Digital forvaltning på tværs af den offentlige sektor

Transkript

1 Dgtal forvaltnng på tværs den offentlge sektor Manager Lars Andersen PLS RAMBØLL Management A/S oktober 2002

2 Den Dgtale Borger 2002

3 Konklusoner Nettet er blevet hverdag sær brugsfrekvensen er steget 71% danskerne har prøvet nettet 45% bruger det daglgt Udlgnng på tværs beskæftgelse køn Blandt LO-medlemmer var 50% nternetbrugere I 2002 er det 79%. Selvstændge var 55% I 2002 er de oppe på 84% Blandt kvndelge nternetbrugere benytter 56% homebankng, blandt mændene er det 63%. Alder tlknytnng tl arbejdsmarkedet gørende Blandt danskere 50 erne er 69% nternetbrugere. Blandt pensonster er det det kun 20%

4 Konklusoner Kendskab brug offentlge e-servce stger kun langsomt 2001 vste 29% mulgheden for udfylde flyttemeddelelse på nettet. I 2002 er det 34% Men danskerne har store forventnnger tl offentlge e-servce Hele 69% alle nternetbrugere ønsker det offentlge øget omfang skal udbyde servces vs nettet. 64% nternetbrugerne sger, de fremtden vl benytte flere de offentlge servces på nettet. Kommunkerer gerne dgtalt 39% foretrækker modtage e-mal frem for breve fra det offentlge. Samtdgt foretrækker 43% gve oplysnnger tl det offentlge va nettet. 60% nternetbrugere vl gerne betale regnnger tl det offentlge va nettet.

5 Konklusoner Spare td er gørende 90% de danskere der leverer deres selvangvelse dgtalt, begrunder det med det er hurtgere mere effektvt 81% alle nternetbrugere mener dgtal selvbetjenng kan spare dem td Danskerne kræver kendskab, tdsbesparelse overskuelghed for benytte offentlge e-servces net mere. Næsten halvdelen vl stemme va nettet 44% vl gerne stemme va nettet 31% vl gerne gve deres menng tl kende va nettet

6

7 Dagrundlag Målgruppen: 400 største prve vrksomheder Mnsterer, styrelser stsnsttutoner Alle amtskommunerne 100 største kommuner Besvarelserne dækker ca arbejdspladser De 176 prve vrksomheder har en omsætnng på ca. 403 ma. kr. Rettet Stkprøve Besvarelser Svarprocent henvendelse tl Prve vrksomheder % Offentlge vrksomheder % I alt %

8 Borgerne efterspørger enkle ndgange fra det offentlge der er behov for tværgående sagsbehandlng. Modenheden e-servce på nettet Informoner Rekvrerng Beregnng Indberetnng Sagsbehandlng Tværgående sagsbehandlng 94% 70% 50% 49% 19% 4% Kun Kun 4% 4% de de offentlge offentlge nsttutoner nsttutoner er er gået gået sammen sammen om om levere levere en en sammenhængende sammenhængende servce servce 80% 80% tlkendegver, tlkendegver, behovet behovet er er der der Den Den Dgtale Dgtale Borger Borger % 81% vl vl spare spare td td va va selvbetjenng selvbetjenng vl vl derfor derfor kun kun gå gå ét ét sted sted hen hen Den Den Dgtale Dgtale Borger Borger /3 2/3 danskerne danskerne mener, mener, man man bør bør belønne belønne borgere, borgere, der der benytter benytter dgtale dgtale servces servces Brcks Brcks rule rule the the clcks clcks

