Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 1. december 2016 kl I afdelingsbestyrelsens lokaler

Transkript

1 Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 1. december 2016 kl I afdelingsbestyrelsens lokaler Afdelingsbestyrelse: Inge Nielsen, John Frederiksen, Jørnanker Døpke, Rikke Støckel, Gitte Fammé, Lis Wexøe, Karen Løvendahl Jensen og Beth Hørsted. Fraværende: Bjørn Schrøder Rasmussen, driftschef Gert Wandahl Pedersen og serviceleder Ivan Stokic. Medarbejdere: Beboerrådgiver John Rasmussen Referent: Beth Hørsted Til dagsordenen blev indsat 2 punkter, 5g Ansøgning fra madgruppen og 5h Bankogruppen søger om køleskab Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) 2. Nyt fra: a. Formanden b. Ejendomskontoret/KAB Opfølgning på afdelingernes regnskab Budgetopfølgning Vand EL Varme c. Udvalg d. Beboerrådgiver 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Aktionsliste b. Ansøgning hundeklubben, bilag c. Langhusene Leje af Oasen d. Forretningsorden for Aktivitetsgrupperne, bilag e. Garage gennemgang f. Evaluering af afdelingsmødet g. Ansøgning fra madgruppen om 500 kr. h. Bankogruppen (Aktivitetsgrupperne) søger om køleskab 6. Punkter til næste mødes dagsorden 7. Eventuelt 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) Referatet blev godkendt og underskrevet 2. Nyt fra: a. Formanden Den 6. december 2016 afholdes der møde med formandsgruppen og ejendomskontoret på baggrund af de urolige begivenheder der har fundet sted i og omkring ungdomsboligerne i Lille Friheden. 1

2 På KAB s repræsentantskabsmøde er det besluttet at KAB skal sælge den administrationsbygning de holder til i nu og bygge et nyt domicil. Der er kommet et nyt system til besparelse på flyttelejligheder ved hjælp af 3D visning i en ipad, hvor man har forskellige lejlighedstyper. Der bliver foretaget en nøjagtig opmåling af den enkelte lejlighed. Det er således at man kan se nøjagtig hvor meget maling mv. man skal bruge. Helhedsplanen: På sidste følgegruppemøde blev det besluttet at anvende siliconeharpiksmaling til facader imod havesiden i stedet for silikatmaling som ellers tidligere var besluttet. Dette for at opnå bedst mulig garanti. Fra Orbicons side er der endnu engang strammet op, idet divisionsdirektør i byggeridivisionen i Orbicon, Marianne Madsen er indsat i stedet for Henriette Cajar, som dog stadig er tilknyttet projektet. På mandage kommer der håndværkere og udfører mangler og onsdage vil der være tilsyn på opgaverne. Lis Wexøe havde dags dato i informationsvognen gjort opmærksom på at en brandvej havde været spærret og der var placeret et cykelstativ for at spærre en vej. Dette blev herefter ordnet. b. Ejendomskontoret/KAB I Ivan Stokics fravær forelå der bilag. Vedrørende trådløse microfonanlæg inkl. Teleslynge afventes der afklaring med Newcord om kvalitet på det tilbudte. Ekstra tilbud overvågning: Spyman tilbud på kr. og da Siemens tilbud lød på kr. går han videre med Spyman i det nye år. Angående parkeringsdatoer har Inge og Jørnanker givet datoer. Rengøring Grundet spidsfindigheder i kontrakten kan man ikke komme ud af kontrakten med kort varsel som lovet. Derimod har Strøyer og Strøyer udskiftet samtlige mand ud inklusive inspektøren. Forhåbentlig har det hjulpet. Kennet og Gert følger nøje med. Ny Belægning i Lille Friheden er udført. Vagtrunderinger i Friheden VI og Lille Friheden begynder den 1. december Etablering af væg samt loftsplader i Oasen starter mandag den 28/ og forventes færdigt den 1. december Opfølgning på afdelingernes regnskaber Budgetopfølgning Vand El Varme Der var ingen bemærkninger til det udsendte budgetopfølgnings materiale. c. Udvalg Oasen holder julelukket fra den 16. december 2016 til den 5. januar

