Gør mødet til en event EVENTDAGEN 2011 Lokomotivværkstedet, København

Transkript

1 Gør mødet til en event EVENTDAGEN 2011 Lokomotivværkstedet, København 1

2 INDHOLD 03 Forord 05 Uddrag af Lars slides. 6 nøgle trends, der har forandret mødemarkedet plus deltagernes respons på disse. 17 Uddrag af Peter Holms slides 20 Den ideelle mødeevent 22 Spørgsmål til Lars og Peter 2

3 FORORD Torsdag d. 13. oktober 2011 under Kursuslex EVENTDAGEN i Lokomotivværkstedet I København holdt Lars Blicher- Hansen (rådgiver i mødebranchen og redaktør af magasinet MØDERPLUS+) sammen med Peter Holm (stifter og partner i ConsensusOnline) en interaktiv session, Møder i Ca. 60 mødeplanlæggere og andre professionelle fra møde- og eventbranchen deltog. Med udgangspunkt i en gennemgang af seks væsentlige trends, der påvirker møde- og eventbranchen i dag, blev deltagerne introduceret for de muligheder, dagens teknologier kan bidrage med til møder, events og konferencer, når deltagerinvolvering og interaktivitet er højt prioriteret. Mantraet var: Gør mødet til en event. Forstået på den måde, at det ikke er nok i dag at klistre mere eller mindre relevante aktiviteter på et traditionelt møde, men selve kernen, selve mødet, skal også være en oplevelse for deltagerne. Det bliver det kun, hvis den energi, kreativitet og viden, der er til stede i en forsamling, frigøres og inddrages i stedet for at blive slået ihjel af endeløs énvejskommunikation. Området i Lokomotivværkstedet, hvor sessionen foregik, var opbygget efter det ideelle mønster til en virkelig konference med små runde borde og tilhørende drejestole samt to ipads på hvert bord. Det gav deltagerne en klar fornemmelse af vigtigheden af såvel et set-up, der understøtter dialog, som brugervenligheden i den tekniske løsning til den interaktive proces. Der blev løbende afsendt kommentarer til oplæggene, foretaget afstemninger og stillet spørgsmål fra deltagerne til mødeeksperterne. Det har vi alt sammen samlet i koncentreret form i nærværende rapport. Tak til de særdeles aktive og engagerede deltagere, og god fornøjelse med læsningen! Mvh, Peter Holm Lars Blicher-Hansen ConsensusOnline Blicher-Hansen.dk Lars Blicher-Hansen & Peter Holm. Tlf: Tlf: Mail: PH@consensusonline.dk Mail: lars@blicher-hansen.dk 3

4 4

5 6 nøgle trends, der har forandret mødemarkedet 1. Nedskæring Fra Business til Monkey Class Fra 5* til 4* hotel, fra 4* til 3* Fra 300 til 200 deltagere Fra 3 til 2 overnatninger (hvis overhovedet..) Fra Pomerol til husets vin Rejse- og konferenceforbud (!) Indkøbspolitik indføres Ekstravagance er UDE 5

6 Er der nogen symptomer på trenden vi mangler? Ingen kurser og kompetenceudvikling. Ingen nedskæringer. Færre foredragsholdere Bange for nye initiativer. Blevet vigtigere at være sikker på succesfuld afvikling og indhold på forhånd. Fra tre retters middag til buffet. Mangel på medarbejdere til at planlægge og gennemføre. Man holder mødet hjemme i virksomheden, for at spare. Færre medarbejdere. Antal møder er færre. Det er ikke altid vi skal spare, jeg oplever ofte, at det er signalværdien det handler om. Decentral planlægning. Vi afholder vores møder i vores egne mødelokaler. Ingen kaffe på interne møder. Jeg deltager kun i denne konference fordi den er gratis for min virksomhed! Intensive møder. Vi har ikke mærket krisen på den måde. Vi holder møder og rejser som vanligt. Mindre ressourcer til materialer. 6

7 6 nøgle trends, der har forandret mødemarkedet 2. Faglige grunde i valg af mødedestination Gode faciliteter findes allevegne Turistattraktion giver negativt signal Resorts lider mest under krisen Irrelevante aktiviteter er ja, irrelevevante Faglig værdiforøgelse tæller Ekstravagance er UDE, retfærdiggørelse INDE 7

8 Hvad ligger ellers til grund for jeres valg af mødesteder? Beliggenhed. Pris. Geografisk placering. Kontaktperson på stedet. Geografisk tilgængelighed. Det skal være nemt og bekvemt. Kvalitet for få penge. Location og rammer. Mindre transportomkostninger. Billig transport. Value for money. Hvor i landet det ligger, da det er møder med deltagere fra hele landet. Geografisk beliggenhed. Sparer transport. Prisen. Service niveau. Faciliteter. Vi afholder langt flere telefonmøder. Profilen for stedet, men også hvor det ligger i forhold til de inviterede. Logistik ved internationale events, økonomi pr. deltager. Neutralt område i en fusionsproces. Det skal være anderledes. De fysiske rammer skal ikke minde om et traditionelt konferencested. 8

9 6 nøgle trends, der har forandret mødemarkedet 3. Grønne og ansvarlige møder Mødestedets profil skal harmonere med firmaets/organisationens profil og værdier Forstærket klimafokus i omverdenen CSR/TBL policy skærper krav til møde-leverandører Tiltrækker kompetent arbejdskraft eller afskrækker.. Ekstravagance er UDE, spild og svineri tolereres ikke 9

10 Hvor vigtigt er det for jer at, mødetstedet er grønt og ansvarligt? 1: Det regner vi med er på plads 2: Vi forlanger dokumentation for grøn og ansvarlig drift, f.eks. Grøn nøgle certifikat 3: Det er i nogen grad vigtigt 4: Det tager vi ikke i betragtning 20% 13% 50% 17%

