ÅRSBERETNING Retten i Hillerød - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING Retten i Hillerød - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2015

2 2 Indhold 1. Indledning kort præsentation af retten Beretning Resultater i... 4 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet)... 5 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid)... 6 Resultat 3: Faglig kvalitet... 8 Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet... 8 Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal... 9 Resultat 6: Omdømme mv Udviklingsaktiviteter i

3 3 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Hillerød er en af landets 24 byretter. Retskredsen dækker 5 kommuner med ca indbyggere Allerød, Egedal, Halsnæs, Frederikssund og Hillerød. Retten er organiseret i 3 fagafdelinger, skifteretten, fogedretten og retssekretariatet (civil og straffe) og en administrationsafdeling. Vi er 59 medarbejdere, fordelt med - 8 dommere inkl. en retspræsident - 7 øvrige jurister og en administrationschef - 33 kontorfunktionærer inkl. 4 elever - 10 øvrige medarbejdere, herunder studentermedhjælpere. I rettens fagafdelinger behandles civile sager, straffesager, skiftesager (dødsboer og insolvenssager), fogedsager og notarialforretninger. Vi modtog i ca sager, heraf ca civile sager, ca straffesager, ca fogedsager, ca skiftesager og ca noterialforretninger. Der er generelt tale om en udvikling med en stigning i antallet af straffesager, navnlig sager om bødestraf og en reduktion i antallet af foged- og skiftesager. 2. Beretning Retten i Hillerød har en vision om at være en førende arbejdsplads med kvalitet i alt, hvad vi gør. Vi udarbejder 2-årige handlingsplaner efter KVIK-modellen 1 som ramme for vores indsatser og resultater. Vi sætter høje mål både hvad angår indsatser og hvad angår resultater. En førende arbejdsplads sørger for, at der gøres en række indsatser for, at medarbejderne trives og udvikles i deres daglige arbejde, at organisationen tilpasses og optimeres, at kvaliteten i alle aktiviteter fastholdes og udbygges, og at der er en løbende dialog med brugerne i bred forstand. En førende arbejdsplads sørger samtidig for at præstere resultater, som er blandt de bedste. Vi har i 2013 vedtaget en 4-årig strategiplan, der fastsætter 5 overordnede strategiområder og målsætninger, vi vil have fokus på og gøre en særlig indsats for i den 4-årige periode med henblik på at realisere vores vision, herunder præstere resultater, som er blandt de bedste i landet. Det gælder både med hensyn til nøgleresultater det vil sige sagsbehandlingstider og produktivitet og med hensyn til kvalitative resultater i forhold til brugerne og resultater i forhold til medarbejdere og samfundet i øvrigt. Vores resultater i har overordnet set været tilfredsstillende. Vi har lige som sidste år haft særlig fokus på at nedbringe sagsbehandlingstiden. Det er også lykkedes på de fleste områder. Generelt er vores sagsbehandlingstider således kortere end gennemsnittet ved landets byretter. I forhold til de centrale mål for sagsbehandlingstider, der er fastsat af Domstolsstyrelsens bestyrelse og - for så vidt angår sager om vold og voldtægt - af Folketinget, har vi igen i år præsteret en meget høj grad af målopfyldelse i. Ud af 35 mål har vi opfyldt 24, svarende til en målopfyldelse på ca. 70 procent. 1 KvalitetsVærktøj til udvikling af Innovation og Kompetence