3 Der ønskes et skilt til indgangsdøren til Oasen, hvorpå navnet står idet det har vist sig at der er beboere, som ikke ved hvor Oasen er. Bevilget Inge sørger for det. d. Beboerrådgiver John henviste til mødet der afholdes den 6. december vedr ungdomsboliger i Lille Friheden. John holder et lille julemøde med afdelingsbestyrelsen Torsdag den 22. december kl i Oasen, hvor vi ønsker hinanden god jul og godt nytår. 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger Intet til dette punkt 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen En beboer havde et spørgsmål vedrørende, at han var faldet fra sin cykel grundet der lå nogle grene. Et fald og efterfølgende skade. Der er ikke oprettet en sag og beboeren blev anbefalet at henvende sig til ejendomskontoret. 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Aktionsliste Rengøringsfirmaet S&S har fyret de tidligere ansatte som gjorde rent i Friheden. Der er ansat nye medarbejdere og der holdes nøje øje med rengøringen af ejendomskontoret. Ingen yderligere bemærkninger b. Ansøgning, hundeklubben, bilag Hundeklubben ansøger om udvidelse af hundegården. Det fremgår af ansøgningen at medlemstallet er steget med 20%. For at gå videre med ansøgningen ønsker afdelingsbestyrelsen at: Besigtigelse af arealet som ønskes, Der ønskes en medlemsliste Antal hunde små og store Jørnanker kontakter hundeklubben c. Langhusene, leje af Oasen Afdeling Langhusene har ikke noget beboerlokale og ønsker derfor at kunne leje Oasen i lighed med Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden. Det fremgik af udlejningen, at lokalet er udlejet næsten alle weekender til Frihedens beboere i afdelingerne Friheden I, VI og Lille Friheden. besluttede at ønsket ikke kan imødekommes. Godkendt. Jørnanker kontakter Langhusene d. Forretningsorden for Aktivitetsgrupperne, bilag Der var udsendt forretningsorden for Aktivitetsgrupperne. Den vil blive rettet til mødet i februar/marts. vil gerne have at alle aktivitetsgrupper i Boligselskabet Friheden skal kunne ansøge 18 midler i Hvidovre Kommune eller andre 3

4 fondsmidler til deres sociale aktiviteter. Dette bør ske i samarbejde med beboerrådgiver John Rasmussen. Der skal aftales en procedure med beboerrådgiver. Godkendt e. Garage gennemgang Der er ønske om, at alle lejere af carporte og garager skal fremvise en registreringsattest 1 gang årligt til ejendomskontoret. Punktet udskydes til januar 2017 f. Evaluering af afdelingsmødet den 15. november 2016 Der var mange spørgsmål til Helhedsplanen og projektleder og rådgiver havde desværre ikke kunnet komme. Det vil ikke gentage sig, at have Helhedsplanen på dagsordenen til et afdelingsmøde uden at både projektleder og rådgiver deltager. Mødet gik godt, alle fik dog svar på deres spørgsmål af Jørnanker og Annette Birkov men man manglede de ansvarlige for Helhedsplanen. Der havde på afdelingsmødet været en facebook-diskussion. Det er en facebookgruppe oprettet af Bjørn Schrøder, som er i afdelingsbestyrelsen. Facebookgruppen har ikke noget med afdelingsbestyrelsen at gøre. Det kan dog ikke undgås, at når man er i afdelingsbestyrelsen og skriver på facebooksiden, kan beboerne let tro at man skriver på bestyrelsens vegne. Diskussionen på afdelingsmødet blev af og til ubehagelig dette skyldes at facebook er et meget stærkt medie og nogle beboere skriver hvad som helst. Flere gange blev afdelingsmødet mindet om, at man skal henvende sig til informationsvognen eller til afdelingsbestyrelsen på deres kontakttider. Marianne Salomonsen og Beth Hørsted havde skrevet alle spørgsmål og svar ned til det efterfølgende følgegruppemøde, hvor de blev diskuteret og taget til efterretning. Det til følgegruppen udsendte, udsendes til medlemmer af afdelingsbestyrelsen. g. Ansøgning fra madgruppen om 500 kr. Madgruppen ansøger om 500 kr. til julemiddagen til Lodtrækning. Bevilget h. Bankogruppen søger om køleskab Det gamle køleskab duer ikke mere der ansøges om et nyt. Bevilget 3000,- kr. 6. Punkter til næste mødes dagsorden Serviceramme og velkomstmateriale (ejendomskontoret) Procedure ved ansøgninger for aktivitetsgrupper 18 midler til Hvidovre Kommune (beboerrådgiver) Matrikelkort vedrørende areal omkring Lille Frihedens Aktivitetscenter (ejendomskontoret) 4

5 Garager og Carporte gennemgang (Gitte Fammé) 7. Eventuelt Der var intet til dette punkt Mødet sluttede kl Næste afdelingsbestyrelsesmøde er den 5. januar

6 Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Jørnanker Døpke Formand Næstformand Inge Nielsen Beth Hørsted Sekretær Lis Wexøe Kasserer John Frederiksen Rikke Støckel Karen Løvendahl Jensen Bjørn Schrøder Rasmussen Gitte Fammé Vakant pr. 6. oktober 2016 Vakant pr. 11. august