Åben Tillægsdagsorden. til. Økonomiudvalget

Transkript

1 Varde Kommune Åben Tillægsdagsorden til Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 24. april 2013 Mødetidspunkt: 13:00 Mødested: Deltagere: Fraværende: Referent: Mødelokale 1, Bytoften Gylling Haahr, Bøje Meiner Jensen, Keld Jacobsen, Poul Rosendahl, Kjeld Anker Espersen, Claus Larsen, Niels Christiansen Ingen Frants Bilde Kjeldsen

2 Varde Kommune Økonomiudvalget Indholdsfortegnelse Side Godkendelse af tillægsdagsorden Administrative organisationstilpasninger Organisatorisk indplacering af myndighedsopgaven på Børnehandicapområdet Bilagsliste Underskriftsblad Side 2775

3 Varde Kommune Økonomiudvalget Godkendelse af tillægsdagsorden Dok.nr.: 1945 Sagsid.: Initialer: anel Åben sag Side 2776

4 Varde Kommune Økonomiudvalget Administrative organisationstilpasninger Dok.nr.: 1944 Sagsid.: 13/6690 Initialer: anel Åben sag Sagsfremstilling En organisation må løbende tilpasses de udfordringer og krav, som omgivelserne stiller. Siden den store organisationsændring, som trådte i kraft pr 1. april 2008 har Varde Kommune foretaget en reduktion i den administrative bemanding på ca. 10 %. Der har samtidig i perioden været gennemført flere enkeltstående organisatoriske justeringer og tilpasninger, som overvejende har været betinget af stillingsledighed ved fratræden. Denne gang er der kigget noget bredere på alle de administrative funktioner i de enkelte fagdirektørområder. Den overordnede ramme med tre stærke fagdirektørområder fastholdes, men på det underliggende chefniveau er der forslag om flere opgaveflytninger, justeringer og tilpasninger. I Plan, Kultur og Teknik har man sat som mål, at styrke samarbejdet på tværs i Plan Kultur og Teknik og i Varde Kommune at styrke kundebetjeningen og herunder ikke mindst relationen til erhvervskunderne Hvad angår det første mål vil der blive sat øget fokus på etablering af forpligtende netværk og projektorganisering. Og hvad angår styrkelse af kundebetjeningen, så foreslås etableret et særskilt erhvervsteam under Teknik og Miljøchefen. Dette team vil varetage alle bygge- og miljøsager på erhvervsområdet og vil få et tæt samarbejde med Ledelsessekretariatet - KomUd og Varde Erhvervs og Turistråd med henblik på at sikre erhvervslivet en samlet indgang til sagsbehandling og erhvervsservice i Varde Kommune. De øvrige byggesager samles i et team Byg som får tilført ansvaret for alle kommunens administrative bygninger, inklusiv rådhuse og administrationsbygninger, hvor ansvaret hidtil har været placeret i Ledelsessekretariatet. I forbindelse med denne omflytning af opgaver nedlægges Udviklingsafdelingen i forvaltningens stab og dele af opgaverne herfra flyttes til Team Plan I Social, Sundhed og Beskæftigelse har man sat sig det overordnede mål, at organisationstilpasningen skal sikre borger- og brugerperspektivet mest muligt skabe øget gennemsigtighed i organisationen gennem klare ledelsesstrenge og tydelige kommandoveje styrke den politiske betjening gennem en mere samlet og koordineret sekretariatsfunktion Ved den store organisationsændring i 2008 var der en erkendelse af, at den kommende socialdirektør ville få et meget stort kontrolfelt med mange chefer med direkte reference til socialdirektøren, og at der derfor i løbet af de følgende år ville blive behov for en Side 2777

5 Varde Kommune Økonomiudvalget organisatorisk opstramning. Denne organisatoriske opstramning er sket af flere gange, og føres nu med de foreslåede ændringer til en naturlig afslutning med forslag om 4 chefer for henholdsvis udførerområdet, sundheds- og rehabiliteringsområdet, social-og voksenområdet og borger- og arbejdsmarkedsområdet samt en sekretariatschef, som får det samlede ansvar for sekretariatsbetjeningen af Social og Sundhedsudvalget hhv. Arbejdsmarkeds- og Integrationsudvalget De foreslåede organisationsændringer indebærer omflytning af opgaver og ledelsesfunktioner, som omfatter alle administrative chefer og enheder på Social og Sundhedsområdet, og som indebærer opgaveflytninger, der vil skulle indarbejdes i de kommende aftaler i overensstemmelse med kommunens overordnede aftalestyring mellem chef og Social og Sundhedsudvalget hhv. Arbejdsmarkeds- og Integrationsudvalget. På et enkelt område foreslås derudover flytning af opgaver mellem to udvalgsområder. Det er forslaget om en flytning af børnehandicapområdet fra den nuværende Social og Handicapafdeling under Social og Sundhedsudvalget til Børn, Unge og Familie under Børn og Undervisningsudvalget. Ved flytning af opgaver mellem udvalg kræver det Byrådets godkendelse og efterfølgende styrelsesvedtægtsændring, og dette punkt behandles derfor særskilt som en selvstændig sag. I Børn og Unge er målet med organisationstilpasningen, opprioritering af en kvalificering af udvalgsbetjeningen styrkelse af den tværgående koordinering og professionalisering af budgetlægning, budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse ved samling af kompetencer i Sekretariatet synliggørelse af placering af strategiske projekter og tiltag for hele direktørområdet. Den foreslåede organisationstilpasning indebærer forslag om styrkelse af sekretariatsfunktionen gennem oprettelse af en stilling som sekretariatschef. Hermed vil alle tre fagdirektører have en sekretariatschef, med et centralt ansvar for betjening af de politiske udvalg på området. For Børn og Ungeområdet vil der derudover, som oven for nævnt være et forslag om tilførsel af opgaverne på børnehandicapområdet til BUF. På kommunaldirektørens område er der kun et enkelt afledet forslag til organisationsændring. I forbindelse med flytning af ansvaret for de administrative bygninger fra Ledelsessekretariatet til Team Byg foreslås Team Intern Service nedlagt og de tilbageblevne opgaver tilført Borgmesterkontoret. Retsgrundlag Den Kommunale styrelseslov og Varde Kommunes Styrelsesvedtægt Økonomi Ingen. Udgangspunktet for de mange omorganiseringer er, at den skal være udgiftsneutral for Varde Kommune. Der vil skulle ske omfordeling af budgettet i forhold til flytning af opgaverne Side 2778

