Bilag Tid: 12. maj :00-16:00 Sted: DUF, Scherfigsvej 5, 2100 København Ø Bemærk: Ekstraordinær Generalforsamling 16:00-17:00.

Transkript

1 Dagsorden for HB møde, CISV Danmark Bilag Tid: 12. maj :00-16:00 Sted: DUF, Scherfigsvej 5, 2100 København Ø Bemærk: Ekstraordinær Generalforsamling 16:00-17:00. Min Start Stop Formalia Valg af Dirigent, godkendelse af dagsorden. 5 11:00 11:05 Økonomi Nr. 1 Transportgodtgørelse v/ Winnie Ramsing Jf. HB-mødet i marts vil Winnie Ramsing orientere om mulighederne for at lokalforeninger kan få transportgodtgørelse fra kommunerne. IPP, SC og måske endda JC s deltagelsesgebyr på UW? Diskussion rejst af NUDD mhp. hvem der betaler deltagelsesgebyr for deltagere/jc s der bliver koordineret nationalt :05 11: :15 11:30 Handleplaner Nr. 2.0 Minimumsstandarder for UW er? Mhp. en diskussion af om der skal laves minimumsstandarder for UW er :30 11:50 Nr. 3.0, 3.1 Nr. 4 Debat om nationale aktiviteter Mhp. en diskussion af nationale aktiviteter og CFA i National TTT i DK - nu med flere detaljer. Svar på de spørgsmål der blev rejst på sidste HB-møde. Viderebehandling af forslaget :50 12: :05 12:20 Nr. 5 Nr. 6 National Aktivitetsplan Se bilag for 2014, 2015 og International aktivitetsplan Se bilag for 2014 og :20 12: :40 13:00 FROKOST 13:00 13:30 Udvalg og Taskforces Status på Udvalg 10 13:30 13:40 Status på Taskforces 5 13:40 13:45 Forslag til oprettelse af nationalt køkkenudvalg v/jesper. Udvalget skal bygge på værktøjer der allerede findes i LF erne. 5 13:45 13:50

2 Content Area Human Rights v/ Natascha Iermiin Jf. HB-mødet i marts vil Natascha komme med et oplæg om årets Content Area :50 14:00 Stormøde Behov til indhold på Stormødet v. Nanna Beiter 15 14:00 14:15 PAUSE 14:15 14:25 Lokalforeninger 7.0 Best Practice 30 14:25 15:55 Opdatering på sommerens aktiviteter mv :55 15:10 Lederrekruttering HB efterspurgte sidste møde, at lederrekruttering overvejes mhp. at gøre rekrutteringen mere struktureret og effektiv :10 15:25 Internationalt 8.0, 8.1, 8.2 Evt. Opdatering ift. transition team v/mette 30 15:25 15:55 Udskydes HB's forretningsorden Tilstedeværende Anna Terranella (Hareskov/Værløse), Poul-Erik Larsen (Roskilde), Mie Larsen (Roskilde), Alex Hendriksen (Aalborg), Winnie Ramsing (Amager), Linda Christensen (Nykøbing Falster), Emil Bo (Nykøbing Falster), Emilie Hellesøe (DL), Mette Liebst (DL), Nanna Beiter (DL), Natascha Iermiin (DL), Jesper Lykking (DL). Margit, der er bogholder på kontoret, sad med under hele mødet som observatør. Referent: Line Bloch Kretzschmar Valg af Dirigent og godkendelse af dagsorden Jesper bød velkommen, og opfordrede alle til at melde sig til dirigentrollen. Jesper blev valgt som dirigent. Dagsordenen blev godkendt. Præsentationsrunde Hovedbestyrelsen holdt en kort runde med præsentation af navn og lokalforening eller position.

