OVERSÆTTELSESCENTRET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS ORGANER ÅRSBERETNING FOR 2001 & ARBEJDSPROGRAM FOR 2002

Transkript

1 OVERSÆTTELSESCENTRET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS ORGANER ÅRSBERETNING FOR 2001 & ARBEJDSPROGRAM FOR 2002 DA

2 Mange yderligere oplysninger er tilgængelige på vores websted (

3 OVERSÆTTELSESCENTRET FOR DEN EUROPÆISKE UNIONS ORGANER ÅRSBERETNING FOR 2001 & ARBEJDSPROGRAM FOR 2002 Luxembourg - Oversættelsescentret hjemsted L. Rigaux Bâtiment Nouvel Hémicycle 1 rue du Fort Thüngen L-1499 LUXEMBOURG Kirchberg Tél.: 352/ Fax: 352/ cdt@cdt.eu.int

4 INDHOLDSFORTEGNELSE FORORD ved Brian McCluskey ÅRSBERETNING FOR 2001 KAPITEL 1 KAPITEL 2 KAPITEL 3 KAPITEL 4 KAPITEL 5 KAPITEL 6 BILAG: INDLEDNING BESTYRELSEN A. Funktion B. Beslutninger og hovedlinjer C. Vigtigste anliggender OVERSÆTTELSE OG HERTIL KNYTTEDE AKTIVITETER A. Oversigt B. Freelanceoversættelse C. Oversættelseskvalitet FORBINDELSE TIL DE ØVRIGE FÆLLESSKABSINSTANSER A. Interinstitutionelle aktiviteter B. Fælles udviklingsprojekter CENTRETS FUNKTION A. Ressourcer og midler B. Edb C. Foranstaltninger vedrørende kommunikation ANALYSE AF DEN ØKONOMISKE FORVALTNING A. Indtægter B. Udgifter I Fortegnelse over medlemmerne af bestyrelsen II til VIII Oversættelsesstatistikker IX Stillingsfortegnelse X Organisationsplan XI Kontraktforlængelser, lønklassejusteringer og forfremmelser XII Statistiske informationer om personalet XIII Workflowskema XIV Væsentligste applikationer og deres interaktion XV Nøgletal for centret XVI Balance for

5 ARBEJDSPROGRAM FOR 2002 KAPITEL 1 INDLEDNING KAPITEL 2 MÅL OG STRATEGIER A. Centrets opgaver B. Centrets aktiviteter C. Centrets drift KAPITEL 3 FORVALTNING AF RESSOURCER A. Personale og generel administration B. Finansielle anliggender og forvaltning af aftaler C. Tekniske ressourcer CHAPITRE 4 FREMTIDSUDSIGTER PÅ MELLEMLANGT SIGT 2002/2006 A. Mål for centrets opgaver B. Mål for centrets aktiviteter C. Udvidelsens indvirkning BILAG I ANTAL OVERSATTE SIDER II BIDRAG I EURO III PROGRAM FOR INDKALDELSE AF BUD IV PERSONALEPLAN V NØGLETAL FOR CENTRET VI UDVIDELSENS INDVIRKNING VII UDVIDELSENS INDVIRKNING PÅ DEN ÅRLIGE OVERSÆTTELSESMÆNGDE VIII UDVIDELSENS INDVIRKNING PÅ DE ÅRLIGE BIDRAG 3

6 FORORD Af B.McCluskey Formand for bestyrelsen I 2001 konsoliderede Oversættelsescentret sin stilling blandt EU-institutionernes oversættelsestjenester med en stigning i antal oversatte sider på ca. 10 %. Antallet af medarbejdere derimod steg med mindre end 7 % - fra 130 til hvilket medførte øget produktivitet. En anden positiv udvikling var, at antallet af overholdte leveringsfrister for alle indleverede dokumenter steg med 1 % fra 96, 6 % til 97, 6 %. Alle de samarbejdsaftaler, som udløb i 2001, er blevet forlænget, og to nye vigtige samarbejdspartnere er blevet tilføjet listen over de kunder, Oversættelsescentret betjener, nemlig Den Europæiske Investeringsbank og EF-Domstolen. Som følge af den eksterne evalueringsrapport iværksat i slutningen af 2000 udarbejdede Oversættelsescentret en treårig handlingsplan for den interne forvaltning med det formål at forbedre kvalitetskravene på alle niveauer. Dette afspejler filosofien om, at kvaliteten af kundeservice beror på en samlet indsats fra alle afdelinger og ikke kun aktiviteter i frontlinjen. Som en understregning af den betydning Oversættelsescentret tillægger kvalitetsspørgsmål organiserede centret et seminar med titlen: Quality a measurable deliverable? for personale, kunder, freelance-oversættere og repræsentanter for oversættelsestjenesterne i EU s institutioner og organer. Arrangementet var vellykket. Viviane Reding, kommissionsmedlem med ansvar for uddannelse og kultur, slog tonen an ved at fremhæve den store mangfoldighed af indfaldsvinkler til emnet. I 2002 vil Oversættelsescentret styrke bestræbelserne på at forbedre sin ekspertise, idet det vil foretage en omhyggelig gennemgang af alle interne procedurer og en prioritering af opgaver. Dette vil således udgøre et supplement til den igangværende opfølgning af den interne evalueringsrapport, som ikke kun gælder Oversættelsescentrets interne organisation, men også retsgrundlaget for dets aktivitetsområder og økonomiske forvaltning. Selv om antallet af varemærker til oversættelse fra Harmoniseringskontoret i Alicante sandsynligvis vil falde i 2002, forventes dette ikke at medføre nogen væsentlige ændringer i Oversættelsescentrets arbejdsmængde i det kommende år, da denne nedgang forventes kompenseret ved tilgang af nye kunder, herunder Den Europæiske Fødevaremyndighed og Det Europæiske Søfartssikkerhedsagentur. Endelig tyder det på, at der i 2002 vil ske fremskridt i forhandlingerne med de luxembourgske myndigheder om Oversættelsescentrets endelige hjemsted. Det er af største betydning, at der opnås en vellykket afslutning på forhandlingerne inden EU-udvidelsen, der efter planen vil finde sted i januar