6 Varde Kommune Økonomiudvalget Høring De mange forslag har været i høring i MED-systemet og hos andre relevante parter. Se de mange høringsbidrag under bilag nedstående Bilag: 1 Åben Høringssvar til organisationstilpasning, dagsorden den 13. marts 47918/ Åben høringssvar Teknik og Miljø.pdf 48221/13 3 Åben Afdelingsmøde med MEDstatus Staben Plan Kultur og 40920/13 Teknik ekstraordinært. 4 Åben Opsummering af høringssvar ifht. organisationstilpasning pr /13 maj Åben organisationsdiagram 37869/13 6 Åben Organisationsændringer Social, Sundhed og Beskæftigelse 60981/13 7 Åben Opsamling på høringer - Opsamling på høring - organisatoriske 60317/13 tilpasninger for Social, Sundhed og Beskæftigelse.docx 8 Åben Drøftelse af indstilling til Økonomiudvalget vedr /13 organisationsjusteringer 9 Åben Høringsmateriale - organisatoriske justeringer 42986/13 10 Åben Høringssvar fra Maiken Schmiegelow 60315/13 11 Åben Høringssvar fra Ungerådet 60005/13 12 Åben Høringssvar fra Centerområde SydØst 60003/13 13 Åben Høringssvar fra Integrationsrådet 59847/13 14 Åben Høringssvar fra Social og Handicapservice 59837/13 15 Åben Høringssvar fra UU-Varde 59813/13 16 Åben Ældrerådets bemærkninger til organisationsjusteringer 53616/13 17 Åben Høringssvar fra Staben Social, Sundhed og Beskæftigelse 59351/13 18 Åben Høringssvar fra Jobcenter Varde 59091/13 19 Åben Høringssvar fra Handicap Bo og Beskæftigelse 55068/13 20 Åben Høringssvar fra Krogen 51931/13 21 Åben Høringssvar fra Psykiatri og Voksenservice 53182/13 22 Åben Høringssvar fra Center for Sundhedsfremme 55117/13 23 Åben Høringssvar fra Centerområde NordVest 58014/13 24 Åben Høringssvar fra Hjemmeplejen Midt/Vest 57305/13 25 Åben Høringssvar fra Lunden 57110/13 26 Åben Høringssvar fra Sundhedsplejen 53183/13 27 Åben Høringssvar fra Borgerservice 59523/13 28 Åben Forslag til organisationstilpasning i Forvaltningen Børn og Unge 59318/13 29 Åben Høring vedr. organisationstilpasning i Forvaltningen Børn og Unge 58965/13 30 Åben Høringssvar dagtilbud - organisationsændring BU 57704/13 31 Åben Høringssvar fra Skoleafdelingens b-side vedr /13 organisationstilpasning 32 Åben Høringssvar fra Staben Børn og Unge 58098/13 33 Åben VS: Høringssvar fra B siden i Ledelsesesekretariatet /13 Høringssvar.msg 34 Åben VS: Høringssvar fra B siden i Ledelsesesekretariatet - VS 60594/13 Høringssvar.msg 35 Åben VS: Høringssvar fra B siden i Ledelsesesekretariatet - Vibeke og 60594/13 Anettes bemærkninger til organisering i ledelsessekretariatet.msg 36 Åben Administrativ organisation.pdf 61319/13 Anbefaling Direktionen anbefaler Økonomiudvalget Side 2779

7 Varde Kommune Økonomiudvalget At den fremlagte organisationstilpasning på Plan, Kultur og Teknik med oprettelse af et Team Erhverv med tilførsel af rådhusfunktionen til et nyt team Byg med nedlæggelse af Udviklingsteamet i staben godkendes og træder i kraft fra 1. maj 2013 At de fremlagte organisatoriske justeringer på Social-, Sundheds- og Beskæftigelsesområdet som beskrevet i Organisatoriske tilpasninger på Social, Sundheds- og Beskæftigelsesområdet godkendes og træder i kraft snarest muligt At den foreslående styrkelse af sekretariatsfunktionen på Børn og Ungeområdet godkendes At flytningen af ansvaret for kommunens administrationsbygninger fra Ledelsessekretariatet til Plan, Kultur og Teknik og nedlæggelse af Team Intern Service godkendes og træder i kraft fra 1. maj 2013 Beslutning Direktionen den Fraværende: Ingen Forelægges Økonomiudvalget med anbefaling. Side 2780

8 Varde Kommune Økonomiudvalget Organisatorisk indplacering af myndighedsopgaven på Børnehandicapområdet Dok.nr.: 1943 Sagsid.: 13/3286 Initialer: LEAN Åben sag Sagsfremstilling I perioden fra den 18. marts til 19. april 2013 har forslag til Organisatoriske tilpasninger på Social, Sundheds-og Beskæftigelsesområdet været i høring i alle berørte MED-udvalg og ved andre relevante parter. Forslaget til organisatoriske ændringer er udarbejdet i et forløb, hvor Fælles-MED for Social, Sundhed og Beskæftigelse blev orienteret om overvejelserne i møde den 14. februar Her blev der nedsat en følgegruppe primært med sigte på at sikre overholdelse af den udarbejdede tidsplan. Den samlede ledergruppe på direktørområdet har bidraget ved udarbejdelsen af det forslag, der har været sendt i høring. I høringsmaterialet er medtaget kommissoriet for de foreslåede ændringer af organisationen. Ændringerne tager sigte på at fremtidssikre organisationen i forhold til kommende potentialer og udfordringer. Organisationsændringerne tager således ikke umiddelbart sigte på budgetmæssige besparelser. Ændringerne tager afsæt i en forventning om mere service for de samme ressourcer og et princip om, at medarbejder-følger- opgaven. De konkrete mål for ændringerne er formuleret i kommissoriet: At sikre borger- og brugerperspektivet mest muligt At styrke den politiske betjening ved et sekretariat At skabe gennemsigtighed i og fremtidssikre organisationen. Der er indkommet i alt 20 høringssvar. Svarene er generelt meget konstruktive og efterlader et indtryk af et stort engagement og vilje til deltagelse i overvejelserne om den fremtidige organisation på direktørområdet. Overordnet kan høringssvarene opdeles i to grupper: Høringssvar af mere generel karakter og høringssvar vedrørende forslaget om overflytning af børnehandicapområdet fra nuværende Social- og Handicapservice under Udvalget for Social og Sundhed til Børn Unge og Familie (BUF) under Udvalget for Børn og Unge. I nærværende sagsfremstilling behandles den del af organisationsændringerne, der kan henføres til den fremtidige organisatoriske indplacering af myndighedsopgaverne på børnehandicapområdet. Af de 20 høringssvar omhandler de 9 helt eller delvist flytningen af myndighedsopgaverne vedr. børnehandicapområdet. I dokument nr er disse høringssvar gengivet opsummeret og i uddrag. I bilag 1 til Høringsmateriale - Organisatoriske tilpasninger på Social-, Sundheds-, og Beskæftigelsesområdet., er der medsendt en oplistning af synspunkt for henholdsvis imod en flytning af ansvaret for myndighedsopgaverne vedrørende bevillinger til børn med handicap, til Børn Unge og Familie (BUF) under Udvalget for Børn og Undervisning. Hensigten med bilaget var at vise, at der kan argumenteres for en organisatorisk placering, som den nuværende i Social- og Handicapservice under Udvalget for Social og Sundhed henholdsvis en flytning. Der er fordele og ulemper ved begge placeringer. Fordele og ulemper som tager afsæt i, at de umiddelbare, familiemæssige, Side 2781

