Dagsorden til bestyrelsesmøde den 5. marts 2019

Transkript

1 Dagsorden til bestyrelsesmøde den 5. marts 2019 Tidspunkt: 5/ kl. 8:30-10:00. Mødested: Skype, Mødedeltagere: Michel, Henrik, Søren, Leon, Jens og Bo Afbud: Referent: Rasmus Frey Indhold Indhold... 1 Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat [Beslutning]... 1 Dagsordenpunkt 2, OS2mo [Status 10 min]... 1 Dagsordenpunkt 3, Udvidelse af bestyrelsen [Drøftelse og beslutning 15 min]... 2 Dagsordenpunkt 4, OS2 årsmøde og generalforsamling [Drøftelse og beslutning 30 min]... 3 Dagsordenpunkt 5, Fælles organisering for OS2 løsninger [Drøftelse og beslutning 20 min]... 5 Dagsordenpunkt 6, Licensformer i OS2 [Drøftelse og beslutning 10 min]... 6 Dagsordenpunkt 7, Eventuelt [5 min]... 7 Dagsordeneunkt 1, Godkendelse af sidste referat [Beslutning] Det indstilles at referat fra sidste bestyrelsesmøde samt bestyrelsesseminar godkendes. Referat sidste bestyrelsesmøde kan findes her: Referat fra bestyrelsesseminar findes her: Referater godkendes Dagsordenpunkt 2, OS2mo [Status 10 min] En kort status på projektets fremdrift. Side: 1

2 Drøftelse af vedlagte tilslutningsaftale for OS2mo. Det indstilles at bestyrelsen giver styregruppe for OS2mo mandat til at udsende aftalen. Jens afgiver status på OS2mo projektet. - Integrationer til lønsystemer + AD er klar til maj release som udrulles i 5 test kommuner - Kodereview er genemført Rigtig god feedback. Dog en enkelt bemærkning som leverandøren Magenta tog godt i mod og har tilrettet uden problemer. - Status skifter fra projekt til produkt løsningen er kørerende i Ballerup, Næstved, Vordingborg, Viborg og Hjøring og flere er på vej. - Koordineringsmøder med rollekataloget er besluttet og afholdes fast Drøftelse af tilslutningsaftalen Der er fuld opbakning til tilslutningsaftalen fra bestyrelsens side. Følgende drøftes: - Prissætningen ønskes uddybet. Denne er sat efter forventet tilslutning og forventet behov for videreudvikling de kommende 2-3 år. Endvidere afsættes der midler til sekretariatsfunktion. o Det besluttes at der i aftalen skal stå at pris også kan nedjusteres såfremt behovet er mindre. Der kan evt. inkorporeres en trappemodel hvor prisen falder alt efter hvor mange kommuner der tilslutter sig. o Det er vigtigt at vi ikke opsparer, men kun har den nødvendige økonomi i projektet. - Det besluttet at perioden for uopsigelighed ændres til 2 år. Begrundelsen for uopsigeligheden er at projektet ikke kan klare at kommuner hopper ind og ud efter godt befindende. Der spørges ind til konkurrenceudsættelse og om der er lavet en strategi? Konkurrenceudsættelse er blevet drøftet flere gang men der er ikke udformet en egentlig strategi. Projektet er kørt på SKI aftale ind til nu. Det er endnu ikke vurderet om der skal laves et egentligt EU-udbud. Men det kan komme på tale for at forhandle bedre aftaler hjem. Når er klar kan den aftale benyttes. Dagsordenpunkt 3, Udvidelse af bestyrelsen [Drøftelse og beslutning 15 min] På bestyrelsesseminaret blev det drøftet at en udvidelse af bestyrelsen er en mulighed. Det indstilles at bestyrelsen drøfter og beslutter om der skal udvides med et ekstra bestyrelsesmedlem. I så fald det besluttes bedes bestyrelsen drøfte hvem der skal rækkes ud til. Bestyrelsen drøfter fordele og ulemper ved udvidelse. Der er enighed om at det vil være gavnligt med en bredere bestyrelsen. Det besluttes at bestyrelsen skal udvides med et medlem til kommende generalforsamling. Side: 2

