Referat af studienævnsmøde mandag den 21. august 2017

Transkript

1 Referat af studienævnsmøde mandag den 21. august 2017 Til stede: Pia Elberg (PBE), formand Louise Pape-Haugaard (LPH) Charlotte Overgaard (CO) Lars Domino Østergaard (LDØ) Signe Hejgaard Kristoffersen (SHK) Anna Sofie Kirkegaard (ASK) Afbud: Jesper Franch (JF) Simon Cordes (SCO) Erika Spaich (ES) Xenia Jørgensen Uth (XJU) Mads Fedders (MF) (ST4) Observatør: Jeppe Emmersen (JE) Observatør fra studievejledningen: Camilla Frejlev Bæk Referent: Malene Møller Knudsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden (PBE) 2. Godkendelse af referat fra seneste SN-møde (PBE) 3. Godkendelse af semesterbeskrivelser 4. Valg af næstformand frem til Status for selvevalueringshandlingsplaner, SEHP 6. Monitorering af frafald inkl. årsager på alle semestre 7. Overgangsfrekvens for de studerende på BA Idræt 8. SN årshjul - forslag vedr. to årlige møder mellem SN og sem. koord. 9. Principper for sagsbehandling af ansøgninger om dispensation o.l. 10. Godkendelse af eksamensplan vinter 2018/ Siden sidst (PBE) 12. Meddelelser 13. Eventuelt Punkter til behandling for lukkede døre: 14. Status for merit, dispensationer, klager samt optag (MMK)

2 Ad 1. Dagsorden CO ville gerne have et punkt på dagsorden vedr. FSV studerende, som gerne vil lave afgangsprojekt over to semestre. Der blev med det samme nedsat et udvalg til at undersøge, hvordan ønsker om afgangsprojekt over to semestre projektarbejder kan håndteres. Det kan være krav til ansøgningens indhold, det kan være krav til indhold i projekt og afholdelse af eksamen og det kan være udarbejdelse af nyt projektmodul i studieordningen til godkendelse. Udvalget består af CO, PBE og SCO. SN aktion: Udvalget (CO, PBE og SCO) præsenterer oplæg vedr. afgangsprojekt over to semestre på mødet den 28. september Ad 2. Referat (PBE) I forbindelse med opfølgning på aktionspunkter fra sidste møde har MMK har fulgt op på de 13 studerende fra Idræt, som ikke tog imod tilbuddet om samtale efter de modtog rød mail dvs. de var mere end 15 ECTS bagud med deres uddannelse. Det har vist sig, at 1 har efterfølgende taget kontakt og der er afholdt møde med PBE og MMK 3 har fortsat store mangler, men er i kontakt pr. telefon om plan 2 har udmeldt sig 6 har ikke deltaget i alle eksamener i forbindelse med førsteårsprøven og vil derfor blive udmeldt 1 har ikke bestået noget inden for det sidste år og vil derfor blive udmeldt Vi konkluderer på denne baggrund, at mailhenvendelsen fungerer som tilsigtet. Flertallet af de studerende, som ikke har responderet på rød mail er reelt ikke studieaktive. som. ASK fortalte, at en del studerende på 4. semester ikke var klar over, at de ikke ville kunne fortsætte på 5. semester medmindre de havde bestået alt på 1. og 2. semester (24 mdr. reglen). SN Aktion: Det skal sikres, at studerende som ikke består en re-eksamen i august gøres opmærksomme på 24 mdr. reglen. MMK følger op på om den mail som Første Studieår sender til disse studerende er klart formuleret omkring dette med henblik på orientering på et senere møde. Ad 3. Godkendelse af semesterbeskrivelser Bilagene - de to semesterbeskrivelser - er ikke sendt ud, da MMK ikke har modtaget dem. Idræt 3. sem. er på vej og ST 5. sem. er også i proces. PBE foreslog nedsættelse af udvalg til at behandle de to semesterbeskrivelser inden semesterstart. PBE orienterede om de øvrige semesterbeskrivelser, som blev betinget godkendt på seneste møde, men som endnu ikke er uploadet. De er alle i proces og forventes at ligge klar på hjemmesiden til semesterstart. SN Aktion: Der blev nedsat et udvalg bestående af LPH og ASK til at behandle IDR3 og ST5 semesterbeskrivelserne, så de kan være klar til semesterstart. Ad 4. Valg af næstformand frem til Der skulle vælges ny næstformand blandt de studerende i studienævnet, fordi ETH har valgt at forlade AAU efter endt bacheloruddannelse. 2

