Bestyrelsesmøde for Vollsmose Sekretariatet

Transkript

1 Bestyrelsesmøde for Vollsmose Sekretariatet Sted: Vollsmose Sekretariatet, Vollsmose Allé 10, 5240 Odense NØ Tid: Mandag den 12. juni 2016 kl Tilstede: Afbud: René Junker, Anne Velling, Thomas Hansen, Bjarne Andersen, Carsten Henriksen, Jens Pilholm, Michael Willaume, Jacob Michaelsen, Thomas Skov Jensen, Nanna Muusmann Bettina Pedersen, Erik Knudsen REFERAT Referat fra bestyrelsesmøde den 18. april 2017 var godkendt. Der foregik ingen yderligere opfølgning. Punkter til beslutning 1. Konstituering af bestyrelsen med nyt bestyrelsesmedlem I henhold til partnerskabsaftale mellem Odense Kommune og boligorganisationerne sammensættes Vollsmose Sekretariatets bestyrelse af tre repræsentanter fra den øverste administrative ledelse i boligorganisationerne CIVICA og FAB, tre repræsentanter fra Odense Kommunes øverste administrative ledelse samt tre beboerrepræsentanter på baggrund af valg ved Samarbejdsrådet. Desuden er der mulighed for at inddrage op til tre eksterne bestyrelsesmedlemmer. I forbindelse med, at bestyrelsesmedlem William Hansen har trukket sig fra Samarbejdsrådet, er William tillige trådt ud af Vollsmose Sekretariatets bestyrelse. Thomas Skov Jensen blev den 8. juni valgt af samarbejdsrådet som ny repræsentant på vegne af beboerdemokratiet i de ni boligafdelinger i Vollsmose. Beslutning: Bestyrelsen konstitueredes med nyt medlem valgt på samarbejdsrådet, og som sammen med Bjarne Andersen og Bettina Pedersen repræsenterer Vollsmoses beboerdemokrati i bestyrelsen. Velkommen i bestyrelsen til Thomas Skov Jensen. 2. Omorganisering af den koordinerende projektgruppe I marts 2015 besluttede bestyrelsen, at realiseringen af infrastrukturplanen er forankret ved Vollsmose Sekretariatet, som er partnerskabets organisation. I december 2015 nedsatte bestyrelsen en koordinerende projektgruppe og udpegede driftschef Claus Jacobsen fra Civica, projektchef Henrik Max Rasmussen fra FAB og afdelingschef Henrik Lumholdt fra

2 By- og Kulturforvaltningen til at udgøre den koordinerende gruppe sammen med Vollsmose Sekretariatet. Den koordinerende projektgruppe har siden da fungeret i henhold til sit kommissorium, som beskriver, hvorledes gruppen har til opgave, at sikre koordineringen på tværs af partnerne i den praktiske forberedelse og udmøntning af infrastrukturplanen samt sikre sammenspil og sammenhæng med boligorganisationernes helhedsplaner for fysiske renoveringer samt til kommunale renoveringer og anlæg. I løbet af 2016 har den koordinerende projektgruppe gjort en række forberedelser, som gør det mulig i løbet af 2017 og 2018 at påbegynde anlægsarbejdet på flere af infrastrukturplanens delprojekter med afsæt i fælles totalrådgivningsramme og en samlet plan. Snart vil forberedelsesfaserne skride over i udbuds- og anlægsfaser, og den koordinerende projektgruppes opgave bliver stadig mindre. Odense Kommune har imidlertid etableret en programorganisering, som skal understøtte Odense Kommunes arbejde med at løfte de otte politiske mål for Vollsmose-bydelens udvikling. Programorganiseringen har syv særligt udpegede temaer og en inklusion af Vollsmosepartnerskabet med boligorganisationerne og beboerne ved Vollsmose Sekretariatet. Fire af de syv temaer infrastrukturplan, fysiske helhedsplaner, strategisk salg af areal og letbanens etape 2 har alle en direkte sammenhæng med eller forventes koordineret med infrastrukturplanens realisering. I særlig grad har der i hele infrastrukturplanens forberedelse været et skarpt fokus på, at infrastrukturplanens nye anlæg skal være tæt koordineret og tilrettelagt i samspil med bydelens fysiske helhedsplaner, som betyder boligrenoveringer i stor skala med bevillinger fra Landsbyggefonden. I den forbindelse foreslås nu, at den koordinerende projektgruppe udvides både med arbejdsfelt og personkreds. Det foreslås, at den koordinerende projektgruppe fortsat koordinerer samarbejdet, som sikrer en fælles realisering af infrastrukturplanen men fremadrettet også koordinerer fælles planlægning, forberedelse og realisering af de kommende fysiske helhedsplaner i Vollsmose, således boligrenoveringerne forankres i partnerskabet mellem boligorganisationer, beboere og Odense Kommune ved Vollsmose Sekretariatet. For at den koordinerende projektgruppe kan varetage koordinering af både infrastrukturplan og fysiske helhedsplaner, forslås udvidelse af personkredsen i den hidtil lille og dynamiske koordineringsgruppe. Det foreslås, at den koordinerende projektgruppe fremadrettet udgøres af: By- og Kulturforvaltningen ved afdelingschef Thomas Østergaard (infrastruktur) og Karen Sommer (fysiske helhedsplaner) Borgmesterforvaltningen ved stabschef Bystrategisk Stab Carsten Henriksen og programleder Hanne Rosenberg Christiansen Civica ved driftschef Claus Jacobsen og byggechef Bente Karlskov FAB ved projektchef Henrik Max Rasmussen og projektleder Franz Leitner Vollsmose Sekretariatet ved projektchef Michael Larsen (infrastruktur) og sekretariatschef Nanna Muusmann

