Indholdsfortegnelse... 2 Baggrund... 3 Formål og succeskriterier... 3 Organisering... 3

Transkript

1 1

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Baggrund... 3 Formål og succeskriterier... 3 Organisering... 3 DoseCan en medicinpåminder... 4 Afprøvningerne... 5 Afprøvning Fase 1: Funktionalitet... 5 Afprøvning Fase 2: Funktionalitet og forretningsmodel... 5 Evaluering af afprøvningerne... 6 Resultater og erfaringer med anvendelse af DoseCan... 6 Teknologien/Beholderen:... 6 App, Software:... 7 DoseCanOrganisering/Arbejdsgange:... 7 Borgerne:... 7 Forbedringer på baggrund af testforløb... 8 Økonomi... 8 Businesscase og overvejelser... 8 Anbefalinger på baggrund af resultater af afprøvningen... 9 Mulige målgrupper... 9 Uafklarede spørgsmål Bilag Bilag 1: Projektplan Bilag 2: Business case Business casen Forventede konsekvenser Bilag 3: Antagelser Business case Bilag 4: Udregninger Business case Materiale til denne rapport er udarbejdet af medarbejdere fra Gentofte Kommune og Væksthus Hovedstadsregionen. Malene Jæpelt, Projektleder Væksthus Hovedstaden og Jeanette Rasmussen udviklingssygeplejerske Gentofte Kommune er ansvarlig for udformning af rapporten 2

3 Baggrund Projektet Intelligent medicinadministration var et offentligt-privat innovationsprojekt mellem Gentofte Kommune, virksomheden Dosecan ApS og Væksthus Hovedstadsregionen (via. projektet OPALL). Formålet med projektet var at afprøve DoseCan, en intelligent dosisdispenseringsløsning. Projektet Intelligent medicinhåndtering skal ses som en del af Gentofte Kommunens større udviklingsarbejde i Pleje og Sundhed drift under titlen Medicinhåndtering tilbage til borgeren. Dette blev i forbindelse med en idé- og prioriteringsproces for strategi for velfærdsteknologi i 2011 udpeget som DET serviceområde, hvor nytænkning i kombination med velfærdsteknologi vurderes at have det største gevinstpotentiale. Et efterfølgende modningsprojekt underbygger, at der er et potentiale og anbefaler en helhedsorienteret indsats, der tager fat flere steder i borgerens servicemøde med kommunen omkring medicinhåndtering. Formålet er at gøre flere borgere uafhængige eller mere selvhjulpne samt større sikkerhed, dvs. rette medicin, til rette tid, på rette måde, så borgerne forventeligt får bedst mulig effekt af medicinen. Modningsprojektet peger også på, at de borgere der har medicinadministration, ofte har en kompleks medicinprofil, enten med mange præparater, potente præparater og/eller flere slags sideordinerede præparater, hvilket gør det vanskeligere, at hjælpe borgeren til at være selvhjulpne og anvende den kendte velfærdsteknologi. Således får kun 5 ud af 33 borgere i en tilfældig stikprøve udelukkende medicin fra æsker/piller. 5(15%) får 10 piller og derover ved en enkelt dosis; den hvor de får flest, hvilket gør de fleste kendte medicinpåmindere vanskelige at anvende. Initiativet foreslår flere tiltag bl.a. et velfærdsteknologi-bibliotek, reaktivering af maskinel dosisdispensering, samt brug af medicinpåmindere. Det beskrevne forsøg med test af DoseCan, der tilbyder en minde-om-funktion til borgeren om at tage medicinen, falder indenfor sidstnævnte. Da en forandringsindsats forventedes, at have størst succes ved tiltag tidligt i borgerens møde med kommunen, var målgruppen i starten aftalt til at være hjemmeboende forholdsvis velfungerende borgere, som fik maskinel dosisdispensering. Det blev dog hurtigt klart, at Dosecan kunne have et potentiale i forhold til andre målgrupper både i Hjemmeplejen og Plejeboliger, hvorfor Søndersøhave blev valgt til 1. funktionstest, - også af praktiske hensyn. Formål og succeskriterier Projektet løb fra 1. maj 2013 til 31. december Formålet med projektet var at afprøve DoseCan, en intelligent dosisdispenseringsløsning. De for projektet definerede succeskriterier var: At DoseCans funktionalitet er afprøvet af borgere og medarbejdere og o forbedringsforslag er identificeret At et grundlag for forretningsmodellen er identificeret (for kommune og virksomhed) At et potentielt servicedesign er konceptualiseret Organisering Projektet var organiseret således, at en projektgruppe bestående af medarbejdere fra Gentofte Kommune, DoseCan samt Væksthus Hovedstadsregionen har haft ansvaret for eksekveringen af projektplanen. Projektgruppen har refereret til en styregruppe med følgende medlemmer: Helge Kallesøe Hansen, driftschef i Pleje & Sundhed Drift, Gentofte Kommune (formand) Anita Helles Hansen, forstander på Søndersøhave, Gentofte Kommune Berit Rask, udviklingskonsulent, Gentofte Kommune 3