3 Transportgodtgørelse Det fremgik på HB-mødet i marts, at der er mulighed for transportgodtgørelse fra kommunerne. De er ifølge folkeoplysningslovgivningen forpligtet til at yde støtte til uddannelse og transport. Når man tager på UW fra en lokalforening, er kommunerne derfor forpligtet til at give tilskud til såvel kursus som transport, men det kræver ofte at man presser på. For at søge om midlerne skal man fremvise en personlig faktura, hvor det er specificeret, hvordan UW kvalificerer sig til støtte. Det kræver, at CISV DK udarbejder individuelle fakturaer (med oplysninger om specifikt program), og at NUDD udarbejder en beskrivelse for de forskellige weekend-programmer (Margit tager kontakt til Helene). Det kræver desuden, at fakturaen ikke bliver for forsinket dog afhængigt af de respektive kommuners bestemmelser (kommunerne har forskellige tidsfrister og nogle kommuner støtter mere end andre). Det besluttes, at CISV Danmark skal dække udgifter til transport og kursus, hvis deltageren har søgt kommunalt og fået afslag. Aldersgrænsen for denne form for tilskud diskuteres, og det anslås, at aldersgrænsen for dette tilskud i kommunen er 15 år. Det besluttes, at børn der er under 15 år dækkes af CISV Danmark under alle omstændigheder. En del af den fee børnene betaler for programmet, skal gå til transport i fremtiden (cost-sharing mellem programmer fra 2014 og frem). I år søges kommunerne som hidtil, men fra 2014 bliver det ens for alle. Margit påtager sig at undersøge Folkeoplysningsloven mhp. at klarlægge hvilke bestemmelser, der er på området. Det besluttes desuden, at det træder i kraft i år, og dermed gælder for alle Uddannelses Weekender i IPP, SC og måske endda JC s deltagelsesgebyr på UW? IPP- og SC-deltageres træning udvælges og koordineres pt. nationalt, og der blev derfor stillet spørgsmål ved, hvordan det koordineres i relation til deres deltagelse på UWX, der under normale omstændigheder betales af lokalforeningerne. Det samme gælder langt hen af vejen deltagelse af JC s. Tidligere har bogholderen opkrævet den afsendende lokalforening deltagelses-fee, men med den nye beslutning om, at CISV DK dækker udgifterne, hvis kommunerne afslår, er det nu ikke længere proceduren. Man skal dog fortsat søge tilskud gennem sin lokalforening, men bogholderen skal fremover stå på fakturaen.

4 Jesper og Winnie skriver et udkast til retningslinjer, der afklarer hvordan CISV DK dækker de forskellige programmers aktiviteter og transport hvad der er inkluderet, og hvad der ikke er. Minimumsstandarder for UW er? Efter opfordring fra NUDD diskuterede HB, hvad minimumsstandarden for fremtidens UW er skal være. NUDD havde skrevet et oplæg ud fra evalueringer af denne sæsons UW er, der blandt andet omhandler mangel på madrasser, varme og mad. Manglen på madrasser og varme blev diskuteret, og der blev argumenteret for, at det ikke er praktisk muligt for lokalforeningerne at finde faste steder at afholde UW, og at det heller ikke er muligt at stille krav til, at der er madrasser. Flere oplever, at de gør det bedste de kan under de givne forudsætninger. Det foreslås, at man opfordrer lokalforeningerne til at kræse lidt for stabene, men det gøres ikke til en minimumstandard. Det foreslås også, at man som leder skal kunne afkrydse særlige behov (eksempelvis behov for en madras), når man tilmelder sig. Det foreslås desuden, at man fra lokalforeningerne skal melde ud hvilke madplaner, man har en form for standard for weekenden. Manglen på mad diskuteres, og der henledes til usikkerheden i, hvor mange der deltager, eftersom at der ofte er mange, der ikke er tilmeldte, men alligevel dukker op. Jesper foreslår, at der oprettes tilmelding over medlemssystemet som en national aktivitet. Tilmelding over medlemssystemet giver bedre mulighed for, at tjekke op på tilmeldte og dermed mindske usikkerhed. Desuden vil det afhjælpe problemer med at overskride det deltagerantal, der er indhentet brandtilladelse til. Det foreslås, at hver lokalforening skal være forpligtet til at sende mindst én, og hvis man ikke melder fra minimum en uge før, så betaler lokalforeningen. Det besluttes dog ikke. Det besluttes, at alle lokalforeninger skal sende en mail om, hvad de hver især kan tilbyde, da dette også giver bedre mulighed for at hjælpe hinanden. Det blev foreslået, at Helene fra NUDD, Susanne, en fra DL (Jesper) og enten Bitten eller Anna fra Hareskov/Værløse udarbejder et forslag til standarder ud fra dette. Standarden omhandler national køkkenplan med guidelines, lokaler med en vis minimumstandard og tilmeldinger gennem medlemssystemet.

