TEAMSHARE ESDH VIDENDELING PROJEKTRUM EN STANDARDLØSNING FRA LECTOR BASERET PÅ MICROSOFTTEKNOLOGIER

Transkript

1 TEAMSHARE ESDH VIDENDELING PROJEKTRUM EN STANDARDLØSNING FRA LECTOR BASERET PÅ MICROSOFTTEKNOLOGIER

2 Lector er en dansk IT-virksomhed, som gennemfører udviklings og integrationsopgaver for kunder inden for både den offentlige og den private sektor. Lector har udviklet TeamShare sammen med en række private virksomheder og på grundlag af FESD, som indeholder den offentlige sektors funktionelle krav til elektronisk sagsstyrring og dokumenthåndtering. Lector markedsfører TeamShare og tilbyder installation, tilpasning til kundens organisation og processer, integration med andre applikationer, vedligeholdelse samt træning af kundens medarbejdere. Hvis du ønsker mere information kan du kontakte os på: eller Lector Ordrupvej Charlottenlund FROM RUSSIA WITH LOVE Sådan hedder den James Bond-film fra 1963, som inspirerede os til navnet Lector. Den onde verdensorganisation SPECTRE vil hævne sig på Bond. Lokkemidlet er en russisk kodemaskine, Lector, som alle efterretningstjenester er ude efter.

3 TEAMSHARE ET ESDH SYSTEM OG ET VIDENDELINGSVÆRKTØJ TeamShare er et helt nyt system til sagsstyring og dokumenthåndtering, der let og elegant løser organisationens dokumentationsopgave. TeamShare er også et specialiseret værktøj, som bruges til at sikre, at de aktiver organisationen har i form af dokumenter og s bliver tilgængelige for medarbejderne. TeamShare er designet, så det understøtter organisationens behov for vidensdeling i både den private og den offentlige sektor. Let at bruge: Brugernes oplevelse af TeamShare faciliteternes tilgæn ge lighed har været et væsentligt pejlemærke under udviklingen af TeamShare, og de fleste funktioner i systemet kan udføres direkte fra Microsoft Office. Den hurtige adgang til direkte -journalisering via drag and drop er et eksempel på det høje niveau for integrationen med Microsoft Office. Arkitektur der understøtter integration: TeamShare er bygget på Microsoft Sharepoint og med SOA, som grundlaget for den interne kommunikation, er det let at integrere med organisationens øvrige systemer. TeamShare i hovedtræk Den enkle registrering betyder at medarbejderne sparer tid Integrationen med MS Office gør det let at bruge TeamShare Tilgængeligheden betyder, at medarbejderen altid har let adgang til TeamShare Platformen er fælles med andre videnbaserede systemer og den er designet til videndeling Fleksibiliteten betyder, at TeamShare matcher brugernes forventninger om let adgang til funktioner Sharepoint er det arkitekturvalg, der tilgodeser fremtidens integrationsbehov Nyt system, teknologisk er det nyt, men det indeholder summen af mange års erfaringer Det bedste fra FESD giver sikkerhed for konsistens med kravene i den offentlige sektor Gode referencer fortæller om sikkerhed for leverance og godt samarbejde Dette gælder uanset om det drejer sig om f. eks. ERP systemer, Intranet portaler eller Internet portaler. DANSK BYGGERI Vi har valgt TeamShare, fordi det giver os den maksimale brugervenlighed og effektivisering med brugerne i fokus. Lector har udviklet en løsning som glider naturligt ind i vores it-hverdag, siger it-chef Palle Hørlyck Jacobsen.

4 TRADITIONEL DOKUMENTHÅNDTERING Sådan er der mange der gør Vi sender dokumenter per Vi gemmer på et fildrev i vores afdeling Jeg gemmer på min egen PC Jeg ved kun, hvor mine egne dokumenter er Vi spørger tit om, hvem der har seneste version af et dokument Vi har ikke rigtigt styr på vores projekt s Kritiske og fortrolige dokumenter findes lagret mange steder Her er konsekvenserne Det er svært at vide, hvornår et dokument er færdigt og godkendt Det er helt umuligt at finde gamle versioner med mindre de ligger som s Der er ikke overblik over opgaver og fremdrift Hver medarbejder holder styr på egne dokumenter Brug af filserver bliver hurtigt projektspecifik og ikke virksomhed specifik Outlook ender hurtigt som dokument distribution, hvor den enkelte holder styr på seneste version Det er projektlederens opgave at have overblikket for ingen andre har det Det er meget vanskeligt at håndhæve begrænset adgang til fortrolige dokumenter, fordi du ikke ved, hvor kopierne befinder sig MARKEDSINFORMATION US companies spend about $20 in labor to file a document, $120 in labor to find a misfiled document and $220 to reproduce a lost document. (KILDE Cooper & Lybrands)