4 Jeanette Rasmussen, udviklingssygeplejerske, Gentofte Kommune Hanne Rothe, apoteker/kontaktperson for apotekerne i Gentofte kommune Jesper K Thomsen, ejer, DoseCan Joan Agine, Specialkonsulent, Københavns Kommune (observatør) Gunhild Sander Garsdal, projektchef, VHHR Herudover har der været tilknyttet en referencegruppe fra Københavns Kommune, som ligeledes har afprøvet DoseCan i efteråret Hensigten med referencegruppen samt Københavns Kommunes rolle som observatør i styregruppen var at sikre videndeling og erfaringsudveksling på tværs af kommunerne og på den måde kvalificere afprøvningen yderligere. DoseCan en medicinpåminder DoseCan er en pilledispenser, der via GSM nettet er koblet sammen med en Dosecan App. Når det er tid til medicinering, kan dåsen alarmere med lys og lyd. Når medicinen indtages, skal der kvitteres på OK-knappen på dåsen. Hvis der ikke kvitteres på OK-knappen inden for et bestemt tidsrum, kan personale eller pårørende modtage en påmindelse via SMS. Alle aktiviteter og uregelmæssigheder bliver registreret i en log, som fortæller om medicineringsforløbet hos den enkelte borger. Tiden for påmindelse og tilladt reaktionstid indstilles fra DoseCan APP en, som er et program, der kan downloades på en computer, en smartphone eller en tablet. DoseCan kan anvendes af en enkelt person (1:1)med en enkelt kontakt, fx borger og pårørende og i administrator-version (100:1)til mange, hvor en sundhedsperson kan holde kontrol med fx en gruppe eller et helt plejehjem, i et oversigtsbillede. Dåsen er indrettet med et display, der viser klokken, et ikon der lyser op og en lyd, når pillerne skal tages samt en OK-knap, hvor man kvitterer for den indtagne medicin. Toppen kan afmonteres og anvendes sammen med en kasse til større ruller, eller sammen med pileæsker. Stamdata Overblik Log APP en er meget simpelt opbygget for at opnå så lidt indtastning som muligt for brugerne. APP en består af 3 dele: 1. Oversigtsbillede (overblik over alle tilknyttede borgere) 2. Stamdata (plan for medicinering (DosePlan) og kontaktpersonoplysninger (BackUp)) samt 3. Log (oversigt over den enkelte borgers medinceringsforløb). Læs mere om DoseCan på 4

5 Afprøvningerne Afprøvningen af DoseCan har været hovedaktiviteten i projektet. DoseCan var ved projektets påbegyndelse forsat en uafprøvet prototype. Derfor blev det i projektgruppen vedtaget at opdele afprøvningen i to faser, hvor fokus var på hhv.: Afprøvning Fase 1: Funktionalitet Afprøvning Fase 2: Funktionalitet og forretningsmodel DoseCan blev i Fase 1 afprøvet af 2 forholdsvis velfungerende beboere i plejeboliger med Hjemmehjælp på Søndersøhave. En primærsygeplejerske, som var med i begge faser, var tovholder i fase 1, hvor en sygeplejeelev og en assistent også deltog lidt on and off. I fase 2 deltog 4 beboere fra plejeboligerne, - heraf de 2, som var med i fase 1 samt 4 beboere på Afdeling A, som er en lille plejehjemsafdeling for 11 beboere med demenssygdomme. I fase 2 deltog 6 medarbejdere i testen, nogle mere end andre - dog var det kun de 3, der kunne deltage i fokusgruppe-interviewet Afprøvning Fase 1: Funktionalitet Periode: uge (19/8 1/9) DoseCan blev afprøvet af 2 borgere og 1-2 medarbejdere. Sted: Søndersøhave, plejeboliger Fokus i denne periode var på at teste DoseCans funktionalitet. Herved forstås brugervenligheden og driftssikkerhed ift. både selve dåsen og det software (app en) som knytter sig til DoseCan dåsen. Gennem afprøvningen var der således et ønske om, at opnå erfaringer med brugervenligheden for borgeren og medarbejderne i betjening af selve DoseCan løsningen (den fysiske dåse) både med henblik på at præcisere, hvem der er målgruppen for løsningen samt på at tilpasse løsningen, så den imødekommer de identificerede behov. Herudover var der også et ønske om at få indsigt i, hvordan app en fungerede var den brugervenlig og hvordan anvendte personalet den. Afprøvning Fase 2: Funktionalitet og forretningsmodel Periode: uge (30/9 17/11) DoseCan blev afprøvet af 8 borgere og 4-6 medarbejdere. Sted: Søndersøhave, plejeboliger og afdeling A Fokus i afprøvning fase 2 var, udover en udvidet test af DoseCans funktionalitet, også på udvikling af den tilhørende forretningsmodel. Ift. funktionaliteten var der i denne periode fokus på brugervenlighed, driftssikkerhed samt arbejdsgange. Dermed søgte afprøvningen bl.a. at belyse, hvordan en ny arbejdsgang med brug af DoseCan kan designes, så løsningen opfylder både faglige krav og succeskriterierne for velfærdsteknologi. Der blev også opnået erfaringer med, hvor hensigtsmæssige nye arbejdsgange vil være for de involverede medarbejdere. Mht. forretningsmodel handlede det om at få erfaringer, der kunne danne grundlag for at vurdere og estimere potentialet ved at introducere DoseCan til borgerne (kommunens business case), samt få beskrevet et muligt servicedesign Det var også vigtigt, at opnå viden omkring hvordan virksomheden DoseCans forretningsmodel kan se ud fremadrettet. 5

