1. INSTITUTIONER OMFATTET AF INSTRUKSEN REGELGRUNDLAG M.V TILSKUD TIL ORDINÆR UDDANNELSE M.V... 4

Transkript

1 UNDERVISNINGSMINISTERIETS SELVEJELOVINSTRUKS 1. INSTITUTIONER OMFATTET AF INSTRUKSEN REGELGRUNDLAG M.V TILSKUD TIL ORDINÆR UDDANNELSE M.V OPGØRELSE OG INDBERETNING AF STUDENTERÅRSVÆRK (STÅ) REVISORATTESTATION FORSKUDSGRUNDLAG FOR INSTITUTIONENS STUDENTERÅRSVÆRK TILSKUDSPRINCIPPER RESSOURCEUDLØSENDE ENHEDER BEREGNING OG UDBETALING AF TILSKUD BYGNINGSTAXAMETER MOMSKOMPENSATIONSORDNING SÆRLIGE LÅN OG TILSKUD TILSKUD TIL ÅBEN UDDANNELSE INDTÆGTSDÆKKET VIRKSOMHED SAMT ANDRE TILSKUDSFINANSIEREDE AKTIVITETER ADMINISTRATIVE SYSTEMER XAL-STAT STATENSLØNSYSTEM (SLS) ØVRIGE ADMINISTRATIVE SYSTEMER REVISION AF ADMINISTRATIVE SYSTEMER KONTOPLANER ARTKONTOPLAN FORMÅLSKONTOPLAN NULSTILLING AF DRIFT KANTINEDRIFT VED SELVEJELOVINSTITUTIONER STATENS SELVFORSIKRINGSORDNING Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 1 af 19

2 Bilag til Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks: Bilag 1.01 Artskontoplan Bilag 1.02 Formålskontoplan Bilag 1.03 Vejledning til Formålskontoplan Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 2 af 19

3 1. Institutioner omfattet af instruksen Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks gælder for institutioner, grupper af institutioner samt centre for videregående uddannelse m.v., der er godkendt i henhold til lov om Centre for Videregående Uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v., jf. lovbekendtgørelse nr af 2. december 2004 (selvejeloven): Centre for Videregående Uddannelse Selvejende lærerseminarier Selvejende pædagogseminarier Selvejende ernærings- og husholdningsøkonomseminarier Selvejende håndarbejdsseminarier Selvejende Sociale Højskoler Den frie Lærerskole i Ollerup Den Grafiske Højskole Center for Tegnsprog og Tegnstøttet Kommunikation Danmarks Forvaltningshøjskole Danmarks Erhvervspædagogiske Læreruddannelse (DEL), der er godkendt efter selvejeloven, anvender Erhvervsskolernes økonomisystem, EASY-Ø. Som konsekvens heraf er institutionen omfattet af Undervisningsministeriets DEL-Regnskabsinstruks. 2. Regelgrundlag m.v. Gældende bekendtgørelser udstedt i henhold til selvejeloven er: Bekendtgørelse nr. 919 af 18. november 2003 om tilskudsudbetaling m.v. til Centre for Videregående Uddannelser og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v. med senere ændringer (Tilskudsbekendtgørelsen). Krav til Undervisningsministeriets instruks for Selvejelovinstitutioner er fastsat i tilskuds-bekendtgørelsen. Bekendtgørelse nr. 780 af 4. september 2003 om regnskab for Centre for Videregående Uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v. med senere ændringer (Regnskabsbekendtgørelsen). Krav til udarbejdelse af årsrapport er fastsat i regnskabsbekendtgørelsen. Bekendtgørelse nr af 12. december 2003 om revision og tilskudskontrol m.m. ved Centre for Videregående uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v. med senere ændringer (Revisionsbekendtgørelsen). Bekendtgørelse nr af 16. december 1996 om revision ved Den frie Lærerskole. Bekendtgørelse nr. 929 af 19. november 2002 om sammenlægning og spaltning af visse uddannelsesinstitutioner. Bekendtgørelse nr. 420 af 23. maj 2001 om særskilt vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmer ved visse uddannelsesinstitutioner under Undervisningsministeriet. Bekendtgørelse nr. 254 af 3. april 2003 om momskompensation til institutioner for erhvervsrettet uddannelse og Centre for Videregående Uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 3 af 19

4 Bekendtgørelse nr. 544 af 26. juni 2002 om sociale klausuler som betingelse for modtagelse af statstilskud på selvejende uddannelsesinstitutioner. Endvidere bemærkes: Institutionerne skal følge de af Finansministeriet fastsatte eller aftalte bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår, herunder om pensionsforhold, for det personale, der er ansat ved institutionen, jf. selvejelovens 20, stk. 1. Institutionerne er omfattet af den til enhver tid gældende budgetvejledning udstedt af Finansministeriet, jf. tilskudsbekendtgørelsens 7. Såfremt en institution ikke overholder betingelserne for tilskud eller lån, kan Undervisningsministeriet tilbageholde tilskud helt eller delvis eller kræve tilskud eller lån tilbagebetalt, jf. tilskudsbekendtgørelsens 6, stk. 2. Bekendtgørelse nr. 774 af 19. november 1990 om selvejende uddannelsesinstitutioners formueopgørelse pr. 31. december 1990 m.v. er fortsat gældende. Krav til udarbejdelse af budgetter fremgår af tilskudsbekendtgørelsens 10. Institutionerne skal udarbejde og følge en intern regnskabsinstruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i institutionen, jf. tilskudsbekendtgørelsens 6, nr. 4. Instruksen skal være udarbejdet i overensstemmelse med Finansministeriets bekendtgørelse nr. 188 af 18. marts 2001 om statens regnskabsvæsen samt vejledning af 21. juni 2001 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Instruksen skal være underskrevet af institutionens rektor/institutionsleder samt bestyrelsesformand og være påtegnet af institutionens revisor. Instruksen indsendes til Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen efter gældende regler, jf. Undervisningsministeriets Paradigme til Regnskabsinstruks. Institutionerne skal følge kravene i Undervisningsministeriets Myndighedskrav til registrering og indberetning af studieaktivitet og optagstal samt til de studieadministrative systemer ved de videregående uddannelsesinstitutioner. Kravene retter sig mod institutionernes studieaktivitetsregistrering og øvrige studieadministration, uanset hvordan den pågældende institution konkret tilrettelægger sin studieadministration. Kravene omfatter derfor både de studieadministrative edb-systemer og de omkringliggende forretningsgange, interne kontroller m.v. Kravene skal opfyldes af den enkelte institution, uanset om den bruger et fællesudviklet edb-system som STADS eller SIS eller et andet, evt. eget udviklet edbsystem. Institutionens forretningsgange, interne kontroller m.v. skal derfor tilrettelægges, så det samlede studieadministrative system opfylder kravene. 3. Tilskud til ordinær uddannelse m.v. 3.1 Opgørelse og indberetning af studenterårsværk (STÅ) Til brug for beregning og udbetaling af Undervisningsministeriets tilskud til institutionerne foretager institutionerne en optælling af faktiske studenterårsværk. Institutionerne indberetter aktivitet to gange årligt, dvs. primo marts for perioden 1/9-xx til 28/2-yy (29/2-yy) og primo september for perioden 1/3-yy til 31/8-yy. (xx = forgående år og yy = indeværende år). Der indberettes desuden optagstal pr. 1. marts og 1. oktober. Indberetningen sker via Undervisningsministeriets Indberetnings- og brevportal eller via SIS. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 4 af 19

