Dagsorden i det følgende er sammensat i overensstemmelse med årshjul, og denne måneds møde har følgende dagsorden:

Transkript

1 [Referat af Koordineringsmøde 12 - Afholdt 12. maj 2015] Dagsorden i det følgende er sammensat i overensstemmelse med årshjul, og denne måneds møde har følgende dagsorden: Fælles kvalitets- og evalueringsmøde for den forgangne vinterperiode/-beredskab Kommunen og leverandøren gennemfører fælles kvalitets-evalueringer for den forgangne vinter for at konstatere, om tilstandene er som aftalt og forventet. Evaluering af det forgangne (vinter)år: Efter aftale om at justere årshjul og dermed omdøbe koordineringsmødet for juni til Fælles kvalitets- og evalueringsmøde for den forgangne vinterperiode/-beredskab, er der i nedenstående referat samlet de bemærkninger om vinterberedskabet, som siden 1. december 2014 har været indeholdt i de afholdte koordineringsmøder/styregruppemøder. I det omfang der er truffet beslutninger efter møderne, er der påført et efterskrift (kursiv) til evt. forklaring. Dette for god ordens skyld, men også til evt. øvrige læsere, da det også er referentens opgave at udforme dette samlede referat i en form, som kan tilgå det ansvarlige politiske udvalg, Økonomi-, Teknik-, og Miljøudvalget, til orientering. Der skal henvises til Styregruppens formand, Jens Bach, som på mødet i april 2015, gennemgik processen omkring kvalitetsrapporten og det politiske udvalg herunder udvalgets ønsker om at få en redegørelse for den udførte vintertjeneste , da denne ikke var medtaget i kvalitetsrapporten Vinterberedskabet, Vinteren : Ad. Koordineringsmøde nr. 8, (14. jan. 2015): Der har været store problemer med at få sneberedskabet hos OKN til at virke tilfredsstillende i december Der skal gøres en særlig indsats hos OKN for at få løftet kvalitet og ansvarlighed i vinteropgaven. Det er besluttet, at AN og JRN vil mødes oftere med snefogeder fra begge parter for at få en fælles opfattelse af fordelene ved sammen at løfte opgaven og i særdeleshed for at få en bedre dialog parterne imellem - også under arbejdets udførelse. I forhold til oplevelsen med snerydningen i december, blev det drøftet om det kan relateres til det elektroniske system når det besluttes at udstede bod på for sene udkald og fuldstændig manglende registrering. De kørte sneruter fra de 14. januar blev gennemgået for registrering, og der var ingen fejl i den udførte registrering! Kommunen fastholder, at den opgørelse der er udarbejdet fra december og fremsendt på mail til OKN den 14. januar, er håndteret med stor rimelighed, idet der kun er udskrevet bod på klokkeklare overskridelser af kontraktens bodsbeskrivelser, dvs: for sene opstarter og fuldstændig manglende registrering. OKN vil fremtidigt forsøge at sikre en opstramning på oplæring af personalet. På grund af den samlede bods størrelse for januar måned og den manglende kvalitet af den 1

2 udførte snerydning, ønsker Styregruppens formand, Jens Bach, at tage en snak med direktør Henrik Winther om kommunens stillingtagen i situationen. Tilbagemelding til OKN snarest efter. Efterskrift: OKN ved regionschef Frank Madsen, fremsendte efterfølgende redegørelse til teknisk chef, Jens Bach, til videre foranstaltning, idet månedens bod på Kr. efter aftale blev konverteret til arbejdstimer, som fremadrette kunne anvendes til nødvendige arbejder, som ikke er en del af kontrakten. Ad. Koordineringsmøde nr. 9, (11. feb. 2015): Der havde været store problemer med at få snerydningen til at virke tilfredsstillende i december Lidt færre problemer har været i januar 2015, men der skal fortsat gøres en særlig indsats hos OKN for at få løftet kvalitet og ansvarlighed i vinteropgaven. Det blev derfor besluttet, at AN og JRN skulle mødes med snefogeder fra begge parter for at få en fælles opfattelse af fordelene ved sammen at løfte opgaven og i særdeleshed for at få en bedre dialog parterne imellem - også under arbejdets udførelse. Forslag: hver mandag kl Johnny vil få det afstemt med kommunens snefoged. Dette er vigtigt og skal forventes opstartet i uge 8! Efterskrift: er dette blevet en fast?? I fortsættelse af oplevelsen med snerydningen i særligt december, er det indbyrdes aftalt, at der kunne være en forbedring for OKN, hvis registreringssystemet kunne tilrettes, så OKN ikke skal vælge kategorier ved vinterudkald men at dette allerede er gjort af kommunens snefogeder. Dette har kommunen accepteret og selv afholdt som udgift i den gode samarbejdsånd! Systemet blev ændret af LE34, dagen efter mødet, pr. 12. februar. Opgørelse over kørte entrepriser/vinterruter fra januar blev drøftet, idet de tre ruter som manglede kommentarer fra Allen, blev afklaret. Disse ruter blev bestilt som halve, og fremtidigt skal disse aftaler være ledsaget af mails fra kommunens snefoged af hensyn til den samlede administration og afledte aftaler mellem parterne. Det er konstateret, at der er en fejl i det beskrevne serviceniveau for vinterrute 22 og 23, idet der ikke ses tydeligt beskrevet, at der i kommunen også er en forventning om, at disse ruter også skal køres i weekenderne! Det er hermed aftalt og accepteret, at der skal afregnes supplerende i forhold til chaufførløn, som i weekenden skal være 100%-timer på weekendarbejde. Allan vil lave en opgørelse, som viser hvilket tillæg der fremover skal regnes med ved de pågældende to ruter ved weekendafviklinger. Ordningen gælder fra d.d. idet afregningsgrundlaget skal være på plads inden næste månedsafregning. I forhold til forsøg på opgaveløsning/saltning med ikke-godkendt materiel den 9. og 10. februar, erkender OKN, at dette var ganske uprofessionelt og OKN er heller ikke selv tilfreds med at skulle sende materiel på gaden, som ikke er godkendt. Der var bare ikke andre løsninger tirsdag den 10. februar. Det er imidlertid i kraftig strid med kontrakten ikke at have klargjort vintermateriel til udrykning! Solrød Kommune forlanger, at der fra d.d. en ordning, som kan fungere omkring saltning, da det eksisterende materiel endnu ikke er godkendt! Det absolut ikke acceptabelt, at der ikke er et beredskab som fungerer, og AN oplyste, at OKN havde henvendt sig til alle 2