6 Evaluering af afprøvningerne Designet af evalueringen er inspireret af MAST-modellen (EU's model som bruges til evaluering af telemedicinske løsninger). Der blev således udvalg fire fokusområder: borgeren, teknologien, organiseringen og økonomien. Evalueringen af begge afprøvningsfaser blev fortaget via gennemgang af spørgeskemaer, som medarbejderne udfyldte i løbet af afprøvningerne samt et afsluttende fokusgruppeinterview. Fokusgruppeinterviewene var struktureret således, at der i samtalen var fokus på uformel snak ud fra en række temaer: beholderen, manualen, app / software / programmering, arbejdsgange / sikkerhed, borgerne og generelt. Det økonomiske aspekt af evalueringen er belyst gennem udarbejdelse af en businesscase, hvoraf det fremgår, hvilke udgifter og gevinster kommunen kan forvente i forbindelse med en eventuel implementering af DoseCan. Styregruppen har bidraget til evalueringen gennem drøftelse af observationer, erfaringer og forbedringsforslag fra afprøvningerne. Herudover har de bidraget til kvalificering af businesscasen bl.a. gennem diskussion af de grundlæggende antagelser, definition af målgruppe og prissætningsmodeller. Pleje og Sundhed drifts Medicinudvalg har ligeledes kvalificeret estimaterne. Resultater og erfaringer med anvendelse af DoseCan I Gentofte Kommune er der opsat følgende succeskriterier generelt for anvendelse af velfærdsteknologi: at de ældre borgere oplever, at de bliver mere selvhjulpne at medarbejderne oplever, at velfærdsteknologien forbedrer arbejdsmiljøet at der frigøres ressourcer, hvor velfærdsteknologien er afprøvet at brugere, medarbejdere og kommunen oplever, at velfærdsteknologien kan give samme eller bedre service for færre ressourcer. Projektet har vist, at der kan være store gevinster ved at introducere andre målgrupper for DoseCan end den oprindeligt definerede. F.eks. ved dårlige plejehjemsbeboere, hvor DoseCan primært er en hjælp til medarbejderne til at sikre bedre medicinering af borgeren, hvor der ikke er en ressourcebesparelse fra starten, men på sigt kan være det. I fase 1 blev der udfyldt to spørgeskemaer. Da der var løbende kontakt med tovholder, gav det ikke mening, at udfylde skemaerne. Der blev i fase 2 udfyldt 13 ud af 32 mulige spørgeskemaer. Ved fokusgruppe i fase 1 deltog kun tovholder i Fase 2 deltog 3 ud af 6 medarbejdere Her følger et sammendrag af resultater fra spørgeskema og fokusgrupper med enkelte citater: Teknologien/Beholderen: Den er meget simpel og nem at betjene Det er ikke den større videnskab Der er ønske om en større dåse, - Mange borgere får medicin, så der kun kan være til 5-6 dage Det er fint, at der er en funktion med sideordineret medicin. Det ville være godt at have mulighed for at kunne skelne alarm fra forskellige sideordinerede mediciner Det har været svært for en med dårligt syn, at se knappen. Der er ønske om mulighed for ekstra støtte (kontrast, farve/struktur/bedre lyd) til syns- og hørehæmmede 6

7 App, Software: Det er nemt. Enkelt at indstille Så let som at klø sig i nakken, Selvforklarende Godt med tilgængelighed, nemt at tjekke loggen Er forståelig, når man har lært symbolerne. Let at overskue for flere borgere Genialt med sms-funktionen, men er stort set ikke anvendt da oversigtsbilledet har været tilgængeligt hele tiden Overblik over den enkelte borger, der er forbedringsmuligheder Ønske om integration med omsorgssystemer DoseCanOrganisering/Arbejdsgange: Kræver en ekstra arbejdsgang, - meget lille tidsforbrug Skal sættes i system, - Alle medarbejder skal ind i rutinerne Der skal indføres en ny struktur: Hvor skal beholderne opbevares, hvem skal oplade dem, hvem skal modtage sms er hvem og hvor tit skal der tjekkes, skal der være en central skærm En rigtig god støtte til medarbejderne. Det vil øge sikkerheden i forhold til at medicinen bliver givet rettidigt Der vil kunne spares besøg med DoseCan hos udekørende og med fremtidige nyindflyttere Borgerne: De er generelt godt tilfredse En borger kunne ikke kapere det. Synes det var svært at overskue ekstra Nogle borgere husker at tage medicinen, men glemmer at kvittere Umiddelbart har de ikke lyst til at tage dåsen med sig Øger nogle borgeres kapacitet Konklusionen er, at DoseCan både kan gøre borgere mere selvhjulpne, frigive ressourcer, forbedre arbejdsmiljø/arbejdsgange og sikkerhed i medicingivning for borgerne. Det forventes, at kommunen vil kunne tilbyde en bedre service og i nogle serviceområder for færre ressourcer. Det er ikke alle borgere, der kan anvende DoseCan, da det for nogle er svært at overskue et teknologisk apparat. Der vil og skal være andre støttemuligheder. Der vil stadigt være en gruppe svært høre- og synshæmmede, hvor der skal tænkes i andre løsninger, selv om Dosecan er forbedret i forhold til svækket syn og hørelse, så det er en mindre gruppe. Gennemsnitligt har kommunen 500 borgere om året, der modtager sygeplejeydelsen Medicinadministration. På baggrund af skøn af fagpersoner, vurderes det at 10 % af målgruppen vil være egnede til at bruge teknologien selvstændigt, hvor der kan spares ansigt-til-ansigts-tid. Dette giver en gruppe på 50 borgere årligt, hvor borgeren bliver helt uafhængig af daglig hjælp til medicin eller har behov for væsentligt færre besøg. Hertil kommer de borgere med en mere kompleks medicinprofil, hvor DoseCan primært er en hjælp til personalet. DoseCan kan her medvirke til, at der vil være færre utilsigtede hændelser, dvs. en indirekte ressourcebesparelse, da der spares frustrationer samt tid til dokumentation og indberetning. Det vil være en lettelse for medarbejderne, at de kan understøtte patientsikkerheden. Da DoseCan har alarm for sideordineret medicin, og da den i løbet af testperioden er blevet udviklet så der kan skelnes mellem flere slags sideordineret medicin, vil vi kunne afskaffe hjælpeskemaer og dermed spare administrative arbejdsgange og tid til opsamling. Det er vigtigt, at de nye arbejdsgange er gennemtænkt inden borgerne skal anvende DoseCan. Funktionstesten og de erfaringer medarbejderne og beboere har gjort, viser således, at en fremtidig anvendelse af DoseCan, har stort potentiale for at opfylde alle succeskriterier for velfærdsteknologi og ligeledes de opstillede mål i Medicinhåndtering tilbage til borgeren. De enkelte succeskriterier opfyldes i større eller mindre grad alt efter hvilke målgrupper, vi vælger at anvende teknologien til. Der 7