9 Varde Kommune Økonomiudvalget lovgivningsmæssige og faglige forhold ofte er meget komplekse på netop børnehandicapområdet. Man kan heller ikke sige, at der er et etableret en best practise i landets kommuner for den organisatoriske placering. I forbindelse med kommunalreformen i 2006/07 og igen ved den generelle organisationstilpasning i Varde kommune i 2008 blev indplaceringen af børnehandicapområdet diskuteret. På daværende tidspunkt blev en indplacering i Socialog Handicapservice valgt med sigte på at opbygge et samlet fagligt miljø på handicapområdet, som både indeholder børn og voksne. Der blev taget sigte på at undgå overgangs-problemstillinger mellem forvaltninger ved overgang fra barn til voksen (lovgivningsmæssigt ved det 18 år). Hensynene til helhed i form af en samlet vurdering af behov i forhold til fritidstilbud, undervisning og andre ydelser på normalområdet blev tillagt mindre betydning. Den nuværende organisering fører til, at der er fastsat kriterier for hvilke børn og familier, der skal have ydelser fra Børn og Unge, henholdsvis hvilke børn og familier der skal have ydelser fra Social og Sundhed. Ved en sådan opbygning vil der altid være børn og familier, som vil kunne argumentere for, at de skal have vurderet deres behov i den anden forvaltning. Man kan sige, at den nuværende organisatoriske opbygning stiller krav om klare aftaler, om hvilken grad af handicaps, der skal til, for at der bevilges ydelser fra den ene eller anden forvaltning. Lederen anbefaler, at Børnehandicapområdet forbliver i Social- og handicapservice, og at man i stedet lader fagområdet og medarbejderne arbejde videre med de tiltag, der er søsat i forhold til forbedret dialog, udvidet tværfagligt samarbejde, klare procedure beskrivelser og information til forældrene. Baggrunden for denne indstilling er synspunktet om at bevare en sammenhængende indsats for handicappede livet igennem. Det er vurderingen, at der vil komme flere snitflader og overgange for borgerne, hvis området flyttes til andet fagområde. Derudover vurderes det, at man ved samling af kompetencerne, der arbejder med handicappede, styrker det faglige miljø med høj fokus på de særlige udfordringer handicappede har. I dag er der tæt samarbejde med leverandører af specialydelser indenfor området, terapeuter og visitation i forhold til at sikre overgange og sammenhæng i de bevilgede ydelser. Derudover vurderes det, at en flytning vil betyde øget administrative udgifter til sikring af overgange mellem BUF og Social-og Handicapservice. Et alternativ hertil er en struktur, hvor det alene er alderen (barn/voksen) som afgør, om der bevilges ydelser fra den ene eller anden forvaltning. I høringssvarene fra FællesMED Børn og Unge og fra MED-udvalget ved BUF fremgår det, at man skal være meget opmærksomme på aftaler, som sikrer en veltilrettelagt overgang til voksen-handicap-tilbud. Der er i dag etableret et 17-årsudvalg, som planlægger koordinerede samlede tilbud til unge handicappede tæt på det 18 ende år. Dette organ kan hensigtsmæssigt fortsat benyttes ved en anden struktur, hvor BUF har ansvaret for ydelser til alle unge med særlige behov i Varde Kommune. Forvaltningens vurdering Der har igennem det sidste år været arbejdet meget målrettet på at forbedre dialogen mellem forvaltningen / myndigheden og brugerne. Det er disse gode initiativer og resultater, som i høringssvar frygtes at gå tabt ved en overflytning til BUF. Det er også disse gode initiativer og erfaringer som fører til, at det en muligt uden at overveje en alternativ organisatorisk indplacering. Det er således vurderingen, at sagsbehandlingen og administrationen fagligt er på et højt niveau. Side 2782

10 Varde Kommune Økonomiudvalget Høringssvarene giver ikke et entydigt svar på den rigtige placering. Der argumenteres med overbevisning for en uændret indplacering fra MED-udvalget i Social- og Handicapservice, og der argumenteres lige så overbevisende fra MED-udvalget i BUF om en flytning af opgaven hertil. Jobcentret mener, den bedste placering vil være BUF. Fra Center for Sundhedsfremme, Lunden samt Handicap Bo og Beskæftigelse er anbefalingen, at den nuværende placering opretholdes. Endelig ser Krogen ikke, det er afgørende med den organisatoriske placering mere, at området også fremover prioriteres højt. Det er således kendetegnende, at der heller ikke efter høringsrunden er entydige svar på den rigtige placering. Alle er enige om, at det vil være afgørende for familierne og det handicappede barn, at der sikres en høj grad af koordinering af den samlede hjælp til barnet og familien. Uanset referencemæssig og organisatorisk indplacering vil der fortsat være behov for en god og hyppig dialog mellem forskellige afdelinger i Varde kommunes samlede administration på både myndigheds- og tilbudsniveau også i forhold til handicappede børn og deres familier. Med afsæt i Varde Kommunes handicappolitik, hvoraf det fremgår, at den overordnede vision er, at Varde Kommune sætter mennesket før handicappet og i det Fælles Børnesyn, hvoraf det fremgår, at vi tager hånd om alle børn, er det indstillingen, at forslaget om flytning af sagsbehandlingen fra Social og Handicapservice til Børn, Unge og Familie opretholdes, hvorved hensynene til helhed i form af en samlet vurdering af behov i forhold til fritids-, behandlings- og undervisningstilbud og andre ydelser på normalområdet prioriteres højst. Med flytning af børnehandicapområdet understreges, at et barn er et barn og barnet sættes før handicappet. Høringen har bibragt et sæt af observationspunkter, som skal medtages i implementeringsfasen. Det er således gennemgående, at det anbefales, at vi gør os umage i planlægningen og gennemførelsen af overflytningen af opgaverne og medarbejderne. Det anbefales ligeledes, at der tænkes på fysisk nærhed til de afdelinger og medarbejdere, som arbejder med sagsområder der støder op til eller supplere børnehandicapområdet. Endelig fremhæves det i høringssvarene, at grundlaget for sagsbehandlingen nu er i orden. Og der understreges, at det er afgørende for succes i den nye model, at overgangen fra barn til voksen sker i en veltilrettelagt og gennemarbejdet proces med afsæt i de gode erfaringer vi har høstet i 17-års udvalget allerede. Retsgrundlag Styrelsesloven og Styrelsesvedtægten for Varde kommune Høring Høringsmateriale til Organisatoriske tilpasninger på Social-, Sundheds og Beskæftigelsesområdet har været endt i høring i alle MED-udvalg inden for det samlede direktørområde, FællesMED Børn og Unge, BUF, Integrations-, Ældre- og Handicapområdet i perioden 18. marts til 19. april Der er indkommet 20 høringssvar. Side 2783