5 3.2 Revisorattestation Institutionsrevisoren kontrollerer og attesterer, at opgørelsen af studenterårsværk til brug for fastlæggelse af tilskud er korrekte, jf. revisionsbekendtgørelsen. Revisors attestation skal opfylde gældende erklæringsbekendtgørelse og revisionsstandard Fortrykt revisorerklæring findes på Undervisningsministeriets Indberetnings- og brevportal. 3.3 Forskudsgrundlag for institutionens studenterårsværk Der beregnes forskud til undervisningsaktivitet samt tilskud til fællesudgifts- og bygningstaxameter på baggrund af grundlagsårets aktivitet. I månederne januar til marts udbetales forskud til undervisnings-, praktik- og færdiggørelsestaxameter. I marts måned indberettes aktivitet for efterårssemestret. I april modregnes forskuddet, og der udbetales tilskud for 4/6 af halvårets aktivitet. I månederne maj og juni udbetales 1/6 af halvårets aktivitet. Samme udbetalingsmønster følges for 2. halvår. I 2005 udbetales forskud til FIF-kurser for månederne januar til september. Forskuddet efterreguleres i oktober, og der udbetales tilskud for 10/12 af den indberettede aktivitet. I månederne november og december udbetales 1/12 af årets aktivitet. Der udbetales ikke forskud til udvekslingsstuderende. Her udbetales tilskuddet umiddelbart efter halvårsindberetningen. Forskudsgrundlag kan af Undervisningsministeriet justeres, såfremt ministeriet finder, at der er grundlag for dette. 3.4 Tilskudsprincipper Tilskud til institutionernes driftsudgifter gives som et bloktilskud til undervisning samt til opgaver som administration, bygningsdrift og bygningskapitaludgifter, der er knyttet til institutionens primære aktiviteter. Uddannelsesinstitutionerne disponerer frit ved anvendelse af det samlede tilskud. Det er en betingelse, at institutionerne overholder bevillingsforudsætninger og disponeringsregler samt varetager de opgaver, der er givet tilskud til. Tilskuddet er endvidere betinget af at institutionerne følger reglerne i Finansministeriets cirkulæreskrivelse nr. 159 af 17. december 2002 om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver. Undervisningsministeriet har med brev af 5. marts 2004 om begrænsning i optaget af udenlandske statsborgere ved sommeroptaget 2004 og vinteroptaget 2004/05 fastsat, at uddannelsesinstitutioner ved optagelsen sommer 2004 og vinter 2004/05 af sit samlede optag på den enkelte videregående uddannelse maksimalt kan optage 15% udenlandske statsborgere. Begrænsningen gælder ikke for: -- Statsborgere fra EU, Norge, Island (jf. Nordisk overenskomst) - Flygtninge og indvandrere, der bor i Danmark - Statsborgere fra EFTA-Lande, som er omfattet af EØS-aftalens bestemmelser om arbejdskraftens fri bevægelighed (Lichtenstein) - Udenlandske statsborgere, der er omfattet af institutionens indtægtsdækkede virksomhed. Institutionernes bloktilskud kan sammensættes af forskellige tilskudskomponenter såsom: - Grundtilskud - Taxametertilskud til videregående uddannelse, åben uddannelse, efter- og videreuddannelse, 1-årige forberedelseskurser for indvandrere og flygtninge, udvekslingsstuderende m.v. - Fællesudgiftstaxametertilskud Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 5 af 19

6 - Bygningstaxametertilskud til selvejende institutioner, der udbyder videregående uddannelser til dækning af kapitaludgifter (husleje, renter og afdrag på prioritetsgæld og bygningsvedligeholdelse m.v.). De enkelte elementer i bygningstaxametertilskuddet kan bestå af - taxameter pr. STÅ - Overgangsordning - Tilskud til kvalitetsudvikling og institutionsudvikling m.v. - Tilskud til kerne-cvu'er til udviklingsbasering og forskningstilknytning - Eventuelt tilskud til ikke-taxameterstyrede uddannelsesaktiviteter, forsøg og udvikling, kvalitetssikring, biblioteker m.v. - Tilskud til dækning af selvejende institutioners faktiske udgifter til købsmoms. Der ydes som hovedregel praktiktaxameter til de mellemlange videregående uddannelser med obligatorisk praktik. Praktiktaxametret kan bestå af to komponenter: En praktiktakst og en refusionstakst. Begge komponenter udløses på grundlag af ressourceudløsende studenterårsværk, der er optjent i praktikken. Her dækker praktiktaksten de almindelige udgifter, der er forbundet med uddannelsesinstitutionens varetagelse af administrative og undervisningsmæssige praktikopgaver, mens refusionstaksten alene tildeles de uddannelser, hvor uddannelsesinstitutionen er forpligtet til at afholde praktikudgifter til praktikstedet. Taxametertilskud til suppleringsforløb ydes på grundlag af ressourceudløsende studenterårsværk i studieåret 2003/2004 til supplerende forløb for ergoterapeut-, fysioterapeut- og jordemoderuddannelsen og indbefatter kun bygnings- og fællestaxametertilskud og eventuel efterregulering af undervisningstaxametertilskud fra tidligere år. Suppleringsforløbene har kunnet udbydes af ergo- og fysioterapeutskoler og jordemoderskoler i perioden 2002 til Færdiggørelsestaxametertilskud ydes pr. studerende, der afslutter en kort eller mellemlang videregående uddannelse. De ressourceudløsende studerende opgøres på grundlag af antal studerende, der har afgangstidspunkt og fuldført uddannelsen med bevis i indberetningsperioden. Med hjemmel i tekstanmærkning 160 på finansloven for 2005 kan Undervisningsministeriet tilbageholde taxametertilskud for aktivitet optjent på baggrund af optag ud over den udmeldte dimensionering. Taxametertilskuddet til udvekslingsstuderende ydes pr. studie- eller praktikophold, hvor studie- eller praktikperioden minimum er af tre måneders varighed, og indgår i den udvekslingsstuderendes studieforløb. 3.5 Ressourceudløsende enheder Finansårets ressourceudløsende antal studenterårsværk for ordinær mellemlang videregående uddannelse opgøres på grundlag af én af følgende hovedmodeller: Beståede eksaminer: Et studenterårsværk er lig med bestået eksamensaktivitet svarende til et års normeret studietid. Opgørelsen bygger på bestået eksamensaktivitet i perioden 1/9 i forrige finansår til 31/8 i indeværende finansår. Det vil sige det studieår, der er afsluttet i finansåret. Modellen anvendes primært på ingeniørhøjskoler og handelshøjskolecentre. Beståede semestre:. Et studenterårsværk udgør to beståede semestre. Opgørelsen bygger på fuldførelsesaktivitet i perioden 1/9 i forrige finansår til 31/8 i indeværende finansår. Modellen anvendes på de korte videregående uddannelser samt på de mellemlange videregående pædagogiske, sundhedsfaglige og samfundsfaglige uddannelser. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 6 af 19