8 bliver redegjort nærmere for økonomien og mulige målgrupper på de følgende sider. Forbedringer på baggrund af testforløb I løbet af projektet er DoseCan løbende blevet videreudviklet med udgangspunkt i de kommentarer og observationer som medarbejdere og borgere har gjort sig. Der er bl.a. foretaget fire større tilpasninger: 1. Størrelse emballagen er videreudviklet således, at den kan bruges til at rumme større beholdninger af medicin 2. Alle typer af medicin DoseCan løsning kan bruges til alle typer af medicin, da det nu er muligt at bruge dåsens top med en klemme dvs. DoseCan ikke er begrænset til borgere med dosisdispenseret medicin 3. Sideordineret medicin der kan tilføjes flere sideordinationer og det er muligt at skelne mellem forskellige typer af sideordinationer samt 4. Funktionsevne tilpasning af DoseCan til at imødekomme behov hos svagtseende og hørehæmmede Økonomi Den fremtidige økonomi vil afhænge af, hvordan kommunen vælger at finansiere den nye serviceydelse, samt hvorledes den endelige prissætning på DoseCan bliver. Nedenfor beskrives kort den businesscase, som er udarbejdet på baggrund af tal fra efteråret 2013 og den prissætning, der umiddelbart var foreslået. Der forventes en hurtig besparelse på timer ved anvendelse af DoseCan i kombination med maskinelt dosisdispenseret medicin, ved nyhenviste. Businesscase og overvejelser Der er udarbejdet en business case, som tager udgangspunkt i målgruppen, borgere der i Hjemmesygeplejen(udekørende og plejeboliger med hjemmehjælp) modtager ydelsen medicinadministration; den målgruppe, som primært var indtænkt i projektet fra starten. Det vurderes, at 10 % af målgruppen til medicinadministration, 50 borgere, vil være egnede til at bruge DoseCan, hvilket giver en gruppe på 50 borgere årligt. Som det fremgår af skemaet er der en forventet positiv nettogevinst på over kr. allerede første år og de efterfølgende år ca kr. Fra år 1 har vi regnet med et frafald på 10 borgere om året og samme antal borgere i tilgang. Se også bilag Kroner År 0 År 1 År 2 År 3 Opstartsomkostninger Medarbejdertimer til oplæring af borgere, opstart, dokumentation og opstart af dosisdispensering; Oplæring af medarbejdere; Engangsudgifter til udstyr (DoseCan) , , , ,- Driftsomkostninger Sygeplejersketimer til påfyldning af DoseCan, opfølgning, dokumentation; Abonnement til DoseCan , , , Finansiering Forventede gevinster Arbejdskraftbesparelse i form af færre timer hos borgeren , , , ,- Nettogevinstpotentiale (gevinster minus omkostninger) , , , ,-