9 Dgtal forvaltnng er en kæmpe opgave vl kræve et langt sejt træk. Rsko for skepss skuffede forventnnger som effektvserngsnstrument - på kort sgt Forventnnger tl dgtal forvaltnng Forventnnger Lov om elektronsk sgnur Infosamfundet 2000 Dgtal Forvaltnng Den Dgtale Task Force sætter fokus på barrerer lovgvnngen Danmark på Nettet Bonnerup-rapporten ESDH sten resulterne har kke ndfret forventnngerne Det Dgtale Nordjylland SKI-tale om dgtal sgnur skaber kke gennembrud anvendelsen Omstllng tl netværkssamfundet SKI-ESDH-udbud lyses ersttes et samlet offentlgt udbud Mange venter stadg på dgtal sgnur Det Dgtale Danmark Servce & Velfærd Større organsorske De dgtale tlpasnnger Standardseret kommuner brugerdentfkon Sammenhængende rejseplanen.dk Dgtal forvaltnng skuffer web-servces ndberetnng.dk som effektvserngsnstrument I gang med Dgtal Forvaltnng 2%-grønthøsteren henter effektvserngsgevnsten Udvklng vsonen Forventnngerne topper Fokus på barrererne Skuffede forventnnger Det seje træk skaber resulter Dgtal forvaltnng er kke længere et projekt

10 Bedre projektledelse - sær sten er der sket et voldsomt sprng. Men der er stgende udfordrnger med projektmålsætnnger projektlederressourcer, der kan betyde forrnget effektvtet Projektværktøjer Effektvtetsmålnger gennemførte projekter? Fælles projektmodel? 0% 21% 38% 43% 54% 57% Kommune Amt St En En række række succesfulde succesfulde IT-projekter IT-projekter har har gennem gennem best best practce practce vst vst vejen vejen gvet gvet postv postv ndflydelse ndflydelse pfølgnng på evne tl ennemføre IT-projekter? 14% 32% 63% Barrerer for organsorsk forandrng (offentlge) Løbende rskovurderng? Leverandørpoltk for IT-ndkøb? 29% 40% 58% 68% 72% Uklar projektmålsætnng 82% 27% 30% IT prakss 2002 IT prakss 2001 IT prakss % 20% 40% 60% 80% 40% Bonnerup-rapporten Bonnerup-rapporten har har tydelgt tydelgt s s st st præg præg Manglende projektlederressourcer 28% 34% Note: Der er kke sammenlgnelge tal for alle kegorer 0% 20% 40%

11 Udvklng større effektvtet (offentlge) IT bdrager stgende grad tl effektvserngsgevnster. Effektvserng drver nvesterngerne teknol. Bundlnen er kommet fokus. E-handel drves procesforbedrnger dgtal forvaltnng drves nye servces uden et tværgående fokus IT prakss % IT prakss 2001 IT prakss % 69% 22% 22% de de offentlge offentlge vrksomheder vrksomheder reducere reducere medarbejderantallet medarbejderantallet ved ved ndførsel ndførsel IT IT mod mod 14% 14% IT prakss % 0% 20% 40% 60% 80% 80% 75% Årsager tl teknol-adopton 72% Offentlge Prve 41% 41% har har effektvseret effektvseret va va e-handel e-handel 60% 56% 50% 49% Under Under 10% 10% har har effektvseret effektvseret va va dgtal dgtal forvaltnng forvaltnng 40% 20% 35% Men Men kun kun godt godt hver hver tredje tredje måler måler 0% Ønske om effektvserng nterne forretnngsprocesser Ønske om effektvserng forretnngsprocesser med samarbejdspartnere Teknol er en forudsætnng for kunne opfylde vrksomhedens forretnngsstreg

12 Hyppge teroner stregarbejdet gver godt ledelsesengagement gode reloner mellem IT- forretnngsenheder. Vrksomheder med IT-stregen ntegreret forretnngsstregen oplever de laveste barrerer Oplevet Betydnngen IT-stregens alder for reloner engagement OVERVEJE UDVIKLE 46% 46% de de prve prve vrksomheder vrksomheder arbejder arbejder med med IT-streg IT-streg som som en en nurlg nurlg del del den den IT-stregske IT-stregske planlægnng planlægnng IT-streg fra 1998 eller tdlgere Oplevede problemer Reloner mellem IT forretnngsenheder IT-streg fra IT-streg fra IT-streg fra 1998 eller tdlgere IT-streg ntegreret forretnngsstreg Ledelsesengagement IT-streg fra IT-streg fra IT-stregprocessen IT-stregprocessen går går fra fra være være et et projekt projekt tl tl blve blve en en løbende løbende justerng justerng koordnerng koordnerng streger streger ntver ntver IT-streg ntegreret forretnngsstreg Ikke oplevet Mndre vgtgt OBSERVERE Hvor vgtgt er det ved mplementerng FASTHOLDE Meget vgtgt Manglende Manglende ledelsesfokus ledelsesfokus gver gver støvede støvede streger streger

