Quickguide Tele- og webkonference via UC

Transkript

1 Quickguide Tele- og webkonference via UC Du kan oprette en tele- og webkonference via din UC-klients hjemmeside. En telekonference giver dig mulighed for at tale i telefon med flere personer på én gang. I en webkonference kan du via din computer se, den/de personer du taler med samt dele filer, se hinandens skærmbillede og meget mere. Inden du kan oprette en konference, skal du logge ind på din UC konto på Oprettelse af konference med Unified Communication (UC) 1. Sådan opretter du et konferencekald: Vælg menu i hovedmenuen Tryk derefter på Conference Du vil nu kunne oprette en konference og invitere deltagere. 2 Name (a) Navngiv konference. Starttime (b) Planlæg begyndelsestidspunkt. Konferencen kan også startes med det samme. Duration (c) Planlæg varighed. Når tiden er udløbet, afsluttes konferencen automatisk. Participants (d) Deltagere i konferencen. Web conference (e) Ved at markere dette felt starter konferencen som webkonference. (a) (b) Det er lettest at starte en webkonference ved at vælge den her fra starten. Den kan dog til nøds også startes, når konferencen allerede er i gang.. (d) (c) (e) Version 1 af 8 Koncern IT

2 Tilføj deltager til konference Du kan tilføje deltagere til konferencen på to måder. A Du kan tilføje deltagere til konferencen ved at trykke på dette ikon: Directory Search vil nu åbne på din skærm. Denne søgefunktion giver dig mulighed for at søge i Region Nordjyllands telefonbog, hvor alle, der arbejder i Regionen, er registreret. Marker dem du ønsker at tilføje til konferencen, tryk Apply (1) og derefter OK (2). Vær opmærksom på, at du skal indtaste efternavn under Name og fornavn under First name. (2) (1) B Du kan også tilføje deltagere ved at trykke på ikonet Add participant : I boksen, der kommer frem på skærmen (billede), kan du skrive deltagernes informationer. Denne funktion giver dig mulighed for at tilføje deltagere, der ikke arbejder i regionen. Tilføj personen ved at trykke OK. Husk altid at skrive +45 foran nummeret. Version 2 af 8 Koncern IT

3 Hvad skal deltagerne gøre for at være med i konferencen? Du kan vælge, om deltagerne selv skal ringe ind til konferencen, eller om konferencen skal ringe deltageren op, når konferencen startes. Dette defineres ved at trykke på det grønne konferenceikon ud for den enkelte deltager. Deltageren bliver automatisk ringet op af konferencen. Deltageren skal selv ringe ind til konferencen. Gem konference 1 Du gemmer konferencen ved at trykke Apply (1) og derefter på OK (2). Deltagerne vil modtage en mail med informationer om konferencen. Mailen indeholder telefonnummer og pinkode til de deltagere, der selv skal ringe ind i konferencen. Har du valgt webkonference, vil alle deltagere også modtage et link, så I kan anvende skærmdeling, billede osv. Konferencen vil automatisk ringe den person op, der har oprettet konferencen, når konferencen begynder. (2) (1) 2 Har du modulet Conference på din startside, vil du kunne se dine planlagte konferencer. Læs mere om indstilling af moduler på din startside i guiden Opsætning af startside. Version 3 af 8 Koncern IT

4 Start konference Ønsker du, at konferencen skal starte med det samme tryk på Start nederst i boksen, når du har oprettet konferencen. Start konferencen manuelt Har du oprettet konferencen, og vil starte den manuelt, tryk på ikonet Vælg Join to Conference. Du har nu startet konferencen. Sådan kommer du med i en igangværende konference Du kan komme ind i en konference, der allerede er i gang. Gå ind i dit modulet Conferences Ud fra den konference, du ønsker at deltager i, trykker du på (1) Vælg View Conference (1). (2) Tryk på det grønne rør ud for Join (2). Du er nu med i konferencen. Slet konference Du sletter en konference i konferencemodulet. Marker den konference du ønsker at slette. Tryk derefter på ikonet. Konferencen er nu slettet. Version 4 af 8 Koncern IT