9 Denne gevinst kan være et optimistisk skøn, da den er lavet på baggrund af tal for timeanvendelsen til ydelsen medicinadministration. Det er ikke vurderet, hvor mange andre administrationsformer end piller, såsom injektioner, inhalationer, miksturer og plastre, som i nogle tilfælde kan betyde, at borgerens besøg ikke kan undgås. Der er også en del medicinydelser, som er camoufleret i pakker under serviceloven, som derfor ikke er inkluderet her. Vælger kommunen, at borgerne er helt eller delvist medfinancierende i nogle situationer, er regnskabet dog endnu mere positivt, da der i denne businesscase er medregnet både anskaffelse af DoseCan samt abonnement. På sigt forventes det, at DoseCan kan føre til færre utilsigtede hændelser, medicinrelaterede funktionsnedsættelser og muligvis indlæggelser, og dermed besparelser. Dette er ikke medtaget i businesscasen, da det ikke er muligt, at lave et validt skøn. Anbefalinger på baggrund af resultater af afprøvningen Ved modningsprojektet Medicinhåndtering tilbage til borgeren blev det vurderet, at en helhedsorienteret forandringsindsats forventes at have størst succesrate ved at fokusere på tiltag tidligt i borgerens servicemøde med kommunen og hvis indsatsen kvalificerer medarbejdere flere steder i organisationen til at guide borgere til egen håndtering af medicin og brug af teknologi. Det vurderes, at DoseCan nemt vil kunne implementeres ved nyhenviste i Hjemmeplejen og nyindflyttede i plejeboliger med hjemmehjælp, hvor der også vil være de største besparingspotentialer, hvorfor der bør indkøbes et større antal DoseCans, når denne er færdigproduceret til sommer. Da DoseCan er meget enkel at anvende, vil medarbejdere bredt i organisationen hurtigt kunne kvalificeres til at sætte den i drift og oplære borgere. Da teknologien er velafprøvet og sideløbende er udviklet i forhold til flere af de påpegede forbedrings- og problempunkter samt mulige servicedesignløsninger beskrevet, anbefales det at det videre arbejde med at forberede anvendelsen af DoseCan overlades til en arbejdsgruppe under Træn-dig-fri, som beskriver og organiserer implementering i praksis. Det anbefales, at indsatsen koordineres med de øvrige indsatser i Medicinhåndtering tilbage til borgeren samt at DoseCan (de afprøvede prototyper) fremvises i Velfærdsteknologi-biblioteket. Det er nødvendigt, at der snarest tages beslutning fra myndigheds side, hvordan kvalitetsstandarden og finansieringen af indsatsen skal være, herunder om DoseCan skal udlånes som hjælpemiddel, eller der skal være depot decentralt samt om borgerne skal være medfinancierende. Mulige målgrupper Nedenfor er en beskrivelse af mulige målgrupper, primære gevinster og forslag til forretningsmodel: DoseCan til nyhenviste borgere, der endnu ikke har fået hjælp fra kommunen til medicin. Brugen af DoseCan sker mhp. at borgeren forbliver selvhjulpen og er uafhængig af kommunens støtte, idet DoseCan medvirker til at støtte den enkeltes compliance og ansvar for egen medicin/sygdom. Forretningsmodel: Borgerne køber selv DoseCan 1:1 som et forbrugsgode eller kommunen udlåner denne som hjælpemiddel til støtte i medicinhåndtering, borger selv og pårørende involveres evt. i påmindefunktion. (Kommunen udlåner evt. 100:1 DoseCan i en oplæringsperiode på ca. 3 uger, hvis der er tvivl om, hvorvidt teknologien er egnet til borgeren) DoseCan benyttes af borgere, der via hjemmesygeplejen (udekørende eller plejebolig) får hjælp til medicin Brugen af DoseCan 100:1 sker mhp. At den enkelte bevarer funktioner, re mest muligt 9

10 uafhængig samt nemmere arbejdsgange og færre besøg fra kommunen Forretningsmodel: DoseCan udlånes af kommunen midlertidigt i test/oplæringsperiode herefter financierer borger selv DoseCan/borgeren betaler abonnementet eller DoseCan bevilges som hjælpemiddel af visitationen? DoseCan benyttes af borgere med en kompleks medicinprofil, der bor i plejeboliger og plejehjem Brugen af DoseCan 100:1 sker primært mhp. større sikkerhed i medicinhåndteringen, bedre behandling og giver forventelig nemmere og mere effektive arbejdsgange, måske indirekte besparelser på sigt gennem reducerede utilsigtede hændelser og sparede medicinhjælpeskemaer samt tilhørende administration. På lang sigt evt. færre medicinrelaterede indlæggelser. Forretningsmodel: DoseCan bevilges som hjælpemiddel eller købes som arbejdsredskab i kommunen og kommunen betaler abonnement. Her vil det ofte kun være DoseCanlåget, der anvendes, alternativt en større DoseCan-model Uafklarede spørgsmål Der kan vælges forskellige finansieringsmodeller I forhold til DoseCan. Kommunen kan betale både anskaffelse og abonnement, der kan være delvis eller hel brugerbetaling, DoseCan kan være et hjælpemiddel til udlån. Følgende må afklares: Hvem skal opbevare/administrere DoseCans ne? Skal der satses på at anvende DoseCan til alle de mulige målgrupper? Skal det udrulles langsomt fra enhed til enhed eller i alle områder samtidigt? Skal der være (delvis) selvfinanciering for nogle målgrupper? Skal nogle borgere betale abonnementet selv? Hvilken prissætning anskaffelse/abonnement vil være bedst for kommunen? Bilag Bilag 1: Projektplan Bilag 2: Business case Bilag 3: Antagelser Business case Bilag 4: Udregninger Business case 10