3 Det drøftes hvilke muligheder der er. Det besluttes at alle melder tilbage til sekretariatet med forslag. Udgangspunktet er et OS2-medlem og gerne et medlem som måske ikke er så aktiv i OS2-regi. Det besluttes endvidere at der det kommende år er fokus på at trække KOMBIT + Regioner tættere på. Relationer skal styrkes. Sekretariatet indskriver i årsplan. Drøftelserne afføder et punkt til kommende bestyrelsesmøde: Hvor er der koblinger til KOMBIT, hvor kan vi komme et spadestik dybere? Det nævnes endvidere at udveksling af bestyrelsesposter f.eks. på tværs af Øresund (SAMBRUK) kunne være en fremtidig mulighed. Bestyrelsen er ikke afvisende men det besluttes at det er fremtidsplaner som vil kræver at kender mulighederne bedre og har strategien helt på plads. Dagsordenpunkt 4, OS2 årsmøde og generalforsamling [Drøftelse og beslutning 30 min] Generalforsamling afholdes d. 30/4 i byrådssalen på Middelfart rådhus. Bestyrelsen bedes drøfte og beslutte: Forslag til yderligere vedtægtsændringer udover den som blev annonceret på sidste generalforsamling. (vedhæftet som bilag) Næste års kontingent Bestyrelsessuppleanter o Nuværende er Lars Faurholt (valgt i 2017) Dirigent Andre forslag Bestyrelsesmedlemmer på valg er Michel, Leon, Bo og Jens. Alle tilkendegav på bestyrelsesseminar at der modtages genvalg. Bestyrelsen bedes endvidere drøfte og beslutte vedr. program for dagen. Sekretariatet har følgende oplæg: 1. Networking og morgenmad 2. Velkomst v/ Michel van der Linden 3. Ordinær generalforsamling a. Valg af dirigent og referent b. Bestyrelsen beretning v/ formand Michel van der Linden c. Valg af bestyrelsesmedlemmer d. Fremlægning af regnskab og budget v/kasser Bo Fristed e. Forslag til vedtægtsændring f. Indkomne forslag 4. Pitch session Side: 3

4 5. Frokost 6. Paneldebat: a. Hvordan får vi forretningen med? m/ Et Bestyrelsesmedlem, Mads Lund Torslev/Jacob Hansen (Horsens/Skanderborg Kommune) & Mia Bastrup (Fredericia Kommune) INGEN ER SPURGT. Det er udelukkende forslag. 7. Oplæg / emne? 8. Oplæg / emne? 9. Afslutning Forslag: Foredrag: DareDisrupt / DevoTeam / Christiane Vejlø / Alexandra Instituttet / DIT / CFIA (innovationsværktøjer) Debat: Hvad er en god leverandør / hvordan får man forretning med (gode tips til organisatorisk implementering) / hvordan afmystificerer vi OSS Bestyrelsen godkender rammen og har følgende bemærkninger til den ordinære generalforsamling: - Husk i beretning at kommunikere hvilken værdi kontingentforhøjelsen har skabt. - Dirigent bør være fra den by vi er i. Så Middelfart spørges. - Samme kontingent - Udvidelse af bestyrelsen Eftermiddagsprogrammet drøftes og bestyrelsen har følgende input: - Et oplæg som henvender sig til de løsningsorienterede o Tænk OS2 ind i løsninger som ligger væk fra stab/it o Er der nogle gode eksempler på nogen der har koblet til forretningen? - Oplæg/debat som håndterer leverandørvinklen o Lav forretning på open source o Microsoft og deres OS-strategi o Hvad er indstillingen fra virksomhederne? - Hvordan får vi forretningen med? o Vi skal give deltagerne noget i rygsækken til når de skal tale med forretningen o Har Dansk IT nogen der kan sige noget om det? o Region Midt, kan de fortælle hvordan de arbejder med forretningen? Forslag til andre oplæg er: - Oplæg via Skype fra f.eks. Gov.uk. - Andet emne, Hvordan fremskaffer vi nye ideer. Evt. KOMBIT men med vinklen om at projekter kan føres ind i OS2. - Jacob Bøtter, taler om forskellige teknologier osv. o Bo kender Jacob - Boris fra byen Amsterdam som har samme tilgang til open source. Side: 4