4 Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 4 Produktivitetsudviklingen har siden 2012, hvor vi opnåede en meget høj produktivitet, generelt været for nedadgående i både 2013 og. På kontorområdet er den meget høje produktivitet i både 2012 og 2013 dog fastholdt i, sådan at produktiviteten på dette område er blandt de højeste i landet. Derimod er produktiviteten på juristsiden faldet yderligere i. Det vurderes, at årsagen hertil primært skal søges vanskeligheder med at sikre en effektiv tilrettelæggelse af sagsafviklingen i forhold til bl.a. eksterne interessenter og en ressourcetung behandlingsform for forældreansvarsssager. Der er i efteråret taget forskellige initiativer, som først slår igennem i løbet af 2015, til styrkelse af bl.a. produktiviteten, herunder indgåelse af en berammelsesaftale med anklagemyndigheden samt en analyse af kapacitetsudnyttelsen på både det civile område og straffeområdet. På kvalitetsområdet har vi i et vist omfang fulgt de spor, vi påbegyndte i 2010, med forskellige nye kvalitetsprojekter hvert år. Der er dog ikke gennemført nye brugerundersøgelser siden 2013, som generelt viste en meget høj tilfredshed fra brugernes side. Tilfredsheden er især høj med retten generelt (90 procent) og med rettens medarbejdere (93 procent), men der var også tale om en ganske pæn tilfredshed med rettens sagsbehandling (80 procent). Der gennemføres en lokal brugerundersøgelse i Der henvises i øvrigt til resultat 3 nedenfor. 3. Resultater i Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME

5 5 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Antallet af sager, der behandles ved retten, følger som hovedregel det antal sager, der modtages. Udviklingen i afsluttede sager fremgår af tabel 1, som viser at der i er afsluttet godt sager stort set det samme antal som retten har modtaget hvilket er en stigning på ca. 25 procent i forhold til Især fogedsagerne følger samfundskonjunkturerne, og der har derfor på dette område været væsentlige udsving. Vi er på det område stort set tilbage på niveauet, umiddelbart før finanskrisen toppede i 2009 og På det civile område anlægges der færre og færre sager, og vi tilbage på et antal stort set svarende til niveauet i Tabel 1. Vægtede afsluttede sager Civile sager Straffesager Fogedsager Skiftesager Notarialforretninger Afsluttede sager i alt Modtagne sager i alt Den løbende sagsafvikling bevirker, at vi på ingen af de faglige områder har en sagsbeholdning, der overstiger et normalt niveau. Nedenstående figur 1 viser udviklingen i produktiviteten i for retten sammenholdt med den gennemsnitlige produktivitet ved alle byretter samt med den 5. bedste byret. Produktiviteten er udtryk for det årsværksforbrug, der er anvendt til at afslutte det givne antal vægtede sager. Udviklingen viser, at det særligt de sidste par år ikke er lykkedes at fastholde den meget høje produktivitet, der blev opnået i Figur 1. Udviklingen i produktivitet 100 % Hillerød Alle byretter 5. bedste

6 6 Tabel 2 viser udviklingen i rettens produktivitet inden for områderne civil, straffe, foged og skifte. Generelt er der tale om en stigning i 2012 og derfra en faldende tendens på de fleste områder med fogedområdet som eneste undtagelse i. Tabel 2. Produktivitet (2011 alle byretter=fast indeks 100) Civile sager 94,0 94,7 86,1 83,9 Straffesager 97,1 102,4 105,9 92,4 Fogedsager 99,6 111,6 95,4 97,9 Skiftesager 91,4 124,8 105,8 100,8 Tabel 3 viser udviklingen i årsværksforbruget til generel ledelse og administration. Det er generelt lykkedes at nedbringe de administrative ressourcer år for år. Forbruget er omtrent halveret i i forhold til Andelen overstiger dog stadig den gennemsnitlige andel ved byretterne, og målet er derfor, at andelen til generel ledelse og administration skal reduceres yderligere. Tabel 3. Udviklingen i årsværk til generel ledelse og administration samt hjælpefunktioner Jurister 3,4 3,0 2,4 2,2 1,5 1,3 1,9 2,0 13% Kontorfunktionærer 10,8 10,5 8,1 7,1 6,6 6,0 5,7 4,1 17% Elever 0,5 1,1 0,4 0,5 0,3 0,6 0,2 0,2 4% Fleks 0,6 2,5 4,2 3,6 3,0 1,8 1,2 1,2 51% Øvrigt personale 2,2 2,5 2,8 2,4 2,6 2,9 2,7 2,8 64% I alt 17,6 19,6 17,9 15,9 14,0 12,6 11,6 10,3 20% Alle byretter i alt 397,0 376,2 381,1 369,6 343,9 317,4 305,1 278,7 19% Årsværk i alt 51,6 55,8 61,8 63,5 59,9 53,8 52,0 51,3 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Der er fastsat en række konkrete mål for sagsbehandlingstiden målt i antal afsluttede sager i procent inden for en given tidsfrist. Der er af Domstolsstyrelsens bestyrelse og for så vidt angår vold og voldtægt af Folketinget opstillet mål på 35 sagstyper inden for områderne straffe, civil, foged og skifte, som er rettens kerneområder. Der henvises til nedenstående tabel 4, hvor udviklingen siden 2011 er opstillet. Der er generelt tale om en tilfredsstillende udvikling. Vi har i fastholdt en høj målopfyldelse, som fortsat er på ca. 70 pct. I 2015 er antallet af mål ved en omlægning i lyset af domstolenes nye mål og værdier reduceret til 13. Målsætningen er fortsat at opnå målopfyldelse på alle områder.