11 Bilag 1: Projektplan Projektplan Afprøvning: Fase 1 Evaluering og tilpasning Afprøvning: Fase 2 Afsluttende Evaluering Maj - August September September Nov. Nov. Dec. Formål: Design og gennemførelse af afprøvningsforløb for fase 1 Formål: Evaluere fase 1 afprøvning og tilpasning af DoseCan Formål: Design og gennemførelse af afprøvningsforløb for fase 2 Formål: Fortage en afsluttende evaluering og erfaringsopsamling Outcome: Funktionalitet afprøvet og tilpasninger identificeret Outcome: DoseCan tilpasset ift. resultater og konklusioner Outcome: Data, der kan bruges til at: vurdere effekt af løsning, lave en forretningsmodel og servicedesign Outcome: Afsluttende rapport Grundlag for forretningsmodel identificeret Potentielt servicedesign er konceptualiseret Aktiviteter: Aktiviteter: Plan for afprøvning Erfaringer samlet og udarbejdet drøftet i projektgruppen Aktiviteter: 2 borgere og 2 Evalueringsmøde afholdt Plan for afprøvning medarbejdere rekrutteret Styregruppemøde udarbejdet Aktiviteter: 2 prototyper klar til afholdt 8 borgere og Erfaringer samlet og afprøvning inkl. Tilpasning af DoseCan medarbejdere rekrutteret drøftet i projektgruppen medarbejder- og prototype (inkl. software 8 prototyper klar til Styregruppemøde afholdt borgerprofiler og manual) afprøvning inkl. Udarbejdelse af input til Evalueringsskema / medarbejder- og forretningsmodel og Observationsskema borgerprofiler servicedesign udarbejdet Evalueringsskema / Afsluttende møde Indledende møde med Observationsskema testpersoner udarbejdet (medarbejdere) afholdt Indledende møde med Erfaringer fra deltagere testpersoner indsamlet (medarbejdere) afholdt 11 Erfaringer fra deltagere DoseCan OPALL projektplan, juni indsamlet

12 Bilag 2: Business case 1. Business casen Titel Dato for seneste revision Tovholder/projektleder Projektejer Evt. forudsætning(er) for realisering af business case DoseCan - bliv mindet om, hvornår du skal tage din medicin Jeanette Rasmussen Helge Kallesøe Hansen At borgere, som tilbydes DoseCan, formår at blive selvhjulpne i en sådan grad, at sygeplejerskerne alene skal stå for kontrol og opfyldning af medicin. Evt. barrierer for yderligere konkretisering af business case Alternative løsninger Mange borgere har komplekse forløb eller modtager flere typer medicin (inhalator, mixtur, plastrer m.m.), som gør det svært at lave nøjagtige beregninger om eventuelle økonomiske effekter. Derudover kan borgere have kortere og længere forløb, med forskellig plejetyngde. Det har vist sig kompliceret, at danne et fuldt overblik over disse forhold, bl.a. da ydelsen medicingivning ofte er camoufleret i pakkeløsninger. Derfor hviler denne business case konklusioner på et bedst-muligt-skøn. Medicinadministrationen fortsætter som den er nu. En alternativ løsning kunne være pillehjulet Careoussel GSM eller Innospense medicinpåminder. Medicinen skal ophældes direkte i pillehjulet, der har 28 rum. Pillehjulet giver alarm med lys og lyd, når borgeren skal tage sin medicin, og kan sende sms eller , hvis medicinen ikke bliver taget. Borgerne oplever ikke større grad af selvhjulpenhed. Risikoen for fejl i indtagelse af medicin nedbringes ikke. Kommunen får ikke glæde at den ressourcemæssige besparelse, projektet realiserer. Pillehjulet koster knap det samme som DoseCan. Pillehjulet har været afprøvet et par steder i organisationen. Sygeplejerskerne oplevede stor besværlighed ved ophældning og tjek af dosering blandt andet pga. rummenes form. Derudover var der usikkerheder om en papskive, der skulle angive dag og tidspunkt. Alt i alt var oplevelsen af sikkerhed ringe ved pillehjulet. Pillehjulet kan kun anbefales til borgere med få doser dagligt og få piller af gangen. Det pågældende pillehjul kan ikke bruges sammen med dosisdispensering, og kan ikke koble flere borgere på samme administrationspanel. Der findes en nyere og dyrere version, der kan sende til en log, hvor flere borgere kan kobles på. Innospense er en langt dyrere løsning og ikke-mobil løsning, hvilket vil binde borgerne mere til hjemmet. 12

13 Denne business case tager kun udgangspunkt i den målgruppe, der som nyhensviste borgere til Hjemmesygeplejen(udekørende og plejeboliger med hjemmehjælp) modtager ydelsen medicinadministration. Der er også en væsentlig gruppe af borgere i plejeboliger med fast personale, der vil være potentielle brugere af DoseCan, men det er vanskeligt at lave beregninger på, da sygeplejerskernes timer ikke bliver opgjort på samme måde. 2. Forventede konsekvenser 2.1. Kvalitativt gevinstpotentiale Type af forbedring Beskrivelse Succeskriterier Forbedret arbejdsmiljø Øget selvhjulpenhed for borgeren Ressourcebesparelse Patientsikkerhed Højere compliance Ved at benytte DoseCan forventes ikke blot færre sygeplejebesøg, men også at de administrative opgaver minimeres, herunder tid til rapportering af utilsigtede hændelser og afskaffelse af mange medicin-hjælpeskemaer (ekstra dokumentation, der skal arkiveres og/eller evalueres på). Borgerne opnår ikke bare større uafhængighed, men formodentligt også bedre medicinering, da man ved at ansvar for egne medicin fremmer compliance. Det forventes at borgere med hukommelsesproblemer, som trænes til DoseCan inden problemet er for stort, vil kunne klare sig med denne teknologi længere og dermed udskydes tidspunktet (måske år?) hvor borgeren skal have hjælp til administration dagligt. Der vil være en fordel i at sygeplejersken kan følge med. Det vil være nemmere at få flere borgere til at afprøve selvadministration med mulighed for kontrol i en log og sikkerhed i sms-meddelelserne, hvis borgeren glemmer det. Øget selvhjulpenhed fremmer bevarelse af funktioner længere. DoseCans minde om funktion og maskinelle dosisdispensering vil mindske risikoen for lægemiddelrelaterede utilsigtede hændelser for borgeren. Borgeren får medicinen til tiden, da de ikke behøver afvente en medarbejder, der skal komme og som nogle gange kan være for tidligt eller for sent i forhold til doseringstidspunkt. Tidspunkterne kan rettes til så de passer helt til borgerens behov. Særligt for borgere med kroniske sygdomme vil højere compliance være en stor gevinst, da de på kort sigt vil opleve en forbedring i form af fx færre komplikationer og på lang sigt senkomplikationer ved stabil medicinering. Gentofte Komme har estimerede udgifter på ca. 3 mio.kr. årligt i forbindelse med indlæggelser af borgere, der modtager hjælp til medicinadministration. Undersøgelser anslår, at ca. 60 % af disse kan forebygges blandt andet via. bedre compliance. Denne potentielle gevinst er ikke medtaget i beregningerne. 13 Færre utilsigtede hændelser med medicin. Indberetning af utilsigtede hændelser og evt. årsagsanalyser er besværligt og tidskrævende. Borgeren oplever større grad af selvhjulpenhed og indflydelse over eget liv. Færre besøg af kommunens medarbejdere nu og på sigt. Færre administrative arbejdstimer med hjælpeskemaer mm.. Færre utilsigtede hændelser. Bedre behandling af kroniske sygdomme/smerter følgende til færre komplikationer. Bedre behandling af kroniske sygdomme/smerter følgende til færre komplikationer. Færre medicinrelaterede uheld og evt. indlæggelser?