7 KAPITEL 1 INDLEDNING I løbet af 2001 har der været en svag stigning i centrets aktiviteter, for så vidt angår oversættelsesmængden, der er steget fra sider i 2000 til sider i 2001, dvs. en stigning på sider, modsvarende 10,1 %. Om end alle detaljer vedrørende udviklingen i oversættelsesaktiviteterne kan læses i bilag II til VII i denne rapport, er det værd her at fremhæve de væsentligste træk, der har kendetegnet dette år: 1. Kraftig stigning i mængden af oversatte EF-varemærker for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked (Varemærker og Design) i Alicante fra sider i 2000 til sider i 2001, dvs. en stigning på sider eller 16,2 % mere end foregående år, mens mængden af oversatte dokumenter har vist et svagt fald fra sider i 2000 til sider i 2001, dvs. et fald på sider eller 3,8 %. 2. Disse tal viser en ændring i tendensen, for så vidt angår det relative fald i mængden af oversættelser af varemærker, der kunne konstateres i de foregående regnskabsår: AKTIVITETER % oversættelse af dokumenter 21,9 27,6 30,3 26,5 % oversættelse af varemærker 78,1 72,4 69,7 73,5 I ALT Bilag IV, som sammenfatter den kvartalsmæssige udvikling i oversættelsesaktiviteterne, giver dog mulighed for at konstatere, at oversættelsen af varemærker nåede sit højeste niveau i tredje kvartal 2001, hvilket stemmer overens med den almindelige udvikling i den økonomiske aktivitet i Europa. Faktisk lader det til, at anmodningerne om registrering af varemærker følger de økonomiske konjunktursvingninger relativt nøje, hvilket giver anledning til at frygte, at det konstaterede fald i antallet af oversættelser af varemærker i slutningen af 2001 vil fortsætte i 2002, i hvert fald i et eller to kvartaler. 3. Som i de foregående år har efterspørgslen efter oversættelser blandt centrets kunder fremvist variationer af enhver art fra betydelige fald (EEA København, ETF Torino, EASHW Bilbao) til væsentlige stigninger (KHIM's appelkamre Alicante, CEDEFOP Thessaloniki, ECB Frankfurt, Revisionsretten Luxembourg) over en række ændringer af beskedent omfang, dels i opadgående retning (EFIL Dublin, EUMC Wien, EMCDDA Lissabon), dels i nedadgående retning (CPVO Angers, EMEA London, Europol Haag). Disse svingninger i efterspørgslen efter oversættelser er en naturlig konsekvens af udviklingen i aktiviteterne blandt centrets kunder og de ændringer i deres prioriteringer, der fremgår af deres årlige 5

8 arbejdsprogrammer. Centret, der følger sine kunders aktiviteter på tæt hold, har på ny kunnet absorbere disse variationer uden problemer og således bibeholdt en relativt konstant arbejdsbyrde året igennem. 4. En af de faktorer, der har muliggjort bibeholdelsen af dette relativt konstante aktivitetsniveau året igennem, har været den kontinuerlige balancering mellem oversættelse udført internt af centrets ansatte og udbudt til eksterne oversættere i underentreprise. Om end den samlede oversættelsesmængde udbudt i underentreprise til eksterne oversættere og freelance-bureauer steg svagt fra sider i 2000 til sider i 2001, dvs. med sider eller 3,1 %, er den andel af vores samlede oversættelsesmængde, der blev udbudt i underentreprise, faktisk faldet svagt fra 46,3 % i 2000 til 43,3 % i For at klare stigningen i efterspørgslen på 10,1 % har centret øget sit personaleantal, om end i mindre omfang og uden at overskride den grænse, bestyrelsen har bemyndiget i det årlige budget. Som det kan ses i bilag IX, har centret faktisk kun besat 139 af de 158 stillinger, der er bemyndiget, og har således ladet i alt 19 stillinger i alle kategorier henstå ubesatte, både i kategori A/LA (11 stillinger) og støttepersonale i kategori B og C (8 stillinger). Følgelig steg centrets personaleantal i 2001 fra 130 til 139 besatte stillinger, dvs. 9 stillinger eller 6,9 %, hvilket dog er mindre end stigningen i arbejdsmængden, der igen steg både i forhold til oversætterpersonalet (fra sider pr. LA-ansat i 2000 til sider pr. LA-ansat i 2001) og i forhold til centrets samlede personale (fra sider pr. ansat i 2000 til sider i 2001). Detaljerne i denne udvikling fremgår af bilag XV til denne aktivitetsrapport. Også for så vidt angår de tidsfrister, som er aftalt med kunderne, har centret opnået en svag forbedring i løbet af sidste regnskabsår; som det fremgår af bilag VIII, kunne således ud af i alt dokumenter, der blev oversat i 2001, leveres på den dato, der var fastlagt af vores kunder, hvilket modsvarer 97,6 %, noget over de 96,6 %, der blev opnået i Centret udtrykker på ny sin taknemmelighed over for de ansatte, såvel som de eksterne medarbejdere, uden hvis flid og professionalisme det ikke ville have været muligt at opnå så tilfredsstillende resultater. Endelig bør det nævnes, at centret i løbet af 2001 har indgået to nye samarbejdsaftaler med Den Europæiske Investeringsbank og De Europæiske Fællesskabers Domstol. Samtidig er de udløbne samarbejdsaftaler med Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked (Varemærker og Design), Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse, Den Europæiske Revisionsret samt Regionsudvalget blevet fornyet ved gensidig overenskomst mellem parterne. Centret takker alle sine kunder, gamle som nye, for deres fortsatte tillid. 6

