Årsplan Center for Politik og Organisation

Transkript

1 Årsplan 2019 Center for Politik og Organisation

2 Kort opsummering af jeres drøftelse: Nærhed til borgeren Center for Politik og Organisation har som stabsfunktion færre opgaver med direkte borgerkontakt, fx henvendelser til Borgmesteren. Temaet om Nærhed til borgeren vil særligt koncentrere sig om to hovedområder. Det ene område er at understøtte organisationen med at nytænke og gennemføre gode processer hvor inddragelse af borgere og andre interessenter er planlagt og struktureret, særligt ift de store byudviklingsprojekter. Det andet område er fortsat at udvikle hjemmesiden til gavn for borgerne. Vi har som ansvarlig for hjemmesiden et stort ansvar i at sikre den digitale udvikling, så borgerne i kommunen oplever at få en god og effektiv service. Ligeledes skal kommunikationen til borgerne også være udviklingsorienteret med henblik på at brande kommunen som en attraktiv bosætningskommune. Nærhed til opgaven Center for Politik og Organisation vil i endnu højere grad have fokus på værdien og effekten af de opgaver vi løser og overveje om opgaverne kan løses på en anden måde end de for nuværende er tilrettelagt samt overveje om der er opgaver, vi helt kan undlade at løse, i forhold til hvilken værdi opgaven skaber. Dette er ligeledes et led i den ledelsesmæssige prioritering, således at vi hele tiden har fokus på at anvende vores ressourcer på de opgaver, der skaber størst værdi - det kræver en nærhed til vores opgaver. Vi har som supplement til årsplanen derfor udarbejdet en fælles opgaveoversigt for centrets opgaver det kommende år. Opgaveoversigten er et dagligt ledelsesværktøj og anvendes også i dialogen med medarbejderne ift. prioritering og for at skabe fælles overblik over fremdrift i løbet af året. Som inspiration i vores arbejde det kommende år vil vi i endnu højere grad anvende data. Det vil vi fx gøre i kommunikationsarbejdet både på hjemmesiden, hosfrede og på sociale medier både ved at anvende eksisterende data, men også ved at anvende et nyt værktøj, som omfatter måling af Fredensborg Kommune som digital arbejdsplads samt gennemføre databaserede brugerrejser. Vi vil fortsat også anvende data i forhold til forebyggelse af sygefravær i hele organisationen, således at vi sætter ind, der hvor problemet er mest udtalt og har den største effekt. I forhold til driften af kantinen vil vi i endnu højere grad anvende tilgængeligt data på salg både i forhold til at analysere tidspunkter, forbrug, forbedringsmuligheder. Men vi vil også anvende data til at understøtte kantinens kommunikation med kunderne. Der vil blive iværksat en kampagneskabelon inspireret af den tidligere kampagne Vidste du at Nærhed til sproget I Center for Politik og Organisation gør vi os altid umage for at tale pænt til og om hinanden og vores centrale samarbejdspartnere. Vi oplever generelt, at vi har et respektfuldt og meningsfuldt samarbejde med politikere, direktion, ledelse og medarbejdere. Dette er ligeledes medarbejdernes oplevelse, når nærhed til sproget drøftes. Vi vil det kommende år benytte anledningen til at have et endnu større fokus på, hvordan taler vi om organisationen/politikerne, ikke nødvendigvis ud fra et problemfokus,