5 I TEAMSHARE ER LØSNINGERNE ENKLE OG LET TILGÆNGELIGE Alle oplysninger om projekter, sager, opgaver og dokumenter bliver samlet Det er TeamShare, der holder styr på dokumentationen og versionering Det fremgår altid, hvilken status et dokument har Der er sikkerhed for, at adgangen til fortrolige oplysninger kan styres Dokumenterne er tilgængelige for globale søgninger Projekterne oprettes i TeamShare, så informationsstrømmen kan følge projekternes struktur Den lette adgang til journalisering betyder, at oplysningerne hurtigt bliver stillet til rådighed for alle interessenter TeamShare giver både dig og dine kolleger overblik

6 GRÆNSEFLADE OG FUNKTIONER Åbningsbilledet viser dine arbejdsområder, som kan være alt fra korte sagsforløb til længerevarende komplekse projekter. Der er direkte adgang til både de aktive dokumenter, og de uddelegerede sager med tilknyttede kontakter og sagsparter. Du har også adgang til søgninger fra samme billede. Du kan etablere den systematik, som giver dig det bedste overblik inden for dine arbejdsområder, og du kan oprette præcis den struktur, som du foretrækker ved hjælp af mapper og undermapper.

7 TEAMSHARE-SUPPORT FOR OPGAVER OG KONTAKTER Kontaktpersoner og adressebøger TeamShare supporterer flere samtidige adressebøger. Der er fuld rettighedsstyring på alle adressebøger, således at det detaljeret kan styres, hvem der må se/tilføj/ rette/slette i en adressebog. Inden for hver adressebog findes et antal kontaktpersoner. Hver kontaktperson kan registreres med navn, firma, adresse, telefon, mail og andre kontaktfelter, samt en række metadatafelter. Opgaver For længerevarende sager, eller sager hvor opgaver er fordelt mellem flere sagsbehandlere, kan der oprettes enkeltopgaver. Brugen af opgaver betyder både, at den enkelte sagsbehandler får en advisering om, at opgaven skal løses, men giver samtidig et overblik over alle de delopgaver, der skal løses på sagen samt deres fremdrift. Når en sagsbehandler får en opgave tildelt, modtages en advisering om opgaven, og den fremkommer automatisk i sagsbehandlerens Outlook opgaveliste og i oversigten Mine Opgaver

8 TEAMSHARE ER LET AT ANVENDE PÅ GRUND AF INTEGRATIONEN MED OFFICE Via TeamShare toolbaren (her illustreret med toolbaren til Word; Excel og Powerpoint 2007) er der adgang til alle funktioner knyttet til skabelse af og lagring af dokumenter. Dialogen i TeamShare er designet, så den ligner de tilsvarende funktioner i Office. Nye dokumenter skabes nemt via Words velkendte funktion for skabeloner. Ved at trykke på new knappen i TeamShare toolbaren åbnes et vindue, der præsenterer de skabeloner, som kunden har valgt at lægge ind i TeamShare. Metadata for arbejdsområdet kan flettes ind i skabelonen.

9 TEAMSHARE GØR DET ENKELT AT BEHANDLE MAILS SOM EN RESSOURCE FOR VIRKSOMHEDEN Mails kan via drag and drop arkiveres under det relevante arbejdsområde. Eventuelle vedhæftede filer lagres som selvstændige dokumenter i tilknytning til mail en. Mails lagret i TeamShare kan videresendes eller besvares lige som mails i enhver anden Outlook mappe. Via TeamShare toolbar i Outlook kan man vedhæfte et dokument lagret i TeamShare så enkelt, som hvis dokumentet var lagret på din maskines C drev