9 KAPITEL 2 BESTYRELSEN A. FUNKTION Bestyrelsen er et kontrolorgan og består af en repræsentant for hver medlemsstat og en repræsentant for hver af de organer/institutioner, der har indgået aftale med centret, samt to repræsentanter for Europa-Kommissionen. Som følge af undertegnelsen af to nye samarbejdsaftaler i 2001 er 33 organer/medlemsstater repræsenteret i bestyrelsen. Der har ligeledes været en del nyudnævnelser og genudnævnelser i den samme periode. 53 % af medlemmerne og suppleanterne er blevet udnævnt eller genudnævnt for tre år. En navneliste findes i bilag I. Bestyrelsens sekretariat varetog gennemførelsen af bestyrelsens 14. og 15. møde, der fandt sted henholdsvis den 30. marts og den 26. oktober. Desuden arrangerede sekretariatet en skriftlig høring blandt medlemmerne om anbefalingerne fra den eksterne konsulent, der havde fået til opgave at udarbejde en evalueringsrapport om centret med hensyn til centrets drift og funktion. Tre beslutningsforslag med vedtagelse ved skriftlig procedure blev ligeledes forelagt medlemmerne (forslag til budget for 2002, oversigt over bestyrelsens konklusioner vedrørende evalueringsrapporten, datoen for det 16. møde). B. BESLUTNINGER OG HOVEDLINJER I det følgende findes et sammendrag af bestyrelsens drøftelser og beslutninger. 1. På finans- og budgetområdet Revisionsrettens beretning for 1999 og meddelelse om decharge til direktøren. Vedtagelse af tillægs- og ændringsbudgettet for Vedtagelse af budgettet for regnskabsåret Generelle retningslinjer Årsberetning for 2000 og arbejdsprogrammet for 2001 blev vedtaget på baggrund af forslag fra centrets direktør. Bestyrelsen modsatte sig indgåelsen af en aftale mellem Kommissionen og Oversættelsescentret, der sigter mod at sikre finansieringen af pensionsordninger for centrets embedsmænd og funktionærer, idet der ikke i de nuværende vedtægtsbestemmelser findes det fornødne retsgrundlag for en sådan aftale. Forskellige sager blev forelagt til orientering, nemlig: Oversættelsescentrets dokument om ansættelsesprocedurer for midlertidigt ansatte, centrets forslag om en fastansættelsespolitik, 7

10 centrets personalestatistikker, udnævnelse af en ansvarlig for databeskyttelse samt centrets holdning til distancearbejde. C. VIGTIGSTE ANLIGGENDER To centrale emner har været genstand for en særlig grundig behandling. Det første, som er et tilbagevendende emne, drejer sig om centrets endelige hjemsted, og det andet emne er den evalueringsrapport om centret, som er udarbejdet af en ekstern konsulent. 1. Bygningssituationen Som det har været tilfældet under de foregående møder, kunne der i forbindelse med drøftelsen af denne sag på mødet den 30. marts 2001 ikke iagttages noget konkret fremskridt. Direktøren understregede i den rapport, som bestyrelsen havde givet ham mandat til at udarbejde, at der ikke forelå en officiel bekræftelse fra de luxembourgske myndigheder vedrørende de retningslinjer, der blev meddelt på mødet (oktober 2000) af repræsentanten for storhertugdømmet Luxembourg i forbindelse med forslaget om opførelse af en bygning til Oversættelsescentret i Hamm. Dette var ligeledes situationen på mødet i oktober Repræsentanterne for Luxembourg forsikrede dog, at der vil blive fulgt op på forslaget, og understregede, at den omhandlede regeringsbeslutning forudsætter en lovgivningsprocedure. De har ligeledes forpligtet sig til at udarbejde en redegørelse til de kompetente instanser over centrets behov for yderligere lokaler i forbindelse med de planlagte ansættelser, indtil bygningen i Hamm er opført. Bestyrelsen udtrykte i konklusionerne et klart ønske om en klarlæggelse af Luxembourgs forpligtelser og en hurtig gennemførelse af projektet. 2. Evalueringsrapporten om centret Den eksterne evaluering, der blev iværksat i slutningen af 2000 i forbindelse med bestyrelsens overvejelser om en eventuel ændring af reglerne for centrets drift og funktion, som er fastsat i artikel 19 i grundforordningen, har resulteret i den evalueringsrapport, der blev fremlagt den 30. marts Bestyrelsen udtrykte ved denne første drøftelse glæde over det overordnede positive billede, der tegnes i rapporten, som drejer sig om to emner, nemlig centrets lovgivningsrammer og dets interne struktur. I forbindelse med ønsket om en grundig behandling af samtlige anbefalinger fra konsulenten besluttede bestyrelsen at iværksætte en skriftlig høring blandt medlemmerne om udtalelserne om lovgivningsrammerne på den ene side og på den anden side at give centret mandat til at drøfte og udarbejde et handlingsprogram på grundlag af anbefalingerne om centrets interne forvaltning. De to foranstaltninger blev gennemført og medførte en ny drøftelse på det andet møde. På dette møde blev de forslag, som centret fremlagde i handlingsprogrammet, vedtaget, men det var ikke muligt at afslutte bestyrelsens konklusioner vedrørende den nævnte rapport. Drøftelsen bevirkede dog, at et beslutningsforslag med vedtagelse ved skriftlig procedure for medlemmerne i november 2001 blev fremlagt. Dette blev dog ikke vedtaget på grund af nogle medlemmers grundlæggende afvisning af en af anbefalingerne. Formanden for bestyrelsen besluttede derfor at opføre dette emne på dagsordenen for mødet i marts