14 2.2. Økonomisk gevinstpotentiale Gennemsnitligt har kommunen 500 borgere om året, der modtager sygeplejeydelsen Medicinadministration, På baggrund af tidligere skøn af fagpersoner, vurderes det at 10 % af målgruppen vil være egnede til at bruge teknologien, hvilket giver en gruppe på 50 borgere årligt. Fra år 1 har vi regnet med et frafald på 10 borgere om året og samme antal borgere i tilgang. Kroner År 0 År 1 År 2 År 3 Opstartsomkostninger Medarbejdertimer til oplæring af borgere, opstart, dokumentation og opstart af dosisdispensering; Oplæring af medarbejdere; Engangsudgifter til udstyr (DoseCan) , , , ,- Driftsomkostninger Sygeplejersketimer til påfyldning af DoseCan, opfølgning, dokumentation; Abonnement til DoseCan , , , Finansiering Forventede gevinster Arbejdskraftbesparelse i form af færre timer hos borgeren , , , ,- Nettogevinstpotentiale (gevinster minus omkostninger) , , , ,- * Startomkostninger til dosisdispensering er også inkluderet i dette tal, og udgangspunktet for beregningerne er, at alle 50 borgerne også skal opstarte dosisdispensering, hvilket formodentligt ikke er tilfældet. Den forventede gevinst er et optimistisk skøn lavet på baggrund af tal for timeanvendelsen til ydelsen medicinadministration, fordelt på de borgere, der modtager den. Dog findes der andre administrationsformer end piller, såsom inhalationer, miksturer og plastre, og anvendelsen af DoseCan betyder ikke nødvendigvis færre besøg hos alle borgere til disse administrationsformer. På sigt forventes det også, at DoseCan kan føre til færre medicinrelaterede indlæggelser, og dermed både besparelser på den kommunale medfinansiering, rehabilitering og nye ydelser som følge af forringet funktionsniveau. Det ikke muligt at gøre et så præcist skøn over disse gevinster, at de kan indgå i beregningerne, dog har vi på indlæggelserne et forsigtigt bud på gevinstpotentialet. I 2012 havde borgere i Gentofte 65+, der modtog ydelsen medicinadministration 751 indlæggelser på medicinske afdelinger, svarende til en kommunal medfinansiering på 7,4 mio. Litteraturen siger, at 40 % af indlæggelser på de medicinske afdelinger for borgere 65+ er lægemiddelrelaterede, og 60 % kan forebygges blandt andet gennem forbedret compliance. Dette giver os et skøn på 1,8 mio. i potentielt sparet kommunal medfinansiering. 14

