Bilag 9. Ændringshåndtering. Udbud af Medical Device Information Collection

Transkript

1 Bilag 9 Ændringshåndtering Udbud af

2 INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med Bilag: Formålet med dette Bilag er at beskrive processen vedrørende ændringshåndtering i kontaktperioden, således der kan gennemføres en operationel procedure for ændringer i Kontrakten. Instruks vedrørende Bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver ikke udfylde eller besvare Bilaget. Der er i Afklaringsfasen mulighed for, at Kunden og den valgte Leverandør tilpasser ændringsblanketten, jf. Underbilag 9A. Evaluering af besvarelse: Bilaget evalueres ikke. Tilbudsgivers forbedringsforslag: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Bilag 80, Tilbudsgivers forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det. Side 1 af 5 Bilag 9: Ændringshåndtering

3 Indhold INDLEDNING... 3 KUNDENS ÆNDRINGSANMODNING... 3 LEVERANDØRENS ÆNDRINGSANMODNING... 3 MINDSTEINDHOLD FOR ET LØSNINGSFORSLAG... 4 VURDERING OG GODKENDELSE AF ET LØSNINGSFORSLAG... 4 ÆNDRINGSLOG... 5 KONTRAKTSTYRING... 5 Bilag 9: Ændringshåndtering Side 2 af 5

4 9.1 Indledning Formålet med nærværende Bilag 9 er at beskrive processen vedrørende ændringshåndtering i kontaktperioden, således der kan gennemføres en operationel procedure for ændringer i forhold til indgået kontrakt. Ændringer i Kontrakten sker efter anmodning fra Kunden eller Leverandøren i overensstemmelse med Kontraktens bestemmelser herom samt nærværende bilag og Bilag 9a Ændringsblanket. Tekniske ændringer (service requests f.eks. i relation til it-drift) herunder etablering af netværksforbindelser behandles ikke efter proceduren i nærværende Bilag. 9.2 Kundens ændringsanmodning Kundens ændringsanmodning skal fremsendes skriftligt til Leverandøren og skal som minimum indeholde: Et entydig fortløbende identifikations nr udtaget fra en af Kunden defineret nummerserie som er tiltrådt af Leverandøren. Identifikationsnummeret tildeles af Kunden. Kundens beskrivelse af den ønskede ændring. Kundens begrundelse for den ønskede ændring Kundens prioritering af den ønskede ændring angivet med én af følgende værdier o Lav o Normal o Høj Dato for fremsættelse af ændringsanmodningen Kundens ændringsanmodning skal være udformet så detaljeret, at Leverandøren kan udarbejde et løsningsforslag og om nødvendigt en estimeret pris for ændringen. Leverandøren skal ved modtagelse af ændringsanmodning anvise, hvem der hos Leverandøren har ansvar for at bearbejde ændringsanmodningen. Hvis Kundens ændringsanmodning vedrører ændring i Løsningens funktionalitet, skal Leverandøren bistå Kunden med at vurdere de muligheder, der ligger indenfor Løsningens rammer. Denne vurdering skal give Kunden mulighed for at afgøre, om behovet kan dækkes af Løsningen, evt. ved justeringer i arbejdsrutiner eller lignende, eller det er nødvendigt at anmode om egentlig ændring i form af tilpasning af Løsningen. Leverandøren skal indenfor 10 Arbejdsdage efter modtagelsen af en ændringsanmodning fremsende et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med at udarbejde og implementere et løsningsforslag for den ønskede ændring. Estimeringen skal ske på grundlag af timepriser anført i den indgåede Kontrakt eller dennes tilhørende bilag. Estimatet fremsendes til Kunden for godkendelse. Efter Kundens skriftlige godkendelse af estimatet, udarbejder Leverandøren et løsningsforslag, som sendes til Kunden, hvorefter Kunden har 10 arbejdsdage til at acceptere eller afvise løsningsforslaget. 9.3 Leverandørens ændringsanmodning Leverandørens ændringsanmodning skal fremsættes skriftligt til Kunden og skal udformes som et løsningsforslag til Kunden. Leverandøren har ikke krav på vederlag for udarbejdelse af ændringsanmodning, der er en del af en ændringsanmodning fra Leverandøren. Side 3 af 5 Bilag 9: Ændringshåndtering