5 Debat om nationale aktiviteter Debatten om nationale aktiviteter omhandler JB-udvalgets oplæg om, at nationale aktiviteter ikke skal nedprioriteres i forhold til internationale aktiviteter, samt et oplæg om at CFA-udvalgets samarbejde med lokalforeningerne ikke fungerer optimalt. Hareskov/Værløse trækker deres tilbud om afholdelse af CFA tilbage for 2014, og ønsker heller ikke at afholde CFA i år. Det konkluderes, at processen ikke har været optimal, da CFA udvalget ikke har været med i diskussionen. Hareskov/Værløse ønskede at CFA-udvalget stod for at finde en køkkenansvarlig til en specifik CFA, men havde ikke til hensigt, at udvalget generelt skal stå for det i fremtiden. CFA-udvalget ønsker fortsat at afholde CFA i det format det lader sig gøre. Da Hareskov/Værløse har afmeldt skolen de havde booket, foreslår Alex fra Aalborg LF at de muligvis kan overtage ansvaret. De har maksimum plads til 90, og Alex undersøger sagen nærmere. HB kan ikke komme med konkret løsningsforslag, men Aalborg er meget interesseret i at indgå i dialog med CFA-udvalget. Hvis det ikke kan lade sig gøre, besluttes det, at udvalget frit kan oprette en task force, der afholder CFA som en national aktivitet HB frabeder sig dog ansvar. Det skal fremover koordineres fra år til år hvad formatet for CFA skal være. Nanna kontakter Asbjørn, der er nuværende formand i CFA-udvalget. National TTT i DK Oplægget omhandler, at afholdelse af TTT i 2014 ikke kan garanteres, da der er usikkerhed om, hvem der har mulighed for at afholde det efter TTT en vil erstatte UW0, og den første delweekend kan afholdes i sammenhæng med ICUW2, så længe der kan sikres faciliteter til en ordentlig og uforstyrret træning. ICUW2 afholdes d september af Amager lokalforening, som skal kontaktes. TTT en kan maksimalt have 25 deltagere, og NUDD har brug for 17 pladser til sine trænere. Det efterlader 8 pladser, hvilket er en god mulighed frem for at skulle sende 8 på RTF, der vil have større transportomkostninger. Det fastslås, at HB råder over de resterende frie pladser. Det besluttes, at TTT skal afholdes. Oplysning om at man kan søge TTT, og hvordan man gør det, sender Tore ud på updaten og lægger op på hjemmesiden.

6 National aktivitetsplan Den nationale aktivitetsplan planlægges og besluttes. Nanna får til opgave, at ajourføre den nationale aktivitetsplan for 2014 samt udarbejde den nationale aktivitetsplan for 2015, som hun fremlægger på næste HB-møde. International aktivitetsplan Den internationale aktivitetsplan planlægges. Der bliver bemærket, at børnebyerne helst ikke skal ligge for tæt på hinanden, da det i så fald er samme forældre, der er tilknyttet. Desuden bliver der udtrykkes bekymring om, at vi ikke har kapacitet i Danmark til at afholde så meget internationalt, og det diskuteres, hvor mange børnebyer der skal være i Danmark fremover. Nanna melder sig til at være bindeled mellem de forskellige parter i fastlæggelsen af den internationale aktivitetsplan. Hun bemærker, at det er vigtigt, at man ikke er for længe om at svare, da det er et stort regnestykke, der skal gå op. Nanna kommer med et udkast på næste HB-møde. Status på Udvalg Risk Management RM For at understøtte medlemmerne bedst muligt, og for at fordele ansvaret så mere end en enkelt person tager sig af samtlige RM-problemstillinger, der opstår, har RM-udvalget udarbejdet en Nødprocedure, der skal sikre stabilitet og sikkerhed for medlemmerne. Det sender Tore ud og lægger op på hjemmesiden. Den nationale RM, Margrethe, ønsker ikke at genopstille som udvalgsformand for RMudvalget. HB anerkender plan og arbejds-indsats. Der opfordres til at man stiller op til RM til næste HB-møde, og Tore skriver opfordringen ud på updaten.