7 7 Tabel 4. Udvikling i sagsbehandlingstid i (andel i procent afsluttet inden for tidsfrist) Straffe Civil Foged Skifte Antal Procent Sagsområde Tid Mål Resultat 2011 Resultat 2012 Resultat 2013 I tabel 5 ses den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i antal dage for en række sagstyper ved byretterne. Tabellen supplerer oplysningerne om målopfyldelsen ved den enkelte ret og giver samtidig en indikation af, hvilken sagsbehandlingstid man som bruger kan forvente i de enkelte sagstyper. Det er generelt lykkedes retten at reducere sagsbehandlingstiderne i perioden.. Resultat Alle byretter 5. bedste byret 2013 Nævninge under 4 mdr ,2 85,7 Nævninge under 6 mdr ,2 100 Domsmand under 3 mdr 65 59,5 51,9 65,3 53,2 57,6 74,3 Domsmand under 6 mdr 90 90,8 84,4 87,3 81,5 83,4 90,5 Uden domsmænd under 2 mdr ,6 83,6 85,3 86,7 89,5 Uden domsmænd under 6 mdr 95 95,8 96,8 96,6 97,4 96,2 98,5 Tilståelse under 2 mdr 62 51,8 39,3 53,2 42,9 55,8 73,3 Tilståelse under 6 mdr 90 89,6 91,8 92,3 93,6 91,7 98,1 Vold under 37 dage 60 67,6 71,8 56,3 41,4 47,7 63,8 Vold under 2 mdr 75 70,3 74,4 87,5 55,2 61,3 75,7 Voldtægt under 37 dage ,4 66,7 Voldtægt under 2 mdr ,7 "Tunge" civile under 15 mdr 45 56,5 21, ,5 50,1 62,5 "Tunge" civile under 18 mdr 60 65,2 40, ,5 60,4 70,6 Øvrige civile under 12 mdr 60 55,7 48,3 62,4 57,2 59,3 69 Øvrige civile under 15 mdr 72 72,2 69,6 77,3 78,6 72,2 80,3 Forhandl.max. under 6 mdr ,8 70,1 67,4 73,5 Forhandl.max. under 12 mdr 85 84,7 84,9 88,2 86,8 85,9 90,3 Ægteskab under 4 mdr 56 78,9 68,8 57,1 65, ,2 Ægteskab under 6 mdr 83 96,2 90,6 92,9 89,7 85,5 97,6 Forældre under 6 mdr 60 59,8 46, ,3 69,8 86,7 Forældre under 8 mdr 75 79,4 69,6 64,5 80, ,5 Alm foged under 2 mdr 72 64,5 64,3 67,9 72,8 68,7 82 Alm foged under 4 mdr 93 89,4 90,2 95, ,4 96,1 Særlige foged under 2 mdr 80 86,1 86,8 81,5 83,3 83,9 90,9 Særlige foged under 4 mdr 97 98, ,2 96,9 96,8 98,3 Bet.påkrav under 2 mdr 55 69,3 73,4 84, ,8 81,3 Bet.påkrav under 4 mdr 85 94,1 96,5 97,3 95,2 91,9 96,4 Boudlæg under 2 mdr Uskiftet bo under 2 mdr Privat skifte under 3 mdr Forenklet priv. skifte under 3 mdr Målopfyldelse i alt Målopfyldelse delvis Ikke-målopfyldelse I alt Målopfyldelse i alt Målopfyldelse delvis Ikke-målopfyldelse I alt