3 Den koordinerende projektgruppe forventes fortsat at mødes 4-6 gange årligt, kommissoriet skal omfatte koordinering af de fysiske helhedsplaner, Vollsmose Sekretariatet forventes at service den koordinerende projektgruppe fortsat. Den koordinerende projektgruppe kan udvides med arbejdsfelt og personkreds allerede fra den 1. august 2017 og således sikre fremdrift i den fælles koordinering af de fysiske helhedsplaner. Bestyrelsen er særligt optaget af, at de forestående boligrenoveringer bliver et centralt tema for bestyrelsens drøftelser på lige fod med infrastrukturplanen med henblik på at også boligrenoveringerne understøtter de samlede strategiske overvejelser samt otte politisk mål. Denne organisering omhandler alene Vollsmose på grund af Vollsmoses særligt store omfang, bydelens omfattende problemstilling og det særlige strategiske fokus på at løfte bydelen. Odense Kommune og boligorganisationerne i byen vil i andre sammenhænge fortsætte en dialog om et koordineret samarbejde om boligrenoveringer af byens øvrige almene boliger. Infrastrukturplanens hovedprincipper Bestyrelsen drøftede det forhold, at infrastrukturplanens realisering i dag tilrettelægges og at der i den praktiske fase tages en række forbehold ikke mindst økonomiske. Det er afgørende for bestyrelsen, at planens hovedprincipper ikke ændres. Såfremt der er forslag, som afviger principielt fra den vedtagne infrastrukturplan, skal forslagene forelægges bestyrelsen. Dette gælder eksempelvis et konkret eksempel såsom den kommende bygades strækning. Beslutning: Bestyrelsen beslutter at udvide den koordinerende projektgruppes arbejdsfelt fra primært at koncentrere sig om infrastrukturplanen til også at omfatte det fælles, koordinerende arbejde med fysiske helhedsplaner i Vollsmose, og at personkredsen udvides som beskrevet herover. Som følge heraf, skal udkast til et opdateret kommissorium for den koordinerende projektgruppe fremlægges for bestyrelsen på kommende bestyrelsesmøde den 4. september Desuden skal Landsbyggefonden gøres bekendt med, at Vollsmose Sekretariatet i rollen som både varetagende af den boligsociale helhedsplan, projektorganisation for infrastrukturplanen og partnerskabsorganisation for partnerskabet mellem Odense Kommune og boligorganisationerne udnytter sine midler til at understøtte den samlede koordination af de kommende fysiske helhedsplaner/boligrenoveringer også. Endeligt understregede bestyrelsen, at den skal forelægges eventuelle principielle afvigelse fra infrastrukturplanen, som den foreligger i godkendt form. Punkter til drøftelse 3. Forventninger til Vollsmose Sekretariatet Vollsmose Sekretariatet samarbejder ofte med både boligorganisationer og Odense Kommune og en lang række andre parter lokalt og nationalt om at dele viden, tilrettelægge oplæg eller notater og