13 Der sættes kke kun længere strøm tl de gamle rutner. Processer re-desgnes, nye opgavetyper opstår. Forandrnger gver resulter Typer forandrnger (kommuner) Outsourcng udvalgte forretnngsprocesser eller støttefunktoner Redukton medarbejderantal 8% 18% IT IT bdrager bdrager tl tl stadg stadg øget øget effektvtet. effektvtet. Er Er vokset vokset fra fra 51% 51% tl tl 74% 74% Centralserng opgaver 32% Effekt organsorsk omstllng 80% ndrede kompetence-/ansvarsforhold 39% Mest organsorsk forandrng Mndst organsorsk forandrng Mddel organsorsk forandrng 61% Indførelse dstancearbejdspladser 40% 60% 55% 55% Decentralserng opgaver 59% Udvklng nye opgavetyper servces 60% 40% 35% 23% 25% Ændrede arbejdsprocesser 73% 0% 20% 40% 60% 80% 20% 16% 13% 16% Hvor Hvor den den prve prve sektor sektor centralserer, centralserer, sker sker der der forts forts prmært prmært en en decentralserng decentralserng den den offentlge offentlge sektor sektor 0% Servce- kvaltetsforbedrnger Effektvserngsresulter Medarbejderresulter

14 Kommunesamarbejde antager mange former. Dgtale Kommuner gver kke besparelser på kort sgt. Uskkerhed om gevnst kan fastholdes, sektoropdelng organsorske grænser er de største udfordrnger. Kommunesamarbejde skal ses stregsk perspektv Ad hoc Fælles planlæg- Fælles ressource- Mellemkommunale Fælles udførende Samarbejde nng streg kapactetsstyrng betalngsordnnger nveau/forvaltnng Barrerer for servcefællesskaber (kommuner) Organsonen har behov for synlghed Modstand mod centralserng Jurdske/ansvarsmæssge forhold 34% 42% 52% Samarbejde gennem partnerskaber 40% fællesskaber Hdtdge erfarnger med den store model Hdtdge erfarnger med den store model En stor organsorsk poltsk udfordrng En stor organsorsk poltsk udfordrng På drftstunge områder (merelgård, løn & På drftstunge områder (merelgård, løn & personale) er det mulgt opnå effektvserng personale) er det mulgt opnå effektvserng Oftere faglg styrkelse end økonomsk besparelse Oftere faglg styrkelse end økonomsk besparelse Fælles dgtal nfrastruktur er en forudsætnng Fælles dgtal nfrastruktur er en forudsætnng Forventer, stordrftsfordel realseres på sgt Forventer, stordrftsfordel realseres på sgt Indtl nu Fremover Sektoropdelng organorske grænser 60% 20% 45% 23% or stor uskkerhed forhold tl kunne fastholde effektvserngsgevnst 0% 20% 40% 60% 66% 0% 6% Etablerng servcefællesskaber med andre organsoner 2% Partnerskaber/andre nye samarbejdsformer med prve vrksomheder