3 men som en del af en refleksion over, hvilken betydning sprog og kropssprog har i vores daglige kommunikation. Nærhed til fagligheden I Center for Politik og Organisation prioriterer vi udvikling af fagligheden, fordi vi som stabsfunktion har et ansvar for at kunne inspirere, rådgive og understøtte organisationen, og derfor er det afgørende at medarbejderne i centret har en stærk faglighed på deres område. I det kommende år vil vi sætte fokus på nærheden til følgende faglig udvikling. I forhold til implementeringen af det nye økonomi- og lønsystem er det helt afgørende, at vi i Center for Politik og Organisation får den nødvendige nærhed til det nye system. Det vil derfor blive prioriteret, at de relevante medarbejdere får den fornødne uddannelse og bliver fortrolige med systemet. Vi har allerede i Center for Politik og Organisation brugt anledningen til at vurdere om det nye system giver basis for mere enkle arbejdsgange og vil fortsætte hermed, når systemet tages i brug. I forhold til fundraising har vi fokus på, at opgaven er sårbar, hvis den alene er placeret hos en person. Fredensborg Kommune vil stadig have en fundraiser, men de strategiske konsulenter skal også kunne rådgive organisationen inden for området og have med i deres mindset i den almindelige kontakt med organisationen. I forhold til hvordan vi gennemfører projekter både som projektejere, projektledere og projektdeltagere har vi fokus på, hvordan vi tilrettelægger mere effektive projekter i samarbejde med resten af organisationen for at bruge hinandens tid og ressourcer mest muligt effektivt. Som stabsfunktion vil vi arbejde med at udvikle vores tilgang og metoder til at understøtte organisationen bedst muligt. Vi har en ambition om at blive bedre til at formidle og undervise vores ledere og medarbejdere - det kræver at vi har en stor nærhed til vores egen faglighed. Netop vores rolle som stabsfunktion ønsker vi at sætte fokus på, både for så vidt angår kendskabet til os i organisationen med henblik på, at vi så tidligt så muligt inddrages i fagområdernes opgaver og projekter, idet vi i langt højere grad kan spille organisationen stærk, når vi inddrages inden de store udfordringer viser sig. Derudover har vi et løbende fokus på at vi som ét samlet center skal udnytte hinandens kompetencer og fagligheder, fx ved at sammensætte tværgående arbejdsgrupper omkring forskellige opgaver, der hvor det giver mening. Dette gælder også det tværgående samarbejde med de øvrige stabsfunktioner, hvor vi i langt højere grad kan skabe værdi for organisationen i et tættere samarbejde. Vi vil i det kommende år oprette netværk på henholdsvis det juridiske og det strategiske område.

4 Nærhed til opgaven Center for Politik og Organisation vil i endnu højere grad have fokus på værdien og effekten af de opgaver vi løser og overveje om opgaverne kan løses på en anden måde end de for nuværende er tilrettelagt samt overveje om der er opgaver, som vi helt kan undlade at løse, i forhold til hvilken værdi opgaven skaber. Som inspiration i vores arbejde det kommende år vil vi i endnu højere grad anvende data. Udvalgte opgaver og indsatser analyseres for at afdække værdien/effekten af disse. Centret løser mange tilbagevendende opgaver i løbet af året, hvor det vil være hensigtsmæssigt at overveje, hvorvidt opgaven fortsat skaber den værdi den har til hensigt eller om opgaven med fordel kan løses på anden måde, mere effektivt eller slet ikke skaber værdi længere. Større grad af anvendelse af de data vi har til rådighed i vores arbejde, fx på kommunikationsområdet, hvor vi ønsker at måle kommunen som digital arbejdsplads, samt på HR- og arbejdsmiljøområdet (fx sygefravær) og i kantinen. Større brug af data i vores arbejde kan bidrage til at skabe refleksion over de opgaver og indsatser vi arbejder med og bidrage til at vi træffer gode beslutninger om fremtidige indsatser. I forhold til kantinen handler det særligt om at anvende data på salg til at analysere tidspunkter og forbrug

