Forberedende foranstaltning vedrørende maritim fysisk planlægning i Østersøen

Transkript

1 ANSØGNINGSSKEMA Forberedende foranstaltning vedrørende maritim fysisk planlægning i Østersøen Dette ansøgningsskema samt skabeloner og dokumenter, der skal indgå i ansøgningen, skal sendes til Europa-Kommissionen senest den Ansøgningernes papirudgave, som juridisk udgør ansøgningen, skal afsendes i en forseglet kuvert med anbefalet post, kurertjeneste eller ved personlig indlevering til nedenstående adresse: Post: Europa-Kommissionen Generaldirektoratet for Maritime Anliggender og Fiskeri Kontor MARE-E-1 (Ref. MARE/2009/12) J -79 2/30 B BRUXELLES Kurertjeneste / personlig indlevering: Europa-Kommissionen Generaldirektoratet for Maritime Anliggender og Fiskeri Kontor MARE-E-1 (Ref. MARE/2009/12) J -79 2/30 Avenue du Bourget, 1 B BRUXELLES (Evere) Alle skemaets rubrikker skal udfyldes. Angiv venligst, hvis en rubrik ikke er relevant. Europa-Kommissionen kan kontaktes på: mare-e1@ec.europa.eu OVERENSSTEMMELSESERKLÆRING Undertegnede erklærer, at de afgivne oplysninger er korrekte og i overensstemmelse med de faktiske forhold... Ansøgerens underskrift og officielle stempel Efternavn/fornavn: Stilling i den ansøgende organisation:. Sted og dato:. 1

2 1. OPLYSNINGER OM ANSØGEREN Eventuelle ændringer i nedenstående oplysninger skal begrundes og meddeles GD Maritime Anliggender og Fiskeri, før aftalen underskrives HOVEDPARTNERENS IDENTITET Fuldstændigt officielt navn: Forkortet navn eller akronym: Officiel adresse: Gade: Nummer: Postnr.: By: Land: Websted: Kontaktperson med ansvar for tilrettelæggelsen af projektarbejdet (koordinator): Kontaktperson med ansvar for regnskaber, finansiel rapportering og intern behandling af EUmidler og national medfinansiering (økonomichef): 2

3 Kontaktperson med ansvar for kontrol med omkostningernes lovlighed og regelmæssighed (finansinspektør): 3

4 Eventuelle ændringer i nedenstående oplysninger skal begrundes og meddeles GD Maritime Anliggender og Fiskeri, før aftalen underskrives PARTNER NR. 1'S IDENTITET Fuldstændigt officielt navn: Forkortet navn eller akronym: Officiel adresse: Gade: Nummer: Postnr.: By: Land: Websted: Kontaktperson med ansvar for tilrettelæggelsen af projektarbejdet (koordinator): Kontaktperson med ansvar for regnskaber, finansiel rapportering og intern behandling af EUmidler og national medfinansiering (økonomichef): 4

12 Eventuelle ændringer i nedenstående oplysninger skal begrundes og meddeles GD Maritime Anliggender og Fiskeri, før aftalen underskrives PARTNER NR. 5'S IDENTITET Fuldstændigt officielt navn: Forkortet navn eller akronym: Officiel adresse: Gade: Nummer: Postnr.: By: Land: Websted: Kontaktperson med ansvar for kontrol med omkostningernes lovlighed og regelmæssighed (finansinspektør): Kontaktperson med ansvar for regnskaber, finansiel rapportering og intern behandling af EUmidler og national medfinansiering (økonomichef): 12