15 Stort uudnyttet effektvserngspotentale dgtal forvaltnng det store fokus har været nformon det er kke her, effektvteten lgger. ESDH er et need to have, men gevnsterne er svære hve hjem. Samarbejde på tværs er nødvendgt Effektvserngspotentalets udnyttelse (kommuner) Ved selvbetjenng på nternettet - uden brug dgtal sgnur Ved nformere borgerne va nternettet 30% 20% 10% Ved anvendelse elektronsk sags- dokumenthåndterng Informonsndssen Informonsndssen kan kan vrke vrke som som reklame reklame gve gve endnu endnu flere flere henvendelser henvendelser samtdg samtdg blver blver henvendelserne henvendelserne mere mere komplekse komplekse 0% Effektvserngspotentalets omfang (kommuner) Ved nformere borgerne va nternettet 80% Ved selvbetjenng på nternettet - med brug dgtal sgnur 51-75% % Ved etablerng servcefællesskaber på tværs forvaltnngsgrænser 60% 40% Ved selvbetjenng på nternettet - uden brug dgtal sgnur 20% Ved anvendelse elek. sags- dokumenthåndtern 0% ESDH-systemerne ESDH-systemerne er er ofte ofte lavet lavet tl tl journalmedarbejdere journalmedarbejdere opleves opleves som som tunge tunge øvrge øvrge medarbejdere medarbejdere processer/arbejdsgange processer/arbejdsgange skal skal ændres ændres for for realsere realsere effektvserngspotentaler effektvserngspotentaler Ved selvbetjenng på nternettet - med brug dgtal sgnur Stort Meget stort Ved etablerng servcefællesskaber på tværs forvaltnngsgrænser

16 Få har ndtl vdere skabt effektvserngsgevnster va dgtal forvaltnng, men forventnngerne er der. Den dgtale forvaltnng har ht fokus på egen berettgelse va nye bedre servces, men kke på besparelser. Omvendt den prve sektor Effekter dgtal forvaltnng (kommuner) Resulter e-handel Økonom- ressourcebesparelser 3% 57% Fremover Indtl nu Kortere forsynngskæde 32% Tættere ddragelse/samspl med orgere vrksomheder 15% 77% Nye produkter/servces (fx nteraktv betjenng) Nye samarbejdsformer med partnere 34% 36% Bedre servce for borgere/vrksomheder 35% 94% Større synlghed markedet 37% Nye servces 32% 84% Ronalserng effektvserng nterne processer 41% 0% 20% 40% 60% 80% 0% 20% 40 Kun 6% kommunerne er gået sammen om levere en sammenhængende servce Udbud Efterspørgsel Den Dgtale Borger % vl spare td va selvbetjenng gennem enkle ndgange tl det offentlge

17 Succesfuld forandrngsledelse kræver bevdsthed om modenhedsnveau klar rollefordelng. Skab motvon engagement blandt mellemlederne Barrerer for forandrng (kommuner) Faggrænser/krav fra faglge organsoner Mangelfuld udd. medarbejdere Manglende projektlederkompetencer 8% 24% 29% Målsætnng Mdler Modenhed Mod Uklar ansvarsfordelng 30% Uklar projektmålsætnng 35% Manglende projektlederressourcer 40% Manglende omstllngsparhed Manglende edelsesfokus/-opbaknng 57% 57% 0% 20% 40% 60% Kommunerne Kommunerne savner savner oftere oftere ledelsesengagement ledelsesengagement omstllngsparhed omstllngsparhed Mellemlederen Mellemlederen er er den den vgtgste vgtgste brk brk ndførelsen ndførelsen nye nye arbejdsprocesser arbejdsprocesser

18 Dgtal forvaltnng Stregske udfordrnger 2002 IT prakss 2002 Den dgtale borger 2002

19 De offentlge vrksomheder skal postonere sg det dgtale landskab kun de færreste vrksomheder er bedre end sammenlgnelge organsoner på alle områder Få specalsernger stuonen dag Portaludbyder Portalcentreret Portalcentreret Skaber Skaber værd værd ved ved tlbyde tlbyde enkle enkle ndgange ndgange - - der der kan kan pr. pr. defnton defnton kun kun være være få få Udbudscentreret Den typske offentlge e-servceorganson Indholdsudbyder Servceudbyder Udbudscentreret Udbudscentreret Skaber Skaber sn sn værd værd ved ved tlbyde tlbyde de de servces, servces, organsonen organsonen er er s s verdenen verdenen for for levere levere Portalcentreret Produktonscentreret Fokus på ndhold Indholdsproducent Servceproducent Fokus på forretnngslk Produktonscentreret Produktonscentreret Skaber Skaber sn sn værd værd va va unkt unkt ndhold ndhold eller eller forretnngslk forretnngslk