8 8 Tabel 5. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dag for udvalgte sagstyper i Hillerød Alle byretter Gennemløbstider i antal dage Alle byretter 5. bedste Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessager Alm. Hovedfhl. Civile sager Hovedfhl. Boligretssager Hovedfhl. Småsager Alle civile sager m. forh.maks Alle ægteskabssager Alle forældreansvarssager Alm. Fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav Tvangsauktioner Boudlæg Uskiftet bo Privat skifte Forenklet privat skifte Resultat 3: Faglig kvalitet Det er et vigtigt centralt mål for domstolene, at den faglige kvalitet ligger på et højt niveau. Det gælder bl.a. mødeledelsen og begrundelser i afgørelserne. Der henvises til afsnittet om den brugeroplevede kvalitet. Det kan være vanskeligt præcis at måle den faglige kvalitet ved de enkelte retter. Domstolenes har dog iværksat et arbejde, der har til formål at dokumentere og udvikle den faglige kvalitet. Retten har som led i Danmarks Domstoles kvalitetsudviklingsprogram Kvalitet i fokus gennemført en række kvalitetsprojekter på de forskellige fagområder i I har de enkelte afdelinger gennemført forskellige projekter med det formål at sikre en fortsat høj kvalitet. Således har skifterettens i et vist omfang optaget telefoniske møder med brugerne på bånd med henblik på erfaringsudveksling og dermed sikre den bedst mulige kvalitet i borgerbetjeningen. I øvrigt har afdelingerne i primært arbejdet med kvalitet under synsvinklen ensartethed, som udgør et af domstolenes overordnede mål. Alle afdelinger har således haft og har et særligt fokus på at sikre ensartethed i sagsbehandlingen, blandt andet ved systematisk at dele viden på afdelingsmøder og ved at deltage i en udvekslingsordning med anklagemyndigheden samt de nordsjællandske retter. På juristsiden har der også i været fokus på kvalitet gennem videndeling, som er et overordnet fokusområde for domstolene i -15. Rettens videndelingsudvalg har fortsat den månedlige udarbejdelse af Vidennyt, som løbende har været sendt sendes til samtlige byretter, men med det nye intranet nu i stedet lægges på Intra. Videndelingsudvalget gennemgår endvidere som fast punkt på juristmøderne udvalgte afgørelser mv. Flere af embedets jurist har i øvrigt været tilknyttet det overordnede videndelingsprojekt Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Danmarks Domstole gennemførte i 4. kvartal 2013 en brugerundersøgelse ved retterne, der giver et indtryk af den brugeroplevede kvalitet. Samlet set var 90 procent af brugerne (almindelige og

9 9 professionelle brugere) tilfredse med Retten i Hillerød, hvilket er en stigning i forhold til den tilsvarende undersøgelse i I alt har 144 advokater, anklagere og journalister, samt almindelige brugere deltaget i undersøgelsen. Tabel 6 viser resultatet af brugerundersøgelsen i forhold til brugernes overordnede tilfredshed med retten generelt, rettens medarbejdere, rettens sagsbehandling og rettens sagsbehandlingstid. Resultatet er meget positivt, idet der generelt er stor tilfredshed med retten, og der er tale om en stigning i tilfredsheden i forhold til Tabel 6. Brugertilfredshed 2009 og 2013 Tilfredshed med Resultat 2009 Resultat 2013 Mål 2013 Retten generelt 86% 90% 88% Rettens medarbejdere 87% 93% 89% Rettens sagsbehandling 72% 80% 75% Rettens sagsbehandlingstid 45% 57% 60% Tabel 7 viser rettens resultat i brugerundersøgelsen i forhold til brugernes tilfredshed med rettens service. Resultatet er på den ene side ikke helt tilfredsstillende, på den anden side forventeligt, fordi en række planlagte initiativer først er gennemført i perioden efter gennemførelsen af undersøgelsen. Det drejer sig bl.a. om de tekniske hjælpemidler med indførelsen af digitale informationsskærme, trådløst netværk samt digitalisering af flere retssale. Vi gennemfører en lokal brugerundersøgelse i 2015, hvor forventningen ikke mindst i relation til rettens service er en højere brugertilfredshed. Tabel 7. Brugertilfredshed med rettens service 2009 og Tilfredshed 2013 med rettens Resultat 2009 Resultat 2013 Mål 2013 Telefonservice 72% 74% 75% Hjemmeside 63% 54% 75% s som kommunikationsform 52% 54% 70% Skiltning 71% 65% 70% Venterum 55% 59% 70% Tekniske hjælpemidler 38% 42% 50% Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Tabel 8 viser udviklingen i medarbejdernes trivsel i Målet har løbende i perioden været en succesrate på 75 procent, stigende til 82 procent ud af 100 procent i Det bemærkes at der har været gennemført 2 landsdækkende trivselsundersøgelser i 2008 og De øvrige undersøgelser har været lokale. Resultatet i 2013 viser en succesrate på 81 procent, hvilket er lige under målsætningen, men dog tilfredsstillende, idet resultatet er det højest registrerede i hele perioden. Der er planer om at gennemføre en ny lokal trivselsundersøgelse i 2015.