5 Nærhed til fagligheden I Center for Politik og Organisation prioriterer vi udvikling af fagligheden, fordi vi som stabsfunktion har et ansvar for at kunne inspirere, rådgive og understøtte organisationen og derfor er det afgørende at medarbejderne i centret har en stærk faglighed på deres område. Som stabsfunktion vil vi arbejde med at udvikle vores tilgang og metoder til at understøtte organisationen bedst muligt. Vi har en ambition om at blive bedre til at formidle og undervise vores ledere og medarbejdere - det kræver at vi har en stor nærhed til vores egen faglighed. Derudover ønsker vi at sætte fokus på det tværgående samarbejde internt i centret såvel som samarbejdet med de øvrige stabsfunktioner, fordi vi kan skabe større værdi og arbejde mere effektivt, når vi udnytter hinandens forskellige kompetencer og viden. Fokus på at oparbejde de rette kompetencer til at anvende det nye løn- og økonomisystem Det er afgørende for centrets daglige administration og økonomiopfølgning at vi har oparbejdet kompetencer til at anvende de nye systemer. Større bredde på fundraising kompetencer hos strategi - konsulenterne. Det er for sårbart når fundraising kompetencen ligger på en enkelt person. For bedre at kunne understøtte organisationen med fundraising indsatser deltager strategi konsulenterne i kursus og der vil være fokus på at alle strategi konsulenter trænes i at skrive ansøgninger. Fokus på at arbejde effektivt med projekter. Mange af centrets opgaver omhandler projekter eller projektlignende opgaver, og det er vigtigt, at der fortsat udvikles kompetencer i at lede og styre projekter effektivt. Det vil være et mål at nogle opgaver og projekter kan løses på mindre tid. Fokus på vores rolle som stabsfunktion herunder nytænke funktioner efter behov samt fokus på bedre formidling og undervisning. Fokus på et tættere tværgående samarbejde med øvrige stabsfunktioner. Vi skal opleve at vi kommer så tidligt ind i opgaven at vi undgår mulige fejl og har mulighed for at hjælpe med at tilrettelægge opgaven mest effektivt. Med et større tværgående samarbejde med øvrige stabsfunktioner skal organisationen opleve større koordineret indsats og at projekter kan løses mere effektivt når flere fagligheder spiller ind til samme problemstilling.

6 Nærhed til borgerne Center for Politik og Organisation har en rolle i at understøtte organisationen med at nytænke og gennemføre gode processer hvor inddragelse af interessenter er planlagt og struktureret efter behov. Som webmaster på hjemmesiden har vi et stort ansvar i at sikre den digitale udvikling så borgerne i kommunen oplever at få en god og effektiv service. Ligeledes skal kommunikationen til borgerne også være udviklingsorienteret med henblik på at brande kommunen som en attraktiv bosætningskommune. Centret skal understøtte udviklingen af borgerinddragelsesprocesser. Centret undersøger digitale muligheder for inddragelse på andre måder. Centret udarbejder en guide til borgerinddragelse. Vores bidrag til arbejdet med borgerinddragelse handler om at tænke i nye måder at inddrage på herunder også at tænke i digitale muligheder så, så mange flere borgere har mulighed for at deltage i udviklingen af kommunen. Fortsat udvikling af hjemmesiden og hosfrede.dk Det er en løbende udvikling at fokusere på, at borgerne og de ansatte nemt og hurtigt kan betjene sig selv. Fokus på vores breve til borgeren. Sætte os i borgerens sted i forhold til om brevene er forståelige Centret producerer mange breve der fremsendes til borgere i løbet af et år. Værdien af et sådan fokus på kvaliteten og forståelsen af brevene skal skabe endnu bedre service for borgerne.

7 Nærheden til sproget I Center for Politik og Organisation gør vi os altid umage for at tale pænt til og om hinanden og vores centrale samarbejdspartnere. Vi oplever generelt, at vi har et respektfuldt og meningsfuldt samarbejde med politikere, direktion, ledelse og medarbejdere. Dette er ligeledes medarbejdernes oplevelse, når nærhed til sproget drøftes. Vi vil imidlertid benytte anledningen til at have et endnu større fokus på, hvordan taler vi om organisationen/politikerne, ikke nødvendigvis ud fra et problemfokus, men som en del af en refleksion over, hvilken betydning sprog og kropssprog har i vores daglige kommunikation. Temaet sættes på et centermøde i løbet af året med det formål at drøfte det med medarbejderne. På baggrund af dette møde besluttes evt. tiltag. Vi gør os altid umage med at tale ordentligt til og om hinanden. Vi har som stabsfunktion mange samarbejder i organisationen og med Byrådet. Vi mener dog også, at det er vigtigt, at vi sætter det på dagsordenen med det fokus at sproget skaber virkeligheden. Gennemførsel af minimåling og APV i centret I forbindelse med minimåling og APV vil vi sætte fokus på vores interne samarbejde og trivsel, hvordan vi er gode kolleger og sikrer en god tone også internt i centret.