3 SHK blev valgt som næstformand med applaus. JE spurgte, om det generelt er svært at få studerende rekrutteret og engageret i studienævnsarbejdet og om skole og studienævn evt. kunne gøre noget for at afhjælpe dette. De studerende i studienævnet var enige om, at de studerende har svært ved at se, hvad arbejdet går ud på. De mente, at det ville kunne betale sig at lave en indsats på nuværende Idræt 3. sem. Der var enighed om, at det der fortælles i starten af 1. semester ikke huskes så godt. Det blev foreslået, at man kunne holde et møde med kage evt. inden fredagsbar, hvor de studerende i studienævnet præsenterer, hvad arbejdet går ud på. Der var også forslag om, at semesterkoordinatorerne kunne oplyse om valg til studienævnet ved semestergruppemøderne. Studienævnet kunne også gøre det mere tydeligt, hvad det er der forventes fx på hjemmesiden. SN aktion: MMK opdaterer studienævnets hjemmeside med, hvilke opgaver man har som studerende i studienævnet. Derudover sender MMK inden første semestergruppemøde en mail til semesterkoordinatorerne om, at der er opstilling i oktober de skal opfordres til at tale med de studerende om vigtigheden af at bruge sit mandat. Ad 5 Status for selvevalueringshandlingsplaner, SEHP Dette punkt var primært en orientering til nævnet, men med mulighed for at påvirke prioritering og indhold i de kommende aktiviteter. PBE præsenterede status og plan, som var vedlagt som bilag. Orienteringen blev taget til efterretning. Ad 6. Monitorering af frafald inkl. årsager på alle semestre Den eksisterede praksis i forhold til monitorering af frafald er overvejende baseret på det, de studerende vælger at opgive som årsag i STADS i forbindelse med udmelding. PBE ønskede en kort diskussion af, om det er tilstrækkelig information for studienævnet ift. kvalitets-sikringsarbejdet? PBE sagde, at hun har brug for at få oplysningerne til handlingsplanerne, men ønsker studienævnets opbakning til dette. PBE præsenterede det excel-ark, som SMH modtager fra Basisorganisationen med tal for antal studerende på forskellige tidspunkter over året. Men excel-arket viser kun tallene der er ingen forklaringer med. PBE har på ST1 forsøgt at finde forklaringer på, hvor de studerende går hen ved at kontakte de studerende, som har udmeldt sig. PBE spurgte om det er noget, der skal gøres på første semester på alle uddannelser (både bachelor og kandidat). CO fortalte, at på FSV gøres det allerede. LPH nævnte, at hun også gør det på KVT, men hun vil hellere prioritere at bruge tid på de studerende, som bliver her, og fokusere på hvad der kører godt. Det blev også nævnt, at det ville være smart, hvis studiesekretæren kunne opsamle informationen, hvis der er studerende som udmelder sig. 3

4 SN aktion: SN laver pilotprojekt i indeværende semester for at finde ud af, om der kan laves et system. Pilotprojektet afvikles på de semestre, hvor studienævnsmedlemmer er koordinatorer (Idræt KA 1. sem., FSV 1. sem samt KVT 1. sem.) Ad 7. Overgangsfrekvens for de studerende på BA Idræt Som led i SEHP for Idræt skal studienævnet diskutere, hvad AAU kan gøre for at støtte studerende i overgangen fra bachelor til kandidat og fra kandidat til job. Problemet er blevet mindre siden den nye studieordning for kandidat-uddannelsen trådte i kraft, idet antallet af studerende, der går videre på kandidaten i Idræt er steget. LDØ foreslog, at man laver en undersøgelse på Idræt 6. sem. - evt. som afsluttende spørgsmål ved en spørgeskemaundersøgelse, hvad den studerende planlægger at lave året efter (videreuddannelse og hvilken eller job eller andet?) Studienævnet var meget skuffede over kvaliteten af dimittend-undersøgelsen. Svarprocenten var meget lav (33%) og tallene i undersøgelsen var tydeligt fejlbehæftede. JE nævnte, at studienævnet fremover skal være kritiske overfor undersøgelser som laves af Karrierecentret, fordi undersøgelserne har meget stor betydning i forhold til fx dimensionering. Studienævnet ser ikke overgangsfrekvens som et problem med den aktuelle studieordning på Idræt kandidat. Ad 8. SN årshjul - forslag vedr. to årlige møder mellem SN og sem. koord. Studienævnet indkalder pt. til to årlige møder med semester-koordinatorerne primært med fokus på kvalitets-sikrings-arbejdet, men det er kun studienævnsformanden, der deltager i alle møderne. Studienævnsmedlemmer, som også er koordinatorer (og det er alle VIP-medlemmer) deltager i uddannelses-specifikke møder. På de seneste koordinator-møder evaluerede vi, om den valgte form var hensigtsmæssig, og der var forskellige udmeldinger; men hvad mener studienævnet? Vi behandler semesterbeskrivelser og -evalueringer, men vi møder ikke koordinatorerne. Forslag til eventuelle ændringer af praksis efterlyses. Der var forslag om en workshop omkring semesterbeskrivelserne, eller man kunne også lave både et semesterkoordinatormøde og en workshop. LDØ ønskede for idræt, at vi bibeholder semesterkoordinatormøderne kun for semesterkoordinatorer og derudover holder temamøder/workshops omkring fx semesterbeskrivelser. Det blev foreslået, at studienævnet kunne stille krav om at semesterkoordinatorer har deltaget i workshops/temadage/ efteruddannelse om fx semesterbeskrivelser eller andet. Formen på koordinator-møderne blev diskuteret bredt i studienævnet og der var ikke enighed på tværs af uddannelserne. SN Aktion: PBE og MMK kommer på mødet i september med et oplæg til, hvordan vi kan håndtere semesterkoordinatormøderne på de forskellige uddannelser. 4