5 Ændringsanmodningen til Kunden skal indeholde en begrundelse for den fremsatte ændringsanmodning. Leverandørens ændringsanmodninger skal godkendes af Kunden, inden de sættes i kraft. Kunden har ingen pligt til at godkende en ændringsanmodning fra Leverandøren. 9.4 Mindsteindhold for et løsningsforslag Et løsningsforslag fra Leverandøren til Kunden skal mindst indeholde og behandle følgende: Beskrivelse af ændringsanmodningen eller en reference til denne. Redegørelse for de påkrævede ændringer til opfyldelse af ændringsanmodningen. Eventuelle konsekvenser for Tidsplanen. Pris for gennemførelse af løsningsforslaget, herunder eventuelle konsekvenser for vederlag. Betalingsplan. Eventuelle konsekvenser for Leverancen og eventuelle optioner. Eventuelle konsekvenser for dokumentation. Eventuelle konsekvenser for Kundens deltagelse. Eventuelle konsekvenser for Servicemål. Garanti for ændringerne og konsekvenser for øvrige garantier. Forslag til metode for test af gennemførte ændringer og eventuelle konsekvenser for test af øvrige dele af Løsningen. Eventuelle konsekvenser for vedligeholdelse. Eventuelle konsekvenser for drift. Eventuelle andre relevante forhold. Medmindre andet er aftalt, udarbejder Leverandøren de nødvendige korrektioner til den dokumentation, der berøres af en godkendt ændring, og løsningsforslaget vedlægges disse. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for udarbejdelse af sådanne korrektioner til dokumentationen. 9.5 Vurdering og godkendelse af et løsningsforslag Kunden kan vælge at afvise løsningsforslaget, at anmode om ændring af løsningsforslaget eller at acceptere løsningsforslaget. Hvis Kunden anmoder om ændring af løsningsforslaget, udarbejder Leverandøren straks estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et revideret løsningsforslag. Godkendes estimatet, udarbejder Leverandøren senest 5 Arbejdsdage herefter et revideret løsningsforslag til Kunden. Anmodning om væsentlige ændringer til et løsningsforslag anses som en afvisning af det foreliggende løsningsforslag samt bestemmelse om fremsættelse af en ny ændringsanmodning, der skal behandles særskilt i overensstemmelse med Kontrakten og nærværende bilag. Hvis løsningsforslaget eller Leverandørens ændringsanmodning accepteres af Kunden, skal denne skriftligt have godkendt forslaget eller anmodningen før arbejdets iværksættelse. Leverandøren skal jf. Kontrakten ved ændrings- og udviklingsønsker udarbejde en opdateret beskrivelse af Løsningen, herunder ændringsdesign såsom: Procesdiagrammer Flow Diagrammer Use Cases Bilag 9: Ændringshåndtering Side 4 af 5

6 9.6 Ændringslog Kunden vedligeholder en ændringslog i form af et databibliotek, der opbevares sammen med øvrig systemdokumentation til Løsningen. Heri skal indføres: Daterede ændringsanmodninger. Daterede estimater for vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag. Daterede løsningsforslag eller henvisning til disse. Godkendte løsningsforslag eller henvisning til disse. Opdaterede tidsplaner eller henvisning til disse. Opdaterede betalingsplaner eller henvisning til disse. Øvrige relevante dokumenter. Alle ændringsanmodninger tildeles det fortløbende identifikationsnummer, således ændringsanmodningen og de hertil knyttede dokumenter kan følges i ændringsloggen. 9.7 Kontraktstyring Kunden vedligeholder en oversigt over ændringerne som gøres tilgængelig for Kontraktens parter. Oversigten over ændringerne skal for hvert dokument indeholde følgende oplysninger: Dokumentets titel Versionsnummer Entydige referencer til godkendelsen af dokumentet På baggrund af kontraktoversigten skal Leverandøren drage omsorg for, at Parterne hver har adgang til en komplet samling af det gældende kontraktgrundlag samt alle ændringer og tilføjelser. Side 5 af 5 Bilag 9: Ændringshåndtering