5 Funktioner under konferencekald Når din konference starter, kommer vinduet Call Control frem på din skærm. Du kan se, hvem der er med i konferencekaldet. Under konferencekaldet, kan du anvende følgende funktioner: Mute konference eller deltager. Afbryd Mute. Forlad konference. Afslut konferencen for alle deltagere. Se opsætning for konferencen. Lås konferencen for indringninger. Lås op for konferencen. Funktioner i webkonference En webkonference giver flere muligheder end en telefonkonference. De forskellige funktioner vil blive gennemgået i kommende afsnit. For at åbne webkonferencemodulet trykker du i modulet Call Control på ikonet i højre hjørne Der vil nu komme et vindue til syne på din skræm, tryk kør. Tryk på ikonet igen, og det viste vindue vil være synligt på din skærm. Session Øverst i webkonferencemodulet vises den igangværende konferences Session ID. Session ID et skal du bruge, hvis du vil logge på via din mobil eller tablet. Se Quickguide Unified Communication Webkonference via mobil/tablet. Version 5 af 8 Koncern IT

6 Participants Du kan give tilladelse til skræmdeling (a), (hvor andre kan se din skærm) og remote control (b), (hvor andre kan styre din mus). Du kan også invitere flere deltagere (c). Deltagere inviteret her vil dog selv skulle tilslutte sig konferencen igennem den e- mail, de modtager. (a) (b) (c) Application filter Vælg hvilke programmer de andre deltagere skal kunne se på din computer, når du har slået skærmdeling til. Sæt flueben ud for de programmer de må se. Åbner du et program, de andre deltagere ikke skal have tilladelse til at se, vil deres skærm være sort. Screen Her kan du altid se, hvilke dele af dit skærmbillede, de andre deltagere i konferencen vil kunne se, hvis du deler det. Chat Du kan skrive med de andre deltagere i konferencen. Vælg om du vil chatte med én eller flere af deltagerne. For at vælge deltager, vælg Receiver. Vælg All clients, hvis du vil chatte med alle, der er med i konferencen, eller bare en enkelt person. Version 6 af 8 Koncern IT

7 Fileboard Du kan uploade (dele) og downloade (hente) filer med de andre deltagere under konferencen. Filerne slettes fra konferencen, når denne afsluttes. Du kan derfor kun beholde dem, hvis du har gemt dem på din egen computer. Video Har en anden deltager slået video til, vil du kunne se, hvad personens webcam viser. My video Du kan slå videofunktionen til, og de andre deltagere vil kunne se det, dit webcam viser. Tryk på ikonet: Du kan vælge, om du vil have stilbillede eller tilslutte dit webcam. Det er ikke muligt at bruge webcam, hvis du benytter dit fjernskrivebord ESA. Vær opmærksom på, at knappen nederst i højre hjørne er på on, ellers er dit webcam ikke tændt. Afslut konference Skal konferencen afsluttes for alle deltagere, afbryder du forbindelsen til alle, ved at trykke på dette ikon: Den enkelte deltager kan også forlade konference ved at lægge røret på. De øvrige deltagere i konferencen vil stadig kunne forsætte samtalen. Version 7 af 8 Koncern IT

8 Start en konference fra UC-app en Hvis du tidligere har oprettet en konference på UC-webklienten, kan du starte den igen igennem UC-app en til smartphones. Du kan dog ikke oprette en ny konference igennem app en. Dette kan kun gøres igennem webklienten. 1. ios (iphone) Tryk på More. Vælg Conference. Android Tryk på Conferences i hovedmenuen. 2. Vælg den gemte konference, du ønsker at starte. Tryk på Start conference nederst. Konferencen starter nu. Version 8 af 8 Koncern IT