7 TilstedeværelsesSTÅ: Opgøres ved tælling af tilstedeværende studerende et bestemt antal dage efter startdato. 1 tilstedeværende studerende på tælledagen udløser STÅ i forhold til varigheden af den aktivitet, den pågældende deltager i. Generelt gælder følgende tælledagsregler: - tælleperioder på til og med 15 ugers varighed tælles den 10. undervisningsdag; - tælleperioder på ugers varighed tælles den 20. undervisningsdag; - undervisningsforløb på 21 eller flere uger underopdeles i 2 eller flere tælleperioder, der hver får sin tælledag. Ministeriet kan for hver enkelt uddannelse med tilstedeværelses-stå fastsætte hvilken tælledag, der skal anvendes. STÅ ved uddannelsesaktiviteter, der løber over flere semestre, skal kunne fordeles på to finansår efter udmeldte vægtfordelinger, som ministerierne fastlægger for de pågældende uddannelser. Optællingsregler i forbindelse med STÅ-opgørelse af Adgangskurser: Antallet af fortsat indskrevne studerende på 20. dagen efter studiestart hvert semester/halvår optælles og udgør hermed STÅ-grundlaget efter formlen: ½ STÅ = 1 fortsat indskreven studerende på 20. dagen efter studiestart på et semester/halvår. Tilstedeværelses-STÅ anvendes for ordinære uddannelser primært som opgørelsesmetode på ingeniøruddannelsernes adgangs- og værkstedskurser samt på enkelte andre uddannelser. 3.6 Beregning og udbetaling af tilskud De ressourceudløsende studenterårsværk danner grundlag for udbetaling af praktik- og undervisningstaxametre, hvor studieåret 2004/05 vil være ressourceudløsende for finansåret For fællesudgiftsog bygningstaxametret er det teori studenterårsværk i studieåret 2003/04, der udgør det ressourceudløsende aktivitetsgrundlag for finansåret Selvejende institutioner i henhold til gældende lov om Centre for Videregående Uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v. modtager tilskud efter takster ekskl. moms. Undervisnings- og praktiktaxametre samt færdiggørelsestaxameter udbetales månedsvis forud. Fællesudgifts- og bygningstaxametre samt grundtilskud udbetales kvartalsvis forud. Øvrige tilskud til videregående uddannelser m.v., tilskud til Forsøg og udvikling m.v. i forbindelse med videregående uddannelser, voksen-, efter- og videreuddannelse og tilskud til Forsøg og udvikling m.v. i forbindelse med tværgående og internationale aktiviteter til de selvejende institutioner med mellemlange videregående uddannelser udbetales enten månedsvis forud, efter ansøgning eller i forbindelse med udarbejdelse af forslag til lov om tillægsbevilling. Det foreløbigt beregnede tilskud beregnes endeligt på grundlag af institutionens revisorattesterede indberetninger om det faktiske antal studenterårsværk i finansåret. En eventuel difference mellem de foreløbigt beregnede tilskud og det endelige tilskud reguleres på følgende måde: Hvis det endelige tilskud er mindre end det foreløbigt beregnede tilskud modregnes differencen i de resterende tilskudsrater efter selvejeloven i det finansår, tilskuddet vedrører. Modregningen foretages i de efterfølgende tilskudsanvisninger (november og/eller december), herunder eventuelt i andre tilskud i finansåret fra Undervisningsministeriet. Om nødvendigt modregnes desuden i den første tilskudsudbetaling for det følgende finansår. Overstiger differencen det herved modregnede, skal institutionen tilbagebetale det overskydende beløb inden udgangen af supplementsperioden for det finansår, tilbagebetalingen vedrører. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 7 af 19