11 Varde Kommune Økonomiudvalget Bilag: 1 Åben Opsamling på høringer - Opsamling på høring - placering af børn 60318/13 og unge med handicap.docx 2 Åben Høringsmateriale - organisatoriske justeringer 42986/13 3 Åben Høringssvar fra Maiken Schmiegelow 60315/13 4 Åben Høringssvar fra Social og Handicapservice 59837/13 5 Åben Høringssvar fra FællesMED Børn og Unge 59450/13 6 Åben Høringssvar fra MED-udvalg Børn, Unge og Familie 59446/13 7 Åben Høringssvar fra Krogen 51931/13 8 Åben Høringssvar fra Handicap Bo og Beskæftigelse 55068/13 9 Åben Høringssvar fra Center for Sundhedsfremme 55117/13 10 Åben Høringssvar fra Lunden 57110/13 11 Åben Høringssvar fra Jobcenter Varde 59091/13 12 Åben Høringssvar fra Handicaprådet om organisatoriske tilpasninger - Dagsorden_6_Høring om organisatoriske just_ docx 61604/13 Anbefaling Direktionen anbefaler til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse, at myndighedsdelen af børnehandicapområdet placeres i Børn, Unge og Familie (BUF) under Udvalget for Børn og Undervisning, at der mellem direktørområderne Børn og Unge samt Social, Sundhed og Beskæftigelse aftales en implementeringsplan og -organisation med forankring i FællesMED-udvalgene, og at styrelsesvedtægten for Varde Kommune ændres, så børnehandicapområdet flyttes fra Udvalget for Social og Sundhed til Udvalget for Børn og Undervisning. Beslutning Direktionen den Fraværende: Ingen Forelægges Økonomiudvalget og Byrådet med anbefaling. Side 2784

12 Varde Kommune Økonomiudvalget Bilagsliste Administrative organisationstilpasninger 1. Høringssvar til organisationstilpasning, dagsorden den 13. marts 2013 (47918/13) 2. høringssvar Teknik og Miljø.pdf (48221/13) Afdelingsmøde med MEDstatus Staben Plan Kultur og Teknik ekstraordinært. (40920/13) 4. Opsummering af høringssvar ifht. organisationstilpasning pr. 1. maj 2013 (46665/13) 5. organisationsdiagram (37869/13) 6. Organisationsændringer Social, Sundhed og Beskæftigelse (60981/13) 7. Opsamling på høringer - Opsamling på høring - organisatoriske tilpasninger for Social, Sundhed og Beskæftigelse.docx (60317/13) 8. Drøftelse af indstilling til Økonomiudvalget vedr. organisationsjusteringer (60634/13) 9. Høringsmateriale - organisatoriske justeringer (42986/13) 10. Høringssvar fra Maiken Schmiegelow (60315/13) 11. Høringssvar fra Ungerådet (60005/13) 12. Høringssvar fra Centerområde SydØst (60003/13) 13. Høringssvar fra Integrationsrådet (59847/13) 14. Høringssvar fra Social og Handicapservice (59837/13) 15. Høringssvar fra UU-Varde (59813/13) 16. Ældrerådets bemærkninger til organisationsjusteringer (53616/13) 17. Høringssvar fra Staben Social, Sundhed og Beskæftigelse (59351/13) 18. Høringssvar fra Jobcenter Varde (59091/13) 19. Høringssvar fra Handicap Bo og Beskæftigelse (55068/13) 20. Høringssvar fra Krogen (51931/13) 21. Høringssvar fra Psykiatri og Voksenservice (53182/13) 22. Høringssvar fra Center for Sundhedsfremme (55117/13) 23. Høringssvar fra Centerområde NordVest (58014/13) 24. Høringssvar fra Hjemmeplejen Midt/Vest (57305/13) 25. Høringssvar fra Lunden (57110/13) 26. Høringssvar fra Sundhedsplejen (53183/13) 27. Høringssvar fra Borgerservice (59523/13) 28. Forslag til organisationstilpasning i Forvaltningen Børn og Unge (59318/13) 29. Høring vedr. organisationstilpasning i Forvaltningen Børn og Unge (58965/13) 30. Høringssvar dagtilbud - organisationsændring BU (57704/13) 31. Høringssvar fra Skoleafdelingens b-side vedr. organisationstilpasning (56511/13) 32. Høringssvar fra Staben Børn og Unge (58098/13) 33. VS: Høringssvar fra B siden i Ledelsesesekretariatet - Høringssvar.msg (60594/13) 34. VS: Høringssvar fra B siden i Ledelsesesekretariatet - VS Høringssvar.msg (60594/13) 35. VS: Høringssvar fra B siden i Ledelsesesekretariatet - Vibeke og Anettes bemærkninger til organisering i ledelsessekretariatet.msg (60594/13) 36. Administrativ organisation.pdf (61319/13) Organisatorisk indplacering af myndighedsopgaven på Børnehandicapområdet 1. Opsamling på høringer - Opsamling på høring - placering af børn og unge med handicap.docx (60318/13) 2. Høringsmateriale - organisatoriske justeringer (42986/13) 3. Høringssvar fra Maiken Schmiegelow (60315/13) 4. Høringssvar fra Social og Handicapservice (59837/13) 5. Høringssvar fra FællesMED Børn og Unge (59450/13) 6. Høringssvar fra MED-udvalg Børn, Unge og Familie (59446/13) Side 2785

13 Varde Kommune Økonomiudvalget Høringssvar fra Krogen (51931/13) 8. Høringssvar fra Handicap Bo og Beskæftigelse (55068/13) 9. Høringssvar fra Center for Sundhedsfremme (55117/13) 10. Høringssvar fra Lunden (57110/13) 11. Høringssvar fra Jobcenter Varde (59091/13) 12. Høringssvar fra Handicaprådet om organisatoriske tilpasninger - Dagsorden_6_Høring om organisatoriske just_ docx (61604/13) Side 2786

14 Varde Kommune Økonomiudvalget Underskriftsblad Gylling Haahr Bøje Meiner Jensen Keld Jacobsen Poul Rosendahl Kjeld Anker Espersen Claus Larsen Niels Christiansen Side 2787

15 Bilag: Høringssvar til organisationstilpasning, dagsorden den 13. marts 2013 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 24. april Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47918/13