20 Dgtale postoner (den nødvendge specalserng) Portaludbyder - Borgerportalen - Erhvervsportalen - Sundhedsportalen Produktonscentreret Udbudscentreret Indholdsudbyder - Operons- ventelsteststk (nfo.sum.dk) - Danmarks Ststk Servceudbyder - Letløn - Bblotek.dk - Netborger.dk Portalcentreret Indholdsproducent - Retsnformon -CPR-regstret - Kort- geoda Fokus på ndhold Servceproducent - KMDs systemer -NavsonSt - Kommunale servcefællesskaber (ex. sk) Fokus på forretnngslk

21 Arktektur Lednngsejer GIS system ESDH system Ansøgnnger Krav Mulgheder Lednngsda Kortda Osv. Afgørelser Best-Practse Sagsda Lednngsejer GIS system ESDH system GIS Da Journal Da GIS Da Journal Da Fordelng ansøgnnger Indholdsproducenter Afgørelser Web-servces Servceproducenter VD VD Amt Amt Kommune VD VD Frma Frma 11 Frma Frma 22 ESDH system ESDH system ESDH system Portal system Vej system GIS system Journal Journal Journal Da Da Da Bruger Da Vej Da GIS Da

22 Opgravnngstlladelsen Dgtal postonerng fremover (Sammenhængende specalseret forvaltnng) Portaludbyder Poltsk opbaknng tl (over-)tage opgaven Forenklng bedre servce Brugergrænseflader Produktonscentreret Udbudscentreret Indholdsudbyder - Koordnerng -Målng - Producentgrænseflader Servceudbyder - Udbud styrng - Centralserng - Effektvserng Portalcentreret Indholdsproducent - Bedst bllgst -Ressort Servceproducent - Konkurrence - Leverandørprofl Fokus på ndhold Fokus på forretnngslk

23 Dgtal Forvandlng - 5 anbefalnger 1. Udvklng aktv stregsk styrng Defner klare mål. Sæt effektvserng på dagsordenen med sæt opgaven kke strukturen. Fokuser ndssen. Skab ledelses- forretnngsnvolverng IT. Understøt relonerne mellem IT forretnngssden. Mål! 2. Udvklng organsorsk modenhed Afdæk erkend modenhedsnveauet. Tag hensyn tl det ved mplementerng. Etabler konkrete udvklngsplaner tlpas rekrutterngsstreg. 3. Etabler en klar kunde- forretnngsorenteret tlgang samarbejd Bestem organsonens placerng poston ft. kunderne. Afdæk, hvad markedet efterspørger. Tænk nctamenter den værd e-servces skaber for borger vrksomheder. Identfcer partnere såvel ndenfor som udenfor den offentlge sektor. 4. Engagér mellemlederen Etabler trumvr bestående topledelse, mellemleder projektleder. Få placeret mellemlederen centrum for omstllng arbejdsprocesserne. Nedbrng uskkerhed så tdlgt som mulgt. Sæt holdet. 5. Udvklng teknolsk modenhed Undervurder kke teknolelementet. Integron skkerhed er krtsk. Afdæk vurder nøje rsko. Sørg for et tlstrækkelgt soldt teknolsk fundament. Etabler sourcngstreg.

24 Kontaktpersoner Underdrektør Ejvnd Jørgensen Ansvarlg for IT prakss IT-stregske udfordrnger Dgtal forvaltnng IT-streg Tlf , mobl emal: Manager Lars Andersen Dgtal forvaltnng Tlf , mobl emal: Konsulent Steen Chrstensen Projektleder for IT prakss Elektronsk Handel IT-nvesternger IT-streg Den offentlge ndkøbsportal Tlf , mobl emal: Chefkonsulent Aage Svanholm IT-streg Organsorske forandrnger Organserng Tlf , mobl emal: Konsulent Anders Sønderby IT-streg Styrng målng Barrerer Resulter Tlf , mobl emal: Chefkonsulent Ncola Brehm Suhr Organserng Outsourcng Tlf , mobl emal: Manager Mchael Kandel Teknolske tendenser Elektronsk handel Den offentlge ndkøbsportal Outsourcng Tlf , mobl emal: Busness Manager Erk Møberg IT-stregske udfordrnger Tlf , mobl emal: