Indkøb i Skanderborg Kommune disponeres ud fra ressourcemæssige overvejelser og forretningsmæssige principper.

Transkript

1 Formål Indkøbspolitikken danner rammen for alle Skanderborg Kommunes indkøb, såvel for den centrale som for den decentrale organisation, herunder de selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med kommunen. Indkøb i Skanderborg Kommune disponeres ud fra ressourcemæssige overvejelser og forretningsmæssige principper. Et indkøb defineres som en disposition, der udløser en faktura, hvad enten der er tale om køb af varer, håndværkerydelser eller andre service- og tjenesteydelser. Standardisering, koordinering og systematisering af indkøbsprocesserne sikrer, at de økonomiske ressourcer for den enkelte afdeling/institution og for kommunen som helhed forvaltes bedst muligt. Indkøbspolitikken skal skabe en ensartet adfærd for indkøb i hele organisationen og medvirke til, at kommunen ved indgåelse af aftaler optræder som én kunde over for leverandørerne. Mål Skanderborg Kommune skal købe ind efter princippet bedst og billigst, d.v.s. købe den samlet set bedste vare til den lavest mulige pris. Ud over egne indgåede aftaler gør Skanderborg Kommune, i det omfang det skønnes hensigtsmæssigt og / eller fordelagtigt, brug af indkøbsaftaler, indgået af SKI Statens og Kommunernes Indkøbsservice. Skanderborg Kommunes indkøbspolitik skal sikre en ensartet og rationel indkøbsproces i hele organisationen. Skanderborg Kommune ønsker også i sin indkøbspolitik - at medvirke til at skabe et renere ydre miljø samt et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i kommunens afdelinger og institutioner. Miljø Miljøbevidst indkøbspolitik Skanderborg Kommune ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og at fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. For at leve op til målsætningen om miljøbevidst indkøbspolitik skal der ske en bevidst inddragelse af miljøhensyn ved indkøb af varer og tjenesteydelser fra såvel private som offentlige virksomheder.

2 Ved ethvert udbud medtages derfor miljøkrav og -ønsker i nødvendigt og relevant omfang. Disse krav og ønsker indgår sammen med øvrige krav i en helhedsvurdering. Skanderborg Kommune tilstræber, at indkøb af økologiske levnedsmidler overvejes på lige fod med konventionelt forarbejdede/fremstillede levnedsmidler. Leverandører, der tilbyder miljømærkede, miljøcertificerede eller dokumenteret miljøbevidste varer, og som inden for egen virksomhed har en miljøbevidst politik, vil i en udbudssituation opnå en konkurrencemæssig fordel. Leverandører Indkøbsteamets og disponenternes kontakt til og med leverandørerne Skanderborg Kommune ønsker at optræde som én kunde over for leverandørerne og bestræber sig på at få et fortroligt og tillidsfuldt samarbejde med kommunens samlede leverandørkreds. Skanderborg Kommunes indkøb skal derfor foretages under anvendelse af god forhandlingsetik, og et indgået samarbejde skal være til fordel for begge parter. Leverandørernes kontakt til og med indkøbsteamet og disponenterne Alle indkøbsaftaler indgås i Det Centrale Indkøbsteam. Primær kontakt med leverandører foregår i Indkøbsteamet. Leverandørbesøg i institutionerne sker kun, hvor det har relevans, og kun efter forudgående aftale. Leverandørerne forventes at leve op til samme etiske krav, som Skanderborg Kommune stiller til sine indkøbere og sine disponenter. Leverandører, som ikke lever op til disse forventninger, vil ikke kunne påregne fortsat samhandel med kommunen. Effektivisering af inddrivelse af restancer til det offentlige Indkøbsteamet henholder sig ved udbud til bestemmelserne i lov nr af 21. december 1994, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 vedrørende tilbudsgivere med ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på kr. og derover. Herunder i hvilke tilfælde sådanne tilbudsgivere kan komme i betragtning. Lokalhandel Skanderborg Kommune ønsker at indgå indkøbsaftaler med de mest konkurrencedygtige udbydere på markedet. Dette synspunkt gør sig også gældende i forholdet til indkøb hos lokale virksomheder og forhandlere. Indkøbsorganisation

3 Placering Skanderborg Kommunes centrale indkøbsfunktion er organisatorisk placeret som et team i kommunens Innovation- og IT-stab. Stabens chefkonsulent fungerer i det daglige som indkøbschef. Referencer / tegning Indkøbsteamet refererer i det daglige til stabschefen. Kontrakter og rammeaftaler underskrives af indkøbschefen eller stabschefen. Øvrige aftaler kan underskrives af Indkøbsteamets medarbejdere. Indkøbschefen Indkøbschefen i Skanderborg Kommune har det daglige ansvar for kommunens indkøb og indkøbsadfærd har tilsynet med, at de centralt indgåede aftaler overholdes har det daglige ansvar for indkøbssystemets og indkøbsorganisationens uddannelse, udvikling og vedligeholdelse rådgiver og vejleder generelt alle centrale og decentrale enheder i alle relevante leverandørog markedsforhold. Det Centrale Indkøbsteam Det Centrale Indkøbsteam har ansvar for Skanderborg Kommunes indkøb generelt med hensyn til initiativer, overblik og koordinering i bredeste forstand. De primære opgaver er: Forhandling og dialog med den samlede leverandørkreds Koordination af varekøb og tjenesteydelser Gennemførelse af udbud, herunder EU-udbud Indgåelse og vedligeholdelse samt distribution af indkøbsaftaler, gældende for samtlige enheder i Skanderborg Kommune Servicering af alle centrale og decentrale disponenter i relevante indkøbsspørgsmål og lignende kommercielle forhold. Uddannelse og erfaringsudveksling For til enhver tid at sikre kompetence og effektivitet i Indkøbsteamet tilstræbes løbende uddannelse af Indkøbsteamets personale. Det vægtes ligeledes, at Indkøbsteamet ved medlemskab af relevante interesseorganisationer holder sig ajour med udviklingen inden for indkøb.