16 Høringssvar til organisationstilpasning fra MED i afdelingen Plan og Byg Generelle kommentarer til proces og informationsniveau MED vurderer, at processen og informationsniveauet omkring organisationsændringen kunne have været gennemført mere hensigtsmæssigt. Organisationsændringen blev præsenteret uden varsel, hvilket betød, at organisationsændringen kom som en overraskelse for mange medarbejdere og affødte unødige spekulationer om indholdet af organisationsændringen. Oplysningsgrundlaget til den varslede organisationsændring kunne have været formuleret mere hensigtsmæssigt i forhold til at informere om, hvad den kommende organisationstilpasning ville indeholde. Eksempelvis omrokeringer og ikke fyringer. Derved kunne en del spekulation og uro for den enkelte medarbejder have været undgået. Desuden vurderer MED, at det vil have været mere hensigtsmæssigt at inddrage MED tidligere i processen med henblik på at bidrage til en faglig uddybning og kvalificeret tilbagemelding fra medarbejderne på organisationstilpasning. Dette ville have medvirket til større medarbejderindflydelse og det vurderes at kunne have påvirket organisationstilpasningen positivt. Derudover ville det have været mere hensigtsmæssigt, hvis informationsniveauet havde været ens for alle medarbejdere, som berøres af organisationstilpasningen. Der har været forskel på informationsniveauet mellem de enkelte teams og afdelingerne Plan og Byg og Teknik og Miljø, hvilket ikke er hensigtsmæssigt i forhold til at sikre ro hos den enkelte medarbejder og det enkelte Team ikke mindst set i lyset af, at organisationstilpasningen berører medarbejdere fra forskellige teams og afdelinger. Øvrige kommentarer Team Bygs sammensætning blev en realitet i 2004/2005. Det var her væsentligt for den nye Varde Kommune at forholde sig til adskillelsen af projekteringen og myndighedsrollen således der ikke opstår interessekonflikter. Dette er en af problematikkerne som Energistyrelsen (daværende Bygge- og Erhvervsstyrelse) har angivet i sin vejledning om kommuners byggesagsbehandling i egne sager. Energistyrelsen har i marts 2013 offentliggjort en ajourført vejledning. Team Bygs sammensætning sikrer et højt fagligt niveau og består i dag af HK-er, TL-er, konstruktører, ingeniører og en arkitekt. Antal ansatte i forhold til arbejdsmængden har aldrig matchet, men som Ivar udtrykker det - vi er dem vi er. Team Byg har gennemgået et leanprojekt og anvender stadig principperne. For at løse de nuværende opgaver går opgaverne ofte på tværs til de kollegaer, der er specialister indenfor faktureringssystemet, BBR, zonesager, bevaringsværdigt/fredet byggeri og mange andre områder, hvor medarbejderne har særlig kompetence og interesse. Dette medfører bl.a. at en erhvervssag ikke udelukkende ligger ved 3 personer men i større eller mindre grad i hele teamet. Det tværgående samarbejde udøves også med kollegaer udenfor teamet og afdelingen i hovedparten af byggesagerne. Inden der ændres på organisationen er det derfor - efter Team Bygs mening vigtigt, at ledelsen er klar over, hvilke fordele og ulemper det giver, når organisationen ændres. Team Byg har i den forbindelse efterspurgt eksempler på fordele, som teamet vil mærke i det daglige arbejde. Ændringen skulle gerne have gode ting i sig så det ikke kun ud ad til i kommunen virker som om de gør noget. I sidste ende vil sagsbehandlingen og sagsbehandlingstiden (som efter Team Byg opfattelse muligvis er den største faktor for om borger/kunder synes de har fået en god sagsbehandling) ikke ændres, da opgaverne er de samme og antallet af medarbejdere ligeså. Det undrer os, at ledelsen vil splitte Team Byg og derved på sigt sænke det faglige niveau. Teamet har ikke selv kunnet finde begrundelser for at sammensætningen mellem Byg og Ejendom og Byg og Miljø styrker det faglige niveau i løsningen af byggesagsbehandling, zonesagsbehandling, BBR, udstykningssager. Ind til videre har ledelsen ikke formået at svare på dette forhold. Ledelsens væsentligste argument for organisationsændringen har været at det skal give et signal til erhvervslivet.

17 Team Byg mener, at oprettelsen af et erhvervskontor, hvor alle aktører til erhvervslivet er fysisk samlede, men hvor de organisatoriske tilhørsforhold forbliver uændrede vil være et alternativ, hvor fagligheden ikke påvirkes i så stort et omfang. Der kan her være tale om miljømedarbejdere, byggesagsbehandlere, køb og salg af erhvervsjord, jobcentermedarbejdere m.m. er samlet. Herved er det let at udveksle oplysninger indenfor erhvervsrelaterede forhold og erhvervskunderne kan få en helhedsorienteret sagsbehandling. Team Byg mener, at der er mange andre forhold, som ikke forekommer at være vurderet i denne proces. Desuden er der spørgsmål, som ønskes besvaret for, at vi kan få en reel mulighed for at forstå og medvirke til processen. Nedenstående liste er ikke udtømmende: Hvordan vil man skabe en klar skillelinje mellem bygherre/projektering og myndighed, hvis Byg og Ejendom skal sidde i samme enhed? Hvad er en erhvervsbyggesag? Har man ud fra ledelsens definition - set på, hvor mange reelle erhvervssager der er? Hvad har man i øvrigt gjort for at undersøge, hvem der har flest erhvervssager? Hvad med oprettelse af byggesager i Erhvervsgruppe? Hvor ligger ansvaret for BBR? Team Byg ønsker også at gøre opmærksom på, at denne proces ikke synes at have sammenhæng til det som Varde Kommunes vedtagne principper (personalepolitik, ledelsesgrundlag og lokalaftale) giver udtryk for omkring motivation, arbejdsglæde, arbejdsmiljø og trivsel. Team Brand & Redning tilslutter sig Team Bygs forslag til at kigge på organisatoriske alternativer i forhold til dannelsen af Team Erhverv eller Erhvervskontor. Team Brand & Redning finder det positivt, at sætte yderligere fokus på kommunens erhvervskunder, på tværs af alle teams. Team Brand & Redning anbefaler, at organisationstilpasningen, evalueres efter en nærmere bestemt periode. Team Natur og Park tilslutter sig Team Bygs bekymringer for, at det faglige niveau forringes ved den foreslåede organisationstilpasning og at Team Bygs forslag til anden organisationstilpasning bør overvejes nærmere. Team Plan ser frem til en større grad af projektorganisering og forpligtende netværk i forhold til tværgående arbejdsopgaver. Team Plan tilslutter sig Team Bygs bekymringer for, at det faglige niveau kan forringes ved den foreslåede organisationstilpasning. Afdelingsleder Ivar Sande støtter op omkring høringssvaret!

18 Bilag: høringssvar Teknik og Miljø.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 24. april Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 48221/13

19

20

21

22

23 Bilag: Afdelingsmøde med MEDstatus Staben Plan Kultur og Teknik ekstraordinært. Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 24. april Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 40920/13

24 Dato Dok.nr Sagsnr Ref. kakk Deltagere: Finn Lassen, Pia Koch Hauge, Kathrine Kielgast, Lars Tanghøj, Jens Josephsen, Claus Mikkelsen, Lotte Bøgelund Referent: Kathrine Kielgast Dagsorden Referat 1. Organisationstilpasning Sagsnr13-284_Doknr _v1_Bilag til ekstraordinært personalemøde med MED status den 13. marts 2013.MSG.msg Pia gennemgik notatet omkring organisationstilpasningen. Tilpasningen har fokus på dannelsen af et nyt Team Erhverv som skal sikre en samlet indsats i forhold til kommunens erhvervsliv. Flere af de eksisterende teams tilfører ressourcer til det nye team ligesom udviklingsafdelingen i staben nedlægges. Staben har følgende bemærkninger til organisationstilpasningen: Udviklingsafdelingen har løst mange opgaver, men vi kan se spændende perspektiver i den nye organisering. Det er tydeligt at se hvad målet med organisationstilpasningen er. 1/1

25 Bilag: Opsummering af høringssvar ifht. organisationstilpasning pr. 1. maj 2013 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 24. april Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46665/13