13 Kontaktperson med ansvar for tilrettelæggelsen af projektarbejdet (koordinator): 13

14 1.2 BANKOPLYSNINGER FOR HOVEDPARTNEREN Den konto eller underkonto, der skal bruges til den foranstaltning, hvortil der ansøges om tilskud, skal være forbeholdt EU-midler, der er modtaget til gennemførelsen af den foranstaltning, til hvilken tilskuddet er ydet. Bankens navn: Filialens adresse: Kontohavers fulde navn: Fuldstændigt kontonummer (inklusive bankkoder): IBAN (eller BIC-kode): Det vedlagte bankoplysningsskema skal kun udfyldes og fremsendes med denne ansøgning, hvis ovennævnte konto ikke allerede er registreret i Kommissionens regnskabssystem. 1.3 ANSØGERENS STRUKTUR OG SAMMENSÆTNING Navn(e) på de(n) person(er), der kan repræsentere og forpligte organet juridisk på vegne af hovedpartneren o o Efternavn/fornavn: Stilling: o Mandat 1 : 1 Kan være et andet end stillingen. 14

15 1.4 ANDRE FORMER FOR FÆLLESSKABSFINANSIERING Direkte eller indirekte tilskud, kontrakter eller lån, der er tildelt af en fællesskabsinstitution eller et fællesskabsorgan i løbet af de seneste to regnskabsår For hvert tilskud, hver kontrakt eller hvert lån anføres: (det relevante antal gange) (I givet fald) det pågældende fællesskabsprogram: Foranstaltningens navn: Den fællesskabsinstitution, der traf beslutning om tildeling af tilskud 2 Tildelingsår og foranstaltningens varighed: Tilskuddets, kontraktens eller lånets størrelse: Ansøgninger om tilskud eller lån eller tilbud om tjenesteydelser, der er forelagt (eller vil blive forelagt) fællesskabsinstitutioner i indeværende år: For hvert tilskud, hver kontrakt eller hvert lån anføres: (det relevante antal gange) (I givet fald) det pågældende fællesskabsprogram: Foranstaltningens navn: Den fællesskabsinstitution, der skal træffe beslutning om tildeling af tilskud Foranstaltningens forventede varighed: Tilskuddets, kontraktens eller lånets anslåede størrelse: NB: Ansøgeren er forpligtet til omgående at give den tjeneste i Kommissionen, hvortil denne anmodning om tilskud fremsendes, meddelelse om enhver anmodning om finansiering, der er forelagt andre tjenester i Kommissionen eller andre fællesskabsinstitutioner, eller som godkendes af disse EFTER fremsendelsen af denne ansøgning om tilskud. 2 Angiv i givet fald den ansvarlige enhed i institutionen. 15

16 2. Forberedende foranstaltning vedrørende maritim fysisk planlægning i Østersøen 2.1 Beskrivelse af foranstaltningen (gør rede for målsætningerne for den foreslåede foranstaltning) og redegør nærmere for følgende punkter: 1. Projektdele: for hver af de projektdele, der er opført i projektbeskrivelsen i 3.1, gives en detaljeret beskrivelse af, hvordan den pågældende projektdel gennemføres. 2. Varige resultater: Hvordan sikres det, at projektets resultater er af varig karakter? Herudover bør der oplyses om følgende: 1. Relevans: Beskriv, hvordan målene for den forberedende foranstaltning opfattes, og hvordan forslaget tager højde for disse mål. 2. Merværdi og innovation: Påvis, hvordan den forberedende foranstaltning vil øge den bestående viden om og erfaring relevant for udviklingen af en fælles tilgang til MFP i EU, og i hvilket omfang forslaget udgør en innovativ tilgang til MFP. Vær især opmærksom på udvælgelsen af et (eller flere) passende områder med henblik på grænseoverskridende MFP. 3. Metoder: Beskriv de foreslåede arbejdsmetoder, der skal føre frem til en rettidig og vellykket gennemførelse af den forberedende foranstaltning. Der skal forelægges en detaljeret tids/arbejdsplan (brug bilag 7 til dette formål). Beskriv, hvordan det sikres, at der er en tilstrækkelig udveksling af de data, der kræves til MFP, mellem deltagerne i den forberedende foranstaltning, og hvad der er de vigtigste udfordringer i forbindelse med en sådan udveksling af data (f.eks. retlige, administrative eller tekniske problemer). 4. Ressourcer til gennemførelse af den forberedende foranstaltning: Demonstrer, at de ressourcer (personale, udstyr, finansiering osv.), der mobiliseres, er tilstrækkelige til en rettidig og vellykket gennemførelse af den forberedende foranstaltning. Det skal navnlig påvises, at ressourcerne til gennemførelsen er omkostningseffektive. Brug bilag 6 til dette formål. 5. Projektledelse: Demonstrer, at den organisations- og ledelsesstruktur, der foreslås for projektet er tilstrækkelig til at nå den krævede kvalitet, overholde fristerne og etablere et reelt partnerskab. Brug bilag 6 til dette formål. 6. Formidling og synlighed: Beskriv formidlingsplanerne, og hvordan det påtænkes sikret, at resultaterne af den forberedende foranstaltning anvendes optimalt af parter, som ikke deltager i den. 2.2 TREDJEPARTERS DELTAGELSE I FORANSTALTNINGEN Udfyld bilag 1 (hvis det er relevant) 16

