Den gode anlægsproces Fra identifikation af behov over ide til ibrugtagning og drift.

Transkript

1 Formål: Den gode anlægsproces Fra identifikation af behov over ide til ibrugtagning og drift. Dette notat beskriver en proces, hvis formål er at sikre en ensartet og smidig behandling af alle anlægsopgaver såvel administrativt som politisk. Samtidigt sikres en ensartet og gennemsigtig prioritering af projekter på tværs af alle afdelinger og geografiske områder med det formål, at bidrage til det strategiske arbejde med optimal udnyttelse og udvikling af kommunens ejendomme. Baggrunden for notatet er defineret af dels kommunens styrelsesvedtægt og af kommunens ejendomsstrategi. Den beskrevne proces udgør de grundlæggende retningslinjer for alle anlægsprojekter, som skal følges under hensyntagen til, at der er stor forskel på store eller komplicerede projekter og mindre eller ukomplicerede projekter samt akutprojekter (f.eks. skader). Det betyder bl.a., at der kan være forskel på hvor meget, der bliver arbejdet i dybden i de forskellige faser af processen. Kommunens anlægsinvesteringer afspejler typisk en kombination af behov, ønsker og visioner, samt kommunens muligheder i forhold til lovgivning og økonomisk formåen inden for budgetrammen. Anlægsønsker opstår oftest i de enkelte fagområder på baggrund af sektorplaner og konkret behov og bliver i de fleste tilfælde fremført i forbindelse med udarbejdelsen budgettet for det kommende år og overslagsårene. Udarbejdelse af forslag til nye anlæg og anlægsblokke sker i tæt samarbejde med afdelingen. Det er, der har opgaven med at afdække om opgaverne kan løses inden for eksisterende bygningsmasse eller vil kræve nybyggeri, ligesom det er, der evt. udarbejder overslag på de økonomiske konsekvenser for projekterne. Afdelingen har således til opgave at sikre, at der vælges optimale helhedsorienterede og økonomisk effektive løsninger på tværs af alle fagområder i kommunen. Alle løsningsforslag skal kunne begrundes økonomisk og fagligt overfor direktionen. I denne sammenhæng er det centralt at fagområderne belyser behovet ved hjælp af konkrete data fx demografiske data eller strategiske behovsanalyser. Budgetlægning 1

2 For at opnå en god proces for dannelsen af anlægsbudgettet bliver der hvert år lavet en tidsplan og drejebog for budgetlægning af anlæg. Tidsplan og drejebog anlæg vedtages sammen med budgetprocessen.. Som udgangspunkt for anlægsbudgettet bruges overslagsårene i det vedtagne budget for 2018det aktuelle budgetår, med efterfølgende politiske beslutninger. For de rådighedsbeløb, der er afsat i anlægsbudgettet, skelnes der mellem konkrete anlæg og anlægspuljer, samt mellem anlæg hvortil der er givet anlægsbevilling, og anlæg hvortil der ikke er givet anlægsbevilling. Teknik og Miljø udarbejder i dialog med de øvrige afdelinger i foråret et forslag til anlægsbudget. Dette forslag forelægges direktionen, der udarbejder administrationens endelige. Oplægget skal følge de vedtagne principper for budgetlægning af anlæg. Afdelingen for teknik og miljø er tovholdere for udarbejdelsen og byrådet orienteres om drøftelserne på et temamøde i maj/juni. Oplægget prioriteres og færdiggøres i direktionen til brug for det videre budgetarbejde. Økonomisk Sekretariat yder bistand og understøtter udarbejdelsen af oplægget. Oplæg til anlægsbudget drøftes på temamøde i byrådet ultimo maj. For at kvalificere anlægsbudgettet i det videre forløb skal alle ændringer omkring afdelingen for teknik og miljø. Som en del af kvalificeringen indgår en realistisk periodisering af anlægget med en vurdering af den tid der er nødvendig for projektering, anlæg og færdiggørelse. Budgetkataloget samler op på en række af de elementer herunder oplægget til anlægsbudget, Forslag til ændringer i anlægsbeløb skal også indgå i budgetkataloget. Ud fra budgetkataloget udarbejder direktionen et oplæg til et anlægsbudget i balance, der udgør materialet til byrådets 1. behandling af budget. 2