8 Overstiger det endelige tilskud det foreløbigt beregnede tilskud, udbetales differencen til institutionen ved de følgende tilskudsterminer i finansåret. Der ydes eller opkræves ikke renter i forbindelse med regulering af tilskud efter 3, stk. 1 og 2 i tilskudsbekendtgørelsen. Tilskudsudbetalingerne er til disposition den 25. i måneden. Øvrige tilskud, der opgøres på grundlag af institutionernes indberetning, anvises sammen med det månedsvise tilskud. Tilskudsbreve, tilskudsdokumentation samt aktivitetsoversigter er tilgængelig på Undervisningsministeriets Indberetnings- og brevportal, Ved overgang til selveje beregnes aconto-udbetalinger efter følgende model, jf. 13 i tilskudsbekendtgørelsen: Grundtilskuddet udbetales for et helt år forud. Fællesudgiftstaxametertilskuddet til ordinær uddannelse og efteruddannelse for 1. og 2. kvartal udbetales ved årets begyndelse. For juli og oktober kvartal betales tilskuddet ved kvartalets begyndelse. Bygningstaxametertilskuddet inklusiv overgangsordning til ordinær uddannelse og efteruddannelse for 1. og 2. kvartal udbetales ved årets begyndelse. For juli og oktober kvartal betales tilskuddet ved kvartalets begyndelse. Undervisningstaxametertilskuddet, herunder praktiktaxameter- og refusionstaxametertilskud til ordinær uddannelse og efteruddannelse udbetales månedsvis forud. Færdiggørelsestaxamtertilskud udbetales månedsvis forud. 3.7 Bygningstaxameter For at lempe overgangen til bygningstaxameter gennemføres fra 1. januar 1997 en 9-årig overgangsordning, jf. tilskudsbekendtgørelsens 13. Overgangsordningen er beregnet på grundlag af forskellen mellem den bevilling, de enkelte institutioner ville få efter det hidtidige bevillingssystem, og det beregnede tilskudsbeløb fra bygningstaxameter, fremmedkapitaltillæg, grundværdikompensation og eventuel forhøjelse af grundbevilling som følge af overgang til bygningstaxameter. Differencen er beregnet på grundlag af prognosen for 1997 for studenterårsværksproduktionen, og der vil ikke ske regulering efter opgørelse af den endelige studenterårsværksproduktion. Institutioner, hvis tilskud fra Undervisningsministeriet efter de hidtidige retningslinier var større end tilskuddet efter bygningstaxameterordningen, fik i det første år et tillæg til bygningstaxametertilskuddet på 90 % af forskellen. For institutioner, hvis tilskud fra Undervisningsministeriet efter de hidtidige retningslinier var mindre end tilskuddet efter bygningstaxameterordningen fik i det første år et fradrag i bygningstaxametertilskuddet på 90% af forskellen. I de følgende år 8 år aftrappes tillægget/fradraget lineært med 10% af forskellen første år. Undervisningsministeriet kan i de følgende år justere tillæggene/fradragene efter prisudviklingen. For de institutioner, der ved overgangen til bygningstaxameter havde verserende byggesager efter de hidtil gældende regler, kan Undervisningsministeriet efter ansøgning ændre beregningen af overgangsordningen på grundlag af de endelige finansieringsforhold. Bygningstaxametertilskud til selvejende lærerseminarier og pædagogseminarier samt til ernærings- og husholdningsøkonomseminarier, der er overgået til selveje før den 1. januar 2000, reguleres i de første ni år. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 8 af 19

9 Institutioner, der ved godkendelse efter selvejeloven pr. 1. januar 2000 eller senere er blevet omfattet af bygningstaxameterordningen efter 13 i tilskudsbekendtgørelsen, er ikke omfattet af reglerne om den 9-årige overgangsordning. For institutioner, der er overgået til selveje pr. 1. januar 2000 eller senere, kan fastsættes en særlig kompensationsordning. Den Grafiske Højskole er ikke omfattet af bygningstaxameterordningen. I stedet ydes tilskud til erhvervelse og opretholdelse af lokaler, bygninger og arealer (kapitaludgifter) i overensstemmelse med de hidtil gældende retningslinier for institutionen. 4. Momskompensationsordning Med virkning fra 1. januar 2003 er der etableret en momskompensationsordning for selvejende institutioner med erhvervsrettet uddannelse og mellemlange videregående uddannelser. jf. bekendtgørelse nr. 254 af 3. april 2003 om momskompensation til institutioner for erhvervsrettet uddannelse og Centre for Videregående Uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser. Institutioner, som er omfattet af ordningen, får udbetalt undervisnings-og færdiggørelsestaxameter samt fællesudgifts- og bygningstaxameter ekskl. moms til de i finansloven fastsatte takster. Institutionerne får dækket deres faktiske momsudgifter efter kvartalsvise indberetninger, jf. Undervisningsministeriets Vejledning til momskompensation 2004 samt UNI-C s Vejledning vedrørende moms i XAL-Stat (dateret januar 2003). Der udbetales for årets første kvartal et aconto-beløb til den enkelte institution svarende til institutionens forventede momsudgifter. Første kvartals aconto-beløb udbetales månedsvis forud og er beregnet som takst inklusiv moms fratrukket takst eksklusiv moms multipliceret med antallet af grundlagsårselever multipliceret med en tolvtedel. For årets andet, tredje og fjerde kvartal anvises et beløb svarende til de faktiske momsudgifter i det forudgående kvartal, reguleret for skønnede momsindtægter ved indtægtsdækket virksomhed, rekvireret aktivitet m.v. Der kan i fjerde kvartal ydes et ekstra aconto-beløb for dette kvartal. I forbindelse med institutionens regnskabsaflæggelse opgøres foregående års samlede momsudgifter i forhold til summen af årets samlede anvisninger, fratrukket endelig opgjorte momsindtægter for rekvireret aktivitet, indtægtsdækket virksomhed m.v. Den årlige momskompensationsopgørelse skal attesteres af institutionens revisor. Dokumentationen til brug for den endelige momskompensationsopgørelse samt dokumentation af de benyttede fordelingsnøgler skal være til stede på institutionen og forelægges institutionens revisor ved attestationen af den samlede momskompensationsopgørelse. Evt. for meget eller for lidt udbetalt momskompensation modregnes i førstkommende anvisning af momskompensation i næstkommende finansår. Betaling for uddannelse i forbindelse med aktivering m.m. afregnes fra og med 2003 direkte mellem den aktiverende myndighed og den udbydende uddannelsesinstitution til takster med moms fastsat i finansloven. 5. Særlige lån og tilskud Efter selvejelovens 16, stk.1, kan Undervisningsministeriet yde lån til forskellige institutionsformål, herunder til køb af apparatur. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 9 af 19

