led kan udelades, hvis det giver mening.

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "led kan udelades, hvis det giver mening."

Transkript

1 Etablering af matrixsamarbejde hvordan? Dette er en opsummering af hvordan ØMAS tilbyder en kursusrække for de nuværende, kommende økologiske landmænd og andre landbrugs aktører. Det er et bud på hvordan man kan få processen omkring etableringen af et matrixsamarbejde til at blive en succes. Vær opmærksom på at hver enkelt matrix kan være unik, og derfor skal den behandles som værende unik. Formålet er at etablere et samarbejde mellem producenter 1 og forbrugere, sådan at nye fælles aktiviteter kan sættes i gang. Det følgende skema er en vejledning om hvordan man kan forberede og udarbejde et kursus og for at samarbejde på en nem og naturlig måde. De forskellige værktøjer kan benyttes efter behov det er kursuslederen, som skal fornemme hvilke der er behov for. For at få mest ud af det, er det vigtigt at kursuslederen er åben for at lære, ikke er dømmende og er respektfuld overfor deltagerne. Kursuslederen bør også være fleksibel og invitere deltagerne til at bidrage på den måde de føler sig mest tilpas med. Samtidig er det er en god ide at være opmærksom på hvordan man taler, ikke gøre det for meget, og at holde øje med sit kropssprog. Kurset består af 3 møder i hvert forløb: Møderne er tænkt for at bygge oven på hinanden i forhold til viden og sociale tilknytninger. Det anbefales at skabe forskelige kursus traditioner som skal ske hver dag i løbet af kurset. F.eks. at synge en sang om morgen, lave en leg, have en speciel hilsen og spise fælles frokost eller aftensmad. Kendskab: Her skal deltagerne finde ud af hvad deres visioner og ideer er, samtidig med at de lære at kende hinanden, og skaber tillid til hinanden. Deltagerne skal svare på mange spørgsmål. Så det er en god idé at bruge forskellige tekniker her er de: Spørgsmål i cirkel: Alle deltagerne svarer på tur på spørgsmål, en person notere pointerne som bliver sagt. Tænke og svare individuelt på skrift. Et skema ark bliver delt ud til hver af deltagerne hvor de svare på spørgsmål individuelt, hvorefter svarene bliver skrevet på gule-post- it-noter og hængt op hvor efter det bliver diskuteret sammen sammen. Margulis wheel: Deltagerne stiller sig i to cirkler en inden i den anden så deltagerne fra den inderste vender sig mod den yderste og omvendt så står over for en partner og der dannes par, folk bliver stående en person fra hver par stiller et spørgsmål til personens partner. Spørgsmålet bliver formuleret af ordstyren, efter partneren har svaret stilles et nyt spørgsmål som nu den anden partner skal besvare, Derefter tager alle i den yderste cirkel et skridt til højre og der er nu dannet nye par og processen gentages med nye spørgsmål, dette gentages til der ikke er flere spørgsmål eller man har været en tur rundt, eller som man har lyst til hvad der end synes logisk på det givne tidspunkt. Fællesnævnere: Det vigtigste mål for dagen er at bygge en fælles vision som folks hoveder og i en fysisk struktur som et mindmap, som diagram som bruges til at organisere information på en visuel måde. (eks. På mindmap i figuren til højre). For at til at deltage opdeles deltagerne i mindre grupper (4-6 stykker/gruppe). Sæt i gang: Den her del er tænkt som en kick starter til samarbejdet. Men for gennemgå alle processerne grundigt som er beskrevet her har man brug for mere end en dag. Så det anbefales kun at arbejde med de mest tydelige og vigtige opgaver. Resten vil blive udarbejdet dybere på kommende møder. Her foreslår vi nye styrings modeller som dynamisk en styrings metode som er kaldt for Sociokrati, det er en fælleskab skabende struktur model som kan bruges i alle organisatoriske sammenhænge, alt fra at organiserer små foreninger til store firmaer er synlig i er et få alle også 1 Med producenter menes alle, der arbejder i fødekæden fra primær landbrug over forarbejdningsvirksomheder, logistik og detailled. Nogle led kan udelades, hvis det giver mening.

2 (teoretisk også hele lande). Hoved styrkerne i denne styre metode er gennemsigtighed, alle beslutninger bliver altid genovervejet løbende, alles meninger har mulighed for at blive repræsenteret og hørt, der er minimal friktion, og diskusioner bliver holdt til et minimum, samt valg bliver afgjort på en lang mere fornuftig og gennemsigtigt måde end ved at stemme det forgår ved en samtykke proces. Meget vellykket, når det er blevet anvendt rigtigt. Det bliver hovedsageligt brugt i Holland. For at vide mere om denne form, læs bogen We the people af John Buck and Sharon Villines.