11 KAPITEL 3 OVERSÆTTELSE OG HERTIL KNYTTEDE AKTIVITETER A. OVERSIGT 1. Udvikling Arbejdsmængden (dokumenter og EF-varemærker) opgjort i antal oversatte sider tegnede sig for endnu en stigning i 2001: År Antal sider i alt Forskel i antal sider Forskel i % , ,6 + 63,1 + 12,5 + 16,7 + 10,1 Resultatet er en smule højere end de forventninger, der blev fastlagt i forbindelse med det årlige arbejdsprogram, der forudså en stigning på ca. 5 %. For at kunne efterkomme denne efterspørgsel anvender centret fortsat interne oversættere og freelanceoversættere. I alt sider blev oversat af freelanceoversættere, og sider blev oversat af interne oversættere. Fordelingen mellem dokumenter og EF-varemærker var i 2001 til fordel for de interne oversættere, som varetog ca. 73 % af den samlede mængde eller sider (se bilag II). Der skal ligeledes gøres opmærksom på den stigende efterspørgsel fra flere af centrets øvrige kunder, nemlig Den Europæiske Revisionsret (+ 195 %), Den Europæiske Centralbank (+ 100 %), Kontoret for Harmonisering i Det Indre Marked dokumenter (+ 33 %), Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug (+ 10 %). En detaljeret sammenligning for de enkelte kunder for 2000/2001 findes i bilag III til nærværende beretning. Angående fordelingen på sprog er der stadig størst efterspørgsel efter oversættelse til de 11 officielle sprog i Den Europæiske Union. De øvrige sprog (russisk, norsk osv.) udgjorde sider, hvilket er en smule mindre end det foregående år, hvor antallet var sider (se bilag V). 9

12 2. Organisering af interne ressourcer Oversættelsesafdelingen består af tre afdelinger: Afdelingen for interne oversættelser, der består af 62 oversættere (pr. 31. december 2001), er langt den største afdeling i centret. Nogle af oversætterne har ligeledes en funktion som sproglig koordinator (principielt findes der en for hver af centrets kunder). De har som forbindelsesled en central rolle i forbindelse med udveksling af informationer (terminologi, referencedokumenter, opfølgning på oversættelsesarbejdet osv.) og ligeledes i forbindelse med en forbedring af kvaliteten. I denne funktion deltager de aktivt i fastlæggelsen af retningslinjerne for oversættelse af centrets dokumenter eller af dokumenter fra den instans, som de er kontaktperson for. Den centrale planlægningsafdeling består af i alt 14 medlemmer. Afdelingen står for styring af oversættelsesopgaverne og består desuden af en afdeling for formatering og en afdeling for referencedokumenter. Denne afdeling, der blev oprettet i slutningen af 2001, har til opgave: - at yde bistand i forbindelse med forberedelse af de nødvendige dokumenter til både freelanceoversættelser og interne oversættelser, - at yde bistand til oversætterne i søgningen efter dokumenter, - at søge efter referencedokumenter hos instanser og organer, fællesskabsinstitutioner og internationale organisationer osv. - at forberede og indsamle dokumentation. Opgaverne for de to øvrige afdelinger afdelingen for freelanceoversættelse og afdelingen for kvalitetsstyring beskrives i detaljer i dette kapitels punkt B og C. Det skal oplyses, at afdelingen for kvalitetsstyring siden slutningen af 2001 har været tilknyttet bestyrelsen. I forbindelse med denne ændring lægges der vægt på kvaliteten af samtlige centrets tjenester. Biblioteket, der ligeledes er en del af oversættelsesafdelingen, fortsatte i 2001 indsamlingen af dokumenter, der kan være til nytte for centrets aktiviteter. Al dokumentation i papirformat eller elektronisk format, der modtages dagligt, katalogiseres og stilles til rådighed for det samlede personale afhængigt af tilgængelige sprogversioner og de behandlede emner. Biblioteket forvaltede mere end 400 forespørgsler om ordbøger eller specialværker og fulgte op på næsten 300 forespørgsler, der for størstedelens vedkommende vedrørte bibliografiske søgninger og søgninger i interne og eksterne databaser. 3. Udvikling af tekniske hjælpemidler Oversættelsesafdelingen har i løbet af 2001 indført to nye workflow-systemer: Flosys til dokumenter og Nemo til EF-varemærker. En særlig lukket server udelukkende til oversættelse til fire sprog af fortrolige dokumenter fra Europol er ligeledes blevet indført. 10