17 2.3 TILSKUDSBELØB, DER ANSØGES OM (BELØB ANFØRES I EURO) Samlede anslåede omkostnin ger Anslåede støtteberettigede omkostninger i alt Tilskudsbeløb, der ansøges om Bidrag fra ansøgerne Tilskuddets procentuelle andel af støtteberettigede omkostninger Projektdel 1 % Projektdel 2 % Projektdel 3 % Projektdel 4 % Projektdel 5 % I alt % Samlede anslåede omkostni nger Anslåede støtteberettigede omkostninger i alt Tilskudsbeløb, der ansøges om Bidrag fra ansøgerne Tilskuddets procentuelle andel af støtteberettigede omkostninger Hovedpartner % Partner 1 % Partner 2 % Partner 3 % Partner 4 % Partner 5 % I alt % 3. BUDGETOVERSLAG Udfyld venligst bilag 2 (budgetskabelon) 17

18 4. Andre eksterne finansieringskilder (eksklusive alle EU-tilskud) 4.1 MIDLER, DER ER GIVET TILSAGN OM, MEDFINANSIERINGS- OG PARTNERSKABSAFTALE De bedes vedlægge et skriftligt tilsagn fra hver donor med en beskrivelse af de finansielle aftaler som godtgørelse for, at der er anvendes andre medfinansieringskilder. En model for "Tilsagn om bidrag" findes i bilag 4. De bedes vedlægge en liste over donorer udarbejdet på grundlag af disse skriftlige tilsagn. 4.2 ANDRE MIDLER, DER ER ELLER VIL BLIVE ANSØGT OM, ELLER SOM AFVENTER TILSAGN (Brug om nødvendigt flere ark.) Organisation: Officiel adresse: Aktiviteter: Beløb, der ansøges om: Eventuel forud fastlagt allokering af midlerne: Eventuelle betingelser eller forbehold: 18