3 KENDSKAB: Få deltagerne til at tænke, snakke og skrive om dem selv. Husk at skabe et tryk miljøet hvor de få lov til at åben sig og svare i deres eget tempo. De kan f.eks. svare på følgende spørgsmål. Det er vigtig at bruge de forskelige tekniker for at stille og svar spørgsmål. Kortlæg din produktion. Hvad er du i gang med nu? Hvordan påvirker du landskabet omkring dig/verden med de ting du gøre? Hvad er din vision? Hvad mangler du for at nå til din vision? Hvordan kommer landskabet omkring dig/verden til at se ud pga de ting du vil gøre? Hvilke inputs/ behøver din produktion/ din familie? (eksempel: frø til produktionen, børnepasning til familien (input /output analyse) Og hvilke outputs giver den. Eks korn, halm, gylle, hjemmelig hygge. (forurening er også et output) Beskriv dine stærke kompetencer i forhold til produktion/ personlighed/ mentalitet / fysisk form. Hvad er dine mindre stærke kompetencer, ifht produktion/ personlighed/ mentalitet / fysisk form.? Kan du tåle konstruktiv kritik? Ser du på muligheder? Hvad kan du bidrage med? (gennem betaling /Bytte handel / tjeneste) Hvad vil du gerne have hjælp med? Hvad skal du vide og hvad skal være på plads for at du vil samarbejde? Hvorfor vil det give mening for dig at samarbejde? Giv et overblik over hvad du synes vi kan gøre eller nå sammen. (målsætninger) Hvad vil du gerne få ud af vores samarbejdet? (forventninger) Hvad bør undgås i vores samarbejdet? Hvilke store udfordringer ser du i projektet? Er det nogen udfordringer du synes er spændende at kaste dig ud i? Hvordan ser du at samarbejdet benytter økologiens værdier? Hvad kunne være styrken i at arbejde sammen? Hvad kan samarbejdet rumme at nye produktioner/ venskaber efter din mening?

4 FÆLLESNÆVNERE: Diskuter i små grupper og lav et udkast til en strategi for at et samarbejde kan møde jeres behov. Bliv inspireret af nedenstående spørgsmål. Dyk ned i disse og flere relevante spørgsmål som i skaber. I er opfordrede til at strukturer det på et mindmap, på en læsevenlig måde. Skab jeres landskab præg lokalområdet: Få deltagerne til at skrive eller tegne de forskellige elementer de gerne vil se i landskabet hvor de bor. Med 4 forskellige farver papirskal de repræsenter planter, dyr, strukturer/bygninger og arrangementer/begivenheder. Hæng dem alle sammen på en stor tavle som repræsenterer landskabet. Bygge en fælles vision: Hvilke ønsker og drømme har vi til fælles? Hvilke ønsker kan komplementer hinanden? Hvilke ønsker er i modstrid med hinanden? Hvordan kunne vores vision se ud? Hvad kan vi alle sammen leve med/gå med til? Hvordan kan vi finde en vision hvor vi får alles behov dækket? Definere en mission: Kan du se dig selv og din bedrift i netværket? Hvad kan vi gøre i den her gruppe for at nå vores vision? Hvordan gør vi det? Hvad er mest realistisk at nå? Hvad er mindre realistisk at nå? Hvad er det vi kan allerede for at nå vore mål? Hvad og/eller hvem mangler vi for at nå vores mål? Hvad er dit mål i den nære fremtid? Hvad er det mest fundamentale der skal gøres for vi kan tage næste skridt? (Det er vigtigt man ikke spørge sig selv om hvad der er vigtigst da alle aspekter i ens vision er vigtige, der er bare noget der skal gøres før man kan gøre det næste). Mål for i år? (Opskriv muligvis en liste med mål der skal nås i år, som en checkliste, der kan krydses af som man også kan se tilbage på og se hvad man fik gjort) Praktiske overvejelser for oprettelsen af et fællesskab: Synes du at der skal være åbent for nye partnere skal kunne inddrages? Hvad er kravene for at være med i gruppen? (håndtering af evt. konflikter) Hvad er for dig et arbejdsfællesskab? Skal i have en Intern samarbejdskontrakt? Hvordan skal den se ud? Retningslinjer? Konsekvenser for overtrædelse af retningslinjer? Eksklusions procedure? Hvor er grænser mellem det private og det fælles? (personligt og sagen) Er det behov for maskinfællesskab og lignende? (Kom med flere eksempler, du mener, er passende).