13 a. Flosys Flosys blev indført i august, og på trods af mindre problemer i opstartsfasen er dette system blevet godt modtaget af de implicerede parter (oversættere, ansatte i den centrale planlægningsafdeling og i afdelingen for freelanceoversættelse). Systemet kan sende samtlige dokumenter (med undtagelse af fortrolige dokumenter) i elektronisk format og kan automatisere dataudvekslingen mellem tjenestegrenene. Systemet omfatter følgende trin i workflowet: - modtagelse af dokumenter - fordeling internt eller til freelanceoversættere - formatering eller ensretning inden oversættelse (hvis det er nødvendigt) - oversættelse eller intern revision(afhængigt af sagen) - formatering efter oversættelse - fremsendelse til kunden. Ud over en tidsbesparelse medfører Flosys en bedre planlægning og et bedre samarbejde med de øvrige tjenestegrene. Indførelsen af arbejdsgruppen Translator s Workbench i workflowsystemet har bevirket en stigning i antallet af fagområder fra 10 til 16. Antallet af oversættelseshukommelser (database, der består af sætninger, der er oversat fra et kildesprog til et målsprog) er steget til 192 og antal indlæsninger (sætninger med tilhørende oversættelser) til Dertil skal tilføjes Europols 35 hukommelser og indlæsninger. b. Nemo Udviklingen af et nyt workflow-system til EF-varemærker (Nemo) blev afsluttet i Projektet blev startet i 1999, da det stod klart, at de gældende procedurer for forvaltning og centrets klargøring af EF-varemærkerne havde nået de logistiske og tekniske grænser. Iværksættelsen af projektet blev overdraget til en ekstern kontrahent. To forsøgsperioder med prototyper gjorde det muligt at vurdere systemets centrale funktioner til begyndelsen af På grund af stabililitetskrav og krav om forbedring af styringsdelene til workflowet var det ikke muligt at indføre Nemo til EF-varemærker før begyndelsen af september Nemo har bevirket, at centret har kunnet rationalisere det interne workflow i forbindelse med oversættelse af varemærkerne betydeligt. Behandlingen af varemærkerne har altid været meget kompleks på grund af den store mængde dokumenter, antallet af sprogkombinationer (110) og den generelle styring af arbejdet, som kræver interne oversættere og freelanceoversættere. Det nye system organiserer alle delene i denne behandling ved hjælp af en central database med oplysninger om workflowet. Systemet gør det muligt ikke blot for centret at følge arbejdet med og status for hvert varemærke, men det består ligeledes af et betydeligt antal komplekse funktioner, der er brugervenlige og nemme at anvende. Nemo omfatter følgende trin. 11

14 modtagelse af EF-varemærker: verifikation af formalia, sproglig verifikation, automatisk klargøring ved hjælp af software med oversættelseshukommelse. Denne del erstatter Trados Translator s Workbench, der blev benyttet tidligere. Det er baseret på databasen Oracle, hvilket har den fordel, at det er mere stabilt, og at det er nemmere at opdatere data. Derudover er resultatet af den anvendte klargøring bedre end resultatet ved anvendelse af den klassiske oversættelseshukommelse, der er opdelt i sætninger, og giver således et bedre resultat, udformning af ordresedler, der er baseret på resultatet af klargøringen i forbindelse med det interne bogføringssystem SI2, automatisk fordeling af EF-varemærkerne til freelanceoversættelsesbureauerne, modtagelse af oversættelser fra freelanceoversættere, automatisk fordeling af freelanceoversættelser, der skal revideres, til de interne oversættere, samling af de forskellige sprogudgaver, fremsendelse af EF-varemærkerne til KHIM. I 2001 blev der brugt meget tid på grundige undersøgelser af dette nye system og dets indførelse. Det gode samarbejde med centrets partnere i freelanceoversættelsesbureauerne er en af de vigtigste årsager til projektets succes. Centret inviterede i januar 2001 repræsentanterne for disse bureauer til Luxembourg til en præsentation af det nye system. De fik ligeledes mulighed for at overvære en præsentation af den første demonstrationsudgave af en brugergrænseflade, der er beregnet til freelanceoversætterne. I foråret besøgte centrets koordinator, der er ansvarlig for projektet med EF-varemærkerne, og en ansat fra edbafdelingens Help desk samtlige freelanceoversættelsesbureauer for at hjælpe dem med installeringen af det nye system og for at give dem en grundoplæring. I de følgende måneder blevet et afgrænset antal EF-varemærker testet. Denne simulering af en fuldstændig produktionscyklus var meget betydningsfuld for indførelsen af Nemo-systemet. I 2001 var det via støtte og fremsendelse af oplysninger fra vores kolleger i oversættelsesbureauerne samt fra det interne personale i forbindelse med forskellige test og evalueringer af ydeevnen muligt at forbedre en lang række detaljer i systemet. Dette har ligeledes medført udvikling eller væsentlig forbedring af en lang række moduler. c. Centrets termdatabase (Euroterms) Afdelingen for sprogteknologi har fortsat arbejdet med indholdet i databasen Euroterms. Forbedringerne har ikke kun udvidet databasens dækningsområder (det vil sige antallet af indlæsninger), men har ligeledes medført en formel revision og en oprydning i en betydelig del af databasen. Dette blev nødvendigt for at sikre, at strukturen i de terminologiske indlæsninger var i overensstemmelse med de internationale standarder. Dette vil gøre det betydeligt lettere at indføre databasen Euroterms i EU s interinstitutionelle database (IATE) nye indlæsninger blev indført i Euroterms i Den største stigning findes i terminologien vedrørende Den Europæiske Centralbank (ca indlæsninger), Europol (ca indlæsninger) og EMEA (13 100). Databasen indeholder nu indlæsninger. De 12