5 Andre input: o Passer bedre på fremtidigt webinar af længere varighed. Programmet skal være meget tydeligt, tydelig markedsføring og tydelige teasers. Det besluttes at programmet skal være helt klar til udgangen af marts. Evt. optage på video. Dette skal dog overvejes da det kan sætte en dæmper på en eventuel debat. Dagsordenpunkt 5, Fælles organisering for OS2s Lokal Rammearkitektur løsninger [Drøftelse og beslutning 20 min] Dette punkt er udsat fra tidligere møder. Det har stor relevans da der sker stor udvikling specielt omkring produkterne Mo og Rollekatalog. Mandag d. 5/11 afholdt vi temadag med fokus på OS2-produkter der indgår i den lokale rammearkitektur (LoRa). Fokus var rettet på OS2mo, OS2rollekatalog, OS2opgavefordeler, OS2kle og StsOrgSync. En af de drøftelser vi havde om eftermiddagen var spørgsmålet om hvordan vi fremadrettet bedriver governance på løsninger med så tæt et samspil som tilfældet er her. Et spørgsmål vi har vendt før. Konklusionen på drøftelserne er, at det både efterspørges og at vi er nødt til at have et organ som tænker på tværs samtidig med at de enkelte produkter er selvorganiserede. Der var enighed om at etablering bør tages i faser da produkterne er forskellige steder. Men vi har behov for en fælles og klar målsætning om at der på sigt bør være et fælles sekretariat for OS2- LoRa. Et oplæg er en fase 1 hvor man etablerer en fælles styregruppe og fælles arkitekturgruppe som skal skabe sammenhæng mellem løsningerne. Disse skal bemandes af repræsentanter for de produktspecifikke grupper. OS2s sekretariat vil betjene disse. LoRa styregruppe Skal sikre enfælles strategisk retning på tværs af løsningerne Sammensat af repræsentanter fra de enkelte produkt-styregrupper og evt. KL, KOMBIT osv. LoRa arkitekturgruppe Skal sikre enfælles koordinering på tværs af løsningerne Sammensat af repræsentanter fra de enkelte produkt-arbejdsgrupper og evt. KL, KOMBIT osv. OS2mo OS2rollekatalog OS2xyz Økonomi via tilslutning Økonomi via tilslutning Økonomi via tilslutning Målbillede OS2LoRa fase 1 Side: 5

6 Man bør så arbejde imod en fase 2 hvor der skabes et grundlag for et fælles OS2-LoRa sekretariat med ansvaret for at drive samarbejdet i de enkelte løsninger og på tværs af løsninger. Det økonomiske grundlag for et fælles LoRa-sekretariat kommer ved at de enkelte produkter medfinansierer med en vægtet andel. LoRa styregruppe Skal sikre enfælles strategisk retning på tværs af løsningerne Sammensat af repræsentanter fra de enkelte produkt-styregrupper og evt. KL, KOMBIT osv. LoRa sekretariat Skal sikre en fælles koordinering på tværs af løsningerne samt supportere styregrupper og arbejdsgrupper 1-2 personer ansat i OS2s sekretariat eller lokalt hos en kommune Økonomi via bidrag fra produkter som indgår i LoRa samarbejdet OS2mo OS2rollekatalog OS2xyz Målbillede OS2LoRa fase 2 Sekretariatet ønsker bestyrelsens input til de tanker som er beskrevet. Det indstilles at målbillederne for fase 1 og fase 2 godkendes så sekretariatet i samarbejde med produkterne: OS2mo, OS2rollekatalog, OS2opgavefordeler, OS2kle og StsOrgSync kan igangsætte projektet med at skabe sammenhæng på tværs. Økonomi via tilslutning Økonomi via tilslutning Økonomi via tilslutning Bestyrelsen drøfter oplægget og er enige om at der er et behov for koordinering på tværs. Det er samtidig vigtigt at vi ikke tager hastigheden ud af produkterne så de ikke kan agere enkeltvis. vi skal ikke skabe en ny governancemodel og vi skal sikre at så mange som muligt kan komme med. Bestyrelsen beslutter at der skal arbejdes videre med fase1. Fase 2 forholder vi os ikke til på nuværende tidspunkt. Den drøftelse tages op i fremtiden såfremt behovet opstår. Dagsordenpunkt 6, Licensformer i OS2 [Drøftelse og beslutning 10 min] Punktet er udskudt fra bestyrelsesseminaret. Bestyrelsen bedes drøftelse om MPL 2.0 licensen er den eneste gangbare licens for kode i OS2- fællesskabet. Eller om GPL og AGPL også kan benyttes. Se vedhæftet bilag for uddybning. Side: 6

7 Punktet udsættes til kommende møde Dagsordenpunkt 7, Eventuelt [5 min] Her behandles punkter til eventuelt. Jens giver en status fra OS2kitos og ønsker feedback fra bestyrelsen vedr. leverandørsamarbejde. - Der er lavet en kode review og dette har afsløret mangelfuld dokumentation, dårlig kode og en sikkerhedsmodel der ikke er implementeret som beskrevet. Bestyrelsen drøfter kort udfordringernes karakter og beder Jens tage det med videre til styregruppen for OS2kitos. Henrik orienterer om at Kita har penge til at afholde gratis temadage. Det er en oplagt mulighed i forhold til kommende OS2-arrangementer. Side: 7