4 sagstekster, understøtte dataindsamling eller finde cases på arbejdsmetoder. Sekretariatet trækker i den forbindelse på hele organisationens netværk heriblandt beboerne og beboerdemokratiet. Gennem den seneste tid har sekretariatet oplevet at stå i forskellige dilemmaer i forhold til politiske interesser samt at medvirke i sammenhænge, som efterfølgende giver anledning til diskussion sammenhænge, som så efterfølgende bliver aflyst. Sekretariatet skal som partnerskabsorganisation, projektorganisation og netværksorganisation være skarp på at pleje, servicere, samskabe i og understøtte de processer, som foregår i både kommune, boligorganisationer og beboerdemokrati og sikre det bedst mulige samspil. Drøftelse: Bestyrelsen drøftede, hvilke forventninger bestyrelsen til sekretariatets funktion i forhold samarbejde, netværk og servicering. Bestyrelsen er opmærksom på, at der arbejdes med at skabe den bedst mulige forventningsafstemning med de mange samarbejdsparter sekretariatet og dermed partnerskabet indgår i. 4. Temapunkt: Flere i arbejde Vollsmose Sekretariatet arbejder til stadighed tættere sammen med de almindelige kommunale beskæftigelsestiltag. Hvordan understøtter sekretariatet aktuelt målene om flere i arbejde? Hvor sættes der ind? Kort oplæg ved/nanna Drøftelse: Bestyrelsen drøftede en række forhold, herunder: Centrale fokuspunkter for i det udførende arbejde er at understøtte flest mulige i at uddanne sig, at sikre at flest mulige aktivitetsparate gennem diverse tiltag bliver jobparate og understøtte samarbejdet med virksomhederne herunder arbejdspladsskabelse. Et stadig tættere samarbejde mellem de almindelige kommunale beskæftigelsestilbud og de ekstraordinære boligsociale tiltag er fortsat i fokus. Det vil være interessant og gavnligt at have faste undersøgelser af uddannelsesniveauet og ledigheden i hver boligafdeling i Vollsmose med det formål at målrette specielle tiltag i højere grad samt bryde bydelen op frem for at fastholde det store ensartede billede af bydelen. Punkter til orientering 5. Program til studieturen Program for studieturen 2017 rundsendes forud for bestyrelsesmødet. Deltageskaren er inviteret.

5 6. revurdering af formål og ny struktur på siden Vollsmose Sekretariatet har arbejdet på at styrke organisationens visuelle identitet. Navn, logo og visuel identitet er sat i spil. Inden længe går ny hjemmeside i luften. Den 1. september er planen. Domænenavnet vil fortsat være men Vollsmose Sekretariatet og herunder Vollsmose Avisen vil være eneafsender på hjemmesiden. Vollsmose Kulturhus og Vollsmose Torv vil have etableret deres egne hjemmesider. 7. Udviklingstiltag på Bøgetorvet Civica har inviteret samarbejdspartnere og beboere ind i et tæt samarbejde om en udviklingsproces med henblik på at gøre Bøgetorvet tryggere. 8. Nej-til-bander-kampagne i Vollsmose Særlige Vollsmose-tiltag med henblik på at understøtte kampen mod bander. 9. Aktuelle fonde Lige nu foregår der konkret en proces med AP Møllers Sociale Fond, hvor Vollsmose Sekretariatet i samarbejde med Kontrol og Regres i Odense kommune ansøger om midler til en Erhvervs- og iværksætteri-indsats. B1909 s har gennem længere tid arbejdet med et beskæftigelsesprojekt, men det er uklart om B1909 forfølger initiativet. Her er der endnu ikke fundet en pulje, men det kunne være Løkkefonden eller Bikuben. Velux-fonden har givet afslag til en særlig forebyggende børn og familieindsats i samarbejde med Sundhedsplejen i Nord. 10. Eventuelt Intet