15 nye indlæsninger omfatter bidrag fra centrets oversættere og eksterne gloselister, som afdelingen for sprogterminologi har indsamlet og tilføjet. d. Afprøvning af software til automatisk udlæsning af terminologi Ofte oprettes termbaser af oversætterne i løbet af deres daglige arbejde. Det er dog undertiden muligt at oprette termbaser helt fra grunden. Dette kræver ofte, at der arbejdes med et korpus af eksisterende flersprogede tekster. I løbet af de sidste par år er der blevet markedsført software, der anvender enkle strategier, men som effektivt kan hjælpe terminologerne med den fulde udnyttelse af disse korpusser. Nogle af disse metoder til udlæsning af viden fra tekstdata ( text mining ) er blevet afprøvet af de ansatte i afdelingen for sprogteknologi i Alle disse programmer skulle gøre det muligt at oprette flersprogede termlister, der er yderst relevante for et givent korpus. Afprøvningerne viste, at en fuldt ud automatisk metode til denne type arbejde endnu er langt fra at være virkelighed på trods af de fremskridt, der unægtelig er sket på dette område. Støj -niveauet, det vil sige antallet af ubrugelige eller uforståelige forslag, er stadig højere end antallet af rigtige resultater, og det er derfor stadig nødvendigt med menneskelig bearbejdning. Det er dog stadig sådan, at resultaterne af afprøvningerne var tilstrækkelig lovende til, at en yderligere forskning på dette område kan fortsættes. B. FREELANCEOVERSÆTTELSE I alt sider blev oversat af freelanceoversættere, der for de flestes vedkommende havde deltaget i en eller flere af centrets udbud. Udelukkende meget specifikke tekster eller sprogkombinationer, der ikke kan dækkes, blev overdraget til specialiserede oversættere på basis af direkte indgåede kontrakter. 1. Aftalepolitikken Centret gennemførte tre udbud i 2001 med henblik på indgåelse af flere rammekontrakter vedrørende oversættelse og revision af dokumenter. Det første udbud angik oversættelse af tekster inden for det juridiske område fra og til tysk, engelsk, spansk, fransk og italiensk (LEG 2001). Mellem den 1. juni og den 31. december 2001 blev over 420 juridiske dokumenter oversat af kontrahenter, der var valgt fra dette udbud, hvilket i alt beløber sig til mere end sider i alle sprogkombinationer tilsammen. Det andet udbud angik oversættelse af finansielle og økonomiske dokumenter fra engelsk og fransk til de øvrige officielle sprog i Den Europæiske Union (FIN 2001). Det tredje udbud angik oversættelse af dokumenter inden for miljøområdet fra engelsk til de øvrige officielle sprog i Den Europæiske Union samt islandsk og norsk (ENV 2001). Da de kontrakter, der er indgået på basis af disse to udbud, ikke træder i kraft før 2002, er det kun muligt at anføre en forventet årlig mængde på ca sider for ENV 2001 og FIN De tre udbud blev offentliggjort både i EF-tidende og på Oversættelsescentrets websted. Harmoniseringen af proceduren har medvirket til at reducere arbejdsmængden i forbindelse med modtagelse, åbning og udvælgelse af tilbuddene ved muligheden for automatisk at udarbejde de 13

16 registre, formularer, evalueringsskemaer og alle former for korrespondance, der anvendes til proceduren. Derudover er det med oprettelsen af et forum for de spørgsmål, der ofte stilles (FAQ), blevet lettere at svare direkte på tilbudsgivernes spørgsmål. Oversigt over resultaterne af disse udbud: Kontraktuelle oplysninger LEG 2001 FIN 2001 ENV 2001 Dato for offentliggørelse 9. januar juli juli 2001 Kontrakternes ikrafttræden 1. juni februar februar 2002 Antallet af interesserede (på webstedet) Antallet af modtagne bud Antallet af antagelige bud Antallet af indgåede kontrakter 112* * Visse udbud angik flere sprogkombinationer; hver sprogkombination kræver en kontrakt. 2. Forvaltning af kontrahenter Forvaltningen af kontrahenterne er sikret ved databaserne Tier og SI2. Vedrørende kontrakter blev der i 2001 indgået 112 kontrakter fra udbuddet LEG/2001 og 387 kontrakter blev fornyet fra de tidligere udbud GEN/99, TM/97, MED/99, JAR/99 og ENV/99. Det skal understreges, at antallet af kontrahenter, der ikke fik forlænget deres kontrakter, næsten er lig med nul. Blot tre kontrakter blev ophævet/ikke forlænget på grund af interne årsager i virksomhederne. En enkelt ophævelse skete på grund af mangelfuld kvalitet. Centrets rammekontrakter for freelanceoversætterbureauerne giver mulighed for, at den oprindelige indplacering af kontrahenterne kan revurderes afhængigt af kvaliteten af den enkelte leverede ydelse. I henhold til kontrakten er det således, at når kvaliteten af en leveret ydelse er usædvanlig høj (+1) eller usædvanlig lav (-1), revideres den leverede ydelse på ny af en anden revisor og overdrages derefter til centrets interne evalueringsudvalg (oprettet i oktober 1999). Udvalget be- eller afkræfter den oprindelige vurdering og kan evt. idømme en økonomisk bod. Hvis den positive eller negative vurdering bekræftes, kan antallet af de point, som kontrahenten har fået tildelt i forbindelse med kvalitetskriterierne, forøges eller mindskes, hvilket kan påvirke den endelige indplacering, afhængigt af de øvrige kontrahenters placering på den pågældende liste. Udvalget ledes af den ansvarlige for afdelingen for kvalitetsstyring. Udvalget består af repræsentanter for afdelingen for forvaltning af markederne og afdelingen for freelanceoversættelse samt en repræsentant for centret, der er medlem af Det Interinstitutionelle Udvalg for Vurdering af Kvaliteten af Freelanceoversættelser. Udvalget afholdt 27 møder og behandlede i alt 85 sager i