7 Opmærksomhedsliste Der skal fremover findes en såkaldt opmærksomhedsliste, der sørger for at man proceduremæssigt skal igennem Risk Management, for at blive leder og stab på et program. Der skal desuden være en i DL, der arbejder tættere med RM for fremtiden. Risk Management-udvalg HB ønsker kun at det er enkelte personer, der har adgang til databasen, da den indeholder personfølsomme oplysninger. Godkendelse af ledere skal ligeledes lægges hos et par enkelte udvalgsmedlemmer. Nå udvalget skal sammensættes på ny, skal det skrives til referat, hvem der har adgang til databasen. HB ønsker ikke selv at nedsætte udvalget, men det skal fortsætte som hidtil med at nedsættes af RM. Køkkenudvalg Der nedsættes en task force der arbejder på at etablere et nyt nationalt køkkenudvalg, evt. med Susanne Rytter (Amager) som formand. Udvalget skal fungere som support-funktion, og skal bl.a. udarbejde en national kogebog og en liste over underleverandører. Task forcen arbejder på en præsentation af, hvad de vil arbejde med indtil HB-mødet i september, hvor udvalget kan godkendes og nedsættes. Valg til udvalgsformænd Det er på nuværende tidspunkt ikke afklaret hvilke udvalgsformænd, der er på valg hvornår, så Mette går videre med at udarbejde en plan til næste HB-møde. Det nationale step up udvalg Jesper skriver til Step Up for at spørge, om det er en forglemmelse at det nationale Step Upudvalg skulle sende en mail til LF erne med spørgsmål til, hvad de ønsker og hvilke behov de har. Human rights Årets Content Area er human rights, og sidste år blev der derfor uddannet 12 indenfor feltet. De vil gerne afholde arrangementer for alle udvalg og lokalforeninger samt aldersgrupper. De kan facilitere en aktivitet om menneskerettigheder, der varer så længe det ønskes. Man skal have et sted hvor det kan afholdes, og vide hvor mange mennesker samt hvilken aldersgruppe det drejer sig om. Hvis man er interesseret, kan man skrive en mail til humanrights@dk.cisv.org.

8 Stormøde 2013 Stormødet har en task force, der ønsker at hente input og inspiration fra HB. Der samles derfor idéer til temaer og rammer for arrangementet ind: Brainstorm over idéer til stormødet 2013 Økonomimøde mellem de lokale kasserer og bogholder Udvalgsmøder for alle udvalg Træning til LF i forbindelse med afholdelse af lokale aktiviteter Forkortelsesordbog Ansvarsbevidsthed: Som frivillig skal man leve op til det man melder sig Eksterne foredragsholdere (om ansvarsbevidsthed eks.) Open space forum for idé-generering. Løse rammer der styres af motivation. Content area Human Rights 2014 Temafest - Brazilian party EU-tilskud til CISV DK (ekstern) Hvornår er CISV DK en succes? (workshop eller foredrag?) Coast-coast Vi kører i bus gennem landet og besøger alle aktiviteter Team building (firma udefra) Hvordan finder vi stab og ledere Sponsorering og fundraising Hvor gode er vi til at udnytte offentlige midler? Hvordan får vi gang i Fyn? Lokalt fokus. Der opfordres til, at man deltager aktivt i udviklingen af stormødet. Best Practise Nanna foreslår følgende fordeling af lokalforeninger:

9 Det godkendes af HB. Opdatering på sommerens aktiviteter Inter Change til USA er aflyst, og der er udgifter i relation til bookning af mini camp. Mette Thomsen kontaktes for at høre, om partnerlandet eller IO kan dække udgiften. Tivolidagen starter med en fælles Rådhus-aktivitet fra , hvorefter man kan fortsætte dagen i Tivoli. Linda mangler madrasser til hele sin Seminar Camp, hvilket er op til 35 madrasser. Lederrekruttering Muligheden for national lederrekruttering diskuteres, og det besluttes, at lederrekrutteringen for nye ledere i fremtiden skal foregå gennem Winnie. Hun sørger for at koordinere lederrekrutteringen, så der ikke forekommer dobbelt-bookninger. Winnie står desuden for, at tage en snak med de nye ledere før hun fordeler dem. Ledere der har været tilknyttet en lokalforening som leder før, skal blot være i kontakt med den givne lokalforening som hidtil. Nye ledere henvises til Winnie, hvis de henvender sig til lokalforeningerne. Der er behov for, at der skrives en god og præcis lederrolle-beskrivelse til hjemmesiden, hvor det klart fremgår hvad jobbet indebærer, og hvad der forventes. Tore skriver ud om ændring af procedure på hjemmesiden.

10 Opdatering ift. transition team Mette informerer i sin rolle som Trustee om, at hun træffer en række beslutninger i international sammenhæng, men at hun gør det på baggrund af de beslutninger og de holdningstilkendegivelser hun får fra HB og DL. Dog træffes større beslutninger i HB først. Mette opfordrer medlemmerne til at deltage i Pre-aim-møde i juni, hvis man vil have mere indflydelse. Mette orienterer om, at AIM nu erstattes med CISV Global Conference (GC). Det bliver noget andet, men stadig et internationalt stormøde. Man skal nu være repræsenteret per lokalforening og ikke per land. Mødet er ikke et beslutningsmøde (modsat AIM), men GC vil være fokuseret på lokalforeningsplan, og omhandle sparring, motivation og inspiration. Som det ser ud nu bliver GC afholdt i 4 dage over en weekend i august. Lokalforeningsrepræsentation kan hurtigt blive dyrt, og derfor vil man også afholde møder på steder, der ikke er dyre at opholde sig det skal gøres så billigt som muligt. Afholdelsesstedet vil skifte ligesom med AIM, og man vil gerne sikre så stor repræsentation som muligt. For tiden diskuteres et forslag om, at afregne per lokalforening i stedet for per land, hvilket vil være en udgift for CISV Danmark, der har relativt mange lokalforeninger. Til gengæld inviteres der per lokalforening til GC, hvilket giver CISV Danmark flere pladser. Økonomisk set vil en sådan model formentlig ikke komme CISV Danmark til gavn, da brugerbetalingen der betales til det internationale medlemskab stiger markant, og pengene går tabt, hvis man ikke er repræsenteret. Forslaget er ikke færdigudviklet, men Mette bringer det op i HB for at diskutere, hvad CISV Danmarks holdning er til en cost-sharing model, hvor det økonomisk set ikke er en fordel, men hvor hensyn til mindre rodfæstede CISV-lande eksempelvis kan tælle højere. HB diskuterede det, og kom bl.a. omkring hvorvidt det er et gennemsigtigt nok system. Den afsluttende konklusion blev, at at Mette har mandat til at beslutte at takke ja til noget der påvirker CISV Danmarks kontingent negativt. Desuden informerede Mette om, at 1) der etableres bedre samarbejde mellem Europa og Afrika, og 2) i omstruktureringen af det internationale område, har man besluttet at give mere beslutningsmagt til Governing Board, som vælges af medlemmerne.

11 Eventuelt Grønland - Winnie fremlægger om tur til CISV Grønland, der gik godt. De er nu 10 i deres nationalbestyrelse, og de vil holde step up næste sommer. En fra Danmark til stab for dem. De udtrykte ønske om at ville starte en lokalforening mere, men blev opfordret til at vente. Det diskuteres om IO bør ansætte en professionel RM. Problemet er, at det ikke er alting der bliver fulgt lige godt op på når det er frivilligt arbejde. Det kan have effekt på budgettet, så Mette efterspørger HB s holdning. HB konkluderede ikke, at der er et presserende behov for en professionel RM.