11 6 nøgle trends, der har forandret mødemarkedet 4. Videoconferencing, Webinars og Hybrid Meetings Lønsomt og attraktivt IT-innovationsområde God undskyldning til nedskæring af rejsebudgetter (Mis)bruges til klima- og miljø-profilering Bedre kvalitet og billigere priser dag for dag Ekstravagance er UDE, smart solutions er INDE 11

12 Anvender I Videoconferencing, Webinars eller Hybrid Meetings? 1: Ja 2: Nej 70% 30% Hvordan anvender I Videoconferencing, Webinars eller Hybrid Meetings? 1: Som supplement til fysiske møder 2: Som erstatning til fysiske møder 75% 25%

13 6 nøgle trends, der har forandret mødemarkedet 5. Dokumenterede resultater Tid og penge = ressourcer opgøres Retfærdiggørelse af alle udgifter og omkostninger Ingen tradition for effektmåling af møder. Det kommer! Betragt - og mål - møder som en investering ellers for let at skære ned på Ekstravagance er UDE, ROMI er INDE 13

14 Måler I på effekten/udbyttet af jeres møder? 1: Ja 2: Nej 22% 78%

15 6 nøgle trends, der har forandret mødemarkedet 6. Nye mødeformer Nye generationer, nye vaner Endeløs énvejs-kommunikation fungerer ikke Sovende mødedeltagere er dårlig forretning Videndeling og teamwork er normen i dag Nye metoder til deltagerinvolvering Kombination med ny teknologi giver nye muligheder Kreative møder skaber kreativitet Ekstravagance er UDE, engagement er INDE 15

16 Hvor langt er I kommet med deltagerinvolvering på møderne i jeres virksomhed? Svar på en skala fra 1 til 5, hvor 5 er Meget langt 1: Vi er ikke startet... 19% 2: 37% 3: 22% 4: 19% 5: Meget langt 4%

17 18

18 19

19 Hvis vi er på vej ud af krisen, hvordan ser jeres ideelle mødeevent ud i 2020? Involvering skaber energi, sammenspil og refleksioner. Interaktivt, involvering, kvalitet, oplevelse, udvikling, relevans. Papirløse møder og interaktive møder. Det sociale aspekt kommer tilbage. Tiden tæller mindre. En fælles kold øl. Øget deltagerinvolvering. Kombination af fysiske møder og brug af teknologien. Kommer an på målgruppe og formål. Vi skal have kombination af i dag og i morgen. Teknologi er godt, men mennesker er bedre. Fordybelse. Stor deltagerinvolvering. Møder i 3D. Mere involvering. Slut med lange taler. Tydeligt brug af ny teknologi og målelig agenda. Global deltagelse blandet med fysisk deltagelse. Deltagerinvolvering via ny teknologi ved alle møder. Høj deltagerinvolvering, interaktivitet ved brug af ny teknologi, det lille møde i det store. Små grupper, netværksmuligheder. Fælles vidensniveau fra start, selvansvar for at sætte sig ind i relevant viden på forhånd. Faglighed, netværk, involvering, øget vægt på energisk forplejning. Bedre styring. 20

20 21

21 Spørgsmål til Lars og Peter Hvornår slutter krisen, Lars? - Der er heldigvis tegn på, at den værste del er overstået, og mødeaktiviteten er stigende. Men det varer nok lidt endnu, før vi er tilbage på niveauet fra hvis vi nogen sinde kommer det. Er der forskel på hvordan I involverer deltagerne på ledermøder og konferencer med eksterne folk? - Ja, der er i høj grad forskel, men det ligger i planlægningen og designet af mødet. Hvem finder på spørgsmål og gruppeøvelserne? Hjælper I med at rådgive om hvordan man bedst formulerer det? - Ja, det gør vi, det sker i de fælles planlægningsmøder. Hvordan kommer man i gang med at bruge denne spændende nye teknologi. Kan man selv, eller kan det kun købes via jer? - Det er en god ide at få hjælp i starten, så man kan vurdere hvilke værktøjer man ønsker at tage i brug. Hvordan får man eksterne (og interne) talere med på ideen om at de skal involvere salen undervejs i deres præsentationer? - Det oplever jeg ikke som et stort problem, vi sender dem et dokument som indeholder tips og tricks omkring interaktive og involverende møder. Hvad siger topledelsen til de anonyme spørgsmål? Tør de? - Ja, de fleste gør, men måske ikke første gang. De kan dog godt se værdien af at udvise åbenhed overfor deres ledere/medarbejdere. 22

22 Er det dyrt? - Det er en faktor af forberedelses tid, antal deltagere, ambitionsniveau og udstyr. Om det er dyrt kommer nok an på hvor vigtigt mødet er for ledelse og medarbejdere. Lars, hvad skal vi sige til vores ledere der ikke vil bruge penge (nok) på møder? - Mit bedste råd er, at man altid formulerer et klar formål med et møde og bagefter måler på resultaterne af mødet. Kan du dokumentere en god ROMI (Return on Meeting Investment), er budgettet også hjemme til næste gang. Vil gerne høre mere om muligheden for at gøre noget ved silotankegangen. - Det vil vi meget gerne komme og fortælle om. Vi har nogle gode cases. Fantastisk koncept, men hvad koster det? - Se tidligere svar. Hvad kan man gøre når man har mange ældre deltagere? - Det oplever vi ikke er et problem. What is the minimum number of participants that is necessary in order to use this type of meeting with voting etc.? - From 20 participants and up. Så hvad er prisen? -Giv os information om jeres møde, så sender vi et overslag. Tak for super kompetent og spændende foredrag! -Tak i lige måde! 23

23