17 3. Informationspolitik Afdelingen for freelanceoversættelse er i samarbejde med de øvrige tjenester i centret meget involveret i flere foranstaltninger, der har til formål at forbedre informationen til freelanceoversætterne. I forbindelse med indførelsen af nye lister inden for det juridiske område (oversættelse af juridiske tekster fra og til tysk, engelsk, spansk, fransk og italiensk) i midten af juni 2001 modtog den enkelte udvalgte freelanceoversætter en informationsskrivelse med beskrivelse af afdelingens arbejdsbetingelser, grundlæggende informationer, en lille vejledning vedrørende fakturering samt centrets oversættelseshukommelse KHIM juridiske termer. Denne informationsprocedure til nye freelanceoversættere vil foregå systematisk i forbindelse med centrets indførelse af nye lister. Et særligt websted til centrets freelanceoversættere blev åbnet i september 2001 (se ligeledes kapital 5, punkt C. 2). Webstedet indeholder bl.a. en rubrik Information (grundlæggende informationer, rådgivning vedrørende fakturering og moms, Nyhedsbrev) og en rubrik Hjælp til oversættelse (link til eksterne eller interne sprogressourcer). Adgang til terminologiske data for centrets freelanceoversættere har i længere tid været genstand for overvejelser både i afdelingen for sprogteknologi og i afdelingen for freelanceoversættelse. At disse data er blevet tilgængelige for freelanceoversætterne har ikke blot gjort deres arbejde lettere, men har også medvirket til en forbedring af oversættelsernes kvalitet og kohærens. Og dette gælder i endnu højere grad for de data, der er blevet bekræftet og godkendt af centrets kunder. Oprettelsen af et websted til freelanceoversættere i 2001 var en god og enkel teknisk løsning på dette problem. Det er muligt elektronisk at sende specifikke dele af databasen Eurotermes til bureauerne i et format, der nemt kan læses af freelanceoversætterbureauerne. En regelmæssig opdatering af dette websted vil finde sted efterhånden som centrets termdatabase udvikler sig. De to senest informationsblade har drejet sig om omstruktureringen af visse af centrets afdelinger, præsentation af de nye afdelinger, generelle nyheder om centret og endelig en tilfredshedsundersøgelse om freelanceoversætternes tilfredshed med de tjenester, som afdelingen for freelanceoversættelse tilbyder. C. OVERSÆTTELSESKVALITET Kvaliteten af de oversættelser, som centret leverer, er en af hjørnestenene i tjenestens generelle kvalitet. I 2001 bestræbte centret sig i den forbindelse på at anvende en fremgangsmåde, der kombinerer kvalitetskontrol, opfølgning af kvalitetsproblemer og vurdering af de formelle kvalitetskrav. 15

18 1. Kvalitetskontrol Centrets kvalitetskontrol foregår på tre nivauer: revision af freelanceoversættelser, godkendelse af oversættelser, der er udarbejdet internt, og en endelig kontrol af dokumenternes formatering og udformning. Omfanget og nøjagtigheden af disse forskellige kontrolformer henhører under planlægningsafdelingens ansvarsområde og afhænger af den konkrete dokumenttype. Samtlige freelanceoversættelser bliver revideret. Efter at have kontrolleret, at oversættelsen er fuldstændig, foretager oversætteren en kontrol af tilfældige uddrag af dokumentet. Hvis oversættelsen er i orden, foretager revisoren de nødvendige mindre rettelser og overdrager den til fremsendelse til kunden. Hvis der er problemer med oversættelsen, sendes den tilbage til planlægningsafdelingen og freelanceafdelingen og sendes i givet fald tilbage til freelanceoversætteren, der skal rette teksten til, eller dokumentet revideres internt. 2. Opfølgningssystemet a. Freelanceoversættelser Da centret har status som offentligt organ, kan det ikke blot sende ordrer til oversættere, der er kendt for at levere ydelser af høj kvalitet. Et åbent dynamisk klassificeringssystem, der er let at kontrollere, blev indført for at sikre, at de gode oversættere kunne få en høj indplacering på listerne. Dette klassificeringssystem er stadig baseret på konkrete leverede ydelser. Et evalueringsudvalg har til opgave at afgive udtalelser om freelanceoversætternes arbejde, såfremt kvaliteten vurderes som usædvanlig høj eller usædvanlig lav. Udvalget ændrede i 2001 sammensætning og procedurer for at reducere tidsaspektet i bedømmelserne, give revisorerne mulighed for bedre at kunne koncentrere sig om specifikke kvalitetsaspekter samt præcisere de faktiske forhold vedrørende kvalitetsproblemerne i dokumenter, der er oversat af freelanceoversættere. b. Spørgsmål om kvalitet set fra vores kunders synspunkt Med henblik på at kunne tilbyde tjenester af optimal kvalitet sigter centret mod en lige afvejning af oversættelseskvalitet, overholdelse af leveringsfrister og pris. Da disse tre elementer er indbyrdes afhængige, er kunderne blevet opfordret til at give udtryk for deres bedømmelse og på denne måde bidrage til at finde den afvejning, der bedst opfylder deres behov. Da den formular, der blev udarbejdet til dette formål i 1997, sjældent blev anvendt, blev der i marts 2001 udarbejdet en ny kundetilfredshedsformular. Denne udmærker sig ved at være meget brugervenlig. På trods af en relativt begrænset svarfrekvens er der dog allerede nu påpeget aspekter af centrets arbejde, der kan forbedres. Formularen fremsendes systematisk i elektronisk form med hver enkelt leveret oversættelse, således at de kunder, der ønsker at benytte formularen, nemt kan finde den. Det er dog helt frivilligt, om kunderne vil benytte formularen. 16