3 Den gode proces trin for trin Generelt skal processen for det konkrete anlæg som udgangspunkt gennemløbe følgende faser. Initiativfasen Når der opstår behov for mere plads, sker ændringer i eksisterende forhold eller visioner, der kræver en anlægsinvestering, drøftes disse ønsker grundigt i fagområdet og forelægges chefen for området. I denne fase er det vigtigt, at der fokuseres på tilvejebringelse af konkrete data til belysning af behovet (fx demografiske analyser mv). Begrundelsen for at udarbejde et anlægsforslag skal findes i de vedtagne kriterier for anlæg. Viser der sig enighed om, at gå videre med projektet kontaktes afdelingen med henblik på en dialog om muligheder, plangrundlag, tidsplan og økonomi. Det er også i denne fase, at dialogen med skal afdække eventuelle muligheder for, om hele eller dele af projektet kan dækkes indenfor eksisterende bygningsmasse. Det er og i sidste ende teknik og miljøchefen, sammen med fagchefen for det berørte område, der tager stilling til om der skal udarbejdes anlægsoverslag på nybyggeri og/eller om der skal arbejdes med løsningsforslag, der kan tilvejebringes helt eller delvist via den eksisterende bygningsmasse. Ved uoverensstemmelse mellem fagområdets vurdering og s vurdering tager og chefen for Teknik og Miljø initiativ til at forelægge problemstillingen for direktionen. Initiativ til imødekommelse af behov kan igangsættes løbende hen over året, men for at sikre, at et eventuelt anlægsønske bliver inddraget i budgetforhandlingerne for det kommende år, skal henvendelsen ske så tidligt på året som muligt og senest i februar. Med baggrund i det projektkatalog, der på den beskrevne måde udarbejdes af fagområderne og teknik og miljø, prioriterer direktionen som tidligere beskrevet mellem projekterne og udarbejder på den måde det endelige administrative oplæg til anlægsbudget. I specielle tilfælde kan der opstå behov eller hændelser, der af forskellige årsager kræver, at der uden for budgetlægningsperioden handles og søges om tillægsbevillinger til imødekommelse af den aktuelle situation. Også i 3

4 disse tilfælde er det direktionen, der beslutter om og hvordan projektforslagene skal forelægges politisk. Idefasen Fagområdet og afdelingen udarbejder i samarbejde et forslag til imødekommelse af behovet herunder evt. et forslag til anlægsprojektet med tilhørende tidsplan og økonomiske overslag. Anlægsønsket færdiggøres af fagområdet og indleveres til den relevante økonomikonsulent. Planlægning Efter den endelige vedtagelse af anlægsbudgettet planlægges de kommende års anlægsopgaver. Ansvaret for gennemførelsen af de prioriterede anlægsprojekter ligger hos de enkelte fagområder. Gennemførelsen af ejendomsrelaterede anlægsprojekter varetages af afdelingen, der som udgangspunkt er bygherrerådgiver for fagområderne som bygherre og deres berørte afdelinger. Anlægsbevilling Med baggrund i det vedtagne anlægsbudget udarbejder fagområdet en sag til byrådet med ansøgning om anlægsbevilling til realisering af projektet. bidrager med det faglige input. Af investeringsoversigten fremgår om der er givet en anlægsbevilling. I denne fase sikres inddragelse af relevante råd, herunder f.eks. distriktsråd, handicapråd mv. Opstartsmøder Ethvert ejendomsrelateret anlægsprojekt begynder med et opstartsmøde med chefen for det berørte område, lederen af institutionen eller afdelingen samt, projektleder, projektmedarbejder og afdelingsleder fra. 4