10 Institutionsformålet skal ligge inden for det område, hvortil der ydes tilskud via undervisnings- og fællesudgiftstaxametrene. Hensigten med låneordningen er at åbne mulighed for, at en institution kan foretage ønskelige eller nødvendige investeringer i et finansår, som ligger ud over, hvad institutionen kan afholde af det pågældende års taxametertilskud sammenholdt med institutionens øvrige kapitalgrundlag. For lån efter 16, stk.1 gælder, at forrentningen tager udgangspunkt i den effektive rente på den toneangivende statsobligation på lånets udbetalingsdag. Denne rente ligger fast i hele lånets løbetid. Lånene afdrages over en periode på 3-4 år. Ydelserne forudsættes afviklet inden for institutionens ordinære drift. Efter selvejelovens 16, stk. 2, kan Undervisningsministeriet yde lån eller tilskud til institutioner, der efter undervisningsministerens skøn er kommet i en særligt vanskelig økonomisk situation. Lånet eller tilskuddet er betinget af, at institutionen følger Undervisningsministeriets krav til omlægning af institutionens aktivitet med henblik på genopretning af institutionens økonomi. Forrentning og afdrag af rekonstruktionslån fastsættes med udgangspunkt i de samme vilkår, som gælder for lån efter selvejelovens 16, stk. 1. Ydelserne forudsættes afviklet inden for institutionens ordinære drift. Efter selvejelovens 14, stk. 3, kan Undervisningsministeriet yde tilskud til andre opgaver, der varetages af institutionen. Sådanne tilskud udbetales på vilkår fastsat i forbindelse med tilsagnets afgivelse. 6. Tilskud til åben uddannelse, opgørelse og indberetning Ved åben uddannelse opgøres aktiviteten i årselever/studenterårsværk, hvor en årslev/studenterårsværk er en studerende, der har betalt for uddannelsesaktiviteter svarende til et omfang på et års heltidsuddannelse. Undervisningstaxametret til åben uddannelse gives samlet til dækning af undervisningsudgifter og fællesudgifter. Tilskud udbetales kvartalsvis på grundlag af institutionens elektroniske aktivitetsindberetning, der enten foretages via det studieadministrative system SIS eller via ministeriets Indberetnings- og Brevportal. Aktivitet indberettes i henhold til nedenstående oversigter. Bygningstaxametret beregnes én gang årligt på grundlag af institutionens revisorattesterede indberetninger vedrørende det ressourceudløsende antal årselever/studenter-årsværk i 4. kvartal 2 år før finansåret og kvartal året før finansåret. Det beregnede bygningstaxametertilskud udbetales med en fjerdedel ved starten af hvert kvartal. Oversigt over perioder og frister vedrørende MVU uddannelser under åben uddannelse (undtagen de tekniske CVU er/ingeniørhøjskoler) Aktivitetsperioder SIS og WEB: Indberetningsperioder SIS og WEB: Efterindberetningsperioder SIS og WEB: Indsendelsesfrist for revisorerklæring: (Tilskudsbrev og aktivitetsrapport lægges på Indberetnings- og Brevportalen senest 3 uger efter periodens udløb) (onsdag til fredag ugen inden frist for indsendelse af revisorerklæring) Semesteropdelt undervisning indberettes i det kvartal undervisningen starter. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 10 af 19

11 Oversigt over perioder og frister vedrørende MVU uddannelser under åben uddannelse på de tekniske CVU er/ingeniørhøjskoler Aktivitetsperioder WEB: Indberetningsperioder WEB: (Tilskudsbrev og aktivitetsrapport Efterindberetningsperioder WEB: Indsendelsesfrist for revisorerklæring: lægges på Indberetnings- og Brevportalen senest 3 uger efter periodens udløb) (onsdag til fredag ugen inden frist for indsendelse af revisorerklæring) Semesteropdelt undervisning indberettes i det kvartal undervisningen starter. Tilskud efter lov om åben uddannelse udbetales på grundlag af institutionens revisorattesterede indberetning af det faktiske antal årselever/studenterårsværk, der har betalt deltagerbetaling. Der ydes ikke tilskud, hvis deltagerbetalingen ikke er betalt senest den 8. i måneden efter indberetningsperioden. For alle indberetninger gælder, at der kan ske supplerende indberetning for deltagere, der har betalt senest ved fristen for rettidig betaling af deltagergebyr. Der henvises i øvrigt til ministeriets indkaldelsesbreve vedrørende indberetning af åben uddannelse. Fristen for rettidig revisorattestation af den indberettede aktivitet for de enkelte perioder fremgår af ovenstående oversigter vedrørende perioder og frister. Revisorerklæring til brug for MVU-institutionernes indberetning af åben uddannelse findes på ministeriets hjemmeside: uddannelser.htm Aktiverede på åben uddannelse ÅU-aktiviteten for alle aktiverede deltagere skal betales direkte af de aktiverende myndigheder samt indberettes til ministeriet som ikke-ressourceudløsende med oplysning om rekvirentkode. Indberetningen af den ikke-ressourceudløsende aktivitet foretages som en integreret del af de tilskudsmæssige aktivitetsindberetninger. Institutionen skal ved studiestart sørge for, at studerende, der er aktiverede iht. en Tilmeldingsblanket, registreres korrekt. Tilmeldingsblanketten findes på ministeriets hjemmeside: Institutionen fastsætter en betalingsfrist for den aktiverende myndighed på 1 måned fra fremsendelsen af regningen. Afregningen skal ske iht. ministeriets elektroniske takstkatalog for alle takster, den aktiverede udløser. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 11 af 19

12 7. Indtægtsdækket virksomhed samt Andre tilskudsfinansierede aktiviteter Institutionerne kan udføre indtægtsdækket virksomhed efter regler fastsat af undervisningsministeren, jf. selvejelovens 27 samt Undervisningsministeriets Vejledning om indtægtsdækket virksomhed (IDV). Reglerne følger Finansministeriets budgetvejledning (pt. Budgetvejledning 2001). Reglerne i budgetvejledningens punkt Budget og regnskab, 1. og 2. afsnit, finder dog ikke anvendelse. Institutionens indtægtsdækkede virksomhed skal kunne udskilles i en særlig regnskabskreds, der skal indgå i institutionens årsrapport. Ved afslutning af årets regnskab foretages endelig overførsel af dækningsbidrag til institutionens konto for egenkapital. Institutionerne kan udføre andre tilskudsfinansierede aktiviteter i henhold til Finansministeriets regler herom. Institutionens tilskudsfinansierede aktivitet skal kunne udskilles i en særlig regnskabskreds, der skal indgå i institutionens årsrapport. For fordeling og beregning af moms vedrørende indtægtsdækket virksomhed samt andre tilskudsfinansierede aktiviteter henvises til Undervisningsministeriets Vejledning til momskompensation 2004, jf. Selvejelovinstruksens afsnit Administrative systemer Undervisningsministeren kan i henhold til selvejelovens 22, stk. 2 bestemme, at institutionerne eller grupper af institutioner skal anvende fælles administrative systemer, og fastsætte regler herom. Retten til tilskud og lån efter selvejeloven er bl.a. betinget af, at institutionen følger reglerne om regnskabets førelse og aflæggelse og anvender de af Undervisningsministeren fastsatte administrative systemer, instrukser og vejledninger, jf. selvejelovens 24 og tilskudsbekendtgørelsens 6 og 7. I overensstemmelse hermed har Undervisningsministeriet fastlagt, at institutioner, som er omfattet af selvejeloven, fra 1998 skal anvende det fælles økonomisystem XAL-Stat i forbindelse med den løbende regnskabsføring. Undervisningsministeriet har samtidig fastlagt, at institutionerne indtil videre skal anvende Jyske Netbank Erhverv (JNE) til afvikling af betalinger, ligesom institutionerne skal anvende SLS-systemet til beregning og anvisning af løn til de ansatte. Inddækning af de foretagne betalinger af bruttoløn i SKB/JNE sker ved automatisk træk på institutionens bruttolønsrefusionskonto i SKB/JNE. Det påhviler institutionen at sørge for, at der til enhver tid er tilstrækkelige midler til rådighed på denne konto. Institutioner eller grupper af institutioner kan være undtaget fra disse bestemmelser, jf. pkt. 8.3 Øvrige administrative systemer. 8.1 XAL-Stat XAL-Stat er et lokalt regnskabssystem, som er baseret på standardsystemet Microsoft Business Solutions-XAL (tidligere benævnt Navision XAL). Understøttelsen af XAL-Stat varetages af UNI-C. Funktionaliteten i XAL-Stat er nærmere beskrevet i et sæt brugervejledninger for XAL-Stat, som vedligeholdes af UNI-C. Brugervejledningerne kan hentes på hjemmesiden disse brugervejledninger findes tillige en nærmere beskrivelse af samspillet med SLS Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 12 af 19