26 Dato 21. marts 2013 Dok.nr Sagsnr Ref. pkha Opsummering af høringssvar ifht. organisationstilpasning pr. 1. maj 2013 i forvaltningen Plan, Kultur og Teknik Der er indkommet høringssvar fra de 3 berørte MED-udvalg. Et MED-udvalg Teknik og Miljø har valgt at afgive høringssvar vedhæftet to bilag: et fra industrimiljøgruppen og et fra kommunale ejendoms-gruppen. Dette er gjort i anerkendelse af, at disse to grupper er særlig berørt af ændringerne. 1. MED-udvalget i Teknik og Miljø. Medarbejder finder at lokalaftalen om medindflydelse og medbestemmelse i Varde Kommune 7, stk. 2 ikke er opfyldt i tilstrækkelig grad, idet der ikke har været tilstrækkelig inddragelse i den organisationstilpasning, der fremlægges nu. Medarbejderne finder som udgangspunkt, at udspillet har været så overordnet, at de ikke reelt har kunnet forholde sig til det, idet de bagvedliggende tanker og ideer ikke foreligger. Medarbejderne oplever stor usikkerhed og frustration og behov for at få skabt en større forståelse for ændringerne. Hos nogle medarbejdere opleves udspillet som manglende anerkendelse af det, der er gjort tidligere. Oplæg til organisationstilpasning kan være starten på en flytning og samling i Varde, så perioden fremadrettet bruges til i højere grad at inddrage medarbejderne i, hvordan vi vil arbejde sammen om to år på Bytoften. Medarbejderne gør opmærksom på retorikken vedr. sammenlægning af Ejendomme og Byg, der fremstår mere som at Team Ejendomme lægges ind under Team Byg end som dannelse af et nyt team. Den højere grad af projektorganisering og arbejde i netværk anses som positivt, og der gøres opmærksom på vigtigheden af at inddrage medarbejderne i udvikling og deltagelse i dette. Ledelsens vurdering: Det er ledelsens vurdering, at set retrospektivt kunne processen havde været bedre. Ledelsen ønsker fremadrettet sammen med medarbejderne en mere inddragende proces i det videre arbejde med bl.a. beskrivelse og implementering af forpligtende netværk og mere projektorganisering. Ledelsen er enig i, at denne organisationsændring kan være startskuddet til en proces, hvor vi sammen kan beskrive hvordan sammenflytning i det nye rådhus i 2015 skal ske, og hvordan vi organisere os i de nye rammer. Ledelsens vurdering er også, at vi ikke kan vente til 2015 med at foretage organisationsændringer i forhold til eksempelvis erhvervsområdet.. Ledelsen vil have stor opmærksomhed på at arbejde med de to nydannede team, således at der reelt er tale om nye teams og ikke teams, hvor nogen underlægges andre. 1.1 Industrimiljøgruppen 1/5

27 Medarbejderne er positive over for den større grad af projektorganisering og forpligtende netværk, men mener ikke, at det er nødvendigt med omorganisering i et Team Erhverv for at få det fornødne fokus på Erhvervsområdet. Det ville kunne løses ved at give 1-2 medarbejdere opgaven som tovholder på større erhvervssager, på tværs af teams og afdelinger. Medarbejderne mener at hele Industrigruppen bør indgå i et nyt erhvervsteam, da alle har opgaver i forhold til erhvervsområdet, også affaldsområdet som i oplægget ikke er med. Medarbejderne mener, at det er nødvendigt med ekstra arbejdskraft for at få et nyt team til at blive en succes, i det mindste i en overgangsfase. Medarbejderne mener, at der skal meldes ud fra højeste sted, at et nyt Team Erhverv kan trække på medarbejdere fra andre teams, eller at Team Erhverv skal have 1. prioritet. Medarbejderne mener der skal gøres mere ud af at sælge ideen til medarbejderne, i forhold til målet med Team Erhverv, Er det resultatet i DI s erhvervsmåling som afgør om teamet bliver en succes eller ej? Medarbejderne mener der bør tages udgangspunkt i kommunens grundværdier i målet for Team Erhverv. Ledelsens vurdering: Det er ledelsens opfattelse, at en øget tilfredshed med Varde Kommunes ydelser hos erhvervsvirksomhederne er et væsentligt mål at nå indenfor relativ kort tid. Organiseringen er ét værktøj til at nå dette mål. Man kan organisere fx efter faglighed eller relationerne (kunder, samarbejdsparter.) Med udviklingen i vores samfund mod en mere digitaliseret servicering, viser der sig samtidig behov for tættere relationer til visse samarbejdspartnere som fx erhvervslivet. Det er ledelsens vurdering at et team målrettet erhvervslivet i dette tilfælde giver det bedste værktøj til at opretholde og udbygge disse relationer. Ledelsen er enig i, at hele Industrigruppen, incl. affaldsopgaverne, skal være en del af det nye erhvervsteam. Ledelsen er enig i, at der i en overgangsfase må overvejes at tilføres ekstra arbejdskraft for at sikre succes. Ledelsen er enig i, at den overordnede udmelding er at der kan trækkes tværgående fra Team Erhverv til de øvrige teams for løsning af de opgaver som er og kommer. De forpligtende netværk kan tænkes ind i dette. Det er ledelsens opfattelse at med dannelsen af et nyt erhvervsteam, skal team og ledelse samarbejde om at formulere teamets målsætninger med udgangspunkt i kommunens grundværdier (værdihus.) 1.2 Ejendomsgruppen. Medarbejderne er positive over for den større grad af projektorganisering og forpligtende netværk og uddannelse indenfor denne arbejdsform. Medarbejderne bakker op om et Husråd som behandler emner fælles for begge afdelinger i Årre. Medarbejderne mener at organisationstilpasningen er en nedrustning af ejendoms- og energiområdet, og savner stærke argumenter for at flyttes sammen med Byg delen. Medarbejderne mener at myndighed (byg) og administration af ejendom skal adskilles. Medarbejderne mener der vil være opgave sammenfald med eks. vej og trafikområdet, mere end med byggesagsbehandling. Medarbejderne mener at opretholdelse af samarbejdet med Køb og Salg specielt omkring de tomme kommunale ejendomme med den nye organisering fremover bør tilføres fokus. 2/5