19 5. ANSØGERENS ERKLÆRING Undertegnede,.., der er bemyndiget til at repræsentere ansøgeren, ansøger hermed Kommissionen om et tilskud på.. EUR med henblik på gennemførelse af foranstaltningen på de betingelser og vilkår, der er fastlagt i denne ansøgning. Jeg bekræfter, at oplysningerne i denne ansøgning er korrekte, og at ansøgerorganisationen ikke har modtaget eller søgt om anden form for fællesskabsstøtte til at gennemføre den foranstaltning, som denne ansøgning vedrører. Jeg bekræfter på tro og love, at den organisation, der indgiver nærværende ansøgning om tilskud, ikke befinder sig i en situation, der udelukker deltagelse i programmer for fællesskabstilskud, og jeg erklærer i den forbindelse, at ovennævnte ansøger: ikke er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, som er fastsat i den nationale lovgivning ikke ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om dens faglige hæderlighed i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv ikke har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i etableringslandet ikke ved en retskraftig dom er dømt for svig, bestikkelse, deltagelse i en kriminel organisation eller enhver anden form for ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabets interesser ikke i øjeblikket er genstand for en administrativ sanktion på grund af afgivelse af urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelsen af de oplysninger, den anvisningsberettigede har udbedt sig, eller på grund af manglende afgivelse af disse oplysninger eller i forbindelse med indgåelse af en anden aftale eller tildeling af et tilskud finansieret over fællesskabsbudgettet er fundet skyldig i grov misligholdelse, idet den ikke har overholdt sine kontraktlige forpligtelser ikke befinder sig i en interessekonflikt ikke har gjort sig skyldig i afgivelse af urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelsen af de oplysninger, den anvisningsberettigede har udbedt sig, eller ved ikke at afgive disse oplysninger. Jeg er vidende om, at der i henhold til finansforordningen af 18. juni 2002 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget 3 over for ansøgere, som har angivet urigtige erklæringer, anvendes administrative og finansielle sanktioner under de betingelser, der er fastsat i ovennævnte forordning. De administrative sanktioner består i udelukkelse fra alle aftaler og tilskud finansieret over fællesskabsbudgettet i en periode på højst to år regnet fra det tidspunkt, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med ansøgeren. Denne periode kan forlænges til tre år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den første forseelse. Ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer, vil desuden blive pålagt økonomiske sanktioner 3 EFT L 248 af , forordning ændret ved Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1995/2006 af 13. december 2006 (EUT L 390 af , s. 1). 19

20 svarende til 2-10 % af den samlede værdi af det pågældende tilskud. Denne sats kan forhøjes til 4-20 % i tilfælde af en ny forseelse inden for en frist på fem år efter den første overtrædelse. Efternavn/fornavn: Stilling eller funktion i den ansøgende organisation: Ansøgerens underskrift og officielle stempel: Dato: Deres ansøgning om tilskud vil blive behandlet elektronisk. Alle personoplysninger (såsom navn, adresse, cv'er osv.) vil blive behandlet i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger 4. Deres besvarelse af spørgsmålene i dette skema er nødvendige for bedømmelsen af Deres ansøgning og vil alene blive behandlet med dette formål i den afdeling, der er ansvarlig for det pågældende fællesskabsprogram. De kan blive bedt om at rette eller supplere Deres personoplysninger. De bedes rette alle henvendelser vedrørende disse oplysninger til den afdeling hos Kommissionen, der skal modtage ansøgningsskemaet. Modtagerne kan til enhver tid klage over behandlingen af deres personoplysninger til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Bilag: 1. Deltagelse af tredjeparter i foranstaltningen 2. Anslået budget for et tilskud 3. Dokumenter, der skal vedlægges tilskudsansøgningen 4. Model for "Tilsagn om bidrag" 5. Tjekliste for ansøgere 6. Projektledelse og ressourcer 7. Varighed af og kortfattet tidsplan for foranstaltningens gennemførelse 4 EFT L 8 af

21 BILAG 1 Tredjeparters deltagelse i foranstaltningen Kontrakter som led i gennemførelsen af foranstaltningen Anvendelse af kontrakter om gennemførelsen skal være begrundet. Kontrakter om gennemførelse skal tildeles den bydende, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, dvs. det bud, hvor der er det bedste forhold mellem kvalitet og pris, og idet det påses, at der ikke består interessekonflikter. Eventuelle særlige regler, som i denne forbindelse er fastsat i et andet dokument, der danner grundlag for de pågældende tilskud, skal overholdes. Nedenstående oplysninger skal afgives for hver kontrakt, som vedrører en omkostningspost eller underpost vedrørende foranstaltningen: (Brug om nødvendigt flere ark). Opgaver: Begrundelse for anvendelse af kontrakter om gennemførelse: Udvælgelsesprocedure: Kontrahentens officielle navn (hvis det kendes): Procentuel andel af samlede omkostninger, som outsources: 21