13 og de dermed forbundne afstemningsrutiner og kontroller. De udførte tilpasninger af standardsystemet, herunder statslige sikkerhedskrav, er nærmere beskrevet i en systembeskrivelse, som vedligeholdes af UNI-C. UNI-C s opgaver med understøttelsen af XAL-Stat omfatter i hovedtræk følgende: Koncept og konfigurationsløsninger for CVU er og enkeltstående institutioner, Installation, herunder opsætning til SLS, kontoplaner m.v., samt nødvendig rådgivning og bistand, Hotline support af XAL-Stat, Ajourføring af systemdokumentation og brugervejledning, Videreudvikling af XAL-Stat programpakken, Udvikling og udbud af kursustilbud for at tilgodese brugeruddannelse. Henvendelse om forhold vedrørende support af XAL-Stat rettes til UNI-C. Økonomistyrelsen varetager dog fortsat support af betalingsgrænsefladerne til SLS. Henvendelse herom skal derfor fortsat rettes til Økonomistyrelsen. Undervisningsministeriet foranlediger, at der udarbejdes en rapport vedrørende revisionsmæssig gennemgang af edb-anvendelsen i forbindelse med XAL-Stat, som kan tilsikre, at revisionen på institutionerne til stadighed kan understøttes af XAL-Stat og de heri indeholdte funktionaliteter og kontroller. Ajourføring af rapporten foretage i forbindelse med enten skift af versioner eller når omfanget af patches/nyhedsbreve har medført væsentlige ændringer til den aktuelle version. Revisionsrapporten gøres tilgængelig på Undervisningsministeriets hjemmeside. UNI-C skal ved anmodning om afhjælpning af fejl have uhindret adgang til at udføre service på programmellet, og institutionen skal stille fornøden maskintid, data m.m. vederlagsfrit til rådighed, også hvor dette omfatter maskintid på udstyr, der ikke er omfattet af vedligeholdelsesbestemmelserne, men som fungerer i forbindelse med det program, hvorpå der skal udføres vedligeholdelse. XAL-Stat understøttelsen er fuldt ud brugerfinansieret af de af Undervisningsministeriets institutioner, som anvender XAL-Stat. Med henblik på at sikre en løbende og effektiv opfølgning på samarbejdet mellem UNI-C og XAL-Statinstitutionerne, herunder varetagelse af den overordnede opgaveprioritering inden for de økonomiske rammer, er etableret to brugergruppe: En seminariebrugergruppe med repræsentanter for CVUrektorkollegiet, lærerseminariernes rektorforsamling samt pædagogseminariernes rektorforsamling til varetagelse af den overordnede opgaveprioritering m.v. samt en brugergruppe med repræsentanter fra daglige brugere af XAL-Stat. UNI-C varetager sekretariatsfunktionen for brugergrupperne, herunder indkaldelse af møder mv. Fastlæggelse af serviceniveau og betaling aftales af UNI-C og den etablerede seminariebrugergruppe, jf. ovenfor. Seminariebrugergruppen har besluttet at forenkle opkrævningsproceduren med virkning fra 1/1-2004, således at den baseres på det gennemsnitlige lønforbrug i Brugerbetalingen er for 2005 fastsat til 2,282 promille af lønsumsforbruget for Betalingen omfatter følgende ydelseskategorier: Kategori 1. Den enkelte institution afholder selv omkostninger ved etablering/ændring af XAL-Stat løsninger (licens, installation og brugeruddannelse m.v.). Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 13 af 19

14 Kategori 2. XAL-Stat-institutionerne betaler løbende en abonnementsafgift til dækning af vedligeholdelse, opdateringsabonnement til Microsoft Business Solutions, udarbejdelse af vejledninger og support m.v. Kategori 3. Institutionerne kan efter nærmere aftale mod timebetaling trække på UNI-C s ressourcer til andre typer systemrelaterede opgaver i forbindelse med anvendelse af XAL-Stat. Disse ydelser afregnes efter gældende timepris for rådgivnings- og konsulentydelser. Betaling vedrørende XAL-Stat skal tilgå UNI-C. XAL-Stat-institutionerne afholder selv udgifter til hardware. 8.2 StatensLønSystem (SLS) Institutioner omfattet af selvejeloven anvender StatensLønSystem (SLS-systemet) til beregning og anvisning af løn mv., jf. dog pkt Øvrige administrative systemer. Pensionsbidrag vedrørende tjenestemands- og tjenestemandslignende ansatte beregnes automatisk af SLS-systemet og bogføres på finanslovens 36, Pensioner. Efter hver lønkørsel i SLS-systemet dannes konteringsuddata 914, som efterfølgende overføres til institutionens lokale økonomisystem XAL-Stat/ØSS/EASY-Ø, hvor lønudgifterne via en særlig kassekladde bogføres i institutionens eget regnskab. Herudover dannes der for lønkreditorer betalingstransaktioner, som fra SLS overmeldes direkte til SKB, hvor betalingsafviklingen finder sted efter de for SKB gældende regler. Inddækning af de foretagne betalinger i SKB/JNE sker ved automatisk træk på institutionens lønrefusionskonto i Jyske Bank. Det påhviler institutionen at sørge for, at der til enhver tid er tilstrækkelige midler til rådighed på denne konto til inddækning af institutionens lønanvisning. Institutionens samlede betaling af lønudgifter, inkl. nettoløn og pensionsbidrag afvikles således automatisk i SKB/JNE i henhold til de af SLS-systemet opsatte betalingsfrister. Samspillet mellem SLS og XAL-Stat og de dertil knyttede rutiner og kontroller, herunder anvendelse af statuskonti til lønkreditorer i XAL-Stat, er nærmere beskrevet i UNI-C s brugervejledninger til XAL- Stat. I Undervisningsministeriets EASY-Ø instruks er samspillet mellem SLS og EASY-Ø og de dertil knyttede rutiner og kontroller nærmere beskrevet. Anvendelsen af SLS-systemet er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens brugervejledninger. Vedrørende anvendelsen af SKB/JNE henvises til Økonomistyrelsens brugervejledning for SKB/Jyske Banks brugervejledning for JNE. 8.3 Øvrige administrative systemer De 4 nedennævnte institutioner anvender Navision Stat opsat til selveje samt SLS-systemet. Handels- og IngeniørHøjskolen i Herning CVU Ingeniørhøjskolen i Århus CVU Ingeniørhøjskolen i Odense CVU Ingeniørhøjskolen i København. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 14 af 19