10 OPMÆRKNING OG SØGNING I TEAMSHARE Registrering Registrering af metadata er gjort meget enkelt i Team- Share. Metadata nedarves i et hierarki bestående af arkiv, arbejdsområde, mappe dokument. På ethvert af disse niveauer kan metadata suppleres eller ændres. Det betyder at man for et helt arkiv kan fastlægge hvilke metadata, der skal knyttes til dokumenter der lagres i arkivet. For et arbejdsområde i arkivet kan man vælge at tilføje yderligere metadata. Søgning TeamShare giver mulighed for at søge efter dokumenter baseret på alle informationer knyttet til dokumentet. Herudover giver TeamShare mulighed for at lave kombinerede søgninger, hvor den formaliserede søgning kombineres med fritekstsøgning i dokumentets indhold. Fritekst søgningen er baseret på SharePoints indeksering og fritekstsøgning og supporterer som standard de filformater, som er supporteret af den version af SharePoint som kunden har valgt. Søgninger kan gemmes til personlig brug eller deles mellem en gruppe af brugere. HVAD ER METADATA? Metadata betyder data om data. I forhold til TeamShare betyder det data som beskriver fx dokumenter, projekter og foldere

11 SIKKERHEDEN I TEAMSHARE ER BASERET PÅ ACTIVE DIRECTORY TeamShare integrerer med Microsoft Active Directory og forudsætter, at brugere og grupper kan hentes herfra. De kan derigennem benyttes som udgangspunkt for at give adgang til sager og dokumenter. Figuren nedenfor viser, hvordan man bliver bedt om at tage stilling til roller eller til individuelle rettigheder ved tilknytning af en ny medarbejder til et arbejdsområde. Man kan oprette roller, der prædefinerer rettigheder og tildele brugere og grupper en rolle ifm. tilføjelse på arkiv/sag/mappe/dokument. Det er også stadig muligt, at tildele rettigheder manuelt, i tilfælde hvor en bruger skal have ekstraordinære rettigheder. De rettigheder, der er sat i TeamShare, overføres automatisk til Sharepoint, og det betyder, at man nemt kan skabe et bredere miljø for videndeling på Intranet og Extranet, uden at man risikerer uautoriseret adgang til dokumenter.

12 IMPLEMENTERING OG INTEGRATION Lector tilbyder implementering af TeamShare afpasset efter den enkelte kundes behov. Standardimplementering omfatter: Rådgivning om teknologisk platform Installation af serversoftware Levering af MSI scripts til installation af klientsoftware Standardopsætning og registrering af stamdata Undervisning af superbrugere og administratorer Levering af undervisningsmateriale til slutbrugerundervisning Rådgivning og gennemførsel af inte gra tionsopgaver. Behovene for integration er i sagens natur individuelle, men kan f.eks. omfatte: Integration med adresseregistre Integration med ERP systemer Integration med portaler Integration med projektstyringsværktøjer Dele af TeamShares funktionalitet tilbydes som web parts, således at de pågældende funktioner kan stilles til rådighed for brugerne via en portal, f. eks. en intranet portal. Dette kan efter behov udvides med f. eks.: Rådgivning om arkivstruktur Rådgivning om processer og organisatorisk implementering Assistance til (eller gennemførelse af) slutbruger uddannelse Konverteringsopgaver Import af stamdata FORBRUGERRÅDET BRUGER TEAMSHARE 75 brugere. Projekttiden var 3 måneder. Forbrugerrådet foretog et platformsskifte fra Novell/ Groupwise til TeamShare og Microsoft. Der blev konverteret dokumenter.

13 VIDENDELING FOR ALLE Alle organisationer producerer viden og informationer samt gennemløber processer i mere eller mindre styret form. Men udgangspunktet for, hvorledes information tilgås og skabes, er mangfoldige både i forhold til virksomheder i forskellige brancher men også internt blandt virksomhedens medarbejdere. Nogle har blot behov for adgang til viden andre er funderet i en projektorganisation, hvor samarbejde og videndeling er i fokus en tredie mulig er, at kvalitetssikring er essentielt, hvorfor indhold og arbejdsforløb bør defineres i en struktureret form. TeamShare definerer organisationens dokumentationsbehov og stiller den til rådighed for interessenterne. I samspillet med Microsoft SharePoint kan viden deles fleksibelt gennem TeamShare, Office og portaler (intranet, extranet og internet). Platformen gør det muligt for organisationen at sikre, at dokumenter og viden håndteres, som beskrevet i f.eks.: Lovgivning Compliancekrav fra branchestandarder Interne kvalitets- og procedurebeskrivelser

14 LECTOR Ordrupvej Charlottenlund T F