5 SÆT I GANG Med udgangspunkt i de materialer I har lavet om fælleskabs overvejelser, kompetencer, strategi udkast Mind Map og kortlægningen, kan I fastsætte strukturer og rammer for jeres ny fælles organisation. Der skal også laves en tidsplan, der viser de vigtigste målsætninger og opgaver det skal gøres. Hvis der er tid kan der også laves et katalog over nuværende og mulige produkter i kan tilbyde. Tage stilling til de følgende punkter og andre som I synes er vigtige for jeres organisation. Hvilke slags beslutningsprocessen vil i gerne bruge? (Lederskab, flertalsafstemning, konsensus, godkendelse, samtykke- struktur -dynamisk styre, osv). Tage beslutninger om de næste punkter på den besluttede måde. Hvilke slags organisatorisk og økonomisk struktur skal vi have? (Lederskab, flertalsafstemning, konsensus, godkendelse, samtykke- struktur -dynamisk styre, osv). Hvad er ulemper / fordele ved overstående beslutnings proces værktøjer? Hvordan financier vi projektet? Hvordan kan man bidrage? Hvilket ejerskab får man med de forskellige slags bidrag? Lave en tidslinje som opsummerer alle opgave der skal laves for at få et fællesprojekt til at køre her et eksempel. Hvilke risici kan vi møde undervejs? Hvem kan hjælpe os? Hvordan få vi en indtægt så hurtig som muligt? Hvad skal vi lave efter for at nå vores langsigtede mål? Lav aftaler om hvem der gør hvad. Sæt det på en tidslinje, så det er klart hvilke målsætninger/aftaler vi gerne vil se løsninger på inden næste møde, næste år, osv. Husk at det er bedst hvis målsætninger er specifikke, målbart, realistisk og tids indrammet. Hvad var dine overordnede mål for i år? Fik du det gjort? (feedback) Kom tilbage til opgaver der skal udfyldes for at få fællesprojekt til at køre. Definere de specifik opgaver grundig og alle kompetencerne man skal have for at udføre arbejdet på en tilfredsstillende måde. Deltagerne udfører et sociokratisk valg for at udpege deltagerene som de synes er kvalificeret til opgaven. (Der skal være så mange sociokratisk valg som opgaver). Find ud af hvilke kompetencer I mangler? Kender I nogen som har de der kompetencer og kunne løse den tilhørende opgave?

6 Finde passende materialer fra de andre dage eller forbereder noget nyt for at lave forbindelse mellem produkter og service I tilbyder og dem I har brug for. Laves til løsninger. Være specielt opmærksom for dem i har overskud af og dem i mangler. Sociokratisk person valg For at planen kører skal vi definere de forskellige opgaver og beslutte hvem der skal udføre hver enkelt af dem. Vi foreslår en succesfuld måde at delegerer opgaver. Gennem en Sociokratisk person valg. I et sociokratisk person valg kan man ikke melde sig frivilligt, eller give folk et indtryk af at man vil påtage sig opgaven da dette kan ændre hele nominations processen, man kommer nogle gange til at lade give folk ansvar som gerne vil have det selvom de ikke magter det for ikke at såre dem, og der skal også være plads til at folk kan få en følelse fra gruppen af at de tror at de kan gøre det selv om de måske ikke selv ville stille sig op og bed om opgaven frivilligt, dette skaber tryghed og ro i gruppen. For at være kvalificeret for en opgave man behøver ikke at være den bedste, man skal kun være god nok til at kunne udføre opgaven (efter ordsproget: good enough for now safe enough to try). Selve processen forgår i disse trin: Først præsenteres kriterierne og om formuleres intil alle kan leve med dem. I stedet for at stemme skriver hver deltager hver især en eller flere nomineringer på et stykke papir, uden de andre ser deres det. jeg (Dit navn) nominerer ( og ) (man kan godt nominere sig selv). Så vises alle sedlerne samtidig Efter hver nominering laves en runde hvor deltagerne hver især begrunder deres nomination. Hvor de forklare hvilke kriterier personen opfylder og hvorfor de er gode nok til opgaven. Bag efter er det muligt at ændre sit valg. Så begrundes de ændrede nomineringer. Hvis der er mere end en deltager som opfylder kriterierne kan der slås plat eller krone eller trækkes lod om hvem der skal spørges først hvis der er stemning for det. Den deltager som opfylder kraverne (og som blev valgt) bliver spurgt om vedkommende vil tage opgaven. Hvis personen afviser opgaven, er det den næste person med de opfyldte kvalifikationer som bliver spurgt. Hvis det overhovet ikke er muligt at finde en person til opgaven må der hyres en udefra. Ellers er der måske også en mulighed for at en anden person i gruppen kan udføre arbejdet med hjælp fra andre? Fejring, når beslutningen er taget, gøres et alle andet for at fejre den. Det kan værre noget så simpelt som at tage et øjebliks ro trække vejret dybt og sige tak det var en god beslutning, kigge hinanden i øjnene, osv. Ved hele denne proces undgår man utroligt meget splid i gruppen, man får et stærkere sammen hold, det skal jo være sjovt og hyggeligt at arbejde sammen. Det er en god ide at opbygge en fejrings tradition, eks. små sange, energisers, som man nu vil. Husk at hvis folk har en god oplevelse er der større sandsynlighed for at de vil gøre det igen.