22 BILAG 2: BUDGETOVERSLAG FOR ET TILSKUD Budgetoverslaget skal være detaljeret 5, i balance 6 og opstillet i euro; omkostningerne skal angives uden moms, undtagen hvis ansøgeren kan bevise, at momsen ikke kan godtgøres. Ansøgeren erklærer, at nedenstående omkostninger er nødvendige og udelukkende vedrører gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet. A STØTTEBERETTIGEDE OMKOSTNINGER 7 EURO B FINANSIERING EURO A.1) personale 8 A.2) rejser og ophold (for projektmedarbejdere) B.1) bidrag fra ansøgeren A.3) administration 9 A.4) ekstern ekspertise og eksterne tjenesteydelser B.2) det beløb, der ansøges om fra Kommissionen 11 A.5) udstyr 10 5 En detaljeret oversigt for hver støtteberettiget omkostningspost skal anføres i et særskilt dokument. 6 Med forbehold for eventuelle kursændringer. 7 Der henvises eventuelt til forslagsindkaldelsen eller andre dokumenter for ansøgere, som kan indeholde specifikke bestemmelser for omkostningers støtteberettigelse. 8 Personaleomkostninger skal svare til de reelle omkostninger inklusive socialsikringsbidrag og andre lovbestemte lønomkostninger. Der vedlægges en detaljeret oversigt med angivelse af hver enkelt ansats kvalifikationer, den tilsvarende enhedsomkostning samt forventet antal arbejdsdage/måneder. Man skal især være opmærksom på omkostninger til fastansatte i offentlige forvaltninger. Lønomkostninger for personale fra nationale forvaltninger betragtes som støtteberettigede, forudsat at de kan henføres til omkostningerne til aktiviteter, som den relevante offentlige myndighed ikke ville gennemføre, såfremt den pågældende foranstaltning ikke var blevet iværksat. Fællesskabets afholdelse af lønomkostninger svarende til aktiviteter, som den nationale myndighed allerede var i færd med at gennemføre før projektets iværksættelse, ville på den anden side skabe et overskud for modtageren, da disse omkostninger allerede afholdes over den pågældende stats (eller de regionale eller lokale myndigheders) budget i forbindelse med disses almindelige aktiviteter. 9 Administrationsomkostninger kan ikke overstige 20 % af de samlede personaleomkostninger. 22

23 BILAG 2: BUDGETOVERSLAG FOR ET TILSKUD Budgetoverslaget skal være detaljeret 5, i balance 6 og opstillet i euro; omkostningerne skal angives uden moms, undtagen hvis ansøgeren kan bevise, at momsen ikke kan godtgøres. Ansøgeren erklærer, at nedenstående omkostninger er nødvendige og udelukkende vedrører gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet. SAMLEDE OMKOSTNINGER STØTTEBERETTIGEDE SUBTOTAL A.1) andre ikke-støtteberettigede udgifter 12 B.1) bidrag bestemt til disse andre omkostninger SAMLEDE OMKOSTNINGER FINANSIERING I ALT 10 Udstyr skal afskrives i overensstemmelse med de skatte- og regnskabsregler, der gælder for ansøgeren. Kun den del af afskrivningen af udstyret, der svarer til arbejdsprogrammets varighed, er støtteberettiget. 11 Jf. pkt. 2.3 i ansøgningsskemaet. 12 Sådanne omkostninger kan under ingen omstændigheder finansieres med fællesskabsmidler. 23

24 BILAG 3 Dokumenter, der skal vedlægges tilskudsansøgningen STØTTEDOKUMENTER Anslået budget Udkast til partnerskabsaftale/-r Formular til bankoplysninger Formular til oplysninger om den retlige enhed Medfinansieringserklæringer fra alle partnere, herunder hovedpartneren Kopi af momsregistrering (hvis relevant) En udtømmende præsentation af den forberedende foranstaltning (højst 20 sider). ANDRE DOKUMENTER - cv for de personer, der primært deltager i foranstaltningens gennemførelse - skriftlige tilsagn fra tredjeparter, der deltager i foranstaltningens gennemførelse - skriftlige tilsagn fra alle eksterne sponsorer 24