15 Bilag 3: Antagelser Business case Hvilke antagelser er der gjort undervejs i beregningerne? Business casen er optimistisk på nogle punkter og forsigtig på andre. Antal borgere Målgruppen vil både være borgere, der modtager ydelser fra hjemmesygeplejen samt borgere i plejebolig med fast personale. Dog bliver sygeplejerskernes timer i plejeboliger med fast personale ikke målt på samme måde, så vi har ikke haft mulighed for at inkludere denne borgergruppe i business casen. Vi ved ikke hvor mange borgere, der vil være egnede til at bruge DoseCan. Et skøn er lavet på baggrund af tidligere beskrivelser, hvor det vurderes at 10 % af de borgere, der modtager ydelsen medicinadministration vil være egnede til at bruge løsningen. Der er således taget 10 % af det årlige gennemsnitlige antal borgere på medicinadministration. Vi har opereret med et frafald i borgere på 20 % om året og en tilvækst på 20 % om året. Det vides ikke, om dette er et rimeligt estimat. Omkostninger Teknologien kan både bruges som en 1:1-løsning, hvor borgeren bruger teknologien alene uden kommunen er ind over, og som en 100:1-løsning, hvor det er muligt for medarbejderne, at overvåge mange borgere i samme administrationsmodul. Da det ikke på nuværende tidspunkt er muligt at estimere hvor mange borgere, der potentielt kunne bruge den ene eller den anden løsning, er business casen beregnet på baggrund af 100:1-løsningen for alle borgere. 1:1-løsningen har væsentlig lavere omkostninger for kommunen, så hvis denne gruppe medtænkes, vil business casen blive mere positiv. Vælger kommunen, at borgerne er helt eller delvist medfinancierende i nogle situationer, er regnskabet endnu mere positivt, da der i denne businesscase er medregnet både anskaffelse af DoseCan samt abonnement. Teknologien kan bruges med og uden dosisdispensering. Hvis den bruges sammen med dosisdispensering, skal DoseCan fyldes op hver uge hos en del borgere, hvilket kan betyde flere besøg end tidligere. For at give et forsigtigt estimat, er beregningerne lavet på at alle borgere bruger teknologien med dosisdispensering og ikke tidligere har fået dosisdispensering. Startomkostningerne til dosisdispensering indgår i beregninger for alle borgere, men der vil formentlig være borgere, der allerede er på dosisdispensering og således ikke har en udgift hertil. Vi skønner desuden, at et besøg hver anden uge til at dosere medicin manuelt i alt tager den samme tid som tjek af dosisruller hver uge, da ophældning tager længere tid end tjek. Gevinster Vi har ikke tal på, hvor mange minutter sygeplejerskerne bruger hos hver enkelt borger til ydelser som medicingivning og medicinophældning, men vi har tal på det overordnede tidsforbrug til medicinadministration for alle sygeplejerskerne. Medicinadministration dækker bredt over mange forskellige administrationsformer såsom piller, plastre, injektioner og inhalationer. Dette tal er baggrunden for beregningen af besparelser på driftssiden. Det er udregnet i gennemsnit, hvor mange timer, der bliver brugt på hver borger og dette er blevet ganget med en sygeplejerskes timeløn. Dette giver et gennemsnitsforbrug på borgerniveau. Dette tal er formentlig et optimistisk skøn, da vi ikke ved hvilke administrationsformer gennemsnittet får og heller ikke kan sikre os, at DoseCan kan overflødiggøre besøg til hjælpe til andre administrationsformer end piller. De afledte, langsigtede gevinster i form af færre medicinrelaterede hændelser og indlægger, og dermed mindre brug for rehabilitering og nye ydelser som følge af forringet funktionsniveau samt færre ressourcer brugt på rapportering af utilsigtede hændelser, har vi ikke mulighed for at estimere, og de er derfor slet ikke med i beregningerne. Business casen ville være mere positiv, hvis der kunne laves et estimat på disse gevinster. Gevinsterne er både vurderet optimistisk og forsigtigt, da de umiddelbare driftsmæssige gevinster muligvis er overestimerede mens de langsigtede gevinster slet ikke er med. 15

16 Driftsomkostninger Forventede gevinster Opstartsomkostninger Finansiering Bilag 4: Udregninger Business case Forandringsprocesser i Social & Sundhed Dato for seneste revision: Business case - økonomi inkl. økonomisk gevinstpotentiale for DoseCan - bliv mindet om, hvornår du skal tage din medicin jun-13 Interne ressourcer, fx: - Medarbejdertimer til projektorganisation eller andet timeforbrug Procesomkostninger, fx: - Konsulentbistand, medarbejderuddannelse Engangsinvesteringer, fx: - Anlæg, udstyr eller systemer (baseret på årlig afskrivning hvis relevant) Subtotal opstartsomkostninger Øgede driftsomkostninger, fx: - Løn, materialer, eksterne services, systemer, vedligehold, licenser/abonnementer (del evt. op i flere rækker hvis relevant) Subtotal driftsomkostninger Omkostninger TOTAL Omkostninger i kroner Projektomkostninger, dvs. udgifter til modnings-afklaringsfase Implementeringsomkostninger, dvs. udgifter til gennemførelses-/implementeringsfasen (oplæring af borgere, opstart, dokumentation Projektomkostninger, dvs. udgifter til modnings-afklaringsfase Implementeringsomkostninger, dvs. udgifter til gennemførelses-/implementeringsfasen: Oplæring af medarbejdere Projektomkostninger, dvs. udgifter til modnings-afklaringsfase År 0 År 1 År 2 År 3 År 0 År 1 År 2 År 3 Indtægter i kroner Eksterne midler (fx pulje) Implementeringsomkostninger, dvs. udgifter til gennemførelses-/implementeringsfasen Subtotal finansiering Påfyldning af dosecan, sygeplejeskeløn, 15 min pr uge Opfølgning, tjek af funktion/loggen 2 min/14 dag Dokumentation, evaluering af borgerens brug af dosecan 5 min/uge Abonnement til DoseCan Evt. interne puljemidler eller lignende Evt. udestående finansierinsbehov Arbejdskraftbesparelse, fx: - Lettere arbejdsgange eller færre sygedage/arbejdsskader Øget selvhjulpenhed og dermed besparelse på borgerrettede ydelser, fx: - Færre ydelser, mere målrettede/virkningsfulde indsatser, øget udnyttelse af kapacitet Kortere borgerforløb og dermed færre overførselsindkomster, fx: - Sygedagpenge og førtidspension Besparelser på driftsomkostninger, fx: - Færre udgifter til ekstern bistand, udstyr, vedligehold og licenser/abonnementer Subtotal mulige gevinster Gevinster TOTAL RESULTAT - nettogevinstpotentiale (gevinster minus omkostninger), kroner År 0 År 1 År 2 År