til forbedringer. Det kræver faktisk, at man har en meget professionel dialog med den eksterne leverandør. Om tendenser på markedet: Der er en trend imod større grad af outsourcing, men de fleste har fortsat en hel del funktioner internt. Og som sagt tidligere det er først og fremmest de operationelle funktioner, der outsources. De taktiske og strategiske funktioner bliver i de fleste tilfælde varetaget internt, og det er også i langt de fleste tilfælde sådan, at outsourcing foregår ved, at man udbyder enkeltydelser som for eksempel rengøring eller catering. Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum 13

14 Sigridur Hrefna Hrafnkelsdottir (Sigga) er direktør i Atlas Ejendomme A/S, som i 2006 blev købt af det islandske ejendomsselskab Stodir hf. Atlas Ejendomme investerer i og udlejer kontorejendomme i København City og Storkøbenhavn. Pt. har Atlas Ejendomme 37 ejendomme i sin portefølje. Drift på dansk eller islandsk? Den 24. maj 2007 strandede Sigga, direktør i Atlas Ejendomme A/S, på Island og måtte derfor melde afbud til debatmødet i Erhvervsforum. Efterfølgende har Medlemsdebat sat Sigga stævne til en snak om facilities management på dansk og islandsk. Ud over at være ét af Danmarks største ejendomsselskaber med en attraktiv portefølje af prominente erhvervsejendomme i København City, har Atlas Ejendomme store ambitioner om at blive Danmarks bedste udlejer og så kommer man ikke uden om facilities management! Hvad er facilities management for Atlas Ejendomme? For os er facilities management flere ting. Det er daglig drift, vedligehold af ejendomme og de lidt større forbedringsarbejder. Men det er også den mere langsigtede vedligeholdelsesplanlægning, hvor vi inddrager eksterne konsulenter til gennemgang af ejendomme og udarbejdelse af vedligeholdelsesrapporter. Hvordan er fordelingen af in- og outsourcing i Atlas Ejendomme? Stort set al rengøring er outsourcet på nær nogle af cityejendommene, hvor vores egne ansatte tager sig af opgaven. De generelle viceværtopgaver, VVS- og maleropgaver løser vi selv. Alle andre håndværksmæssige opgaver er outsourcet. Hvilke strategier ligger til grund for jeres in- og outsourcingspolitik? Vi har gennem årene prøvet flere forskellige strategier. For os har det vist sig mest fordelagtigt at outsource en stor del af arbejdet og have en lille stab, hvor én medarbejder er tilknyttet en håndfuld ejendomme og sørger for, at det arbejde, som er outsourcet (for eksempel rengøring eller håndværkeropgaver), bliver udført ordentligt og til tiden. Men det er et område, vi løbende har oppe til vurdering, for nye metoder skal have en vis tid til at blive inkorporeret fuldt ud, inden man kan bedømme det reelle resultat. Jeres lejere står selv for den indvendige vedligeholdelse og fornyelse. Lever de op til deres ansvar? Generelt er vi meget tilfredse. Størstedelen af vores portefølje består af yderst præsentable og ofte også historisk markante ejendomme. Det betyder meget for vores lejere, og derfor har de også selv en interesse i at vedligeholde deres lejemål, så standarden forbliver den samme i hele ejendommen. Mærker I noget til de voksende krav til facilities management? Vi kan selvfølgelig godt mærke, at kravene har ændret sig. I dag lægges der større vægt på personaleforhold og arbejdsmiljø. Der skal være optimale forhold for medarbejderne, og det stiller høje krav til os som udlejer, idet alt i og omkring et lejemål skal fungere 100 procent hele tiden. Hvilke traditioner er der på Island i forhold til facilities management? På Island er facilities management stort set et ukendt begreb. Her har ejendomsejere langt færre forpligtelser end i Danmark. De foretager sig stort set intet ud over lidt facadevedligeholdelse og den opgave bliver altid outsourcet. Det er dog min opfattelse, at der med tiden vil være en større tendens til, at man på Island bevæger sig i retning af danske forhold. 14 Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum

15 Ny formand for Erhvervsforum Debatmødet i Parken den 24. maj 2007 var Jørgen Zartows sidste som formand for Erhvervsforum. Ny formand bliver Jesper Andreasen direktøren for Rødovre Centrum. Jørgen Zartow er blevet valgt ind i Realdanias bestyrelse og siger derfor farvel til formandsposten i Erhvervsforum. Jørgen Zartow har været formand for Erhvervsforum siden starten i 2004 i hans formandsperiode er medlemstallet steget med 75 procent, så Erhvervsforum i dag har 103 medlemmer. Det er med andre ord en netværksgruppe i vækst, som Jørgen Zartow overlader til den nye formand Jesper Andreasen. Han er til daglig direktør for Rødovre Centrum og har ligesom sin forgænger været medlem af Erhvervsforum siden Indtryk fra debatmøde i Erhvervsforum 15

16 Vidste du, at 48 mere end almindeligt interesserede deltog på debatmødet den 24. maj 2007 Erhvervsforum er en del af Realdania Medlemsdebat, der fremmer viden og debat om det byggede miljø Mere end 620 personer er engagerede i Realdania Medlemsdebats aktiviteter De andre debatfora omfatter Almen Boligforum, Byudviklingsforum, Ejerboligforum, Landbrugsforum og Privat Boligforum Vi har brug for din mening! Realdania Medlemsdebat Nicolai Eigtveds Gade København K T: F: medlemsdebat@ realdania.dk