25 BILAG 4 Model for "Tilsagn om bidrag" Hver ekstern donor udarbejder et skriftligt tilsagn om medfinansiering af den foranstaltning, der ansøges om tilskud til. Tilsagnet skal indeholde følgende oplysninger: Fuldstændigt officielt navn: Officiel selskabsform: Officiel adresse: Ansvarlig i den tilskudsydende organisation, som har underskrevet tilsagnserklæringen (efternavn/fornavn, stilling eller funktion): Det beløb, hvormed tilskudsyderen har forpligtet sig til at finansiere den pågældende foranstaltning: Eventuel forud fastlagt allokering af midlerne: Eventuelle betingelser eller forbehold: Organisationens underskrift/stempel 25

26 BILAG 5 TJEKLISTE FOR ANSØGERE Inden ansøgningsskemaet indsendes, bedes De kontrollere følgende: - at alle rubrikker i ansøgningsskemaet er udfyldt, og, hvor dette er relevant, i overensstemmelse med forslagsindkaldelsen og/eller ethvert andet referencedokument, der er stillet til rådighed af Kommissionen i forbindelse med den forberedende foranstaltning. - at tilskudskriterierne for ansøgeren og for foranstaltningen, som disse er fastlagt i indkaldelsen af forslag, er opfyldt. - at eventuelle regler med hensyn til fristen for at gennemføre den foranstaltning, der er nævnt i forslagsindkaldelsen, er overholdt. - at budgettet for foranstaltningen er udarbejdet i euro og uden moms (i modsat fald skal en eventuel manglende momsgodtgørelse dokumenteres), at der er balance mellem omkostninger og indtægter, og at der er lavet en detaljeret opgørelse over alle skønnede tilskudsberettigede omkostninger. - at der om nødvendigt er vedlagt tilsagnsskrivelser fra tilknyttede modtagere og eksterne bidragsydere. - at det tilskud, der ansøges om, overholder lofterne i forslagsindkaldelsen eller tilsvarende i relation til de samlede anslåede omkostninger til foranstaltningen og de foreslåede støtteberettigede omkostninger. - at ansøgningen er udfærdiget inden for fristen for fremsendelse af forslag som fastlagt i indkaldelsen af forslag, og at den er dateret og underskrevet af hovedpartneren. - at referencer/kvalifikationer inden for det relevante område er specificeret og/eller dokumenteret. 26

27 BILAG 6 PROJEKTLEDELSE OG RESSOURCER 1) Detaljeret planlægning af foranstaltningen. 2) Plan for projektresultater og beskrivelse af arbejdspakker. (3) Ressourcer afsat til hver opgave, der er nødvendige for at sikre en rettidig, vellykket gennemførelse af projektet (her angives bl.a. organisationsplan, kvalifikationer og færdigheder for medarbejdere, der er afsat til at gennemføre foranstaltningen, navnlig i relation til projektledelse). 27

28 BILAG 7 VARIGHED AF OG KORTFATTET TIDSPLAN FOR FORANSTALTNINGENS GENNEMFØRELSE Perioden for gennemførelse af foranstaltningen er bestemmende for, i hvilken periode de tilsvarende omkostninger er støtteberettigede. Under denne rubrik bedes ansøgeren anføre og begrunde: De forventede datoer for start på og afslutning af foranstaltningen eller datoer for disses budgetår: Tidsplan for de forskellige etaper af gennemførelsen af foranstaltningen, med angivelse af de vigtigste nøgledatoer og af de forventede målsætninger for/resultater af hver etape: Generelt er omkostninger, der afholdes før underskrivelsen af bidragsaftalen, ikke støtteberettigede. Hvis ansøgeren imidlertid mener, at omkostninger, der afholdes før underskrivelsen af aftalen, men efter indgivelsen af tilskudsansøgningen, på grund af foranstaltningens art bør betragtes som støtteberettigede, skal der vedlægges en udtømmende begrundelse herfor: Under alle omstændigheder er det Europa-Kommissionen, som beslutter, om omkostninger, der er afholdt før aftalens underskrivelse, kan betragtes som støtteberettigede. 28