5 På mødet afklares projektets omfang, forventninger og muligheder inden for den afsatte økonomiske ramme, forventet tidsplan, drøftelse af den indledende proces, forslag til nedsættelse af byggeudvalg og fastsættelse af det første byggeudvalgsmøde. Forundersøgelse/Byggeprogram Til ethvert ejendomsprojekt udarbejdes et byggeprogram, tilpasset anlægsprojektets omfang. Programmet udarbejdes af byggeudvalget som består af formanden som er projektlederen fra afdelingen, projektmedarbejder fra, institutionsleder, en eller flere medarbejdere udpeget af institutionsleder samt evt. AMR, teknisk serviceleder, ældrerådsrepræsentant, medlemmer af bestyrelser osv. Byggeprogrammet beskriver det overordnede mål og grundlag for projektet og en afgrænsning af projektområdet, et detaljeret rumprogram, der beskriver ønskerne til de forskellige rums funktionalitet, tekniske installation samt en beskrivelse af hvad eventuelle udenomsarealer skal indeholde mv. Det færdige byggeprogram forelægges fagudvalget til orientering hurtigst muligt efter færdiggørelsen. Projekteringsfasen Rådgiveropgaven udbydes enten for totalrådgiver teams eller opdelt på to eller flere rådgiverområder, arkitekt, ingeniør mv. Ved større projekter kan opgaven udbydes som arkitekt- eller projektkonkurrence. Udbudsmaterialet udarbejdes af på baggrund af bryggeprogrammet, kommunens bygnings- og energipolitik, interne udbudsregler, gældende direktiver og ydelsesbeskrivelser mv. Projekteringsarbejdet sker i tæt samarbejde mellem rådgiver og og ofte i samarbejde med brand- og bygningsmyndighederne. Myndighedsbehandling Rådgiver indsender myndighedsprojektet til byggesagsbehandling og indgår om nødvendigt i dialog med byggesagsbehandleren. Udbudsfasen 5

6 Sideløbende med bygesagsbehandlingen færdiggøres udbudsmaterialet og udsendes til de bydende entreprenører umiddelbart efter der er givet byggetilladelse. Udbudsprocessen gennemføres i henhold til gældende lovgivning og kommunens interne regler for bygge- og anlægsopgaver. Budgetopfølgning På baggrund af licitationsresultatet følges der op på økonomien. Ligger de samlede udgifter inden for det afsatte budget underskrives kontrakterne med entreprenørerne og arbejdet igangsættes. Konstateres der budgetoverskridelse igangsættes et optimeringsarbejde med henblik på, at tilrette projektet så det kan gennemføres inden for det afsatte budget. Sker der store tilretninger med mærkbare forringelser af projektet forelægges resultatet af dette arbejde direktionen, der beslutter om der er grundlag for, at søge en tillægsbevilling til gennemførelse af det fulde projekt Udførelsesfasen Når økonomien er på plads og kontrakterne er underskrevet afholder afdelingen og rådgiver et opstartsmøde med alle entreprenører hvor projekt og tidsplanen gennemgås. Der aftales ligeledes hvor og hvor ofte der afholdes byggemøde og sikkerhedsmøder mv. og i hvilken form. Byggemøderne afholdes under hele byggeperioden med deltagelse af rådgiver og Der afholdes løbende budgetopfølgningsmøder mellem rådgiver og. Områdedirektør og fagudvalg inviterer til rejsegilde i henhold til kommunens gældende procedure for rejsegilder. Færdiggørelse I behørig tid inden endelig aflevering afholdes der mangelgennemgang. Aflevering 6

7 Rådgiver indkalder til afleveringsforretning. Ibrugtagning Rådgiver melder byggeriet færdig til byggemyndigheden, der foretager en gennemgang og efter godkendelse udsteder en ibrugtagningstilladelse Overdragelse Byggeriet overdrages til brugeren. Tekniske servicemedarbejdere, ledelse og andre relevante personer instrueres i brugen af bygningen og dens tekniske installationer. 1 års gennemgang Rådgiver indkalder til 1 årsgennemgang. 5 års gennemgang Afdelingen fortager 5 års gennemgang og indkalder berørte parter hvis der findes uregelmæssigheder, der falder inden for 5 års garantien. 7