3 tænkelige vognmænd, for at få kørehjælp til kommunens EPOKE-saltspredere. Som et forsøg på at høre årsagen til den manglende hjælp, tog vi på mødet kontakt til vognmand Carsten Henriksen: efter betænkningstid hos vognmanden, ringede Carsten Henriksen tilbage, og der blev kl lavet en aftale pr. telefon om at Carsten Henriksen kører for OKN resten af sæsonen med kommunens materiel. Dette blev således taget til referat og blev gældende aftalegrundlag indtil videre. Bod i forbindelse med vinterberedskabet i januar 2015, udgjorde kr. Det blev aftalt, at boden for januar blev modregnet i den samlede igangværende økonomiske aftale om sanering af strandvejens beplantning. Ad. Koordineringsmøde 10 (årsplanlægningsmøde, 11. marts 2015) På dette koordineringsmøde blev der tænkt i fremadrettede forbedringer: - OKN har som internt kvalitetsmål at holde alle udkaldstider på sne-beredskabet på under 1 time og 18 minutter. Dette vil af Solrød Kommune blive opfattet som et seriøst bud på at forbedre kontraktydelsen, og såfremt dette lykkes, vil der fra Solrød Kommunens side muligvis kunne slækkes på kontraktens tidskrav efter særlig aftale med Byrådet, da målet er 15 minutter ringere end kontraktkravet og derfor under normale omstændigheder vil udløse bod. Efterskrift: Det angivne kvalitetsmål vil indgå i en evt. drøftelse med styregruppe/borgmester inden igangsætning af næste vinterberedskab den 15. oktober SK har til opgave at raffinere den nye rutetildelingsmulighed for vinterberedskabet. Den gamle tildeling skal ikke være mulig, idet tildelingen kun skal kunne ske hos snefogeden. JRN har fat i LE34 i forhold til at få forbedret denne funktion. Aftalt at dette forventes at være på plads inden igangsætning af næste vinterberedskab (JRN). Man skal som snefoged vælge art, inden en entreprise kan aktiveres. Med det nuværende system kan man godt aktivere en rute, uden at tage stilling til art (i så fald registreres arten på telefonen altså den gamle metode ). Efterskrift: Denne opgave er igangsat hos LE34, og herefter ligger ansvaret for at vælge den rigtige art (saltning+rydning, rydning eller kun saltning) hos kommunens snefoged ved igangsat udkald. Således kan der ikke laves fejl fra chaufførens side ved valg af forkert art. Månedens bod på kr. blev konverteret til at dække udgifterne til et forsøg med at opsætte anti-grafittigitter i en af de mest belastede S-bane tunneler efter aftale med BaneDanmark. Ad koordineringsmøde nr styregruppemøde (8. april 2015), Dette møde blev kombineret med afholdelse af styregruppe møde, jf. årshjul. Således med deltagelse af regionschef OKN, Frank Madsen og Teknisk chef, Jens Bach: OKN har kørt hele vinteren med kommunens udstyr (saltspredere og sneplove), dog er der ved at være gamle efterløbere til traktorerne, som muligvis snart skal udskiftes. OKN (Frank Madsen): der har måske ikke været så mange succeshistorier i snerydningen, selvom der har været forsøgt med andet materiel end det kommunale udstyr, for at optimere. 3