28 Medarbejderne udtrykker ærgrelse over skift af leder, da ledelsen har været en god sparringspart i forbindelse med byggeprocesserne. En kommende leder bør have faglige færdigheder inden for byggeprocesser, drift og vedligehold af ejendomme, energi- og energibesparelsesområdet. Medarbejderne udtrykker at de demokratiske processer er blevet tilsidesat i denne proces, og ønsker fremadrettet fokus på medarbejderinddragelse ved dialog om den nye organisering og det nye Team Byg. Ledelsens vurdering: Ledelsen er ikke enig i, at ejendoms og energiområdet nedrustes ved organisationstilpasningen, men anerkender, at der er behov for at arbejde med den fælles forståelse af de synergi er i det nye team. I ledelsens vurdering af behovet for organisationsændringerne har også ligget et behov for at give teamlederne reel mulighed for at være ledere. Det er ledelsens vurdering, at der altid er, vil være og skal være - samarbejder på tværs. De forpligtende netværk er tænkt netop til at styrke de samarbejder, der ikke tilgodeses i teamorganiseringen. Det er ledelsens vurdering, at set retrospektivt kunne processen havde været bedre. Ledelsen ønsker fremadrettet sammen med medarbejderne en mere inddragende proces i det videre arbejde med bl.a. beskrivelse og implementering af forpligtende netværk og mere projektorganisering. Det er ledelsens opfattelse ved dannelsen af et nyt ejendom-byg-team at team og ledelse skal samarbejde om den fælles udvikling af dette team. 2. MED-udvalget i Plan og Byg MED-udvalgets generelle kommentarer samt de enkelte teams specifikke kommentarer: Udvalget vurderer, at processen og informationsniveauet omkring organisationsændringen kunne have været gennemført mere hensigtsmæssigt Oplysningsgrundlaget til den varslede organisationsændring kunne have været formuleret mere hensigtsmæssigt i forhold til at informere om, hvad den kommende organisationstilpasning ville indeholde. Eksempelvis omrokeringer og ikke fyringer. Udvalget vurderer, at det have været mere hensigtsmæssigt, hvis informationsniveauet havde været ens for alle medarbejdere, som berøres af organisationstilpasningen. Der har været forskel på informationsniveauet mellem de enkelte teams og afdelingerne Plan og Byg og Teknik og Miljø Team Byg mener ikke det giver mening, at adskille byggesagsbehandlingen i erhverv og alm. Bolig. Team Byg mener, at der er for mange fælles opgaver såsom BBR mv. som gør, at en adskillelse ikke vil være effektiv. En sag løses ikke af en medarbejder, men af forskellige medarbejdere med forskellige kompetencer. Team Byg påpeger problematikken mellem bygherre/projektering og myndighed, hvis Byg og Ejendom skal sidde i samme enhed. Dette er en af problematikkerne som Energistyrelsen (daværende Bygge- og Erhvervsstyrelse) har angivet i sin vejledning om kommuners byggesagsbehandling i egne sager. Energistyrelsen har i marts 2013 offentliggjort en ajourført vejledning. Team Byg støtter oprettelsen af et erhvervskontor, hvor alle aktører til erhvervslivet er fysisk samlede, men hvor de organisatoriske tilhørsforhold forbliver uændrede. Det vil være et alternativ, hvor fagligheden ikke påvirkes i så stort et omfang. Der kan her være tale om 3/5

29 miljømedarbejdere, byggesagsbehandlere, køb og salg af erhvervsjord, jobcentermedarbejdere m.m. er samlet. Herved er det let at udveksle oplysninger indenfor erhvervsrelaterede forhold og erhvervskunderne kan få en helhedsorienteret sagsbehandling. Team Byg efterspørger fordele og synergieffekter ved sammenlægning af ejendom og byg Team Byg mener splittelse og sammenlægning vil sænke det faglige niveau Team Byg påpeger en række forhold, som bør afklares Team Brand & Redning tilslutter sig Team Bygs forslag til at kigge på organisatoriske alternativer i forhold til dannelsen af Team Erhverv eller Erhvervskontor. Team Brand & Redning finder det positivt, at sætte yderligere fokus på kommunens erhvervskunder, på tværs af alle teams. Team Brand & Redning anbefaler, at organisationstilpasningen, evalueres efter en nærmere bestemt periode. Team Plan og Team Natur og Park tilslutter sig Team Bygs bekymringer for, at det faglige niveau forringes ved den foreslåede organisationstilpasning og at Team Bygs forslag til anden organisationstilpasning bør overvejes nærmere. Team Plan ser frem til en større grad af projektorganisering og forpligtende netværk i forhold til tværgående arbejdsopgaver Ledelsens vurdering: Det er ledelsens vurdering, at set retrospektivt kunne processen havde været bedre. Ledelsen ønsker fremadrettet sammen med medarbejderne en mere inddragende proces i det videre arbejde med bl.a. beskrivelse og implementering af forpligtende netværk og mere projektorganisering. Det er ledelsens opfattelse, at en øget tilfredshed med Varde Kommunes ydelser hos erhvervsvirksomhederne er et væsentligt mål at nå indenfor relativ kort tid. Organiseringen er ét værktøj til at nå dette mål. Man kan organisere fx efter faglighed eller relationerne (kunder, samarbejdsparter.) Med udviklingen i vores samfund mod en mere digitaliseret servicering, viser der sig samtidig behov for tættere relationer til visse samarbejdspartnere som fx erhvervslivet. Det er ledelsens vurdering at et team målrettet erhvervslivet i dette tilfælde giver det bedste værktøj til at opretholde og udbygge disse relationer. Samtidigt er det ledelsens vurdering, at det faglige niveau kan opretholdes og forstærkes via arbejdet i forpligtende netværk. Ledelsen er enig i, at en sådan ændring af en organisering skal evalueres, således at vi også her tager læring af vores erfaringer. Det er ledelsens vurdering, at der er fordele ved at samle byggesager og ejendomme i et team. I forhold til at sikrer en korrekt og fornuftig rollefordeling ved behandling af kommunens egne byggesager, skal der aftales principper omkring det fremtidige arbejde i teamet, som tilgodeser vejledningen fra Energistyrelsen 3. Staben Plan, Kultur og Teknik. Udviklingsafdelingen har løst mange opgaver, men vi kan se spændende perspektiver i den nye organisering. Det er tydeligt at se hvad målet med organisationstilpasningen er. Ledelsens vurdering: Ingen bemærkninger Ledelsens samlede vurdering af høringssvarene: Det er ledelsens vurdering, at set retrospektivt kunne processen havde været bedre. Ledelsen ønsker fremadrettet sammen med medarbejderne en mere inddragende proces i det videre arbejde med bl.a. 4/5

30 beskrivelse og implementering af forpligtende netværk og mere projektorganisering. Her vil medarbejdernes mange gode tilbagemeldinger blive medtaget. Det er ledelsens opfattelse, at en øget tilfredshed med Varde Kommunes ydelser hos erhvervsvirksomhederne er et væsentligt mål at nå indenfor relativ kort tid. Organiseringen er ét værktøj til at nå dette mål. Man kan organisere fx efter faglighed eller relationerne (kunder, samarbejdsparter.) Med udviklingen i vores samfund mod en mere digitaliseret servicering, viser der sig samtidig behov for tættere relationer til visse samarbejdspartnere som fx erhvervslivet. Det er ledelsens vurdering at et team målrettet erhvervslivet i dette tilfælde giver det bedste værktøj til at opretholde og udbygge disse relationer. Samtidigt er det ledelsens vurdering, at det faglige niveau kan opretholdes og forstærkes via arbejdet i forpligtende netværk. Ledelsen mener ikke, at tilbagemeldingerne fra MED-udvalgene har en sådan karakter, at det foranlediger ændringer i de overordnede betragtninger om den forestående organisationstilpasning. 5/5

31 Bilag: organisationsdiagram Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 24. april Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 37869/13

32 Afdelingen Plan og Byg Team Natur og Park fortsætter uændret. Teamleder Klaus Bertram Friis Team Brand og Redning fortsætter uændret. Teamleder Vagn Petersen Lund Team Plan tilpasses med tværgående udviklingsopgaver (tidligere stabsopgaver). Teamleder Tove M. Wolf. Team Byg tilpasses så der varetages ejendomsadministration af de kommunale ejendomme, samt byggesager på boligområdet. Teamleder vakant. Afdelingen - Teknik og Miljø Team Vej og Trafik tilføres opgaver omkring Kort og GIS, samt køb og salg af fast ejendom. Teamleder Marlene Kate Plet. Team Miljø tilpasses så miljøsager i forhold til industri overflyttes til nyetableret Team Erhverv. Teamleder Poul Sig Vadsholt. Team Erhverv indeholder bygge- og miljøsager på erhvervsområdet. Teamet vil have stor kontakt til Ledelsessekretariatet v/komud og Varde Erhvervs- og Turistråd. Teamleder vakant. Afdelingen Staben Ovennævnte ændringer vil betyde at Udviklingsafdelingen i Staben nedlægges, og dele flyttes til Team Plan. Staben beholder en konsulentstilling som kan bistå direktøren med tværgående opgaver i organisationen. 1/1