15 Institutionernes anvendelse af SLS-systemet er omtalt under pkt StatensLønSystem (SLS). Institutionerne skal anvende en kontoplan, der sikrer, at registreringen sker på et niveau, der tilgodeser de gældende krav om udarbejdelse af årsrapport, jf. Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr. 780 af 4. september 2003 om regnskab for Centre for Videregående Uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelse m.v. med senere ændringer (Regnskabsbekendtgørelsen). Institutionerne skal desuden kunne levere data på niveau med Undervisningsministeriets obligatoriske formålskontoplan, jf. bilag Endvidere skal indtægtsdækket virksomhed og tilskudsfinansierede aktiviteter kunne udskilles separat. CVU Vitus Bering anvender både økonomisystemet XAL-Stat og EASY-Ø, jf. reglerne i Undervisningsministeriets EASY-Ø instruks. Den frie Lærerskole i Ollerup anvender ikke XAL-Stat og SLS. En beskrivelse af de administrative systemer, som i stedet anvendes, skal fremgå af institutionens instruks om regnskabsvæsenets tilrettelæggelse. Center for Tegnsprog og Tegnstøttet Kommunikation anvender ikke SLS. En beskrivelse af det administrative lønsystem, som i stedet anvendes, skal fremgå af institutionens instruks om regnskabsvæsenets tilrettelæggelse. Danmarks Forvaltningshøjskole anvender økonomisystemet Axapta samt SLS. En beskrivelse af Axapta skal fremgå af institutionens instruks om regnskabsvæsenets tilrettelæggelse. 8.4 Revision af administrative systemer Revisionen af, at korrekt anvendelse af de statslige administrative systemer Navision Stat og SLS - får den korrekte virkning for opgaver udført i systemerne, påhviler Rigsrevisionen. Den tilsvarende revision for de lokale systemer XAL-Stat og EAYS-Ø påhviler Undervisningsministeriet, som foranlediger, at der udarbejdes rapporter vedrørende den revisionsmæssige gennemgang af edb-anvendelse i forbindelse med SIS og XAL-Stat samt EASY-A og EASY-Ø. Der henvises i øvrigt til bekendtgørelse nr af 12. december 2003 om revision og tilskudskontrol m.m. ved Centre for Videregående uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v.. 9. Kontoplaner Institutioner under selvejeloven skal anvende en fælles tværgående kontoplan, jf. dog pkt. 8.3 Øvrige administrative systemer. Kontoplanen skal bl.a. tilgodese ministeriets krav om udarbejdelse af årsrapport samt hoved- og nøgletal, jf. regnskabsbekendtgørelsen, institutionernes interne styringsbehov og samspillet med StatensLøn- System (SLS). I XAL-Stat oprettes og vedligeholdes kontoplanerne i systemets finansmodul. Den løbende bogføring kan omfatte 40 karakterer, fordelt på nedenstående fire dimensioner, hver indeholdende 10 karakterer: - Kontonummer (artskonto) - Afdeling - Bærer og - Formål. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 15 af 19

16 Institutionerne kan frit disponere over dimensionerne "Afdeling" og "Bærer". For institutioner, som udfører indtægtsdækket virksomhed og tilskudsfinansierede aktiviteter, skal den interne kontoplan være opbygget således, at disse aktiviteter kan udskilles i et særligt regnskab. Ministeriets krav til obligatoriske arts- og formålskontoplaner er beskrevet nedenfor. 9.1 Artkontoplan Ministeriets obligatoriske artskontoplan (Bilag 1.01) indgår i det op til 10-cifrede kontonummer, som udgør nøglen til finansmodulet i XAL-Stat. Ved hjælp af artskontoplanen specificeres arterne inden for indtægter, omkostninger, aktiver og passiver. Brugen af XAL-Stat forudsætter desuden en række tekniske konti på statussiden (afstemningskonti mv.). Den obligatoriske artskontoplan omfatter kontonummerets 4 første cifre. I det omfang kontonummerets 4. ciffer er anført med X, kan institutionerne anvende dette ciffer til en individuel underopdeling af den pågældende artskonto. Kontonummerets resterende 6 cifre kan frit anvendes af institutionerne til underopdeling af artskontiene. Kontonummeret kan tilknyttes faste oplysninger om modkontering, momsberegning, krav om faste oplysninger i de øvrige dimensioner mv. Kontonummeret danner også grundlag for udskrivning af en række standardrapporter, som for eksempel balancer og posteringslister. 9.2 Formålskontoplan Ministeriets obligatoriske Formålskontoplan (Bilag 1.02) skal anvendes af institutioner, som er omfattet af selvejelov-instruksen. Formålskontoplanen anvendes i forbindelse med angivelse af hovedformål, jf. ministeriets krav til institutionerne om udarbejdelse af årsrapport, herunder hoved- og nøgletal. Anvendelse af formålskontoplanens 1. og 2. ciffer er obligatorisk, og må ikke fraviges. Formålskontoplanens 3. og 4. ciffer er valgfri, men anbefales anvendt. Fordelingen af omkostninger på udadrettede formål og fællesudgifter er nærmere beskrevet i Vejledning til Formålskontoplan (bilag 1.03). 10. Nulstilling af drift Nulstilling anvendes til at danne driftsresultatet og overføre det til status, før regnskabet kan afsluttes ("lukkes"). Xal-Stat-systemet gennemgår alle driftsposteringer og opgør saldoen for hver konto. Summen heraf vil være driftsresultatet (eller det foreløbige driftsresultat, idet nulstilling kan foretages så ofte, man ønsker). Alle driftskonti nulstilles automatisk med modpostering på resultatkontoen under balancen (91.80.xx Årets bevægelser). Resultatet skal herefter omposteres manuelt fra resultatkontoen til en egenkapitalkonto. Før sidste nulstilling skal man sikre sig, at alle driftsposteringer (lønreguleringer, fordelinger, afskrivninger og periodiseringer) er foretaget. Når alle afsluttende posteringer er bogført, skal regnskabsåret lukkes. Et lukket regnskabsår kan ikke genåbnes. Derfor skal man afvente, at institutionens årsrapport er revideret og godkendt. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 16 af 19