10 10 Tabel 8 Trivselsundersøgelser Succesrate i procent C C C Succesrate Nedenstående graf viser udviklingen i personaleomsætningen og sygefraværet. Personaleomsætningen ved retten viser relative store udsving i perioden. Udviklingen i sygefraværet viser en generel faldende tendens efter et målrettet arbejde med at nedbringe sygeværet fra Stigningen i 2011 efter at have nedbragt sygefraværet til landets laveste i 2010 og i 2013 skyldes primært flere langtidssyge ved retten. Det korterevarende sygefravær er generelt lavt i 2011 og Sygefraværet ligger på et lidt lavere niveau i Udviklingen i personaleomsætning og sygefravær Personaleomsætning (%) Sygedage pr. medarbejder Gn.snit 5. bedste Resultat 6: Omdømme mv. Retten arbejder løbende med at styrke borgernes kendskab til og interesse for domstolene samt fastholde omverdenens høje tillid til domstolene. Samtidig ønsker vi at styrke domstolenes omdømme i befolkningen. Vi holder regelmæssige møder med advokater, politi og anklagemyndigheden samt journalister og flere andre interessenter.

11 11 Et fokusområde i rettens handlingsplan i er at styrke kendskabet i retskredsen til domstolene og vores virksomhed gennem pressen, oplysning på hjemmesiden og besøg fra skoleklasser og praktikanter. Dette har vi gjort ved blandt andet at: Gennemføre et pilotprojekt om undervisning i retssystemet for gymnasieskoler i samarbejde med Domstolsstyrelsen og Københavns Byret og Retten i Helsingør. Dette har primo udmøntet sig i et projekt med 3 undervisningsforløb om retssystemet særlig med henblik på behandling af straffesager. Projektet fortsætter i Modtage mange skoleklasser fra såvel folkeskoler som erhvervsskoler med tilbud om ½ times introduktion til retssystemet, rettens arbejdsområder og processen i retssager forinden overværelse af en konkret straffesag. Efter sagens afslutning er der ofte mulighed for at stille spørgsmål til de professionelle aktører i sagen. Vi modtager skoleklasser om året. 4. Udviklingsaktiviteter i Vores 4-årige strategiplan for perioden udgør den overordnede ramme for den nye 2-årige handlingsplan for retten, der løber i perioden Vi har i vores handlingsplan peget på 5 overordnede indsatsområder, som både retter sig indad i organisationen og udad i forhold til borgere og samfundet. 1. Ejerskab til mål i organisationen 2. Digitalisering og borgerbetjening 3. Videndeling og forligsmægling 4. Kompetenceudvikling og fleksibilitet 5. Trivsel og sikkerhed Hvis disse indsatsområder læses på tværs med fokus primært rettet mod de nyere indsatser drejer handlingsplanen sig i høj grad om at skabe ejerskab og videndeling på arbejdspladsen med langt større brug af digitale hjælpemidler i sagsbehandlingen og i selve retten - med det primære sigte at fastholde den høje brugeroplevede kvalitet i vores ydelser og skabe grundlag for endnu kortere sagsbehandlingstider. Handlingsplanen kan læses på vores hjemmeside.