33 Bilag: Organisationsændringer Social, Sundhed og Beskæftigelse Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 24. april Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 60981/13

34 Organisationsændringer Social, Sundhed og Beskæftigelse Dok.nr.: 1917 Sagsid.: 13/3286 Initialer: LEAN Åben sag Sagsfremstilling I perioden fra den 18. marts til 19. april 2013 har forslag til Organisatoriske tilpasninger på Social, Sundheds-og Beskæftigelsesområdet været i høring i alle berørte MED-udvalg og ved andre relevante parter. Forslaget til organisatoriske ændringer er udarbejdet i et forløb hvor Fælles-MED for Social, Sundhed og Beskæftigelse blev orienteret om overvejelserne i møde den 14. februar Her blev der nedsat en følgegruppe primært med sigte på at sikre overholdelse af den udarbejdede tidsplan. Den samlede ledergruppe på direktørområdet har bidraget ved udarbejdelsen af det forslag, der har været sendt i høring. I høringsmaterialet er medtaget kommissoriet for de foreslåede ændringer af organisationen. Ændringerne tager sigte på at fremtidssikre organisationen i forhold til kommende potentialer og udfordringer. Organisationsændringerne tager således ikke umiddelbart sigte på budgetmæssige besparelser som helhed. Ændringerne tager afsæt i en forventning om mere service for de samme ressourcer og et princip om, at medarbejder-følger- opgaven. De konkrete mål for ændringerne er formuleret i kommissoriet: At sikre borger- og brugerperspektivet mest muligt At styrke den politiske betjening ved et sekretariat At skabe gennemsigtighed i og fremtidssikre organisationen. Konkret peges der på følgende organisatoriske tilpasninger: At Borgerservice fremover indgår som en enhed i det fremtidige Borger- og Arbejdsmarkedscenter At ydelsesområdet fra det nuværende Voksenservice overgår til det fremtidige Borger- og Arbejdsmarkedscenter At Ungdommens Uddannelsesvejledning etableres som et team i det fremtidige Jobcenter At der etableres et sekretariat på direktørområdet Der er indkommet i alt 20 høringssvar. Svarene er generelt meget konstruktive og efterlader et indtryk af et stort engagement og vilje til deltagelse i overvejelserne om den fremtidige organisation på direktørområdet. Overordnet kan høringssvarene opdeles i to grupper: Høringssvar af mere generel karakter og høringssvar vedrørende forslaget om overflytning af børnehandicapområdet fra nuværende Social- og Handicapservice under Udvalget for Social og Sundhed til Børn Unge og Familie under Udvalget for Børn og Unge. I nærværende sagsfremstilling er medtaget forholdene af mere generel karakter. Der er udarbejdet et selvstændigt dagsordenspunkt, som belyser og indstiller til den fremtidige organisatoriske indplacering af myndighedsopgaverne på børnehandicapområdet. Af høringssvarene, som er sammenskrevet i dok nr (sag nr?), fremgår det, at der er en lang række konkret forhold, som anbefales nærmere belyst og adresseret i den konkret implementeringsopgave. Endvidere er der nogle gennemgående bemærkninger til forslaget, som anbefales genovervejet. 1

35 Sammenfattende peges der i høringsmaterialet på, At der er behov for at genoverveje forslaget om indplaceringen af udfører-delen af Social-psykiatrien, som for nuværende er placeret i Psykiatri- og Voksenservice og i forslaget er placeret i Social- og Voksenservice. Anbefalingerne går generelt på en indplacering sammen med andre udfører-institutioner under Udførercenter. At der skal udarbejdes en konkret tidsplan for implementeringen, herunder etableres en organisation og opstilles evaluerbare mål for ændringerne. At der er der en hel række konkrete forhold, som skal medtages og sikres i omlægningerne på de enkelte områder, herunder præciseringer af opgaveporteføljen i de enkelte afdelinger, konkrete ansvarsforhold for de enkelte ledere (bl.a til budget- og personaleledelse) og den fremtidige MED-struktur. At det genovervejes, om navne på de nye organisatoriske enheder er gode og passer ind i den generelle Varde kommune struktur. Forvaltningens vurdering Den nuværende indplacering af udfører-delen for social-psykiatrien har været gældende i ca. 2 år. Den gang var baggrunden for at flytte udførerdelen og myndighedsdelen sammen i Voksenservice fra henholdsvis at være en selvstændig enhed i udførerenheden og et team i Social- og Handicapservice på myndighedsdelen, et ønske om en større grad af sammentænkte løsninger for brugere med psykiatriske-, misbrugsog /eller væsentlige sociale problemer. Det var forventningen, at det ville være hensigtsmæssigt, at den samlede opgaveløsning blev varetaget ud fra én afdeling og ikke splittet op mellem en udfører, myndighed, voksenservice, og i visse sammenhænge Sundhedscenter og Jobcenter. Det Pædagogiske team i Voksenservice blev etableret i denne sammenhæng. Høringssvarenes anbefaling om at flytte social-psykiartri ud som en enhed i Udførercentret bygger på argumenter om, at det er i modstrid med de generelle overvejelser og ambitioner om gennemsigtighed og stringens i strukturen ved at bevare social-psykiatri i Voksenservice. Dette argument er uomtvisteligt og relevant. Ønsket om at bevare social-psykiatri i Voksenservice bygger ikke på synspunkter om, at det ikke fungerer i den nuværende struktur. På den anden side arbejdes der aktuelt på at indføre en BUM model på det specialiserede social område i Varde kommune, og der opbygges aktuelt erfaringer i forhold til en optimal organisation for etablering af ressourceforløb for socialt svage og borgere med ringe tilknytning til arbejdsmarkedet. Samlet er det således vurderingen, at forslaget om at flytte udførerdelen af socialpsykiatri ud, som en selvstændig udførerenhed, ikke anbefales på kort sigt. Det anbefales på den anden side, at dette emne skal belyses konkret ved en samlet evaluering af organisationsændringerne efter udgangen af Umiddelbart efter beslutningerne om organisationsændringerne etableres der en organisation til sikring af implementeringen. Denne organisation forankres i FællesMED for Social, Sundhed og Beskæftigelse. Der oplistes mål for resultaterne af ændringerne, og der fastsættes delmål for forløbet. Herunder skal det på kort sigt sikres, at alle medarbejdere kan få klart besked om indplacering i den samlede organisation og den fysiske placering. Anbefalingerne fra alle høringssvar indgår i det videre implementeringsarbejde og medtages i de konkrete løsninger, hvor det er muligt og foreneligt med de overordnede mål for ændringerne. De konkrete kompetence- og ansvarsforhold aftales, hvor der er uklarheder og behov for præciseringer. 2