19 Indtil nu har visse kunder udfyldt formularen regelmæssigt, andre enkelte gange og andre igen har aldrig benyttet den. Følgende fordele er opnået på nuværende tidspunkt: kunden kan nemt og hurtigt informere centret om specifikke terminologiske problemer og kundernes ønsker vedrørende udformning og stilniveau anvendelsen af formularen fremmer dialogen og gøre det muligt af afklare misforståelser mellem parterne de positive tilbagemeldinger er i lige så høj grad også opmuntringer til de pågældende oversættere. 3. De første initiativer med henblik på overordnede retningslinjer vedrørende kvalitet Centrets oprindelige indsats vedrørende kvalitet var koncentreret om selve produktet. Centret revurderede sin tankegang om dette emne i 2001 og vurderer fremover, at det både er ineffektivt og uhensigtsmæssigt udelukkende at koncentrere opmærksomheden om produktet uden fuldt ud at forstå kundernes behov eller bekymre sig om de grundlæggende elementer. Centret undersøgte inden det endelige valg forskellige kvalitetsmodeller eller -standarder, hvoraf de vigtigste var: ISO 9001: Quality management systems Requirements ISO 9004: Quality management systems Guidelines for performance improvements EFQM: European Foundation for Quality Management (der indeholder flere kvalitetsniveauer) DIN 2345: tysk standard om procedurerne inden for oversættelse CAF: Common Assessment Framework (et værktøj til automatisk vurdering, der er fremstillet til den offentlige sektor). Disse valgmuligheder blev forelagt for det samlede personale ved en række præsentationer og diskussioner i grupper på 8-15 personer. Informationskampagnen blev afsluttet med et elektronisk diskussionsforum (Quality Forum) og en opinionsundersøgelse blandt personalet. I december fastlagde direktøren centrets fremtidige strategi vedrørende kvalitetsstyring. Strategien vil med henblik på at sikre en afbalanceret og bæredygtig synsvinkel være baseret på kvalitetsmodellen EFQM. I overensstemmelse med denne mere holistiske tankegang og for at understrege, at spørgsmålet om kvalitetsstyring er af interesse for alle centrets tjenester vil afdelingen for kvalitetsstyring fremover være placeret direkte under centrets direktion og ikke længere være tilknyttet oversættelsesafdelingen. 17

20 KAPITEL 4 FORBINDELSE TIL ØVRIGE FÆLLESSKABSINSTANSER A. INTERINSTITUTIONELLE AKTIVITETER 1. Det Interinstitutionelle Oversættelsesudvalg Det Interinstitutionelle Oversættelsesudvalg afholdt fire møder i Udvalget består af de ansvarlige for oversættelsesafdelingerne i Den Europæiske Unions institutioner, instanser og andre organer, og udvalgets arbejde har været koncentreret om mulighederne for interinstitutionelt samarbejde inden for freelanceoversættelse, forvaltning af ressourcer, anvendelse af nye teknologier og foranstaltninger med henblik på EU s udvidelse. Underudvalgene udførte et konstruktivt stykke arbejde for hvert enkelt af disse områder, som de præsenterede for Det Interinstitutionelle Oversættelsesudvalg ved dette udvalgs møder. Prototypen af IATE-databasen blev præsenteret på et ekstraordinært møde i Det Interinstitutionelle Oversættelsesudvalg, hvor grundprincipperne for projektet blev skitseret, og hvor en interaktiv demonstration af nogle brugergrænseflader fandt sted. Medlemmerne af Det Interinstitutionelle Oversættelsesudvalg fik på mødet et klart indtryk af status for projektet og havde mulighed for at uddybe en række spørgsmål, der er afgørende for databasen fremover, såsom dens hosting og finansiering frem til Udvalgets arbejde afspejler mere end nogensinde før ønsket om at øge effektiviteten af det interinstitutionelle samarbejde. Ud fra dette synspunkt blev repræsentanterne for oversættelsestjenesterne i Kommissionen, Europa-Parlamentet og Domstolen inviteret til at deltage i Det Interinstitutionelle Udvalgs møder samt i dettes underudvalg. På opfordring af institutionernes generalsekretærer oprettede udvalget en arbejdsgruppe, der fik til opgave at undersøge mulighederne for at gennemføre væsentlige besparelser takket være et tættere interinstitutionelt samarbejde. Denne gruppe skal undersøge alle aktivitetsområderne for Unionens oversættelsestjenester og skal vurdere de fordele og eventuelle ulemper, der vil være ved fælles foranstaltninger. En slutrapport med sammendrag af resultaterne af disse overvejelser og forslag til fremtidige foranstaltninger ventes fremlag i slutningen af marts