5 Ad 9. Principper for sagsbehandling af ansøgninger om dispensation o.l. Ansøgninger fra studerende om dispensationer fra gældende regler behandles i udvalg delegeret af studienævnet. Formand, næstformand og sekretariat mødes ca. hver 14. dag og behandler de indkomne ansøgninger, hvis de falder ind under de principper studienævnet har aftalt. Vi har tidligere aftalt, at principperne for sagsbehandling af dispensationerne skulle nedskrives, og det er nu sket se bilag. Studienævnets feedback blev diskuteret mhp. tilretning af bilaget. Studienævnet kommenterede en overskrift, som rettes til Ansøgninger om dispensation. Desuden modificeres teksten med udtryk som typisk eller el. lign. så dokumentet ikke formuleres som regler. Delegation til udvalg skal tilføjes. SN aktion: MMK skriver dokumentet igennem og lægger det på hjemmesiden. Inden da fjernes dokumentet fra hjemmesiden under bilag, fordi den ikke er godkendt og ikke bør kunne søges frem. Ad 10. Godkendelse af eksamensplan vinter 2017/18 Eksamensplanen for sommer 2018 har været i høring ved semester-koordinatorer og blev indstillet til studienævnets godkendelse. Der afsættes som noget nyt to dage til reeksamen i projektmoduler for at lette planlægningen. Eksamensplanen for vinter 2017/2018, som allerede er godkendt, er tilsvarende suppleret med to dage til re-eksamen i projekt-moduler og skal derfor formelt godkendes igen. Med rettelser fra CO er planen for sommer 2018 godkendt. Eksamensplanen for vinter 2017/18 blev ligeledes godkendt igen. Det kom under behandlingen frem at meddelelse om flytning af en re-eksamen på første studieår blot blev ændret på hjemmesiden. De studerende forventer, at der ikke sker ændringer i eksamensplanerne, men hvis det utilsigtet bliver nødvendigt som i den aktuelle situation, så skal de tilmeldte studerende informeres direkte pr mail. SN aktion: MMK undersøger hvad der er sket ifm. flytning af re-eksamen og hvordan det sikres, at det ikke sker igen. Ad 11. Siden sidst Der blev afholdt forsknings- og undervisningsseminar med fokus på Idræt den august 2017, hvor studienævnet var inviteret til at informere om status for selvevaluering af Idrætsuddannelserne. PBE orienterede kort fra studierådsmøde. Referatet er endnu ikke klar, men vedlægges næste dagsorden. PBE har bedt om at referater fra SR-møder fremover udsendes umiddelbart efter mødet af hensyn til videre formidling til studienævnsmedlemmerne. Ad 12. Meddelelser Studieordningerne for kandidat-uddannelserne i ST og Idr. Tek. skal ændres til dansk sprog o JE nævnte, at det endnu ikke er afklaret, om vi fremover vil søge at blive akkrediteret til igen at modtage udenlandske studerende på en hel kandidat. 5

6 Revideret skabelon for IB projektmodul (bilag) o Studienævnet ønskede, at skabelonen blev tilføjet mulighed for, at vejleder kan angive forventet tidsforbrug til udbedring af de beskrevne mangler. Det vil kunne vejlede studienævnet ift. fastsættelse af ny afleveringsdato. SN aktion: MMK tilføjer punkt hvor vejleder kan angive forventet tidsforbrug til revision af projektet til skabelonen Ny procedure for tildeling af eksterne censorer Idræt Information til studerende om eksamener kommer på SMH.aau.dk (endnu ikke tilgængelig) Høring vedr. ny vedtægt på AAU o Høring kommer pr. mail og inden næste møde. Ad 13. Eventuelt Der var intet til punktet. Ad 14. Status for merit, dispensationer, klager samt optag (MMK) MMK og PBE orienterede mundtligt der har været ekstra travlt pga. indførelse af ny procedure med tidligere kontakt til studerende med mangler. Næste møde afholdes den 28. september 2017 kl