4 Det er derfor OKN s ønske at kunne få friere tøjler i tilrettelæggelsen af vinterberedskabet. Det har været svært at få det til at hænge sammen økonomisk. Men der skal naturligvis være balance i det for begge parter SK (Jens F. Bach): Der er enighed om, at der er ting som ikke er helt som det burde være, men der er ikke mulighed for at finde flere midler til vintertjenesten. Der skal naturligvis være mulighed for at lave ændringer i tilrettelæggelsen, som det også blev aftalt sidste år, og SK kan principielt godkende justeringer, hvis det kan sandsynliggøres, at kvaliteten bliver mindst lige så god som den eksisterende. Hertil blev der i midten af maj-måned foretaget syn af det samlede vintergrej, hvor både SK og OKN tog stilling til hvad der i givet fald skal skrottes og tilkøbes af nyt udstyr. Det blev ligeledes afklaret, at SK ikke ønsker at investere i vinterudstyr, hvilket således vil udløse forhøjede takster for SK i den kommen vintersæson, når 3 salt-efterløbere (2m) skal udskiftes inden næste sæson. Det blev aftalt, at OKN inden 1. september 2015 kan fremlægges seriøse forslag til ændringer i de eksisterende bestykninger/sneruter. Den digitale GPS-registrering: Det er oplevelsen, at den digitale registrering efterhånden fungerer som den skal, og der har været succes med registreringen i forhold til at dokumentere kørsler, som ligger til grund for afregningen. Brugerne er blevet dygtige til at styre registreringen, og det er derfor blevet et meget brugbart redskab for både myndighedsbehandlingen, tilsynet og entreprenøren! AN har dog også opfattelsen af, at systemet ikke let at administrere for alle bruger, det kan være svært at afslutte ruter og starte op på andre, under driften. Ofte har der været ruter, som ikke har kunnet afsluttes, hvilket har betydet, at det har set ud til at flere entrepriser/sneruter har været i gang på webdelen, end der har været i praksis. Man kan logge på med brugere, som ikke fungerer i praksis, det vil sige at selvom man er logget på, kan man ikke registrere sit arbejde. Der er af og til også problemer med GPS-registrering, men systemet er dog bedre og mere stabilt end det nogensinde har været. Ad koordineringsmøde nr. 12, (13. maj 2015): Afsluttende bemærkninger og mulig handlingsplan for kommende vintersæson: Det er uvist om kvaliteten på udkald er blevet værre eller bedre siden tiden med egen kommunal vintertjeneste, men OKN ønsker at det bør nævnes, at kommunen i sin tid ikke var under risiko for at blive bodsbelagt, og at det ikke kan dokumenteres om OKN har længere aktionstid end kommunen havde som entreprenør. OKN mener at kunne påstå, at det kan konstateres - efter samtale med div. underentreprenører, som har kørt vinterberedskab under både kommunen og OKN - at arbejderne og vilkårene slet ikke kan sammenlignes, og der har i vinterens løb været en del snak hos OKN om det prisloft, som af gode grunde - ikke har været indregnet med bodsdel! SK kan dog ikke medgive nogen fejl i det udregnede prisloft, da bodsdelen ikke er en ydelse der skal leveres, og derfor ikke nødvendigvis bringes i spil i kontraktarbejdet. Det er et økonomisk forhold, som OKN principielt selv er herre over. De opstillede krav i forbindelse med udkaldstider er ikke skrappe set i forhold til de kommuner, som vi kan sammenligne os med. Faktisk er der flere kommuner med udkaldstider på 45 min, dvs skærpet med 15 min i forhold til Solrød Kommunens kontraktlige krav til OKN, som er 63 min. 4

5 Det skal dog samtidig konstateres, at boden for forsinkelser ikke er set større end den Solrødske model. Administrationen har i den forgangne vinter også kun udstedt boder ved forsinkelser, som er klokkeklare overskridelser af de kontraktlige forhold og derved er eventuelle uklarheder i kontraktsammenhæng indtil videre kommet OKN til gode. OKN ønsker dog en formel drøftelse af både udkaldstider og bodsstørrelse inden næste vinters beredskab igangsættes. 15. oktober Det er oplyst, at OKN i alt har kørt 521 ture/udkald og 29 ture er startet for sent i henhold til kontrakten beskrevne frist. Der er i det samlede antal kørsler konstateret fejlregistreringer i det elektroniske registreringssystem på 70 af de kørte ruter. Efterskrift: Med henvisning til kommunens mail af 3. juni 2015, har Borgmester Niels Hörup oplyst, at han gerne deltager i et møde om sagen. I relation til den samlede udbudte opgave, er han interesseret i at høre om hvilke forhold, der fra OKN s side kan tilbydes opgraderet, som alternativ til de kontraktlige forpligtigelser og afledte boder, som ønskes drøftet/reduceret. Så vidt evaluering og status på det kontraktlige vinterberedskab 2014/ /05/2015/LAW 5