17 For en nærmere teknisk beskrivelse henvises til Brugervejledning for XAL-Stat. 11. Kantinedrift ved Selvejelovinstitutioner Hjemmelsgrundlag og organisationsform Al kantinedrift ved Centre for Videregående Uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v. er omfattet af Finansministeriets cirkulære nr. 27 af 6. februar 1998 om personalekantiner m.v. Undervisningsministeriet yder ikke særskilt tilskud til kantinedrift. Dersom en institution måtte vælge at støtte kantinedriften i overensstemmelse med nævnte cirkulære, skal udgifterne i forbindelse med kantinedriften afholdes inden for de allerede udmeldte tilskud. Priserne i kantinen skal fastsættes således, at prisniveauet svarer til prisniveauet i andre offentlige og private kantiner. Kantinevirksomheden skal etableres således, at institutionen hverken pådrager sig noget økonomisk ansvar for kantinens driftsmæssige resultat eller noget erstatningsansvar for skader i forbindelse med kantinedriften. Dette hensyn skal normalt søges tilgodeset ved med mellemrum at udbyde kantinedriften med henblik på bortforpagtning af kantinen til en selvstændig entreprenør, forpagter eller en forening oprettet af personalet. Efter kantinecirkulærets 5, stk. 2, kan kantinen etableres eller opretholdes som en del af den pågældende institution. Denne mulighed er alene til stede på Centre for Videregående Uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelse m.v., hvor køkkenundervisning indgår som en del af institutionens godkendte uddannelsesudbud, fx husholdningsseminarier. Etablering eller opretholdelse af kantine efter denne bestemmelse forudsætter dog Undervisningsministeriets forudgående godkendelse. Institutionen skal i forbindelse med ansøgning om godkendelse efter denne bestemmelse godtgøre, at kantinen er et nødvendigt led i undervisningen på den pågældende institution eller må anses for naturligt forbundet med institutionens karakter, samt at dette, alle forhold taget i betragtning, er mere økonomisk for institutionen end etablering af en kantine, der drives af selvstændig entreprenør, forpagter eller personaleforening. Institutionen bør have indseende med, at kantinen drives økonomisk rationelt, og bør om nødvendigt tage skridt til afhjælpning af mangler i så henseende. Institutionens bidrag til kantinedriften Institutionen kan vederlagsfrit stille følgende faciliteter til rådighed for kantinedriften: lokaler varme vand lys el/gas køkkenmaskiner og udstyr i øvrigt møbler, gardiner m.v. porcelæn, glas, bestik vaske- og opvaskemidler Inventar, udstyr og løsøre i øvrigt, der er stillet til rådighed for kantinedriften, forbliver institutionens ejendom og vedligeholdes for institutionens regning. Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 17 af 19

18 Institutionen kan i øvrigt dække en del af de med kantinens drift forbundne lønudgifter med henblik på at sikre et prisniveau, der svarer til prisniveauet i andre offentlige og private kantiner. Institutionen kan ikke på anden måde bidrage til fremskaffelse af kapital til kantinedrift. Institutionens udgifter til kantinedrift optages som driftsudgifter, fordelt på de respektive arts- og formålskonti, jf. institutionens kontoplan. Bortforpagtning af kantinen til en selvstændig entreprenør, forpagter eller en forening oprettet af personalet: Såfremt kantinen er overladt til selvstændig entreprenør, forpagter eller personaleforening, skal vilkårene for kantinedriften være fastlagt skriftligt. Herunder skal institutionens forpligtelser over for kantinen udtømmende fastlægges. Det skal i denne forbindelse præciseres, at institutionen ikke hæfter for tredjemand kontrakts- eller erstatningsmæssige krav over for kantinen samt, at kantinens selvstændighed klart skal fremgå over for tredjemand, herunder at alle forsikringer, der er forbundet med drift af kantinen, skal tegnes og afholdes af den, der driver kantinen. Det skal endvidere tilkendegives som et vilkår, at institutionen og institutionens revisor samt Rigsrevisionen efter eget skøn har adgang til at iværksætte videre undersøgelser, herunder af kantinens forretningsmæssige drift som helhed. Inden hvert regnskabsårs begyndelse indsendes et budget for kantinens drift med angivelse af institutionens bidrag til kantinen til institutionens godkendelse. Bidraget kan ydes, fx kvartalsvis forud, som et aconto-bidrag, der reguleres på grundlag af det reviderede og godkendte regnskab. Kantinens regnskab skal være underkastet revision ved en statsautoriseret eller registreret revisor. Det reviderede regnskab indsendes senest 3 måneder efter regnskabsårets udløb til institutionens godkendelse. Såfremt institutionen i tilfælde af personaledrevet kantine fører kantinens regnskab, skal der hertil anvendes en separat regnskabskreds. Hvis der sker mellemregning med øvrige regnskabskredse - eksempelvis ved anvendelse af fælles kasse, kreditorsystem el. lign. - skal der ske afregning/udligning af sådant mellemværende mindst én gang månedligt. Etablering eller opretholdelse af kantinen som en del af den pågældende institution Såfremt institutionen har fået Undervisningsministeriets godkendelse til at drive kantinen som en del af den pågældende institution, er kantinen i det hele underlagt de regler, der tilskuds-, regnskabs- og revisionsmæssigt er gældende for institutionen i øvrigt, herunder statens regler for løn- og ansættelsesvilkår og reglerne om statens selvforsikring. Institutionens interne regnskabssystem skal tilrettelægges således, at der er mulighed for at kontrollere de med kantinens drift forbundne udgifter og indtægter samt de kalkulationer, der ligger til grund for prisfastsættelsen. Organisationsformen indebærer, at alle udgifter og indtægter afholdes af/tilfalder institutionen og skal registreres herunder på de respektive arts- og formålskonti. 12. Statens selvforsikringsordning For administration af statens selvforsikringsordning henvises til Undervisningsministeriets retningslinjer for administration af statens selvforsikringsordning vedr. statsinstitutioner, institutioner for erhvervsrettet uddannelse, Centre for Videregående Uddannelse og andre selvejende institutioner for videregående uddannelser på Undervisningsministeriets ressortområde Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 18 af 19

19 Undervisningsministeriets Selvejelovinstruks juli 2006 Side 19 af 19