4 Skanderborg Kommune deltager aktivt i relevant indkøbsfagligt samarbejde med kommuner og regioner. Decentrale dispositioner Byrådet forventer, at samtlige indkøbsdispositioner foretages i overensstemmelse med Skanderborg Kommunes indkøbspolitik. Det vil sige, at alle afdelinger og institutioner (herunder de selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med kommunen)benytter kommunens indkøbssystemer og aftaler og ved indkøb, der ikke er omfattet af en aftale, i øvrigt handler efter etik og principper i indkøbspolitikken. De enkelte afdelinger og institutioner har i forbindelse med forberedelse af udbud og indgåelse af aftaler pligt til at give det centrale indkøbsteam de for processen nødvendige oplysninger. Styregruppe For at fremme den nødvendige udvikling af kommunens indkøb samt at understøtte samarbejdet på tværs af sektorerne i kommunen nedsættes en overordnet styregruppe, der repræsenterer indkøbsmæssige interesser i de enkelte institutioner/afdelinger. Gruppen drøfter tværgående indkøbsspørgsmål og medvirker til at skabe en ønsket synergieffekt på tværs af de kommunale sektorer. Styregruppen nedsættes af indkøbschefen, der afgør omfang af repræsentation fra stabs- og fagområderne. Indkøbschefen har herudover kompetence til nedsættelse af yderligere styregrupper med sammensætning og kommissorier efter behov. Brugergrupper I forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationer ved udbud nedsætter indkøbsteamet ad hoc brugergrupper. Brugergruppernes medlemmer er medarbejdere med faglig og erfarings- eller interessemæssig kompetence i relation til det pågældende produktområde eller opgave. Indkøbsaftaler Love og regler Udbud vil til enhver tid blive gennemført i henhold til love og regler for offentlige indkøb, herunder annoncering og EU-udbud i henhold til gældende tærskelværdier. Indgåelse og anvendelse

5 Skanderborg Kommunes Indkøbsteam indgår - efter forudgående relevant samarbejde med de centrale eller decentrale enheder - alle fælles indkøbsaftaler, undtagen på områder, hvor ansvaret eventuelt er placeret andetsteds. F.eks. er Teknik og Miljø som den centrale enhed for bygningsvedligeholdelse - ansvarlig for indkøb af bygge- og anlægsarbejder, herunder rådgivningsydelser, samt gennemførelse af tilbudsindhentning i forbindelse hermed. For at købe varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige betingelser indgår Skanderborg Kommune kun obligatoriske aftaler (alternative leverandører må ikke anvendes, med mindre der efterspørges varer, som ikke kan købes via den obligatoriske aftale). Skanderborg Kommune kan indgå indkøbsaftaler i tværkommunalt eller regionalt samarbejde. Skanderborg Kommunes overordnede indkøbsstruktur er baseret på at samtlige centrale og decentrale enheder anvender centralt indgåede aftaler at de indkøbende og ansvarlige enheder (disponenterne) har indkøbskompetencen, forestår indkøbene i praksis og gennemfører den administrative del af indkøbsprocessen at gevinster ved brug af aftalerne tilfalder den enkelte kontrakt- og aftalestyrede enhed. Principper (udvælgelse) Indkøb til Skanderborg Kommune foretages ud fra forretningsmæssige og objektive kriterier. Tildelingen af en ordre eller tiltrædelse af en indkøbsaftale vedrørende varer og tjenesteydelser sker på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Leverandørvalget foretages således ud fra en helhedsbetragtning af forskellige juridiske forhold og kommercielle parametre som f. eks. pris, kvalitet, miljø, service o.s.v. Leasing Eventuelle leasingkontrakter skal godkendes af Økonomistaben, forinden kontrakten indgås, jfr. kommunens principper for økonomistyring. Privat brug af aftalerne Indkøbsaftaler i Skanderborg Kommune må ikke anvendes til private indkøb. Der er ligeledes ingen, der må modtage gaver eller andre ydelser fra eksisterende eller potentielle leverandører, medmindre der er tale om reklamegaver eller andet af ubetydelig værdi. Lagerfunktion Der bør kun lagerføres produkter, såfremt økonomiske eller praktiske forhold og hensyn berettiger til dette.

6 Elektroniske værktøjer Skanderborg Kommunes Indkøbsteam gør brug af elektroniske værktøjer i så vid udstrækning, som det er muligt, og som det skønnes hensigtsmæssigt for opfyldelse af de indkøbspolitiske intentioner. E-handel I takt med udviklingen af de elektroniske systemer og mulighederne hos leverandørerne vil Skanderborg Kommune indføre E-handel som et naturligt led i indkøbsprocessen. Information Indkøbsteamet skal internt sikre, at der gennemføres de nødvendige uddannelsesaktiviteter og informationsmøder, således at Skanderborg Kommunes indkøbspolitik udbredes og efterleves i praksis. Samtlige indkøbsaftaler skal være til rådighed for alle disponenter, og ansvaret for distributionen ligger hos indkøbschefen. Revidering og evaluering Skanderborg Kommunes indkøbspolitik revideres mindst hvert tredje år. Der foretages en årlig evaluering af kommunens samlede indkøbsvirksomhed, herunder orientering om opnåede resultater. Evalueringen forelægges Direktionen.